Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV

Das eKVV ist das Buchungssystem für alle Hörsäle und zentral vergebenen Seminarräume sowie für einen Teil der von den Fakultäten und Einrichtungen verwalteten Seminarräume. Es unterstützt Sie auch bei der Suche nach noch freien Räumen. Auf dieser Seite finden Sie eine Beschreibung der Suchmöglichkeiten, der Überschneidungsplanung und am Ende noch einen kurzen Hinweis darauf, wie sie eine Buchung durchführen können.

Wann suche ich nach Räumen? Wie suche ich nach Räumen?

Die Vergabe der zentralen Räume erfolgt in mehreren Intervallen, siehe dazu den Kalender der Lehrplanung und die Beschreibung der Verfahren der Raumvergabe. Die Suche nach freien Räumen wird jeweils nach den einzelnen Vergabeschritten notwendig, z. B. wenn Sie für eine Veranstaltung zur gewünschten Zeit keinen Raum erhalten konnten und jetzt eine Verlegung durchführen müssen.

Die leistungsfähigste Funktion des eKVVs für solche Aufgaben finden Sie auf dieser Seite:

eKVV: Freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen

Hier können Sie sich die Belegungen aller über das eKVV verwalteten Räume anzeigen lassen und zusätzlich in Bezug auf eine einzelne Veranstaltung prüfen, wann die Teilnehmerinnen und Teilnehmer freie Termine haben.

Durchführung von Suchen

Hier wird zunächst die reine Suche nach Räumen beschrieben. Die Überschneidungsprüfung für bestimmte Veranstaltungen wird anschließend in einem eigenen Abschnitt behandelt.

Bei der Suche haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten zur Einschränkung der Ergebnisse:

Datum

Die vermutlich wichtigste Einstellung. Hier definieren Sie, für welchen Zeitraum Sie einen Raum brauchen. Eine Reihe von Standardzeiträumen können Sie über die nebenstehende 'Datumsauswahlhilfe' erhalten, alternativ benutzen Sie die Auswahlkalender neben den beiden Eingabefeldern. Nach der ersten Benutzung merkt sich das Formular die zuletzt von Ihnen verwendeten Datumsangaben.

Wichtig: Es sind keine Recherchen in der Vergangenheit möglich. Zusätzlich können Sie zwischen wöchentlichem und 14täglichem Terminrhythmus wählen.

Raumkategorie

Hier können Sie festlegen, ob Sie nur die Hörsäle oder nur Seminarräume betrachten wollen. Wenn Sie die Auswahl leer lassen, werden Ihnen immer alle Raumkategorien angezeigt.

min. Plätze

Hier können Sie definieren, wie viele Plätze die gezeigten Räume mindestens bieten sollen.

Wichtig: Diese Angabe wird hart geprüft. Wenn Sie also '46' eingeben, so wird Ihnen ein Raum mit 45 Plätzen nicht mehr gezeigt. Sie sollten daher ggf. die Größe verringern um die mögliche Ergebnismenge zu vergrößern.

Ausstattung

Hier können Sie noch gewünschte Ausstattungsmerkmale festlegen. Wie beim vorherigen Punkt gilt aber auch hier, dass zu starke Einschränkungen dazu führen können, dass potentiell interessante Räume nicht mehr gezeigt werden. Auch ist es möglich, hier nicht erfüllbare Raumeigenschaften zu definieren (z. B. 'Hörsaal mit Fenster').

Wenn Sie Ihre Einstellungen gemacht haben, können Sie auf 'Freie Räume zeigen' klicken und erhalten die Ergebnisdarstellung:

Darstellung der Suchergebnisse

Datei:ScreenShot eKVV Raumfreisuche.jpg

Die Ergebnisse Ihrer Suche werden in einem Wochenplanraster gezeigt. Das Raster geht von Montag bis Samstag und von 8 - 20 Uhr.

