Auf dieser Seite befinden sich Informationen zu (prüfungs-)rechtlichen Fragen rund um Studium und Lehre für die Zielgruppe der Prüfungsämter. Im Regelfall waren die hier dargestellten Aspekte Gegenstand der Fortbildung Sachbearbeitung im Prüfungsamt.

Bei Fragen und Anregungen steht Herr Bastian Simon (Justitiar, Dez. Studium und Lehre) gern zur Verfügung.

Führen von Prüfungsakten

Aus dem Rechtsstaatsprinzip leitet sich ab, dass öffentliche Stellen wie die Universität Akten führt. In Prüfungsakten werden alle wesentlichen Verfahrenshandlungen, die das Studium und die Erbringung von Leistungen betreffen, vollständig und nachvollziehbar nachgehalten. Nicht zur Prüfungsakte gehören Angelegenheiten des Studiums, die die Einschreibung betreffen. Weitere allgemeine Grundsätze der Aktenführung sind: - die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung), - das grundsätzliche Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Sicherung von Authentizität und Integrität) und - das Gebot, den Aktenbestand langfristig, d.h unter Berücksichtigung der Richtlinien über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Akten zu sichern.

Aktenrelevant sind alle Aspekte, die für einen späteren Nachweis der Vollständigkeit und der Nachvollziehbarkeit von Handlungen und Entscheidungen sind.

Zu einer Prüfungsakte gehören grundsätzlich:

alle Handlungen und Entscheidungen im Zusammenhang mit der Erbingung von Leistungen einschließlich etwaiger Vorgänge zu Nachteilsausgleichen, Fristverlängerungen, Rücktritten, etc. einschließlich der Prüfungs- und Stuenleistungen selbst
Korrespondenz mit Studierenden z.B. wegen Bachelor- oder Masterarbeit
Vorgänge im Zusammenhangmit der Anerkennung von Leistungen und Einstufungen
Unterlagen im Zusammenhang mit der Abschlusserstellung sowie Abschlussdokumente

An der Universität Bielefeld werden weite Teile der Prüfungsakte elektronisch in den BIS Anwendungen geführt. Soweit sich hieraus die zuvor genannte Dokumentation ergibt, bedarf es keiner Doppelung in Papierform.

Die einzelnen Studien- und Prüfungsleistungen befinden sich im Regelfall bei den Lehrenden. Sofern die Leistungen nicht zurückgegeben werden, sind die Lehrenden für die vorgesehene Aufbewahrung von 5 Jahren verantwortlich.