Automatische Platzvergabe
Vorlage:Unfertige Seite Das BIS hat zum Wintersemester 10/11 die Unterstützung einzelner Fakultäten bei der automatischen Platzvergabe übernommen. Mit dem entsprechenden Tool, das im Zentrum für Lehrerbildung entwickelt wurde, kann eine automatische Vorverteilung von Plätzen in teilnahmebeschränkten Veranstaltungen durchgeführt werden. Die Ergebnisse der automatischen Platzvergabe müssen anschließend von den Fakultäten manuell nachgesteuert werden.
Auf dieser Seite wird erklärt, in welchen Schritten das Vergabeverfahren abläuft.
Grundsätzliches zum Verfahren
Die automatische Platzvergabe ist eine eigene Anwendung, die nicht ins eKVV integriert ist. Sie wurde durch das BIS-Team vom Zentrum für Lehrerbildung übernommen, stellt also im eigentlichen Sinne keine BIS-Anwendung dar (wie z.B. eKVV und BA/MA-Prüfungsverwaltung). Änderungen oder Weiterentwicklungen des Systems sind daher nicht möglich, das BIS-Team stellt aber einen reibungslosen Weiterbetrieb sicher.
Das Platzvergabeverfahren wird in mehreren Schritten und arbeitsteilig (von FakultätsmitarbeiterInnen und BIS-Team) durchgeführt:
Wie funktioniert die Vergabe?
Im BIS werden über eine Schnittstelle die Daten der Veranstaltungen aus dem eKVV importiert, für die eine Platzvergabe durchgeführt werden soll. Dabei werden die Studierenden, die die entsprechenden Veranstaltungen in ihrem Stundenplan haben übernommen. Im BIS wird dann ein automatischer Verteilungsdurchlauf gestartet, der die Studierenden nach bestimmten Kriterien auf die von Ihnen gewählten Veranstaltungen vorverteilt, dabei wird die Reihenfolge der Zulassung von Studierenden zu Veranstaltungen durch einen "Score" gesteuert, der ein internes Ranking der Studierenden produziert:
Was ist der Score?
Der Score einer TeilnehmerIn in der Platzvergabe ist eine Zahl, die ausdrücken soll, wie hoch der Anspruch eines Studierenden auf einen Platz in einer Veranstaltung ist. Er bezieht sich immer auf eine konkrete Veranstaltung. Für die Berechnung des Scores werden die Einschreibungen der Studierenden verwendet, für die bei der Veranstaltung entsprechende Fachzuordnungen existieren. Als Faktoren gehen dabei das Fachsemester ein und ein vom Abschluss abhängiger Wert. Auf diese Weise hat etwa ein Fachsemester '2' bei einem Master Studierenden einen höheren Wert als bei einem Bachelor Studierenden. Im Endeffekt sollen Studierende dann einen höheren Score erhalten, wenn sie dem Ende ihres Studiums näher kommen. Ein hoher Score-wert führt dazu, dass der Studierende bei der Platzvergabe vorrangig behandelt wird. Ein Score von 0 bedeutet, dass die Veranstaltung für keine der Einschreibung der Studierenden geöffnet ist und hat eine besondere Bedeutung, da solche TeilnehmerInnen grundsätzlich nachrangig behandelt werden. Gastaccounts haben immer einen Score von 0, da sie keine Einschreibungen haben.
Im Anschluss an die automatische Vorverteilung greifen Verantwortliche aus den Fakultäten auf die Anwendung zu, steuern die Platzvergabe wenn nötig manuell nach und spielen die Daten zurück ins eKVV. Für die Studierenden wird dann im eKVV-Stundenplan angezeigt, in welchen Veranstaltungen Sie Plätze bekommen haben und wer ihnen diese zugeteilt hat.
Welche Rechte sind nötig, um mit der Platzvergabe zu arbeiten?