In jeder Tag/Stunde Zelle sehen Sie die Räume, die im gesuchten Zeitraum mindestens teilweise frei sind. Je nachdem, zu welchem Grad ein Raum frei ist, erhält er eine unterschiedliche Farbkodierung. Räume, die unter einem Mindestgrad an freien Wochen bleiben, werden nicht angezeigt. Ein Beispiel zeigt der nebenstehende Ausschnitt, eine Erklärung der Farbcodes finden Sie in der eKVV Seite selbst.

Der Belegungsgrad wird aus der Anzahl der insgesamt im gesuchten Zeitraum liegenden Wochen und den davon belegten Wochen ermittelt. Falls Sie nach freien Räumen innerhalb einer einzigen Woche suchen werden Ihnen also nur die Räume angezeigt, die frei sind.

Sie können mit der Maus über einen der Raumnamen gehen und erhalten nach kurzer Zeit einen 'Tooltip' der anzeigt, zu welchem Grad der Raum tatsächlich noch frei ist und welche Eigenschaften er hat. Auch werden alle weitere Stellen im Plan, an denen der gleiche Raum gezeigt wird, umrandet und sind so leicht erkennbar. Sie können auch auf den Raumnamen klicken und gelangen in den Belegungsplan für den gewählten Zeitraum. Hier können Sie noch einmal genau prüfen, wann der Raum frei ist.

Caching der Raumbelegungen

Damit Sie mit der Raumsuche flüssig arbeiten können, werden die Belegungen vom eKVV zwischengespeichert und alle 10 Minuten neu geladen. Sie können den Stand der angezeigten Belegungen neben den Schaltern sehen. Eine vorzeitige Aktualisierung lässt sich ggf. über den Link 'Belegungsplan neu laden' erzwingen.

Überschneidungsplanung für einzelne Veranstaltungen

Zur Onlinebedarfserhebung für das Wintersemesters 2010/11 wurde die Raumsuche um die Möglichkeit zur Überschneidungsplanung erweitert. Damit können Sie erstmals

in einer Seite alle Aspekte der Terminplanung Ihrer Veranstaltung gebündelt betrachten.

Die Überschneidungsplanung ergänzt die Raumsuche und ist eng mit ihr verzahnt. Es ist allerdings auch möglich eine reine Überschneidungsprüfung zu machen und die Raumsuche auszublenden.

Was ist die Überschneidungsplanung

Die Überschneidungsplanung nutzt die Ergebnisse der Onlinebedarfserhebung bzw. ganz generell die Anmeldungen der Studierenden zu Lehrveranstaltungen im eKVV für eine Planungsunterstützung. Insbesondere geht es hier um die zeitliche Planung von Veranstaltungen, entweder um auf bekannt gewordene Kollisionen mit anderen Veranstaltungen oder das Fehlen eines passenden Raumes zur ursprünglich geplanten Zeit zu reagieren, oder um eine noch nicht terminierte Veranstaltung so zu legen, dass möglichst alle InteressentInnen Gelegenheit zur Teilnahme haben.

Was ist die Grundidee hinter der Überschneidungsplanung

Die Überschneidungsplanung nutzt die von den Studierenden angelegten Stundenpläne um in einer anonymen Auswertung zu ermitteln, welche Veranstaltungen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der gewählten Lehrveranstaltung außerdem besuchen möchten/müssen.

Für die Planung wird dann ermittelt wann diese anderen Veranstaltungen stattfinden und in Bezug auf einen bestimmten Zeitraum (z. B. Donnerstag 10-11 Uhr) durchgezählt, wie viele verschiedene Studierende dort andere Veranstaltungstermine im Stundenplan haben. Dieses Ergebnis ist die Grundlage für die gezeigte Überschneidungsdarstellung.

Wer sind die TeilnehmerInnen einer Veranstaltung

Für die Überschneidungsplanung werden die Studierenden herangezogen, die sich selbst im eKVV bei einer Veranstaltung registriert, also die Veranstaltung in ihren eKVV Stundenplan gesetzt haben. Falls bei der Veranstaltung allerdings das eKVV Teilnehmermanagement angeschaltet wurde, so können alternativ zur Gesamtbetrachtung auch nur die Studierenden betrachtet werden, denen über das Teilnehmermanagement explizit Plätze zugewiesen wurden.

