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Aktenplan in DMS/eAkte

2023-01-16T10:24:25Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|Der [[Aktenplan]] sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu [[Akte]]n, [[Vorgang|Vorgängen]] und den zugehörigen [[Dokumente|Dokumenten]]. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/prozessmanagement/prozesslandkarte/ Prozesslandkarte der Uni Bielefeld]. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung '''[[Wissensdokumente]]''', im thematischen Zusammenhang erreichbar.
}}
{{Verweis
|Informationen, wie Sie Akten im Aktenplan anlegen, löschen und [[Zu den Akten-Verfügung|z. d. A.-verfügen]] erhalten Sie im Artikel [[Akte anlegen in DMS/eAkte|Vorgang anlegen]].
}}

== Navigieren im Aktenplan ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png|Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.
|Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aktenplan'''. Anschließend öffnet sich der Aktenplan:
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png|Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 00 Wissensdokumente ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 00.01 Anleitungen DMS/eAkte (eingeklappt), der Prozess 00.02 Informationen für die Verwaltung (ausgeklappt) mit den Vorgängen 00.02-000001 Hausrundschreiben und 00.02-000002 Dienstvereinbarungen und der Prozess 00.03 Datenschutz (ebenfalls ausgeklappt) mit dem Vorgang 00.03-000001 Datenschutzhinweise gezeigt. Es folgen zugeklappt die Geschäftsprozesse 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren und 05 Informieren.
|Im Aktenplan werden [[Betreffseinheit|Betreffseinheiten]] in Form von Ordnern dargestellt. Vorgänge werden als Aktenordner dargestellt.

Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Betreffseinheit oder Akte, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in die jeweilige Akte oder in den Vorgang zu gelangen.
}}
{{Hinweis
|Wenn in Ihrer Ansicht neben einer Akte oder einem Vorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung dafür besitzen.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan In Ergebnisliste anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. In Ergebnisliste anzeigen ist ausgewählt.
|Alternativ können Sie auch rechts in der Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''In Ergebnisliste anzeigen'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Ansicht Vorgang-Teilvorgang.png|Die Akte Hausrundschreiben wird im DMS angezeigt.
|Nun sehen Sie die Akte bzw. den Vorgang.
}}

=== Eigenschaften eines Aktenplaneintrags anzeigen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplaneintrag Eigenschaften anzeigen.png|Im Aktenplan des DMS wurde der Aktenplaneintrag [00.02] Informationen für die Verwaltung ausgewählt. Im rechten Menü ist der Eintrag Funktionen ausgewählt und der Unterpunkt Eigenschaften markiert.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Aktenplaneintrags über den Aktenplan anzeigen lassen. Markieren Sie den Aktenplaneintrag und wählen Sie anschließend in der rechten Menüleiste '''Funktionen''' (Symbol: drei waagerechte Striche) aus. Im Untermenü nutzen Sie den Eintrag '''Eigenschaften'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Eigenschaften.png|Der Aktenplaneintrag Informationen für die Verwaltung wird angezeigt. Er enthält die Metadatenfelder Titel: Informationen für die Verwaltung, Aktenplanzeichen: 00.02, Aussonderungsart: B, Aufbewahrungsfrist: 120 und Transferfrist: 0.
|Es öffnet sich eine Ansicht der Eigenschaften des gewählten Aktenplaneintrags. Beispiele für mögliche Metadatenfelde sind '''Titel''', '''Aktenplanzeichen''', '''Federführung''' oder '''Aufbewahrungsfrist'''.
}}

=== Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften einer Akte oder eines Vorgangs über den Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf das jeweiligen Element und anschließend in der rechten Menüleiste auf '''Funktionen''' (Symbol: drei waagerechte Striche). Als nächste müssen Sie auf '''Eigenschaften''' klicken.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In den Eigenschaften kann man solche Informationen, wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss bzw. wird.
}}

=== Aktenplan Schriftgröße anpassen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellung sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.
|Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt '''Schriftart, Größe und Farbe''' die '''Schriftgröße''' einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit '''OK'''. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.
}}

== Aktenplan Favoriten ==

{{AnleitungAbsatz
|Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen müssen.
}}

=== Prozessebene als Favorit speichern ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. In Zu Favoriten hinzufügen ist ausgewählt.
|Wenn Sie einzelne Prozessebenen als Favorit hinterlegen möchten, um diese im Schnellzugriff zu haben, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie Prozessebene aus, indem Sie mit der linken Maus die jeweilige Prozessebene anklicken.
Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Symbolleiste klicken und danach auf '''Zu den Favoriten hinzufügen'''. Nun ist die ausgewählte Prozessebene in den Favoriten gespeichert.
}}

=== Aktenplan Favoriten öffnen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten öffnen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.
|Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten schließen.png|Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.
|Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.
}}

=== Aktenplan Favoriten entfernen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Aus Favoriten entfernen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.
|Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste anklicken und danach auf '''Aus Favoriten entfernen'''.
}}

=== Aktenplan mit Favoriten starten ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Mit Favoriten starten.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben.
|Damit Sie beim Start durch Klicken auf die Kachel '''Aktenplan''' mit den Aktenplan Favoriten starten können anstelle des allgemeinen Aktenplans, müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad.
Setzen Sie unter dem Menüpunkt '''Suchverhalten''' den Haken bei '''Mit Favoriten starten''', um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf '''OK''' um die Einstellung zu speichern.
}}
{{Hinweis
|Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter [[#Aktenplan Favoriten öffnen|'''Aktenplan Favoriten öffnen''']] beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.
}}

Verknüpfung hinzufügen und lösen

2023-01-16T10:19:45Z

Dhasani:

[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]{{AnleitungAbsatz
|In DMS/eAkte können Sie [[Dokumente]] mit [[Vorgang|Vorgängen]] und [[Betreffseinheit|Betreffseinheiten]] verknüpfen. Im Folgenden wird meistens der Begriff Element verwendet.
}}__FORCETOC__

== Verknüpfung hinzufügen ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie in DMS/eAkte den Inhalt einer Akte aufrufen, werden Ihnen nur die Dokumente angezeigt, die zu dieser Akte gehören.

Gelegentlich kann es vorkommen, dass ein Dokument aus der einen Akte relevant für weitere Akten ist. Anstatt eine Kopie zu machen, verknüpfen Sie das Dokument.
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Schnelleinstieg_Weitere_Informationen.png|Es wird die Schaltfläche Weitere Aktionen gezeigt.
|Möchten Sie ein Dokument oder eine Akte verknüpfen, aktivieren Sie das 3-Punkt-Symbol.
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Zur Verknüpfung markieren.png|Schaltfläche: Klembrett mit einem Blatt Papier
|Klicken Sie dort auf die Funktion '''Zum Verknüpfen markieren'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Element markiert.png|Texthinweis: Element wurde für das Verknüpfen erfolgreich markiert. Markierte Elemente verwalten
|Danach erhalten Sie eine Bestätigung, dass das Element für das Verknüpfen markiert wurde. Mit dieser Bestätigung erhalten Sie eine Möglichkeit, mit einem Klick auf '''Markierte Elemente verwalten''' die Markierungen noch einmal anzupassen.

Damit öffnet sich ein neues Fenster. Hier sind die Elemente aufgeführt, die von Ihnen zur Verknüpfung vorgesehen sind. Mit Klick auf '''Entfernen''' wird die Markierung aufgehoben.
}}
{{Information
|Alternativ können Dokumente und Vorgänge auch aus der Tabellen- bzw. Listenansicht zum Verknüpfen markiert werden. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste im Seitenkopf auf das Klemmbrettsymbol '''Mehrere Elemente zum Verknüpfen markieren'''. In der folgenden Liste können einzelne oder alle Elemente zum Verknüpfen ausgewählt werden. Die markierten Elemente werden nach der Bestätigung in die Liste der zu verknüpfenden Elemente abgelegt, die Sie wie oben beschrieben vor dem Verknüpfen noch anpassen können.
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Markierte_Elemente_verknüpfen.png|Schaltfläche: Umrandeter Bindestrich. Die Umrandung ist jeweils oben und unten mittig unterbrochen. Alternativtext: Markierte Elemente verknüpfen
|Rufen Sie nun die Akte auf, mit der Ihr Element - Dokument (bzw. ihre ausgewählten Elemente) - verknüpft werden soll. In der Symbolleiste finden Sie am oberen rechten Rand nun die Schaltfläche '''Markierte Elemente verknüpfen'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Elemente beibehalten.png|Fuß des Verknüpfungsdialogs. Die Auswahl Elemente beibehalten, um sie in eine weitere Betreffseinheit zu verknüpfen und die Schaltflächen Abbrechen und Verknüpfen
|Es öffnet sich ein neues Fenster. Dort wird Ihnen das Dokument noch einmal zu Ihrer Sicherheit angezeigt. Mit Klick auf '''Verknüpfen''' wird das Dokument verknüpft.

Mit einem Klick auf '''Abbrechen''' kehren Sie ohne Verknüpfung zur Aktenansicht zurück. Mit einem Klick auf das '''X'''-Symbol können Sie die Vormerkung zum Verknüpfen von einzelnen Elementen wieder lösen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter dem Punkt [[#Vormerkung entfernen|Vormerkung entfernen]].

Wenn Sie das Element mit weiteren Betreffseinheiten verknüpfen wollen, setzen Sie den entsprechenden Haken vor '''Elemente beibehalten, um sie in eine weitere Betreffseinheit zu verknüpfen''' und wiederholen Sie diesen Vorgang in weiteren Betreffseinheiten.
}}
{{Information
|Wenn Sie sich den Akteninhalt in der Übersicht anzeigen lassen, erkennen Sie in der Spalte Aktenzeichen, dass das verknüpfte Dokument ein anderes Aktenzeichen trägt.
}}

== Verknüpfung lösen ==

{{AnleitungAbsatz
|Um die Verknüpfung eines Dokumentes aus einer anderen Betreffseinheit wieder zu lösen, betätigen Sie '''Weitere Aktionen''' in der Aktenübersicht.
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Element_aus_Akte_entfernen.png|Es wird die Schaltfläche Element aus Betreffseinheit entfernen gezeigt.
|In dem Untermenü finden Sie '''Element aus Betreffseinheit entfernen.'''

Durch Anklicken wird das Element aus dieser Betreffseinheit entfernt. Dies funktioniert nur in der Ansicht des Akteninhalts.
}}
{{Information
|Alternativ kann die Verknüpfung mehrerer Dokumente bzw. Vorgänge auch aus der Tabellen- bzw. Listenansicht aufgerufen werden. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste im Seitenkopf auf die Schaltfläche '''Mehrere Elemente aus Betreffseinheit entfernen'''. In der folgenden Liste können einzelne oder alle Elemente zum Entfernen ausgewählt werden. Die markierten Elemente werden nach der Bestätigung aus der Betreffseinheit entfernt.
}}
{{Hinweis
|Eventuell erscheint eine Meldung, dass Sie die Verknüpfung nicht lösen können. In diesem Falle wenden Sie sich bitte an eine Person mit den entsprechenden Rechten. Das ist in der Regel die Vorgangseigner*in.

Die Elternverknüpfung, also die Verknüpfung zum Vorgang, in dem ein Element ursprünglich abgelegt wurde, kann nicht entfernt werden. Sie finden den Elternvorgang in den Metadaten eines Elements im Feld '''Vorgangstitel'''.
}}

== Vormerkung entfernen ==

{{AnleitungAbsatz
|Ein Element, das Sie zum Verknüpfen markiert haben, behält diese Markierung solange, bis sie von Ihnen wieder entfernt wird.
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Entfernen.png|Es wird die Schaltfläche Entfernen gezeigt.
|Betätigen Sie daher im jeweiligen Kontextmenü die Schaltfläche Entfernen.

Sie erreichen dieses Kontextmenü beispielsweise auch, wenn Sie die Funktion Zum Verknüpfen markieren erneut betätigen und dann auf der Bestätigung '''Markierte Elemente verwalten''' wählen.

Insbesondere wenn Sie mehrere Elemente zum Verknüpfen ausgewählt hatten, kann es sonst leicht unübersichtlich werden.
}}

Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte

2023-01-16T10:15:07Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]][[category:Dokumentvorlagen]][[category:Xential]][[category:Drittmittelakte]][[category:Projektmanagement]]{{AnleitungAbsatz
|Im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte können [[Dokumente]] mithilfe von Vorlagen erstellt werden. Vorlagen werden eingesetzt, wenn Dokumente eines bestimmten [[Dokumenttyp|Dokumenttyps]] immer nach einem bestimmten Muster erstellt werden. Die Dokumente erhalten so ein gleiches Erscheinungsbild und es ist sichergestellt, dass erforderliche Informationen oder [[Metadaten]] im fertigen Dokument vorhanden sind.

In dieser Anleitung ist beschrieben, wie Vorlagen abgerufen und ausgefüllt werden. Außerdem sind Information zu [[#Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen|spezifischen Vorlagen]] enthalten.
}}
{{Verweis
|Informationen zur Anmeldung und weitere Hilfestellungen zum DMS finden Sie im [https://uni-bielefeld.de/intern/dms/ Beschäftigtenportal] oder in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

== Vorlage abrufen ==

{{AnleitungAbsatz
|Die Vorlage kann je nach Prozess an verschiedenen Stellen abgerufen werden. Unter [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen|Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen]] finden sich spezifische Hinweise zu den einzelnen Prozessen, z.B. den Projektvorlagen oder der Drittmittelanzeige.

Allgemein werden Vorlagen entweder direkt an einer [[Akte]] oder einem [[Vorgang]] über das Kontextmenü (Menüpunkt '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''') oder über die Kachel '''Neuen Vorgang starten''' (zu finden unter der Kachel '''Prozesse''' auf der Startseite) abgerufen.
}}

=== Dokumentvorlagen ausfüllen ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Xential neues Dokument.png|Es wird die Eingabemaske des Xential-Formularmanagers gezeigt. In der linken Hälfte wird ein nicht ausgefülltes Formular gezeigt, die Eingabefelder werden blau hervorgehoben. In der rechten Bildhälfte werden die Projektgrunddaten abgefragt. Projekt ist ausgewählt. Außerdem soll ein Themenfeld bestimmt werden.
|Das Vorlagenmanagementtool '''Xential''' leitet Sie durch die Erstellung des [[Dokumente|Dokuments]]. Auf der linken Seite der Ansicht sehen Sie eine Vorschau des Dokuments. Auf der rechten Seite können Sie die Eintragungen vornehmen. Die Vorschau aktualisiert sich automatisch, wenn Sie Eintragungen vornehmen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Das Vorlagenmanagementtool hat die Eintragungen in mehrere Seiten gegliedert (zu finden über der Schaltfläche '''Erstellen'''). Die Seite, auf der Sie sich befinden, ist mit einer blauen Farbe hinterlegt. Rot hinterlegte Seitenzahlen bedeuten, dass auf diesen Seiten mindestens ein nicht gefülltes Pflichtfeld zu finden ist. Pflichtfelder sind an einem roten Balken auf ihrer linken Seite erkennbar.

Haben Sie alle (Pflicht-)Felder gefüllt, können Sie das Dokument über die Schaltfläche '''Erstellen''' generieren. Das Dokument wird in der entsprechenden Betreffseinheit abgelegt und das Vorlagenmanagementtool schließt sich.}}
{{Information|Einige Vorlagen enthalten bedingte Abfragen, d.h. manche Eingabefelder erscheinen nur dann, wenn vorher eine bestimmte Eingabe erfolgt.
}}

==== Daten hinzufügen ====

{{AnleitungScreenshot|Xential beteiligte Personen und Einrichtungen.png|Es wird ein ausgeklapptes Menü Projektleitung gezeigt: In eine Suchzeile darunter soll ein Personenname eingegeben werden.
|(z.B. Personen, Fachgebiete oder Einrichtungen)

In manchen Vorlagen werden Sie beispielsweise gebeten, beteiligte Personen oder Einrichtungen zu benennen. Dafür stellt '''Xential''' eine Liste mit Ergebnissen zur Verfügung. Gibt es mehr als 20 mögliche Ergebnisse, so bietet Ihnen '''Xential''' die Möglichkeit der Suche an. Dies kann, wie im Beispiel gezeigt, die Leitung eines Projektes sein.
}}
{{AnleitungAbsatz|Geben Sie dafür mindestens ein Zeichen in das Suchfeld ein und klicken Sie am Ende der Liste auf das '''Fernglas-Symbol Suchen'''. Je mehr Zeichen Sie eingeben, desto genauer wird die Ergebnisliste. Anschließend können Sie das entsprechende Ergebnis auswählen und es wird in die Vorlage übertragen.
}}

==== Fragengruppen ====

{{AnleitungAbsatz
|In manchen Vorlagen, wie z.B. dem Projektsteckbrief oder dem Abschlussbericht finden sich so genannte '''Fragengruppenelemente'''. Diese werden verwendet, wenn keine, eine oder mehrere Eingaben möglich sind, wie z.B. bei Projektmeilensteinen. Über das '''Plus'''-Symbol kann eine neue Fragengruppe hinzugefügt und über das '''X'''-Symbol können Fragengruppen gelöscht werden.
}}

== Erneute Bearbeitung einer Dokumentvorlage ==

{{AnleitungAbsatz
|Möchten Sie eine Vorlage erneut bearbeiten, tun Sie dies nicht in '''Xential''' sondern nutzen die standardmäßig vorhandene Bearbeitungsfunktion des DMS.
}}
{{Verweis
|Die Anleitung zur Bearbeitung von Dokumenten finden Sie im Kapitel: [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

== Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen ==

{{AnleitungAbsatz
|In diesem Kapitel finden Sie Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen, z.B. welche Vorlagen Sie im System finden oder wo diese abgerufen werden können.
}}

=== Projektmanagement ===

{{AnleitungScreenshot|Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|Im Menü zum Vorgang ist der unterste Punkt Ein Dokument nach Vorlage erstellen mit einer roten Markierung hervorgehoben.
|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlage zur Verfügung. Dazu gehören diese Vorlagen:
* Projektsteckbrief
*: Der Projektsteckbrief kann, [[#Vorlage abrufen|wie weiter oben beschrieben]], über die Kachel '''Prozesse starten''' abgerufen werden.
* Projektkalkulation
* Einführung neuer IT-Systeme
* Bewertung Finanzcontrolling (nur für das Finanzcontrolling relevant)
* Statusbericht
* Projektabschlussbericht

Alle weiteren Vorlagen können über diesen Weg abgerufen werden:

Um eine Vorlage abrufen zu können, navigieren Sie zunächst zur Projektakte. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshot|Xential eine Vorlage auswählen.png|Unter der Überschrift Projektportfolio managen wird eine Liste von Dokumentvorlagen gezeigt (Projektsteckbrief, Einführung neuer IT-Systeme, Bewertung Finanzcontrolling, Projektkalkulation, Statusbericht und Projektabschlussbericht). Statusbericht ist ausgewählt. Als Kategorie zur Ablage kann hier nur Projektdokument ausgewählt werden.
|Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie aus den für diesen Bereich verfügbaren Vorlagen auswählen können. Klicken Sie auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend die benötigte Vorlage aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es öffnet sich das Vorlagenmanagementtool '''Xential''' in einem neuen Fenster.
}}

=== Drittmittelakte ===

{{AnleitungAbsatz
|Die Vorlage '''Drittmittelanzeige''' rufen Sie entweder direkt über den Vorgang zur Drittmittelakte ab (sofern bereits ein Vorgang angelegt wurde), oder über die Kachel '''Neuen Vorgang starten''' (unter der Kachel '''Prozesse''' auf der Startseite, sofern noch kein Vorgang angelegt wurde).
}}

Akte anlegen in DMS/eAkte

2023-01-16T10:12:31Z

Dhasani:

[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Aktenplan]][[Kategorie:löschen]][[category:zdA-Verfügen]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie [[Akte|Akten]] und [[Vorgang|Vorgänge]] im DMS/eAkte respektive auf der Ebene einer [[Betreffseinheit]] angelegt, gelöscht oder [[Zu den Akten-Verfügung|zu-den-Akten verfügt]] werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften ([[Metadaten]]) von Vorgängen und Teilvorgängen anzeigt werden können.
}}
{{Information
|Für die hier beschriebenen Funktionen benötigen Sie entsprechende Rechte. Sollte Ihnen eine Funktion nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an das DMS/eAkte-Team.
}}

== Vorgang anlegen ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Vorgang anlegen.png|Eine Betreffseinheit ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche "Betreffseinheit anlegen" ist erschienen.
|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang in einer Betreffseinheit anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der der Vorgang angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Akte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche klicken Sie auf die Vorgangsart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Vorgangsarten angezeigt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Element anzeigen.png|Das Formular Betreffseinheit erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
|Geben Sie anschließend den Titel der neuen Akten ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist die Akte angelegt und Sie können die Betreffseinheit über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
}}

=== Vorgang anlegen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang anlegen.png|Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Projekt Vorgang anlegen ist ausgewählt.
|Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt Vorgänge. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.
}}

== Eigenschaften einer Akte anzeigen ==

=== Über den Aktenplan ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften einer Akte anzeigen lassen. Klicken Sie auf die jeweilige Akte und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie '''Eigenschaften'''.
}}

=== In der Ansicht der Akte ===

{{AnleitungScreenshot|Vorgang Eigenschaften.png|Es wird eine Akte im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel der Akte ist rot hervorgehoben.
|Wenn Sie sich in einer Akte (oder einem Vorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaften anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel der aktuellen Akte auf das '''i in einem schwarzen Kreis''' klicken.
}}
{{Information
|Es öffnet sich die in vier Reiter (Ansicht, Eigenschaften, Notizen und Versionen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Sowohl unter Ansicht als auch unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten der Akte bzw. des Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.
}}
{{Verweis
|Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Akten finden Sie in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

== Vorgang löschen ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang löschen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Löschen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel Eintrag löschen. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
|Klicken Sie einmal auf die jeweilige Akte bzw. auf den jeweiligen Vorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''Löschen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um die Akte bzw. den Vorgang zu löschen.
}}
{{Hinweis
|Ein '''Vorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Dokumente''' dieses Vorgangs gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Eine '''Akte''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Vorgänge''' dieser Akte gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, Akten, Vorgänge oder Dokumente zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen.
}}

== Akte/Vorgang zdA-Verfügen ==

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Projekt Teilvorgang zdA Verfügung setzen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. zdA-Verfügung setzen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel ZDA-Verfügung. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich ZAD (Zu den Akten) gesetzt werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
|Sie können entweder einen einzelnen Vorgang oder die gesamte Akte zdA-verfügen (zu den Akten, dabei beachte Akte als übergeordnete Betreffseinheit). Wenn Sie eine Akte zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Vorgänge zdA-verfügt.

Klicken Sie einmal auf die jeweilige Akte oder den jeweiligen Vorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Akte oder Vorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um diese zdA zu verfügen.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, eine Akte oder einen Vorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]].
}}

Betreffseinheit

2023-01-16T09:50:48Z

Dhasani:

[[category:Glossar|Betreffseinheit]]
Text wird in Kürze erscheinen

Betreffseinheit

2023-01-16T09:50:40Z

Dhasani:

[[category:Glossar|Betreffseinheit]]

Text wird in Kürze erscheinen

Betreffseinheit

2023-01-16T09:44:08Z

Dhasani: Die Seite wurde neu angelegt: „Text wird in Kürze erscheinen“

Text wird in Kürze erscheinen

Akte anlegen in DMS/eAkte

2023-01-16T09:00:46Z

Dhasani:

[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Aktenplan]][[Kategorie:löschen]][[category:zdA-Verfügen]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie [[Akte|Akten]] und [[Vorgang|Vorgänge]] im DMS/eAkte angelegt, gelöscht oder [[Zu den Akten-Verfügung|zu-den-Akten verfügt]] werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften ([[Metadaten]]) von Vorgängen und Teilvorgängen anzeigt werden können.
}}
{{Information
|Für die hier beschriebenen Funktionen benötigen Sie entsprechende Rechte. Sollte Ihnen eine Funktion nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an das DMS/eAkte-Team.
}}

== Vorgang anlegen ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Vorgang anlegen.png|Eine Akte ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche Vorgang anlegen ist erschienen.
|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang in einer Akte anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Akte, in der der Vorgang angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen eines Vorgangs ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Akte einen Vorgang anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche klicken Sie auf die Vorgangsart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Vorgangsarten angezeigt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Element anzeigen.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
|Geben Sie anschließend den Titel des neuen Vorgangs ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist der Vorgang angelegt und Sie können die Akte über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
}}

=== Teilvorgang anlegen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang anlegen.png|Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Projekt Teilvorgang anlegen ist ausgewählt.
|Teilvorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt Vorgänge. Wählen Sie den Vorgang, in dem Sie einen neuen Teilvorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen eines Vorgangs.
}}

== Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen ==

=== Über den Aktenplan ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie '''Eigenschaften'''.
}}

=== In der Ansicht des Vorgangs ===

{{AnleitungScreenshot|Vorgang Eigenschaften.png|Es wird ein Vorgang im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel des Vorgangs ist rot hervorgehoben.
|Wenn Sie sich in einem Vorgang (oder Teilvorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaften anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel des aktuellen Vorgangs auf das '''i in einem schwarzen Kreis''' klicken.
}}
{{Information
|Es öffnet sich die in vier Reiter (Ansicht, Eigenschaften, Notizen und Versionen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Sowohl unter Ansicht als auch unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten des (Teil-)Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.
}}
{{Verweis
|Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

== (Teil-)Vorgang löschen ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang löschen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Löschen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel Eintrag löschen. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
|Klicken Sie einmal auf den jeweiligen (Teil-)Vorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''Löschen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den (Teil-)Vorgang zu löschen.
}}
{{Hinweis
|Ein '''Teilvorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Dokumente''' dieses Teilvorgangs gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Ein '''Vorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Teilvorgänge''' dieses Vorgangs gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, (Teil-)Vorgänge oder Dokumente zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen.
}}

== Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen ==

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Projekt Teilvorgang zdA Verfügung setzen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. zdA-Verfügung setzen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel ZDA-Verfügung. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich ZAD (Zu den Akten) gesetzt werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
|Sie können entweder einen einzelnen Teilvorgang oder den gesamten Vorgang zdA-verfügen (zu den Akten). Wenn Sie einen Vorgang zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Teilvorgänge zdA-verfügt.

Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Vorgang oder Teilvorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den Vorgang oder Teilvorgang zdA zu verfügen.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Vorgang oder Teilvorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]].
}}

Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte

2023-01-16T08:59:24Z

Dhasani:

{{Seite im Aufbau}}[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]]__FORCETOC__
{{AnleitungAbsatz
|Metadaten stellen die beschreibenden Informationen zu den (Schriftgut-)Objekten dar. Diese Informationen sind für das Recherchieren der [[Akte]]n, [[Vorgang|Vorgänge]] und [[Dokumente]] in der eAkte zwingend erforderlich. In DMS/eAkte sind sie unter dem Reiter '''Eigenschaften''' einzusehen.<br>
Bei der Anlage von Akten bzw. Vorgängen und den darunter liegenden Dokumenten werden bestimmte Metadaten automatisch vergeben, andere Metadaten lassen sich manuell hinzufügen und im späteren Verlauf bearbeiten.<br>
In dieser Anleitung wird Ihnen erklärt, wie Sie die Metadaten in der Akte sowie am Dokument in DMS/eAkte bearbeiten können.
}}

== Metadaten der Akte bzw. am Vorgang bearbeiten ==
{{Hinweis
|Sie können nur die Akten/Vorgänge einsehen, für die Sie Lese- und/oder Schreibrechte haben. Änderungen an den Metadaten können nur mit Schreibrechten vorgenommen werden!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Rufen Sie die Akte oder den Vorgang auf, in dem Sie die Metadaten bearbeiten wollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Vorgang Details anzeigen.png|Es ist die Auflistung der Inhalte der Akte "Dienstvereinbarungen" angezeigt. Rechts neben dem Titel der Akte ist die Schaltfläche "Details zur Akte anzeigen" als kleine i in einem Kreis dargestellt.
|Klicken Sie anschließend oben, rechts neben dem Akten- bzw. Vorgangstitel auf die Schaltfläche '''Details zur Akte anzeigen''' (kleines i im Kreis).
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es werden Ihnen die Details der Akte/des Vorgangs angezeigt. Klicken Sie auf den Reiter '''Eigenschaften''' und anschließend rechts oben neben dem Aktentitel auf das '''Stift'''-Symbol, um die Metadaten in Bearbeitung zu nehmen.
}}
{{Information
|Es können nur die erweiterten Eigenschaften bearbeitet werden. Die allgemeinen Eigenschaften werden vom System generiert.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Metadaten bearbeiten.png|Es ist der obere Abschnitt der Ansicht "Eigenschaften bearbeiten" zu sehen. Drei Eingabefelder (Kategorie, Aktenplanzeichen, Aktenzeichen) sind grau hinterlegt, zwei Felder sind weiß und deren Bezeichnungen enthalten ein rotes Sternchen (Aktentitel, federführende Organisationseinheit).
|Abhängig von der Akte, die Sie aufgerufen haben, stehen Ihnen eine unterschiedliche Art und Menge an Metadaten zur Verfügung, die Sie sehen und bearbeiten können.<br>
Felder, die grau hinterlegt sind, werden vom System gepflegt und können nicht bearbeitet werden. Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen neben der Feldbezeichnung gekennzeichnet. Diese sind zwingend zu füllen, da sonst das Speichern der Metadaten nicht möglich ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Felder, die rechts keine Symbole enthalten, können mit Freitext gefüllt werden. <br>
Wenn rechts ein '''nach unten zeigendes Dreieck''' zu sehen ist (1.), können Sie aus einem Drop-down-Menü Inhalte auswählen. Wenn Sie in solchen Feldern beginnen, Inhalte einzutippen, werden Ihnen passende Einträge aus der Drop-down-Liste angezeigt. Ein bereits gefülltes Drop-down-Feld können Sie leeren, in dem Sie auf das '''X'''-Symbol neben dem Dreieck drücken. <br>
'''Datumsfelder''' (2.) können entweder über die Tastatur gefüllt werden oder Sie wählen rechts im Feld im Kalendersymbol das passende Datum aus. <br>
Befindet sich rechts am Feld ein '''Aufzählungs'''-Symbol (3.), so haben Sie in diesem Feld die Möglichkeit Mehrfachwerte einzutragen. Dafür klicken Sie entweder auf das Symbol neben dem Eingabefeld oder gehen über den unten angezeigten Reiter '''Mehrfachwerte''' zu der Ansicht. Jede Eigenschaft, die mehrere Werte beinhalten soll, hat eine eigene Spalte. Pro Zeile darf jeweils ein Wert eingegeben werden. Inhalte einer Zeile korrelieren nicht mit den Inhalten der nebenstehenden Zeilenwerte.
}}
<div class="barrierefrei screenshot" style="
display: grid;
grid-template-columns: repeat(auto-fill, minmax(80px, 1fr));
grid-auto-flow: dense;
column-gap: 1.5em;
row-gap: 0.5em;
">
{{ScreenshotKachel|Datei:Drop-down-Feld.png|Ein x sowie ein nach unten zeigendes Dreieck.
|1. Drop-down-Feld
}}
{{ScreenshotKachel|Datei:Datumsfeld.png|Kalendersymbol
|2. Datumsfeld
}}
{{ScreenshotKachel|Datei:Mehrfachwerte.png|Aufzählungssymbol
|3. Mehrfachwerte
}}
</div>
{{AnleitungAbsatz
|Sie gelangen zurück zu der Bearbeitungsansicht der erweiterten Eigenschaften, wenn Sie unten auf den Reiter '''Erweitert''' klicken. <br>
Nachdem Sie alle benötigten Felder ausgefüllt haben, können Sie durch einen klick auf '''Eigenschaften überprüfen''' prüfen lassen, ob alle Eingaben korrekt bzw. alle benötigten Felder gefüllt sind. Sie können diesen Schritt aber auch überspringen und direkt unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern''' klicken.
}}

=== Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben ===
{{AnleitungAbsatz
|Über das Bearbeiten der Metadaten haben Sie die Möglichkeit, Lese- und Lese-/Schreibrechte für die Akte für andere Personen zu erteilen. <br>
Nehmen Sie dafür die Eigenschaften der Akte in Bearbeitung, wie in [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Metadaten an Akte/Vorgang bearbeiten|Metadaten an Akte/Vorgang bearbeiten]] beschrieben wird. Klicken Sie anschließend unten auf den Reiter '''Mehrfachwerte'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Metadaten_Rechtevergabe.png|Die Ansicht der Mehrfachwerte ist abgebildet. Die Spalten "Beteiligte schreiben und lesen", "Beteiligte nur lesen" und "weitere Einrichtungen" mit mehreren einzelnen Eingabefeldern unterhalb sind zu sehen.
|Sie können nun in die einzelnen Felder die Personen eintragen bzw. aus der Drop-down-Liste auswählen, welche die in der Spalte betitelten Rechte für die Akte erhalten soll. Sie können die Rechte der Person wieder entziehen, indem Sie auf das x-Symbol neben dem Namen der Person klicken. Klicken Sie zum Speichern der Inhalte unten rechts auf '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Die Rechte an einer Akte bzw. an einem Vorgang werden heruntervererbt. Dies bedeutet, dass Personen, die für eine Akte berechtigt werden, dessen Dokumente und Vorgänge - je nach vergebenem Recht - lesen bzw. lesen und bearbeiten dürfen.
}}

== Metadaten am Dokument bearbeiten ==
{{Hinweis
|Sie können nur die Dokumente einsehen, für die Sie Lese- und/oder Schreibrechte haben. Änderungen an den Metadaten können nur mit Schreibrechten vorgenommen werden!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie haben ebenso die Möglichkeit, Metadaten am Dokument in Bearbeitung zu nehmen. Navigieren Sie dafür zum benötigten Dokument und klicken oberhalb der Dokumentanzeige auf den Reiter '''Eigenschaften'''. Klicken Sie anschließend auf das '''Stift'''-Symbol rechts von den erweiterten Eigenschaften, um die Metadaten zu bearbeiten. <br>
Grau hinterlegte Felder werden vom System gepflegt und können nicht bearbeitet werden. Felder, deren Bezeichnung am Ende ein rotes Sternchen enthält, sind Pflichtfelder und sind zwingend auszufüllen. Über die Metadaten können Sie außerdem ein Register erstellen. Register helfen Ihnen, die Dokumente übersichtlich gruppiert anzeigen zu lassen.
}}
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum Hinterlegen von Registern an vorhandenen Dateien finden Sie unter [[Register anlegen in DMS/eAkte#Register an vorhandenen Dateien hinterlegen|Register anlegen in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie die Bearbeitung der Metadaten abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}

Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte

2023-01-16T08:58:26Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Verfügungsworkflow]][[category:Ad-hoc Zusammenarbeit]][[category:Projektmanagement]]{{AnleitungAbsatz
|Beide Workflow-Komponenten, der Verfügungsworkflow und die [[Ad-hoc-Zusammenarbeit]], unterstützen die digitale, medienbruchfreie Zusammenarbeit. Es gibt allerdings Unterschiede.

Die Ad-hoc-Zusammenarbeit ist universell nutzbar und kann von den Anwender*innen individuell konfiguriert werden.}}
{{Verweis|Nähere Erläuterungen finden Sie in der [[Ad-hoc-Zusammenarbeit in DMS/eAkte|Anleitung zur Ad-hoc-Zusammenarbeit]].}}
{{AnleitungAbsatz
|Verfügungsworkflows sind für wiederkehrende, prozessbasierte Anwendungsfälle vorkonfiguriert. An welcher Stelle im System der Verfügungsworkflow gestartet wird, hängt von der spezifischen Konfiguration des jeweiligen Verfügungsworkflows ab. Verfügungsworkflows können grundsätzlich auf folgenden Ebenen gestartet werden: [[Akte|Akten]], [[Vorgang|Vorgänge]] und [[Dokumente]]. Für Hinweise zu spezifischen Workflows, wie z.B. der Projektgenehmigung, gibt es ein [[#Hinweise zu spezifischen Verfügungsworkflows|eigenes Kapitel in dieser Anleitung]].
}}

== Starten eines Verfügungsworkflows ==

{{AnleitungAbsatz
|Wie eingangs beschrieben werden Verfügungsworkflows an verschiedenen Stellen im System gestartet.
}}

=== Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Klick auf die Akte) ===

{{Anleitung2Screenshots
|File:Icon Details zur Akte anzeigen.png|In der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte ist das Symbol Details zur Akte rot hervorgehoben. Das Icon ist quadratisch. In der linken Hälfte besteht es aus vier untereinanderliegenden Linien - in der rechten Hälfte besteht es aus einem schwarzen Rechteck.
|Symbol '''Details zur Akte anzeigen'''
|File:Icon Workflow starten.png|Im rechten Seitenmenü des DMS/eAkte ist das Symbol Workflow starten rot hervorgehoben. Es besteht aus einem Kreis von drei über einen Punkt ineinandergreifenden Linien.
|Symbol '''Workflow starten'''
|Rufen Sie die benötigte Akte auf. Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Workflow-Symbol, um einen Workflow zu starten. Wenn am rechten Bildrand das Workflow-Symbol nicht erscheint, kann es durch das Symbol '''Details zur Akte anzeigen''' eingeblendet werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Für das weitere Vorgehen befolgen Sie die Schritte unter [[#Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Kontextmenü)|Verfügungsworkflows Akten aufrufen (Kontextmenü)]].
}}

=== Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Kontextmenü) ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Verfügungsworkflow Workflow Beispiele.png|Eine Übersicht möglicher Workflows. Unter der Überschrift Neuer Workflow befinden sich die Einträge Ad-hoc Zusammenarbeit und Projektgenehmigung.
|Verfügungsworkflows an Akten können über das Kontextmenü aufgerufen werden. Klicken Sie dafür auf die drei untereinanderstehenden Punkte und wählen dort den Punkt '''Workflow starten''' aus.

Anschließend geht es für alle Möglichkeiten auf gleichem Wege weiter:

Es werden Ihnen die Workflows angeboten, die an dieser Stelle für Ihr Berechtigungsprofil verfügbar sind, z.B. die Ad-hoc-Zusammenarbeit und die Projektgenehmigung.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Verfügungsworkflow An Workflow teilnehmen.png|Das Symbol An Workflow teilnehmen ist rot hervorgehoben. Es besteht aus einem Klemmbrett auf dem ein kleines Häkchen abgebildet ist.
|Danach gelangen Sie über die obere Brotkrumenleite wieder auf die Akte zurück. Wenn Sie rechts von der Akte das Kontextmenü (die drei untereinanderstehenden Punkte) aufrufen, können Sie durch einen Klick auf '''An Workflow teilnehmen''' an dem soeben aufgerufenen Workflow partizipieren.
}}

== Elemente eines Verfügungsworkflows ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Verfügungsworkflow Gesamtansicht.png|Die Ansicht des Verfügungsworkflows gliedert sich in vier die Bereiche Laufwegsübersicht, Vermerke, Budgetbedarf und Aktionen. Unter Aktionen stehen Rücksprache halten, Genehmigen und Workflow stornieren zur Verfügung.
|Nachfolgend sind die Elemente des Verfügungsworkflows beschrieben.
}}
{{AnleitungScreenshot|Verfügungsworkflow Vermerke.png|Unter der Überschrift Vermerke befindet sich die Schaltfläche Abbrechen. Darunter befindet sich ein Freitextfeld an dem rechts eine Schaltfläche Plus angrenzt. Darunter ist ein Haken gesetzt an Den Vermerk mit in die Notizen übernehmen.
|Die Ansicht eines Verfügungsworkflows gliedert sich von oben nach unten in vier Abschnitte:
# Die '''Laufwegsübersicht''' zeigt alle Schritte des jeweiligen Verfügungsworkflows und deren Bearbeitungsstatus.
# Unter '''Vermerke''' gibt es die Möglichkeit, für nachfolgende Bearbeiter*innen Notizen und Hinweise zu hinterlegen. Durch Klicken auf die Schaltfläche '''Neu''' öffnen sich ein Eingabefeld und eine Checkbox, über deren An- bzw. Abwahl ausgewählt werden kann, ob der eingegebene Text zu den dauerhaft an der Akte bzw. am Dokument verbleibenden Notizen hinzugefügt werden soll. Mit Klick auf das '''Pluszeichen''' wird die Notiz anschließend hinterlegt. Es lassen sich auf diese Weise nacheinander mehrere Notizen eingeben, für die jeweils ausgewählt werden kann, ob sie dauerhaft in der Akte sichtbar sein soll.
}}
<div class="barrierefrei absatz">
<ol start="3">
<li>
Im dritten Abschnitt ist die im konkreten Schritt des Verfügungsworkflows zu erledigende Aktivität hinterlegt; im gezeigten Beispiel muss das Projektbüro eingeben, ob ein Budgetbedarf besteht oder nicht.
</li>
<li>
Unter '''Aktionen''' gibt es die Möglichkeit, Rücksprachen zu halten. Ob dies nur mit Personen bzw. Gruppen möglich ist, die am jeweiligen Verfügungsworkflow beteiligt sind, oder ob auch mit Dritten Rücksprache gehalten werden kann, ist in der Konfiguration des jeweiligen Verfügungsworkflows festgelegt. Die beiden rechtsstehenden Schaltflächen bieten die Möglichkeit, den aktuellen Schritt des Verfügungsworkflows abzuschließen: Entweder, indem der Workflow storniert oder der nächste Schritt gestartet wird. Der Button zum Start des nächsten Schritts trägt kontextabhängig unterschiedliche Bezeichnungen, z.B. Genehmigen, Freigeben, Weiterleiten oder Mitzeichnen.<br>
Achtung: Wollen Sie eine Rücksprache halten, werden Sie aufgefordert, eine Notiz einzugeben. Diese wird an die Notizen der Akte geschrieben und ist für alle Personen sichtbar, die auf das jeweilige Element mindestens Leserechte haben. <br>
Bei Rücksprachen geht der Workflow zunächst noch nicht weiter.<br>
Wird der Workflowschritt bestätigt, erhalten Sie die folgende Nachricht:
</li>
<li style="list-style-type: none; margin: 0.5em 0;">
'''Der Workflowschritt wurde von d.3 server erfolgreich ausgeführt'''
</li>
<li style="list-style-type: none;">
Über die obere Brotkrumenleite gelangen Sie wieder zurück zu Ihrer Akte und können sich über das Kontextmenü (die drei Punkte rechts neben der Akte) die bisher gestarteten Aktionen ansehen. Dafür klicken Sie im Kontextmenü auf den Punkt '''Workflowstatus anzeigen'''.
</li>
</ol>
</div>
{{AnleitungScreenshot|Verfügungsworkflow Workflowstatus zeigen.png|Das Symbol Workflowstatus anzeigen ist rot hervorgehoben. Es besteht aus einer analogen Uhr, die von einem Pfeil vollständig umrundet wird.
}}
{{AnleitungScreenshot|Verfügungsworkflow Workflowschritte.png|Eine Tabelle der Workflowschritte eines Projektgenehmigungsworkflows. Sie besteht aus den Spalten Workflowschritt, Benutzer, Zugestellt am und Abgeschlossen am.
}}
{{AnleitungScreenshot|Verfügungsworkflow Kachel Aufgaben und Nachrichten.png|Neben der Überschrift der Kachel Aufgaben und Nachrichten befindet sich links als Symbol ein roter Kreis auf dem ein Briefumschlag abgebildet ist.
|Wird ein Workflow vollständig durchlaufen, wird ein Protokoll erstellt, welches den Verlauf des Workflows darstellt. Dieses liegt in der Akte.

Die nächste Person '''oder''' Gruppe, von der eine Aktivität erwartet wird, erhält nun eine Benachrichtigung per Email und eine Mitteilung im DMS/aAkte-System unter der Kachel '''Aufgaben und Nachrichten'''.
}}
{{Verweis
|Weiterführenden Informationen zu Aufgaben und Nachrichten finden Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Aufgabenübersicht|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Mit einem Klick auf den Link bzw. die Benachrichtigung öffnet sich der jeweilige Verfügungsworkflow.

Wenn Sie die '''nächste''' beteiligte Person des Workflows sind, können Sie der Verlinkung in der E-Mail bzw. Postkorbnachricht folgen. <br>
Wenn Sie '''eine''' der beteiligten Personen im Workflow sind, rufen Sie den Workflow über das Kontextmenü (drei Punkte rechts der Akte) über den Punkt '''An Workflow teilnehmen''' auf.
}}

== Wechsel zwischen Ansicht Verfügungsworkflow und zugehörigen Dokumenten ==

{{Anleitung2Screenshots
|Verfügungsworkflow Details.png|Das Symbol Details ist im rechten Seitenmenü hervorgehoben. Das Symbol stellt ein Touchpad mit zwei darunterliegenden Schaltflächen dar.
|Symbol '''Details'''
|Verfügungsworkflow Andere Anwendungen.png|Das Symbol Andere Anwendungen ist der Kopfzeile des DMS/eAkte hervorgehoben. Das Symbol sind neun quadratisch angeordnete Quadrate.
|Symbol '''Andere Anwendungen'''
|Um einen Schritt eines Verfügungsworkflows bearbeiten zu können, müssen in der Regel Dokumente geprüft und ggf. bearbeitet werden. Dafür kann zwischen der Workflow-Ansicht und der zugehörigen Akte gewechselt werden, z.B. in dem auf das Symbol '''Details''' an der rechten Bildseite geklickt wird. So gelangt die bearbeitende Person in die Aktenstruktur.
}}

== Hinweise zu spezifischen Verfügungsworkflows ==

=== Projektgenehmigung ===

{{AnleitungAbsatz|
Der Verfügungsworkflow zur Projektgenehmigung wird durch das Projektbüro an der Projektakte gestartet und durchläuft folgende Schritte:
# Das Projektbüro startet den Workflow. Anschließend muss der Workflow erneut aufgerufen werden (siehe [[#Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Kontextmenü)|Verfügungsworkflow an Akten Aufrufen (Kontextmenü)]]), um festzulegen, ob das Projekt eine Budgetfreigabe benötigt. Die Projektleitung erhält eine Benachrichtigung über den Start des Workflows.
# '''Kein Budget benötigt''': Benötigt das Projekt kein Budget, werden die Empfänger Finanzcontrolling und Dezernatsleitung Finanzmanagement übersprungen und das Projekt wird direkt dem Kanzler zur Genehmigung vorgelegt. Das Metadatum '''Projektstatus''' wird automatisch auf '''Projekt liegt Kanzler zur Genehmigung vor''' umgesetzt.
# '''Ein Budget wird benötigt''': Die Projektakte wird entsprechend der Laufwegsübersicht zunächst dem Finanzcontrolling und anschließend der Dezernatsleitung Finanzmanagement zur Budgetfreigabe vorgelegt. Das Metadatum '''Projektstatus''' wird automatisch auf '''Projekt liegt Finanzcontrolling zur Genehmigung vor''' umgesetzt. Nach der Genehmigung durch die Dezernatsleitung Finanzmanagement wird entsprechend der Laufwegsübersicht der Kanzler beteiligt.
# Nachdem der Kanzler die Genehmigung erteilt hat, wird das Projektbüro und die Projektleitung per Postkorbnachricht über die Beendigung des Workflows benachrichtigt.
}}

Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte

2023-01-16T08:57:34Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Verfügungsworkflow]][[category:Ad-hoc Zusammenarbeit]][[category:Projektmanagement]]{{AnleitungAbsatz
|Beide Workflow-Komponenten, der Verfügungsworkflow und die [[Ad-hoc-Zusammenarbeit]], unterstützen die digitale, medienbruchfreie Zusammenarbeit. Es gibt allerdings Unterschiede.

Die Ad-hoc-Zusammenarbeit ist universell nutzbar und kann von den Anwender*innen individuell konfiguriert werden.}}
{{Verweis|Nähere Erläuterungen finden Sie in der [[Ad-hoc-Zusammenarbeit in DMS/eAkte|Anleitung zur Ad-hoc-Zusammenarbeit]].}}
{{AnleitungAbsatz
|Verfügungsworkflows sind für wiederkehrende, prozessbasierte Anwendungsfälle vorkonfiguriert. An welcher Stelle im System der Verfügungsworkflow gestartet wird, hängt von der spezifischen Konfiguration des jeweiligen Verfügungsworkflows ab. Verfügungsworkflows können grundsätzlich auf folgenden Ebenen gestartet werden: [[Akte|Akten]], [[Vorgang|Vorgänge]] und [[Dokument|Dokumente]]. Für Hinweise zu spezifischen Workflows, wie z.B. der Projektgenehmigung, gibt es ein [[#Hinweise zu spezifischen Verfügungsworkflows|eigenes Kapitel in dieser Anleitung]].
}}

== Starten eines Verfügungsworkflows ==

{{AnleitungAbsatz
|Wie eingangs beschrieben werden Verfügungsworkflows an verschiedenen Stellen im System gestartet.
}}

=== Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Klick auf die Akte) ===

{{Anleitung2Screenshots
|File:Icon Details zur Akte anzeigen.png|In der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte ist das Symbol Details zur Akte rot hervorgehoben. Das Icon ist quadratisch. In der linken Hälfte besteht es aus vier untereinanderliegenden Linien - in der rechten Hälfte besteht es aus einem schwarzen Rechteck.
|Symbol '''Details zur Akte anzeigen'''
|File:Icon Workflow starten.png|Im rechten Seitenmenü des DMS/eAkte ist das Symbol Workflow starten rot hervorgehoben. Es besteht aus einem Kreis von drei über einen Punkt ineinandergreifenden Linien.
|Symbol '''Workflow starten'''
|Rufen Sie die benötigte Akte auf. Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Workflow-Symbol, um einen Workflow zu starten. Wenn am rechten Bildrand das Workflow-Symbol nicht erscheint, kann es durch das Symbol '''Details zur Akte anzeigen''' eingeblendet werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Für das weitere Vorgehen befolgen Sie die Schritte unter [[#Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Kontextmenü)|Verfügungsworkflows Akten aufrufen (Kontextmenü)]].
}}

=== Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Kontextmenü) ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Verfügungsworkflow Workflow Beispiele.png|Eine Übersicht möglicher Workflows. Unter der Überschrift Neuer Workflow befinden sich die Einträge Ad-hoc Zusammenarbeit und Projektgenehmigung.
|Verfügungsworkflows an Akten können über das Kontextmenü aufgerufen werden. Klicken Sie dafür auf die drei untereinanderstehenden Punkte und wählen dort den Punkt '''Workflow starten''' aus.