Um mit der automatischen Platzvergabe arbeiten zu können, müssen vom BIS-Team "Belegmanagerrechte" vergeben werden. Durch die Belegmanagerrechte erhalten Personen den Zugriff auf die Anmeldelisten aller Veranstaltungen der Fakultät und können Plätze zuweisen. Die Zuteilung dieser besonderen Rechte erfolgt nur auf schriftlichen Antrag, der von der Einrichtungsleitung unterschrieben werden muss :Datei:Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf
Vorbereitung
Damit die automatische Platzvergabe für Vergabeverfahren in den Fakultäten genutzt werden kann, müssen bestimmte Vorbereitungen getroffen werden:
Kommunikation
Zunächst muss das Vergabeverfahren den Studierenden gegenüber kommuniziert werden. Da eine verbindliche Anmeldung zu Lehrveranstaltungen an der Universität Bielefeld die Ausnahme von der Regel darstellt, muss den Studierenden gegenüber geklärt werden, dass in diesem Fall das Aufnehmen von Veranstaltungen in den Stundenplan einer verbindlichen Anmeldung gleich kommt. Wenn die Studierenden mehrere äquivalente Veranstaltungen auswählen, sollten sie diese im eKVV mit Prioritäten versehen. Wenn ausreichend Plätze vorhanden sind, versucht die Platzvergabe, den Studierenden möglichst viele Veranstaltungen mit hoher Priorität zuzuteilen. Allerdings kann die Platzvergabe-Anwendung Prioritäten nicht gruppenbezogen auswerten (so dass Studierende äquivalente Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe in eine Rangfolge bringen könnte), sondern betrachtet Priorisierungen immer für alle Veranstaltungen im Verfahren. Dadurch ist die Aussagekraft der Studierendenprioritäten leider deutlich geschwächt.
Neben der grundsätzlichen Mitteilung, dass ein Platzvergabeverfahren betrieben wird, müssen Termine für die Veranstaltungsanmeldung ebenso wie für die Rückmeldung über die Vergabe der Plätze über das eKVV bekanntgegeben werden. Es hat sich bewährt, einen Termin für Härtefallsprechstunden nach Ablauf des Verfahrens einzuplanen.
Einstellungen im eKVV
Damit die Platzvergabe auf das eKVV zugreifen kann, muss eine Reihe von Voraussetzungen im eKVV erfüllt sein:
- Die Veranstaltungen, in denen Plätze vergeben werden sollen, müssen im eKVV veröffentlicht sein.
- Es muss eine verbindliche Veranstaltungsgröße bei den Grunddaten der Veranstaltung im eKVV eingetragen werden, damit die automatische Vergabe "weiß" wie viele Plätze in einer Veranstaltung besetzt werden dürfen.
- das Teilnehmermanagement sollte schon im Vorfeld aktiviert werden.
Welche Informationen müssen vorab ans BIS geliefert werden?
Damit im BIS ein Verfahren eingerichtet und die automatische Platzvergabe gestartet werden kann, müssen folgende Daten (in der genannten Notation!) ans BIS geliefert werden. Bei kleineren Verfahren kann dies im E-Mailformat geschehen, bei Größeren empfiehlt sich eine Word- oder Excel-Liste :
Belegnummern und Gruppen
Belegnummern: Die Belegnummern der Veranstaltungen, in denen Plätze verteilt werden sollen, bezogen auf das entsprechende Semester, in der Notation: "Semester_Belegnummer". Bitte trennen Sie die einzelnen Belegnummern nur durch Absätze oder Leerzeichen voneinander, Kommata sind unnötig (und sogar störend).
- Beispiel:
- WS2010_111111 oder SS2010_111111
- WS2010_222222 oder SS2010_222222
- WS2010_333333 oder SS2010_333333
- etc.
Gruppen: In der Regel wird den Studierenden bei der Wahl von teilnahmebeschränkten Veranstaltungen eine Reihe von äquivalenten Veranstaltungen angeboten, aus denen sie wählen können.
Die Platzvergabe-anwendung versucht nun, innerhalb einer solchen Gruppe von Veranstaltungen die Studierenden so zu verteilen, dass jede/r einen Platz in einer Veranstaltung bekommt, die er mit hoher Priorität gewählt hat.
Zu diesem Zweck muss im Vorfeld definiert werden, welche Veranstaltungen äquivalent sind. Die Lieferung dieser Gruppen an das BIS-Team sollte in der folgenden Notation geschehen: Gruppe|Belegnummer1|Belegnummer2|Belegnummer3
- Beispiel
- Einführung in die Linguistik|11111|222222|333333
- Wichtiger Hinweis zur Lieferung der Daten:
Bitte schicken Sie sowohl die Liste der Belegnummern, als auch die der Gruppen. Die Tatsache, dass dadurch Belegnummern doppelt geliefert werden ist so gewollt und durch die Importmöglichkeiten der Anwendung vorgegeben.
