FAQs zum eKVV-Teilnahmemanagement von Lehrenden
Was ist das eKVV-Teilnehmermanagement und wie kann es mir helfen?
Das eKVV-Teilnehmermanagement wird für viele fakultäts- oder fachweite Verfahren zur Veranstaltungsplatzvergabe genutzt. Sie können daher erstmals die Ergebnisse dieser Verfahren direkt über das eKVV mit dem gewohnten Teilnehmerlistenabruf nutzen.
Außerdem ermöglicht das Teilnehmermanagement nun, im eKVV zwischen den Studierenden, die tatsächlich an einer Veranstaltung teilnehmen und denen, die die Veranstaltung nur in ihrem eKVV-Stundenplan gespeichert haben, zu differenzieren. Sie können deshalb das eKVV-Teilnehmermanagement nutzen, um z.B. die Reichweite der automatischen E-Mailverteiler Ihrer Veranstaltung auf den tatsächlichen Kreis der Teilnehmer/-innen zu beschränken oder um den Zugriff auf die Dokumentenablage dementsprechend zu steuern.
Sollte ich das eKVV-Teilnehmermanagement nutzen?
Das eKVV Teilnehmermanagement ist nicht für alle Veranstaltungen sinnvoll. Sie sollten genau zwischen Nutzen und Aufwand abwägen, denn das Pflegen des Teilnehmermanagements ist für Sie als Lehrende eine zusätzliche Aufgabe.
Die Vorteile und Möglichkeiten
Wenn es Sie bisher sehr gestört hat, dass die von Ihnen über die automatischen Verteiler im eKVV verschickten E-Mails auch an Studierende gehen, die nie in Ihrer Veranstaltung aufgetaucht sind, so haben Sie mit dem eKVV-Teilnehmermanagement nun eine Lösung, dies zu steuern.
Wenn Sie die Dokumentenablage im eKVV nutzen, können Sie mit dem eKVV-Teilnehmermanagement genau steuern, wer Zugriff darauf erhalten soll.
Die Kehrseite: der Pflegeaufwand
Durch die Nutzung des eKVV Teilnehmermanagements entsteht Ihnen aber auch Aufwand durch die Verpflichtung zur Pflege der Teilnehmerlisten im eKVV: Wenn Teilnehmer/-innen zu Ihrer Veranstaltung hinzukommen, so ist es Ihre Aufgabe, diesen Studierenden auch den Zugang bzw. die Teilhabe an den für die Veranstaltung relevanten Informationen zu geben. Es reicht nicht mehr, wenn sich die Studierenden selbst die Veranstaltung in ihren eKVV-Stundenplan setzen.
Unsere Empfehlung
Da es unseres Erachtens in den meisten Fällen nicht schlimm ist, wenn z.B. die E-Mailverteiler mehr Studierende erreichen als tatsächlich regelmäßig zur Veranstaltung kommen, empfehlen wir, das eKVV-Teilnehmermanagement eher sparsam zu nutzen.
Die Bereinigung von Teilnehmerlisten, die als Grundlage zum Erstellen von Ergebnislisten für die Prüfungsämter notwendig sind, ist in einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation ähnlich aufwändig und nicht schwieriger durchzuführen als direkt im eKVV.
Zu welchem Zeitpunkt kann ich das eKVV-Teilnehmermanagement nutzen?
Ihnen als Lehrenden steht die Funktion des eKVV-Teilnehmermanagement mit Beginn der Veranstaltungszeit zur Verfügung, und zwar erst dann, wenn der erste Veranstaltungstermin stattfindet. Sie können also beispielsweise nach dem ersten oder zweiten Veranstaltungstermin über das eKVV-Teilnehmermanagement die Teilnehmerliste bereinigen.
In Einzelfällen (z. B. Blockveranstaltungen) kann über den eKVV Support auch eine vorzeitige Öffnung durchgeführt werden.
Was muss ich tun, wenn ich das Teilnehmermanagement nutzen will? Können Sekretariate ebenfalls einen Zugriff auf das Teilnehmermanagement erhalten?
