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Leitfaden Projektmanagement

2026-03-25T13:46:48Z

Cbuechter: textliche Anpassung bzgl. Geltungsbereich des Leitfadens

{{Menü Projektmanagement}}
== Einführung ==

{{AnleitungAbsatz
|Dieser Leitfaden vermittelt die Grundlagen des Projektmanagements, das entwickelt wurde, um Projekte transparenter und erfolgreicher vorbereiten, durchführen und abschließen zu können. Er kann von allen Mitarbeitenden der Universität Bielefeld genutzt werden, die an Projekten beteiligt sind, also Projekte leiten, in Projekten mitarbeiten oder auch Projekte beauftragen und steuern.

Einige entsprechend gekennzeichneten Inhalte des Leitfadens (Steckbrief, Genehmigung, Statusberichte und Abschlussbericht) sind für uniinterne Projekte der zentralen Unterstützungsbereiche verpflichtend. Die aktuellen uniinternen Projekte der zentralen Unterstützungsbereiche finden Sie in den den [[Projektübersichten|Übersichten über geplante und laufende Projekte]]. Für diese Projekt gilt der [[Projektmanagementprozesse|Genehmigungsprozess für Projekte]]. Außerdem ist für diese Projekte die elektronischen Projektakte im Dokumentenmanagementsystem (DMS/eAkte) zu nutzen.

In seiner aktuellen Fassung beschreibt der Leitfaden die Organisation von und Arbeitsweisen für '''Projekte mit traditionellem Projektmanagement'''. Agile Projekte unterscheiden sich davon nicht nur hinsichtlich ihrer Arbeitsweise, sondern auch hinsichtlich der Rollen im Projekt.}}

'''In den einzelnen Abschnitten finden Sie Definitionen und Tipps, die wie folgt gekennzeichnet sind:'''
{{Definition|Definitionen}}
{{Tipp|Tipps}}
{{Verpflichtend|Verpflichtende Bestandteile des Leitfadens für Vorhaben, die in den Projektübersichten geführt sind.}}

Projektbüro

2026-02-11T15:27:33Z

Cbuechter: Das Abschlusskapitel ergänzt (ist noch unvollständig)

Projektbüro

2026-02-11T15:14:23Z

Cbuechter: Den Lebenszyklus um Abschluss und Archivierung ergänzt

Leitfaden Projektmanagement

2026-01-19T12:36:48Z

Cbuechter: /* Einführung */

{{Menü Projektmanagement}}
== Einführung ==

{{AnleitungAbsatz
|Dieser Leitfaden richtet sich an alle Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld, die an Projekten beteiligt sind, also Projekte leiten, in Projekten mitarbeiten oder auch Projekte beauftragen und steuern. Er vermittelt die Grundlagen des Projektmanagements, das entwickelt wurde, um Projekte transparenter und erfolgreicher vorbereiten, durchführen und abschließen zu können. Zudem steht dieser Leitfaden in enger Verbindung zu
* den [[Projektübersichten|Übersichten über geplante und laufende Projekte]]
* dem [[Projektmanagementprozesse|Genehmigungsprozess für Projekte]] und
* der elektronischen Projektakte im Dokumentenmanagementsystem (DMS/eAkte).

In seiner aktuellen Fassung beschreibt der Leitfaden die Organisation von und Arbeitsweisen für '''Projekte mit traditionellem Projektmanagement'''. Agile Projekte unterscheiden sich davon nicht nur hinsichtlich ihrer Arbeitsweise, sondern auch hinsichtlich der Rollen im Projekt.}}

'''In den einzelnen Abschnitten finden Sie Definitionen und Tipps, die wie folgt gekennzeichnet sind:'''
{{Definition|Definitionen}}
{{Tipp|Tipps}}
{{Verpflichtend|Verpflichtende Bestandteile des Leitfadens für Vorhaben, die in den Projektübersichten geführt sind}}

Definitionsphase

2026-01-19T12:17:51Z

Cbuechter: /* Umfeld- und Stakeholderanalyse */

__NOTOC__
{| class="wikitable barrierefrei" style="font-weight:bold;"
|-
! Navigationshilfe
|- style="font-weight:normal;"
|
;[[Leitfaden_Projektmanagement|Einführung (Startseite)]]
;[[Begriffsklärungen]]
;[[Projektorganisation]]
;Lifecycle eines Projekts - Projektmanagementphasen
: [[Initialisierungsphase]]
: [[Definitionsphase]]
: [[Planungsphase]]
: [[Steuerungsphase]]
: [[Abschlussphase]]
;Projekte der zentralen Serviceeinheiten der Universität Bielefeld
: [[Projektübersichten|Übersichten über geplante und laufende Projekte]]
: [[Projektmanagementprozesse|Projektmanagementprozesse der Universität Bielefeld]]
: [[Projektbüro|Zentrales Projektbüro]]
|}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn die Freigabe erteilt wurde, d.h. entschieden wurde, dass die Projektidee weiter verfolgt werden soll, beginnt die Definitionsphase. In dieser Phase werden das Projektteam gebildet und der Projektumfang und -ablauf soweit konkretisiert, dass das Projekt am Ende der Definitionsphase auf der Basis des vervollständigten Steckbriefes (mit Angaben zu Zielen, Inhalten, Meilensteinen, Aufwänden und Kosten) genehmigt werden kann. Konkret werden in dieser Phase der Phasenplan erarbeitet und Meilensteine festgelegt, eine erste Umfeld- und Stakeholderanalyse, eine Risikobetrachtung sowie eine für die Genehmigung verbindliche Aufwands- und Kostenschätzung durchgeführt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Projektleitungen Unterstützung bei der Erstellung der Steckbriefe benötigen, können sie sich an das Zentrale Projektbüro ([http://mailto:multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de]) wenden. Manche Fragen lassen sich schnell klären, für andere bietet sich ein persönliches Gespräch an.
}}
{{Verpflichtend
|Für universitätsinterne, einrichtungsübergreifende Projekte ist die Einbeziehung des [http://%5Bhttps://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentralen Projektbüros] in der Definitionsphase, d.h. bevor der Steckbrief zur Genehmigung vorgelegt wird, verpflichtend. In den meisten Fällen dürfte ein halbstündiges Gespräch zu Beginn der Definitionsphase ausreichend sein. Der Projektsteckbrief und ggf. weitere Anlagen werden auf Vollständigkeit und Genehmigungsfähigkeit geprüft. Handelt es sich um ein Projekt mit Budgetbedarf, ist zusätzlich ein Kalkulationsschema auszufüllen.
}}
{{Tipp
|Für Großprojekte und Projekte mit einer neuartigen komplexen Fragestellung bietet es sich an, die Definitionsphase als eigenes Projekt aufzusetzen und ein so genanntes ''Vorprojekt'' durchzuführen. Das Vorprojekt durchläuft im Kleinen dieselben Projektmanagementphasen wie jedes andere Projekt auch. Als Ergebnis des Vorprojekts wird der Steckbrief für das eigentliche Projekt mit den für die Genehmigung erforderlichen Anlagen zu Zielen, Projektphasen und Meilensteinen, Aufwänden und Kosten vorgelegt.
}}

== Phasen- und Meilensteinplan ==

{{AnleitungAbsatz
|Jedes Projekt lässt sich in spezifische Projektphasen untergliedern. Die Grundidee des Phasen- und Meilensteinplans ist ein Überblick über das Gesamtprojekt mit den wichtigsten Meilensteinen.
}}
{{Definition
|Eine '''Projektphase''' ist ein zeitlich und inhaltlich klar abgrenzbarer Teil des Projekts. Jede Projektphase endet mit einem Meilenstein. Projektphasen können sich je nach Fragestellung und gewählter Vorgehensweise zeitlich überlappen oder sequenziell geschaltet sein.

Ein '''Meilenstein''' ist ein Ereignis von besonderer Bedeutung im Projekt: Der Start des Projekts, ein Etappenziel, ein wichtiges Zwischenergebnis, ein Entscheidungspunkt im Projektverlauf etc.

Ein '''Phasen- und Meilensteinplan''' enthält im Sinne einer Grobplanung folgende Bestandteile: Die Projektphasen, die wichtigsten Meilensteine und eine Zeitachse. Er bietet in der Definitionsphase eine wichtige Orientierung für die Entscheidungsträger. Für die Durchführung des Projekts wird er in der Planungsphase durch einen detaillierten Zeitplan ersetzt. Er behält aber seine Bedeutung für den gemeinsamen Blick aller Projektbeteiligten (Steuerung, Projektleitung und Projektteam) auf das Projekt und für die Projektkommunikation.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wie viele Meilensteine es für ein Projekt geben sollte, lässt sich nicht allgemeingültig beantworten. Klar ist, dass es mindestens einen Meilenstein mehr gibt als Projektphasen, da das Projekt mit einem Meilenstein beginnt und alle Projektphasen mit einem Meilenstein enden. Eine Projektphase kann auch mehrere Meilensteine umfassen, wenn sie mehrere Ereignisse von besonderer Bedeutung für den Projektfortschritt beinhaltet.
}}
{{Tipp
|Meilensteine dienen der Überwachung des Projektfortschritts: Wie ist der Stand im Projekt? Welche Arbeitsschritte müssen abgeschlossen sein, um den nächsten Meilenstein zu erreichen? Sie kennzeichnen kritische Stellen im Projekt, da der weitere Verlauf des Projekts vom Erreichen der Meilensteine abhängt. Meilensteine im Sinne von Entscheidungspunkten dienen auch dazu, über die Fortsetzung oder den Abbruch des Projekts zu entscheiden.
}}

== Umfeld- und Stakeholderanalyse ==

{{AnleitungAbsatz
|Ein Projekt steht in wechselseitiger Beziehung zu seinem Umfeld, in dem es entsteht und durchgeführt wird.
}}
{{Definition
|Die '''Projektumfeldanalyse''' analysiert und beschreibt die sachlichen (z.B. Richtlinien, Marktentwicklungen) und sozialen Faktoren (z.B. Mitarbeitende, Lieferanten). In der '''Stakeholderanalyse''' werden die sozialen Umfeldfaktoren eines Projekts betrachtet.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In der ''Umfeldanalyse'' werden die Anzahl und Art der Schnittstellen nach außen betrachtet. Je mehr Schnittstellen beispielsweise zu externen Lieferanten oder Beratern bestehen, desto genauer sind Wirkungsketten sowie die kurz-, mittel und langfristigen Folgen daraus zu analysieren. Bestehen dagegen keine oder nur unwesentliche Berührungen nach außen, kann auf eine umfassende Umfeldanalyse verzichtet werden. Die wesentlichen Einflussfaktoren eines Projekts sollten systematisch im Rahmen der Projektumfeldanalyse identifiziert und aufgelistet werden. Bewährt hat sich dabei vor allem die Gliederung in soziale und sachliche Umfeldfaktoren:
}}
{| class="wikitable"
|- style="font-weight:bold; text-align:center;"
! style="font-weight:normal; text-align:left;" |
! Soziale Faktoren
! Sachliche Faktoren
|-
| style="font-weight:bold;" | Intern
| - Rektorat - Hochschulrat - Senat - Dekanate - ...
| - Budgetrahmen - Geschäftsprozesse - Betriebsvereinbarung - Projektmanagement-Leitfaden - interne Regularien - andere interne Projekte
|-
| style="font-weight:bold;" | Extern
| - beteiligte externe Firmen - Service Provider - ...
| - Haushaltsgesetz, Landeshaushaltsordnung - VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) - VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen) - andere GEsetze und Verordnungen - Normen und Standards... - andere externe Projekte
|-
| rowspan="2" |
| style="text-align:center; font-weight:bold; background-color:#14f5b4; color:#333333;" | Stakeholder-Analyse
|
|-
| colspan="2" style="text-align:center; font-weight:bold; background-color:#14f5b4; color:#333333;" | Risikoanalyse
|}
{{AnleitungAbsatz
|'''Tabelle: Inhalte der Umfeld- und Stakeholderanalyse'''
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Erwartungen und Anforderungen der ''Stakeholder'' stehen in unterschiedlicher Beziehung zum Projekt. Diese frühzeitig zu ermitteln und während der Projektlaufzeit kontinuierlich zu managen, ist ein grundlegender Erfolgsfaktor von Projekten.
*Wer sind meine Stakeholder?
*Welche sind ihre besonderen Interessen und welche die Interessen des Projektes? Gibt es Abweichungen (etwa bei Prioritäten)?
*Welche(n) Macht/Einfluss haben die verschiedenen Stakeholder auf das Projekt?
*Wie denken die Stakeholder über das Projekt?
*Wie stark sind sie durch das Projekt betroffen?
*Beeinflusst das Projekt ihre Interessen positiv oder negativ?
*Mit welchen Reaktionen (Widerständen) ist zu rechnen?
Auf Grundlage der Umfeld- und Stakeholderanalyse werden die möglichen Projektrisiken erfasst.
}}
{{Tipp|
Mögliche Stakeholder für Projekte der Universität Bielefeld finden Sie in dieser [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000000513 Checkliste] (im DMS).

Bitte beachten Sie hier die enge Verbindung zur Projektkommunikation, die dazu dient, die Stakeholder umfassend und zur geeigneten Zeit mit Informationen zu versorgen.
}}

== Risikomanagement ==

{{Definition
|Das Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess und umfasst die Risikoanalyse, die Erarbeitung und ggf. Durchführung von Maßnahmen sowie die regelmäßige Überprüfung des Risikoportfolios und der Maßnahmen.

