DMS/eAkte-Wiki - Benutzerbeiträge [de]

Leitfaden Projektmanagement

2026-01-14T13:13:12Z

Cbaak: Satz entfernt zur angekündigten Ergänzung von Infos zu agilen Methoden

{{Menü Projektmanagement}}
== Einführung ==

{{AnleitungAbsatz
|Dieser Leitfaden richtet sich an alle Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld, die an Projekten beteiligt sind, also Projekte leiten, in Projekten mitarbeiten oder auch Projekte beauftragen und steuern. Er vermittelt die Grundlagen des Projektmanagements, das entwickelt wurde, um Projekte transparenter und erfolgreicher vorbereiten, durchführen und abschließen zu können. Zudem steht dieser Leitfaden in enger Verbindung zu
* den [[#Übersichten über geplante und laufende Projekte|Übersichten "Geplante Projekte" und „Laufende Projekte“]]
* dem [[Projektmanagementprozesse|Genehmigungsprozess für Projekte]] und
* der elektronischen Projektakte im Dokumentenmanagementsystem (DMS/eAkte).

In seiner aktuellen Fassung beschreibt der Leitfaden die Organisation von und Arbeitsweisen für '''Projekte mit traditionellem Projektmanagement'''. Agile Projekte unterscheiden sich davon nicht nur hinsichtlich ihrer Arbeitsweise, sondern auch hinsichtlich der Rollen im Projekt.}}

'''In den einzelnen Abschnitten finden Sie Definitionen und Tipps, die wie folgt gekennzeichnet sind:'''
{{Definition|Definitionen}}
{{Tipp|Tipps}}
{{Verpflichtend|Verpflichtende Bestandteile des Leitfadens für Vorhaben, die in den Projektübersichten geführt sind}}

Projektübersichten

2024-08-28T06:28:23Z

Cbaak:

Projektmanagementprozesse

2024-08-28T06:27:11Z

Cbaak: Schreibfehler korrigiert

__NOTOC__
{| class="wikitable barrierefrei" style="font-weight:bold;"
|-
! Navigationshilfe
|- style="font-weight:normal;"
|
;[[Leitfaden_Projektmanagement|Einführung (Startseite)]]
;[[Begriffsklärungen]]
;[[Projektorganisation]]
;Lifecycle eines Projekts - Projektmanagementphasen
: [[Initialisierungsphase]]
: [[Definitionsphase]]
: [[Planungsphase]]
: [[Steuerungsphase]]
: [[Abschlussphase]]
;Projekte der zentralen Serviceeinheiten der Universität Bielefeld
: [[Projektübersichten|Übersichten über geplante und laufende Projekte]]
: [[Projektmanagementprozesse|Projektmanagementprozesse der Universität Bielefeld]]
: [[Projektbüro|Zentrales Projektbüro]]
|}

== Projektmanagementprozesse der Universität Bielefeld ==
{{AnleitungAbsatz
|In den zentralen Verwaltungseinheiten und Services der Universität Bielefeld werden viele Projekte parallel durchgeführt. Sowohl auf der Steuerungsebene als auch in den Projektteams sind Personen gleichzeitig mit mehreren Projekten befasst. Hinzu kommt, dass an den meisten Projekten mehrere Organisationseinheiten beteiligt sind. Vor diesem Hintergrund ist es sinnvoll, die Strukturen und Abläufe von Projekten einheitlich zu benennen und darzustellen und wesentliche Schritte zu standardisieren. Daher wurden die Prozesse [https://uni-bielefeld.nrw-hochschulen.bicplatform.de/portal/diagrams/detail/root/(diagram-view//sidebar:main_panel/0)?tenantId{{=}}70f7b8a1-3950-4bd3-8a18-0a00261c264e&repositoryId{{=}}31be841f-dcf3-4e09-969e-0006260dbfc2&stageId{{=}}published&categoryId{{=}}root&diagramId{{=}}a5223240-1591-4d5c-8f3e-0a7d7c96d3f2 "Projekt beantragen und genehmigen"] und [https://uni-bielefeld.nrw-hochschulen.bicplatform.de/portal/diagrams/detail/root/(diagram-view//sidebar:main_panel/0)?tenantId{{=}}70f7b8a1-3950-4bd3-8a18-0a00261c264e&repositoryId{{=}}31be841f-dcf3-4e09-969e-0006260dbfc2&stageId{{=}}published&categoryId{{=}}root&diagramId{{=}}282c600d-8fbc-4b88-9d1f-90b135931e5a "Projekt durchführen und abschließen"] definiert, abgestimmt und modelliert. Diese Prozesse sowie Hinweise zur Bedienung des Prozessportals finden Sie im [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/prozessmanagement/prozessportal/ Prozessportal der Universität Bielefeld].
}}

