Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV
Das eKVV ist das Buchungssystem für alle Hörsäle und zentral vergebenen Seminarräume sowie für einen Teil der von den Fakultäten und Einrichtungen verwalteten Seminarräume[1]. Es unterstützt Sie auch bei der Suche nach noch freien Räumen. Auf dieser Seite finden Sie eine Beschreibung der Suchmöglichkeiten, der Überschneidungsplanung und am Ende noch einen kurzen Hinweis darauf, wie sie eine Buchung durchführen können.
Wann suche ich nach Räumen? Wie suche ich nach Räumen?
Die Vergabe der zentralen Räume erfolgt in mehreren Intervallen, siehe dazu den Kalender der Lehrplanung. Die Suche nach freien Räumen wird jeweils nach den einzelnen Vergabeschritten notwendig, z. B. wenn Sie für eine Veranstaltung zur gewünschten Zeit keinen Raum erhalten konnten und jetzt eine Verlegung durchführen müssen.
Die leistungsfähigste Funktion des eKVVs für solche Aufgaben finden Sie auf dieser Seite:
Hier können Sie sich die Belegungen aller über das eKVV verwalteten Räume anzeigen lassen und zusätzlich in Bezug auf eine einzelne Veranstaltung prüfen, wann die Teilnehmerinnen und Teilnehmer freie Termine haben.
Durchführung von Suchen
- Hier wird zunächst die reine Suche nach Räumen beschrieben. Die Überschneidungsprüfung für bestimmte Veranstaltungen wird anschließend in einem eigenen Abschnitt behandelt.
Bei der Suche haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten zur Einschränkung der Ergebnisse:
- Datum
- Die vermutlich wichtigste Einstellung. Hier definieren Sie, für welchen Zeitraum Sie einen Raum brauchen. Eine Reihe von Standardzeiträumen können Sie über die nebenstehende 'Datumsauswahlhilfe' erhalten, alternativ benutzen Sie die Auswahlkalender neben den beiden Eingabefeldern. Nach der ersten Benutzung merkt sich das Formular die zuletzt von Ihnen verwendeten Datumsangaben.
- Wichtig: Es sind keine Recherchen in der Vergangenheit möglich. Zusätzlich können Sie zwischen wöchentlichem und 14täglichem Terminrhythmus wählen.
- Raumkategorie
- Hier können Sie festlegen, ob Sie nur die Hörsäle oder nur Seminarräume betrachten wollen. Wenn Sie die Auswahl leer lassen, werden Ihnen immer alle Raumkategorien angezeigt.
- min. Plätze
- Hier können Sie definieren, wie viele Plätze die gezeigten Räume mindestens bieten sollen.
- Wichtig: Diese Angabe wird hart geprüft. Wenn Sie also '46' eingeben, so wird Ihnen ein Raum mit 45 Plätzen nicht mehr gezeigt. Sie sollten daher ggf. die Größe verringern um die mögliche Ergebnismenge zu vergrößern.
- Ausstattung
- Hier können Sie noch gewünschte Ausstattungsmerkmale festlegen. Wie beim vorherigen Punkt gilt aber auch hier, dass zu starke Einschränkungen dazu führen können, dass potentiell interessante Räume nicht mehr gezeigt werden. Auch ist es möglich, hier nicht erfüllbare Raumeigenschaften zu definieren (z. B. 'Hörsaal mit Fenster').
Wenn Sie Ihre Einstellungen gemacht haben, können Sie auf 'Freie Räume zeigen' klicken und erhalten die Ergebnisdarstellung:
Darstellung der Suchergebnisse
Die Ergebnisse Ihrer Suche werden in einem Wochenplanraster gezeigt. Das Raster geht von Montag bis Samstag und von 8 - 20 Uhr[2].
In jeder Tag/Stunde Zelle sehen Sie die Räume, die im gesuchten Zeitraum mindestens teilweise frei sind. Je nachdem, zu welchem Grad ein Raum frei ist, erhält er eine unterschiedliche Farbkodierung. Räume, die unter einem Mindestgrad an freien Wochen bleiben, werden nicht angezeigt. Ein Beispiel zeigt der nebenstehende Ausschnitt, eine Erklärung der Farbcodes finden Sie in der eKVV Seite selbst.
Der Belegungsgrad wird aus der Anzahl der insgesamt im gesuchten Zeitraum liegenden Wochen und den davon belegten Wochen ermittelt. Falls Sie nach freien Räumen innerhalb einer einzigen Woche suchen werden Ihnen also nur die Räume angezeigt, die frei sind.
Sie können mit der Maus über einen der Raumnamen gehen und erhalten nach kurzer Zeit einen 'Tooltip' der anzeigt, zu welchem Grad der Raum tatsächlich noch frei ist und welche Eigenschaften er hat. Auch werden alle weitere Stellen im Plan, an denen der gleiche Raum gezeigt wird, umrandet und sind so leicht erkennbar. Sie können auch auf den Raumnamen klicken und gelangen in den Belegungsplan für den gewählten Zeitraum. Hier können Sie noch einmal genau prüfen, wann der Raum frei ist.