Verwendung der Überschneidungsplanung

Die Überschneidungsplanung ist ein eigener Bereich in der Seite, der per Voreinstellung zugeklappt und damit inaktiv ist. Um die Überschneidungsplanung zu nutzen klicken Sie auf den Öffnen Text. Danach stehen alle Optionen zur Verfügung:

Veranstaltungsauswahl

Im ersten Schritt muss die Veranstaltung ausgewählt werden. Geben Sie dazu das Semester und die Belegnummer ein. Das eKVV sucht dann die entsprechende Veranstaltung heraus und führt die Auswertung sofort aus. Dabei werden aus dem Veranstaltungstermin Angaben wie der Datumsbereich, der Rhythmus und bei Terminen mit zentraler Raumvergabe auch die gewünschten Ausstattungsmerkmale in die Suchmaske übernommen. Diese Angaben können Sie verändern, wenn dies sinnvoll erscheint. Hier sind übrigens keine Suchen in der Vergangenheit möglich, d.h. dass als Starttermin bei einer bereits laufenden Veranstaltung das aktuelle Tagesdatum gesetzt wird. Es werden nur veröffentlichte und nicht ausgefallene Veranstaltungen berücksichtigt.

Falls die Veranstaltung keine für die Auswertung nutzbaren Termine hat (so sind Blöcke nicht direkt auswertbar) so wird versucht die entsprechenden Angaben aus den Veranstaltungsgrunddaten zu übernehmen. Hier müssen Sie sicher in den meisten Fällen selbst die Angaben für die Raumsuche nachsteuern.

Falls es mehrere Veranstaltungen mit der gesuchten Belegnummer gibt oder mehrere auswertbare Termine bei der gesuchten Veranstaltung gefunden werden, so gibt es zusätzlich eine Auswahlmöglichkeit, in dem Sie den gewünschten Termin genau bestimmen können. Auswertbar sind übrigens alle Veranstaltungstermine mit vollständigen Angaben zum Datumsbereich, Uhrzeit und Wochentag sowie einmaligen, wöchentlichen oder 14täglichen Veranstaltungsrhythmen. Wenn Sie eine Veranstaltung betrachten, die 14tägig stattfinden soll, achten Sie bitte darauf, dass der eingestellte Zeitraum mit der Woche beginnt, in der die Veranstaltung tatsächlich stattfindet (und nicht versehentlich die alternierende Woche), das das eKVV taggenau ausgewertet wird.

Inhalte der Auswertung

Datei:ScreenShot eKVV Raumfreisuche Ueberschneidungen.jpg

Ergebnisdarstellung der Überschneidungsplanung

Die Ergebnisse der Überschneidungsplanung werden sowohl innerhalb des Wochenplanes präsentiert als auch darüber. Oberhalb des Planes können Sie neben der Farblegende auf einen Blick sehen, ob es bei der gewählten Veranstaltung bereits ein Überschneidungsproblem gibt: Hier wird zum Einen die Zahl der im eKVV für diese Veranstaltung angemeldeten Studierenden gezeigt, zum anderen die Anzahl der Studierenden, die zum gesetzten Termin ein Überschneidungsproblem haben.

Die Hauptinformation befindet sich allerdings im Wochenplan. Hier werden bei der Überschneidungsplanung oberhalb der Listen mit den freien Räumen zusätzliche Blöcke eingeblendet, welche die Ergebnisse für diesen Zeitpunkt darstellen. Hier werden bis zu drei Informationen dargestellt:

Farbcode

Der Farbcode soll eine schnelle Orientierung ermöglichen und verläuft von grün zu rot. Die hier verwendete Auswertung wird genauer im folgenden Abschnitt beschrieben.

