Einfrieren
Das Einfrieren der Transcripte
Im Zusammenhang mit der Beantragung eines Zwischentranscript und dem Zeugnisantrags friert das zuständige Prüfungssamt die Module eines Studienfachs und das Studienfachs selbst, ein. Beim Einfrieren geht es in der BIS-Prüfungsverwaltung darum, einzelne Leistungen fest an Module oder allgemeiner an Studiengangselemente zu binden. Diese Bindung hat zur Folge, dass andere Prüfungsämter und die Studierenden eine Leistung nicht mehr anderen Modulen zuordnen können. Leistungsdaten eingefrorener Module oder Studienfächer können durch andere Prüfungsämter nicht verändert werden. Das Einfrieren als Teil der (Teil-)Abschlusserstellung hat einen abschließenden Charakter und sollte im Regelfall nicht wieder rückgängig gemacht werden.
Durch das Einfrieren kann ein Prüfungsamt das Recht zur Bearbeitung einer Leistung komplett auf sich konzentrieren, da im Anschluss der Zugriff von Studierenden und von anderen Prüfungsämtern auf die Leistung (z. B. Änderungen der Zuordnung) komplett unterbunden wird.
Auf diesem Weg sichert ein Prüfungsamt die Grundlage, auf der z. B. ein Modulabschluss erfolgte, da diese nicht mehr von anderen Stellen verändert werden kann. Nach dem Einfrieren sind Änderungen an einer Leistung in der Prüfungsverwaltung nicht komplett und auf Dauer verhindert. Es ist jedoch sichergestellt, dass vor jeder Änderungen das Prüfungsamt, welches das Einfrieren vorgenommen hat, einbezogen werden muss.
Im modulorientierten Transcript finden Sie bei Modulen und Fächern Schloss-Symbole. Ein Klick auf das Schloss, stösst das Einfrieren je nachdem auf Modul- oder Fachebene an. Im Zusammenhang mit dem Einfrieren besteht die Möglichkeit weitere Angaben in einem Textfeld zu notieren. Diese Eintragungen sind für andere Prüfungsämter und die Studierenden sichtbar.
Einfrieren von Modulen
Die Angaben zu Noten, Leistungspunkten oder zum Zusatztext können in mehreren Schritten ergänzt werden. Durch das Anklicken des Schloss-Symbols gelangen Sie in die Bearbeitungssicht, in der die zum Modul zugeordneten Leistungen verzeichnet sind. Sie können die Angaben speichern und in die Transcriptansicht oder direkt zum nächsten einzufrierenden Modul gelangen. Das Einfrieren kann durch das bearbeitende Prüfungsamt jederzeit rückgängig gemacht bzw. Angaben können ergänzt werden.
Sollten Sie das Einfrieren aufheben, d.h. die Modulangaben löschen, so wird auch der eingetragene Zusatztext gelöscht.
Veränderung der Zuordnung im eingefrorenen Transcript
Aus dem Modultranscript kann direkt zur Zuordnungsseite einer Leistung gewechselt werden. Sind die Module noch nicht eingefroren, so erscheint neben den Leistungen ein Symbol mit zwei grünen Pfeilen; bei eingefrorenen Leistungen erscheint das Schloss. Durch Anklicken des Symbols lässt sich die Zuordnung der Leistung zum Modul einfach verändern. Die Modullisten sind so sortiert, dass Module, die der Veranstaltung zugeordnet sind, zuerst angezeigt werden. Danach kommen frei verwendbare Module wie die "Individuelle Ergänzung". Diese Module werden in den Listen farblich hervorgehoben. Erst danach kommen alle weiteren Module aus den Studienfächern der/ des Studierenden. Bei der Bearbeitung von Zuordnungen gibt es darüber hinaus einen Verlauf, der die zuletzt verwendeten Zuordnungen zeigt.
Nach der Änderung der Zuordnung gelangt man direkt wieder in das Modultranscript. Auch aus eingefrorenen Modulen lassen sich Leistungen hinaus verschieben; das Modul bleibt trotzdem eingefroren, bis das Einfrieren aufgehoben wird.
Neu erworbene Leistungen werden nicht mehr automatisch zugeordnet, denn eingefrorene Transcriptteile sollen sich nicht unbemerkt ändern.