Anschließend geht es für alle Möglichkeiten auf gleichem Wege weiter:

Es werden Ihnen die Workflows angeboten, die an dieser Stelle für Ihr Berechtigungsprofil verfügbar sind, z.B. die Ad-hoc-Zusammenarbeit und die Projektgenehmigung.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Verfügungsworkflow An Workflow teilnehmen.png|Das Symbol An Workflow teilnehmen ist rot hervorgehoben. Es besteht aus einem Klemmbrett auf dem ein kleines Häkchen abgebildet ist.
|Danach gelangen Sie über die obere Brotkrumenleite wieder auf die Akte zurück. Wenn Sie rechts von der Akte das Kontextmenü (die drei untereinanderstehenden Punkte) aufrufen, können Sie durch einen Klick auf '''An Workflow teilnehmen''' an dem soeben aufgerufenen Workflow partizipieren.
}}

== Elemente eines Verfügungsworkflows ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Verfügungsworkflow Gesamtansicht.png|Die Ansicht des Verfügungsworkflows gliedert sich in vier die Bereiche Laufwegsübersicht, Vermerke, Budgetbedarf und Aktionen. Unter Aktionen stehen Rücksprache halten, Genehmigen und Workflow stornieren zur Verfügung.
|Nachfolgend sind die Elemente des Verfügungsworkflows beschrieben.
}}
{{AnleitungScreenshot|Verfügungsworkflow Vermerke.png|Unter der Überschrift Vermerke befindet sich die Schaltfläche Abbrechen. Darunter befindet sich ein Freitextfeld an dem rechts eine Schaltfläche Plus angrenzt. Darunter ist ein Haken gesetzt an Den Vermerk mit in die Notizen übernehmen.
|Die Ansicht eines Verfügungsworkflows gliedert sich von oben nach unten in vier Abschnitte:
# Die '''Laufwegsübersicht''' zeigt alle Schritte des jeweiligen Verfügungsworkflows und deren Bearbeitungsstatus.
# Unter '''Vermerke''' gibt es die Möglichkeit, für nachfolgende Bearbeiter*innen Notizen und Hinweise zu hinterlegen. Durch Klicken auf die Schaltfläche '''Neu''' öffnen sich ein Eingabefeld und eine Checkbox, über deren An- bzw. Abwahl ausgewählt werden kann, ob der eingegebene Text zu den dauerhaft an der Akte bzw. am Dokument verbleibenden Notizen hinzugefügt werden soll. Mit Klick auf das '''Pluszeichen''' wird die Notiz anschließend hinterlegt. Es lassen sich auf diese Weise nacheinander mehrere Notizen eingeben, für die jeweils ausgewählt werden kann, ob sie dauerhaft in der Akte sichtbar sein soll.
}}
<div class="barrierefrei absatz">
<ol start="3">
<li>
Im dritten Abschnitt ist die im konkreten Schritt des Verfügungsworkflows zu erledigende Aktivität hinterlegt; im gezeigten Beispiel muss das Projektbüro eingeben, ob ein Budgetbedarf besteht oder nicht.
</li>
<li>
Unter '''Aktionen''' gibt es die Möglichkeit, Rücksprachen zu halten. Ob dies nur mit Personen bzw. Gruppen möglich ist, die am jeweiligen Verfügungsworkflow beteiligt sind, oder ob auch mit Dritten Rücksprache gehalten werden kann, ist in der Konfiguration des jeweiligen Verfügungsworkflows festgelegt. Die beiden rechtsstehenden Schaltflächen bieten die Möglichkeit, den aktuellen Schritt des Verfügungsworkflows abzuschließen: Entweder, indem der Workflow storniert oder der nächste Schritt gestartet wird. Der Button zum Start des nächsten Schritts trägt kontextabhängig unterschiedliche Bezeichnungen, z.B. Genehmigen, Freigeben, Weiterleiten oder Mitzeichnen.<br>
Achtung: Wollen Sie eine Rücksprache halten, werden Sie aufgefordert, eine Notiz einzugeben. Diese wird an die Notizen der Akte geschrieben und ist für alle Personen sichtbar, die auf das jeweilige Element mindestens Leserechte haben. <br>
Bei Rücksprachen geht der Workflow zunächst noch nicht weiter.<br>
Wird der Workflowschritt bestätigt, erhalten Sie die folgende Nachricht:
</li>
<li style="list-style-type: none; margin: 0.5em 0;">
'''Der Workflowschritt wurde von d.3 server erfolgreich ausgeführt'''
</li>
<li style="list-style-type: none;">
Über die obere Brotkrumenleite gelangen Sie wieder zurück zu Ihrer Akte und können sich über das Kontextmenü (die drei Punkte rechts neben der Akte) die bisher gestarteten Aktionen ansehen. Dafür klicken Sie im Kontextmenü auf den Punkt '''Workflowstatus anzeigen'''.
</li>
</ol>
</div>
{{AnleitungScreenshot|Verfügungsworkflow Workflowstatus zeigen.png|Das Symbol Workflowstatus anzeigen ist rot hervorgehoben. Es besteht aus einer analogen Uhr, die von einem Pfeil vollständig umrundet wird.
}}
{{AnleitungScreenshot|Verfügungsworkflow Workflowschritte.png|Eine Tabelle der Workflowschritte eines Projektgenehmigungsworkflows. Sie besteht aus den Spalten Workflowschritt, Benutzer, Zugestellt am und Abgeschlossen am.
}}
{{AnleitungScreenshot|Verfügungsworkflow Kachel Aufgaben und Nachrichten.png|Neben der Überschrift der Kachel Aufgaben und Nachrichten befindet sich links als Symbol ein roter Kreis auf dem ein Briefumschlag abgebildet ist.
|Wird ein Workflow vollständig durchlaufen, wird ein Protokoll erstellt, welches den Verlauf des Workflows darstellt. Dieses liegt in der Akte.

Die nächste Person '''oder''' Gruppe, von der eine Aktivität erwartet wird, erhält nun eine Benachrichtigung per Email und eine Mitteilung im DMS/aAkte-System unter der Kachel '''Aufgaben und Nachrichten'''.
}}
{{Verweis
|Weiterführenden Informationen zu Aufgaben und Nachrichten finden Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Aufgabenübersicht|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Mit einem Klick auf den Link bzw. die Benachrichtigung öffnet sich der jeweilige Verfügungsworkflow.

Wenn Sie die '''nächste''' beteiligte Person des Workflows sind, können Sie der Verlinkung in der E-Mail bzw. Postkorbnachricht folgen. <br>
Wenn Sie '''eine''' der beteiligten Personen im Workflow sind, rufen Sie den Workflow über das Kontextmenü (drei Punkte rechts der Akte) über den Punkt '''An Workflow teilnehmen''' auf.
}}

== Wechsel zwischen Ansicht Verfügungsworkflow und zugehörigen Dokumenten ==

{{Anleitung2Screenshots
|Verfügungsworkflow Details.png|Das Symbol Details ist im rechten Seitenmenü hervorgehoben. Das Symbol stellt ein Touchpad mit zwei darunterliegenden Schaltflächen dar.
|Symbol '''Details'''
|Verfügungsworkflow Andere Anwendungen.png|Das Symbol Andere Anwendungen ist der Kopfzeile des DMS/eAkte hervorgehoben. Das Symbol sind neun quadratisch angeordnete Quadrate.
|Symbol '''Andere Anwendungen'''
|Um einen Schritt eines Verfügungsworkflows bearbeiten zu können, müssen in der Regel Dokumente geprüft und ggf. bearbeitet werden. Dafür kann zwischen der Workflow-Ansicht und der zugehörigen Akte gewechselt werden, z.B. in dem auf das Symbol '''Details''' an der rechten Bildseite geklickt wird. So gelangt die bearbeitende Person in die Aktenstruktur.
}}

== Hinweise zu spezifischen Verfügungsworkflows ==

=== Projektgenehmigung ===

{{AnleitungAbsatz|
Der Verfügungsworkflow zur Projektgenehmigung wird durch das Projektbüro an der Projektakte gestartet und durchläuft folgende Schritte:
# Das Projektbüro startet den Workflow. Anschließend muss der Workflow erneut aufgerufen werden (siehe [[#Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Kontextmenü)|Verfügungsworkflow an Akten Aufrufen (Kontextmenü)]]), um festzulegen, ob das Projekt eine Budgetfreigabe benötigt. Die Projektleitung erhält eine Benachrichtigung über den Start des Workflows.
# '''Kein Budget benötigt''': Benötigt das Projekt kein Budget, werden die Empfänger Finanzcontrolling und Dezernatsleitung Finanzmanagement übersprungen und das Projekt wird direkt dem Kanzler zur Genehmigung vorgelegt. Das Metadatum '''Projektstatus''' wird automatisch auf '''Projekt liegt Kanzler zur Genehmigung vor''' umgesetzt.
# '''Ein Budget wird benötigt''': Die Projektakte wird entsprechend der Laufwegsübersicht zunächst dem Finanzcontrolling und anschließend der Dezernatsleitung Finanzmanagement zur Budgetfreigabe vorgelegt. Das Metadatum '''Projektstatus''' wird automatisch auf '''Projekt liegt Finanzcontrolling zur Genehmigung vor''' umgesetzt. Nach der Genehmigung durch die Dezernatsleitung Finanzmanagement wird entsprechend der Laufwegsübersicht der Kanzler beteiligt.
# Nachdem der Kanzler die Genehmigung erteilt hat, wird das Projektbüro und die Projektleitung per Postkorbnachricht über die Beendigung des Workflows benachrichtigt.
}}

Register anlegen in DMS/eAkte

2023-01-16T08:56:19Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Ablage]][[category:Register]]__FORCETOC__{{AnleitungScreenshot
|Register Beispiel ohne Register.png|Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In einer Akte wurde ein Vorgang ausgewählt. Die Dokumente des Vorgangs werden in alphabetischer Reihenfolge gezeigt.
|Register dienen dazu eine weitere Strukturierungsebene in einer [[Akte]] hinzuzufügen und die [[Dokumente]] übersichtlicher zu strukturieren. Im Folgenden wird Ihnen ein Beispiel ohne Register und ein Beispiel mit Register unterhalb eines [[Vorgang|Vorgangs]] vorgestellt.

Beispiel ohne Register:
}}
{{AnleitungScreenshot
|Register Beispiel mit Register.png|Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In einer Akte wurde ein Vorgang ausgewählt. Unterhalb des Vorgangs wurden die Dokumente mithilfe eines Registers gruppiert. Eine Gruppierung ist ausgeklappt darunter sind die Dokumente zu finden.
|In dem Beispiel ohne Register befinden sich alle Dateien unterhalb des Vorgangs "Wissen über das Projekt". Je nach Anzahl der Dateien, kann dies sehr schnell unübersichtlich werden.

Beispiel mit Register:
}}
{{AnleitungAbsatz
|In dem Beispiel mit Register befinden sich unterhalb des Vorgangs "Wissen über das Projekt" Register wie z.B. "Drohne XR2", "Drohne XR3", "Drohnen allgemein", etc. Die jeweiligen Dateien befinden sich unterhalb der Register.
}}
{{Hinweis
|Register können sowohl auf Akten- als auch auf Vorgangsebene angelegt werden. Register sind optional und müssen nicht verpflichtend angelegt werden.
}}

== Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie eine neue Datei in einer Akte oder in einen Vorgang ablegen, haben Sie die Möglichkeit in den Metadaten ein Register an der Datei zu hinterlegen.
}}
{{Verweis
|Wie Sie eine Datei ablegen, können Sie der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] entnehmen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Register Eigenschaften bearbeiten.png|Unter der Überschrift Eigenschaften bearbeiten sieht man den Anfang eines Formulars. Die Felder Art des Vorhabens, Betreff, Dokumenttyp und Register sind zu sehen. Register wird durch einen roten Rahmen hervorgehoben.
|Bei der Eingabe der [[Metadaten]] müssen Sie wie folgt vorgehen:

Klicken Sie in das Metadatenfeld '''Register'''.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie bereits Register in dieser Akte oder in diesen Vorgängen eingetragen haben, werden diese in Form einer Liste vorgeschlagen. Sie können einen dieser Werte auswählen. Sollten Sie noch keine Register hinterlegt haben oder ist kein passender Wert vorhanden, können Sie einfach den neuen Registertext eintippen. Dieser wird automatisch übernommen und steht anschließend bei folgenden Dateien in der Auswahlliste der Register zur Verfügung. Zum Schluss müssen Sie noch auf '''Speichern''' klicken.
}}
{{Hinweis
|Wenn ein zuvor angelegter Registereintrag innerhalb einer Akte keiner Datei zugeordnet ist, wird dieser Registereintrag aus der Vorschlagsliste automatisch wieder entfernt.
}}
{{Verweis
|Damit Sie die Register in Ihrer Ansicht sehen, müssen Sie in die Tabellenansicht wechseln und nach den Registern filtern!

Schauen Sie sich hierzu das Kapitel "Ergebnisse gruppieren" in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte#Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren|Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]] an.
}}

== Register an vorhandenen Dateien hinterlegen ==

{{AnleitungScreenshot
|Datei:Register bestehende Eigenschaften ändern.png|Es wird der obere Teil des Datei-Menüs des DMS gezeigt. Es gibt die vier Reiter Anzeige, Eigenschaften, Notizen und Versionen. Eigenschaften ist ausgewählt und blau hinterlegt. In der rechten Ecke unterhalb des Reiters Versionen befindet sich ein Stiftsymbol. Das Stiftsymbol ist rot hervorgehoben.
|Derzeit gibt es keine Möglichkeit, in einem Schritt mehreren Dateien das gleiche Register zuzuordnen. Daher müssen Sie dies an jeder Datei einzeln durchführen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

Wählen Sie die jeweilige Datei aus, der Sie ein Register zuordnen möchten, und klicken Sie anschließend auf den Reiter '''Eigenschaften'''. Als nächstes müssen Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln, indem Sie auf den Stift rechts oben klicken.
}}
{{Verweis
|Folgen Sie dieser Anleitung ab dem Punkt [[#Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen|Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen]].
}}

Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-01-16T08:55:35Z

Dhasani:

[[kategorie:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[kategorie:Ablage]][[kategorie:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte bietet, um eine oder mehrere Dateien direkt über eine [[Akte]] oder [[Vorgang]] oder über den [[Aktenplan]] abzulegen.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie auf der [https://uni-bielefeld.cloud.panopto.eu/Panopto/Pages/Viewer.aspx?id=db8036ae-394d-41da-bf5a-acc300e12065 Videoplattform Panopto].
}}
__FORCETOC__
== Ablegen von einzelnen Dateien ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können einzelne oder auch mehrere Dateien per Drag-and-drop im Dokumentenmanagementsystem ablegen. <br>
Navigieren Sie dafür zu der entsprechenden Akte, in dem die Datei abgelegt werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshot|Ablegen von Dokumenten Drag and drop.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag and drop "entnommen". In der Vorgangsansicht wird die Datei und über den Vorgang gehalten, in den diese abgelegt werden soll.
|Wählen Sie nun auf Ihrem Desktop oder File-Laufwerk die gewünschte Datei aus und ziehen per Drag & Drop auf den Vorgang, in dem Sie die Datei ablegen möchten. Lassen Sie die Maustaste los, um die Datei in dem Vorgang abzulegen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Ablegen von Dokumenten Drag and drop 2.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag-and-drop "entnommen". In der Ansicht des Vorgangs ist im oberen Bereich eine schraffierte Fläche mit der Beschriftung "Manuell speichern" zu sehen, über die die Datei gehalten wird.|Wenn Sie sich bereits in einem Vorgang befinden (in diesem Beispiel: Steuerungsdokumente), so ziehen Sie die benötigte Datei per Drag-and-drop in den oberen Bereich über den Titel des Vorgangs. Nun erscheint eine schraffierte Fläche, über der '''Manuell speichern''' steht. Lassen Sie die Datei in diesem Bereich los, um sie abzulegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Ablegen der Datei werden Sie vom System zur Eingabemaske für die Metadaten weitergeleitet. Wählen Sie zunächst die Kategorie (häufig auch als Dokumentenart bezeichnet) aus, unter der die Datei in DMS/eAkte geführt werden soll. Es werden Ihnen weitere Felder zum Befüllen angezeigt, wovon manche bereits vom System vorausgefüllt wurden. Wenn Sie das Feld '''Betreff''' (Titel) leer lassen, wird der Titel automatisch von der Datei übernommen. Soll der Titel anders lauten als der hinterlegte Dateiname, können Sie hier einen neuen Titel in das Feld '''Betreff''' eingeben.
}}
{{Hinweis
|Mit einem roten Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen vor der Ablage zwingend ausgefüllt werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche '''Speichern'''. Sie erhalten die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde und können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}

== Ablegen von mehreren Dateien ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig in dieselbe Akte oder den Vorgang ablegen möchten, folgen Sie den Schritten in [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte#Ablegen von einzelnen Dateien|Ablegen von einzelnen Dateien]]. Markieren Sie dabei statt nur einer alle benötigten Dateien und ziehen Sie diese gleichzeitig mit gedrückter linker Maustaste auf die Akte bzw. Vorgang.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Ablage von mehreren Dateien.png|Die Ablagemaske für mehrere Dateien ist zu sehen: Links wird der Titel der einzelnen Datei angezeigt, rechts davon ist ein Pin Symbol neben der Eingabemaske "Kategorie" zu sehen. Unten links ist die Schaltfläche "Eigenschaften überprüfen". Unten rechts steht zwischen den Schaltflächen "zurück" und "weiter" die Dateizahl, in dem Fall erste von vier. Ganz rechts unten befindet sich die Schaltfläche "alle Speichern".|Da Sie mehrere Dateien in den jeweiligen Vorgang hochladen möchten, können Sie über die Schaltfläche '''Pinnnadel''' die eingegebenen Metadaten für alle Dateien anwenden lassen. Wenn Sie die '''Pinnnadel''' angeklickt haben, erscheint diese grün. Somit wird z.B. dieselbe Kategorie für alle gleichzeitig abgelegten Dateien übernommen und muss nicht für jede Datei einzeln eingegeben werden.
}}
{{Hinweis
|Felder, die bereits vom System vorausgefüllt wurden (zum Beispiel Aktenzeichen, Aktentitel etc.) müssen nicht angepinnt werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie können im unteren rechten Bereich über '''Weiter''' und '''Zurück''' durch die einzelnen Metadaten der Dateien navigieren. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Alle Speichern'''. Sie erhalten die Meldung als Zusammenfassung, dass alle Dateien erfolgreich gespeichert wurden.<br>
Über die Brotkrumennavigation im oberen, linken Bereich der Ansicht gelangen Sie zurück in den Vorgang.
}}

== Dateien über den Aktenplan ablegen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können eine Datei auch über den Aktenplan ablegen. Die Kachel '''Aktenplan''' finden Sie auf der Startseite.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan Dokumentenablage.png|Der ausgeklappte Aktenplan mit einem ausgewählten Vorgang ist zu sehen. Rechts im Menü ist bei der Schaltfläche "Plus" die ausgeklappte Dokumentenkategorie sowie der Menüpunkt "ablegen..." zu sehen.
|Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den jeweiligen Vorgang, in dem Sie eine neue Datei ablegen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Plus-Symbol klicken und anschließend auf den '''[[Dokumenttyp]]'''. Je nachdem in welchem Aktenplanbereich Sie sich befinden, ist diese unterschiedlich, im Screenshot zum Beispiel '''Projektdokument'''. Als nächstes müssen Sie auf '''ablegen''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Über Aktenplan ablegen.png|Im Hintergrund ist der geöffnete Aktenplan zu sehen. Im Vordergrund im unteren Bereich ist das Fenster zu sehen, mit dem Sie die Datei zum ablegen erfassen können. Im oberen Bereich des Vordergrunds ist das Fenster des File-Laufwerks zu sehen, aus dem die Datei in DMS/eAkte überführt werden soll.
|Klicken Sie in dem Fenster auf die Schaltfläche '''Durchsuchen''' und wählen Sie in dem nachfolgenden Fenster die Datei aus, die Sie in dem Vorgang ablegen möchten. Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, müssen Sie auf '''senden''' klicken.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In dem letzten Schritt müssen Sie die Metadaten der Datei eintragen. Die meisten Metadaten werden bereits aus der Akte automatisch übernommen. Der Betreff beziehungsweise der Titel der Datei wird ebenfalls automatisch aus dem Dateinamen übernommen. Sollte dieser anders lauten, können Sie ihn im '''Betreff''' anpassen. Der '''Dokumenttyp''' ist ein Pflichtfeld und muss von Ihnen ausgefüllt werden. Optional können Sie auch noch der Datei ein '''Register''' hinzufügen. Sobald Sie das Füllen der Metadaten abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie über den Aktenplan nur einzelne Dateien ablegen. Eine Ablage von mehreren Dateien über den Aktenplan ist nicht möglich!
}}

Aktenplan in DMS/eAkte

2023-01-16T08:55:09Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|Der [[Aktenplan]] sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu [[Akte]]n, [[Vorgang|Vorgängen]] und den zugehörigen [[Dokumente|Dokumenten]]. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/prozessmanagement/prozesslandkarte/ Prozesslandkarte der Uni Bielefeld]. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung '''[[Wissensdokumente]]''', im thematischen Zusammenhang erreichbar.
}}
{{Verweis
|Informationen, wie Sie Akten im Aktenplan anlegen, löschen und [[Zu den Akten-Verfügung|z. d. A.-verfügen]] erhalten Sie im Artikel [[Akte anlegen in DMS/eAkte|Vorgang anlegen]].
}}

== Navigieren im Aktenplan ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png|Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.
|Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aktenplan'''. Anschließend öffnet sich der Aktenplan:
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png|Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 00 Wissensdokumente ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 00.01 Anleitungen DMS/eAkte (eingeklappt), der Prozess 00.02 Informationen für die Verwaltung (ausgeklappt) mit den Vorgängen 00.02-000001 Hausrundschreiben und 00.02-000002 Dienstvereinbarungen und der Prozess 00.03 Datenschutz (ebenfalls ausgeklappt) mit dem Vorgang 00.03-000001 Datenschutzhinweise gezeigt. Es folgen zugeklappt die Geschäftsprozesse 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren und 05 Informieren.
|Im Aktenplan werden Prozessebenen in Form von Ordnern dargestellt. Vorgänge werden als Aktenordner dargestellt.

Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Prozessebene oder Vorgang, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in die jeweilige Akte oder in den Vorgang zu gelangen.
}}
{{Hinweis
|Wenn in Ihrer Ansicht neben einer Akte oder einem Vorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung dafür besitzen.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan In Ergebnisliste anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. In Ergebnisliste anzeigen ist ausgewählt.
|Alternativ können Sie auch rechts in der Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''In Ergebnisliste anzeigen'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Ansicht Vorgang-Teilvorgang.png|Die Akte Hausrundschreiben wird im DMS angezeigt.
|Nun sehen Sie die Akte bzw. den Vorgang.
}}

=== Eigenschaften eines Aktenplaneintrags anzeigen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplaneintrag Eigenschaften anzeigen.png|Im Aktenplan des DMS wurde der Aktenplaneintrag [00.02] Informationen für die Verwaltung ausgewählt. Im rechten Menü ist der Eintrag Funktionen ausgewählt und der Unterpunkt Eigenschaften markiert.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Aktenplaneintrags über den Aktenplan anzeigen lassen. Markieren Sie den Aktenplaneintrag und wählen Sie anschließend in der rechten Menüleiste '''Funktionen''' (Symbol: drei waagerechte Striche) aus. Im Untermenü nutzen Sie den Eintrag '''Eigenschaften'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Eigenschaften.png|Der Aktenplaneintrag Informationen für die Verwaltung wird angezeigt. Er enthält die Metadatenfelder Titel: Informationen für die Verwaltung, Aktenplanzeichen: 00.02, Aussonderungsart: B, Aufbewahrungsfrist: 120 und Transferfrist: 0.
|Es öffnet sich eine Ansicht der Eigenschaften des gewählten Aktenplaneintrags. Beispiele für mögliche Metadatenfelde sind '''Titel''', '''Aktenplanzeichen''', '''Federführung''' oder '''Aufbewahrungsfrist'''.
}}

=== Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften einer Akte oder eines Vorgangs über den Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf das jeweiligen Element und anschließend in der rechten Menüleiste auf '''Funktionen''' (Symbol: drei waagerechte Striche). Als nächste müssen Sie auf '''Eigenschaften''' klicken.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In den Eigenschaften kann man solche Informationen, wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss bzw. wird.
}}

=== Aktenplan Schriftgröße anpassen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellung sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.
|Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt '''Schriftart, Größe und Farbe''' die '''Schriftgröße''' einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit '''OK'''. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.
}}

== Aktenplan Favoriten ==

{{AnleitungAbsatz
|Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen müssen.
}}

=== Prozessebene als Favorit speichern ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. In Zu Favoriten hinzufügen ist ausgewählt.
|Wenn Sie einzelne Prozessebenen als Favorit hinterlegen möchten, um diese im Schnellzugriff zu haben, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie Prozessebene aus, indem Sie mit der linken Maus die jeweilige Prozessebene anklicken.
Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Symbolleiste klicken und danach auf '''Zu den Favoriten hinzufügen'''. Nun ist die ausgewählte Prozessebene in den Favoriten gespeichert.
}}

=== Aktenplan Favoriten öffnen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten öffnen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.
|Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten schließen.png|Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.
|Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.
}}

=== Aktenplan Favoriten entfernen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Aus Favoriten entfernen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.
|Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste anklicken und danach auf '''Aus Favoriten entfernen'''.
}}

=== Aktenplan mit Favoriten starten ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Mit Favoriten starten.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben.
|Damit Sie beim Start durch Klicken auf die Kachel '''Aktenplan''' mit den Aktenplan Favoriten starten können anstelle des allgemeinen Aktenplans, müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad.
Setzen Sie unter dem Menüpunkt '''Suchverhalten''' den Haken bei '''Mit Favoriten starten''', um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf '''OK''' um die Einstellung zu speichern.
}}
{{Hinweis
|Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter [[#Aktenplan Favoriten öffnen|'''Aktenplan Favoriten öffnen''']] beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.
}}

PDF zusammenführen in DMS/eAkte

2023-01-16T08:50:20Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Export]]{{AnleitungAbsatz
|Diese Anleitung behandelt den '''d.velop documents collector'''. Über die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' kann eine Sammelmappe aus den [[Dokumente|Dokumenten]] einer Suche oder einer bzw. mehrerer [[Akte]]n erstellt werden.
}}

== Aufbau des pdf-Exports ==

{{AnleitungAbsatz
|Der '''pdf-Export''' beginnt mit einem Deckblatt mit Seitenzahl. Das Inhaltsverzeichnis listet alle [[Akte|Akten]], [[Vorgang|Vorgänge]] und Dokumente. Die Zugehörigkeit der einzelnen Dokumente und Vorgänge zu einer Akte wird durch den Einzug im Inhaltsverzeichnis hervorgehoben. Durch einen Klick auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis kann zu der betreffenden Stelle im '''pdf-Export''' gesprungen werden. Akten und Vorgänge werden jeweils durch ein Trennblatt gekennzeichnet.
}}