Zeile 1

'S'

In dieser Zeile wird der Anteil der VeranstaltungsteilnehmerInnen in Prozent angegeben, die zu diesem Termin von einer Überschneidung betroffen wären. Wenn bei einer Veranstaltung mit 50 TeilnehmerInnen 15 Studierende von einer Überschneidung betroffen wären, so würde hier also 30% angezeigt. Diese Angabe berücksichtigt nicht, an wie vielen Terminen die betreffenden Überschneidungen relevant sind.

Zeile 2

'TM'

Diese Zeile erscheint nur, wenn in wenigstens einer der sich hier überschneidenden Veranstaltungen das eKVV Teilnehmermanagement verwendet wird und Studierende schon Plätze erhalten haben. Ob die ausgewertete Veranstaltung das eKVV Teilnehmermanagement verwendet spielt dabei keine Rolle!

Wenn es Studierende mit zugeteilten Plätzen in anderen Veranstaltungen gibt, so wird hier der Anteil an den in Zeile 1 genannten Studierenden gezeigt. Wenn also im vorherigen Beispiel von den 15 insgesamt von Überschneidungen betroffenen Studierenden 5 bereits einen Platz in einer dieser Veranstaltungen erhalten haben, so würde hier 33% angezeigt.

Dieser Anteil wird deshalb separat ausgewiesen, da es für Studierende mit festen Platzzusagen in den meisten Fällen deutlich schwieriger sein wird hier Änderungen an ihrem Stundenplan vorzunehmen.

Popup mit Details

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Überschneidungsangaben einen Moment verharren erscheint ein kleines Fenster, welches die vorherigen Angaben noch weiter präzisiert. Hier sehen sie am Anfang wieder die Angaben 'S' und 'TM', nun aber als absolute Zahlen, also wie viele Personen betroffen sind.

Darunter erscheint eine Liste der Veranstaltungen, durch welche die Überschneidungen verursacht werden. Sie sehen jeweils die Belegnummer und die Veranstaltungsart sowie für jede Veranstaltung die 'S' und 'TM' Angabe. Zusätzlich sehen Sie noch die Angabe 'W' die angibt, an wie vielen Tagen/Wochen die Überschneidung überhaupt entsteht. Bei Überschneidungen mit Einzelterminen wird Ihnen hier "W:1" angezeigt, d.h. dass die Überschneidung nur eine Woche betrifft und daher nicht besonders gravierend ist.

Mit Hilfe dieser Detailansicht sollen Ihnen bei komplizierten Verlegungsfällen noch weitere Informationen für eine Entscheidung an die Hand gegeben werden. Sie können auf die Belegnummern klicken um die Detailseite der zugehörigen Veranstaltung in einem neuen Fenster zu öffnen.

Wie erfolgt das Ranking der Überschneidungen (Farbcode)

Für die Darstellung der Farbcodes wird ein Verfahren verwendet, welches versucht die durch eine entsprechende Terminierung verursachten Überschneidungsprobleme in eine relative Ordnung zu bringen. Dazu wird für jede Stunde im Wochenplan ein individueller Wert errechnet, in den die Anzahl der betroffenen Studierenden und die Anzahl der betroffenen Einzeltermine eingehen. Im Detail wird dieser Wert so ausgerechnet:

Zunächst werden für den Wochentag die Einzeltermine ermittelt, an denen die Veranstaltung stattfinden würde, wäre sie dort geplant. Bei einer 14täglichen Montagsveranstaltung im Wintersemester 2010/11 könnten dies dann die Termine 11.10.2010, 25.10.2010, ... 31.01.2011 sein. Insgesamt also 9 Einzeltermine.

