Das eKVV-Teilnahmemanagement
Auf diesen Seiten wird erklärt, was das eKVV-Teilnehmermanagement ist und wie die einzelnen Funktionen genutzt werden können.
Lesen Sie auch die "häufig gestellten Fragen" zu diesem Thema: FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Lehrenden oder FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Studierenden
Grundsätzliches zum Teilnehmermanagament
An der Universität Bielefeld ist die Teilnahme an einem Modul oder einer Lehrveranstaltung nicht an eine formale Anmeldung durch die Studierenden gebunden, sondern es ist ausreichend, dass Studierende eine Lehrveranstaltung "belegen". Dies geschieht, indem Studierende im eKVV eine Veranstaltung in ihren Stundenplan aufnehmen. Aus den Stundenplänen der Studierenden werden dann Teilnehmerlisten für Lehrveranstaltungen erstellt, damit Lehrende und Organisatoren wissen, welche und wieviele Studierende an einer bestimmten Lehrveranstaltung teilnehmen werden.
Das Teilnehmermanagement ist eine Funktion, die es erlaubt, diese Teilnehmerlisten zu pflegen, indem den Studierenden entweder ein Platz zugeteilt oder entzogen ("teilnehmend", bzw. "nicht teilnehmend"), oder ein Platz auf der Warteliste gegeben wird.
Dabei ist diese Funktion nicht dazu bestimmt, allein und am Schreibtisch Studierende für die eigene Veranstaltung "auszuwählen" oder eine Veranstaltung schon vor Beginn zu "schließen", weil die Nachfrage größer als erwartet ist. Vielmehr dient sie entweder der Abbildung von Verteilungsverfahren, oder der Bereinigung der Teilnehmerliste, wenn Studierende die Veranstaltung zwar in ihren Stundenplan aufgenommen haben, sie aber dennoch nicht besuchen, oder wenn Studierenden eine Leistung verbucht werden soll, sie aber nicht auf der Teilnehmerliste stehen.
Wenn das Teilnehmermanagement in einer Veranstaltung aktiviert ist, wird dies den Studierenden im eKVV angezeigt. Wenn Studierende eine Veranstaltung mit aktiviertem Teilnehmermanagement in den Stundenplan aufnehmen, haben sie zunächst den Status "undefiniert", sie werden dann erwarten, zeitnah ihren Teilnahmestatus zu erfahren.
Anwendungsfälle für das Teilnehmermanagement
Das Teilnehmermanagement ist zu Beginn einer Veranstaltung deaktiviert. Ob es genutzt werden soll oder nicht hängt davon ab, ob es in einer konkreten Veranstaltung wirklich nötig ist, eine deratig gepflegte Teilnehmerliste zu führen. Wenn das Teilnehmermanagement erst einmal aktiviert ist, sollte es auch gepflegt werden, da den Studierenden sonst bei Änderungen keine aktuellen Veranstaltungsstatus angezeigt werden.
Im Folgenden werden die wichtigsten Anwendungsfälle beschrieben:
Dokumentation von Vergabeverfahren
Wenn in Ihrer Fakultät Platzvergabeverfahren stattgefunden haben, ist eine sinnvolle Methode um die Ergebnisse des Verfahrens zurückzumelden, den Studierenden die Plätze per Teilnehmermanagement zuzuordnen. Die Lehrenden erhalten dabei eine aktuelle eKVV-Teilnehmerliste und die Studierenden werden über ihren eKVV-Stundenplan über ihren Teilnahmestatus informiert.
Bitte beachten Sie die Maßgaben der Rahmenprüfungsordnung, wenn Sie Platzvergabeverfahren durchführen möchten.
Teilnahme an zentral unterstützten Platzvergabeverfahren
Es gibt die Möglichkeit, fakultätsweite Platzvergabeverfahren mit zentraler Unterstützung durch das BIS-Team durchführen zu lassen. Die eigentliche Platzvergabe läuft dabei in einer externen Anwendung, die über eine Schnittstelle mit dem eKVV verbunden ist. Die Rückmeldung dieser Ergebnisse erfolgt dann über das Teilnehmermanagement im eKVV.
Mehr über die zentral unterstützte Platzvergabe können Sie hier nachlesen.
Beschränkung der Teilnehmerliste für Mailverteiler und Dokumentenablage
Wenn in Ihrer Lehrveranstaltung einige Studierende zwar auf der Teilnehmerliste stehen, aber nicht zu den Lehrveranstaltungen erscheinen, können Sie - wenn Ihnen das sinnvoll erscheint - das Teilnehmermanagement nutzen, um passgenauere E-Mailverteiler zu erhalten. Mit Aktivierung des Teilnehmermanagements bekommen Sie drei Mailverteiler pro Lehrveranstaltung:
- Entweder nur die Studierenden, die den Teilnahmestatus "drin" haben
- Oder nur die Studierenden, die den Teilnahmestatus "nicht drin" haben
- Oder alle Studierenden, die diese Veranstaltung unbahängig von ihrem Teilnahmestatus im Stundenplan haben
Die Adressen Ihrer Veranstaltungsmailverteiler finde Sie nach Anmeldung am eKVV auf der Seite "Meine Veranstaltungen"unter dem Punkt "Mailverteiler".
Bereinigung der Teilnehmerliste für die Meldung von Prüfungsergebnissen
Die Webformulare, die Sie am Ende des Semesters für die Meldung von Prüfungsergebnissen an das Prüfungsamt verwenden, basieren auf den Teilnehmerlisten Ihrer Veranstaltung. Um diese besser nutzen zu können ist es sinnvoll, die Teilnehmerlisten vorher per Teilnehmermanagement zu bereinigen.