Sonstige Angaben zum Verfahren
Vor dem Start der automatischen Vergabe können eine Reihe von weiterführenden Angaben zum Verfahren gemacht werden, die die automatische Vergabe erweitern oder einschränken. Diese sind im Folgenden aufgelistet. Bitte teilen Sie uns vor der Vergabe mit, welche dieser funktionen Sie für Ihr Verfahren nutzen möchten.
Gruppe vergrößern?
Als Standard ist eine Gruppengröße von "1" eingestellt, was bedeutet, dass jedem Studierenden nur ein Platz pro Gruppe zugeteilt werden kann. Wenn Sie möchten, dass Studierende auch mehrere Veranstaltungen pro Gruppe erhalten können, können wir dies vor der automatischen Vergabe netsprechend einstellen.
Studierende aussperren?
Bei der automatischen Vergabe können diejenigen Studierenden "ausgesperrt" werden, die keine zur Veranstaltung passende Einschreibung aufweisen. Diese werden zunächst alle auf die Wartelisten der Veranstaltungen gesetzt, das bedeutet, dass sie im Verfahren bleiben, aber bei der automatischen Vergabe übergangen werden. Wenn Sie solchen Studierenden freie Plätze in Veranstaltungen geben möchten, müssten Sie dies nachträglich und manuell erledigen. Im Normalfall, also wenn Sie alle Studierenden zur automatischen Vergabe zulassen, werden Studierende mit "Fremdeinschreibung" nachrangig behandelt und bekommen nur dann Plätze zugewiesen, wenn kein regulär eingeschriebener Studierender einen Platz benötigt.
Wenn Sie eine bestimmte Gruppe von Studierenden in das Verfahren aufnehmen möchten, obwohl sie nicht die passende Einschreibung aufweisen, können Sie
Einschreibungen verändern
Dies wird dann der Fall sein, wenn Sie Plätze für Masterveranstaltungen vergeben möchten, die betreffenden Studierenden aber noch eine Bachelor-Einschreibung haben (dies kann leicht passieren, wenn das Platzvergabeverfahren deutlich vor Semesterstart durchgeführt wird und die Studierenden sich noch im Bewerbungsverfahren befinden). In diesem Fall schicken Sie uns bitte eine Liste der der Matrikelnummern, die betroffen sind. Wir können dann vor der automatischen Vergabe die entsprechenden Einschreibungen so verändern (natürlich nur in der Anwendung!), dass die Studierenden in der automatischen Vergabe genauso wie ordentlich eingeschriebene Studierende behandelt werden.
Plätze freihalten?
Es kann notwendig sein, Plätze (z.B. für Erstsemester) in Veranstaltungen freizuhalten. In diesem Fall teilen Sie uns bitte im Vorfeld mit, wie groß dieser "Puffer" sein sollte. Es gibt dabei entweder die Möglichkeit, eine prozentuale Auslastung für das gesamte Verfahren anzugeben (z.B. "Alle Veranstaltungen im Verfahren sollen nur zu 80% befüllt werden") oder explizite Platzgrößen pro Belegnummer festzulegen ("222222|x" würde bedeuten "In der Veranstaltung 222222 sollen nur x Plätze vergeben werden").
Die Platzvergabe-Anwendung
Die Platzvergabe-Anwendung liegt auf den Servern des ZFL und kann unter dieser Adresse aufgerufen werden:
Sie können sich dort als Belegmanager mit Ihrem BIS-Benutzernamen und -Passwort anmelden und sehen für Ihr Verfahren eine Reihe von Registerkarten, unter denen Sie alle notwendigen Informationen finden:
Als erstes geöffnet ist die Übersicht der Veranstaltungen im Verfahren.
Veranstaltungen
Veranstaltungsübersicht
In der ersten Spalte wird Ihnen der Name der Gruppe angezeigt, unter Thema steht der Titel der Veranstaltung. Wenn die Veranstaltung für sich steht, also nicht Teil einer Gruppe ist, ersetzt der Veranstaltungstitel den Namen der Gruppe und die Spalte "Thema" bleibt frei.
Wichtig sind weiterhin der Status einer Veranstaltung, sowie die Warteliste (s. die letzten beiden Spalten). Der Status hat zwei Elemene "x|y", wobei x die Zahl der in dieser Veranstaltung vergebenen Plätze ist und y die Größe der Veranstaltung angibt. In der Spalte "Warteliste" sehen Sie dann, wie viele Studierende keinen Platz in dieser Veranstaltung bekommen haben und noch warten. In dieser Ansicht können Sie leicht auf den ersten Blick erkennen, welche Veranstaltungen möglicherweise problematisch sind, weil die Nachfrage größer als das Angebot ist.