Im ersten Schritt des Risikomanagements werden alle projektbezogenen Risiken auf der Grundlage der Umfeld- und Stakeholderanalyse erfasst. Es empfiehlt sich, ergänzend den [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/ Fragenkatalog] zu möglichen Projektrisiken hinzuzuziehen. Die Risiken werden mindestens so weit beschrieben, dass sie für alle Beteiligten verständlich sind. Anschließend wird geprüft,
*welche Maßnahmen ergriffen werden können bzw. müssen,
*wie der Status des Risikos bzw. der Maßnahmenumsetzung ist,
*wer aus dem Projektteam für die Überwachung des Risikos und der Durchführung der Maßnahmen verantwortlich ist und
*wann der Status des Risikos und die Durchführung der Maßnahmen (erneut) im Teammeeting besprochen werden muss.
Sofern die Maßnahmen mit Aufwänden und Kosten verbunden sind, ist es Aufgabe der Projektleitung, diese in der Projektplanung zu berücksichtigen.
}}
{{Tipp
|Die Projektleitung sollte für jedes Risiko eine verantwortliche [[Projektorganisation#Projektrollen|Person aus dem Projektteam]] benennen, die das jeweilige Risiko im Blick behält und in regelmäßigen Abständen berichtet, ob sich das Risiko hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Tragweite verändert hat, ob geplante Maßnahmen ergriffen wurden und ob das Risiko für das Projekt noch relevant ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Folgend wird ein vereinfachtes Beispiel für eine Risikomanagement-Dokumentation dargestellt, die sich bereits in mehreren Projekten an der Universität Bielefeld als praktikabel erwiesen hat:
}}
{| class="wikitable" style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif !important;"
|-
! colspan="6" style="text-align:center; font-weight:bold; color:#008965;" | Risikomanagement Projekt "Richtungsweisend"
|- style="font-weight:bold;"
| Bereich
| Risiko
| Maßnahme
| Status
| Überprüfung
| Verantwortung
|-
| style="font-weight:bold;" | Personal und Zuständigkeiten
| Erarbeitungs- und Übergangsphase durch Personalveränderungen im Projekt
|
| in Arbeit
| 12.01.2022
| Herr Akkurat
|-
| style="font-weight:bold;" | Inhaltlich-fachliche Risiken
| Datenflüsse zu benachbarten Systemen unklar
| Workshop abwarten; Zeitpunkt der Inbetriebnahme ggf. verschieben
| offen
| 09.03.2022
| Frau Unverzüglich
|-
| style="font-weight:bold;" | Terminrisiken
| Nicht rechtzeitige Bereitstellung der technischen Infrastruktur
| Bestellung prüfen
| erledigt
| 15.12.2011
| Herr Akkurat
|-
| rowspan="2" style="font-weight:bold;" | Weitere Risiken
| Begrenzte Kapazitäten
| Telefonkonferenz abwarten
| offen
| style="background-color:#F8F9FA; color:#202122;" | 02.02.2022
| style="background-color:#F8F9FA; color:#202122;" | Herr Organisation
|-
| Rechtliche Veränderungen
|
| offen
| style="background-color:#F8F9FA; color:#202122;" | 02.02.2022
| Frau Sicherheit
|}
{{AnleitungAbsatz
|'''Tabelle: Beispiel für Risikomanagement in der Planungs- und Steuerungsphase'''
}}
{{AnleitungAbsatz
|Risikomanagement in den Projektmanagementphasen:
}}
{| class="barrierefrei"
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Initialisierungsphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Risiken und Chancen (soweit bekannt) im Steckbrief dokumentieren
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Definitionsphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Umgang mit Risiken festlegen, Machbarkeit bewerten
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Planungsphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Risiken analysieren, Gegenmaßnahmen zu Risiken planen
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Steuerungsphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Risiken und Gegenmaßnahmen überprüfen und steuern
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Abschlussphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Evaluation des Risikomanagements, Dokumentation für zukünftige Projekte (Lessons Learned)
|}

== Aufwands- und Kostenschätzung ==

{{Verpflichtend
|Ein weiterer wichtiger Schritt, der im Idealfall in der Definitionsphase stattfindet, ist die Kalkulation der internen Personalaufwände und der externen Kosten des Projekts. Wenn die externen Kosten zu diesem Zeitpunkt noch nicht ausreichend konkret geschätzt werden können, ist neben der Genehmigung des Projekts zu einem späteren Zeitpunkt die Genehmigung des Projektbudgets einzuholen.

Der Budgetbedarf wird durch die Projektleitung ermittelt. Für Projekte der Universitätsverwaltung mit einem größeren Finanzvolumen empfiehlt sich eine frühzeitige Einbeziehung der [[pevzorg:10009|Abteilung für Finanzcontrolling]] zu Beginn der Definitionsphase, um die Kostenkalkulation und mögliche Finanzierungsquellen abzustimmen.

Der Budgetbedarf setzt sich aus externen Kosten z.B. für Hardware, Lizenzen oder externe Beratung sowie aus Personalkosten zusammen. Letztere fallen an, wenn für das Projekt Personal eingestellt werden soll, Teilzeitkräfte für das Projekt befristet ihre wöchentliche Arbeitszeit aufstocken oder vorhandenes Personal, das im Projekt mitarbeiten soll, durch befristete Arbeitskräfte kompensiert werden soll.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Welche Verfahren der Aufwands- und Kostenschätzungen geeignet sind, hängt stark vom einzelnen Projekt ab. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:
*Gibt es Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten? Falls die Projektleitung nicht über solche Erfahrungen verfügt: Gibt es andere Personen im Haus oder in beruflichen Netzwerken mit entsprechenden Erfahrungen? Sprechen Sie das [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] der Universitätsverwaltung an.
*Wenn bekannt ist, welche Organisationseinheiten an dem Projekt maßgeblich beteiligt sein werden, sollte ein Workshop zur Aufwands- und Kostenschätzung durchgeführt werden.
*Besteht die Möglichkeit, das Projekt in Phasen zu zerlegen und die Aufwands- und Kostenschätzungen auf die ersten konkret fassbaren Phasen zu beschränken? Dann wären Teilgenehmigungen für diese ersten Phasen denkbar.
*Eine weitere ergänzende Möglichkeit besteht darin, sich bereits in dieser Phase mit dem Projektstrukturplan und den Arbeitspaketen zu befassen. Insbesondere aus den Standardarbeitspaketen ergeben sich Stakeholder und mögliche Projektbeteiligte. Diese können für ihre Arbeitspakete vor dem Hintergrund der Projektziele, Projektphasen und Meilensteinen (vorläufige) Aussagen zu Aufwänden und Kosten treffen.
*Es ist möglich, mit Bandbreiten zu arbeiten, z.B. 20 bis 25 Personentage für Phase 1 oder 25.000–30.000 € für externe Beratung.
}}

== Genehmigung des Projekts ==

{{Verpflichtend
|Am Ende der Definitionsphase steht die Genehmigung des Projekts durch den Kanzler auf Basis des Projektsteckbriefs und ggf. ergänzender Unterlagen. Zwingend erforderlich für die Genehmigung sind der terminierte Meilensteinplan (Angabe in Monaten) und eine Personalaufwandsschätzung. Wenn davon ausgegangen wird, dass externe Kosten anfallen werden, der Umfang sich aber noch nicht gut einschätzen lässt, so ist dies im Steckbrief zu vermerken und das [[pevzorg:10009|Finanzcontrolling]] zu informieren. Die Budgetgenehmigung muss dann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Die Projektleitung beantragt im Dokumentenmanagementsystem die [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte|Genehmigung]]. Das Genehmigungsverfahren läuft über das [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] und – bei Projekten mit Budgetbedarf – das Finanzcontrolling, das sich ggf. bei Rückfragen direkt mit der Projektleitung in Verbindung setzt. Die eigentliche Genehmigung erfolgt durch den Kanzler. Sobald das Projekt genehmigt ist, wird die Projektleitung durch das Zentrale Projektbüro informiert.

Ergeben sich bei laufenden Projekten grundlegende Veränderungen bezüglich der Ziele, des Projektumfangs, des Zeitplans oder des Budgetbedarfs, so muss der Steckbrief angepasst und erneut zur Genehmigung vorgelegt werden.

Alternativ zur Genehmigung des gesamten Projekts besteht die Möglichkeit nur erste, konkret beschreibbare Projektphasen zu genehmigen. Solche Teilgenehmigungen einzelner Projektphasen sind in der Regel mit späteren Entscheidungen über die Fortsetzung des Projekts verknüpft, d.h. dass am Ende der genehmigten Projektphase entschieden wird, ob das Projekt beendet wird oder ob die nächsten Projektphasen ebenfalls genehmigt werden. Mit Teilgenehmigungen wird das Budget lediglich der genehmigten Projektphasen bewilligt.
}}

Definitionsphase

2026-01-19T12:11:31Z

Cbuechter: /* Umfeld- und Stakeholderanalyse */

__NOTOC__
{| class="wikitable barrierefrei" style="font-weight:bold;"
|-
! Navigationshilfe
|- style="font-weight:normal;"
|
;[[Leitfaden_Projektmanagement|Einführung (Startseite)]]
;[[Begriffsklärungen]]
;[[Projektorganisation]]
;Lifecycle eines Projekts - Projektmanagementphasen
: [[Initialisierungsphase]]
: [[Definitionsphase]]
: [[Planungsphase]]
: [[Steuerungsphase]]
: [[Abschlussphase]]
;Projekte der zentralen Serviceeinheiten der Universität Bielefeld
: [[Projektübersichten|Übersichten über geplante und laufende Projekte]]
: [[Projektmanagementprozesse|Projektmanagementprozesse der Universität Bielefeld]]
: [[Projektbüro|Zentrales Projektbüro]]
|}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn die Freigabe erteilt wurde, d.h. entschieden wurde, dass die Projektidee weiter verfolgt werden soll, beginnt die Definitionsphase. In dieser Phase werden das Projektteam gebildet und der Projektumfang und -ablauf soweit konkretisiert, dass das Projekt am Ende der Definitionsphase auf der Basis des vervollständigten Steckbriefes (mit Angaben zu Zielen, Inhalten, Meilensteinen, Aufwänden und Kosten) genehmigt werden kann. Konkret werden in dieser Phase der Phasenplan erarbeitet und Meilensteine festgelegt, eine erste Umfeld- und Stakeholderanalyse, eine Risikobetrachtung sowie eine für die Genehmigung verbindliche Aufwands- und Kostenschätzung durchgeführt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Projektleitungen Unterstützung bei der Erstellung der Steckbriefe benötigen, können sie sich an das Zentrale Projektbüro ([http://mailto:multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de]) wenden. Manche Fragen lassen sich schnell klären, für andere bietet sich ein persönliches Gespräch an.
}}
{{Verpflichtend
|Für universitätsinterne, einrichtungsübergreifende Projekte ist die Einbeziehung des [http://%5Bhttps://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentralen Projektbüros] in der Definitionsphase, d.h. bevor der Steckbrief zur Genehmigung vorgelegt wird, verpflichtend. In den meisten Fällen dürfte ein halbstündiges Gespräch zu Beginn der Definitionsphase ausreichend sein. Der Projektsteckbrief und ggf. weitere Anlagen werden auf Vollständigkeit und Genehmigungsfähigkeit geprüft. Handelt es sich um ein Projekt mit Budgetbedarf, ist zusätzlich ein Kalkulationsschema auszufüllen.
}}
{{Tipp
|Für Großprojekte und Projekte mit einer neuartigen komplexen Fragestellung bietet es sich an, die Definitionsphase als eigenes Projekt aufzusetzen und ein so genanntes ''Vorprojekt'' durchzuführen. Das Vorprojekt durchläuft im Kleinen dieselben Projektmanagementphasen wie jedes andere Projekt auch. Als Ergebnis des Vorprojekts wird der Steckbrief für das eigentliche Projekt mit den für die Genehmigung erforderlichen Anlagen zu Zielen, Projektphasen und Meilensteinen, Aufwänden und Kosten vorgelegt.
}}

== Phasen- und Meilensteinplan ==

{{AnleitungAbsatz
|Jedes Projekt lässt sich in spezifische Projektphasen untergliedern. Die Grundidee des Phasen- und Meilensteinplans ist ein Überblick über das Gesamtprojekt mit den wichtigsten Meilensteinen.
}}
{{Definition
|Eine '''Projektphase''' ist ein zeitlich und inhaltlich klar abgrenzbarer Teil des Projekts. Jede Projektphase endet mit einem Meilenstein. Projektphasen können sich je nach Fragestellung und gewählter Vorgehensweise zeitlich überlappen oder sequenziell geschaltet sein.

Ein '''Meilenstein''' ist ein Ereignis von besonderer Bedeutung im Projekt: Der Start des Projekts, ein Etappenziel, ein wichtiges Zwischenergebnis, ein Entscheidungspunkt im Projektverlauf etc.

Ein '''Phasen- und Meilensteinplan''' enthält im Sinne einer Grobplanung folgende Bestandteile: Die Projektphasen, die wichtigsten Meilensteine und eine Zeitachse. Er bietet in der Definitionsphase eine wichtige Orientierung für die Entscheidungsträger. Für die Durchführung des Projekts wird er in der Planungsphase durch einen detaillierten Zeitplan ersetzt. Er behält aber seine Bedeutung für den gemeinsamen Blick aller Projektbeteiligten (Steuerung, Projektleitung und Projektteam) auf das Projekt und für die Projektkommunikation.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wie viele Meilensteine es für ein Projekt geben sollte, lässt sich nicht allgemeingültig beantworten. Klar ist, dass es mindestens einen Meilenstein mehr gibt als Projektphasen, da das Projekt mit einem Meilenstein beginnt und alle Projektphasen mit einem Meilenstein enden. Eine Projektphase kann auch mehrere Meilensteine umfassen, wenn sie mehrere Ereignisse von besonderer Bedeutung für den Projektfortschritt beinhaltet.
}}
{{Tipp
|Meilensteine dienen der Überwachung des Projektfortschritts: Wie ist der Stand im Projekt? Welche Arbeitsschritte müssen abgeschlossen sein, um den nächsten Meilenstein zu erreichen? Sie kennzeichnen kritische Stellen im Projekt, da der weitere Verlauf des Projekts vom Erreichen der Meilensteine abhängt. Meilensteine im Sinne von Entscheidungspunkten dienen auch dazu, über die Fortsetzung oder den Abbruch des Projekts zu entscheiden.
}}

== Umfeld- und Stakeholderanalyse ==

{{AnleitungAbsatz
|Ein Projekt steht in wechselseitiger Beziehung zu seinem Umfeld, in dem es entsteht und durchgeführt wird.
}}
{{Definition
|Die '''Projektumfeldanalyse''' analysiert und beschreibt die sachlichen (z.B. Richtlinien, Marktentwicklungen) und sozialen Faktoren (z.B. Mitarbeitende, Lieferanten). In der '''Stakeholderanalyse''' werden die sozialen Umfeldfaktoren eines Projekts betrachtet.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In der ''Umfeldanalyse'' werden die Anzahl und Art der Schnittstellen nach außen betrachtet. Je mehr Schnittstellen beispielsweise zu externen Lieferanten oder Beratern bestehen, desto genauer sind Wirkungsketten sowie die kurz-, mittel und langfristigen Folgen daraus zu analysieren. Bestehen dagegen keine oder nur unwesentliche Berührungen nach außen, kann auf eine umfassende Umfeldanalyse verzichtet werden. Die wesentlichen Einflussfaktoren eines Projekts sollten systematisch im Rahmen der Projektumfeldanalyse identifiziert und aufgelistet werden. Bewährt hat sich dabei vor allem die Gliederung in soziale und sachliche Umfeldfaktoren:
}}
{| class="wikitable"
|- style="font-weight:bold; text-align:center;"
! style="font-weight:normal; text-align:left;" |
! Soziale Faktoren
! Sachliche Faktoren
|-
| style="font-weight:bold;" | Intern
| - Rektorat - Hochschulrat - Senat - Dekanate - ...
| - Budgetrahmen - Geschäftsprozesse - Betriebsvereinbarung - Projektmanagement-Leitfaden - interne Regularien - andere interne Projekte
|-
| style="font-weight:bold;" | Extern
| - beteiligte externe Firmen - Service Provider - ...
| - Haushaltsgesetz, Landeshaushaltsordnung - VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) - VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen) - andere GEsetze und Verordnungen - Normen und Standards... - andere externe Projekte
|-
| rowspan="2" |
| style="text-align:center; font-weight:bold; background-color:#14f5b4; color:#333333;" | Stakeholder-Analyse
|
|-
| colspan="2" style="text-align:center; font-weight:bold; background-color:#14f5b4; color:#333333;" | Risikoanalyse
|}
{{AnleitungAbsatz
|'''Tabelle: Inhalte der Umfeld- und Stakeholderanalyse'''
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Erwartungen und Anforderungen der ''Stakeholder'' stehen in unterschiedlicher Beziehung zum Projekt. Diese frühzeitig zu ermitteln und während der Projektlaufzeit kontinuierlich zu managen, ist ein grundlegender Erfolgsfaktor von Projekten.
*Wer sind meine Stakeholder?
*Welche sind ihre besonderen Interessen und welche die Interessen des Projektes? Gibt es Abweichungen (etwa bei Prioritäten)?
*Welche(n) Macht/Einfluss haben die verschiedenen Stakeholder auf das Projekt?
*Wie denken die Stakeholder über das Projekt?
*Wie stark sind sie durch das Projekt betroffen?
*Beeinflusst das Projekt ihre Interessen positiv oder negativ?
*Mit welchen Reaktionen (Widerständen) ist zu rechnen?
Auf Grundlage der Umfeld- und Stakeholderanalyse werden die möglichen Projektrisiken erfasst.
}}
{{Tipp|
Mögliche Stakeholder für Projekte der Universität Bielefeld finden Sie in dieser Checkliste (im DMS): [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000000513].