Im nächsten Schritt wird für jedes Zeitfenster am betroffenen Tag (z. B. von 10 bis 11 Uhr) ermittelt welche der TeilnehmerInnen wenigstens eine Veranstaltung im Stundenplan haben, die sich mit mindestens einem der zuvor für den Tag ermittelten Einzeltermine zu dieser Uhrzeit überschneidet. Für jeden der Einzeltermine wird dann ein Zwischenwert ermittelt, in dem die Anzahl der von einer Überschneidung betroffenen TeilnehmerInnen gezählt wird (oben als 'S-Wert' bezeichnet). Zum S-Wert wird dann noch der TM-Wert addiert, also die Anzahl der TeilnehmerInnen, die über das Teilnehmermanagement in einer der überschneidenden Veranstaltungen einen festen Platz erhalten haben.

Nach dieser Phase der Auswertung steht damit für jeden Einzeltermin ein eigener Rankingwert zur Verfügung, z. B.:

11.10.2010 = 3

25.10.2010 = 13

...

31.01.2011 = 10

Diese Werte werden dann zusammengezählt: 3 + 13 + ... + 10. Das Ergebnis definiert nun das Ranking für den entsprechenden Zeitraum im Stundenplan. Um die Farbskala zu erzeugen werden die Zeiträume sortiert (ein kleiner Wert ist hier besser) und die Farben relativ verteilt:

• dunkelgrün: keinerlei Überschneidungen
• hellgrün: die besten 25% der Zeiträume mit Überschneidungen
• gelb: die nächsten 25%
• orange: die nächsten 25%
• rot: die letzten 25%

Durch die relative Verteilung kann es je nach Veranstaltung zu unterschiedlichen Farbschwellen kommen in Bezug auf die 'S' und 'TM' Werte. Folgende Eigenschaften hat dieser Art der Auswertung:

1. Studierende werden immer nur einfach gezählt, auch wenn sie sich selbst mehrfache Überschneidungen zu einem Zeitpunkt in den Stundenplan gesetzt haben
2. Durch das Teilnehmermanagement zugewiesene Plätze werden stärker berücksichtigt
3. Nur an wenigen Terminen stattfindende Überschneidungen z. B. von Blockseminaren werden weniger stark gewichtet als permanente Überschneidungen durch andere regelmäßige Veranstaltungen

Der Farbcode kann daher in einigen Fällen deutlich von den gezeigten S- und TM-Werten abweichen. Für eine schnelle Orientierung sollte zunächst an Hand der Farben vorgegangen werden, da die hier gezeigte Information genauer ist. Innerhalb identischer Farbcodes kann dann mit Hilfe der S- und TM-Werte sowie der Detailansicht weiter untersucht werden, welches Zeitfenster die geringsten Überschneidungen verursachen wird.

Bei der Auswertung wird auch berücksichtigt, ob sich Studierende Termine aus dem Stundenplan gestrichen haben, z. B. im Falle von Übungen mit vielen Alternativterminen.

Optionen bei der Auswertung

Bei der Auswertung gibt noch weitere Optionen zur Steuerung. In wie weit diese Optionen relevant und sinnvoll sind hängt von der konkreten Veranstaltung und den Auswertungszielen ab:

Übungen ausschließen

Über diese Option können Übungen komplett von der Auswertung ausgeschlossen werden. Hier ist der Gedanke, dass Übungen oft mit Alternativterminen angeboten werden und daher die durch sie verursachten Überschneidungen nicht so relevant sind.

Trotzdem sollte diese Option erst gewählt werden, falls sich andernfalls keine sinnvollen Ausweichtermine finden lassen.

Teilnehmermanagement berücksichtigen

Falls bei der betrachteten Veranstaltung das eKVV Teilnehmermanagement verwendet wird so kann über diese Option die Überschneidungsauswertung auf die Teilnehmerinnen und Teilnehmer beschränkt werden, den tatsächlich ein Platz zugeteilt wurde.

Wichtig ist hier, dass über das Teilnehmermanagement tatsächlich die aktuellen Teilnehmerinnen und Teilnehmer dokumentiert wurden!