<div class="absatz screenshotrahmen" style="max-width: 20em">
;Schematischer Aufbau des PDF-Exports
*Deckblatt
*Inhaltsverzeichnis
*Akte (Trennblatt)
**Vorgang (Trennblatt)
***Dokumente im Vorgang
**Dokumente in Akte
*weitere Dokumente
</div>

== PDF zusammenführen starten ==

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector PDF-Export starten.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche PDF zusammenführen durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Der '''pdf-Export''' kann innerhalb eines Vorgangs oder aus einer Dokumentensuche heraus durch einen Klick auf die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' gestartet werden.
}}

== Vorauswahl von Akten und Dokumenten ==

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Vorauswahl.png|Im DMS zeigt eine Suche acht Akten. Zwei sind ausgewählt. Die anderen nicht. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor.
|Nachdem der '''pdf-Export''' gestartet wurde kann auf Ebene der angezeigten Akten, Vorgänge und Dokumente eine Vorauswahl getroffen werden. Dokumente innerhalb von Akten und Vorgängen der angezeigten Vorauswahl können hier noch nicht ausgewählt werden. Diese Auswahl kann im nächsten Schritt noch verfeinert werden.
}}
{{Verweis
|Die Funktion '''Gruppieren''' kann genutzt werden, um die Vorauswahl zu strukturieren. Sie hat keinen Einfluss auf die spätere Reihenfolge im '''pdf-Export'''. Diese wird erst im nächsten Schritt festgelegt. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte#Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren|Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Vorauswahl bestätigen.png|Die Kopfzeile des PDF-Exports zeigt, dass zwei Elemente ausgewählt wurden. Die Schaltfläche rechts zum Start des Exports ist durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Die Vorauswahl wird über einen Klick auf die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' bestätigt. An dieser Stelle wird noch kein '''pdf-Export''' erzeugt.
}}

== Auswahl von Akten und Dokumenten ==

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Feinauswahl.png|Gezeigt wird eine Liste von Vorgängen. Der unterste Vorgang ist ausgeklappt. Die Liste der Dokumente in diesem Vorgang ist durch eine vergrößerten Einzug gekennzeichnet. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor und die Schaltfläche zum Ausklappen des Vorgangs hervor.
|In dieser Ansicht werden alle Akten, Vorgänge und Dokumente aus der Vorauswahl angezeigt. Zu Beginn sind alle Einträge vorausgewählt. Einzelne Dokumente oder ganze Akten und Vorgänge können wieder aus dem '''pdf-Export''' entfernt werden und der '''pdf-Export''' so feiner gestaltet werden. Um die Vorgänge bzw. Dokumente innerhalb einer Akte anzeigen zu lassen, klicken Sie zuerst auf den '''kleinen Pfeil''' vor der Akte bzw. dem Vorgang. Der Inhalt wird jetzt ausgeklappt dargestellt. Durch einen Klick auf '''den Haken vor einem Dokument''' kann dieses jetzt aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden. Auf die gleiche Weise können auch ganze Akten oder Vorgänge aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Suche.png|Im Suchfenster wurde das Stichwort Bericht eingegeben. Das Suchergebnis zeigt verschiedene Statusberichte. Das Suchwort wird durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Um bestimmte Dokumente innerhalb der Vorauswahl zu suchen kann ein Stichwort in die Suchzeile eingegeben und mit Enter bestätigt werden. Die Liste wird auf die zutreffenden Dokumente reduziert, um eine An- bzw. Abwahl dieser Dokumente zu vereinfachen. Die Einstellungen von jetzt nicht mehr gezeigten Dokumenten bleibt erhalten. Die Auswahl wird durch die Suche selbst nicht verändert.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Auswahl bestätigen und Exportieren.png|Das Bild zeigt den gestarteten pdf-Export. Am unteren Rand ist in der Mitte die Schaltfläche Exportieren mit einer roten Umrandung hervorgehoben.
|Nachdem der Dokumente ausgewählt und ggf. sortiert wurden, kann über die Schaltfläche '''Exportieren''' der tatsächliche '''pdf-Export''' angestoßen werden. Im Hintergrund wird der '''pdf-Export''' zusammengestellt. Anschließend erhalten Sie aus dem System eine E-Mail mit einem Link zum '''pdf-Export'''.
}}

=== Optional: Sortierung innerhalb des Exports ===

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Reihenfolge ändern.png|Das Bild zeigt, wie mit einer Drag and Drop-Funktion eine Akte verschoben wird. Der Vorgang ist grau markiert und schwebt über der Position, der er abgelegt werden soll.
|Die Reihenfolge der Akten, Vorgänge und einzelner Dokumente kann durch Anklicken und Halten an die gewünschte Position verschoben werden. Die Reihenfolge der Akten kann beliebig geändert werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann nur innerhalb ihrer Akte angepasst werden. Dokumente können ebenfalls beliebig innerhalb der Akte verschoben werden. Sie können dabei auch in einen anderen Vorgang derselben Akte oder in die Akte selbst verschoben werden. Ein Verschieben in eine andere Akte ist nicht möglich.
}}

=== Optional: Notizen und Dokumenteigenschaften ===

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Eigenschaften.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten oberen Bildschirmhälfte werden die Eigenschaften des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Wenn ein Dokument ausgewählt wird, werden dessen Eigenschaften im rechten Fenster angezeigt.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Notizen auswählen.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten unteren Bildschirmhälfte werden die Notizen des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Die Funktion einem Dokument beigefügte Notizen in den '''pdf-Export''' zu übernehmen ist nicht aktiviert. Die Notizen werden hier aufgeführt, aber nicht mit in den '''pdf-Export''' übernommen, wenn das Häkchen an einer Notiz gesetzt ist.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Notizen anzeigen.png|An der rechten Bildschirmhälfte befindet sich die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen. Sie wird eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Alle Notizen anzeigen''' öffnet sich eine Übersicht der Notizen in einem separaten Fenster.
}}

=== Optional: An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments ===

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Schaltfläche Einzelne Seiten auswählen.png|Neben jedem Dokument im PDF-Export befindet sich eine Schaltfläche in Form eines Pfeils nach rechts. Die Pfeile sind im Bild durch einen roten Kasten hervorgehoben.
|Über den Pfeil nach rechts können kann eine Vorschau des jeweiligen Dokuments aufgerufen werden.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Einzelne Seiten auswählen.png|Die Vorschau zeigt ein zweiseitiges Dokument. Die Häkchen zur Auswahl an jeder einzelnen Seite sind durch einen roten Kasten hervorgehoben.
|Einzelne Seiten werden über das Häkchen an- bzw. abgewählt.
}}

== pdf-Export herunterladen ==

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Mail Link zum PDF-Export.png|Das Bild zeigt eine Systemmail mit dem Text: Das von Ihnen zusammengeführte PDF ist zum Download bereit. Sie können dieses über den folgenden Link herunterladen. Freundliche Grüße. Ihre d.velop AG. Das Wort Link ist mit einer roten Umrandung versehen.
|Nachdem der '''pdf-Export''' in Auftrag gegeben wurde, erhalten Sie nach kurzer Zeit eine Mail mit einem '''Link''' zur Downloadseite Ihres '''pdf-Exports'''. Dort kann mit einem Klick auf '''Herunterladen''' der '''pdf-Export''' lokal gespeichert werden.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector PDF-Export herunterladen.png|Das Bild zeigt eine Person, die einen Papierflieger wirft. Darunter befindet sich der Texthinweis: Ihre Dateien stehen zum Herunterladen bereit. Am unteren Rand befindet sich die Schaltfläche Herunterladen. Sie ist durch einen roten Rahmen hervorgehoben.
|Mit einem Klick auf '''Herunterladen''' wird der '''pdf-Export''' gespeichert. Der Link steht für 24 Stunden zur Verfügung. Danach kann der '''pdf-Export''' nicht erneut heruntergeladen werden.
}}

PDF zusammenführen in DMS/eAkte

2023-01-16T08:49:45Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Export]]{{AnleitungAbsatz
|Diese Anleitung behandelt den '''d.velop documents collector'''. Über die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' kann eine Sammelmappe aus den [[Dokumente|Dokumenten]] einer Suche oder einer bzw. mehrerer [[Akte]]n erstellt werden.
}}

== Aufbau des pdf-Exports ==

{{AnleitungAbsatz
|Der '''pdf-Export''' beginnt mit einem Deckblatt mit Seitenzahl. Das Inhaltsverzeichnis listet alle Akten, [[Vorgang|Vorgänge]] und Dokumente. Die Zugehörigkeit der einzelnen Dokumente und Vorgänge zu einer Akte wird durch den Einzug im Inhaltsverzeichnis hervorgehoben. Durch einen Klick auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis kann zu der betreffenden Stelle im '''pdf-Export''' gesprungen werden. Akten und Vorgänge werden jeweils durch ein Trennblatt gekennzeichnet.
}}

<div class="absatz screenshotrahmen" style="max-width: 20em">
;Schematischer Aufbau des PDF-Exports
*Deckblatt
*Inhaltsverzeichnis
*Akte (Trennblatt)
**Vorgang (Trennblatt)
***Dokumente im Vorgang
**Dokumente in Akte
*weitere Dokumente
</div>

== PDF zusammenführen starten ==

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector PDF-Export starten.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche PDF zusammenführen durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Der '''pdf-Export''' kann innerhalb eines Vorgangs oder aus einer Dokumentensuche heraus durch einen Klick auf die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' gestartet werden.
}}

== Vorauswahl von Akten und Dokumenten ==

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Vorauswahl.png|Im DMS zeigt eine Suche acht Akten. Zwei sind ausgewählt. Die anderen nicht. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor.
|Nachdem der '''pdf-Export''' gestartet wurde kann auf Ebene der angezeigten Akten, Vorgänge und Dokumente eine Vorauswahl getroffen werden. Dokumente innerhalb von Akten und Vorgängen der angezeigten Vorauswahl können hier noch nicht ausgewählt werden. Diese Auswahl kann im nächsten Schritt noch verfeinert werden.
}}
{{Verweis
|Die Funktion '''Gruppieren''' kann genutzt werden, um die Vorauswahl zu strukturieren. Sie hat keinen Einfluss auf die spätere Reihenfolge im '''pdf-Export'''. Diese wird erst im nächsten Schritt festgelegt. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte#Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren|Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Vorauswahl bestätigen.png|Die Kopfzeile des PDF-Exports zeigt, dass zwei Elemente ausgewählt wurden. Die Schaltfläche rechts zum Start des Exports ist durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Die Vorauswahl wird über einen Klick auf die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' bestätigt. An dieser Stelle wird noch kein '''pdf-Export''' erzeugt.
}}

== Auswahl von Akten und Dokumenten ==

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Feinauswahl.png|Gezeigt wird eine Liste von Vorgängen. Der unterste Vorgang ist ausgeklappt. Die Liste der Dokumente in diesem Vorgang ist durch eine vergrößerten Einzug gekennzeichnet. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor und die Schaltfläche zum Ausklappen des Vorgangs hervor.
|In dieser Ansicht werden alle Akten, Vorgänge und Dokumente aus der Vorauswahl angezeigt. Zu Beginn sind alle Einträge vorausgewählt. Einzelne Dokumente oder ganze Akten und Vorgänge können wieder aus dem '''pdf-Export''' entfernt werden und der '''pdf-Export''' so feiner gestaltet werden. Um die Vorgänge bzw. Dokumente innerhalb einer Akte anzeigen zu lassen, klicken Sie zuerst auf den '''kleinen Pfeil''' vor der Akte bzw. dem Vorgang. Der Inhalt wird jetzt ausgeklappt dargestellt. Durch einen Klick auf '''den Haken vor einem Dokument''' kann dieses jetzt aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden. Auf die gleiche Weise können auch ganze Akten oder Vorgänge aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Suche.png|Im Suchfenster wurde das Stichwort Bericht eingegeben. Das Suchergebnis zeigt verschiedene Statusberichte. Das Suchwort wird durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Um bestimmte Dokumente innerhalb der Vorauswahl zu suchen kann ein Stichwort in die Suchzeile eingegeben und mit Enter bestätigt werden. Die Liste wird auf die zutreffenden Dokumente reduziert, um eine An- bzw. Abwahl dieser Dokumente zu vereinfachen. Die Einstellungen von jetzt nicht mehr gezeigten Dokumenten bleibt erhalten. Die Auswahl wird durch die Suche selbst nicht verändert.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Auswahl bestätigen und Exportieren.png|Das Bild zeigt den gestarteten pdf-Export. Am unteren Rand ist in der Mitte die Schaltfläche Exportieren mit einer roten Umrandung hervorgehoben.
|Nachdem der Dokumente ausgewählt und ggf. sortiert wurden, kann über die Schaltfläche '''Exportieren''' der tatsächliche '''pdf-Export''' angestoßen werden. Im Hintergrund wird der '''pdf-Export''' zusammengestellt. Anschließend erhalten Sie aus dem System eine E-Mail mit einem Link zum '''pdf-Export'''.
}}

=== Optional: Sortierung innerhalb des Exports ===

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Reihenfolge ändern.png|Das Bild zeigt, wie mit einer Drag and Drop-Funktion eine Akte verschoben wird. Der Vorgang ist grau markiert und schwebt über der Position, der er abgelegt werden soll.
|Die Reihenfolge der Akten, Vorgänge und einzelner Dokumente kann durch Anklicken und Halten an die gewünschte Position verschoben werden. Die Reihenfolge der Akten kann beliebig geändert werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann nur innerhalb ihrer Akte angepasst werden. Dokumente können ebenfalls beliebig innerhalb der Akte verschoben werden. Sie können dabei auch in einen anderen Vorgang derselben Akte oder in die Akte selbst verschoben werden. Ein Verschieben in eine andere Akte ist nicht möglich.
}}

=== Optional: Notizen und Dokumenteigenschaften ===

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Eigenschaften.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten oberen Bildschirmhälfte werden die Eigenschaften des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Wenn ein Dokument ausgewählt wird, werden dessen Eigenschaften im rechten Fenster angezeigt.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Notizen auswählen.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten unteren Bildschirmhälfte werden die Notizen des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Die Funktion einem Dokument beigefügte Notizen in den '''pdf-Export''' zu übernehmen ist nicht aktiviert. Die Notizen werden hier aufgeführt, aber nicht mit in den '''pdf-Export''' übernommen, wenn das Häkchen an einer Notiz gesetzt ist.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Notizen anzeigen.png|An der rechten Bildschirmhälfte befindet sich die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen. Sie wird eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Alle Notizen anzeigen''' öffnet sich eine Übersicht der Notizen in einem separaten Fenster.
}}

=== Optional: An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments ===

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Schaltfläche Einzelne Seiten auswählen.png|Neben jedem Dokument im PDF-Export befindet sich eine Schaltfläche in Form eines Pfeils nach rechts. Die Pfeile sind im Bild durch einen roten Kasten hervorgehoben.
|Über den Pfeil nach rechts können kann eine Vorschau des jeweiligen Dokuments aufgerufen werden.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Einzelne Seiten auswählen.png|Die Vorschau zeigt ein zweiseitiges Dokument. Die Häkchen zur Auswahl an jeder einzelnen Seite sind durch einen roten Kasten hervorgehoben.
|Einzelne Seiten werden über das Häkchen an- bzw. abgewählt.
}}

== pdf-Export herunterladen ==

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Mail Link zum PDF-Export.png|Das Bild zeigt eine Systemmail mit dem Text: Das von Ihnen zusammengeführte PDF ist zum Download bereit. Sie können dieses über den folgenden Link herunterladen. Freundliche Grüße. Ihre d.velop AG. Das Wort Link ist mit einer roten Umrandung versehen.
|Nachdem der '''pdf-Export''' in Auftrag gegeben wurde, erhalten Sie nach kurzer Zeit eine Mail mit einem '''Link''' zur Downloadseite Ihres '''pdf-Exports'''. Dort kann mit einem Klick auf '''Herunterladen''' der '''pdf-Export''' lokal gespeichert werden.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector PDF-Export herunterladen.png|Das Bild zeigt eine Person, die einen Papierflieger wirft. Darunter befindet sich der Texthinweis: Ihre Dateien stehen zum Herunterladen bereit. Am unteren Rand befindet sich die Schaltfläche Herunterladen. Sie ist durch einen roten Rahmen hervorgehoben.
|Mit einem Klick auf '''Herunterladen''' wird der '''pdf-Export''' gespeichert. Der Link steht für 24 Stunden zur Verfügung. Danach kann der '''pdf-Export''' nicht erneut heruntergeladen werden.
}}

Suche in DMS/eAkte

2023-01-16T08:49:07Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Suche]][[category:Aktenplan]][[category:Dokumente]]{{AnleitungAbsatz
|Diese Anleitung behandelt die Suche von [[Akte]]n, [[Vorgang|Vorgängen]] und [[Dokumente|Dokumenten]] in DMS/eAkte.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Thema Suche in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto: 528a86d7-f86c-4f02-a5ea-acc3007a3101 |Videoplattform Panopto]].
}}
== Widget "Suche" und Widget "Suche mit Suchschlitz" ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können Ihre Suche beginnen, indem Sie auf das Widget '''Suche - Wissen zentral verfügbar''' klicken. Damit öffnet sich die normale Suchmaske. Dieses Widget ist sowohl auf dem Dashboard als auch in der klassischen Ansicht vorhanden.
}}
{{AnleitungScreenshot|Widget Suche mit Freitextfeld.png|Widget "Suche" mit einem drunter liegenden Freitext Suchfeld.
|Auf dem Dashboard ist außerdem das Widget '''Suche mit Suchschlitz''' verfügbar. <br>

}}
{{AnleitungAbsatz
|Klicken Sie auf den Schriftzug '''Suche''' oberhalb des Suchschlitzes, gelangen Sie zur regulären [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] und können darüber ihre Suche durchführen.

Sie können aber auch direkt eine Freitextsuche durchführen. Geben Sie hierfür den gesuchten Begriff in den Suchschlitz ein und drücken Sie '''Enter''' oder klicken rechts auf die Lupe. Dadurch werden Sie über die [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] direkt zu den Suchergebnissen geleitet.

In der [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen.

Sollte dieses Widget noch nicht auf dem Dashboard vorhanden sein, klicken Sie auf dem Dashboard oben rechts auf '''+ Widget hinzufügen''' . Wählen Sie dort das Widget '''Suche''' mit der Beschreibung "Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Akten" aus und klicken auf '''Hinzufügen'''.
}}

{{Verweis
|Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg]].
}}

== Ansicht: Suche ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Übersicht der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystem.
|Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf das Widget '''Suche''', um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:
}}
{{AnleitungAbsatz
|Unter dem Eingabefeld '''Suchbegriff eingeben''' befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.

Mit einem Klick auf den Button '''Suchen''' wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt.
}}
{{Hinweis
|Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Akten oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.
}}
{{Information
|'''Tipp''': Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.
}}

== Platzhalter ==

{{AnleitungAbsatz
|Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen.
}}

== Weitere Sucheinschränkungen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen.
}}

=== Kategorie auswählen ===

{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Auswahlfeld der Sucheinschränkung Kategorie auswählen.
|Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Aufgabe, Projektdokument usw. nutzen.
}}

=== Eigenschaften ===
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Filtern nach Sucheinschränkung in der Suche.
|Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.
}}

=== Erweitert ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Übersicht der erweiterten Sucheinschränkungsfelder im Dokumentenmanagementsystem.
|Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Aktenzeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.
}}

=== Allgemein ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung allgemein.png|Ausgefüllte Suche mit Sucheinschränkungen anhand eines Beispiels im Dokumentenmanagementsystems.
|Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Aktenzeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt.

In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.
}}

== Sortierung der Ergebnisliste ==

{{AnleitungAbsatz
|Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Sortierung der Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}

== Ergebnis im Aktenplan lokalisieren ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument im Aktenplan lokalisieren.png|Übersicht des Kontextmenüs des Dokumentenmanagemtsystems. Menüpunkt Im Aktenplan lokalisieren.
|Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion '''Im Aktenplan lokalisieren''' des Kontextmenüs ermitteln.
Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend müssen Sie im Kontextmenü auf '''Im Aktenplan lokalisieren''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png|Darstellung des Aktenplans.
|Nun wird die entsprechende Akte angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Aktenplan finden Sie in der Anleitung [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Such-Eingaben zurücksetzen ==

{{AnleitungScreenshot|Suche zurücksetzen.png|Darstellung Menüpunkts Suche zurücksetzen in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen entfernt.
}}

== Suche im Persönlichen Bereich speichern ==

{{AnleitungScreenshot|Suche persönlicher Bereich.png|Darstellung der Funktion Favoriten in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Sie haben die Möglichkeit Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern rechts oberhalb des Suchfeldes möglich.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button '''Neu erstellen''' erstellen.
Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}

Vorgang

2023-01-16T08:48:05Z

Dhasani: Dhasani verschob die Seite Teilvorgang nach Vorgang, ohne dabei eine Weiterleitung anzulegen

[[category:Glossar|Text]]
{{AnleitungAbsatz|Unterhalb von Akten können sich als weitere Gliederungsebene Vorgänge befinden, die durch einen schrägen Aktenordner dargestellt werden. <br>
Ein Vorgang ist die Zusammenstellung einzelner Dokumente nach inhaltlichen Kriterien. Er ist die kleinste sachthematische Ordnungseinheit, zu dem die Dokumente eines einzelnen Geschäftsvorfalls zusammengefasst werden. Seine Struktur folgt einem chronologischen Aufbau, wobei Anfang und Ende klar bestimmbar sind. Ein Vorgang wird durch Metadaten beschrieben (z.B. Vorgangstitel, Vorgangszeichen, Erstellungsdatum).}}
{{Hinweis|Eine Abweichung von der Objekthierarchie Akte – Vorgang – Dokument ist nur in klar geregelten Sonderfällen (z.B. Personalakten) möglich.}}
<br>

Vorgangszeichen

2023-01-16T08:46:25Z

Dhasani: Dhasani verschob die Seite Vorgangszeichen nach Aktenzeichen

#WEITERLEITUNG [[Aktenzeichen]]

Aktenzeichen

2023-01-16T08:46:25Z

Dhasani: Dhasani verschob die Seite Vorgangszeichen nach Aktenzeichen

[[category:Glossar|Aktenzeichen]]
{{AnleitungAbsatz|Das Aktenzeichen ist die eindeutige Kennzeichnung einer Akte. Es setzt sich zusammen aus dem Kennzeichen der Aktenplaneinheit, das um Ableitungskennzeichen sowie weitere Ordnungskennzeichen ergänzt sein kann. Die nachfolgende, mehrstellige Nummer nach dem Aktenplanzeichen wird vom System bei Anlage einer Akte automatisch generiert. <br>

'''Beispiel''':
03.02.03-00002
}}
<br>

Aktenteam

2023-01-16T08:45:50Z

Dhasani: Dhasani verschob die Seite Vorgangsteam nach Aktenteam, ohne dabei eine Weiterleitung anzulegen

[[category:Glossar|Aktenteam]]
{{AnleitungAbsatz|Diejenigen Beschäftigten, die in ihrer Rolle grundsätzlich (wenn auch nur im Vertretungsfall oder gelegentlich) an einer Akte beteiligt sind und dort Schreib-und Leserechte besitzen.}}
<br>

Akteneigner*in

2023-01-16T08:45:16Z

Dhasani: Dhasani verschob die Seite Vorgangseigner*in nach Akteneigner*in, ohne dabei eine Weiterleitung anzulegen

[[category:Glossar|Akteneigner*in]]
{{AnleitungAbsatz|Der/die Akteneigner*in ist die Person, die die Akte federführend verwaltet. Der/die Akteneigner*in erhält weitgehende Rechte auf die Akte (Schreibrechte, unter Umständen auch Löschrechte). <br>
Der/die Akteneigner*in ist am Anfang diejenige/derjenige, die/der die Akte angelegt hat. Aufgabe dieser Person ist es, auf den Fortschritt der Akte zu achten. Zu jeder Akte gehört immer Der/die Akteneigner*in, die/der von der/dem Prozessverantwortlichen festgelegt wird.}}
<br>

Aktendokumente

2023-01-16T08:43:20Z

Dhasani: Dhasani verschob die Seite Vorgangsdokumente nach Aktendokumente, ohne dabei eine Weiterleitung anzulegen

[[category:Glossar|Aktendokumente]]
{{AnleitungAbsatz|Aktendokumente stellen weitere Dokumente zur Bearbeitung des Projekts dar, die nicht zu den Steuerungs- oder Wissensdokumenten zugeordnet werden können. Sie dienen der Erarbeitung von Projektergebnissen und werden nach Projektabschluss nicht mehr benötigt. In der Regel können sie wie die Steuerungsdokumente nach dem Projektabschluss archiviert oder gelöscht werden. <br>

'''Beispiel''':
Sitzungsprotokolle
Projektstatusberichte
überholte Versionen von Dokumenten
}}
<br>

Suche in DMS/eAkte

2023-01-16T08:42:03Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Suche]][[category:Aktenplan]][[category:Dokumente]]{{AnleitungAbsatz
|Diese Anleitung behandelt die Suche von [[Akte]]n, [[Teilvorgang]] und [[Dokumente|Dokumenten]] in DMS/eAkte.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Thema Suche in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto: 528a86d7-f86c-4f02-a5ea-acc3007a3101 |Videoplattform Panopto]].
}}
== Widget "Suche" und Widget "Suche mit Suchschlitz" ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können Ihre Suche beginnen, indem Sie auf das Widget '''Suche - Wissen zentral verfügbar''' klicken. Damit öffnet sich die normale Suchmaske. Dieses Widget ist sowohl auf dem Dashboard als auch in der klassischen Ansicht vorhanden.
}}
{{AnleitungScreenshot|Widget Suche mit Freitextfeld.png|Widget "Suche" mit einem drunter liegenden Freitext Suchfeld.
|Auf dem Dashboard ist außerdem das Widget '''Suche mit Suchschlitz''' verfügbar. <br>

}}
{{AnleitungAbsatz
|Klicken Sie auf den Schriftzug '''Suche''' oberhalb des Suchschlitzes, gelangen Sie zur regulären [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] und können darüber ihre Suche durchführen.