Lesen Sie hier mehr über die Meldung von Ergebnissen per Webformular.
Wer kann das Teilnehmermanagement nutzen?
Lehrende
Lehrende können das Teilnehmermanagement bei Ihren Veranstaltungen an- oder ausschalten. Dies ist allerdings erst dann möglich, wenn der erste Veranstaltungstermin stattgefunden hat. Sie finden das Teilnehmermanagement nach Anmeldung am eKVV auf der Seite Meine Veranstaltungen oder ausgehend von den Buchungsmasken für die Leistungsmeldung jeweils unter dem Link Teilnehmermanagement
Lehrende können sich in dieser Funktion auch von Ihren Sekretariaten vertreten lassen.
Belegmanager
Wenn fakultätsweite Platzvergabeverfahren durchgeführt werden sollen, kann im BIS ein besonderes Recht eingerichtet werden, mit dem auf alle Teilnehmerlisten einer Fakultät zugegriffen werden kann. Der oder die "BelegmanagerIn" kann dann über das Teilnehmermanagement der einzelnen Veranstaltungen die Teilnahmestatus der Studierenden setzen.
Hier finden Sie das Antragsformular für die Belegmanagerrechte, das ausgefüllt und von der Fakultätsleitung unterschrieben werden muss.
Funktionen des Teilnehmermanagements
Lehrende und Belegemanager können das Teilnehmermanagement pro Lehrveranstaltung nutzen und dort alle Studierenden bearbeiten, die die Veranstaltung in ihrem Stundenplan haben. Für Belegmanager gibt es zusätzlich ein Teilnehmermanagement für einzelne Studierenden, mit dem alle Veranstaltungen (mit aktiviertem Teilnehmermanagement) eines Studierenden bearbeitet werden können.
Im Folgenden werden beide Funktionen genauer beschrieben und erklärt.
Teilnehmermanagement für Lehrveranstaltungen
Das Teilnehmermanagement einer Lehrveranstaltung ist im Grunde eine Teilnehmerliste, die direkt in der Weboberfläche bearbeitet werden kann. Wenn das Teilnehmermanagement zum ersten Mal bei einer Veranstaltung aktiviert wird, müssen die Studierendenden verschiedenen Teilnahmestatus zugeordnet werden:
"teilnehmend"
- Der oder die Studierende hat einen Platz in der Veranstaltung erhalten, wird auf der Teilnehmerliste aufgeführt und ist im Mailverteiler der Veranstaltung enthalten
"nicht teilnehmend"
- Der oder die Studierende hat keinen Platz in der Veranstaltung erhalten, die Veranstaltung bleibt aber im Stundenplan, bis er oder sie diese selbst löscht.
"Warteliste"
- Der oder die Studierende hat keinen Platz in der Veranstaltung bekommen, steht aber auf der Warteliste. Ein Nachrücken erfolgt nicht automatisch sondern muss manuell nachgepflegt werden.
"undefiniert"
- Der oder die Studierende hat noch nicht an der Vergabe teilgenommen, weil sie entweder noch nicht stattgefunden hat oder der oder die Studierende die Veranstaltung erst nach der Vergabe in den Stundenplan aufgenommen hat.
Wenn das Teilnehmermanagement aktiviert ist, aber nicht genutzt wurde um den Studierenden Status zuzuweisen, behalten diese den Status "undefiniert" (s. Screenshot):
Die Status werden den Studierenden in ihren Stundenplänen angezeigt, siehe dazu auch die entsprechende FAQ für Studierende.
Pflegen der Teilnehmerliste
Um die Teilnehmerliste zu pflegen, weisen Sie jedem Studierenden einen Teilnahmestatus durch anklicken der Checkbox zu. Erst wenn Sie diese Zuweisung durch den "Speichern"-Button am Ende der Seite speichern, wird die Änderung wirksam. Die Teilnehmerliste wird dann in verschiedene Blöcke nach Teilnahmestatus sortiert (s. Screenshot):
Neben der Auswahl einzelner Studierender haben Sie auch die Möglichkeit, mit den Buttons am Ende der Liste "Alle als teilnehmend zu markieren", "Alle als nicht-teilnehmend zu markieren" oder alle "Undefinierte Status als nicht-teilnehmend zu markieren". Die Benutzung des letzen Buttons empfiehlt sich, um Studierende die sich verspätet und nach Abschluss der Vergabe eingetragen haben, mit einem Klick als "nicht-teilnehmend" zu setzen.
Den Status "auf der Warteliste" können Sie nur zuweisen, wenn Sie festlegen, auf welchem Platz der Warteliste der oder die Studierende stehen soll. Wenn Sie sich entscheiden, eine Warteliste zu führen, sollten Sie sich über den daraus entstehenden Pflegeaufwand im Klaren sein: Studierende die auf der Warteliste stehen erwarten, dass sie auch die Möglichkeit haben, nachzurücken. Dieses Nachrücken erfolgt aber nicht manuell, sondern der oder die Lehrende muss Studierende von der Warteliste auf die Teilnehmerliste manuell verschieben. Es bietet sich an, diese Funktion spätestens nach den ersten Veranstaltungsterminen zu nutzen, wenn klar ist, welche Studierende die Veranstaltung besuchen werden und welche nicht.
Einzelne Studierende hinzufügen
Die häufigste Anwendung des Teilnehmermanagements ist sicher das Bereinigen und Pflegen einer bestehenden Teilnehmerliste. Mit dem Teilnehmermanagement haben Sie aber auch die Möglichkeit, Studierende die die Veranstaltung nicht in ihrem Stundenplan haben auf die Teilnehmerliste zu setzen.
