E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Einrichtung in bestimmten Statusgruppen
Über diesen Verteiler erreichen Sie alle Personen, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis bei einer bestimmten Einrichtung eingetragen sind und im Personalsystem (SAP) einen bestimmten Mitarbeiterstatus haben. Dabei werden auch die untergeordneten Einrichtungen einbezogen. Sie finden unten zunächst eine allgemeine Beschreibung, wie sich Verteileradressen zusammensetzen, und am Ende der Seite eine Reihe von Beispielen.
Wichtig: Da die eMailadressen aus dem PEVZ bezogen werden ist bei Statusgruppen wie den Hilfskräften, die in den meisten Einrichtungen nicht komplett im PEVZ eingetragen werden, mit einer nur geringen Verteilerreichweite zu rechnen.
Wer kann den/die Verteiler benutzen
Alle Mitarbeiter*innen der Einrichtung. Genauer gesagt können die Verteiler von allen E-Mailadressen beschickt werden, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis bei Angehörigen der Einrichtung oder bei der Einrichtung selbst (Funktionsadressen) eingetragen sind.
Für Personen mit übergreifenden Aufgaben (Verwaltungsleitungen oder ähnliche), die den Bedarf haben die Verteiler aller Untereinrichtungen in ihrem Zuständigkeitsbereich verwenden zu können, kann ein entsprechendes Recht beantragt werden, das Antragsformular 'Sendeberechtigung für einrichtungsbezogene Mailverteiler' finden Sie hier.
Wer kann die geschickten E-Mails freigeben/moderieren
Bitte beachten Sie, dass alle an BIS E-Mailverteiler geschickten E-Mails jeweils freigeschaltet werden müssen.
Bei diesem Verteiler wird die Freigabe-E-Mail direkt an den Absender/die Absenderin der zu verteilenden E-Mail zurück geschickt.
Weitere allgemeine Hinweise zur Freigabe finden Sie in dieser Seite.
Wo finde ich den/die Verteiler?
Sie müssen die Verteileradressen manuell aus den richtigen Bestandteilen zusammenfügen. Der erste Schritt besteht dabei darin zunächst die Adressen der anderen einrichtungsbezogenen Verteiler der gesuchten Einrichtung im PEVZ zu finden. Dazu können Sie dieser Anteilung folgen:
Die einrichtungsbezogenen E-Mailverteiler finden Sie im Personen- und Einrichtungsverzeichnis über die Detailseiten der jeweiligen Einrichtungen. Hier z. B. die Seite der Erziehungswissenschaft. Klicken Sie dort im rechten Menü auf den Punkt 'E-Mailverteiler'. Dadurch gelangen Sie auf die entsprechende Übersichtsseite (Beispiel).
Die Verteiler müssen einmal freigeschaltet werden, sollten dies heute aber meist bereits sein. Wenn die Verteiler noch nicht freigeschaltet sind können Sie sich an den BIS Kontakt wenden. Bei den Einrichtungen werden nur die einrichtungsbezogenen Verteiler angezeigt, die für die Einrichtung relevant sind.
Auch nicht freigeschaltete Verteiler sind aber für Zielgruppendefinitionen im 'Meine Uni' Portal oder in der Terminbuchung nutzbar.
In der Seite der Mailverteiler einer Einrichtung können Sie z. B. von dem Verteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgehen, der eine Adresse in dieser Form hat:
- mitarbeiter_12345@ekvv.uni-bielefeld.de
Das 12345 steht dabei für die für jede Einrichtung einzigartige, interne Kennzeichnung (ID). Wenn in den weiteren Beispielen 12345 verwendet wird, müssen Sie - um die Beispiele auf Ihre Einrichtung anzupassen - den Wert durch Ihre Einrichtungs-ID ersetzen.
Wie setzen sich die Verteileradressen im Allgemeinen zusammen
Grundsätzlich setzen sich die Adressen dieser Verteilerkategorie aus folgenden Teilen zusammen:
- Präfix: mae_
- Dieses Präfix ist fest und definiert die Verteilerkategorie
- Einrichtungs-ID: 12345_
- Es folgt die Einrichtungs-ID, die sich wie zuvor beschrieben im PEVZ ermitteln lässt. Sie wird gefolgt von einem Unterstrich '_'.