Bitte beachten Sie hier die enge Verbindung zur Projektkommunikation, die dazu dient, die Stakeholder umfassend und zur geeigneten Zeit mit Informationen zu versorgen.
}}

== Risikomanagement ==

{{Definition
|Das Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess und umfasst die Risikoanalyse, die Erarbeitung und ggf. Durchführung von Maßnahmen sowie die regelmäßige Überprüfung des Risikoportfolios und der Maßnahmen.

Im ersten Schritt des Risikomanagements werden alle projektbezogenen Risiken auf der Grundlage der Umfeld- und Stakeholderanalyse erfasst. Es empfiehlt sich, ergänzend den [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/ Fragenkatalog] zu möglichen Projektrisiken hinzuzuziehen. Die Risiken werden mindestens so weit beschrieben, dass sie für alle Beteiligten verständlich sind. Anschließend wird geprüft,
*welche Maßnahmen ergriffen werden können bzw. müssen,
*wie der Status des Risikos bzw. der Maßnahmenumsetzung ist,
*wer aus dem Projektteam für die Überwachung des Risikos und der Durchführung der Maßnahmen verantwortlich ist und
*wann der Status des Risikos und die Durchführung der Maßnahmen (erneut) im Teammeeting besprochen werden muss.
Sofern die Maßnahmen mit Aufwänden und Kosten verbunden sind, ist es Aufgabe der Projektleitung, diese in der Projektplanung zu berücksichtigen.
}}
{{Tipp
|Die Projektleitung sollte für jedes Risiko eine verantwortliche [[Projektorganisation#Projektrollen|Person aus dem Projektteam]] benennen, die das jeweilige Risiko im Blick behält und in regelmäßigen Abständen berichtet, ob sich das Risiko hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Tragweite verändert hat, ob geplante Maßnahmen ergriffen wurden und ob das Risiko für das Projekt noch relevant ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Folgend wird ein vereinfachtes Beispiel für eine Risikomanagement-Dokumentation dargestellt, die sich bereits in mehreren Projekten an der Universität Bielefeld als praktikabel erwiesen hat:
}}
{| class="wikitable" style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif !important;"
|-
! colspan="6" style="text-align:center; font-weight:bold; color:#008965;" | Risikomanagement Projekt "Richtungsweisend"
|- style="font-weight:bold;"
| Bereich
| Risiko
| Maßnahme
| Status
| Überprüfung
| Verantwortung
|-
| style="font-weight:bold;" | Personal und Zuständigkeiten
| Erarbeitungs- und Übergangsphase durch Personalveränderungen im Projekt
|
| in Arbeit
| 12.01.2022
| Herr Akkurat
|-
| style="font-weight:bold;" | Inhaltlich-fachliche Risiken
| Datenflüsse zu benachbarten Systemen unklar
| Workshop abwarten; Zeitpunkt der Inbetriebnahme ggf. verschieben
| offen
| 09.03.2022
| Frau Unverzüglich
|-
| style="font-weight:bold;" | Terminrisiken
| Nicht rechtzeitige Bereitstellung der technischen Infrastruktur
| Bestellung prüfen
| erledigt
| 15.12.2011
| Herr Akkurat
|-
| rowspan="2" style="font-weight:bold;" | Weitere Risiken
| Begrenzte Kapazitäten
| Telefonkonferenz abwarten
| offen
| style="background-color:#F8F9FA; color:#202122;" | 02.02.2022
| style="background-color:#F8F9FA; color:#202122;" | Herr Organisation
|-
| Rechtliche Veränderungen
|
| offen
| style="background-color:#F8F9FA; color:#202122;" | 02.02.2022
| Frau Sicherheit
|}
{{AnleitungAbsatz
|'''Tabelle: Beispiel für Risikomanagement in der Planungs- und Steuerungsphase'''
}}
{{AnleitungAbsatz
|Risikomanagement in den Projektmanagementphasen:
}}
{| class="barrierefrei"
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Initialisierungsphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Risiken und Chancen (soweit bekannt) im Steckbrief dokumentieren
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Definitionsphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Umgang mit Risiken festlegen, Machbarkeit bewerten
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Planungsphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Risiken analysieren, Gegenmaßnahmen zu Risiken planen
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Steuerungsphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Risiken und Gegenmaßnahmen überprüfen und steuern
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Abschlussphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Evaluation des Risikomanagements, Dokumentation für zukünftige Projekte (Lessons Learned)
|}

== Aufwands- und Kostenschätzung ==

{{Verpflichtend
|Ein weiterer wichtiger Schritt, der im Idealfall in der Definitionsphase stattfindet, ist die Kalkulation der internen Personalaufwände und der externen Kosten des Projekts. Wenn die externen Kosten zu diesem Zeitpunkt noch nicht ausreichend konkret geschätzt werden können, ist neben der Genehmigung des Projekts zu einem späteren Zeitpunkt die Genehmigung des Projektbudgets einzuholen.

Der Budgetbedarf wird durch die Projektleitung ermittelt. Für Projekte der Universitätsverwaltung mit einem größeren Finanzvolumen empfiehlt sich eine frühzeitige Einbeziehung der [[pevzorg:10009|Abteilung für Finanzcontrolling]] zu Beginn der Definitionsphase, um die Kostenkalkulation und mögliche Finanzierungsquellen abzustimmen.

Der Budgetbedarf setzt sich aus externen Kosten z.B. für Hardware, Lizenzen oder externe Beratung sowie aus Personalkosten zusammen. Letztere fallen an, wenn für das Projekt Personal eingestellt werden soll, Teilzeitkräfte für das Projekt befristet ihre wöchentliche Arbeitszeit aufstocken oder vorhandenes Personal, das im Projekt mitarbeiten soll, durch befristete Arbeitskräfte kompensiert werden soll.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Welche Verfahren der Aufwands- und Kostenschätzungen geeignet sind, hängt stark vom einzelnen Projekt ab. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:
*Gibt es Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten? Falls die Projektleitung nicht über solche Erfahrungen verfügt: Gibt es andere Personen im Haus oder in beruflichen Netzwerken mit entsprechenden Erfahrungen? Sprechen Sie das [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] der Universitätsverwaltung an.
*Wenn bekannt ist, welche Organisationseinheiten an dem Projekt maßgeblich beteiligt sein werden, sollte ein Workshop zur Aufwands- und Kostenschätzung durchgeführt werden.
*Besteht die Möglichkeit, das Projekt in Phasen zu zerlegen und die Aufwands- und Kostenschätzungen auf die ersten konkret fassbaren Phasen zu beschränken? Dann wären Teilgenehmigungen für diese ersten Phasen denkbar.
*Eine weitere ergänzende Möglichkeit besteht darin, sich bereits in dieser Phase mit dem Projektstrukturplan und den Arbeitspaketen zu befassen. Insbesondere aus den Standardarbeitspaketen ergeben sich Stakeholder und mögliche Projektbeteiligte. Diese können für ihre Arbeitspakete vor dem Hintergrund der Projektziele, Projektphasen und Meilensteinen (vorläufige) Aussagen zu Aufwänden und Kosten treffen.
*Es ist möglich, mit Bandbreiten zu arbeiten, z.B. 20 bis 25 Personentage für Phase 1 oder 25.000–30.000 € für externe Beratung.
}}

== Genehmigung des Projekts ==

{{Verpflichtend
|Am Ende der Definitionsphase steht die Genehmigung des Projekts durch den Kanzler auf Basis des Projektsteckbriefs und ggf. ergänzender Unterlagen. Zwingend erforderlich für die Genehmigung sind der terminierte Meilensteinplan (Angabe in Monaten) und eine Personalaufwandsschätzung. Wenn davon ausgegangen wird, dass externe Kosten anfallen werden, der Umfang sich aber noch nicht gut einschätzen lässt, so ist dies im Steckbrief zu vermerken und das [[pevzorg:10009|Finanzcontrolling]] zu informieren. Die Budgetgenehmigung muss dann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Die Projektleitung beantragt im Dokumentenmanagementsystem die [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte|Genehmigung]]. Das Genehmigungsverfahren läuft über das [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] und – bei Projekten mit Budgetbedarf – das Finanzcontrolling, das sich ggf. bei Rückfragen direkt mit der Projektleitung in Verbindung setzt. Die eigentliche Genehmigung erfolgt durch den Kanzler. Sobald das Projekt genehmigt ist, wird die Projektleitung durch das Zentrale Projektbüro informiert.

Ergeben sich bei laufenden Projekten grundlegende Veränderungen bezüglich der Ziele, des Projektumfangs, des Zeitplans oder des Budgetbedarfs, so muss der Steckbrief angepasst und erneut zur Genehmigung vorgelegt werden.

Alternativ zur Genehmigung des gesamten Projekts besteht die Möglichkeit nur erste, konkret beschreibbare Projektphasen zu genehmigen. Solche Teilgenehmigungen einzelner Projektphasen sind in der Regel mit späteren Entscheidungen über die Fortsetzung des Projekts verknüpft, d.h. dass am Ende der genehmigten Projektphase entschieden wird, ob das Projekt beendet wird oder ob die nächsten Projektphasen ebenfalls genehmigt werden. Mit Teilgenehmigungen wird das Budget lediglich der genehmigten Projektphasen bewilligt.
}}

Definitionsphase

2026-01-19T12:10:23Z

Cbuechter: /* Umfeld- und Stakeholderanalyse */

__NOTOC__
{| class="wikitable barrierefrei" style="font-weight:bold;"
|-
! Navigationshilfe
|- style="font-weight:normal;"
|
;[[Leitfaden_Projektmanagement|Einführung (Startseite)]]
;[[Begriffsklärungen]]
;[[Projektorganisation]]
;Lifecycle eines Projekts - Projektmanagementphasen
: [[Initialisierungsphase]]
: [[Definitionsphase]]
: [[Planungsphase]]
: [[Steuerungsphase]]
: [[Abschlussphase]]
;Projekte der zentralen Serviceeinheiten der Universität Bielefeld
: [[Projektübersichten|Übersichten über geplante und laufende Projekte]]
: [[Projektmanagementprozesse|Projektmanagementprozesse der Universität Bielefeld]]
: [[Projektbüro|Zentrales Projektbüro]]
|}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn die Freigabe erteilt wurde, d.h. entschieden wurde, dass die Projektidee weiter verfolgt werden soll, beginnt die Definitionsphase. In dieser Phase werden das Projektteam gebildet und der Projektumfang und -ablauf soweit konkretisiert, dass das Projekt am Ende der Definitionsphase auf der Basis des vervollständigten Steckbriefes (mit Angaben zu Zielen, Inhalten, Meilensteinen, Aufwänden und Kosten) genehmigt werden kann. Konkret werden in dieser Phase der Phasenplan erarbeitet und Meilensteine festgelegt, eine erste Umfeld- und Stakeholderanalyse, eine Risikobetrachtung sowie eine für die Genehmigung verbindliche Aufwands- und Kostenschätzung durchgeführt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Projektleitungen Unterstützung bei der Erstellung der Steckbriefe benötigen, können sie sich an das Zentrale Projektbüro ([http://mailto:multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de]) wenden. Manche Fragen lassen sich schnell klären, für andere bietet sich ein persönliches Gespräch an.
}}
{{Verpflichtend
|Für universitätsinterne, einrichtungsübergreifende Projekte ist die Einbeziehung des [http://%5Bhttps://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentralen Projektbüros] in der Definitionsphase, d.h. bevor der Steckbrief zur Genehmigung vorgelegt wird, verpflichtend. In den meisten Fällen dürfte ein halbstündiges Gespräch zu Beginn der Definitionsphase ausreichend sein. Der Projektsteckbrief und ggf. weitere Anlagen werden auf Vollständigkeit und Genehmigungsfähigkeit geprüft. Handelt es sich um ein Projekt mit Budgetbedarf, ist zusätzlich ein Kalkulationsschema auszufüllen.
}}
{{Tipp
|Für Großprojekte und Projekte mit einer neuartigen komplexen Fragestellung bietet es sich an, die Definitionsphase als eigenes Projekt aufzusetzen und ein so genanntes ''Vorprojekt'' durchzuführen. Das Vorprojekt durchläuft im Kleinen dieselben Projektmanagementphasen wie jedes andere Projekt auch. Als Ergebnis des Vorprojekts wird der Steckbrief für das eigentliche Projekt mit den für die Genehmigung erforderlichen Anlagen zu Zielen, Projektphasen und Meilensteinen, Aufwänden und Kosten vorgelegt.
}}

== Phasen- und Meilensteinplan ==

{{AnleitungAbsatz
|Jedes Projekt lässt sich in spezifische Projektphasen untergliedern. Die Grundidee des Phasen- und Meilensteinplans ist ein Überblick über das Gesamtprojekt mit den wichtigsten Meilensteinen.
}}
{{Definition
|Eine '''Projektphase''' ist ein zeitlich und inhaltlich klar abgrenzbarer Teil des Projekts. Jede Projektphase endet mit einem Meilenstein. Projektphasen können sich je nach Fragestellung und gewählter Vorgehensweise zeitlich überlappen oder sequenziell geschaltet sein.

Ein '''Meilenstein''' ist ein Ereignis von besonderer Bedeutung im Projekt: Der Start des Projekts, ein Etappenziel, ein wichtiges Zwischenergebnis, ein Entscheidungspunkt im Projektverlauf etc.