== Projektmanagementphasen an der Universität Bielefeld ==
{{AnleitungAbsatz|Die [[Begriffsklärungen#Projektmanagementphasen und Projektphasen|Projektmanagementphasen und Projektphasen]], wie sie nach der DIN 69901-2 formuliert sind, bilden die Rahmenbedingungen für Projekte an der Universität Bielefeld. Die folgende Grafik verdeutlicht dies:}}
[[Datei:Abbildung 3 - Idealtypischer Projektverlauf mit Projektmanagementphasen und Phasenübergängen.PNG|1050x1050px|alt="Projektmanagementphasen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Idealtypischer Projektverlauf mit Projektmanagementphasen und Phasenübergängen'''}}
{{AnleitungAbsatz|Die Freigabe nach der [[Initialisierungsphase]] ist eine Voraussetzung dafür, dass ein Projekt auf der Übersicht der geplanten Projekte erscheint. Zwischen der [[Definitionsphase]] und der [[Planungsphase]] steht die Genehmigung des Projekts. Mit der Genehmigung verbunden ist die Bewilligung der Personalressourcen und Finanzmittel, die für die Durchführung des Projektes benötigt werden. Nach der Genehmigung beginnt die Planungsphase.}}
{{AnleitungAbsatz|Für alle Projekte gilt, dass nach der Genehmigung, zu Beginn der Planungsphase, folgende Schritte durchgeführt werden müssen:}}
*Die Projektorganisation festegen und im Projekthandbuch hinterlegen.
*Den [[Definitionsphase#Phasen- und Meilensteinplan|Projektstrukturplan]] erarbeiten. Dieser enthält ggf. neben fest vereinbarten Arbeitspaketen auch optionale.
*Eine erste [[Definitionsphase#Risikomanagement|Risikoanalyse]] durchführen.
*Die Vorgehensweise im Projekt (z.B. rollierende Planung) vereinbaren.
{{AnleitungAbsatz|Ähnliches gilt für die Abschlussphase: Erst wenn alle Ergebnisse aus allen Teilprojekten abgenommen sind, können folgende Schritte durchgeführt werden:}}
*Abschlussbericht erstellen
*Projektorganisation auflösen und
*Projektleitung entlasten.

Projektbüro

2024-08-28T06:25:00Z

Cbaak: Fehler korrigiert

__NOTOC__
{| class="wikitable barrierefrei" style="font-weight:bold;"
|-
! Navigationshilfe
|- style="font-weight:normal;"
|
;[[Leitfaden_Projektmanagement|Einführung (Startseite)]]
;[[Begriffsklärungen]]
;[[Projektorganisation]]
;Lifecycle eines Projekts - Projektmanagementphasen
: [[Initialisierungsphase]]
: [[Definitionsphase]]
: [[Planungsphase]]
: [[Steuerungsphase]]
: [[Abschlussphase]]
;Projekte der zentralen Serviceeinheiten der Universität Bielefeld
: [[Projektübersichten|Übersichten über geplante und laufende Projekte]]
: [[Projektmanagementprozesse|Projektmanagementprozesse der Universität Bielefeld]]
: [[Projektbüro|Zentrales Projektbüro]]
|}

==Zentrales Projektbüro==
{{AnleitungAbsatz
|Das [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] ist die erste Anlaufstelle für alle, die Projekte in den zentralen Einrichtungen und Services leiten. Es berät Projektleitungen bei der Vorbereitung, Planung und Durchführung sowie dem Abschluss von Projekten. Außerdem unterstützt es die Projektleitungen der zentralen Services und Verwaltungseinheiten bei der Beantragung, Genehmigung und Durchführung der Projekte, unter anderem bei der Erstellung von genehmigungsfähigen [[Initialisierungsphase#Projektsteckbrief|Projektsteckbriefen]] sowie Fragen zu [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichten]] und Abschlussberichten.
Im Auftrag des Kanzlers und auf der Grundlage der Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" verwaltet das [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] das Projektportfolio der zentralen Services und Verwaltungseinheiten.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen des Zentralen Projektbüros] finden Sie hier.
}}

