Erfassung von Prüfungsleistungen

Die Studien- und Prüfungsordnungen sehen ein dreigliedriges System von Leistungen vor: Die regelmäßige und aktive Teilnahme, die unbenotete Einzelleistung und die benotete Einzelleistung. Einen Überblick zu diesen Leistungen finden Sie hier.

Generell gibt es zwei Wege, wie Leistungen in die Prüfungsverwaltung gelangen: sie werden von den zuständigen MitarbeiterInnen im Prüfungsamt eingetragen, oder sie werden - in Einzelfällen - von Studierenden selbst eingetragen. Damit Leistungen im Prüfungsamt eingetragen werden können, müssen sie von den Lehrenden an das zuständige Prüfungsamt übermittelt werden. Dies geschieht entweder in Form von Leistungslisten, auf denen mehrere in einer Veranstaltung erbrachte Leistungen vermerkt sind (z.B. "aktive Teilnahmen" oder die Ergebnisse einer Klausur) oder als Einzelmeldung. Wie die verschiedenen Leistungsarten verbucht werden, wird im Folgenden erläutert:

Verbuchen von Einzelleistungen

Einzelleistungen mit Veranstaltungsbezug

Um eine Einzelleistung mit Veranstaltungsbezug buchen zu können, gehen Sie von der entsprechenden Veranstaltung aus und wählen Sie unter "Aktionen" den Punkt "Leistungen erfassen" aus.

Auf der folgenden Seite sind die Veranstaltungsdaten bereits vorausgefüllt, Sie müssen lediglich die noch offenen Punkte ergänzen. Matrikelnummer, Art und Benotung sind sehr wichtig – offen bleiben dürfen die Punkte "Zusatztext" und "interne Anmerkung". Das Datum ist nur entscheidend bei Klausuren und mündlichen Prüfungen – sonst kann es frei bleiben oder es wird das Semesterende gewählt.

Der Button „speichern/neu“ leert die Eingabemaske und zeigt die gemachten Angaben im Protokoll an.

Einzelleistungen ohne Veranstaltungsbezug

Um eine Einzelleistung ohne Veranstaltungsbezug einzugeben, rufen Sie die Detailseite des Studierenden auf und wählen Sie die Option "Leistungen ohne Veranstaltungsbezug buchen". Ihnen wird dann eine Eingabemaske zum Ausfüllen angeboten.

Importieren von Leistungslisten

Sie erhalten von Lehrenden eine fertig ausgefüllte Leistungsliste, sie sollte das Format excel oder word haben. Übertragen Sie die Tabelle ggf. ins excel-Format und sortieren Sie diese wenn nötig in dieser Reihenfolge:

1. Matrikelnummer (muss in jedem Fall vorhanden sein! Wird lediglich eine „aktive Teilnahme“ verbucht, sind keine weiteren Einträge notwendig).

2. Punkte

3. Benotung (entweder Notenwerte oder der Text „bestanden“. Wird keine Note angegeben, wird immer„bestanden“ eingetragen)

Achtung: Name und Leistungsart sind nicht notwendig und dürfen nicht in das Importfeld kopiert werden!

Anschließend rufen Sie die Detailseit der Veranstaltung auf, für die Sie Leistungen verbuchen möchten und wählen Sie unter "Aktionen" den Punkt "Leistungsimport" aus.

Wählen Sie die Leistungsart und ggf. die Punkte aus (falls diese einheitlich sind, in der Liste aber nicht angegeben wurden). Achtung: Sind in der Liste keine Punkte angegeben, werden die Leistungen nur dann importiert, wenn Sie das Häkchen in der Box „Punkte müssen vorhanden sein“ abwählen.

Fügen Sie die zu importierenden Daten in das Feld ein. Dabei muss die Reihenfolge der Daten pro Studierenden (Matrikelnummer, Leistungspunkte (optional), Benotung (optional), Titel (optional), Zusatztext (optional)) eingehalten werden.

Wenn Sie nun den Schalter "importieren" wählen, erhalten Sie eine Vorschau der zu importierenden Daten, incl. einer Anzeige der Daten, die nicht importiert werden konnten. Schließen Sie den Import ab und korrigieren Sie ggf. die nicht-importierbaren Daten.

Selbsteingabe von Leistungen durch Studierende

In bestimmten Ausnahmefällen, z.B. bei der Anerkennung von Leistungen, tragen Studierende selbst ihre Leistungen in der BA/MA-Prüfungsverwaltung ein. Diese Leistungen erscheinen aber erst dann im Transcript, wenn Sie vom zuständigen Prüfungsamt übernommen wurden, da durch diesen Schritt die "Echtheit" der Leistung und damit die Berechtigung im Transcript geführt zu werden, bestätigt wird.

Auch bei von Studierenden selbst eingegebenen Leistungen wird zwischen Leistungen "mit" und Leistungen "ohne" Veranstaltungsbezug unterschieden und in der Prüfungsverwaltung auch so angezeigt. Abgesehen von Anerkennungen, wird es sich aber im Regelfall um Leistungen mit Veranstaltungsbezug handeln.

Eine Übersicht über die von einem Studierenden selbst eingetragenen Leistungen erhalten Sie, wenn Sie ausgehend von der Detailseite eines Studierenden unter dem Punkt "Aktionen" den Link "Alle von Studierenden selbst eingetragenen Leistungen" anklicken. Auf der folgenden Seite haben Sie dann die Möglichkeit, die Leistungen einzeln zu übernehmen.

Warnung bei möglichen Leistungsdopplern / Suche nach Leistungsdopplern

In allen zuvor beschriebenen Erfassungswegen für Leistungen findet eine Prüfung statt, die bei der vermuteten Buchung von bereits vorhandenen Leistungen (Leistungsdopplern) einen Warnhinweis gibt. Bei der Einzelverbuchung werden Ihnen dann die Leistungen angezeigt, die der von Ihnen gerade neu eingetragenen Leistung sehr ähnlich sind. Sie müssen dann entscheiden, ob Sie die Leistung trotzdem speichern oder ob dies dann nicht mehr notwendig ist.

Beim Leistungsimport findet ebenfalls eine Dopplerprüfung statt, die aber in der Importseite auch abgeschaltet werden kann. Beim Import werden die Leistungen, die als mögliche Doppler erkannt werden, dann nicht importiert und besonders gekennzeichnet.

Als Ergänzung findet sich in den Detailseiten der Studierenden ein Link 'Suche nach Leistungsdopplern'. Hier erhalten Sie auf die konkrete Matrikelnummer bezogen eine Aufstellung der Leistungen, die möglicherweise Doppler sind.

Weiter im Handbuch zum Thema Erzeugung von Transkripten