Raumanzeige unterdrücken

Siehe den folgenden Abschnitt:

Nutzung für umfangreiche Überschneidungsprüfungen

Die Überschneidungsprüfung kann auch verwendet werden um nach der Onlinebedarfserhebung für größere Anzahlen von Veranstaltungen nach Überschneidungsproblemen zu suchen. Dazu ist insbesondere die Option nützlich, über die sich die Anzeige der freien Räume unterdrücken lässt. Normalerweise ist zu diesem Zeitpunkt die Raumvergabe noch nicht erfolgt und die Darstellung der freien Räume daher wenig hilfreich.

Ist diese Option aktiv werden nur die reinen Überschneidungsangaben angezeigt. So kann auf einen Blick erkannt werden, ob Überschneidungen existieren, woher sie rühren und wo Ausweichpotentiale liegen.

Wichtig: Auch wenn die Anzeige der Räume ausgeschaltet ist sind die Angaben zum betrachteten Datumsbereich weiterhin relevant. Da diese aber - wie beschrieben - aus den Veranstaltungsdaten voreingestellt werden - muss darauf normalerweise nicht geachtet werden.

Suche nach geeigneten Veranstaltungen für Raumtausche

So nützlich wie die zuvor beschriebene Suche nach freien Räumen auch ist: gerade mit Beginn der Vorlesungszeit sind oft keine passenden freien Räume mehr verfügbar und es muss ggf. versucht werden einen Raumtausch mit Veranstaltungen zu organisieren, die in zu großen Räumen sind. Für diese Art von Raumsuche ist die Seite 'Freie Räume' in den passwortgeschützten eKVV Eingabeseiten nützlich.

In dieser Seite können Sie sich anzeigen lassen, welche Veranstaltungen in Räumen mit bestimmten Ausstattungsmerkmalen stattfinden (der Name der Seite passt also nicht vollständig zur Funktion). Dabei können Sie sehr bequem von existierenden Veranstaltungsterminen ausgehen, denn bei jedem Veranstaltungstermin finden Sie (z. B. in der entsprechenden Veranstaltungsseite) einen Link 'Freie Räume', der diese Seite passend vorkonfiguriert.

In der Ergebnisliste der Suche sehen Sie dann bei den einzelnen Veranstaltungsterminen eine orange farbliche Hervorhebung, sofern die Größe der zugewiesenen Räume mehr als 50% über der angeforderten Größe liegt. Wichtig ist hier zu wissen, dass die angeforderte Raumgröße nicht unbedingt mit der tatsächlichen Teilnehmerzahl übereinstimmen muss. Nur in den Räumen, in denen die zentrale Raumvergabe für die Klimasteuerung die tatsächlichen Belegungen nachhält, sind die Zahlen vermutlich sehr genau. In dem nebenstehenden Bildschirmabzug sehen Sie die verschiedenen Farbkodierungen für vermutlich über- und unterausgelastete Raumbuchungen.

Wie kann ich einen Raum buchen?

Wenn Sie einen passenden, freien Raum gefunden haben müssen Sie ihn noch für Ihre Veranstaltung buchen. Hier gibt es 2 Fälle:

Räume für Lehrveranstaltungen

Um einen Raum für eine Lehrveranstaltung zu buchen muss diese Buchung als Termin bei der entsprechenden Veranstaltung im eKVV eingetragen und an die zentrale Raumvergabe gemeldet werden. Erst wenn die zentrale Raumvergabe die Buchung bestätigt, ist Ihnen der Raum sicher.

Für die Eintragungen von Terminen und die Raumbuchung im eKVV gibt es in jeder Fakultät AnsprechpartnerInnen. Sie können die AnsprechpartnerInnen Ihrer Fakultät über die Liste der Fakultäten Einrichtungen im eKVV finden. Klicken Sie dazu bei Ihrer Einrichtung einfach auf den 'AnsprechpartnerInnen für Korrekturen und Raumbuchung' Link.

Räume für sonstige Veranstaltungen

Falls Sie einen Raum für eine Veranstaltung benötigen, die keine Lehrveranstaltung ist, so wenden Sie sich direkt an die zentrale Raumvergabe.