Sie können aber auch direkt eine Freitextsuche durchführen. Geben Sie hierfür den gesuchten Begriff in den Suchschlitz ein und drücken Sie '''Enter''' oder klicken rechts auf die Lupe. Dadurch werden Sie über die [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] direkt zu den Suchergebnissen geleitet.

In der [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen.

Sollte dieses Widget noch nicht auf dem Dashboard vorhanden sein, klicken Sie auf dem Dashboard oben rechts auf '''+ Widget hinzufügen''' . Wählen Sie dort das Widget '''Suche''' mit der Beschreibung "Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Akten" aus und klicken auf '''Hinzufügen'''.
}}

{{Verweis
|Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg]].
}}

== Ansicht: Suche ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Übersicht der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystem.
|Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf das Widget '''Suche''', um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:
}}
{{AnleitungAbsatz
|Unter dem Eingabefeld '''Suchbegriff eingeben''' befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.

Mit einem Klick auf den Button '''Suchen''' wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt.
}}
{{Hinweis
|Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Akten oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.
}}
{{Information
|'''Tipp''': Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.
}}

== Platzhalter ==

{{AnleitungAbsatz
|Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen.
}}

== Weitere Sucheinschränkungen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen.
}}

=== Kategorie auswählen ===

{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Auswahlfeld der Sucheinschränkung Kategorie auswählen.
|Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Aufgabe, Projektdokument usw. nutzen.
}}

=== Eigenschaften ===
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Filtern nach Sucheinschränkung in der Suche.
|Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.
}}

=== Erweitert ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Übersicht der erweiterten Sucheinschränkungsfelder im Dokumentenmanagementsystem.
|Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Aktenzeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.
}}

=== Allgemein ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung allgemein.png|Ausgefüllte Suche mit Sucheinschränkungen anhand eines Beispiels im Dokumentenmanagementsystems.
|Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Aktenzeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt.

In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.
}}

== Sortierung der Ergebnisliste ==

{{AnleitungAbsatz
|Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Sortierung der Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}

== Ergebnis im Aktenplan lokalisieren ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument im Aktenplan lokalisieren.png|Übersicht des Kontextmenüs des Dokumentenmanagemtsystems. Menüpunkt Im Aktenplan lokalisieren.
|Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion '''Im Aktenplan lokalisieren''' des Kontextmenüs ermitteln.
Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend müssen Sie im Kontextmenü auf '''Im Aktenplan lokalisieren''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png|Darstellung des Aktenplans.
|Nun wird die entsprechende Akte angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Aktenplan finden Sie in der Anleitung [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Such-Eingaben zurücksetzen ==

{{AnleitungScreenshot|Suche zurücksetzen.png|Darstellung Menüpunkts Suche zurücksetzen in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen entfernt.
}}

== Suche im Persönlichen Bereich speichern ==

{{AnleitungScreenshot|Suche persönlicher Bereich.png|Darstellung der Funktion Favoriten in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Sie haben die Möglichkeit Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern rechts oberhalb des Suchfeldes möglich.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button '''Neu erstellen''' erstellen.
Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}

Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-01-16T08:41:25Z

Dhasani:

[[category:Versionierung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Anleitung]][[category:Dokumente]]{{AnleitungAbsatz
|Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte hat die Möglichkeit jedes [[Dokumente|Dokument]] einer [[Akte]] [[Revisionssicherheit|revisionssicher]] aufzubewahren. Der freigegebene Stand jeder Bearbeitung eines Dokuments wird vom System als einzelne Versionen gespeichert. Vorversionen jedes Dokuments sind auch nach Überschreibung weiter einsehbar. Es wird mit protokolliert von wem und wann die jeweiligen Bearbeitungen durchgeführt wurden. Außerdem kann zu jeder Bearbeitung ein Änderungstext mit kurzen Stichworten zum Inhalt der Änderung hinterlassen werden.
}}
{{Verweis
|Informationen zum Bearbeiten von Dokumenten erhalten Sie im Kapitel [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
__FORCETOC__
== Status von Dokumenten im DMS ==

{{AnleitungAbsatz
|Ein Dokument kann sich in folgenden Status befinden:
}}
{| class="wikitable barrierefrei"
! class="tanleitung" | Status
! class="tanleitung" | Beschreibung
|-
| '''Bearbeitung''' || Im Status '''Bearbeitung''' werden Dokumente von der*dem Besitzenden oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht.
|-
| '''Prüfung''' || Bereits geprüfte Dokumente werden von eine(m*r) User*in mit Freigabeberechtigung für eine bestimmte Kategorie ([[Dokumentart]]) noch einmal gesichtet und freigegeben.

Dieser Status spielt nur in wenigen Prozessen der Universität Bielefeld eine Rolle.
|-
| '''Freigabe''' || Dokumente im Status '''Freigabe''' sind für alle User*innen, die auf die jeweilige Dokumentart Zugriff haben, sichtbar und dienen beispielsweise als Produktionsvorlage.
|-
| '''[[Archivierung|Archiv]]''' || Dokumente im Status '''Archiv''' können weder inhaltlich noch in ihrem Status geändert werden. Es können mehrere Versionen eines Dokumentes in diesem Status existieren.
|}
{{AnleitungScreenshot|Versionierung Verschiedene Status.png|Im DMS/eAkte wurde eine Akte geöffnet. Die Wissensdokumente der Akte werden angezeigt. Die einzelnen Dokumente weisen verschiedene Status auf. Diese wurden von 1 bis sechs nummeriert.
|Der Status in der Tabellenansicht in DMS/eAkte:
}}
{{AnleitungScreenshot|Versionierung Listenansicht.png|Ein Dokument in der Listenansicht des DMS/eAkte. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das dritte von links ist grün und das vierte blau, die anderen grau.
|<small>
# Dokument mit Version in Bearbeitung
# Dokument mit Version(en) in Freigabe
# Dokument mit Versionen in Freigabe und in Bearbeitung
# Dokument mit Versionen in Freigabe und im Archiv
# Dokument mit Versionen in Freigabe, im Archiv und in Bearbeitung
# Dokument mit Version(en) im Archiv
</small>
In der Listenansicht des DMS/eAkte findet sich der Dokumentstatus in Form von vier Kästen rechts neben dem Dateisymbol. Ein farbiges Kästchen signalisiert, dass eine Version im jeweiligen Status existiert.
}}
{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Freigabe.png|Der linke Teilausschnitt der Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Anzeige ist ausgewählt. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das dritte von links ist grün, die anderen grau.
|Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte arbeitet nach einem Schichtprinzip. Wenn ein Dokument aus dem Status '''Freigabe''', gekennzeichnet durch eine grüne Markierung in der Dokumentenanzeige
}}
{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Bearbeitung.png|Der linke Teilausschnitt der Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Anzeige ist ausgewählt. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das erste von links ist rot, die anderen grau.
|in Bearbeitung genommen wird, wird eine Bearbeitungsschicht des Dokumentes erzeugt. Die freigegebene Version des Dokumentes bleibt erhalten (und für die zugriffsberechtigten Personen einsehbar). Dass die Version des Dokuments in Bearbeitung genommen wurde, wird über eine rote Markierung in der Dokumentenanzeige kenntlich gemacht.
}}
{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Freigabe.png|Der linke Teilausschnitt der Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Anzeige ist ausgewählt. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das dritte von links ist grün, die anderen grau.
|Diese ist nur für die bearbeitende Person einseh- und bearbeitbar. Wenn die bearbeitende Person das Dokument abspeichert, bleibt es im Status '''Bearbeitung'''. Erst nach Beendigung der Bearbeitung und Freigabe, wird die bearbeitete Version in den Status '''Freigabe''' transferiert.
}}
{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Archiv.png|Der linke Teilausschnitt der Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Anzeige ist ausgewählt. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das rechte ist blau, die anderen grau.
|In diesem Moment wird die bisherige Version im Status '''Freigabe''' in den Status '''Archiv''' gesetzt und die gerade fertig bearbeitete Version erhält jetzt den Status '''Freigabe'''.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Eine Version mit dem Status '''Archiv''' kann weiter betrachtet werden. Die blaue Markierung in der Dokumentenanzeige signalisiert, dass es sich bei dem betrachteten Dokument um eine Archivversion handelt.
}}

== Versionierung ==

{{AnleitungScreenshot|Versionierung Änderungstext.png|Ein Dialogfenster aus DMS/eAkte. Unter der Überschrift Bearbeitung abschließen wurde im Freitextfeld Änderungstext die Nachricht Test Datum hinterlegt eingegeben. Es folgen die Schaltflächen Abbrechen und Speichern.
|Eine neue Version eines Dokumentes wird immer dann erzeugt, wenn ein geändertes Dokument in den Status '''Freigabe''' transferiert wird. Dann wird ein Byte-to-byte-Vergleich durchgeführt. Wenn der Vergleich einen Unterschied feststellt, wird eine neue Version protokolliert. In diesem Schritt kann der neuen Version ein Änderungstext mitgegeben werden, der die Änderungen am Dokument kurz zusammenfassen sollte. Die alte Version wird in den Status '''Archiv''' überführt. Über einen Klick auf ein Dokument können Sie sich dieses genauer anzeigen lassen.
}}
{{AnleitungScreenshot|Versionierung Verschiedene Versionen.png|Die Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Versionen (3) ist ausgewählt. Es sind drei Versionen des ausgewählten Dokuments vorhanden. Die dritte Version ist im Status Bearbeitung. Die zweite Version ist im Status Freigabe. Die erste Version ist im Status Archiv. Die Namen der bearbeitenden Personen sind geschwärzt.
|Unter dem Dokument befinden sich vier Reiter mit Informationen: '''Anzeige''', '''Eigenschaften''', '''Notizen''' und '''Versionen'''. Interessant ist an dieser Stelle der Reiter '''Versionen'''.

Auf der Registerkarte '''Versionen''' finden Sie Informationen zur Versionierung eines Dokumentes, die die Änderungen an der jeweiligen Version und den aktuellen Status betreffen. Auch die jeweils erstellende Person einer Dokumentversion ist angegeben.
}}

== Dokument als finale Version kennzeichnen ==

{{AnleitungAbsatz
|Es ist es möglich, ein Dokument als finale Version zu markieren. Dies bietet sich an, um ein abgeschlossenes Dokument als fertig zu kennzeichnen, z.B. um es einer anderen Stelle zur Verfügung zu stellen.
}}
{{Hinweis
|Ein als finale Version gekennzeichnetes Dokument wird auf unveränderlich gestellt, d.h. es darf inhaltlich nicht mehr bearbeitet werden und auch die dazugehörigen Metadaten dürfen nicht mehr verändert werden.

'''Vorsicht''': Es sind keinerlei Veränderungen an dem Dokument mehr möglich. Insofern muss mit dieser Option achtsam umgegangen werden.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Versionierung Eigenschaften.png|Es werden die vier Reiter der Kopfzeile eines Dokuments in DMS/eAkte gezeigt. Anzeige, Eigenschaften, Notizen und Versionen. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Möchten Sie ein Dokument als finale Version markieren, wählen Sie nach Klick auf das Dokument im Menü den Reiter '''Eigenschaften''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Versionierung Finale Version.png|Das Metadatenfeld Finale Version wird bearbeitet. Es stehen zwei Werte zur Auswahl: Ja und Nein.
|Dort klicken Sie auf das '''Stift'''-Symbol rechts oben, um die Eigenschaften zu bearbeiten. In dem erscheinenden Fenster setzen Sie das Metadatenfeld '''Finale Version''' von '''Nein''' auf '''Ja'''.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Abschließend bestätigen Sie die Änderung der Eigenschaften durch einen Klick auf den Button '''Speichern'''. Nun sind die Eigenschaften ausgegraut, da das Dokument als finale Version markiert wurde und keine weiteren Änderungen mehr möglich sind.
}}
{{Hinweis
|Diese Funktion wird genutzt, um bestimmte finale Dokumente zur Verfügung bzw. zur Ansicht bereitzustellen.

Beispiel aus dem Bereich der internen Projekte: Die Dokumente, mittels derer die Projektergebnisse nachvollzogen werden können, können als '''Finale Version''' markiert werden, damit diese nicht geändert werden.
}}

Register anlegen in DMS/eAkte

2023-01-16T08:32:21Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Ablage]][[category:Register]]__FORCETOC__{{AnleitungScreenshot
|Register Beispiel ohne Register.png|Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In einer Akte wurde ein Vorgang ausgewählt. Die Dokumente des Vorgangs werden in alphabetischer Reihenfolge gezeigt.
|Register dienen dazu eine weitere Strukturierungsebene in einer [[Akte]] hinzuzufügen und die [[Dokumente]] übersichtlicher zu strukturieren. Im Folgenden wird Ihnen ein Beispiel ohne Register und ein Beispiel mit Register unterhalb eines [[Teilvorgang|Teilvorgangs]] vorgestellt.

Beispiel ohne Register:
}}
{{AnleitungScreenshot
|Register Beispiel mit Register.png|Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In einer Akte wurde ein Vorgang ausgewählt. Unterhalb des Vorgangs wurden die Dokumente mithilfe eines Registers gruppiert. Eine Gruppierung ist ausgeklappt darunter sind die Dokumente zu finden.
|In dem Beispiel ohne Register befinden sich alle Dateien unterhalb des Vorgangs "Wissen über das Projekt". Je nach Anzahl der Dateien, kann dies sehr schnell unübersichtlich werden.

Beispiel mit Register:
}}
{{AnleitungAbsatz
|In dem Beispiel mit Register befinden sich unterhalb des Vorgangs "Wissen über das Projekt" Register wie z.B. "Drohne XR2", "Drohne XR3", "Drohnen allgemein", etc. Die jeweiligen Dateien befinden sich unterhalb der Register.
}}
{{Hinweis
|Register können sowohl auf Akten- als auch auf Vorgangsebene angelegt werden. Register sind optional und müssen nicht verpflichtend angelegt werden.
}}

== Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie eine neue Datei in einer Akte oder in einen Vorgang ablegen, haben Sie die Möglichkeit in den Metadaten ein Register an der Datei zu hinterlegen.
}}
{{Verweis
|Wie Sie eine Datei ablegen, können Sie der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] entnehmen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Register Eigenschaften bearbeiten.png|Unter der Überschrift Eigenschaften bearbeiten sieht man den Anfang eines Formulars. Die Felder Art des Vorhabens, Betreff, Dokumenttyp und Register sind zu sehen. Register wird durch einen roten Rahmen hervorgehoben.
|Bei der Eingabe der [[Metadaten]] müssen Sie wie folgt vorgehen:

Klicken Sie in das Metadatenfeld '''Register'''.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie bereits Register in dieser Akte oder in diesen Vorgängen eingetragen haben, werden diese in Form einer Liste vorgeschlagen. Sie können einen dieser Werte auswählen. Sollten Sie noch keine Register hinterlegt haben oder ist kein passender Wert vorhanden, können Sie einfach den neuen Registertext eintippen. Dieser wird automatisch übernommen und steht anschließend bei folgenden Dateien in der Auswahlliste der Register zur Verfügung. Zum Schluss müssen Sie noch auf '''Speichern''' klicken.
}}
{{Hinweis
|Wenn ein zuvor angelegter Registereintrag innerhalb einer Akte keiner Datei zugeordnet ist, wird dieser Registereintrag aus der Vorschlagsliste automatisch wieder entfernt.
}}
{{Verweis
|Damit Sie die Register in Ihrer Ansicht sehen, müssen Sie in die Tabellenansicht wechseln und nach den Registern filtern!

Schauen Sie sich hierzu das Kapitel "Ergebnisse gruppieren" in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte#Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren|Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]] an.
}}

== Register an vorhandenen Dateien hinterlegen ==

{{AnleitungScreenshot
|Datei:Register bestehende Eigenschaften ändern.png|Es wird der obere Teil des Datei-Menüs des DMS gezeigt. Es gibt die vier Reiter Anzeige, Eigenschaften, Notizen und Versionen. Eigenschaften ist ausgewählt und blau hinterlegt. In der rechten Ecke unterhalb des Reiters Versionen befindet sich ein Stiftsymbol. Das Stiftsymbol ist rot hervorgehoben.
|Derzeit gibt es keine Möglichkeit, in einem Schritt mehreren Dateien das gleiche Register zuzuordnen. Daher müssen Sie dies an jeder Datei einzeln durchführen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

Wählen Sie die jeweilige Datei aus, der Sie ein Register zuordnen möchten, und klicken Sie anschließend auf den Reiter '''Eigenschaften'''. Als nächstes müssen Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln, indem Sie auf den Stift rechts oben klicken.
}}
{{Verweis
|Folgen Sie dieser Anleitung ab dem Punkt [[#Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen|Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen]].
}}

Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte

2023-01-16T08:31:06Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Verfügungsworkflow]][[category:Ad-hoc Zusammenarbeit]][[category:Projektmanagement]]{{AnleitungAbsatz
|Beide Workflow-Komponenten, der Verfügungsworkflow und die [[Ad-hoc-Zusammenarbeit]], unterstützen die digitale, medienbruchfreie Zusammenarbeit. Es gibt allerdings Unterschiede.

Die Ad-hoc-Zusammenarbeit ist universell nutzbar und kann von den Anwender*innen individuell konfiguriert werden.}}
{{Verweis|Nähere Erläuterungen finden Sie in der [[Ad-hoc-Zusammenarbeit in DMS/eAkte|Anleitung zur Ad-hoc-Zusammenarbeit]].}}
{{AnleitungAbsatz
|Verfügungsworkflows sind für wiederkehrende, prozessbasierte Anwendungsfälle vorkonfiguriert. An welcher Stelle im System der Verfügungsworkflow gestartet wird, hängt von der spezifischen Konfiguration des jeweiligen Verfügungsworkflows ab. Verfügungsworkflows können grundsätzlich auf folgenden Ebenen gestartet werden: [[Akte|Akten]], [[Teilvorgang|Teilvorgangs-]] und [[Dokumente|Dokumentebene]]. Für Hinweise zu spezifischen Workflows, wie z.B. der Projektgenehmigung, gibt es ein [[#Hinweise zu spezifischen Verfügungsworkflows|eigenes Kapitel in dieser Anleitung]].
}}

== Starten eines Verfügungsworkflows ==

{{AnleitungAbsatz
|Wie eingangs beschrieben werden Verfügungsworkflows an verschiedenen Stellen im System gestartet.
}}

=== Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Klick auf die Akte) ===

{{Anleitung2Screenshots
|File:Icon Details zur Akte anzeigen.png|In der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte ist das Symbol Details zur Akte rot hervorgehoben. Das Icon ist quadratisch. In der linken Hälfte besteht es aus vier untereinanderliegenden Linien - in der rechten Hälfte besteht es aus einem schwarzen Rechteck.
|Symbol '''Details zur Akte anzeigen'''
|File:Icon Workflow starten.png|Im rechten Seitenmenü des DMS/eAkte ist das Symbol Workflow starten rot hervorgehoben. Es besteht aus einem Kreis von drei über einen Punkt ineinandergreifenden Linien.
|Symbol '''Workflow starten'''
|Rufen Sie die benötigte Akte auf. Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Workflow-Symbol, um einen Workflow zu starten. Wenn am rechten Bildrand das Workflow-Symbol nicht erscheint, kann es durch das Symbol '''Details zur Akte anzeigen''' eingeblendet werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Für das weitere Vorgehen befolgen Sie die Schritte unter [[#Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Kontextmenü)|Verfügungsworkflows Akten aufrufen (Kontextmenü)]].
}}

=== Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Kontextmenü) ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Verfügungsworkflow Workflow Beispiele.png|Eine Übersicht möglicher Workflows. Unter der Überschrift Neuer Workflow befinden sich die Einträge Ad-hoc Zusammenarbeit und Projektgenehmigung.
|Verfügungsworkflows an Akten können über das Kontextmenü aufgerufen werden. Klicken Sie dafür auf die drei untereinanderstehenden Punkte und wählen dort den Punkt '''Workflow starten''' aus.

Anschließend geht es für alle Möglichkeiten auf gleichem Wege weiter:

Es werden Ihnen die Workflows angeboten, die an dieser Stelle für Ihr Berechtigungsprofil verfügbar sind, z.B. die Ad-hoc-Zusammenarbeit und die Projektgenehmigung.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Verfügungsworkflow An Workflow teilnehmen.png|Das Symbol An Workflow teilnehmen ist rot hervorgehoben. Es besteht aus einem Klemmbrett auf dem ein kleines Häkchen abgebildet ist.
|Danach gelangen Sie über die obere Brotkrumenleite wieder auf die Akte zurück. Wenn Sie rechts von der Akte das Kontextmenü (die drei untereinanderstehenden Punkte) aufrufen, können Sie durch einen Klick auf '''An Workflow teilnehmen''' an dem soeben aufgerufenen Workflow partizipieren.
}}

== Elemente eines Verfügungsworkflows ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Verfügungsworkflow Gesamtansicht.png|Die Ansicht des Verfügungsworkflows gliedert sich in vier die Bereiche Laufwegsübersicht, Vermerke, Budgetbedarf und Aktionen. Unter Aktionen stehen Rücksprache halten, Genehmigen und Workflow stornieren zur Verfügung.
|Nachfolgend sind die Elemente des Verfügungsworkflows beschrieben.
}}
{{AnleitungScreenshot|Verfügungsworkflow Vermerke.png|Unter der Überschrift Vermerke befindet sich die Schaltfläche Abbrechen. Darunter befindet sich ein Freitextfeld an dem rechts eine Schaltfläche Plus angrenzt. Darunter ist ein Haken gesetzt an Den Vermerk mit in die Notizen übernehmen.
|Die Ansicht eines Verfügungsworkflows gliedert sich von oben nach unten in vier Abschnitte:
# Die '''Laufwegsübersicht''' zeigt alle Schritte des jeweiligen Verfügungsworkflows und deren Bearbeitungsstatus.
# Unter '''Vermerke''' gibt es die Möglichkeit, für nachfolgende Bearbeiter*innen Notizen und Hinweise zu hinterlegen. Durch Klicken auf die Schaltfläche '''Neu''' öffnen sich ein Eingabefeld und eine Checkbox, über deren An- bzw. Abwahl ausgewählt werden kann, ob der eingegebene Text zu den dauerhaft an der Akte bzw. am Dokument verbleibenden Notizen hinzugefügt werden soll. Mit Klick auf das '''Pluszeichen''' wird die Notiz anschließend hinterlegt. Es lassen sich auf diese Weise nacheinander mehrere Notizen eingeben, für die jeweils ausgewählt werden kann, ob sie dauerhaft in der Akte sichtbar sein soll.
}}
<div class="barrierefrei absatz">
<ol start="3">
<li>
Im dritten Abschnitt ist die im konkreten Schritt des Verfügungsworkflows zu erledigende Aktivität hinterlegt; im gezeigten Beispiel muss das Projektbüro eingeben, ob ein Budgetbedarf besteht oder nicht.
</li>
<li>
Unter '''Aktionen''' gibt es die Möglichkeit, Rücksprachen zu halten. Ob dies nur mit Personen bzw. Gruppen möglich ist, die am jeweiligen Verfügungsworkflow beteiligt sind, oder ob auch mit Dritten Rücksprache gehalten werden kann, ist in der Konfiguration des jeweiligen Verfügungsworkflows festgelegt. Die beiden rechtsstehenden Schaltflächen bieten die Möglichkeit, den aktuellen Schritt des Verfügungsworkflows abzuschließen: Entweder, indem der Workflow storniert oder der nächste Schritt gestartet wird. Der Button zum Start des nächsten Schritts trägt kontextabhängig unterschiedliche Bezeichnungen, z.B. Genehmigen, Freigeben, Weiterleiten oder Mitzeichnen.<br>
Achtung: Wollen Sie eine Rücksprache halten, werden Sie aufgefordert, eine Notiz einzugeben. Diese wird an die Notizen der Akte geschrieben und ist für alle Personen sichtbar, die auf das jeweilige Element mindestens Leserechte haben. <br>
Bei Rücksprachen geht der Workflow zunächst noch nicht weiter.<br>
Wird der Workflowschritt bestätigt, erhalten Sie die folgende Nachricht:
</li>
<li style="list-style-type: none; margin: 0.5em 0;">
'''Der Workflowschritt wurde von d.3 server erfolgreich ausgeführt'''
</li>
<li style="list-style-type: none;">
Über die obere Brotkrumenleite gelangen Sie wieder zurück zu Ihrer Akte und können sich über das Kontextmenü (die drei Punkte rechts neben der Akte) die bisher gestarteten Aktionen ansehen. Dafür klicken Sie im Kontextmenü auf den Punkt '''Workflowstatus anzeigen'''.
</li>
</ol>
</div>
{{AnleitungScreenshot|Verfügungsworkflow Workflowstatus zeigen.png|Das Symbol Workflowstatus anzeigen ist rot hervorgehoben. Es besteht aus einer analogen Uhr, die von einem Pfeil vollständig umrundet wird.
}}
{{AnleitungScreenshot|Verfügungsworkflow Workflowschritte.png|Eine Tabelle der Workflowschritte eines Projektgenehmigungsworkflows. Sie besteht aus den Spalten Workflowschritt, Benutzer, Zugestellt am und Abgeschlossen am.
}}
{{AnleitungScreenshot|Verfügungsworkflow Kachel Aufgaben und Nachrichten.png|Neben der Überschrift der Kachel Aufgaben und Nachrichten befindet sich links als Symbol ein roter Kreis auf dem ein Briefumschlag abgebildet ist.
|Wird ein Workflow vollständig durchlaufen, wird ein Protokoll erstellt, welches den Verlauf des Workflows darstellt. Dieses liegt in der Akte.

