Erstellung eines Sitzplans für Klausuren

Das eKVV kann die Verteilung von Sitzplätzen für Studierende im Hörsaal für einen konkreten Klausurtermin unterstützen. Studierenden wird im Vorfeld ein fester Platz im Hörsaal zugewiesen, an dem sie ihre Prüfung schreiben. Diese Funktion ersetzt die zeitaufwändige manuelle Sitzplatzverteilung und das vereinfacht das Verfahren.

Anlegen der Klausurveranstaltung und Aktivierung des Teilnahmemanagements

Damit die elektronische Unterstützung der Sitzplatzvergabe in Hörsälen genutzt werden kann, ist die Einrichtung einer Klausurveranstaltung pro Klausurtermin vorzunehmen und in der oder den Klausurveranstaltung(en) das Teilnahmemanagement zu aktivieren. Zu einer regulären Lehrveranstaltung mit zwei Prüfungsterminen werden insgesamt drei Lehrveranstaltungen angelegt. Der Veranstaltungsdatensatz der regulären Lehrveranstaltung kann dabei mittels Kopierfunktion für das Anlegen der Klausurveranstaltung(en) genutzt werden. Mit Ausnahme des Titels werden aus der regulären Veranstaltung alle weiteren Angaben genutzt. Zu beachten ist, dass für die Beleg-Nr. der regulären Lehrveranstaltung das Teilnahmemangement inaktiv gesetzt ist. Im Veranstaltungstitel der Klausurveranstaltung soll der Bezug zur regulären Lehrveranstaltung hergestellt werden, z. B. Klausur Modul 31-M8 BWL II, 26.09.2019. Wichtig ist, dass der konkrete Termin, in diesem Bespiel der 26.09.2019, im Datumsfeld in der Klausurveranstaltung eingetragen wird. Durch den Eintrag als Klausurtermin, erscheint dieses Prüfungsdatum in der Liste der Klausuren im eKVV. Um eine Dopplung in der Liste der Klausuren zu vermeiden, darf der Klausurtermin nicht in der regulären Lehrveranstaltung eingetragen werden.
Der Klausurtermin ist über die zentrale Raumvergabe zu buchen und der Hörsaal, oder die Hörsäle, in den Veranstaltungsdaten einzutragen.

Voraussetzungen für die Anmeldephase

Die Anmeldephase für die Prüfungsteilnehmer kann starten, nachdem die Klausurveranstaltung veröffentlicht wurde. Studierende sehen die Klausurveranstaltung nach der Veröffentlichung und signalisieren die Teilnahme an der Klausurveranstaltung, indem sie die Beleg-Nr. der Klausurveranstaltung in ihren Stundenplan aufnehmen. Die Angabe über das Prüfungsdatum sollte zum Zeitpunkt der ersten Veröffentlichung publiziert werden, um die Prüfungstermine für die Studierenden planbar zu gestalten.

Kommunikation mit Prüfungsteilnehmer*innen

Nach der Veröffentlichung der Klausurveranstaltung kann der veranstaltungsbezogene E-Mail Verteiler der regulären Lehrveranstaltung zur Benachrichtigung der Teilnehmer*innen verwendet werden. Wenn zum selben Zeitpunkt der Beginn der Anmeldephase für mehrere Klausurveranstaltungen und Studierende aus verschiedenen Studiengängen mitgeteilt werden soll, ist ggf. ein anderer E-Mail Verteiler sinnvoll. Erläuterungen zu den E-Mail Verteilern: Den Weg zur Anmeldung in der Klausurveranstaltung wird erleichtert, indem der Link zur Liste der Klausuren (siehe oben) in die E-Mail Benachrichtigung aufgenommen wird. Nach Beendigung der Anmeldephase wird die Teilnahmeliste über das eKVV erzeugt.

Zulassung über das Teilnehmermanagement

Sehen die prüfungsrechtlichen Regelung kein Zulassungsverfahren vor, werden alle Studierende zur Prüfung zugelassen, die bis zum Anmeldefristende die Klausurveranstaltung in ihren Stundenplan genommen haben. Ist ein Zulassungsverfahren vorgesehen, wird zunächst die Prüfung der Teilnahmeberechtigung zunächst vorgenommen. Die Bearbeitung der Teilnahmeliste über das Teilnahmemanagement wird hier erläutert:

Sitzplatzverteilung

Nachdem der Hörsaal (oder die Hörsäle) über die zentrale Raumvergabe gebucht und die Teilnahmeliste erzeugt wurde(n), kann die Sitzplatzverteilung in der Klausurveranstaltung auf der eKVV Teilnehmermanagementseite angezeigt werden. Die Verteilung über mehrere Prüfungsräume ist möglich und lässt eine unterschiedliche Konfiguration von Platz- und Reihenbelegung zu. Nach der automatischen Verteilung kann manuell nachgearbeitet, um bei wenigen fehlenden Plätzen Reihen zu verdichten. Die Sitzplatzverteilung kann im eKVV gespeichert und gedruckt werden. Studierende sehen in der Kurzansicht ihres Stundenplans neben ihren Teilnahmestatus zusätzlich die Sitzplatz-Nummer. Melden sich Studierende durch Entfernen der Beleg-Nr. in ihrem Stundenplan von der Klausurveranstaltung ab, werden die Plätze im Hörsaal wieder frei.