Standardangaben zu den Modulen
Ein Teil der Standardangaben zu den Modulen kann vom Prüfungsamt selbst bearbeitet werden. Diese Eintragungen können entweder über die "Detailsicht des Studiengangs" oder beim Modul unter "Modulangaben bearbeiten" gemacht werden. Sie können für jedes Modul die Anzahl der Leistungspunkte und der Prüfungen sowie einen zusätzlichen Hinweistext (z.B. zur Notenberechnung) eintragen. So wird der Standardeintrag der Leistungspunkte bei jedem Transcript als Vorschlag eingetragen. Diese Modulinformationen sind auch für Studierende sichtbar.
Sollten Sie aus einem Studierenden-Transcript, das Sie gerade bearbeiten, heraus die Standardangaben verändern, so gelten diese Angaben nicht nur für diesen Studierendenfall sondern für das definierte Modul allgemein.
Einfrieren eines Studienfachs
Mit dem Einfrieren eines gesamten Studienfachs werden gleichzeitig alle Module und Leistungen des Fachs eingefroren. In der Bearbeitungssicht sind alle bereits eingefrorenen Module des Fachs mit Note und Leistungspunkten aufgeführt. Nach dem Speichern der Fachangaben kann direkt in die Bearbeitung der Module gewechselt werden.
Das jeweilige Prüfungsamt kann nur Leistungen des eigenen Studienfachs einfrieren. Leistungen, die nicht bestimmten Modulen zugeordnet und eingefroren wurden, werden unter "Weitere Leistungen" verschoben. Dies gilt insbesondere für Leistungen eines 'Vorstudiums'. Die "Weiteren Leistungen" können nicht eingefroren werden.
Veränderungen nach dem Einfrieren eines Studienfachs
Studierende und andere Prüfungsämter können nach dem Einfrieren dem Studienfach keine Leistungen mehr zuordnen. Auch neu erworbene Leistungen werden nicht mehr automatisch zugeordnet, denn eingefrorene Transcriptteile sollen sich nicht unbemerkt ändern.
Als bearbeitendes Prüfungsamt können Sie auch nachdem das Studienfach eingefroren wurde, noch Modulnoten eintragen und Leistungen verschieben. Das bedeutet, das dass gesamte Studienfach bereits eingefroren werden kann, ohne die Abschlussnote und die Zahl der Leistungspunkte einzutragen.
Eingabe eines Zusatztextes
Neben den Angaben zu der Fachnote und den Leistungspunkten kann ggf. ein Zusatztext eingeben werden. Hinweise z.B. zur Vorläufigkeit eines Transcripts lassen sich gut im Zusatztextfeld bei den Fachabschlüssen unterbringen. Dieser Text erscheint auch in den druckbaren PDF Dokumenten und ist für Studierende sichtbar. Sollte das Einfrieren aufgehoben werden, so wird der Zusatztext gelöscht.
FSB-Zuordnungen und Auswahl des Profils für das Studienmodell 2002
Im alten Ba/Ma-Studienmodell werden die Angaben zu FsB-Version und Profil beim Einfrieren festgelegt. Dafür gibt es eine Auswahlanzeige (ähnlich wie bei der Generierung der Diploma Supplements). Es werden in der Version der Fächerspezifischen Bestimmung (FsB) die möglichen Studiengangsvarianten mit den dort möglichen Profilen angezeigt.
Das Einfrieren aufheben/ Fachangaben löschen
Das Einfrieren kann jederzeit rückgängig gemacht werden. Dabei können zum einen die Fachangaben und gleichzeitig alle Modulangaben gelöscht werden. Zum anderen können nur die Fachangaben entfernt werden, d.h. die Note, die Leistungpunkte und der Zusatztext des Studienfachs. Die Modulangaben bleiben in diesem Fall erhalten.
Einfrieren zur Abschlusserstellung
Es wird empfohlen, dass ab jetzt bei allen Abschlusserstellungen immer auch das Transcript eingefroren wird. Dadurch sind die Zuordnungen von Leistungen zu einem Studienfach nicht mehr veränderbar außer durch das jeweilige Prüfungsamt.
Das Nebenfachprüfungsamt kann nach dem Einfrieren durch das Anklicken des Briefchen-Symbols (unter seiner Fachüberschrift) eine standardisierte E-Mail an das Kernfachprüfungsamt schicken und damit den Nebenfachabschluss melden.
Export eingefrorener Leistungen
Neben dem Exportformat für alle Leistungen einer/ eines Studierenden gibt es ein Exportformat, welche die eingefrorenen Fächer und Module samt Noten und Punkten liefert. Die Links zu den beiden Exportformaten finden sich auf der "Detailseite für Studierende", wo sie unter einer eigenen Überschrift gebündelt sind.
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