{{Tipp
|Orientierung verschaffen auch die Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" im [https://prozessportal.uni-bielefeld.de/ Prozessportal] unter Universität Bielefeld -> 01 Prozesse -> 03 Organisieren -> 01 Projektportfolio managen.
}}

==Von einer Projektidee zur Projektgenehmigung==
Zunächst müssen Sie Ihre Projektidee in einem [[Initialisierungsphase#Projektsteckbrief|Projektsteckbrief]] strukturiert erfassen. Hierzu füllen Sie das Formular „Projektantrag“ aus. Haben Sie dies getan und auf „Formular abschicken“ geklickt, erhalten Sie eine Versandbestätigung in Ihr Emailpostfach. Das Projektbüro erhält das ausgefüllte Dokument, erstellt auf Basis der darin erfassten Informationen Ihre Projektakte und legt es als Steckbrief im Vorgang Steuerungsdokumente ab. Im Anschluss erhalten Sie eine Email des Projektbüros mit dem Link zu Ihrer Akte und Informationen zum weiteren Vorgehen.

Sie haben nun Zeit, Ihren Projektsteckbrief genehmigungsreif auszuformulieren. Falls Sie Budget benötigen, füllen Sie Ihre Kalkulation aus (siehe [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]]) und legen eine Erläuterung zur Kalkulation ab. Diese kann ein Angebot oder eine formlose Worddatei sein, in der Sie die Angaben in Ihrer Kalkulation erläutern.

{{Definition
|Erst wenn aus Ihrer Sicht alle Dokumente fertig sind, geben Sie dem Projektbüro ein Signal, dass das Projekt in die Genehmigung gehen kann.}}

Daraufhin ruft das Projektbüro die Vorlage „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ auf. An dieses Dokument legt das Projektbüro einen [[ELaufmappe in DMS/eAkte|eLaufweg / einen Genehmigungsworkflow]]. Hierbei gibt es zwei Varianten:

Projekt ohne Budget

#Projektleitung zur Information
#Kanzler zur Genehmigung
#Projektleitung zur Information

Projekt mit Budget

#Projektleitung zur Information
#Finanzcontrolling zur Genehmigung
#Dezernatsleitung Finanzmanagement zur Genehmigung
#Kanzler zur Genehmigung
#Projektleitung zur Information
#Finanzcontrolling zur Information

Anhand des Icons „Aufgaben zum Dokument anzeigen“ im aufgerufenen Dokument „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ kann nachvollzogen werden, wo der Genehmigungslaufweg aktuell liegt. Ist der eLaufweg durchgelaufen, findet sich das Genehmigungsprotokoll hinter dem Büroklammer-Icon „Anhänge“.

== Nach der Projektgenehmigung ==
In jedem Quartal müssen Sie für Ihr(e) Projekt(e) einen Statusbericht einreichen, welcher dem Kanzler zur Information vorgelegt wird. Details hierzu finden Sie in der Anleitung [[Statusberichte]].

Projekt mit Budget

Haben Sie ein Budget beantragt, müssen Sie sich für die Einrichtung eines Kontierungselements (PSP-Element) mit dem Finanzcontrolling in Verbindung setzen: [[finanzcontrolling@uni-bielefeld.de]]. Alle Dokumente, Vordrucke und Anleitungen hierzu finden Sie auf der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-f/dokumente/index.xml Homepage des Dezernates Finanzmanagement]. Als Ausfüllhilfe steht ein beispielhaft ausgefülltes Musterformular zur Verfügung.

Projektbüro

2024-08-28T06:21:44Z

Cbaak: Korrekturen (Rechtschreibung, Grammatik) vorgenommen

__NOTOC__
{| class="wikitable barrierefrei" style="font-weight:bold;"
|-
! Navigationshilfe
|- style="font-weight:normal;"
|
;[[Leitfaden_Projektmanagement|Einführung (Startseite)]]
;[[Begriffsklärungen]]
;[[Projektorganisation]]
;Lifecycle eines Projekts - Projektmanagementphasen
: [[Initialisierungsphase]]
: [[Definitionsphase]]
: [[Planungsphase]]
: [[Steuerungsphase]]
: [[Abschlussphase]]
;Projekte der zentralen Serviceeinheiten der Universität Bielefeld
: [[Projektübersichten|Übersichten über geplante und laufende Projekte]]
: [[Projektmanagementprozesse|Projektmanagementprozesse der Universität Bielefeld]]
: [[Projektbüro|Zentrales Projektbüro]]
|}