Die nächste Person '''oder''' Gruppe, von der eine Aktivität erwartet wird, erhält nun eine Benachrichtigung per Email und eine Mitteilung im DMS/aAkte-System unter der Kachel '''Aufgaben und Nachrichten'''.
}}
{{Verweis
|Weiterführenden Informationen zu Aufgaben und Nachrichten finden Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Aufgabenübersicht|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Mit einem Klick auf den Link bzw. die Benachrichtigung öffnet sich der jeweilige Verfügungsworkflow.

Wenn Sie die '''nächste''' beteiligte Person des Workflows sind, können Sie der Verlinkung in der E-Mail bzw. Postkorbnachricht folgen. <br>
Wenn Sie '''eine''' der beteiligten Personen im Workflow sind, rufen Sie den Workflow über das Kontextmenü (drei Punkte rechts der Akte) über den Punkt '''An Workflow teilnehmen''' auf.
}}

== Wechsel zwischen Ansicht Verfügungsworkflow und zugehörigen Dokumenten ==

{{Anleitung2Screenshots
|Verfügungsworkflow Details.png|Das Symbol Details ist im rechten Seitenmenü hervorgehoben. Das Symbol stellt ein Touchpad mit zwei darunterliegenden Schaltflächen dar.
|Symbol '''Details'''
|Verfügungsworkflow Andere Anwendungen.png|Das Symbol Andere Anwendungen ist der Kopfzeile des DMS/eAkte hervorgehoben. Das Symbol sind neun quadratisch angeordnete Quadrate.
|Symbol '''Andere Anwendungen'''
|Um einen Schritt eines Verfügungsworkflows bearbeiten zu können, müssen in der Regel Dokumente geprüft und ggf. bearbeitet werden. Dafür kann zwischen der Workflow-Ansicht und der zugehörigen Akte gewechselt werden, z.B. in dem auf das Symbol '''Details''' an der rechten Bildseite geklickt wird. So gelangt die bearbeitende Person in die Aktenstruktur.
}}

== Hinweise zu spezifischen Verfügungsworkflows ==

=== Projektgenehmigung ===

{{AnleitungAbsatz|
Der Verfügungsworkflow zur Projektgenehmigung wird durch das Projektbüro an der Projektakte gestartet und durchläuft folgende Schritte:
# Das Projektbüro startet den Workflow. Anschließend muss der Workflow erneut aufgerufen werden (siehe [[#Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Kontextmenü)|Verfügungsworkflow an Akten Aufrufen (Kontextmenü)]]), um festzulegen, ob das Projekt eine Budgetfreigabe benötigt. Die Projektleitung erhält eine Benachrichtigung über den Start des Workflows.
# '''Kein Budget benötigt''': Benötigt das Projekt kein Budget, werden die Empfänger Finanzcontrolling und Dezernatsleitung Finanzmanagement übersprungen und das Projekt wird direkt dem Kanzler zur Genehmigung vorgelegt. Das Metadatum '''Projektstatus''' wird automatisch auf '''Projekt liegt Kanzler zur Genehmigung vor''' umgesetzt.
# '''Ein Budget wird benötigt''': Die Projektakte wird entsprechend der Laufwegsübersicht zunächst dem Finanzcontrolling und anschließend der Dezernatsleitung Finanzmanagement zur Budgetfreigabe vorgelegt. Das Metadatum '''Projektstatus''' wird automatisch auf '''Projekt liegt Finanzcontrolling zur Genehmigung vor''' umgesetzt. Nach der Genehmigung durch die Dezernatsleitung Finanzmanagement wird entsprechend der Laufwegsübersicht der Kanzler beteiligt.
# Nachdem der Kanzler die Genehmigung erteilt hat, wird das Projektbüro und die Projektleitung per Postkorbnachricht über die Beendigung des Workflows benachrichtigt.
}}

Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte

2023-01-12T15:43:52Z

Dhasani:

{{Seite im Aufbau}}[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]]__FORCETOC__
{{AnleitungAbsatz
|Metadaten stellen die beschreibenden Informationen zu den (Schriftgut-)Objekten dar. Diese Informationen sind für das Recherchieren der [[Akte]]n, [[Teilvorgang|Teilvorgänge]] und [[Dokumente]] in der eAkte zwingend erforderlich. In DMS/eAkte sind sie unter dem Reiter '''Eigenschaften''' einzusehen.<br>
Bei der Anlage von Akten bzw. Vorgängen und den darunter liegenden Dokumenten werden bestimmte Metadaten automatisch vergeben, andere Metadaten lassen sich manuell hinzufügen und im späteren Verlauf bearbeiten.<br>
In dieser Anleitung wird Ihnen erklärt, wie Sie die Metadaten in der Akte sowie am Dokument in DMS/eAkte bearbeiten können.
}}

== Metadaten der Akte bzw. am Vorgang bearbeiten ==
{{Hinweis
|Sie können nur die Akten/Vorgänge einsehen, für die Sie Lese- und/oder Schreibrechte haben. Änderungen an den Metadaten können nur mit Schreibrechten vorgenommen werden!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Rufen Sie die Akte oder den Vorgang auf, in dem Sie die Metadaten bearbeiten wollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Vorgang Details anzeigen.png|Es ist die Auflistung der Inhalte der Akte "Dienstvereinbarungen" angezeigt. Rechts neben dem Titel der Akte ist die Schaltfläche "Details zur Akte anzeigen" als kleine i in einem Kreis dargestellt.
|Klicken Sie anschließend oben, rechts neben dem Akten- bzw. Vorgangstitel auf die Schaltfläche '''Details zur Akte anzeigen''' (kleines i im Kreis).
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es werden Ihnen die Details der Akte/des Vorgangs angezeigt. Klicken Sie auf den Reiter '''Eigenschaften''' und anschließend rechts oben neben dem Aktentitel auf das '''Stift'''-Symbol, um die Metadaten in Bearbeitung zu nehmen.
}}
{{Information
|Es können nur die erweiterten Eigenschaften bearbeitet werden. Die allgemeinen Eigenschaften werden vom System generiert.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Metadaten bearbeiten.png|Es ist der obere Abschnitt der Ansicht "Eigenschaften bearbeiten" zu sehen. Drei Eingabefelder (Kategorie, Aktenplanzeichen, Aktenzeichen) sind grau hinterlegt, zwei Felder sind weiß und deren Bezeichnungen enthalten ein rotes Sternchen (Aktentitel, federführende Organisationseinheit).
|Abhängig von der Akte, die Sie aufgerufen haben, stehen Ihnen eine unterschiedliche Art und Menge an Metadaten zur Verfügung, die Sie sehen und bearbeiten können.<br>
Felder, die grau hinterlegt sind, werden vom System gepflegt und können nicht bearbeitet werden. Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen neben der Feldbezeichnung gekennzeichnet. Diese sind zwingend zu füllen, da sonst das Speichern der Metadaten nicht möglich ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Felder, die rechts keine Symbole enthalten, können mit Freitext gefüllt werden. <br>
Wenn rechts ein '''nach unten zeigendes Dreieck''' zu sehen ist (1.), können Sie aus einem Drop-down-Menü Inhalte auswählen. Wenn Sie in solchen Feldern beginnen, Inhalte einzutippen, werden Ihnen passende Einträge aus der Drop-down-Liste angezeigt. Ein bereits gefülltes Drop-down-Feld können Sie leeren, in dem Sie auf das '''X'''-Symbol neben dem Dreieck drücken. <br>
'''Datumsfelder''' (2.) können entweder über die Tastatur gefüllt werden oder Sie wählen rechts im Feld im Kalendersymbol das passende Datum aus. <br>
Befindet sich rechts am Feld ein '''Aufzählungs'''-Symbol (3.), so haben Sie in diesem Feld die Möglichkeit Mehrfachwerte einzutragen. Dafür klicken Sie entweder auf das Symbol neben dem Eingabefeld oder gehen über den unten angezeigten Reiter '''Mehrfachwerte''' zu der Ansicht. Jede Eigenschaft, die mehrere Werte beinhalten soll, hat eine eigene Spalte. Pro Zeile darf jeweils ein Wert eingegeben werden. Inhalte einer Zeile korrelieren nicht mit den Inhalten der nebenstehenden Zeilenwerte.
}}
<div class="barrierefrei screenshot" style="
display: grid;
grid-template-columns: repeat(auto-fill, minmax(80px, 1fr));
grid-auto-flow: dense;
column-gap: 1.5em;
row-gap: 0.5em;
">
{{ScreenshotKachel|Datei:Drop-down-Feld.png|Ein x sowie ein nach unten zeigendes Dreieck.
|1. Drop-down-Feld
}}
{{ScreenshotKachel|Datei:Datumsfeld.png|Kalendersymbol
|2. Datumsfeld
}}
{{ScreenshotKachel|Datei:Mehrfachwerte.png|Aufzählungssymbol
|3. Mehrfachwerte
}}
</div>
{{AnleitungAbsatz
|Sie gelangen zurück zu der Bearbeitungsansicht der erweiterten Eigenschaften, wenn Sie unten auf den Reiter '''Erweitert''' klicken. <br>
Nachdem Sie alle benötigten Felder ausgefüllt haben, können Sie durch einen klick auf '''Eigenschaften überprüfen''' prüfen lassen, ob alle Eingaben korrekt bzw. alle benötigten Felder gefüllt sind. Sie können diesen Schritt aber auch überspringen und direkt unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern''' klicken.
}}

=== Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben ===
{{AnleitungAbsatz
|Über das Bearbeiten der Metadaten haben Sie die Möglichkeit, Lese- und Lese-/Schreibrechte für die Akte für andere Personen zu erteilen. <br>
Nehmen Sie dafür die Eigenschaften der Akte in Bearbeitung, wie in [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Metadaten an Akte/Teilvorgang bearbeiten|Metadaten an Akte/Teilvorgang bearbeiten]] beschrieben wird. Klicken Sie anschließend unten auf den Reiter '''Mehrfachwerte'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Metadaten_Rechtevergabe.png|Die Ansicht der Mehrfachwerte ist abgebildet. Die Spalten "Beteiligte schreiben und lesen", "Beteiligte nur lesen" und "weitere Einrichtungen" mit mehreren einzelnen Eingabefeldern unterhalb sind zu sehen.
|Sie können nun in die einzelnen Felder die Personen eintragen bzw. aus der Drop-down-Liste auswählen, welche die in der Spalte betitelten Rechte für die Akte erhalten soll. Sie können die Rechte der Person wieder entziehen, indem Sie auf das x-Symbol neben dem Namen der Person klicken. Klicken Sie zum Speichern der Inhalte unten rechts auf '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Die Rechte an einer Akte bzw. an einem Vorgang werden heruntervererbt. Dies bedeutet, dass Personen, die für eine Akte berechtigt werden, dessen Dokumente und Vorgänge - je nach vergebenem Recht - lesen bzw. lesen und bearbeiten dürfen.
}}

== Metadaten am Dokument bearbeiten ==
{{Hinweis
|Sie können nur die Dokumente einsehen, für die Sie Lese- und/oder Schreibrechte haben. Änderungen an den Metadaten können nur mit Schreibrechten vorgenommen werden!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie haben ebenso die Möglichkeit, Metadaten am Dokument in Bearbeitung zu nehmen. Navigieren Sie dafür zum benötigten Dokument und klicken oberhalb der Dokumentanzeige auf den Reiter '''Eigenschaften'''. Klicken Sie anschließend auf das '''Stift'''-Symbol rechts von den erweiterten Eigenschaften, um die Metadaten zu bearbeiten. <br>
Grau hinterlegte Felder werden vom System gepflegt und können nicht bearbeitet werden. Felder, deren Bezeichnung am Ende ein rotes Sternchen enthält, sind Pflichtfelder und sind zwingend auszufüllen. Über die Metadaten können Sie außerdem ein Register erstellen. Register helfen Ihnen, die Dokumente übersichtlich gruppiert anzeigen zu lassen.
}}
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum Hinterlegen von Registern an vorhandenen Dateien finden Sie unter [[Register anlegen in DMS/eAkte#Register an vorhandenen Dateien hinterlegen|Register anlegen in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie die Bearbeitung der Metadaten abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}

Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte

2023-01-12T15:39:20Z

Dhasani:

{{Seite im Aufbau}}[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]]__FORCETOC__
{{AnleitungAbsatz
|Metadaten stellen die beschreibenden Informationen zu den (Schriftgut-)Objekten dar. Diese Informationen sind für das Recherchieren der [[Akte]]n, [[Teilvorgang|Teilvorgänge]] und [[Dokumente]] in der eAkte zwingend erforderlich. In DMS/eAkte sind sie unter dem Reiter '''Eigenschaften''' einzusehen.<br>
Bei der Anlage von Akten bzw. Vorgängen und den darunter liegenden Dokumenten werden bestimmte Metadaten automatisch vergeben, andere Metadaten lassen sich manuell hinzufügen und im späteren Verlauf bearbeiten.<br>
In dieser Anleitung wird Ihnen erklärt, wie Sie die Metadaten in der Akte sowie am Dokument in DMS/eAkte bearbeiten können.
}}

== Metadaten der Akte bzw. am Vorgang bearbeiten ==
{{Hinweis
|Sie können nur die Akten/Vorgänge einsehen, für die Sie Lese- und/oder Schreibrechte haben. Änderungen an den Metadaten können nur mit Schreibrechten vorgenommen werden!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Rufen Sie die Akte oder den Vorgang auf, in dem Sie die Metadaten bearbeiten wollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Vorgang Details anzeigen.png|Es ist die Auflistung der Inhalte der Akte "Dienstvereinbarungen" angezeigt. Rechts neben dem Titel der Akte ist die Schaltfläche "Details zur Akte anzeigen" als kleine i in einem Kreis dargestellt.
|Klicken Sie anschließend oben, rechts neben dem Akten- bzw. Vorgangstitel auf die Schaltfläche '''Details zur Akte anzeigen''' (kleines i im Kreis).
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es werden Ihnen die Details der Akte/des Vorgangs angezeigt. Klicken Sie auf den Reiter '''Eigenschaften''' und anschließend rechts oben neben dem Aktentitel auf das '''Stift'''-Symbol, um die Metadaten in Bearbeitung zu nehmen.
}}
{{Information
|Es können nur die erweiterten Eigenschaften bearbeitet werden. Die allgemeinen Eigenschaften werden vom System generiert.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Metadaten bearbeiten.png|Es ist der obere Abschnitt der Ansicht "Eigenschaften bearbeiten" zu sehen. Drei Eingabefelder (Kategorie, Aktenplanzeichen, Aktenzeichen) sind grau hinterlegt, zwei Felder sind weiß und deren Bezeichnungen enthalten ein rotes Sternchen (Aktentitel, federführende Organisationseinheit).
|Abhängig von der Akte, die Sie aufgerufen haben, stehen Ihnen eine unterschiedliche Art und Menge an Metadaten zur Verfügung, die Sie sehen und bearbeiten können.<br>
Felder, die grau hinterlegt sind, werden vom System gepflegt und können nicht bearbeitet werden. Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen neben der Feldbezeichnung gekennzeichnet. Diese sind zwingend zu füllen, da sonst das Speichern der Metadaten nicht möglich ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Felder, die rechts keine Symbole enthalten, können mit Freitext gefüllt werden. <br>
Wenn rechts ein '''nach unten zeigendes Dreieck''' zu sehen ist (1.), können Sie aus einem Drop-down-Menü Inhalte auswählen. Wenn Sie in solchen Feldern beginnen, Inhalte einzutippen, werden Ihnen passende Einträge aus der Drop-down-Liste angezeigt. Ein bereits gefülltes Drop-down-Feld können Sie leeren, in dem Sie auf das '''X'''-Symbol neben dem Dreieck drücken. <br>
'''Datumsfelder''' (2.) können entweder über die Tastatur gefüllt werden oder Sie wählen rechts im Feld im Kalendersymbol das passende Datum aus. <br>
Befindet sich rechts am Feld ein '''Aufzählungs'''-Symbol (3.), so haben Sie in diesem Feld die Möglichkeit Mehrfachwerte einzutragen. Dafür klicken Sie entweder auf das Symbol neben dem Eingabefeld oder gehen über den unten angezeigten Reiter '''Mehrfachwerte''' zu der Ansicht. Jede Eigenschaft, die mehrere Werte beinhalten soll, hat eine eigene Spalte. Pro Zeile darf jeweils ein Wert eingegeben werden. Inhalte einer Zeile korrelieren nicht mit den Inhalten der nebenstehenden Zeilenwerte.
}}
<div class="barrierefrei screenshot" style="
display: grid;
grid-template-columns: repeat(auto-fill, minmax(80px, 1fr));
grid-auto-flow: dense;
column-gap: 1.5em;
row-gap: 0.5em;
">
{{ScreenshotKachel|Datei:Drop-down-Feld.png|Ein x sowie ein nach unten zeigendes Dreieck.
|1. Drop-down-Feld
}}
{{ScreenshotKachel|Datei:Datumsfeld.png|Kalendersymbol
|2. Datumsfeld
}}
{{ScreenshotKachel|Datei:Mehrfachwerte.png|Aufzählungssymbol
|3. Mehrfachwerte
}}
</div>
{{AnleitungAbsatz
|Sie gelangen zurück zu der Bearbeitungsansicht der erweiterten Eigenschaften, wenn Sie unten auf den Reiter '''Erweitert''' klicken. <br>
Nachdem Sie alle benötigten Felder ausgefüllt haben, können Sie durch einen klick auf '''Eigenschaften überprüfen''' prüfen lassen, ob alle Eingaben korrekt bzw. alle benötigten Felder gefüllt sind. Sie können diesen Schritt aber auch überspringen und direkt unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern''' klicken.
}}

=== Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben ===
{{AnleitungAbsatz
|Über das Bearbeiten der Metadaten haben Sie die Möglichkeit, Lese- und Lese-/Schreibrechte für die Akte für andere Personen zu erteilen. <br>
Nehmen Sie dafür die Eigenschaften der Akte in Bearbeitung, wie in [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben wird. Klicken Sie anschließend unten auf den Reiter '''Mehrfachwerte'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Metadaten_Rechtevergabe.png|Die Ansicht der Mehrfachwerte ist abgebildet. Die Spalten "Beteiligte schreiben und lesen", "Beteiligte nur lesen" und "weitere Einrichtungen" mit mehreren einzelnen Eingabefeldern unterhalb sind zu sehen.
|Sie können nun in die einzelnen Felder die Personen eintragen bzw. aus der Drop-down-Liste auswählen, welche die in der Spalte betitelten Rechte für die Akte erhalten soll. Sie können die Rechte der Person wieder entziehen, indem Sie auf das x-Symbol neben dem Namen der Person klicken. Klicken Sie zum Speichern der Inhalte unten rechts auf '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Die Rechte an einer Akte bzw. an einem Vorgang werden heruntervererbt. Dies bedeutet, dass Personen, die für eine Akte berechtigt werden, dessen Dokumente und Vorgänge - je nach vergebenem Recht - lesen bzw. lesen und bearbeiten dürfen.
}}

== Metadaten am Dokument bearbeiten ==
{{Hinweis
|Sie können nur die Dokumente einsehen, für die Sie Lese- und/oder Schreibrechte haben. Änderungen an den Metadaten können nur mit Schreibrechten vorgenommen werden!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie haben ebenso die Möglichkeit, Metadaten am Dokument in Bearbeitung zu nehmen. Navigieren Sie dafür zum benötigten Dokument und klicken oberhalb der Dokumentanzeige auf den Reiter '''Eigenschaften'''. Klicken Sie anschließend auf das '''Stift'''-Symbol rechts von den erweiterten Eigenschaften, um die Metadaten zu bearbeiten. <br>
Grau hinterlegte Felder werden vom System gepflegt und können nicht bearbeitet werden. Felder, deren Bezeichnung am Ende ein rotes Sternchen enthält, sind Pflichtfelder und sind zwingend auszufüllen. Über die Metadaten können Sie außerdem ein Register erstellen. Register helfen Ihnen, die Dokumente übersichtlich gruppiert anzeigen zu lassen.
}}
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum Hinterlegen von Registern an vorhandenen Dateien finden Sie unter [[Register anlegen in DMS/eAkte#Register an vorhandenen Dateien hinterlegen|Register anlegen in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie die Bearbeitung der Metadaten abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}

Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte

2023-01-12T15:35:17Z

Dhasani:

{{Seite im Aufbau}}[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]{{AnleitungAbsatz
|In Ihrem Arbeitsalltag arbeiten Sie mit anderen Menschen zusammen, beispielsweise durch "bitte Rücksprache" oder "bitte Antwortschreiben erstellen". In DMS/eAkte erfolgt diese Zusammenarbeit digital mit Hilfe von Aufgaben.

Aufgaben können anhand von [[Dokumente]]n und [[Akte|Akten]] erteilt werden. Diese Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Im Folgenden wird aus Gründen der Lesbarkeit jedoch nur von Einzelpersonen ausgegangen.
}}__FORCETOC__

==Aufgaben erstellen==

{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe_zum_Dokument_erstellen.png|Die Schaltfläche Aufgabe zum Dokument erstellen. Ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte
|Wenn Sie ein Dokument oder eine Akte geöffnet haben und dazu eine Aufgabe erstellen möchten, aktivieren Sie im Menüband am rechten Bildschirmrand die Funktion '''Aufgabe zum Dokument erstellen'''. Das Symbol ist ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte.
}}
{{AnleitungAbsatz|
Befinden Sie sich in der Tabellenansicht, finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü '''Weitere Aktionen''' der jeweiligen Akte oder des jeweiligen Dokuments.

Mit Betätigung verschiebt sich das Fenster nach links und öffnet eine neue Anzeige mit den Feldern '''Verfügung''' und '''Empfänger'''.
Außerdem werden die Funktionen '''Erweiterte Eigenschaften anzeigen''', '''Abbrechen''' und '''Aufgabe erstellen''' angeboten.
}}
{{Definitionsliste|
{{DefPunkt|Betreff
|Der Betreff der Aufgabe ist mit dem Namen der Akte oder des Dokumentes vorbelegt. Sie können diesen Betreff aber auch ergänzen oder ändern.
}}
{{DefPunkt|Empfänger
|Unter Empfänger wählen Sie die Person aus, die die Aufgabe erledigen soll. Nachdem Sie mindestens drei Buchstaben des Namens eingegeben haben, werden Ihnen mögliche Empfänger*innen angezeigt. Mit Anklicken wählen Sie die entsprechende Person aus.

Sie können an dieser Stelle auch mehrere Personen auswählen. Diese erhalten dann die Aufgabe gleichzeitig.
}}
{{DefPunkt|Erweiterte Eigenschaften
|Wählen Sie '''Erweiterte Eigenschaften anzeigen''', können Sie eine '''Beschreibung''' und einen '''Kontext''' angeben, also der ausgewählten Person weitere Informationen zum Sachverhalt mitgeben.
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Aufgabe erstellen Betreff.png|Obere Hälfte des Menüs Aufgabe erstellen. Gezeigt werden die Felder Betreff, Empfänger (ausgewählt ist ein Testuser), die Schaltfläche Erweiterte Eigenschaften verbergen, die Beschreibung und das Feld Kontext.
}}
{{Definitionsliste|
{{DefPunkt|Priorität
|Auch die Priorität lässt sich einstellen. Die Grundeinstellung ist '''Standard''', also mittlere Priorität. Sie können diese auf '''Hoch''' oder '''Niedrig''' setzen.
}}
{{DefPunkt|Fällig
|Sie können weiterhin ein Datum und eine Uhrzeit minutengenau einstellen, wann die Aufgabe fällig ist.
}}
{{DefPunkt|Erinnerung
|Wenn Sie eine Fälligkeit festgelegt haben, können Sie außerdem bestimmen, dass die Person, die die Aufgabe erledigen soll, eine Erinnerung erhält.Darunter haben Sie noch festlegen, ob Benachrichtigungen erfolgen sollen.
}}
{{DefPunkt|Benachrichtigungen
|Wählen Sie '''Benachrichtigen, wenn die Aufgabe erledigt wurde''', erhalten Sie eine E-Mail in Ihr Outlook-Postfach, wenn die Aufgabe erledigt wurde. Wenn Sie '''Benachrichtigen, wenn die Fälligkeit überschritten wurde''' wählen, erhalten sowohl Sie als auch die Person, die die Aufgabe bearbeiten soll, eine E-Mail ins Outlook-Postfach, sobald die Frist überschritten wurde.
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Aufgabe erstellen Erweiterte Eigenschaften.png|Die untere Hälfte des Menüs Aufgabe Erstellen; es werden die erweiterten Eigenschaften angezeigt. Die Priorität wurde auf Standard gesetzt, es wurde keine Uhrzeit für eine Fälligkeit bzw. eine Erinnerung eingestellt. Die Benachrichtigungen wenn Aufgabe erledigt und wenn Fälligkeit überschritten wurden nicht ausgewählt.
|Mit '''Aufgabe erstellen''' wird die Aufgabe gespeichert und der ausgewählten Person übergeben.
}}
{{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgaben.png|Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.
|Sie können Aufgaben auch ohne Bezug auf ein Dokument oder eine Akte erstellen, in dem Sie auf das Widget Aufgaben klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Eine_neue_Aufgabe_erstellen.png|Die Schaltfläche Eine neue Aufgabe erstellen. Ein Plus
|Dort finden Sie im rechten Menüband die Schaltfläche '''Eine neue Aufgabe erstellen'''. Wenn Sie so vorgehen, sollten Sie aber von den '''Erweiterten Eigenschaften''' Gebrauch machen, damit die Personen, die die Aufgabe erledigen sollen, entsprechende Informationen dazu erhalten.
}}

== Erstellte Aufgaben anzeigen ==

{{AnleitungScreenshotImText|Aufgaben_zum_Dokument_anzeigen.png|Es wird die Schaltfläche Aufgaben zum Dokument anzeigen gezeigt.
|Haben Sie die Akte oder das Dokument geöffnet, können Sie sich die '''Aufgaben zum Dokument anzeigen''' lassen. Die entsprechende Schaltfläche wird im rechten Menüband angeboten. In der Tabellenansicht finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü '''Weitere Funktionen'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgaben.png|Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.
|Sie können sich alle Aufgaben, die Sie erteilt haben, anzeigen lassen, wenn Sie auf dem Dashboard das Widget '''Aufgaben''' auswählen.
}}
{{AnleitungScreenshot|Meine_erstellten_Aufgaben.png|Es wird das Aufklappmenü Meine erstellten Aufgaben gezeigt.
|Die Liste Ihrer Aufgaben ist in mehrere Gruppen aufgeteilt, die sich durch das Aufklappmenü rechts oben aufrufen lassen:
# Meine Aufgaben
# An mich gesendet
# An mich und andere gesendet
# Meine erstellten Aufgaben
# Meine weitergeleiteten Aufgaben
# Meine erledigten Aufgaben
Rufen Sie über das Aufklappmenü '''Meine erstellten Aufgaben''' auf.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Ihnen wird dann eine Übersicht aller Aufgaben angezeigt, die Sie erteilt haben. Hier erhalten Sie unter anderem Informationen zum Status und zur Fälligkeit. Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie weitere Details finden.
}}

==Aufgaben erledigen==

{{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgabe_erhalten.png.png|Es wird die Schaltfläche Widget Aufgabe erhalten gezeigt.
|Wurde Ihnen eine Aufgabe übertragen, wird am Widget '''Aufgaben''' auf der Startseite zusätzlich eine Zahl in einem blauen Kreis angezeigt. Die Zahl entspricht der Anzahl Ihrer unerledigten Aufgaben und wird angezeigt, solange Sie noch Aufgaben haben.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie durch Betätigen des Widgets in den Aufgabenbereich wechseln, erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Aufgaben. Neue Aufgaben werden in fett dargestellt.