Ein '''Phasen- und Meilensteinplan''' enthält im Sinne einer Grobplanung folgende Bestandteile: Die Projektphasen, die wichtigsten Meilensteine und eine Zeitachse. Er bietet in der Definitionsphase eine wichtige Orientierung für die Entscheidungsträger. Für die Durchführung des Projekts wird er in der Planungsphase durch einen detaillierten Zeitplan ersetzt. Er behält aber seine Bedeutung für den gemeinsamen Blick aller Projektbeteiligten (Steuerung, Projektleitung und Projektteam) auf das Projekt und für die Projektkommunikation.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wie viele Meilensteine es für ein Projekt geben sollte, lässt sich nicht allgemeingültig beantworten. Klar ist, dass es mindestens einen Meilenstein mehr gibt als Projektphasen, da das Projekt mit einem Meilenstein beginnt und alle Projektphasen mit einem Meilenstein enden. Eine Projektphase kann auch mehrere Meilensteine umfassen, wenn sie mehrere Ereignisse von besonderer Bedeutung für den Projektfortschritt beinhaltet.
}}
{{Tipp
|Meilensteine dienen der Überwachung des Projektfortschritts: Wie ist der Stand im Projekt? Welche Arbeitsschritte müssen abgeschlossen sein, um den nächsten Meilenstein zu erreichen? Sie kennzeichnen kritische Stellen im Projekt, da der weitere Verlauf des Projekts vom Erreichen der Meilensteine abhängt. Meilensteine im Sinne von Entscheidungspunkten dienen auch dazu, über die Fortsetzung oder den Abbruch des Projekts zu entscheiden.
}}

== Umfeld- und Stakeholderanalyse ==

{{AnleitungAbsatz
|Ein Projekt steht in wechselseitiger Beziehung zu seinem Umfeld, in dem es entsteht und durchgeführt wird.
}}
{{Definition
|Die '''Projektumfeldanalyse''' analysiert und beschreibt die sachlichen (z.B. Richtlinien, Marktentwicklungen) und sozialen Faktoren (z.B. Mitarbeitende, Lieferanten). In der '''Stakeholderanalyse''' werden die sozialen Umfeldfaktoren eines Projekts betrachtet.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In der ''Umfeldanalyse'' werden die Anzahl und Art der Schnittstellen nach außen betrachtet. Je mehr Schnittstellen beispielsweise zu externen Lieferanten oder Beratern bestehen, desto genauer sind Wirkungsketten sowie die kurz-, mittel und langfristigen Folgen daraus zu analysieren. Bestehen dagegen keine oder nur unwesentliche Berührungen nach außen, kann auf eine umfassende Umfeldanalyse verzichtet werden. Die wesentlichen Einflussfaktoren eines Projekts sollten systematisch im Rahmen der Projektumfeldanalyse identifiziert und aufgelistet werden. Bewährt hat sich dabei vor allem die Gliederung in soziale und sachliche Umfeldfaktoren:
}}
{| class="wikitable"
|- style="font-weight:bold; text-align:center;"
! style="font-weight:normal; text-align:left;" |
! Soziale Faktoren
! Sachliche Faktoren
|-
| style="font-weight:bold;" | Intern
| - Rektorat - Hochschulrat - Senat - Dekanate - ...
| - Budgetrahmen - Geschäftsprozesse - Betriebsvereinbarung - Projektmanagement-Leitfaden - interne Regularien - andere interne Projekte
|-
| style="font-weight:bold;" | Extern
| - beteiligte externe Firmen - Service Provider - ...
| - Haushaltsgesetz, Landeshaushaltsordnung - VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) - VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen) - andere GEsetze und Verordnungen - Normen und Standards... - andere externe Projekte
|-
| rowspan="2" |
| style="text-align:center; font-weight:bold; background-color:#14f5b4; color:#333333;" | Stakeholder-Analyse
|
|-
| colspan="2" style="text-align:center; font-weight:bold; background-color:#14f5b4; color:#333333;" | Risikoanalyse
|}
{{AnleitungAbsatz
|'''Tabelle: Inhalte der Umfeld- und Stakeholderanalyse'''
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Erwartungen und Anforderungen der ''Stakeholder'' stehen in unterschiedlicher Beziehung zum Projekt. Diese frühzeitig zu ermitteln und während der Projektlaufzeit kontinuierlich zu managen, ist ein grundlegender Erfolgsfaktor von Projekten.
*Wer sind meine Stakeholder?
*Welche sind ihre besonderen Interessen und welche die Interessen des Projektes? Gibt es Abweichungen (etwa bei Prioritäten)?
*Welche(n) Macht/Einfluss haben die verschiedenen Stakeholder auf das Projekt?
*Wie denken die Stakeholder über das Projekt?
*Wie stark sind sie durch das Projekt betroffen?
*Beeinflusst das Projekt ihre Interessen positiv oder negativ?
*Mit welchen Reaktionen (Widerständen) ist zu rechnen?
Auf Grundlage der Umfeld- und Stakeholderanalyse werden die möglichen Projektrisiken erfasst.
}}
{{Tipp|
Mögliche Stakeholder für Projekte der Universität Bielefeld finden Sie in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000000513].

Bitte beachten Sie hier die enge Verbindung zur Projektkommunikation, die dazu dient, die Stakeholder umfassend und zur geeigneten Zeit mit Informationen zu versorgen.
}}

== Risikomanagement ==

{{Definition
|Das Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess und umfasst die Risikoanalyse, die Erarbeitung und ggf. Durchführung von Maßnahmen sowie die regelmäßige Überprüfung des Risikoportfolios und der Maßnahmen.

Im ersten Schritt des Risikomanagements werden alle projektbezogenen Risiken auf der Grundlage der Umfeld- und Stakeholderanalyse erfasst. Es empfiehlt sich, ergänzend den [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/ Fragenkatalog] zu möglichen Projektrisiken hinzuzuziehen. Die Risiken werden mindestens so weit beschrieben, dass sie für alle Beteiligten verständlich sind. Anschließend wird geprüft,
*welche Maßnahmen ergriffen werden können bzw. müssen,
*wie der Status des Risikos bzw. der Maßnahmenumsetzung ist,
*wer aus dem Projektteam für die Überwachung des Risikos und der Durchführung der Maßnahmen verantwortlich ist und
*wann der Status des Risikos und die Durchführung der Maßnahmen (erneut) im Teammeeting besprochen werden muss.
Sofern die Maßnahmen mit Aufwänden und Kosten verbunden sind, ist es Aufgabe der Projektleitung, diese in der Projektplanung zu berücksichtigen.
}}
{{Tipp
|Die Projektleitung sollte für jedes Risiko eine verantwortliche [[Projektorganisation#Projektrollen|Person aus dem Projektteam]] benennen, die das jeweilige Risiko im Blick behält und in regelmäßigen Abständen berichtet, ob sich das Risiko hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Tragweite verändert hat, ob geplante Maßnahmen ergriffen wurden und ob das Risiko für das Projekt noch relevant ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Folgend wird ein vereinfachtes Beispiel für eine Risikomanagement-Dokumentation dargestellt, die sich bereits in mehreren Projekten an der Universität Bielefeld als praktikabel erwiesen hat:
}}
{| class="wikitable" style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif !important;"
|-
! colspan="6" style="text-align:center; font-weight:bold; color:#008965;" | Risikomanagement Projekt "Richtungsweisend"
|- style="font-weight:bold;"
| Bereich
| Risiko
| Maßnahme
| Status
| Überprüfung
| Verantwortung
|-
| style="font-weight:bold;" | Personal und Zuständigkeiten
| Erarbeitungs- und Übergangsphase durch Personalveränderungen im Projekt
|
| in Arbeit
| 12.01.2022
| Herr Akkurat
|-
| style="font-weight:bold;" | Inhaltlich-fachliche Risiken
| Datenflüsse zu benachbarten Systemen unklar
| Workshop abwarten; Zeitpunkt der Inbetriebnahme ggf. verschieben
| offen
| 09.03.2022
| Frau Unverzüglich
|-
| style="font-weight:bold;" | Terminrisiken
| Nicht rechtzeitige Bereitstellung der technischen Infrastruktur
| Bestellung prüfen
| erledigt
| 15.12.2011
| Herr Akkurat
|-
| rowspan="2" style="font-weight:bold;" | Weitere Risiken
| Begrenzte Kapazitäten
| Telefonkonferenz abwarten
| offen
| style="background-color:#F8F9FA; color:#202122;" | 02.02.2022
| style="background-color:#F8F9FA; color:#202122;" | Herr Organisation
|-
| Rechtliche Veränderungen
|
| offen
| style="background-color:#F8F9FA; color:#202122;" | 02.02.2022
| Frau Sicherheit
|}
{{AnleitungAbsatz
|'''Tabelle: Beispiel für Risikomanagement in der Planungs- und Steuerungsphase'''
}}
{{AnleitungAbsatz
|Risikomanagement in den Projektmanagementphasen:
}}
{| class="barrierefrei"
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Initialisierungsphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Risiken und Chancen (soweit bekannt) im Steckbrief dokumentieren
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Definitionsphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Umgang mit Risiken festlegen, Machbarkeit bewerten
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Planungsphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Risiken analysieren, Gegenmaßnahmen zu Risiken planen
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Steuerungsphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Risiken und Gegenmaßnahmen überprüfen und steuern
|- style="vertical-align:top;"
|'''[[Abschlussphase]]'''
|{{PfeilR}}
|Evaluation des Risikomanagements, Dokumentation für zukünftige Projekte (Lessons Learned)
|}

== Aufwands- und Kostenschätzung ==

{{Verpflichtend
|Ein weiterer wichtiger Schritt, der im Idealfall in der Definitionsphase stattfindet, ist die Kalkulation der internen Personalaufwände und der externen Kosten des Projekts. Wenn die externen Kosten zu diesem Zeitpunkt noch nicht ausreichend konkret geschätzt werden können, ist neben der Genehmigung des Projekts zu einem späteren Zeitpunkt die Genehmigung des Projektbudgets einzuholen.

Der Budgetbedarf wird durch die Projektleitung ermittelt. Für Projekte der Universitätsverwaltung mit einem größeren Finanzvolumen empfiehlt sich eine frühzeitige Einbeziehung der [[pevzorg:10009|Abteilung für Finanzcontrolling]] zu Beginn der Definitionsphase, um die Kostenkalkulation und mögliche Finanzierungsquellen abzustimmen.

Der Budgetbedarf setzt sich aus externen Kosten z.B. für Hardware, Lizenzen oder externe Beratung sowie aus Personalkosten zusammen. Letztere fallen an, wenn für das Projekt Personal eingestellt werden soll, Teilzeitkräfte für das Projekt befristet ihre wöchentliche Arbeitszeit aufstocken oder vorhandenes Personal, das im Projekt mitarbeiten soll, durch befristete Arbeitskräfte kompensiert werden soll.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Welche Verfahren der Aufwands- und Kostenschätzungen geeignet sind, hängt stark vom einzelnen Projekt ab. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:
*Gibt es Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten? Falls die Projektleitung nicht über solche Erfahrungen verfügt: Gibt es andere Personen im Haus oder in beruflichen Netzwerken mit entsprechenden Erfahrungen? Sprechen Sie das [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] der Universitätsverwaltung an.
*Wenn bekannt ist, welche Organisationseinheiten an dem Projekt maßgeblich beteiligt sein werden, sollte ein Workshop zur Aufwands- und Kostenschätzung durchgeführt werden.
*Besteht die Möglichkeit, das Projekt in Phasen zu zerlegen und die Aufwands- und Kostenschätzungen auf die ersten konkret fassbaren Phasen zu beschränken? Dann wären Teilgenehmigungen für diese ersten Phasen denkbar.
*Eine weitere ergänzende Möglichkeit besteht darin, sich bereits in dieser Phase mit dem Projektstrukturplan und den Arbeitspaketen zu befassen. Insbesondere aus den Standardarbeitspaketen ergeben sich Stakeholder und mögliche Projektbeteiligte. Diese können für ihre Arbeitspakete vor dem Hintergrund der Projektziele, Projektphasen und Meilensteinen (vorläufige) Aussagen zu Aufwänden und Kosten treffen.
*Es ist möglich, mit Bandbreiten zu arbeiten, z.B. 20 bis 25 Personentage für Phase 1 oder 25.000–30.000 € für externe Beratung.
}}

== Genehmigung des Projekts ==

{{Verpflichtend
|Am Ende der Definitionsphase steht die Genehmigung des Projekts durch den Kanzler auf Basis des Projektsteckbriefs und ggf. ergänzender Unterlagen. Zwingend erforderlich für die Genehmigung sind der terminierte Meilensteinplan (Angabe in Monaten) und eine Personalaufwandsschätzung. Wenn davon ausgegangen wird, dass externe Kosten anfallen werden, der Umfang sich aber noch nicht gut einschätzen lässt, so ist dies im Steckbrief zu vermerken und das [[pevzorg:10009|Finanzcontrolling]] zu informieren. Die Budgetgenehmigung muss dann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Die Projektleitung beantragt im Dokumentenmanagementsystem die [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte|Genehmigung]]. Das Genehmigungsverfahren läuft über das [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] und – bei Projekten mit Budgetbedarf – das Finanzcontrolling, das sich ggf. bei Rückfragen direkt mit der Projektleitung in Verbindung setzt. Die eigentliche Genehmigung erfolgt durch den Kanzler. Sobald das Projekt genehmigt ist, wird die Projektleitung durch das Zentrale Projektbüro informiert.

Ergeben sich bei laufenden Projekten grundlegende Veränderungen bezüglich der Ziele, des Projektumfangs, des Zeitplans oder des Budgetbedarfs, so muss der Steckbrief angepasst und erneut zur Genehmigung vorgelegt werden.

Alternativ zur Genehmigung des gesamten Projekts besteht die Möglichkeit nur erste, konkret beschreibbare Projektphasen zu genehmigen. Solche Teilgenehmigungen einzelner Projektphasen sind in der Regel mit späteren Entscheidungen über die Fortsetzung des Projekts verknüpft, d.h. dass am Ende der genehmigten Projektphase entschieden wird, ob das Projekt beendet wird oder ob die nächsten Projektphasen ebenfalls genehmigt werden. Mit Teilgenehmigungen wird das Budget lediglich der genehmigten Projektphasen bewilligt.
}}

Projekt beantragen in DMS/eAkte

2025-01-16T15:24:42Z

Cbuechter: /* Wie mache ich die individuelle Berechtigung wieder rückgängig? */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Projektakte]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
Über das DMS wird der komplette Lifecycle der Projektakten abgebildet. Das geht von der Einreichung eines Projektvorschlags, Bereitstellung von Vorlagen, Workflow zur Genehmigung der Durchführung des Projektes bis zur Ablage und Verwaltung der Projektunterlagen.

:BPNM-Prozess [https://uni-bielefeld.nrw-hochschulen.bicplatform.de/portal/diagrams/detail/root/(diagram-view//sidebar:main_panel/0)?tenantId=70f7b8a1-3950-4bd3-8a18-0a00261c264e&repositoryId=31be841f-dcf3-4e09-969e-0006260dbfc2&stageId=published&categoryId=root&diagramId=a5223240-1591-4d5c-8f3e-0a7d7c96d3f2 Projekt beantragen und genehmigen]
:BPNM-Prozess [https://uni-bielefeld.nrw-hochschulen.bicplatform.de/portal/diagrams/detail/root/(diagram-view//sidebar:main_panel/0)?tenantId=70f7b8a1-3950-4bd3-8a18-0a00261c264e&repositoryId=31be841f-dcf3-4e09-969e-0006260dbfc2&stageId=published&categoryId=root&diagramId=282c600d-8fbc-4b88-9d1f-90b135931e5a Projekt Durchführen und abschließen]__FORCETOC__

== Aktenplanbereich in der eAkte ==

{{Definitionsliste|
{{DefPunkt|03
|Organisieren
}}
{{DefPunkt|03.01
|Projektportfolio managen
}}
{{DefPunkt|03.01.02
|Projekt genehmigen, durchführen und abschließen
}}
}}
== Projektvorschlag einreichen ==

Über ein Formular (Formcycle) kann ein Projektvorschlag eingereicht werden. Dafür wird im DMS über die Kachel '''Prozesse''' die Schaltfläche '''Projektantrag stellen''' ausgewählt.

{{AnleitungScreenshotGroß|Pfad zum Projektantrag ab Juni 2024.png|Pfad zum Projektantrag im DMS}}

Über den Login mit der Web-Authentifizierung der Uni Bielefeld gelangt man zum Formular. Hier sind die entsprechenden Eingaben zu machen. Pflichtfelder sind gekennzeichnet.

Mit '''Formular abschicken''' wird das Formular geschlossen und die Meldung angezeigt, dass die Daten erfolgreich an das System gesendet wurden. Sie erhalten auch eine Bestätigungsmail über den erfolgreichen Datenübertrag. Parallel hierzu wird Ihr Projektantrag an das Zentrale Projektbüro übermittelt, das mithilfe der Metadaten Ihres Antrags die Projektakte im DMS erzeugt.

== Wurde das Projekt erfolgreich angelegt? ==

Das Zentrale Projektbüro informiert Sie darüber, wenn Ihre Projektakte angelegt wurde; dies passiert i.d.R. innerhalb von zwei Tagen.