Ein Klick in die Zeile öffnet die Detailsicht der betreffenden Veranstaltung. Dort sehen Sie die Warteliste, die Teilnehmerliste und die Veranstaltungsdetailseite:
Warteliste und Teilnehmerliste
Warteliste und Teilnehmerliste sind gleich aufgebaut, standardmäßig öffnet sich als erstes die Warteliste.
Der Score in der ersten Spalte gibt den Anspruch des Studierenden auf einen Platz in dieser Veranstaltung wieder (s. oben).
Der Status in der fünften Spalte zeigt an, wie "erfolgreich" der Studierende in diesem Verfahren ist. Die drei Elemente "x/y/z" zeigen an, wie viele Veranstaltungen ein Studierender belegt hat und in wievielen er dann tatsächlich einen Platz zugewiesen bekam:
- x = in wie vielen Veranstaltungen hat der Studierende einen Platz bekommen?
- y = in wievielen Gruppen ist er beteiligt?
- z = wie viele Veranstaltungen hat der Studierende insgesamt in diesem Verfahren?
Die Priorität kommt aus der eKVV-Priorisierungsseite der Studierenden und gibt an, mit welcher Priorität der Studierende diese Veranstaltung im eKVV bewertet hat.
Die Zeile Problem zeigt an, auf welchem Gebiet es nicht gelungen ist, den Studierenden "glücklich zu machen". Folgende Meldungen sind möglich:
- Gruppe: Dem Studierenden wurde mindestens ein Wunsch in dieser Gruppe nicht erfüllt
- Zeit: Der Studierende hat eine zeitliche Überschneidung
- Doppel: Der Studierende hat in mindestens einer Gruppe eine doppelte Zuweisung
- Prio. der Studierende hat manuell eine Veranstaltung "untergeschoben" bekommen, die er selbst nicht gewählt hat.
In der letzten Zeile wird angezeigt, wenn ein Studierender für die automatische Vergabe gesperrt wurde. Eine solche Sperrung kann aber nur von der Administration durchgeführt werden.
Veranstaltungsdetailseite
Auf der Veranstaltungsdetailseite werden die Veranstaltungsdaten angezeigt, so wie sie aus dem eKVV übernommen wurden.
Studierende
Unter dem nächsten Reiter im Hautmenü finden sich alle Angaben zu den Studierenden im Verfahren. auch hier gibt es zunächst eine Übersichts-Seite:
Die Studierenden-Übersicht ist ähnlich aufgebaut, wie die Warte- und Teilnehmerliste. Ein Unterschied ist der fehlende Score, da dieser pro Veranstalung berechnet wird und deshalb nicht in einer globalen Sicht angezeigt werden kann. Stattdessenw ird hier eine "Quote" angezeigt, die so etwas wie den "Glücksfaktor" eines Studierenden darstellen soll. Je mehr gewünschte Veranstaltungen ein Studierender zugeteilt bekommt, desto höher seine Quote. 0% bedeutet, dass dem Studierenden kein einziger Veranstaltungswunsch erfüllt wurde, 100% bedeutet, dass der Studierende Plätze in allen von ihm gewählten Verwanstaltungen bekommen hat.
Der Doppelklick in eine Zeile öffnet die Detailsicht eines Studierenden:
Hier wird neben Name und Matrikelnummer auch angezeigt, ob es sichbei dem Studierenden um einen Gastbenutzer handelt, oder ob der Stundenplan mit einem normalen Studierenden-Account angelegt wurde.
Gruppen
Datenexport
Exportformate und Druck
Manuelle Nachbereitung
Problemsuche
Problembearbeitung
Bearbeiten von Teilnehmerlisten
Bearbeiten von einzelnen Studierenden
Export ins eKVV
Nachdem die Platzvergabe abgeschlossen ist, werden die Ergebnisse ins eKVV zurückgespielt. Der Verantwortliche in der Fakultät exportiert die Daten dabei aus der Platzvergabe-anwendung ins eKVV. Über das Teilnehmermanagement erfahren die Studierenden dann, ob Ihnen ein Platz zugeteilt wurde (oder nicht) und können auch sehen, wer Ihnen diesen Platz zugeteilt hat.
Rangfolge der Teilnehmer auf Wartelisten
Verknüpfung von Automatischer Platzvergabe und eKVV-Teilnehmermanagement
Hier geht es zu den FAQs zur automatischen Platzvergabe