==Zentrales Projektbüro==
{{AnleitungAbsatz
|Das [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] ist die erste Anlaufstelle für alle, die Projekte in den zentralen Einrichtungen und Services leiten. Es berät Projektleitungen bei der Vorbereitung, Planung und Durchführung sowie dem Abschluss von Projekten. Außerdem unterstützt es die Projektleitungen der zentralen Services und Verwaltungseinheiten bei der Beantragung, Genehmigung und Durchführung der Projekte, unter anderem bei der Erstellung von genehmigungsfähigen [[Initialisierungsphase#Projektsteckbrief|Projektsteckbriefen]] sowie Fragen zu [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichten]] und Abschlussberichten.
Im Auftrag des Kanzlers und auf der Grundlage der Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" verwaltet das [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] das Projektportfolio der zentralen Services und Verwaltungseinheiten.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen des Zentralen Projektbüros] finden Sie hier.
}}

{{Tipp
|Orientierung verschaffen auch die Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" im [https://prozessportal.uni-bielefeld.de/ Prozessportal] unter Universität Bielefeld -> 01 Prozesse -> 03 Organisieren -> 01 Projektportfolio managen.
}}

==Von einer Projektidee zur Projektgenehmigung==
Zunächst müssen Sie Ihre Projektidee in einem [[Initialisierungsphase#Projektsteckbrief|Projektsteckbrief]] strukturiert erfassen. Hierzu füllen Sie das Formular „Projektantrag“ aus. Haben Sie dies getan und auf „Formular abschicken“ geklickt, erhalten Sie eine Versandbestätigung in Ihr Emailpostfach. Das Projektbüro erhält das ausgefüllte Dokument, erstellt auf Basis der darin erfassten Informationen Ihre Projektakte und legt es als Steckbrief in den Vorgang Steuerungsdokumente ab. Im Anschluss erhalten Sie eine Email des Projektbüros mit dem Link zu Ihrer Akte und Informationen zum weiteren Vorgehen.

Sie haben nun Zeit, Ihren Projektsteckbrief genehmigungsreif auszuformulieren. Falls Sie Budget benötigen, füllen Sie Ihre Kalkulation aus (siehe [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]]) und legen eine Erläuterung zur Kalkulation ab. Diese kann ein Angebot oder eine formlose Worddatei sein, in der Sie die Angaben in Ihrer Kalkulation erläutern.

{{Definition
|Erst wenn aus Ihrer Sicht alle Dokumente fertig sind, geben Sie dem Projektbüro ein Signal, dass das Projekt in die Genehmigung gehen kann.}}

Daraufhin ruft das Projektbüro die Vorlage „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ auf. An dieses Dokument legt das Projektbüro einen [[ELaufmappe in DMS/eAkte|eLaufweg / einen Genehmigungsworkflow]]. Hierbei gibt es zwei Varianten:

Projekt ohne Budget

#Projektleitung zur Information
#Kanzler zur Genehmigung
#Projektleitung zur Information

Projekt mit Budget

#Projektleitung zur Information
#Finanzcontrolling zur Genehmigung
#Dezernatsleitung Finanzmanagement zur Genehmigung
#Kanzler zur Genehmigung
#Projektleitung zur Information
#Finanzcontrolling zur Information

Anhand des Icons „Aufgaben zum Dokument anzeigen“ im aufgerufenen Dokument „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ kann nachvollzogen werden, wo der Genehmigungslaufweg aktuell liegt. Ist der eLaufweg durchgelaufen, findet sich das Genehmigungsprotokoll hinter dem Büroklammer-Icon „Anhänge“.

== Nach der Projektgenehmigung ==
In jedem Quartal müssen Sie für Ihr(e) Projekt(e) einen Statusbericht einreichen, welcher dem Kanzler zur Information vorgelegt wird. Details hierzu finden Sie in der Anleitung [[Statusberichte]].

Projekt mit Budget

Haben Sie ein Budget beantragt, müssen Sie sich für die Einrichtung eines Kontierungselements (PSP-Element) mit dem Finanzcontrolling in Verbindung setzen: [[finanzcontrolling@uni-bielefeld.de]]. Alle Dokumente, Vordrucke und Anleitungen hierzu finden Sie auf der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-f/dokumente/index.xml Homepage des Dezernates Finanzmanagement]. Als Ausfüllhilfe steht ein beispielhaft ausgefülltes Musterformular zur Verfügung.