Finden tun Sie ihre Projektakte dann über die Suche. Öffnen Sie über das Widget '''Suche''' die Suchmaske. Wählen Sie als Kategorie '''Projektvorgang''' aus sowie im Feld '''Erstellt am''' das heutige Datum (bzw. der Erstellung des Projektantrags). Sie können außerdem im Feld '''Suchbegriff''' einen Teil des Projektnamens eingeben.

{{AnleitungScreenshotGroß|Suche Teilvorgang2.png|Es wird die Suchmaske angezeigt. Eingegebene Suchbegriffe sind Kategorie Projektvorgang, der Titel des Projektes sowie das Feld Erstellt am.
}}

Sie finden die korrekt angelegten Vorgänge Steuerungs-, Vorgangs-, und Wissensdokumente. Das Symbol des Vorgangs Steuerungsdokumente ist gelb dargestellt, was bedeutet, dass dieser Vorgang einen Inhalt hat. Die anderen beiden Symbole sind grau dargestellt, sie sind aktuell leer.

Im Vorgang Steuerungsdokumente ist der Projektsteckbrief abgelegt. Der Dokumenttitel besteht aus dem Namen des Projektes erweitert um "| Steckbrief". Die Metadaten sind vorhanden. Sie wurden dem Projektantrag entnommen.

{{AnleitungScreenshotGroß|Projektsteckbrief.png|Es wird das Bild eines Bildschirmes gezeigt. Dieser ist geteilt. Links wird der Inhalt des Vorganges Steuerungsdokumente gezeigt. Rechts werden die Metadaten dargestellt.
}}

Bei Fragen Wenden Sie sich bitte an das Projektbüro ([mailto:multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de]).

== Lese- und Bearbeitungsrechte in der Projektakte ==
Für die reguläre Rechtevergabe in der Projektakte, vgl. [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]].{{Hinweis|Die Rechte an einer Projektakte werden heruntervererbt. Dies bedeutet, dass Personen, die für eine Akte berechtigt werden, dessen Dokumente und Vorgänge - je nach vergebenem Recht - lesen bzw. lesen und bearbeiten dürfen.
}}Es gibt Projekte, in welchen mit sensiblen Daten gearbeitet wird, die nicht allen Projektbeteiligten zugänglich gemacht werden sollen. Gleichzeitig gibt es Personen, die Zugang zu bestimmten Dokumenten eines Projektes, nicht jedoch nicht zur gesamten Projektakte erhalten sollen. Hierfür gibt es die Möglichkeit die Rechtevererbung von der Akte zu einem Vorgang aufzuheben. So gehen Sie vor:

Navigieren Sie in den Vorgang Ihrer Projektakte. Da Sie die Metadaten des Vorgangs bearbeiten wollen, müssen Sie darin auf das Icon namens <nowiki>'''Details zur Akte'''</nowiki> klicken. Dieses befindet sich rechts oben und ist zweigeteilt dargestellt.{{AnleitungScreenshotGroß|Eigenschaften Vorgang.png|Es ist die Auflistung eines Vorgangs zu sehen. Oben rechts ist das Icon für die Details der Akte rot umrandet.
}}Im folgenden Schritt werden Ihnen die Details des Vorgangs angezeigt. Sie befinden sich direkt auf dem Reiter '''Eigenschaften''' und gehen anschließend rechts oben auf das '''Stift'''-Symbol, um die Metadaten in Bearbeitung zu nehmen.

Scrollen Sie in den Eigenschaften ganz nach unten. Dort finden Sie das Auswahlfeld '''Berechtigungen Individuell'''. Dieses ist im Default auf "Nein" gesetzt. Um die Lese-/Bearbeitungsrechte auf diesen Vorgang zu individualisieren, währen Sie "Ja" aus und speichern. Die Rechtevererbung von der Akten- auf die Vorgangsebene ist nun ausgesetzt.

[[Datei:Individuelle_Berechtigung.jpg|alternativtext=Es ist die Auflistung der Metadaten am Vorgang zu sehen mit dem Auswahlfeld "Berechtigung Individuell" Ja / Nein|888x888px]]

Nehmen Sie die '''Eigenschaften''' des Vorgangs nun wieder in Bearbeitung. Wie in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben, können Sie nun die Lese-/Schreibrechte des Vorgangs frei festlegen. Zunächst finden Sie hier die Liste jener Personen, denen Sie zuvor für die gesamte Projektakte Lese-/Schreibrechte gegeben hatten. Diese Liste können Sie nun entweder verkürzen oder erweitern. Klicken Sie auf "speichern"{{AnleitungScreenshotGroß|Metadaten_Rechtevergabe.png|Die Ansicht der Mehrfachwerte ist abgebildet. Die Spalten "Beteiligte schreiben und lesen", "Beteiligte nur lesen" und "weitere Einrichtungen" mit mehreren einzelnen Eingabefeldern unterhalb sind zu sehen.|
}}Personen, die Lese-/Schreibrechte auf die ganze Projektakte haben, sehen in der Liste der Vorgänge nun auch den Vorgang mit den individualisierten Lese-/Schreibrechten. Personen, die keine Lese/Schreibrechte auf diesen Vorgang haben, sehen diesen auch nicht in der Projektakte.{{Hinweis|Die Individualisierung der Berechtigung in einem Vorgang setzt die Vererbung der Lese-/Schreibrechte von der Projektakte aus. Wir empfehlen diese Funktion nur in gut begründeten Fällen zu nutzen.
}}Haben Sie einer Person, die ''keine'' Lese-/Schreibrechte auf die Projektakte hat hingegen Lese-/Schreibrechte auf diesen Vorgang gegeben, kann diese Person die Projektakte nicht einsehen, sondern nur und ausschließlich diesen Vorgang. Da Akten und Vorgänge denselben Link teilen, können Sie einer Person ohne Lese-/Schreibrechte auf die Projektakte die Information zum freigeschalteten Vorgang nur über einen Dokumentenlinks mitteilen. Die Person kann das Dokument dann öffnen. Über das Icon '''In Akte anzeigen''' kommt die berechtigte Person dann auf die Vorgangsebene und kann dort alle Dokumente einsehen.

[[Datei:Icons am Dokument.jpg|1000x1000px]]

Wir empfehlen der individuell berechtigten Person den Vorgang sogleich als '''Favorit''' abzuspeichern, um in der Folge über den '''Persönlichen Bereich''' den Vorgang schnell wiederzufinden. Hierzu klickt die berechtigte Person auf das 3-Punkt-Menü neben dem Vorgangstitel und wählt dort den Stern aus.
[[Datei:Favotit festlegen.jpg|alternativtext=Dargestellt werden die Icons am Vorgang mit roter Markierung des Stern-Icons|1000x1000px]]

Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].

=== Wie mache ich die individuelle Berechtigung wieder rückgängig? ===
Um die Vererbung der Lese-/Schreibrechte von der Aktenebene zu reaktivieren, gehen Sie wie oben beschrieben wieder in die Metadaten des Vorgangs und wählten bei '''Berechtigungen Individuell''' "Nein" aus. Im Anschluss dauert es ein paar Minuten bis die Vererbung wieder einsetzt. Dies können Sie dann wiederum in den Metadaten des Vorgangs nachprüfen: Die Liste der berechtigten Personen sollte identisch zur Liste der berechtigten Personen auf Aktenebene sein (nachzuprüfen über die Metadaten der Projektakte).

Statusberichte

2024-12-16T16:08:32Z

Cbuechter: aktualisiert

{{Anleitung}}[[Kategorie:Projektakte]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
{{AnleitungAbsatz
|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.
}}
{{Information
|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Zwei Wochen vor Quartalsende wird die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Aufgabe an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung versandt; für jedes Projekt separat. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Benachrichtigung.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|DMS-Email für Statusbericht.PNG|Statusbericht anfertigen
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Wie Sie die Aufgabe im System bearbeiten können, können Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte|Aufgaben erledigen]] nachlesen.}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März bezieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni bezieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September bezieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember bezieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==

{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte (Kebab-Menü), um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|Ein Dokument nach Vorlage erstellen
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''

Klicken Sie nun auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
{{AnleitungScreenshot|Xential eine Vorlage auswählen.png|Eine Vorlage auswählen
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''

Es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab das Vorlagenmanagementtool Xential. In der rechten Fensterhälfte können Sie jetzt Ihre Angaben in die Formularfelder eintragen, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind '''Pflichtfelder'''. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.

'''Wichtig''': Ihr Browser muss das automatische Öffnen von '''Pop-ups zulassen''', damit sich die Xential-Vorlage öffnen kann.}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Xenial-Formular Statusbericht.PNG|Xenial-Formular Statusbericht
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''

Die Statusbericht-Vorlage umfasst vier Reiter:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfeld!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''
* Erreichte Meilensteine / Erfolgsmeldungen (Pflichtfeld!): Teilen Sie uns, was Sie im Berichtszeitraum im Projekt erreicht haben. Neben erreichten Meilensteine können Sie auch weitere Erfolge benennen. Sie können zum Beispiel angeben, wenn Meilensteine früher erreicht wurden, positive Nebeneffekte beobachtet werden können, ein Dienstleister besonders gut arbeitet, die Gremien Ihrem Vorgehen zugestimmt haben etc.
* Berichtsbedarf: Hierunter verstehen wir beispielsweise. Gründe, die dazu führen, dass ein Projekt in Verzug gerät, mehr Projektbudget benötigt oder den beauftragten Leistungsumfang kürzen muss. Beispiele: eine Personalressource fällt weg, eine Beschaffung verzögert sich, ein externer Dienstleister hält die vereinbarten Termine nicht, die Anforderungen sind in der beschriebenen Form nicht umsetzbar.
** Geben Sie an, dass in Ihrem Projekt derartige Probleme bestehen, werden von Ihnen Angaben auf den Reitern 2 und 3 der Vorlage erwartet. Auf Reiter 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Reiter 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier in der Regel ausreichend. Andernfalls können Sie hier auch auf ein separates Dokument verweisen.
* Abschließend müssen Sie auf Reiter 2 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Falls ja, werden Angaben auf Reiter 3 erwartet. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' als bearbeitbares Word-Dokument abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] werden mehrere Statusberichte entstehen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte - für Sie und für das Projektbüro - können Sie Ihren Statusberichten "sprechende Namen" geben, bspw. "Q1 2024".}}
{{Verweis|Möchten Sie im Nachgang noch Anpassungen vornehmen, können Sie den Statusbericht bearbeiten. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Statusberichte

2023-10-11T14:07:38Z

Cbuechter: /* Wie fertige ich einen Statusbericht an? */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Projektakte]]
{{AnleitungAbsatz
|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.
}}
{{Information
|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Zwei Wochen vor Quartalsende wird die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Aufgabe an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung versandt; für jedes Projekt separat. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Benachrichtigung.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|DMS-Email für Statusbericht.PNG|Statusbericht anfertigen
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März bezieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni bezieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September bezieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember bezieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==

{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|Ein Dokument nach Vorlage erstellen
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''

Klicken Sie nun auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
{{AnleitungScreenshot|Xential eine Vorlage auswählen.png|Eine Vorlage auswählen
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''

Es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab das Vorlagenmanagementtool Xential. In der rechten Fensterhälfte können Sie jetzt Ihre Angaben in die Formularfelder eintragen, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind '''Pflichtfelder'''. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.

'''Wichtig''': Ihr Browser muss das automatische Öffnen von '''Pop-ups zulassen''', damit sich die Xential-Vorlage öffnen kann.}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Xenial-Formular Statusbericht.PNG|Xenial-Formular Statusbericht
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''

Die Statusbericht-Vorlage umfasst 6 Reiter:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfeld!'''
* Kritikalität und Bereich
* Problembeschreibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfeld!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, die dazu führen, dass ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, mehr Projektbudget benötigt oder den beauftragten Leistungsumfang kürzen muss. Beispiele: eine Personalressource fällt weg, eine Beschaffung verzögert sich, ein externer Dienstleister hält die vereinbarten Termine nicht, die Anforderungen sind in der beschriebenen Form nicht umsetzbar.
* Geben Sie an, dass in Ihrem Projekt derartige Probleme bestehen, werden von Ihnen Angaben auf den Reitern 2 und 3 der Vorlage erwartet. Auf Reiter 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Reiter 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier in der Regel ausreichend. Andernfalls können Sie hier auch auf ein separates Dokument verweisen.
* Abschließend müssen Sie auf Reiter 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Falls ja, werden Angaben auf Reiter 5 erwartet. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' als bearbeitbares Word-Dokument abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] werden mehrere Statusberichte entstehen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte - für Sie und für das Projektbüro - können Sie Ihren Statusberichten "sprechende Namen" geben, bspw. "Q1 2024".}}
{{Verweis|Möchten Sie im Nachgang noch Anpassungen vornehmen, können Sie den Statusbericht bearbeiten. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Ende}}

Statusberichte

2023-10-11T14:06:12Z

Cbuechter:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Projektakte]]
{{AnleitungAbsatz
|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.
}}
{{Information
|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Zwei Wochen vor Quartalsende wird die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Aufgabe an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung versandt; für jedes Projekt separat. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Benachrichtigung.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|DMS-Email für Statusbericht.PNG|Statusbericht anfertigen
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März bezieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni bezieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September bezieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember bezieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==

{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|Ein Dokument nach Vorlage erstellen
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''

Klicken Sie nun auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
{{AnleitungScreenshot|Xential eine Vorlage auswählen.png|Eine Vorlage auswählen
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''

Es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab das Vorlagenmanagementtool Xential. In der rechten Fensterhälfte können Sie jetzt Ihre Angaben in die Formularfelder eintragen, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind '''Pflichtfelder'''. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.

'''Wichtig''': Ihr Browser muss das automatische Öffnen von '''Pop-ups zulassen''', damit sich die Xential-Vorlage öffnen kann.}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Xenial-Formular Statusbericht.PNG|Xenial-Formular Statusbericht
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''

Die Statusbericht-Vorlage umfasst 6 Reiter:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und Bereich
* Problembeschreibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, die dazu führen, dass ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, mehr Projektbudget benötigt oder den beauftragten Leistungsumfang kürzen muss. Beispiele: eine Personalressource fällt weg, eine Beschaffung verzögert sich, ein externer Dienstleister hält die vereinbarten Termine nicht, die Anforderungen sind in der beschriebenen Form nicht umsetzbar.
* Geben Sie an, dass in Ihrem Projekt derartige Probleme bestehen, werden von Ihnen Angaben auf den Reitern 2 und 3 der Vorlage erwartet. Auf Reiter 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Reiter 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier in der Regel ausreichend. Andernfalls können Sie hier auch auf ein separates Dokument verweisen.
* Abschließend müssen Sie auf Reiter 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Falls ja, werden Angaben auf Reiter 5 erwartet. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' als bearbeitbares Word-Dokument abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] werden mehrere Statusberichte entstehen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte - für Sie und für das Projektbüro - können Sie Ihren Statusberichten "sprechende Namen" geben, bspw. "Q1 2024".}}
{{Verweis|Möchten Sie im Nachgang noch Anpassungen vornehmen, können Sie den Statusbericht bearbeiten. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Ende}}

Statusberichte

2023-04-18T11:52:28Z

Cbuechter:

[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Projektakte]]
{{AnleitungAbsatz|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.}}
{{Verpflichtend|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!}}
{{AnleitungAbsatz|Zwei Wochen vor Quartalsende wird die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung versandt; für jedes Projekt separat. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:}}
[[Datei:DMS-Email für Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Statusbericht anfertigen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März bezieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni bezieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September bezieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember bezieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
[[Datei:Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|700x700px|alt="Ein Dokument nach Vorlage erstellen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''
 
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Klicken Sie nun auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
[[Datei:Xential eine Vorlage auswählen.png|700x700px|alt="Eine Vorlage auswählen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''
 
 }}
{{AnleitungAbsatz|Es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab das Vorlagenmanagementtool Xential. In der rechten Fensterhälfte können Sie jetzt Ihre Angaben in die Formularfelder eintragen, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind '''Pflichtfelder'''. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.
 