Caching der Raumbelegungen
Damit Sie mit der Raumsuche flüssig arbeiten können, werden die Belegungen vom eKVV zwischengespeichert und alle 10 Minuten neu geladen. Sie können den Stand der angezeigten Belegungen neben den Schaltern sehen. Eine vorzeitige Aktualisierung lässt sich ggf. über den Link 'Belegungsplan neu laden' erzwingen.
Überschneidungsplanung für einzelne Veranstaltungen
Zur Onlinebedarfserhebung für das Wintersemesters 2010/11 wurde die Raumsuche um die Möglichkeit zur Überschneidungsplanung erweitert. Damit können Sie erstmals
- in einer Seite alle Aspekte der Terminplanung Ihrer Veranstaltung gebündelt betrachten.
Die Überschneidungsplanung ergänzt die Raumsuche und ist eng mit ihr verzahnt. Es ist allerdings auch möglich eine reine Überschneidungsprüfung zu machen und die Raumsuche auszublenden.
Was ist die Überschneidungsplanung
Die Überschneidungsplanung nutzt die Ergebnisse der Onlinebedarfserhebung bzw. ganz generell die Anmeldungen der Studierenden zu Lehrveranstaltungen im eKVV für eine Planungsunterstützung. Insbesondere geht es hier um die zeitliche Planung von Veranstaltungen, entweder um auf bekannt gewordene Kollisionen mit anderen Veranstaltungen oder das Fehlen eines passenden Raumes zur ursprünglich geplanten Zeit zu reagieren, oder um eine noch nicht terminierte Veranstaltung so zu legen, dass möglichst alle InteressentInnen Gelegenheit zur Teilnahme haben.
Was ist die Grundidee hinter der Überschneidungsplanung
Die Überschneidungsplanung nutzt die von den Studierenden angelegten Stundenpläne um in einer anonymen Auswertung zu ermitteln, welche Veranstaltungen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der gewählten Lehrveranstaltung außerdem besuchen möchten/müssen.
Für die Planung wird dann ermittelt wann diese anderen Veranstaltungen stattfinden und in Bezug auf einen bestimmten Zeitraum (z. B. Donnerstag 10-11 Uhr) durchgezählt, wie viele verschiedene Studierende dort andere Veranstaltungstermine haben. Dieses Ergebnis ist die Grundlage für die gezeigte Überschneidungsdarstellung.
Wer sind die TeilnehmerInnen einer Veranstaltung
Für die Überschneidungsplanung werden zunächst die Studierenden herangezogen, die sich selbst im eKVV bei einer Veranstaltung registriert, also die Veranstaltung in ihren eKVV Stundenplan gesetzt haben. Falls bei der Veranstaltung allerdings das eKVV Teilnehmermanagement angeschaltet wurde, so können alternativ nur die Studierenden betrachtet werden, denen von den Lehrenden oder von für die Platzvergabe Verantwortlichen explizit Plätze zugewiesen wurden.
Verwendung der Überschneidungsplanung
Die Überschneidungsplanung ist ein eigener Bereich in der Seite, der per Voreinstellung zugeklappt und damit inaktiv ist. Um die Überschneidungsplanung zu nutzen klicken Sie auf den Öffnen Text. Danach stehen alle Optionen zur Verfügung:
Veranstaltungsauswahl
Im ersten Schritt muss die Veranstaltung ausgewählt werden. Geben Sie dazu das Semester und die Belegnummer ein. Das eKVV sucht dann die entsprechende Veranstaltung heraus und führt die Auswertung sofort aus, falls die Belegnummer eindeutig ist und nur einen Termin hat. Dabei werden aus dem Veranstaltungstermin Angaben wie der Datumsbereich, der Rhythmus und bei Terminen mit zentraler Raumvergabe auch die gewünschten Ausstattungsmerkmale in die Suchmaske übernommen. Diese Angaben können Sie verändern, wenn dies sinnvoll erscheint. Auch hier sind übrigens keine Suchen in der Vergangenheit möglich und es werden nur veröffentlichte und nicht ausgefallene Veranstaltungen berücksichtigt.
Falls die Veranstaltung keine für die Auswertung nutzbaren Termine hat (so sind Blöcke nicht direkt auswertbar) so wird versucht die entsprechenden Angaben aus den Veranstaltungsgrunddaten zu übernehmen. Hier müssen Sie sicher in den meisten Fällen selbst die Angaben für die Raumsuche nachsteuern.
Falls es mehrere Veranstaltungen mit der gesuchten Belegnummer gibt oder mehrere auswertbare Termine bei der gesuchten Veranstaltung gefunden werden, so gibt es noch einen Zwischenschritt, in dem Sie aus einer Auswahlliste den gewünschten Termin bestimmen müssen. Auswertbar sind übrigens alle Veranstaltungstermine mit vollständigen Angaben zum Datumsbereich, Uhrzeit und Wochentag sowie einmaligen, wöchentlichen oder 14täglichen Veranstaltungsrhythmen.