- Liste der Statusgruppen
- Ein oder mehrere Statusgruppen (Tabelle siehe unten). Es können beliebig vielen Statusgruppen aneinander gehängt werden, es werden dann die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbezogen, die wenigstens einer der Statusgruppen angehören. Mehrere Statusgruppen werden durch Bindestriche '-' getrennt.
- Hinweis: Bei MitarbeiterInnen, die in unterschiedlichen Einrichtungen mit unterschiedlichem Status beschäftigt sind, kann der Verteiler keine Zuordnung von Status zu Einrichtung treffen. Solche MitarbeiterInnen würden daher mit allen Status in den Verteilern aller ihrer Einrichtungen enthalten sein.
- Domäne: @ekvv.uni-bielefeld.de
Zusammengefaßt: mae_Einrichtungs-ID_Statusgruppe1[-Statusgruppe2-..]@ekvv.uni-bielefeld.de
Beispiele für Verteiler
Um die Beispiel nutzen zu können müssen Sie die beispielhaft verwendete Einrichtungs-ID 12345 durch die ID Ihrer Einrichtung ersetzen.
- Die wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten
- Die Gruppe der MitarbeiterInnen, die vom wissenschaftlichen Personalrat vertreten wird, kann über diesen Verteiler adressiert werden:
mae_12345_AE-AG-AJ-AK-AL-LA-LC-MB-MC-NA@ekvv.uni-bielefeld.de
- Die wissenschaftlich Beschäftigten, ohne die ProfessorInnen
mae_12345_LA@ekvv.uni-bielefeld.de
- Die Lehrbeauftragten
mae_12345_NA@ekvv.uni-bielefeld.de
- Die Hilfskräfte
- Hier ist - wie oben bereits gesagt - zu beachten, dass Hilfskräfte nicht in allen Einrichtungen komplett im PEVZ eingetragen werden:
mae_12345_MA-MB-MC@ekvv.uni-bielefeld.de
Spielt die Archivierungsoption eine Rolle
Die Archivierungsoption bei der Freigabe spielt bei diesem Verteiler keine Rolle.
Anhang: Statusgruppen
In der folgenden Tabelle werden die heute in der Personalverwaltung verwendeten Statusgruppen dokumentiert. Es werden dabei nur die Gruppen ausgeführt, die tatsächlich in relevantem Umfang vorkommen:
| Statusgruppe | Beschreibung |
|---|---|
| AA | Professor*innen (C-Besoldung) |
| AB | Professor*innen (W-Besoldung) |
| AD | Professor*innen DV (W-Besoldung) |
| AE | LB-Beamte (A-Besoldung) |
| AG | Zeitbeamte (A-Besoldung) |
| AI | Zeitbeamte (W-Besoldung) |
| AJ | Bibliothek (A-Besoldung) |
| AK | Abgeordnete Lehrer*innen (Beamte) |
| AL | Abgeordnete Lehrer*innen (TV-L) |
| AM | Klinische Professuren I Vertreter*innen |
| AO | Klinische Professuren II |
| AP | Klinische Professuren I |
| AS | Seniorprofessuren |
| AZ | Emeriti |
| BA | Verwaltungsbeamte (A-Besoldung) |
| BB | Kanzler*in |
| BC | Bibliotheksbeamte |
| CA | Prof. vertr. (NRW-B.) |
| CB | Prof. vertr. üb.Bea. |
| CC | Prof. vertr. soz.pfl. |
| LC | Lehrkräfte für besondere Aufgaben |
| LA | wissenschaftliche Tarifbeschäftigte |
| LB | nichtwissenschaftliche Tarifbeschäftigte |
| LD | Azubis |
| LE | Praktikant*innen |
| LG | Außertarifliche wissenschaftliche Beschäftigte |
| LH | Außertarififliche nichtwissenschaftliche Beschäftigte |
| MA | Studentische Hilfskräfte |
| MB | wissenschaftliche Hilfskräfte (FH/BA) |
| MC | wissenschaftliche Hilfskräfte |
| NA | Lehrbeauftragte |
| NC | Wird u. a. für Klinikangehörige verwendet, Emeriti, ... |
| NV | Kurzfristige Beschäftigte |