'''Wichtig''': Ihr Browser muss das automatische Öffnen von '''Pop-ups zulassen''', damit sich die Xential-Vorlage öffnen kann.}}
[[Datei:Xenial-Formular Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Xenial-Formular Statusbericht"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''
 
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Die Statusbericht-Vorlage umfasst 6 Reiter:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und Bereich
* Problembeschreibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, die dazu führen, dass ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, mehr Projektbudget benötigt oder den beauftragten Leistungsumfang kürzen muss. Beispiele: eine Personalressource fällt weg, eine Beschaffung verzögert sich, ein externer Dienstleister hält die vereinbarten Termine nicht, die Anforderungen sind in der beschriebenen Form nicht umsetzbar.
* Geben Sie an, dass in Ihrem Projekt derartige Probleme bestehen, werden von Ihnen Angaben auf den Reitern 2 und 3 der Vorlage erwartet. Auf Reiter 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Reiter 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier in der Regel ausreichend. Andernfalls können Sie hier auch auf ein separates Dokument verweisen.
* Abschließend müssen Sie auf Reiter 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Falls ja, werden Angaben auf Reiter 5 erwartet. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' als bearbeitbares Word-Dokument abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] werden mehrere Statusberichte entstehen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte - für Sie und für das Projektbüro - können Sie Ihren Statusberichten "sprechende Namen" geben, bspw. "Q1 2024".}}
{{AnleitungAbsatz|Möchten Sie im Nachgang noch Anpassungen vornehmen, können Sie den Statusbericht bearbeiten. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Steuerungsphase

2023-03-20T17:09:40Z

Cbuechter: /* Statusberichte */

Steuerungsphase

2023-03-20T17:08:46Z

Cbuechter: /* Statusberichte */

Steuerungsphase

2023-03-20T17:08:17Z

Cbuechter: /* Statusberichte */

Steuerungsphase

2023-03-20T17:07:12Z

Cbuechter:

Steuerungsphase

2023-03-20T17:06:10Z

Cbuechter: /* Statusberichte */

Statusberichte

2023-03-20T17:03:11Z

Cbuechter: /* Wie fertige ich einen Statusbericht an? */

{{AnleitungAbsatz|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.}}
{{Verpflichtend|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!}}
{{AnleitungAbsatz|Zwei Wochen vor Quartalsende geht die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung eines jeden Projekts raus. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:}}
[[Datei:DMS-Email für Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Statusbericht anfertigen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März beizieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni beizieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September beizieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember beizieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
[[Datei:Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|700x700px|alt="Ein Dokument nach Vorlage erstellen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''
 
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Klicken Sie nun auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
[[Datei:Xential eine Vorlage auswählen.png|700x700px|alt="Eine Vorlage auswählen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''
 
 }}
{{AnleitungAbsatz|Es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab das Vorlagenmanagementtool Xential. In der rechten Fensterhälfte können Sie jetzt Ihre Angaben in die Formularfelder eintragen, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind '''Pflichtfelder'''. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.
 
'''Wichtig''': Ihr Browser muss das automatische Öffnen von '''Pop-ups zulassen''', damit sich die Xential-Vorlage öffnen kann.}}
[[Datei:Xenial-Formular Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Xenial-Formular Statusbericht"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''
 
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Die Statusbericht-Vorlage umfasst 6 Reiter:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und Bereich
* Problembeschreibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''.
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, die dazu führen, dass ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, mehr Projektbudget benötigt oder den beauftragten Leistungsumfang kürzen muss. Beispiele: eine Personalressource fällt weg, eine Beschaffung verzögert sich, ein externer Dienstleister hält die vereinbarten Termine nicht, die Anforderungen sind in der beschriebenen Form nicht umsetzbar.
* Geben Sie an, dass in Ihrem Projekt derartige Probleme bestehen, werden von Ihnen Angaben auf den Reitern 2 und 3 der Vorlage erwartet. Auf Reiter 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Reiter 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier in der Regel ausreichend. Andernfalls können Sie hier auch auf ein separates Dokument verweisen.
* Abschließend müssen Sie auf Reiter 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Falls ja, werden Angaben auf Reiter 5 erwartet. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche
Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' als bearbeitbares Word-Dokument abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] werden mehrere Statusberichte entstehen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte können Sie Ihren Statusberichten "sprechende Namen" geben, bspw. "Quartal 1 2024".}}
{{AnleitungAbsatz|Entdecken Sie im Nachgang einen Fehler in Ihrem Statusbericht oder Sie haben eine Information vergessen einzugeben, können Sie den Statusbericht bearbeiten. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Statusberichte

2023-03-20T17:01:46Z

Cbuechter: /* Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? */

{{AnleitungAbsatz|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.}}
{{Verpflichtend|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!}}
{{AnleitungAbsatz|Zwei Wochen vor Quartalsende geht die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung eines jeden Projekts raus. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:}}
[[Datei:DMS-Email für Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Statusbericht anfertigen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März beizieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni beizieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September beizieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember beizieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
[[Datei:Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|700x700px|alt="Ein Dokument nach Vorlage erstellen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''
 
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Klicken Sie nun auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
[[Datei:Xential eine Vorlage auswählen.png|700x700px|alt="Eine Vorlage auswählen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''
 
 }}
{{AnleitungAbsatz|Es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab das Vorlagenmanagementtool Xential. In der rechten Fensterhälfte können Sie jetzt Ihre Angaben in die Formularfelder eintragen, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind '''Pflichtfelder'''. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.
 
'''Wichtig''': Ihr Browser muss das automatische Öffnen von '''Pop-ups zulassen''', damit sich die Xential-Vorlage öffnen kann.}}
[[Datei:Xenial-Formular Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Xenial-Formular Statusbericht"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''
 
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Es gibt sechs Formular-Seiten:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und Bereich
* Problemberscheibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''.
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, die dazu führen, dass ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, mehr Projektbudget benötigt oder den beauftragten Leistungsumfang kürzen muss. Beispiele: eine Personalressource fällt weg, eine Beschaffung verzögert sich, ein externer Dienstleister hält die vereinbarten Termine nicht, die Anforderungen sind in der beschriebenen Form nicht umsetzbar.
* Geben Sie an, dass in Ihrem Projekt derartige Probleme bestehen, werden von Ihnen Angaben auf den Reitern 2 und 3 der Vorlage erwartet. Auf Reiter 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Reiter 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier in der Regel ausreichend. Andernfalls können Sie hier auch auf ein separates Dokument verweisen.
* Abschließend müssen Sie auf Reiter 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Falls ja, werden Angaben auf Reiter 5 erwartet. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche
Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' als bearbeitbares Word-Dokument abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] werden mehrere Statusberichte entstehen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte können Sie Ihren Statusberichten "sprechende Namen" geben, bspw. "Quartal 1 2024".}}
{{AnleitungAbsatz|Entdecken Sie im Nachgang einen Fehler in Ihrem Statusbericht oder Sie haben eine Information vergessen einzugeben, können Sie den Statusbericht bearbeiten. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Statusberichte

2023-03-20T16:54:33Z

Cbuechter: /* Wie fertige ich einen Statusbericht an? */

{{AnleitungAbsatz|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.}}
{{Verpflichtend|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!}}
{{AnleitungAbsatz|Zwei Wochen vor Quartalsende geht die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung eines jeden Projekts raus. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:}}
[[Datei:DMS-Email für Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Statusbericht anfertigen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März beizieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni beizieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September beizieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember beizieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
[[Datei:Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|700x700px|alt="Ein Dokument nach Vorlage erstellen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''
 
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Klicken Sie nun auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
[[Datei:Xential eine Vorlage auswählen.png|700x700px|alt="Eine Vorlage auswählen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''
 
 }}
{{AnleitungAbsatz|Es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab das Vorlagenmanagementtool Xential. In der rechten Fensterhälfte können Sie jetzt Ihre Angaben in die Formularfelder eintragen, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind '''Pflichtfelder'''. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.
 
'''Wichtig''': Ihr Browser muss das automatische Öffnen von '''Pop-ups zulassen''', damit sich die Xential-Vorlage öffnen kann.}}
[[Datei:Xenial-Formular Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Xenial-Formular Statusbericht"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''
 
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Es gibt sechs Formular-Seiten:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und Bereich
* Problemberscheibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''.
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, weshalb ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, eine Personalressource wegfällt, eine Beschaffung sich verzögert, ein externer Dienstleister Schwierigkeiten bereitet etc.
* Bestehen derartige Probleme werden Seite 2 und 3 des Formulars bearbeitbar. Auf Seite 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Seite 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier vollkommen ausreichend.
* Abschließend müssen Sie auf Seite 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Daraufhin wird Seite 5 bearbeitbar. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche
Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] können sich viele Statusberichte einstellen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte geben Sie Ihre Statusbericht einen "sprechenden Namen", bspw. "Quartal 1".}}
{{AnleitungAbsatz|Entdecken Sie im Nachgang einen Fehler in Ihrem Statusbericht oder Sie haben eine Information vergessen einzugeben, können Sie den Statusbericht genau wie alle anderen Dokumente anpassen. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Statusberichte

2023-03-20T16:53:35Z

Cbuechter: /* Wie fertige ich einen Statusbericht an? */

{{AnleitungAbsatz|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.}}
{{Verpflichtend|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!}}
{{AnleitungAbsatz|Zwei Wochen vor Quartalsende geht die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung eines jeden Projekts raus. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:}}
[[Datei:DMS-Email für Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Statusbericht anfertigen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März beizieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni beizieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September beizieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember beizieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
[[Datei:Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|700x700px|alt="Ein Dokument nach Vorlage erstellen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Klicken Sie nun auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
[[Datei:Xential eine Vorlage auswählen.png|700x700px|alt="Eine Vorlage auswählen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''
 
 }}
{{AnleitungAbsatz|Es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab das Vorlagenmanagementtool Xential. In der rechten Fensterhälfte können Sie jetzt Ihre Angaben in die Formularfelder eintragen, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind '''Pflichtfelder'''. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.
 
'''Wichtig''': Ihr Browser muss das automatische Öffnen von '''Pop-ups zulassen''', damit sich die Xential-Vorlage öffnen kann.}}
[[Datei:Xenial-Formular Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Xenial-Formular Statusbericht"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''
 
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Es gibt sechs Formular-Seiten:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und Bereich
* Problemberscheibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''.
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, weshalb ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, eine Personalressource wegfällt, eine Beschaffung sich verzögert, ein externer Dienstleister Schwierigkeiten bereitet etc.
* Bestehen derartige Probleme werden Seite 2 und 3 des Formulars bearbeitbar. Auf Seite 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Seite 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier vollkommen ausreichend.
* Abschließend müssen Sie auf Seite 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Daraufhin wird Seite 5 bearbeitbar. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche
Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] können sich viele Statusberichte einstellen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte geben Sie Ihre Statusbericht einen "sprechenden Namen", bspw. "Quartal 1".}}
{{AnleitungAbsatz|Entdecken Sie im Nachgang einen Fehler in Ihrem Statusbericht oder Sie haben eine Information vergessen einzugeben, können Sie den Statusbericht genau wie alle anderen Dokumente anpassen. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Statusberichte

2023-03-20T16:52:59Z

Cbuechter: /* Wie fertige ich einen Statusbericht an? */

{{AnleitungAbsatz|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.}}
{{Verpflichtend|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!}}
{{AnleitungAbsatz|Zwei Wochen vor Quartalsende geht die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung eines jeden Projekts raus. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:}}
[[Datei:DMS-Email für Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Statusbericht anfertigen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März beizieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni beizieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September beizieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember beizieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
[[Datei:Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|700x700px|alt="Ein Dokument nach Vorlage erstellen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Klicken Sie nun auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
[[Datei:Xential eine Vorlage auswählen.png|700x700px|alt="Eine Vorlage auswählen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''
 }}
{{AnleitungAbsatz|Es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab das Vorlagenmanagementtool Xential. In der rechten Fensterhälfte können Sie jetzt Ihre Angaben in die Formularfelder eintragen, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind '''Pflichtfelder'''. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.
 
'''Wichtig''': Ihr Browser muss das automatische Öffnen von '''Pop-ups zulassen''', damit sich die Xential-Vorlage öffnen kann.}}
[[Datei:Xenial-Formular Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Xenial-Formular Statusbericht"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Es gibt sechs Formular-Seiten:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und Bereich
* Problemberscheibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''.
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, weshalb ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, eine Personalressource wegfällt, eine Beschaffung sich verzögert, ein externer Dienstleister Schwierigkeiten bereitet etc.
* Bestehen derartige Probleme werden Seite 2 und 3 des Formulars bearbeitbar. Auf Seite 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Seite 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier vollkommen ausreichend.
* Abschließend müssen Sie auf Seite 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Daraufhin wird Seite 5 bearbeitbar. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche
Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] können sich viele Statusberichte einstellen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte geben Sie Ihre Statusbericht einen "sprechenden Namen", bspw. "Quartal 1".}}
{{AnleitungAbsatz|Entdecken Sie im Nachgang einen Fehler in Ihrem Statusbericht oder Sie haben eine Information vergessen einzugeben, können Sie den Statusbericht genau wie alle anderen Dokumente anpassen. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Statusberichte

2023-03-20T16:52:16Z

Cbuechter: /* Wie fertige ich einen Statusbericht an? */

{{AnleitungAbsatz|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.}}
{{Verpflichtend|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!}}
{{AnleitungAbsatz|Zwei Wochen vor Quartalsende geht die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung eines jeden Projekts raus. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:}}
[[Datei:DMS-Email für Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Statusbericht anfertigen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März beizieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni beizieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September beizieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember beizieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
[[Datei:Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|700x700px|alt="Ein Dokument nach Vorlage erstellen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''}}
{{AnleitungAbsatz|Klicken Sie nun auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
[[Datei:Xential eine Vorlage auswählen.png|700x700px|alt="Eine Vorlage auswählen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''
 }}
{{AnleitungAbsatz|Es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab das Vorlagenmanagementtool Xential. In der rechten Fensterhälfte können Sie jetzt Ihre Angaben in die Formularfelder eintragen, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind '''Pflichtfelder'''. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.
 