Inhalte der Auswertung
Die Ergebnisse der Überschneidungsplanung werden sowohl innerhalb des Wochenplanes präsentiert wie auch darüber. Oberhalb des Planes finden sich neben der Farblegende Angaben zu der Teilnehmerzahl der gewählten Veranstaltung sowie der Anzahl der von Überschneidungen betroffenen Studierenden beim betrachteten Veranstaltungstermin. Diese Angaben sollen einen schneller Überblick darüber bieten, ob es überhaupt ein Überschneidungsproblem bei der Veranstaltung gibt.
Die Hauptinformation befindet sich allerdings im Wochenplan. Hier werden bei der Überschneidungsplanung oberhalb der Listen mit den freien Räumen zusätzliche Blöcke eingeblendet, welche die Ergebnisse für diesen Zeitpunkt darstellen.
Wie erfolgt das Ranking der Überschneidungen
Optionen bei der Auswertung
Bei der Auswertung gibt noch weitere Optionen zur Steuerung. In wie weit diese Optionen relevant und sinnvoll sind hängt von der konkreten Veranstaltung und den Auswertungszielen ab:
- Übungen ausschließen
- Über diese Option können Übungen komplett von der Auswertung ausgeschlossen werden. Hier ist der Gedanke, dass Übungen oft mit Alternativterminen angeboten werden und daher die durch sie verursachten Überschneidungen nicht so relevant sind.
- Trotzdem sollte diese Option erst gewählt werden, falls sich andernfalls keine sinnvollen Ausweichtermine finden lassen.
- Teilnehmermanagement berücksichtigen
- Falls bei der betrachteten Veranstaltung das eKVV Teilnehmermanagement verwendet wird so kann über diese Option die Überschneidungsauswertung auf die Teilnehmerinnen und Teilnehmer beschränkt werden, den tatsächlich ein Platz zugeteilt wurde.
- Wichtig ist hier, dass über das Teilnehmermanagement tatsächlich die aktuellen Teilnehmerinnen und Teilnehmer dokumentiert wurden!
- Raumanzeige unterdrücken
- Siehe den folgenden Abschnitt:
Nutzung für umfangreiche Überschneidungsprüfungen
Die Überschneidungsprüfung kann auch verwendet werden um nach der Onlinebedarfserhebung für größere Anzahlen von Veranstaltungen nach Überschneidungsproblemen zu suchen. Dazu ist insbesondere die Option nützlich, über die sich die Anzeige der freien Räume unterdrücken lässt. Normalerweise ist zu diesem Zeitpunkt die Raumvergabe noch nicht erfolgt und die Darstellung der freien Räume wenig hilfreich.
Ist diese Option aktiv werden nur die reinen Überschneidungsangaben angezeigt. So kann auf einen Blick erkannt werden, ob Überschneidungen existieren, woher sie rühren und wo Ausweichpotentiale liegen.
Wichtig: Auch wenn die Anzeige der Räume ausgeschaltet ist sind die Angaben zum betrachteten Datumsbereich weiterhin relevant. Da diese aber - wie beschrieben - aus den Veranstaltungsdaten voreingestellt werden - muss darauf normalerweise nicht geachtet werden.
Wie kann ich einen Raum buchen?
Wenn Sie einen passenden, freien Raum gefunden haben müssen Sie ihn noch für Ihre Veranstaltung buchen. Hier gibt es 2 Fälle:
- Räume für Lehrveranstaltungen
- Um einen Raum für eine Lehrveranstaltung zu buchen muss diese Buchung als Termin bei der entsprechenden Veranstaltung im eKVV eingetragen und an die zentrale Raumvergabe gemeldet werden. Erst wenn die zentrale Raumvergabe die Buchung bestätigt, ist Ihnen der Raum sicher.
- Für die Eintragungen von Terminen und die Raumbuchung im eKVV gibt es in jeder Fakultät AnsprechpartnerInnen. Sie können die AnsprechpartnerInnen Ihrer Fakultät über die Liste der Fakultäten Einrichtungen im eKVV finden. Klicken Sie dazu bei Ihrer Einrichtung einfach auf den 'AnsprechpartnerInnen für Korrekturen und Raumbuchung' Link.
- Räume für sonstige Veranstaltungen
- Falls Sie einen Raum für eine Veranstaltung benötigen, die keine Lehrveranstaltung ist, so wenden Sie sich direkt an die zentrale Raumvergabe.
Fußnoten
- ↑ Siehe die Raumliste im eKVV
- ↑ Falls Sie Räume außerhalb der angezeigten Bereiche benötigen, so sollten Sie einfach die Seite mit allen Räumen nutzen. In den Randbereichen sind die Räume meist so leer, dass sie sich an den jeweiligen Belegungsplänen orientieren können.