Um das eKVV-Teilnehmermanagement zu nutzen, benötigen Sie ein Login für die eKVV-Eingabeseiten. Weitere Hinweise finden Sie hier.
Auch Sekretariate können Zugänge erhalten und für ihre Lehrenden das eKVV-Teilnehmermanagement nutzen. Hier werden die gleichen Verfahren zur Überprüfung der Berechtigung verwendet, die z.B. auch schon beim Teilnehmerlistenabruf oder den automatischen E-Mailverteilern verwendet wurden: d.h. es wird ein automatischer Abgleich (weitere Hinweise dazu finden Sie in den FAQs zum eKVV von Lehrenden) mit den Kontaktdaten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis des BIS durchgeführt.
Den Zugang zu den eKVV-Eingabeseiten finden Sie im öffentlichen eKVV unter der
Anmeldung für Mitarbeiter/-innen.
Wer verteilt die Plätze? Welche rechtlichen Grundlagen gibt es dabei zu beachten?
Vergabeverfahren zur Platzvergabe für teilnahmebeschränkte Veranstaltungen werden innerhalb der Fakultät bzw. des Faches durchgeführt. Verantwortlich sind dafür Personen, die die Verfahren für die gesamte Fakultät bzw. das Fach durchführen, oder die einzelnen Lehrenden. Die Platzvergabe für teilnahmebeschränkten Veranstaltungen ist an rechtliche Rahmenbedingungen gebunden, die in der BPO oder den Masterprüfungsordnungen formuliert sind.
Für Sie als Lehrenden bzw. als Lehrende stellt das eKVV-Teilnehmermanagement im Wesentlichen eine Möglichkeit dar, die tatsächlich an einer Veranstaltung teilnehmenden Studierenden zu dokumentieren.
Das eKVV-Teilnehmermanagement ist keine Funktion, um Studierende aus Veranstaltungen rauszuwerfen.
Bei meiner Veranstaltung ist das Teilnehmermanagement angeschaltet, was heißt das für mich? Kann ich das eKVV-Teilnehmermanagement wieder abschalten?
Es kann sein, dass Sie für eine Ihrer Veranstaltungen das Teilnehmermanagement aktiv vorfinden, weil Ihre Veranstaltung in ein fakultäts- oder fachweites Vergabeverfahren von Veranstaltungsplätzen einbezogen ist.
Für den Fall, dass in Ihrer Veranstaltung alle Studierenden einen Platz erhalten konnten, brauchen Sie das Teilnehmermanagement nicht unbedingt weiter nutzen. Sie können es dann selbst wieder abschalten, damit Sie keinen zusätzlichen Pflegeaufwand haben.
Wenn Sie das Teilnehmermanagement wieder abschalten, werden alle eingetragenen Informationen, die den Teilnahmestatus von Studierenden betreffen, inaktiv. Das heißt z.B., dass der entsprechend bearbeitete E-Mailverteiler sich dann nicht mehr nutzen lässt und den Studierenden in ihrer Stundenplanansicht kein Teilnahmestatus mehr angezeigt wird.
Hat das eKVV-Teilnehmermanagement eine Verbindung zu den Prüfungsämtern bzw. zur BA/MA-Prüfungsverwaltung?
Nein, das eKVV -Teilnehmermanagement hat keine Verbindung zu den Prüfungsämtern oder der BA/MA-Prüfungsverwaltung.
Es kann Sie aber bei der Erstellung der Ergebnislisten unterstützen, die Sie den Prüfungsämtern zur Dokumentation der Studien- und Prüfungsleistungen Ihrer Studierenden übermitteln müssen. Sie können nämlich über das eKVV-Teilnehmermanagement die Studierenden, die nicht an einer Veranstaltung teilnehmen, von den Teilnehmerlisten löschen.
Für diese Listenbereinigung gibt es noch einen anderen bewährten Weg ohne die Nutzung des eKVV-Teilnehmermanagements.