'''Wichtig''': Ihr Browser muss das automatische Öffnen von '''Pop-ups zulassen''', damit sich die Xential-Vorlage öffnen kann.}}
[[Datei:Xenial-Formular Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Xenial-Formular Statusbericht"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''
 
}}
{{AnleitungAbsatz|Es gibt sechs Formular-Seiten:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und Bereich
* Problemberscheibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''.
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, weshalb ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, eine Personalressource wegfällt, eine Beschaffung sich verzögert, ein externer Dienstleister Schwierigkeiten bereitet etc.
* Bestehen derartige Probleme werden Seite 2 und 3 des Formulars bearbeitbar. Auf Seite 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Seite 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier vollkommen ausreichend.
* Abschließend müssen Sie auf Seite 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Daraufhin wird Seite 5 bearbeitbar. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche
Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] können sich viele Statusberichte einstellen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte geben Sie Ihre Statusbericht einen "sprechenden Namen", bspw. "Quartal 1".}}
{{AnleitungAbsatz|Entdecken Sie im Nachgang einen Fehler in Ihrem Statusbericht oder Sie haben eine Information vergessen einzugeben, können Sie den Statusbericht genau wie alle anderen Dokumente anpassen. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Statusberichte

2023-03-20T16:50:25Z

Cbuechter: /* Wie fertige ich einen Statusbericht an? */

{{AnleitungAbsatz|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.}}
{{Verpflichtend|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!}}
{{AnleitungAbsatz|Zwei Wochen vor Quartalsende geht die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung eines jeden Projekts raus. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:}}
[[Datei:DMS-Email für Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Statusbericht anfertigen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März beizieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni beizieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September beizieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember beizieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
[[Datei:Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|700x700px|alt="Ein Dokument nach Vorlage erstellen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''}}
{{AnleitungAbsatz|Klicken Sie nun auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
[[Datei:Xential eine Vorlage auswählen.png|700x700px|alt="Eine Vorlage auswählen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab das Vorlagenmanagementtool Xential. In der rechten Fensterhälfte können Sie jetzt Ihre Angaben in die Formularfelder eintragen, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind '''Pflichtfelder'''. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.
'''Wichtig''': Ihr Browser muss das automatische Öffnen von '''Pop-ups zulassen''', damit sich die Xential-Vorlage öffnen kann.}}
[[Datei:Xenial-Formular Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Xenial-Formular Statusbericht"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es gibt sechs Formular-Seiten:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und BEreich
* Problembrescheibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''.
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, weshalb ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, eine Personalressource wegfällt, eine Beschaffung sich verzögert, ein externer Dienstleister Schwierigkeiten bereitet etc.
* Bestehen derartige Probleme werden Seite 2 und 3 des Formulars bearbeitbar. Auf Seite 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Seite 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier vollkommen ausreichend.
* Abschließend müssen Sie auf Seite 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Daraufhin wird Seite 5 bearbeitbar. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche
Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] können sich viele Statusberichte einstellen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte geben Sie Ihre Statusbericht einen "sprechenden Namen", bspw. "Quartal 1".}}
{{AnleitungAbsatz|Entdecken Sie im Nachgang einen Fehler in Ihrem Statusbericht oder Sie haben eine Information vergessen einzugeben, können Sie den Statusbericht genau wie alle anderen Dokumente anpassen. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Statusberichte

2023-03-20T16:41:58Z

Cbuechter: /* Wie fertige ich einen Statusbericht an? */

{{AnleitungAbsatz|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.}}
{{Verpflichtend|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!}}
{{AnleitungAbsatz|Zwei Wochen vor Quartalsende geht die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung eines jeden Projekts raus. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:}}
[[Datei:DMS-Email für Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Statusbericht anfertigen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März beizieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni beizieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September beizieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember beizieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zum Vorgang" in Ihrer oder Sie navigieren sich über die DMS-Suche zu Ihrem Projektvorgang. Klicken Sie nun neben dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
[[Datei:Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|700x700px|alt="Ein Dokument nach Vorlage erstellen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie alle projektrelevanten Vorlagen auswählen können. Klicken Sie auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
[[Datei:Xential eine Vorlage auswählen.png|700x700px|alt="Eine Vorlage auswählen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es öffnet sich das Vorlagenmanagementtool Xential in einem neuen Fenster. Darin füllen Sie in der rechten Fensterhälfte Ihre Angaben in die Formularfelder ein, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind Pflichtfelder. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.
}}
[[Datei:Xenial-Formular Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Xenial-Formular Statusbericht"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es gibt sechs Formular-Seiten:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und BEreich
* Problembrescheibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''.
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, weshalb ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, eine Personalressource wegfällt, eine Beschaffung sich verzögert, ein externer Dienstleister Schwierigkeiten bereitet etc.
* Bestehen derartige Probleme werden Seite 2 und 3 des Formulars bearbeitbar. Auf Seite 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Seite 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier vollkommen ausreichend.
* Abschließend müssen Sie auf Seite 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Daraufhin wird Seite 5 bearbeitbar. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche
Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] können sich viele Statusberichte einstellen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte geben Sie Ihre Statusbericht einen "sprechenden Namen", bspw. "Quartal 1".}}
{{AnleitungAbsatz|Entdecken Sie im Nachgang einen Fehler in Ihrem Statusbericht oder Sie haben eine Information vergessen einzugeben, können Sie den Statusbericht genau wie alle anderen Dokumente anpassen. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Statusberichte

2023-03-20T16:39:08Z

Cbuechter:

{{AnleitungAbsatz|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.}}
{{Verpflichtend|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!}}
{{AnleitungAbsatz|Zwei Wochen vor Quartalsende geht die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung eines jeden Projekts raus. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:}}
[[Datei:DMS-Email für Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Statusbericht anfertigen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März beizieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni beizieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September beizieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember beizieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlage zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um eine Statusbericht-Vorlage zu erstellen, navigieren Sie sich zunächst zu Ihrem Projektakte. Dazu klicken Sie entweder in der Email-Aufforderung auf den Direktlink "Link zum Vorgang" oder Sie navigieren sich über die DMS-Suche zu Ihrem Projektvorgang. Klicken Sie nun neben dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
[[Datei:Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|700x700px|alt="Ein Dokument nach Vorlage erstellen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie alle projektrelevanten Vorlagen auswählen können. Klicken Sie auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
[[Datei:Xential eine Vorlage auswählen.png|700x700px|alt="Eine Vorlage auswählen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es öffnet sich das Vorlagenmanagementtool Xential in einem neuen Fenster. Darin füllen Sie in der rechten Fensterhälfte Ihre Angaben in die Formularfelder ein, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind Pflichtfelder. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.
}}
[[Datei:Xenial-Formular Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Xenial-Formular Statusbericht"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es gibt sechs Formular-Seiten:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und BEreich
* Problembrescheibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''.
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, weshalb ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, eine Personalressource wegfällt, eine Beschaffung sich verzögert, ein externer Dienstleister Schwierigkeiten bereitet etc.
* Bestehen derartige Probleme werden Seite 2 und 3 des Formulars bearbeitbar. Auf Seite 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Seite 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier vollkommen ausreichend.
* Abschließend müssen Sie auf Seite 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Daraufhin wird Seite 5 bearbeitbar. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche
Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] können sich viele Statusberichte einstellen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte geben Sie Ihre Statusbericht einen "sprechenden Namen", bspw. "Quartal 1".}}
{{AnleitungAbsatz|Entdecken Sie im Nachgang einen Fehler in Ihrem Statusbericht oder Sie haben eine Information vergessen einzugeben, können Sie den Statusbericht genau wie alle anderen Dokumente anpassen. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Statusberichte

2023-03-20T16:37:21Z

Cbuechter:

{{AnleitungAbsatz|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.}}
{{Verpflichtend|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!}}
{{AnleitungAbsatz|Zwei Wochen vor Quartalsende geht die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung eines jeden Projekts raus. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:}}
[[Datei:DMS-Email für Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Statusbericht anfertigen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März beizieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni beizieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September beizieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember beizieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlage zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um eine Statusbericht-Vorlage zu erstellen, navigieren Sie sich zunächst zu Ihrem Projektakte. Dazu klicken Sie entweder in der Email-Aufforderung auf den Direktlink "Link zum Vorgang" oder Sie navigieren sich über die DMS-Suche zu Ihrem Projektvorgang. Klicken Sie nun neben dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
[[Datei:Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|700x700px|alt="Ein Dokument nach Vorlage erstellen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie alle projektrelevanten Vorlagen auswählen können. Klicken Sie auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
[[Datei:Xential eine Vorlage auswählen.png|700x700px|alt="Eine Vorlage auswählen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es öffnet sich das Vorlagenmanagementtool Xential in einem neuen Fenster. Darin füllen Sie in der rechten Fensterhälfte Ihre Angaben in die Formularfelder ein, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind Pflichtfelder. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.
}}
[[Datei:Xenial-Formular Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Xenial-Formular Statusbericht"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es gibt sechs Formular-Seiten:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und BEreich
* Problembrescheibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''.
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, weshalb ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, eine Personalressource wegfällt, eine Beschaffung sich verzögert, ein externer Dienstleister Schwierigkeiten bereitet etc.
* Bestehen derartige Probleme werden Seite 2 und 3 des Formulars bearbeitbar. Auf Seite 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Seite 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier vollkommen ausreichend.
* Abschließend müssen Sie auf Seite 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Daraufhin wird Seite 5 bearbeitbar. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche
Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] können sich viele Statusberichte einstellen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte geben Sie Ihre Statusbericht einen "sprechenden Namen", bspw. "Quartal 1".}}
{{AnleitungAbsatz|Entdecken Sie im Nachgang einen Fehler in Ihrem Statusbericht oder Sie haben eine Information vergessen einzugeben, können Sie den Statusbericht genau wie alle anderen Dokumente anpassen. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Statusberichte

2023-03-20T16:34:38Z

Cbuechter:

{{AnleitungAbsatz|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.}}
{{Verpflichtend|Für jedes Projekt, das in der Übersicht der laufenden Projekte enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!}}
{{AnleitungAbsatz|Zwei Wochen vor Quartalsende geht die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung eines jeden Projekts raus. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:}}
[[Datei:DMS-Email für Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Statusbericht anfertigen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März beizieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni beizieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September beizieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember beizieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlage zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
}}
{{AnleitungAbsatz|Um eine Statusbericht-Vorlage zu erstellen, navigieren Sie sich zunächst zu Ihrem Projektakte. Dazu klicken Sie entweder in der Email-Aufforderung auf den Direktlink "Link zum Vorgang" oder Sie navigieren sich über die DMS-Suche zu Ihrem Projektvorgang. Klicken Sie nun neben dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
[[Datei:Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|700x700px|alt="Ein Dokument nach Vorlage erstellen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie alle projektrelevanten Vorlagen auswählen können. Klicken Sie auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend '''Statusbericht''' aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
[[Datei:Xential eine Vorlage auswählen.png|700x700px|alt="Eine Vorlage auswählen"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Eine Vorlage auswählen'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es öffnet sich das Vorlagenmanagementtool Xential in einem neuen Fenster. Darin füllen Sie in der rechten Fensterhälfte Ihre Angaben in die Formularfelder ein, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind Pflichtfelder. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.
}}
[[Datei:Xenial-Formular Statusbericht.PNG|700x700px|alt="Xenial-Formular Statusbericht"]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht'''}}
{{AnleitungAbsatz|Es gibt sechs Formular-Seiten:
* Status zum Projekt {{PfeilR}} '''Pflichtfelder!'''
* Kritikalität und BEreich
* Problembrescheibung und Maßnahmen {{PfeilR}} '''ggf. Pflichtfelder!'''
* Steckbrief
* Anpassung des Steckbriefs
* Zusammenfassung
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''.
* Was sind ''Probleme''? Unter Problemen verstehen wir Gründe, weshalb ein Projekt in zeitlichen Verzug gerät, eine Personalressource wegfällt, eine Beschaffung sich verzögert, ein externer Dienstleister Schwierigkeiten bereitet etc.
* Bestehen derartige Probleme werden Seite 2 und 3 des Formulars bearbeitbar. Auf Seite 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Seite 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier vollkommen ausreichend.
* Abschließend müssen Sie auf Seite 4 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Daraufhin wird Seite 5 bearbeitbar. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche
Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] können sich viele Statusberichte einstellen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte geben Sie Ihre Statusbericht einen "sprechenden Namen", bspw. "Quartal 1".}}
{{AnleitungAbsatz|Entdecken Sie im Nachgang einen Fehler in Ihrem Statusbericht oder Sie haben eine Information vergessen einzugeben, können Sie den Statusbericht genau wie alle anderen Dokumente anpassen. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Abschlussphase

2022-11-10T05:57:16Z

Cbuechter:

Abschlussphase

2022-11-10T05:56:35Z

Cbuechter:

Abschlussphase

2022-11-10T05:43:48Z

Cbuechter:

Projektorganisation

2022-11-10T05:43:04Z

Cbuechter:

Planungsphase

2022-11-10T05:42:30Z

Cbuechter:

{| class="wikitable barrierefrei" style="font-weight:bold;"
|-
! Navigationshilfe
|- style="font-weight:normal;"
|
;[[Leitfaden_Projektmanagement|Einführung (Startseite)]]
;Projekte der zentralen Serviceeinheiten der Universität Bielefeld
: [[Leitfaden_Projektmanagement#Übersichten über geplante und laufende Projekte|Übersichten über geplante und laufende Projekte]]
: [[Projektmanagementprozesse|Projektmanagementprozesse der Universität Bielefeld]]
: [[Leitfaden_Projektmanagement#Zentrales Projektbüro|Zentrales Projektbüro]]
;[[Begriffsklärungen]]
;[[Projektorganisation]]
;[[Begriffsklärungen#Projektmanagementphasen und Projektphasen|Lifecycle eines Projekts - Projektmanagementphasen]]
: [[Initialisierungsphase]]
: [[Definitionsphase]]
: [[Planungsphase]]
: [[Steuerungsphase]]
: [[Abschlussphase]]
|}

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).
}}
Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.
{{verpflichtend
|Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.
}}
{{Definition
|Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.
}}
Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.
}}
'''Kommunikation in den Projektmanagementphasen''':
{| class="barrierefrei"
|- style="vertical-align:top;"
|'''Initialisierungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|- style="vertical-align:top;"
|'''Definitionsphase'''
|{{PfeilR}}
|Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|- style="vertical-align:top;"
|'''Planungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|- style="vertical-align:top;"
|'''Steuerungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|- style="vertical-align:top;"
|'''Abschlussphase'''
|{{PfeilR}}
|Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Verpflichtend
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht

Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
{{Verpflichtend
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}
}}

Planungsphase

2022-11-09T06:05:46Z

Cbuechter: /* Projektakte */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).
}}
Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.
{{verpflichtend
|Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.
}}
{{Definition
|Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.
}}
Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.
}}
'''Kommunikation in den Projektmanagementphasen''':
{| class="barrierefrei"
|- style="vertical-align:top;"
|'''Initialisierungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|- style="vertical-align:top;"
|'''Definitionsphase'''
|{{PfeilR}}
|Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|- style="vertical-align:top;"
|'''Planungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|- style="vertical-align:top;"
|'''Steuerungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|- style="vertical-align:top;"
|'''Abschlussphase'''
|{{PfeilR}}
|Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Verpflichtend
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht

Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
{{Verpflichtend
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}
}}

Planungsphase

2022-11-09T06:05:16Z

Cbuechter: /* Projektakte */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).
}}
Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.
{{verpflichtend
|Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.
}}
{{Definition
|Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.
}}
Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.
}}
'''Kommunikation in den Projektmanagementphasen''':
{| class="barrierefrei"
|- style="vertical-align:top;"
|'''Initialisierungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|- style="vertical-align:top;"
|'''Definitionsphase'''
|{{PfeilR}}
|Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|- style="vertical-align:top;"
|'''Planungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|- style="vertical-align:top;"
|'''Steuerungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|- style="vertical-align:top;"
|'''Abschlussphase'''
|{{PfeilR}}
|Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Verpflichtend
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
{{Verpflichtend
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}
}}

Planungsphase

2022-11-09T06:04:22Z

Cbuechter: /* Projektakte */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).
}}
Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.
{{verpflichtend
|Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.
}}
{{Definition
|Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.
}}
Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.
}}
'''Kommunikation in den Projektmanagementphasen''':
{| class="barrierefrei"
|- style="vertical-align:top;"
|'''Initialisierungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|- style="vertical-align:top;"
|'''Definitionsphase'''
|{{PfeilR}}
|Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|- style="vertical-align:top;"
|'''Planungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|- style="vertical-align:top;"
|'''Steuerungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|- style="vertical-align:top;"
|'''Abschlussphase'''
|{{PfeilR}}
|Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Verpflichtend
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Verpflichtend
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-09T06:02:12Z

Cbuechter: /* Kommunikationsmanagement */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).
}}
Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.
{{verpflichtend
|Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.
}}
{{Definition
|Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.
}}
Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.
}}
'''Kommunikation in den Projektmanagementphasen''':
{| class="barrierefrei"
|- style="vertical-align:top;"
|'''Initialisierungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|- style="vertical-align:top;"
|'''Definitionsphase'''
|{{PfeilR}}
|Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|- style="vertical-align:top;"
|'''Planungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|- style="vertical-align:top;"
|'''Steuerungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|- style="vertical-align:top;"
|'''Abschlussphase'''
|{{PfeilR}}
|Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-09T05:59:26Z

Cbuechter: /* Kommunikationsmanagement */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).
}}
Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

{{Definition
|Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.
}}
Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.
}}
'''Kommunikation in den Projektmanagementphasen''':
{| class="barrierefrei"
|- style="vertical-align:top;"
|'''Initialisierungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|- style="vertical-align:top;"
|'''Definitionsphase'''
|{{PfeilR}}
|Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|- style="vertical-align:top;"
|'''Planungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|- style="vertical-align:top;"
|'''Steuerungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|- style="vertical-align:top;"
|'''Abschlussphase'''
|{{PfeilR}}
|Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-08T13:30:21Z

Cbuechter: /* Kommunikationsmanagement */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).
}}
Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

{{Definition
|Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.
==
Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.

'''Kommunikation in den Projektmanagementphasen''': 
}}
{|
|- style="vertical-align:top;"
|'''Initialisierungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen 
(Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.) 
|- style="vertical-align:top;"
|'''Definitionsphase'''
|{{PfeilR}}
|Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), 
Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten 
|- style="vertical-align:top;"
|'''Planungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, 
Kommunikationsaktivitäten grob planen 
|- style="vertical-align:top;"
|'''Steuerungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, 
Sofortmaßnahmen umsetzen 
|- style="vertical-align:top;"
|'''Abschlussphase'''
|{{PfeilR}}
|Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, 
Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-08T13:28:47Z

Cbuechter: /* Kommunikationsmanagement */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).

Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.

Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.

'''Kommunikation in den Projektmanagementphasen''': 
}}
{|
|- style="vertical-align:top;"
|'''Initialisierungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen 
(Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.) 
|- style="vertical-align:top;"
|'''Definitionsphase'''
|{{PfeilR}}
|Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), 
Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten 
|- style="vertical-align:top;"
|'''Planungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, 
Kommunikationsaktivitäten grob planen 
|- style="vertical-align:top;"
|'''Steuerungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, 
Sofortmaßnahmen umsetzen 
|- style="vertical-align:top;"
|'''Abschlussphase'''
|{{PfeilR}}
|Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, 
Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-08T13:26:59Z

Cbuechter: /* Kommunikationsmanagement */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).

Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.

Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.

Kommunikation in den Projektmanagementphasen: 
}}
{|
|- style="vertical-align:top;"
|'''Initialisierungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen 
(Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.) 
|- style="vertical-align:top;"
|'''Definitionsphase'''
|{{PfeilR}}
|Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), 
Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten 
|- style="vertical-align:top;"
|'''Planungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, 
Kommunikationsaktivitäten grob planen 
|- style="vertical-align:top;"
|'''Steuerungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, 
Sofortmaßnahmen umsetzen 
|- style="vertical-align:top;"
|'''Abschlussphase'''
|{{PfeilR}}
|Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, 
Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-08T13:24:40Z

Cbuechter: /* Kommunikationsmanagement */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).

Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.

Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.

Kommunikation in den Projektmanagementphasen: 
}}
{|
|- style="vertical-align:top;"
|'''Initialisierungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen 
(Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|-
|'''Definitionsphase'''
|{{PfeilR}}
|Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), 
Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|-
|'''Planungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|-
|'''Steuerungsphase'''
|{{PfeilR}}
|Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, 
Sofortmaßnahmen umsetzen
|-
|'''Abschlussphase'''
|{{PfeilR}}
|Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, 
Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-08T13:22:22Z

Cbuechter: /* Kommunikationsmanagement */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).

Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.

Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.

Kommunikation in den Projektmanagementphasen: 
}}
{|
|- style="vertical-align:top;"
|'''Initialisierungsphase'''
|Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|-
|'''Definitionsphase'''
|Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|-
|'''Planungsphase'''
|Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|-
|'''Steuerungsphase'''
|Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|-
|'''Abschlussphase'''
|Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-08T13:21:15Z

Cbuechter: /* Kommunikationsmanagement */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).

Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.

Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.

Kommunikation in den Projektmanagementphasen:
{|
|- style="vertical-align:top;"
|'''Initialisierungsphase'''
|Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|-
|'''Definitionsphase'''
|Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|-
|'''Planungsphase'''
|Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|-
|'''Steuerungsphase'''
|Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|-
|'''Abschlussphase'''
|Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}
}}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-08T13:16:22Z

Cbuechter: /* Kommunikationsmanagement */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).

Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.

Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.

Kommunikation in den Projektmanagementphasen:
{| class="wikitable"
|-
| '''Initialisierungsphase'''
| Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|-
| '''Definitionsphase'''
| Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|-
| '''Planungsphase'''
| Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|-
| '''Steuerungsphase'''
| Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|-
| '''Abschlussphase'''
| Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}
}}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-08T13:13:16Z

Cbuechter: /* Zeitplan */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:

* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])
}}

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).

Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.
}}

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

{{AnleitungAbsatz
|Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.

Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.

Kommunikation in den Projektmanagementphasen:
{| class="wikitable"
|-
! Initialisierungsphase
! Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|-
! Definitionsphase
! Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|-
! Planungsphase
! Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|-
! Steuerungsphase
! Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|-
! Abschlussphase
! Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-08T13:11:02Z

Cbuechter: /* Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|'''Arbeitspakete''' sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:
}}
* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).

Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.
}}

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

{{AnleitungAbsatz
|Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.

Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.

Kommunikation in den Projektmanagementphasen:
{| class="wikitable"
|-
! Initialisierungsphase
! Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|-
! Definitionsphase
! Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|-
! Planungsphase
! Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|-
! Steuerungsphase
! Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|-
! Abschlussphase
! Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-08T13:09:43Z

Cbuechter: /* Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der '''Projektstrukturplan''' stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein '''Arbeitspaket''' beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt '''Arbeitspakete''', die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten '''„Standardarbeitspakete“''' stehen teilweise '''Arbeitspaketbeschreibungen''' und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|Arbeitspakete sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:
}}
* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).

Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.
}}

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

{{AnleitungAbsatz
|Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.

Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.

Kommunikation in den Projektmanagementphasen:
{| class="wikitable"
|-
! Initialisierungsphase
! Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|-
! Definitionsphase
! Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|-
! Planungsphase
! Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|-
! Steuerungsphase
! Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|-
! Abschlussphase
! Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-08T13:07:43Z

Cbuechter: /* Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==
{{AnleitungAbsatz|
{{Definition
|Der Projektstrukturplan stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.
}}
Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
{{Definition
|Ein Arbeitspaket beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.
}}
Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt Arbeitspakete, die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Tipp
|Für diese so genannten „Standardarbeitspakete“ stehen teilweise Arbeitspaketbeschreibungen und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}
Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
{{Tipp
|Arbeitspakete sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:
}}
* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).

Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.
}}

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

{{AnleitungAbsatz
|Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.

Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.

Kommunikation in den Projektmanagementphasen:
{| class="wikitable"
|-
! Initialisierungsphase
! Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|-
! Definitionsphase
! Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|-
! Planungsphase
! Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|-
! Steuerungsphase
! Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|-
! Abschlussphase
! Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}

Planungsphase

2022-11-08T13:04:23Z

Cbuechter: /* Zusammenarbeit im Projekt */

{{AnleitungAbsatz
|Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene.
In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden.
Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").
}}

== Zusammenarbeit im Projekt ==

{{AnleitungAbsatz
|Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

{{Definition
|'''Mitglieder des Projektteams''' sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.
}}
Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.}}

== Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) ==

{{PfeilR}}
Der Projektstrukturplan stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.

{{AnleitungAbsatz
|Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.
}}

{{PfeilR}}
Ein Arbeitspaket beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.

{{AnleitungAbsatz
|Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt Arbeitspakete, die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen
}}

# Projektsteckbrief erstellen
# Vorprojekt, Projektdefinition
# Projektleitung
# Projektmanagement
# Prozessmanagement
# Kommunikation
# IT-Infrastruktur
# Informationssicherheit
# Datenschutz
# Beschaffung und Verträge
# Qualifizierung
# Mitbestimmungsverfahren Personalräte
# Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

{{Information
|Für diese so genannten „Standardarbeitspakete“ stehen teilweise Arbeitspaketbeschreibungen und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.
}}

{{AnleitungAbsatz
|Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.
}}

{{Information
|Arbeitspakete sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.
}}

== Zeitplan ==
{{AnleitungAbsatz
|Die Basis für den Projektzeitplan gibt der genehmigte Projektsteckbrief vor. Die detaillierte Terminplanung ergibt sich aus den Arbeitspaketbeschreibungen und ist mit dem Projektteam und den Arbeitspaketverantwortlichen abzustimmen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektzeitplanes ist neben der Darstellung der ursprünglichen Plantermine die Darstellung von wesentlichen Ist-Terminen. Verzögerungen, Mehrbedarf oder frühere Zielerreichung werden ebenfalls dokumentiert. Dabei ist es empfehlenswert die Gründe für Planabweichungen zu dokumentieren, bei Verzögerungen z.B.:
}}
* Störungen in der Projektabwicklung, etwa auf Grund von Personalengpässen.
* Überarbeitungen der Planung auf Grund neuer Erkenntnisse etwa infolge des ungeplanten Einsatzes höherwertiger Infrastrukturen.
* Änderungen der Planung aufgrund neuer Erkenntnisse oder geänderter Zielvorgaben sind anders zu behandeln und darzustellen als Änderungen auf Grund von Störungen.

Der Zeitplan von größeren Projekten beinhaltet folgende Termine:
* Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete
* Wesentliche Meilensteine
* Wichtige, feststehende Berichtstermine (z.B. [[Steuerungsphase#Statusberichte|Statusberichte]])

== Kommunikationsmanagement ==
{{AnleitungAbsatz
|Unter Kommunikation wird im Projekt der wirksame Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten verstanden. Sie kann formaler Art sein (nach Zeitplan, festgelegter Teilnahmekreis, protokollierter Verlauf, strukturierte Interaktion, räumlich vorgegeben, …) oder informeller Art (spontan, Ad-hoc-Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ohne Protokoll, freie Interaktion, überall, …).

Wenn formale Kommunikation als Motor eines Projekts gesehen wird, ist wertschätzende und aufrichtige informelle Kommunikation das Schmiermittel für den Motor und somit unverzichtbar für den Projekterfolg.
}}

Für Projekte an der Universität Bielefeld werden folgende Festlegungen getroffen:
* Kommunikationsmanagement bezieht sich auf die Kommunikation des Projektes nach außen (in die Verwaltung, die Fakultäten, die Hochschulöffentlichkeit und ggf. externe Stakeholder).
* Formale Kommunikation innerhalb des Projektes wird als Berichtswesen bezeichnet.

{{AnleitungAbsatz
|Das Kommunikationsmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Information und Einbeziehung von direkt am Projekt beteiligten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Universität.

Davon abzugrenzen ist die Zusammenarbeit und das Berichtswesen innerhalb des Projekts sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Projektergebnissen.

Der Schwerpunkt des Kommunikationsmanagements liegt in der Planungs- und Steuerungsphase. Es dient der umfassenden und rechtzeitigen Information der Stakeholder und sonstiger Stellen. In der Planungsphase sind adressatengerechte Informations- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und z.B. in einem Kommunikationskonzept zu dokumentieren, das dann in der Steuerungsphase umgesetzt wird.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Kommunikation. Sie wird dabei vom Projektteam unterstützt und kann einzelne Mitglieder und Verantwortliche für bestimmte Aufgaben benennen. Für große und lang andauernde Projekte kann sie eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager benennen.

Die Projektleitung kann sich vom Referat für Kommunikation beraten lassen. Das Referat verfügt über Erfahrungen mit den großen Stakeholdergruppen (Beschäftigte, Studierende, Medien) und bietet Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen über spezielle Medien.

Früh- bzw. rechtzeitige Information sowie die Einbeziehung der Betroffenen trägt dem Bedürfnis nach Transparenz und Mitbestimmung Rechnung und beugt dem Eindruck des „Überrolltwerdens“ vor. Zudem ist Ansprechbarkeit zu gewährleisten, indem Ansprechpersonen und -kanäle breit kommuniziert und bekannt sind. Dies ist auch wichtig für das strukturierte Einsammeln von Feedback.

Kommunikation in den Projektmanagementphasen:
{| class="wikitable"
|-
! Initialisierungsphase
! Zielsetzung der Projektkommunikation und Rahmenbedingungen festlegen (Zuständigkeit, Aufwand, Budgetbedarf etc.)
|-
! Definitionsphase
! Stakeholder analysieren (wer?), Interessen der Stakeholder ermitteln (was?), Einflussmöglichkeiten (Macht) der Stakeholder bewerten
|-
! Planungsphase
! Strategie und Haltungen gegenüber Stakeholdern festlegen, Kommunikationsaktivitäten grob planen
|-
! Steuerungsphase
! Kommunikationsaktivitäten im Detail planen, Aktivitäten umsetzen und überwachen, Sofortmaßnahmen umsetzen
|-
! Abschlussphase
! Tatsächlichen Aufwand, Kosten und Nutzen der Aktivitäten analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren für Folgeprojekte sichern
|}

== Projektakte ==
{{Hinweis
|Die Projektakte umfasst die zentralen Projektdokumente in ihrer aktuellen Fassung. Sie gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage aller relevanten Projektdokumente.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Vorteile einer Projektakte liegen darin, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Fassung an einer zentralen Stelle und für alle Projektbeteiligten zugreifbar vorgehalten werden und so zugleich ohne Mehraufwand die Projektdokumentation entsteht (und nicht erst in der Abschlussphase mühsam erstellt werden muss). Die Projektakte umfasst mindestens die jeweils gültige Fassung relevanter Unterlagen. Hierzu zählen folgende Dokumente:
}}
* Projektsteckbrief
* Phasen- und Meilensteinplan
* Kosten- und Aufwandsschätzung
* Projekthandbuch
* Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
* Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
* Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
* Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
* Risikoanalyse (sofern vorhanden)
* Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
* Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
* Statusberichte
* Abschlussbericht
{{AnleitungAbsatz
|Diese Dokumente entstehen mit Ausnahme des Abschlussberichts durchweg vor oder während der Durchführung des Projekts. Durch eine gute Planung des Projekts, laufende Pflege dieser Dokumente und ihrer systematischen Ablage füllt sich die Projektakte automatisch.
}}

{{Hinweis
|Für alle Projekte der zentralen Services und Verwaltungseinheiten der Universität Bielefeld, die den Genehmigungsprozess durchlaufen, wird in DMS/eAkte eine elektronische Projektakte angelegt. Weitergehende Informationen und Anleitungen hierzu finden Sie '''tbd'''.}}