Mit dem Aufklappmenü auf der linken Seite können Sie die Ansicht einschränken:
# Meine Aufgaben
# An mich gesendet
# An mich und andere gesendet
# Meine erstellten Aufgaben
# Meine weitergeleiteten Aufgaben
# Meine erledigten Aufgaben
Klicken Sie auf eine Aufgabe, öffnet sich ein neues Fenster mit Details zu dieser Aufgabe.

'''Weiterleiten'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Weiterleiten.png|Es wird die Schaltfläche Weiterleiten gezeigt.
|Sie können die Aufgabe an andere Personen '''Weiterleiten'''. Im folgenden Menü können Sie eine oder mehrere Personen auswählen, die die Aufgabe erledigen sollen. Mit Bestätigung wird das Fenster geschlossen, die Aufgabe aus Ihrer Übersicht entfernt und der zuständigen Person übergeben.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Erledigen'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Erledigen.png|Es wird die Schaltfläche Erledigen gezeigt.
|Durch Betätigen von '''Erledigen''' endet die Aufgabe für Sie, die Ansicht wird geschlossen und die Aufgabe aus der Übersicht entfernt.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Anhang'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Anhang.png|Es wird die Schaltfläche Anhang gezeigt.
|Mit '''Anhang''' öffnet sich ein weiteres Fenster und Ihnen wird die Akte oder das Dokument angezeigt, worauf sich die Aufgabe bezieht.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Als ungelesen markieren'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Als_ungelesen_markieren.png|Es wird die Schaltfläche Als ungelesen markieren gezeigt.
|Mit '''Als ungelesen markieren''' wird die Aufgabe in der Übersicht wieder fett dargestellt.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Übernehmen'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Übernehmen.png|Es wird die Schaltfläche Übernehmen gezeigt.
|Ist dieselbe Aufgabe nicht nur Ihnen, sondern auch weiteren Personen zugewiesen, können Sie die Bearbeitung durch '''Übernehmen''' an sich ziehen. Für die anderen Personen ist die Bearbeitung gesperrt, die Aufgabe wird bei Ihnen nicht am Widget angezeigt. Die anderen Personen können Ihnen die Bearbeitung aber auch wieder entziehen.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Zurückgeben'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Zurückgeben.png|Es wird die Schaltfläche Zurückgeben gezeigt.
|Durch '''Zurückgeben''' können Sie diese Übernahme wieder rückgängig machen.
}}

Aktenplan in DMS/eAkte

2023-01-12T15:32:40Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|Der [[Aktenplan]] sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu [[Akte]]n, [[Teilvorgang|Teilvorgängen]] und den zugehörigen [[Dokumente|Dokumenten]]. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/prozessmanagement/prozesslandkarte/ Prozesslandkarte der Uni Bielefeld]. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung '''[[Wissensdokumente]]''', im thematischen Zusammenhang erreichbar.
}}
{{Verweis
|Informationen, wie Sie Akten im Aktenplan anlegen, löschen und [[Zu den Akten-Verfügung|z. d. A.-verfügen]] erhalten Sie im Artikel [[Akte anlegen in DMS/eAkte|Vorgang anlegen]].
}}

== Navigieren im Aktenplan ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png|Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.
|Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aktenplan'''. Anschließend öffnet sich der Aktenplan:
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png|Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 00 Wissensdokumente ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 00.01 Anleitungen DMS/eAkte (eingeklappt), der Prozess 00.02 Informationen für die Verwaltung (ausgeklappt) mit den Vorgängen 00.02-000001 Hausrundschreiben und 00.02-000002 Dienstvereinbarungen und der Prozess 00.03 Datenschutz (ebenfalls ausgeklappt) mit dem Vorgang 00.03-000001 Datenschutzhinweise gezeigt. Es folgen zugeklappt die Geschäftsprozesse 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren und 05 Informieren.
|Im Aktenplan werden Prozessebenen in Form von Ordnern dargestellt. Vorgänge und Teilvorgänge werden als Aktenordner dargestellt.

Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Prozessebene oder Vorgang, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in den Vorgang oder Teilvorgang zu gelangen.
}}
{{Hinweis
|Wenn in Ihrer Ansicht neben einem Vorgang oder Teilvorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung für diesen Vorgang bzw. Teilvorgang besitzen.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan In Ergebnisliste anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. In Ergebnisliste anzeigen ist ausgewählt.
|Alternativ können Sie auch rechts in der Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''In Ergebnisliste anzeigen'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Ansicht Vorgang-Teilvorgang.png|Der Vorgang Hausrundschreiben wird im DMS angezeigt.
|Nun sehen Sie den Vorgang bzw. Teilvorgang.
}}

=== Eigenschaften eines Aktenplaneintrags anzeigen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplaneintrag Eigenschaften anzeigen.png|Im Aktenplan des DMS wurde der Aktenplaneintrag [00.02] Informationen für die Verwaltung ausgewählt. Im rechten Menü ist der Eintrag Funktionen ausgewählt und der Unterpunkt Eigenschaften markiert.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Aktenplaneintrags über den Aktenplan anzeigen lassen. Markieren Sie den Aktenplaneintrag und wählen Sie anschließend in der rechten Menüleiste '''Funktionen''' (Symbol: drei waagerechte Striche) aus. Im Untermenü nutzen Sie den Eintrag '''Eigenschaften'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Eigenschaften.png|Der Aktenplaneintrag Informationen für die Verwaltung wird angezeigt. Er enthält die Metadatenfelder Titel: Informationen für die Verwaltung, Aktenplanzeichen: 00.02, Aussonderungsart: B, Aufbewahrungsfrist: 120 und Transferfrist: 0.
|Es öffnet sich eine Ansicht der Eigenschaften des gewählten Aktenplaneintrags. Beispiele für mögliche Metadatenfelde sind '''Titel''', '''Aktenplanzeichen''', '''Federführung''' oder '''Aufbewahrungsfrist'''.
}}

=== Eigenschaften eines (Teil-)Vorgangs anzeigen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs oder Teilvorgangs über den Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf '''Funktionen''' (Symbol: drei waagerechte Striche). Als nächste müssen Sie auf '''Eigenschaften''' klicken.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In den Eigenschaften kann man solche Informationen, wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss bzw. wird.
}}

=== Aktenplan Schriftgröße anpassen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellung sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.
|Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt '''Schriftart, Größe und Farbe''' die '''Schriftgröße''' einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit '''OK'''. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.
}}

== Aktenplan Favoriten ==

{{AnleitungAbsatz
|Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen müssen.
}}

=== Prozessebene als Favorit speichern ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. In Zu Favoriten hinzufügen ist ausgewählt.
|Wenn Sie einzelne Prozessebenen als Favorit hinterlegen möchten, um diese im Schnellzugriff zu haben, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie Prozessebene aus, indem Sie mit der linken Maus die jeweilige Prozessebene anklicken.
Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Symbolleiste klicken und danach auf '''Zu den Favoriten hinzufügen'''. Nun ist die ausgewählte Prozessebene in den Favoriten gespeichert.
}}

=== Aktenplan Favoriten öffnen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten öffnen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.
|Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten schließen.png|Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.
|Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.
}}

=== Aktenplan Favoriten entfernen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Aus Favoriten entfernen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.
|Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste anklicken und danach auf '''Aus Favoriten entfernen'''.
}}

=== Aktenplan mit Favoriten starten ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Mit Favoriten starten.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben.
|Damit Sie beim Start durch Klicken auf die Kachel '''Aktenplan''' mit den Aktenplan Favoriten starten können anstelle des allgemeinen Aktenplans, müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad.
Setzen Sie unter dem Menüpunkt '''Suchverhalten''' den Haken bei '''Mit Favoriten starten''', um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf '''OK''' um die Einstellung zu speichern.
}}
{{Hinweis
|Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter [[#Aktenplan Favoriten öffnen|'''Aktenplan Favoriten öffnen''']] beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.
}}

Aktenplan in DMS/eAkte

2023-01-12T15:32:03Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|Der [[Aktenplan]] sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu [[Akte|Akten]], [[Teilvorgang|Teilvorgängen]] und den zugehörigen [[Dokumente|Dokumenten]]. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/prozessmanagement/prozesslandkarte/ Prozesslandkarte der Uni Bielefeld]. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung '''[[Wissensdokumente]]''', im thematischen Zusammenhang erreichbar.
}}
{{Verweis
|Informationen, wie Sie Akten im Aktenplan anlegen, löschen und [[Zu den Akten-Verfügung|z. d. A.-verfügen]] erhalten Sie im Artikel [[Akte anlegen in DMS/eAkte|Vorgang anlegen]].
}}

== Navigieren im Aktenplan ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png|Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.
|Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aktenplan'''. Anschließend öffnet sich der Aktenplan:
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png|Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 00 Wissensdokumente ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 00.01 Anleitungen DMS/eAkte (eingeklappt), der Prozess 00.02 Informationen für die Verwaltung (ausgeklappt) mit den Vorgängen 00.02-000001 Hausrundschreiben und 00.02-000002 Dienstvereinbarungen und der Prozess 00.03 Datenschutz (ebenfalls ausgeklappt) mit dem Vorgang 00.03-000001 Datenschutzhinweise gezeigt. Es folgen zugeklappt die Geschäftsprozesse 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren und 05 Informieren.
|Im Aktenplan werden Prozessebenen in Form von Ordnern dargestellt. Vorgänge und Teilvorgänge werden als Aktenordner dargestellt.

Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Prozessebene oder Vorgang, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in den Vorgang oder Teilvorgang zu gelangen.
}}
{{Hinweis
|Wenn in Ihrer Ansicht neben einem Vorgang oder Teilvorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung für diesen Vorgang bzw. Teilvorgang besitzen.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan In Ergebnisliste anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. In Ergebnisliste anzeigen ist ausgewählt.
|Alternativ können Sie auch rechts in der Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''In Ergebnisliste anzeigen'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Ansicht Vorgang-Teilvorgang.png|Der Vorgang Hausrundschreiben wird im DMS angezeigt.
|Nun sehen Sie den Vorgang bzw. Teilvorgang.
}}

=== Eigenschaften eines Aktenplaneintrags anzeigen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplaneintrag Eigenschaften anzeigen.png|Im Aktenplan des DMS wurde der Aktenplaneintrag [00.02] Informationen für die Verwaltung ausgewählt. Im rechten Menü ist der Eintrag Funktionen ausgewählt und der Unterpunkt Eigenschaften markiert.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Aktenplaneintrags über den Aktenplan anzeigen lassen. Markieren Sie den Aktenplaneintrag und wählen Sie anschließend in der rechten Menüleiste '''Funktionen''' (Symbol: drei waagerechte Striche) aus. Im Untermenü nutzen Sie den Eintrag '''Eigenschaften'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Eigenschaften.png|Der Aktenplaneintrag Informationen für die Verwaltung wird angezeigt. Er enthält die Metadatenfelder Titel: Informationen für die Verwaltung, Aktenplanzeichen: 00.02, Aussonderungsart: B, Aufbewahrungsfrist: 120 und Transferfrist: 0.
|Es öffnet sich eine Ansicht der Eigenschaften des gewählten Aktenplaneintrags. Beispiele für mögliche Metadatenfelde sind '''Titel''', '''Aktenplanzeichen''', '''Federführung''' oder '''Aufbewahrungsfrist'''.
}}

=== Eigenschaften eines (Teil-)Vorgangs anzeigen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs oder Teilvorgangs über den Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf '''Funktionen''' (Symbol: drei waagerechte Striche). Als nächste müssen Sie auf '''Eigenschaften''' klicken.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In den Eigenschaften kann man solche Informationen, wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss bzw. wird.
}}

=== Aktenplan Schriftgröße anpassen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellung sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.
|Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt '''Schriftart, Größe und Farbe''' die '''Schriftgröße''' einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit '''OK'''. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.
}}

== Aktenplan Favoriten ==

{{AnleitungAbsatz
|Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen müssen.
}}

=== Prozessebene als Favorit speichern ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. In Zu Favoriten hinzufügen ist ausgewählt.
|Wenn Sie einzelne Prozessebenen als Favorit hinterlegen möchten, um diese im Schnellzugriff zu haben, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie Prozessebene aus, indem Sie mit der linken Maus die jeweilige Prozessebene anklicken.
Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Symbolleiste klicken und danach auf '''Zu den Favoriten hinzufügen'''. Nun ist die ausgewählte Prozessebene in den Favoriten gespeichert.
}}

=== Aktenplan Favoriten öffnen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten öffnen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.
|Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten schließen.png|Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.
|Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.
}}

=== Aktenplan Favoriten entfernen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Aus Favoriten entfernen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.
|Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste anklicken und danach auf '''Aus Favoriten entfernen'''.
}}

=== Aktenplan mit Favoriten starten ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Mit Favoriten starten.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben.
|Damit Sie beim Start durch Klicken auf die Kachel '''Aktenplan''' mit den Aktenplan Favoriten starten können anstelle des allgemeinen Aktenplans, müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad.
Setzen Sie unter dem Menüpunkt '''Suchverhalten''' den Haken bei '''Mit Favoriten starten''', um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf '''OK''' um die Einstellung zu speichern.
}}
{{Hinweis
|Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter [[#Aktenplan Favoriten öffnen|'''Aktenplan Favoriten öffnen''']] beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.
}}

Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte

2023-01-12T15:28:51Z

Dhasani:

[[kategorie:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[kategorie:ZdA-Verfügen]][[kategorie:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|Die Führung von Akten ist ein Hauptmerkmal einer Verwaltung. Dies basiert auf der Tatsache, dass Verwaltungen in ihrem Handeln an Recht und Gesetz gebunden sind. Um dieses gesetzmäßige Handeln nachvollziehbar zu halten, werden Akten geführt und nach rechtlichen [[Aufbewahrungsfrist|Aufbewahrungsfristen]] aufbewahrt. Diese Aufbewahrungsfristen beginnen erst, wenn eine [[Akte]] abgeschlossen ist und damit die Akte geschlossen wird.
}}
{{Hinweis
|Wichtig ist, dass eine Akte eine Kette von Tätigkeiten ist, die ein oder mehrere Menschen mit dem Ziel verrichten, ein Ergebnis zu erzeugen. Somit hat eine Akte sowohl einen definierten Anfangs- als auch Endpunkt (Beispiel: Beschaffung von Büromaterial). Durch die aktenbezogene Ablage ist jederzeit ersichtlich, in welchem Status sich die Akte befindet.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Bei der elektronischen Aktenführung geschieht das Schließen von Akten über das Setzen eines Attributes ([[Metadaten|Metadatenfeld]]), das mit '''[[Zu den Akten-Verfügung|zdA-verfügt]]''' ("zu den Akten") benannt ist.

In der Regel dürfen nur [[Akteneigner*in|Akteneigner*innen]] eine Akte schließen und damit „zu den Akten verfügen“.
}}

== Abschließen von Akten in DMS/eAkte ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie eine Akte abschließen möchten, wählen Sie diese zunächst durch einen Doppelklick aus. Nun wechseln Sie oben in der Leiste in den Reiter '''Eigenschaften'''.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Z.d.A. verfügen.png|
Es werden die erweiterten Eigenschaften einer Projektakte angezeigt.|Dort sehen Sie neben anderen Attributen auch das Feld '''zdA-verfügt'''. Dieses steht bei Anlage und Bearbeitung des Vorgangs immer auf nein.<br>
Klicken Sie nun oben rechts neben dem Aktentitel auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Dort wird Ihnen neben den anderen Attributen auch das Feld '''zdA-verfügt''' angezeigt. Wenn Sie die Akte abschließen wollen, setzen Sie dieses Attribut auf '''Ja'''. Abschließend drücken Sie ganz unten auf der Seite auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Wichtig ist, dass Sie nach dem Setzen als zdA-verfügt keinerlei Änderungen mehr an dem Vorgang und den darunter liegenden Dokumenten vornehmen können – weder am Inhalt, noch an den Attributen! Deshalb ist es unabdingbar, dass Sie sich sicher sind, dass diese Akte erstens geschlossen werden soll und zweitens alle Attribute und Dokumente vollständig und geordnet sind.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Speichern können Sie sich die Attribute der Akte und die darunter liegenden Dokumente weiter ansehen, allerdings können Sie diese nicht mehr bearbeiten. Das Stift-Symbol zum Bearbeiten der Eigenschaften wird nicht mehr angezeigt.
}}

== z.d.A-verfügen über den Aktenplan ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können eine Akte oder einen Vorgang auch über den Aktenplan abschließen bzw. z.d.A-verfügen.
}}
{{Verweis
|Schauen Sie dafür in der Anleitung Vorgang anlegen im Kapitel [[Akte anlegen in DMS/eAkte]] nach.
}}

Aktenplan in DMS/eAkte

2023-01-12T15:27:21Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|Der [[Aktenplan]] sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu [[Vorgang|Vorgängen]], [[Teilvorgang|Teilvorgängen]] und den zugehörigen [[Dokumente|Dokumenten]]. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/prozessmanagement/prozesslandkarte/ Prozesslandkarte der Uni Bielefeld]. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung '''[[Wissensdokumente]]''', im thematischen Zusammenhang erreichbar.
}}
{{Verweis
|Informationen, wie Sie Akten im Aktenplan anlegen, löschen und [[Zu den Akten-Verfügung|z. d. A.-verfügen]] erhalten Sie im Artikel [[Akte anlegen in DMS/eAkte|Vorgang anlegen]].
}}

== Navigieren im Aktenplan ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png|Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.
|Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aktenplan'''. Anschließend öffnet sich der Aktenplan:
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png|Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 00 Wissensdokumente ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 00.01 Anleitungen DMS/eAkte (eingeklappt), der Prozess 00.02 Informationen für die Verwaltung (ausgeklappt) mit den Vorgängen 00.02-000001 Hausrundschreiben und 00.02-000002 Dienstvereinbarungen und der Prozess 00.03 Datenschutz (ebenfalls ausgeklappt) mit dem Vorgang 00.03-000001 Datenschutzhinweise gezeigt. Es folgen zugeklappt die Geschäftsprozesse 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren und 05 Informieren.
|Im Aktenplan werden Prozessebenen in Form von Ordnern dargestellt. Vorgänge und Teilvorgänge werden als Aktenordner dargestellt.

Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Prozessebene oder Vorgang, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in den Vorgang oder Teilvorgang zu gelangen.
}}
{{Hinweis
|Wenn in Ihrer Ansicht neben einem Vorgang oder Teilvorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung für diesen Vorgang bzw. Teilvorgang besitzen.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan In Ergebnisliste anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. In Ergebnisliste anzeigen ist ausgewählt.
|Alternativ können Sie auch rechts in der Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''In Ergebnisliste anzeigen'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Ansicht Vorgang-Teilvorgang.png|Der Vorgang Hausrundschreiben wird im DMS angezeigt.
|Nun sehen Sie den Vorgang bzw. Teilvorgang.
}}

=== Eigenschaften eines Aktenplaneintrags anzeigen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplaneintrag Eigenschaften anzeigen.png|Im Aktenplan des DMS wurde der Aktenplaneintrag [00.02] Informationen für die Verwaltung ausgewählt. Im rechten Menü ist der Eintrag Funktionen ausgewählt und der Unterpunkt Eigenschaften markiert.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Aktenplaneintrags über den Aktenplan anzeigen lassen. Markieren Sie den Aktenplaneintrag und wählen Sie anschließend in der rechten Menüleiste '''Funktionen''' (Symbol: drei waagerechte Striche) aus. Im Untermenü nutzen Sie den Eintrag '''Eigenschaften'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Eigenschaften.png|Der Aktenplaneintrag Informationen für die Verwaltung wird angezeigt. Er enthält die Metadatenfelder Titel: Informationen für die Verwaltung, Aktenplanzeichen: 00.02, Aussonderungsart: B, Aufbewahrungsfrist: 120 und Transferfrist: 0.
|Es öffnet sich eine Ansicht der Eigenschaften des gewählten Aktenplaneintrags. Beispiele für mögliche Metadatenfelde sind '''Titel''', '''Aktenplanzeichen''', '''Federführung''' oder '''Aufbewahrungsfrist'''.
}}

=== Eigenschaften eines (Teil-)Vorgangs anzeigen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs oder Teilvorgangs über den Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf '''Funktionen''' (Symbol: drei waagerechte Striche). Als nächste müssen Sie auf '''Eigenschaften''' klicken.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In den Eigenschaften kann man solche Informationen, wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss bzw. wird.
}}

=== Aktenplan Schriftgröße anpassen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellung sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.
|Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt '''Schriftart, Größe und Farbe''' die '''Schriftgröße''' einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit '''OK'''. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.
}}

== Aktenplan Favoriten ==

{{AnleitungAbsatz
|Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen müssen.
}}

=== Prozessebene als Favorit speichern ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. In Zu Favoriten hinzufügen ist ausgewählt.
|Wenn Sie einzelne Prozessebenen als Favorit hinterlegen möchten, um diese im Schnellzugriff zu haben, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie Prozessebene aus, indem Sie mit der linken Maus die jeweilige Prozessebene anklicken.
Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Symbolleiste klicken und danach auf '''Zu den Favoriten hinzufügen'''. Nun ist die ausgewählte Prozessebene in den Favoriten gespeichert.
}}

=== Aktenplan Favoriten öffnen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten öffnen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.
|Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten schließen.png|Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.
|Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.
}}

=== Aktenplan Favoriten entfernen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Aus Favoriten entfernen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.
|Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste anklicken und danach auf '''Aus Favoriten entfernen'''.
}}

=== Aktenplan mit Favoriten starten ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Mit Favoriten starten.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben.
|Damit Sie beim Start durch Klicken auf die Kachel '''Aktenplan''' mit den Aktenplan Favoriten starten können anstelle des allgemeinen Aktenplans, müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad.
Setzen Sie unter dem Menüpunkt '''Suchverhalten''' den Haken bei '''Mit Favoriten starten''', um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf '''OK''' um die Einstellung zu speichern.
}}
{{Hinweis
|Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter [[#Aktenplan Favoriten öffnen|'''Aktenplan Favoriten öffnen''']] beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.
}}

Akte anlegen in DMS/eAkte

2023-01-12T15:26:38Z

Dhasani: Dhasani verschob die Seite Vorgang anlegen in DMS/eAkte nach Akte anlegen in DMS/eAkte, ohne dabei eine Weiterleitung anzulegen

[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Aktenplan]][[Kategorie:löschen]][[category:zdA-Verfügen]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie [[Akte|Akten]] und [[Teilvorgang|Teilvorgänge]] im DMS/eAkte angelegt, gelöscht oder [[Zu den Akten-Verfügung|zu-den-Akten verfügt]] werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften ([[Metadaten]]) von Vorgängen und Teilvorgängen anzeigt werden können.
}}
{{Information
|Für die hier beschriebenen Funktionen benötigen Sie entsprechende Rechte. Sollte Ihnen eine Funktion nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an das DMS/eAkte-Team.
}}

== Vorgang anlegen ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Vorgang anlegen.png|Eine Akte ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche Vorgang anlegen ist erschienen.
|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang in einer Akte anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Akte, in der der Vorgang angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen eines Vorgangs ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Akte einen Vorgang anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche klicken Sie auf die Vorgangsart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Vorgangsarten angezeigt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Element anzeigen.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
|Geben Sie anschließend den Titel des neuen Vorgangs ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist der Vorgang angelegt und Sie können die Akte über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
}}

=== Teilvorgang anlegen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang anlegen.png|Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Projekt Teilvorgang anlegen ist ausgewählt.
|Teilvorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt Vorgänge. Wählen Sie den Vorgang, in dem Sie einen neuen Teilvorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen eines Vorgangs.
}}

== Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen ==

=== Über den Aktenplan ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie '''Eigenschaften'''.
}}

=== In der Ansicht des Vorgangs ===

{{AnleitungScreenshot|Vorgang Eigenschaften.png|Es wird ein Vorgang im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel des Vorgangs ist rot hervorgehoben.
|Wenn Sie sich in einem Vorgang (oder Teilvorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaften anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel des aktuellen Vorgangs auf das '''i in einem schwarzen Kreis''' klicken.
}}
{{Information
|Es öffnet sich die in vier Reiter (Ansicht, Eigenschaften, Notizen und Versionen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Sowohl unter Ansicht als auch unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten des (Teil-)Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.
}}
{{Verweis
|Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

== (Teil-)Vorgang löschen ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang löschen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Löschen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel Eintrag löschen. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
|Klicken Sie einmal auf den jeweiligen (Teil-)Vorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''Löschen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den (Teil-)Vorgang zu löschen.
}}
{{Hinweis
|Ein '''Teilvorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Dokumente''' dieses Teilvorgangs gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Ein '''Vorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Teilvorgänge''' dieses Vorgangs gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, (Teil-)Vorgänge oder Dokumente zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen.
}}

== Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen ==

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Projekt Teilvorgang zdA Verfügung setzen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. zdA-Verfügung setzen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel ZDA-Verfügung. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich ZAD (Zu den Akten) gesetzt werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
|Sie können entweder einen einzelnen Teilvorgang oder den gesamten Vorgang zdA-verfügen (zu den Akten). Wenn Sie einen Vorgang zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Teilvorgänge zdA-verfügt.

Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Vorgang oder Teilvorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den Vorgang oder Teilvorgang zdA zu verfügen.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Vorgang oder Teilvorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]].
}}

Akte anlegen in DMS/eAkte

2023-01-12T15:25:04Z

Dhasani:

[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Aktenplan]][[Kategorie:löschen]][[category:zdA-Verfügen]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie [[Akte|Akten]] und [[Teilvorgang|Teilvorgänge]] im DMS/eAkte angelegt, gelöscht oder [[Zu den Akten-Verfügung|zu-den-Akten verfügt]] werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften ([[Metadaten]]) von Vorgängen und Teilvorgängen anzeigt werden können.
}}
{{Information
|Für die hier beschriebenen Funktionen benötigen Sie entsprechende Rechte. Sollte Ihnen eine Funktion nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an das DMS/eAkte-Team.
}}

== Vorgang anlegen ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Vorgang anlegen.png|Eine Akte ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche Vorgang anlegen ist erschienen.
|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang in einer Akte anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Akte, in der der Vorgang angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen eines Vorgangs ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Akte einen Vorgang anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche klicken Sie auf die Vorgangsart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Vorgangsarten angezeigt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Element anzeigen.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
|Geben Sie anschließend den Titel des neuen Vorgangs ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist der Vorgang angelegt und Sie können die Akte über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
}}

=== Teilvorgang anlegen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang anlegen.png|Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Projekt Teilvorgang anlegen ist ausgewählt.
|Teilvorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt Vorgänge. Wählen Sie den Vorgang, in dem Sie einen neuen Teilvorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen eines Vorgangs.
}}

== Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen ==

=== Über den Aktenplan ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie '''Eigenschaften'''.
}}

=== In der Ansicht des Vorgangs ===

{{AnleitungScreenshot|Vorgang Eigenschaften.png|Es wird ein Vorgang im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel des Vorgangs ist rot hervorgehoben.
|Wenn Sie sich in einem Vorgang (oder Teilvorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaften anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel des aktuellen Vorgangs auf das '''i in einem schwarzen Kreis''' klicken.
}}
{{Information
|Es öffnet sich die in vier Reiter (Ansicht, Eigenschaften, Notizen und Versionen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Sowohl unter Ansicht als auch unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten des (Teil-)Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.
}}
{{Verweis
|Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

== (Teil-)Vorgang löschen ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang löschen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Löschen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel Eintrag löschen. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
|Klicken Sie einmal auf den jeweiligen (Teil-)Vorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''Löschen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den (Teil-)Vorgang zu löschen.
}}
{{Hinweis
|Ein '''Teilvorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Dokumente''' dieses Teilvorgangs gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Ein '''Vorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Teilvorgänge''' dieses Vorgangs gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, (Teil-)Vorgänge oder Dokumente zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen.
}}

== Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen ==

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Projekt Teilvorgang zdA Verfügung setzen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. zdA-Verfügung setzen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel ZDA-Verfügung. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich ZAD (Zu den Akten) gesetzt werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
|Sie können entweder einen einzelnen Teilvorgang oder den gesamten Vorgang zdA-verfügen (zu den Akten). Wenn Sie einen Vorgang zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Teilvorgänge zdA-verfügt.

Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Vorgang oder Teilvorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den Vorgang oder Teilvorgang zdA zu verfügen.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Vorgang oder Teilvorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]].
}}

Akte anlegen in DMS/eAkte

2023-01-12T15:16:35Z

Dhasani:

[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Aktenplan]][[Kategorie:löschen]][[category:zdA-Verfügen]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie [[Vorgang|Vorgänge]] und [[Teilvorgang|Teilvorgänge]] im DMS/eAkte angelegt, gelöscht oder [[Zu den Akten-Verfügung|zu-den-Akten verfügt]] werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften ([[Metadaten]]) von Vorgängen und Teilvorgängen anzeigt werden können.
}}
{{Information
|Für die hier beschriebenen Funktionen benötigen Sie entsprechende Rechte. Sollte Ihnen eine Funktion nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an das DMS/eAkte-Team.
}}

== Vorgang anlegen ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Vorgang anlegen.png|Eine Akte ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche Vorgang anlegen ist erschienen.
|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang in einer Akte anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Akte, in der der Vorgang angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen eines Vorgangs ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Akte einen Vorgang anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche klicken Sie auf die Vorgangsart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Vorgangsarten angezeigt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Element anzeigen.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
|Geben Sie anschließend den Titel des neuen Vorgangs ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist der Vorgang angelegt und Sie können die Akte über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
}}

=== Teilvorgang anlegen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang anlegen.png|Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Projekt Teilvorgang anlegen ist ausgewählt.
|Teilvorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt Vorgänge. Wählen Sie den Vorgang, in dem Sie einen neuen Teilvorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen eines Vorgangs.
}}

== Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen ==

=== Über den Aktenplan ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie '''Eigenschaften'''.
}}

=== In der Ansicht des Vorgangs ===

{{AnleitungScreenshot|Vorgang Eigenschaften.png|Es wird ein Vorgang im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel des Vorgangs ist rot hervorgehoben.
|Wenn Sie sich in einem Vorgang (oder Teilvorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaften anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel des aktuellen Vorgangs auf das '''i in einem schwarzen Kreis''' klicken.
}}
{{Information
|Es öffnet sich die in vier Reiter (Ansicht, Eigenschaften, Notizen und Versionen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Sowohl unter Ansicht als auch unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten des (Teil-)Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.
}}
{{Verweis
|Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

== (Teil-)Vorgang löschen ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang löschen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Löschen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel Eintrag löschen. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
|Klicken Sie einmal auf den jeweiligen (Teil-)Vorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''Löschen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den (Teil-)Vorgang zu löschen.
}}
{{Hinweis
|Ein '''Teilvorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Dokumente''' dieses Teilvorgangs gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Ein '''Vorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Teilvorgänge''' dieses Vorgangs gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, (Teil-)Vorgänge oder Dokumente zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen.
}}

== Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen ==

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Projekt Teilvorgang zdA Verfügung setzen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. zdA-Verfügung setzen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel ZDA-Verfügung. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich ZAD (Zu den Akten) gesetzt werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
|Sie können entweder einen einzelnen Teilvorgang oder den gesamten Vorgang zdA-verfügen (zu den Akten). Wenn Sie einen Vorgang zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Teilvorgänge zdA-verfügt.

Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Vorgang oder Teilvorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den Vorgang oder Teilvorgang zdA zu verfügen.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Vorgang oder Teilvorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]].
}}

Vorlage:AnleitungInhalt

2023-01-12T15:15:29Z

Dhasani:

<noinclude>{{Seite im Aufbau}} [[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]]</noinclude>
* [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]]
* [[Ablegen von E-Mails in DMS/eAkte über Outlook]]
* [[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]]
* [[Ad-hoc-Workflow in DMS/eAkte]]
* [[Ad-hoc-Zusammenarbeit in DMS/eAkte]]
* [[Aktenplan in DMS/eAkte]]
* [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]]
* [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]]
* [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]]
* [[Berechtigungen über PRISMA verwalten]]
* [[Export Trefferliste in DMS/eAkte]]
* [[Hausrundschreiben erstellen in DMS/eAkte]]
* [[Hausrundschreiben veröffentlichen in DMS/eAkte]]
* [[Kommentieren in DMS/eAkte]]
* [[Kontextmenü in DMS/eAkte]]
* [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]]
* [[PDF zusammenführen in DMS/eAkte]]
* [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte]]
* [[Rechte vererben in DMS/eAkte]]
* [[Register anlegen in DMS/eAkte]]
* [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]
* [[Suche in DMS/eAkte]]
* [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]]
* [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]]
* [[Verknüpfung hinzufügen und lösen]]
* [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]]
* [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]]

Hausrundschreiben veröffentlichen in DMS/eAkte

2023-01-12T15:14:15Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Hausrundschreiben]] __FORCETOC__
{{Information|Diese Anleitung ist in erster Linie für Personen bestimmt, welche in DMS/eAkte die Rolle der Sachbearbeitung Hausrundschreiben tragen.}}
{{AnleitungAbsatz
|Sobald ein neues Hausrundschreiben erstellt wird, versendet das System eine automatisierte Postkorb-Nachricht an alle Mitarbeitenden, die im DMS die Rolle Sachbearbeitung Hausrundschreiben tragen. Diese Nachricht findet sich unter der Kachel '''Aufgaben und Nachrichten''' auf der Startseite des DMS.<br>
Die Sachbearbeitung Hausrundschreiben hat schreibende und lesende Rechte auf alle Hausrundschreiben, um die Verfasser*innen der Hausrundschreiben bei der Erstellung des Hausrundschreibens unterstützen zu können.
Wurde ein Hausrundschreiben fertiggestellt und genehmigt, informiert der*die Verfasser*in die Sachbearbeitung Hausrundschreiben entweder per Postkorb-Nachricht oder per E-Mail über die Fertigstellung. Es folgt die Verföffentlichung des Hausrundschreibens durch die Sachbearbeitung Hausrundschreiben, welche in dieser Anleitung erklärt wird.
}}<br>

== Hausrundschreiben veröffentlichen ==
{{AnleitungAbsatz
|Um das Hausrundschreiben zu veröffentlichen, rufen Sie dieses in DMS/eAkte auf. Sie finden das Hausrundschreiben z.B. als Link in der Postkorb-Nachricht oder über die Suche. Nachdem Sie das Hausrundschreiben noch einmal überprüft haben (eine Vorschau finden Sie im Reiter '''Anzeige'''), klicken Sie auf den Reiter '''Eigenschaften''' in der oberen Menüleiste.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Eigenschaften.png|Die Eigenschaften des Dokuments "neues Hausrundschreiben" werden angezeigt. Auf der rechten Seite, fast ganz oben ist ein einzelnes Stift-Symbol farblich hervorgehoben.
|Klicken Sie nun auf das Stift-Symbol oben rechts, um die Eigenschaften zu bearbeiten. Füllen Sie das '''Veröffentlichungsdatum''' aus und setzen Sie den '''Status veröffentlicht''' auf '''Ja'''. Anschließend klicken Sie unten rechts auf '''Speichern'''.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Damit ist das Hausrundschreiben für alle Mitarbeiter*innen veröffentlicht und kann über die Suche gefunden werden. Außerdem wurde es der Übersicht der Hausrundschreiben hinzugefügt.
}}

=== Browser-Link erzeugen ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Versionen.png|Alternativtext
|Um den Browser-Link zu erzeugen, kann dieser Weg gewählt werden: Klicken Sie auf den Reiter '''Versionen''' in der oberen Menüleiste und dort auf das oberste Dokument (dies ist die aktuelle Version).
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es öffnet sich die Vorschau des angeklickten Dokuments. Kopieren Sie nun den Link in der Browserzeile. Personen, die diesen Link verwenden, können sich das Dokument in DMS/eAkte anschauen oder herunterladen, jedoch nicht bearbeiten.
}}
{{Hinweis
|Der Link endet auf /v/Zahl_Zahl und enthält keine '''#-Zeichen''' oder ähnliches.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Der Browser-Link zum jeweiligen Hausrundschreiben kann nun z.B. in einem E-Mail-Verteiler geteilt werden, um über das neue Hausrundschreiben zu informieren.
}}

== Veraltete Hausrundschreiben archivieren ==
{{AnleitungAbsatz
|Um ein veraltetes Hausrundschreiben, z.B. eine Preisliste, zu archivieren, rufen Sie das Hausrundschreiben in DMS/eAkte auf. Navigieren Sie dort zu dem Reiter '''Eigenschaften''', wie im [[Hausrundschreiben veröffentlichen#Hausrundschreiben veröffentlichen|vorherigen Kapitel]] beschreiben. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften zu bearbeiten und eine zdA-Verfügung zu setzen. Im Feld '''zdA-verfügt''' wählen Sie '''Ja''' und klicken unten auf '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Eine zdA-Verfügung kann nur durch einen Administrator rückgängig gemacht werden!
}}
{{Verweis|Weitere Informationen zum Thema zdA-Verfügung finden sie in der Anleitung [[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]].}}

Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte

2023-01-12T15:13:18Z

Dhasani: Dhasani verschob die Seite Abschließen von Vorgängen (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte nach Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte, ohne dabei eine Weiterleitung anzulegen

Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte

2023-01-12T15:09:37Z

Dhasani:

Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-01-12T15:06:51Z

Dhasani:

[[kategorie:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[kategorie:Ablage]][[kategorie:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte bietet, um eine oder mehrere Dateien direkt über eine [[Akte]] oder [[Teilvorgang]] oder über den [[Aktenplan]] abzulegen.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie auf der [https://uni-bielefeld.cloud.panopto.eu/Panopto/Pages/Viewer.aspx?id=db8036ae-394d-41da-bf5a-acc300e12065 Videoplattform Panopto].
}}
__FORCETOC__
== Ablegen von einzelnen Dateien ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können einzelne oder auch mehrere Dateien per Drag-and-drop im Dokumentenmanagementsystem ablegen. <br>
Navigieren Sie dafür zu der entsprechenden Akte, in dem die Datei abgelegt werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshot|Ablegen von Dokumenten Drag and drop.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag and drop "entnommen". In der Vorgangsansicht wird die Datei und über den Vorgang gehalten, in den diese abgelegt werden soll.
|Wählen Sie nun auf Ihrem Desktop oder File-Laufwerk die gewünschte Datei aus und ziehen per Drag & Drop auf den Vorgang, in dem Sie die Datei ablegen möchten. Lassen Sie die Maustaste los, um die Datei in dem Vorgang abzulegen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Ablegen von Dokumenten Drag and drop 2.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag-and-drop "entnommen". In der Ansicht des Vorgangs ist im oberen Bereich eine schraffierte Fläche mit der Beschriftung "Manuell speichern" zu sehen, über die die Datei gehalten wird.|Wenn Sie sich bereits in einem Vorgang befinden (in diesem Beispiel: Steuerungsdokumente), so ziehen Sie die benötigte Datei per Drag-and-drop in den oberen Bereich über den Titel des Vorgangs. Nun erscheint eine schraffierte Fläche, über der '''Manuell speichern''' steht. Lassen Sie die Datei in diesem Bereich los, um sie abzulegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Ablegen der Datei werden Sie vom System zur Eingabemaske für die Metadaten weitergeleitet. Wählen Sie zunächst die Kategorie (häufig auch als Dokumentenart bezeichnet) aus, unter der die Datei in DMS/eAkte geführt werden soll. Es werden Ihnen weitere Felder zum Befüllen angezeigt, wovon manche bereits vom System vorausgefüllt wurden. Wenn Sie das Feld '''Betreff''' (Titel) leer lassen, wird der Titel automatisch von der Datei übernommen. Soll der Titel anders lauten als der hinterlegte Dateiname, können Sie hier einen neuen Titel in das Feld '''Betreff''' eingeben.
}}
{{Hinweis
|Mit einem roten Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen vor der Ablage zwingend ausgefüllt werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche '''Speichern'''. Sie erhalten die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde und können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}

== Ablegen von mehreren Dateien ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig in dieselbe Akte oder den Vorgang ablegen möchten, folgen Sie den Schritten in [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte#Ablegen von einzelnen Dateien|Ablegen von einzelnen Dateien]]. Markieren Sie dabei statt nur einer alle benötigten Dateien und ziehen Sie diese gleichzeitig mit gedrückter linker Maustaste auf die Akte bzw. Vorgang.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Ablage von mehreren Dateien.png|Die Ablagemaske für mehrere Dateien ist zu sehen: Links wird der Titel der einzelnen Datei angezeigt, rechts davon ist ein Pin Symbol neben der Eingabemaske "Kategorie" zu sehen. Unten links ist die Schaltfläche "Eigenschaften überprüfen". Unten rechts steht zwischen den Schaltflächen "zurück" und "weiter" die Dateizahl, in dem Fall erste von vier. Ganz rechts unten befindet sich die Schaltfläche "alle Speichern".|Da Sie mehrere Dateien in den jeweiligen Vorgang hochladen möchten, können Sie über die Schaltfläche '''Pinnnadel''' die eingegebenen Metadaten für alle Dateien anwenden lassen. Wenn Sie die '''Pinnnadel''' angeklickt haben, erscheint diese grün. Somit wird z.B. dieselbe Kategorie für alle gleichzeitig abgelegten Dateien übernommen und muss nicht für jede Datei einzeln eingegeben werden.
}}
{{Hinweis
|Felder, die bereits vom System vorausgefüllt wurden (zum Beispiel Aktenzeichen, Aktentitel etc.) müssen nicht angepinnt werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie können im unteren rechten Bereich über '''Weiter''' und '''Zurück''' durch die einzelnen Metadaten der Dateien navigieren. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Alle Speichern'''. Sie erhalten die Meldung als Zusammenfassung, dass alle Dateien erfolgreich gespeichert wurden.<br>
Über die Brotkrumennavigation im oberen, linken Bereich der Ansicht gelangen Sie zurück in den Vorgang.
}}

== Dateien über den Aktenplan ablegen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können eine Datei auch über den Aktenplan ablegen. Die Kachel '''Aktenplan''' finden Sie auf der Startseite.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan Dokumentenablage.png|Der ausgeklappte Aktenplan mit einem ausgewählten Vorgang ist zu sehen. Rechts im Menü ist bei der Schaltfläche "Plus" die ausgeklappte Dokumentenkategorie sowie der Menüpunkt "ablegen..." zu sehen.
|Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den jeweiligen Vorgang, in dem Sie eine neue Datei ablegen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Plus-Symbol klicken und anschließend auf den '''[[Dokumenttyp]]'''. Je nachdem in welchem Aktenplanbereich Sie sich befinden, ist diese unterschiedlich, im Screenshot zum Beispiel '''Projektdokument'''. Als nächstes müssen Sie auf '''ablegen''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Über Aktenplan ablegen.png|Im Hintergrund ist der geöffnete Aktenplan zu sehen. Im Vordergrund im unteren Bereich ist das Fenster zu sehen, mit dem Sie die Datei zum ablegen erfassen können. Im oberen Bereich des Vordergrunds ist das Fenster des File-Laufwerks zu sehen, aus dem die Datei in DMS/eAkte überführt werden soll.
|Klicken Sie in dem Fenster auf die Schaltfläche '''Durchsuchen''' und wählen Sie in dem nachfolgenden Fenster die Datei aus, die Sie in dem Vorgang ablegen möchten. Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, müssen Sie auf '''senden''' klicken.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In dem letzten Schritt müssen Sie die Metadaten der Datei eintragen. Die meisten Metadaten werden bereits aus der Akte automatisch übernommen. Der Betreff beziehungsweise der Titel der Datei wird ebenfalls automatisch aus dem Dateinamen übernommen. Sollte dieser anders lauten, können Sie ihn im '''Betreff''' anpassen. Der '''Dokumenttyp''' ist ein Pflichtfeld und muss von Ihnen ausgefüllt werden. Optional können Sie auch noch der Datei ein '''Register''' hinzufügen. Sobald Sie das Füllen der Metadaten abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie über den Aktenplan nur einzelne Dateien ablegen. Eine Ablage von mehreren Dateien über den Aktenplan ist nicht möglich!
}}

Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte

2023-01-12T10:44:45Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]][[category:Dokumentvorlagen]][[category:Xential]][[category:Drittmittelakte]][[category:Projektmanagement]]{{AnleitungAbsatz
|Im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte können [[Dokumente]] mithilfe von Vorlagen erstellt werden. Vorlagen werden eingesetzt, wenn Dokumente eines bestimmten [[Dokumenttyp|Dokumenttyps]] immer nach einem bestimmten Muster erstellt werden. Die Dokumente erhalten so ein gleiches Erscheinungsbild und es ist sichergestellt, dass erforderliche Informationen oder [[Metadaten]] im fertigen Dokument vorhanden sind.

In dieser Anleitung ist beschrieben, wie Vorlagen abgerufen und ausgefüllt werden. Außerdem sind Information zu [[#Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen|spezifischen Vorlagen]] enthalten.
}}
{{Verweis
|Informationen zur Anmeldung und weitere Hilfestellungen zum DMS finden Sie im [https://uni-bielefeld.de/intern/dms/ Beschäftigtenportal] oder in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

== Vorlage abrufen ==

{{AnleitungAbsatz
|Die Vorlage kann je nach Prozess an verschiedenen Stellen abgerufen werden. Unter [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen|Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen]] finden sich spezifische Hinweise zu den einzelnen Prozessen, z.B. den Projektvorlagen oder der Drittmittelanzeige.

Allgemein werden Vorlagen entweder direkt an einer [[Akte]] oder einem [[Vorgang]] über das Kontextmenü (Menüpunkt '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''') oder über die Kachel '''Neuen Vorgang starten''' (zu finden unter der Kachel '''Prozesse''' auf der Startseite) abgerufen.
}}

=== Dokumentvorlagen ausfüllen ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Xential neues Dokument.png|Es wird die Eingabemaske des Xential-Formularmanagers gezeigt. In der linken Hälfte wird ein nicht ausgefülltes Formular gezeigt, die Eingabefelder werden blau hervorgehoben. In der rechten Bildhälfte werden die Projektgrunddaten abgefragt. Projekt ist ausgewählt. Außerdem soll ein Themenfeld bestimmt werden.
|Das Vorlagenmanagementtool '''Xential''' leitet Sie durch die Erstellung des [[Dokumente|Dokuments]]. Auf der linken Seite der Ansicht sehen Sie eine Vorschau des Dokuments. Auf der rechten Seite können Sie die Eintragungen vornehmen. Die Vorschau aktualisiert sich automatisch, wenn Sie Eintragungen vornehmen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Das Vorlagenmanagementtool hat die Eintragungen in mehrere Seiten gegliedert (zu finden über der Schaltfläche '''Erstellen'''). Die Seite, auf der Sie sich befinden, ist mit einer blauen Farbe hinterlegt. Rot hinterlegte Seitenzahlen bedeuten, dass auf diesen Seiten mindestens ein nicht gefülltes Pflichtfeld zu finden ist. Pflichtfelder sind an einem roten Balken auf ihrer linken Seite erkennbar.

Haben Sie alle (Pflicht-)Felder gefüllt, können Sie das Dokument über die Schaltfläche '''Erstellen''' generieren. Das Dokument wird in der entsprechenden Akte abgelegt und das Vorlagenmanagementtool schließt sich.}}
{{Information|Einige Vorlagen enthalten bedingte Abfragen, d.h. manche Eingabefelder erscheinen nur dann, wenn vorher eine bestimmte Eingabe erfolgt.
}}

==== Daten hinzufügen ====

{{AnleitungScreenshot|Xential beteiligte Personen und Einrichtungen.png|Es wird ein ausgeklapptes Menü Projektleitung gezeigt: In eine Suchzeile darunter soll ein Personenname eingegeben werden.
|(z.B. Personen, Fachgebiete oder Einrichtungen)

In manchen Vorlagen werden Sie beispielsweise gebeten, beteiligte Personen oder Einrichtungen zu benennen. Dafür stellt '''Xential''' eine Liste mit Ergebnissen zur Verfügung. Gibt es mehr als 20 mögliche Ergebnisse, so bietet Ihnen '''Xential''' die Möglichkeit der Suche an. Dies kann, wie im Beispiel gezeigt, die Leitung eines Projektes sein.
}}
{{AnleitungAbsatz|Geben Sie dafür mindestens ein Zeichen in das Suchfeld ein und klicken Sie am Ende der Liste auf das '''Fernglas-Symbol Suchen'''. Je mehr Zeichen Sie eingeben, desto genauer wird die Ergebnisliste. Anschließend können Sie das entsprechende Ergebnis auswählen und es wird in die Vorlage übertragen.
}}

==== Fragengruppen ====

{{AnleitungAbsatz
|In manchen Vorlagen, wie z.B. dem Projektsteckbrief oder dem Abschlussbericht finden sich so genannte '''Fragengruppenelemente'''. Diese werden verwendet, wenn keine, eine oder mehrere Eingaben möglich sind, wie z.B. bei Projektmeilensteinen. Über das '''Plus'''-Symbol kann eine neue Fragengruppe hinzugefügt und über das '''X'''-Symbol können Fragengruppen gelöscht werden.
}}

== Erneute Bearbeitung einer Dokumentvorlage ==

{{AnleitungAbsatz
|Möchten Sie eine Vorlage erneut bearbeiten, tun Sie dies nicht in '''Xential''' sondern nutzen die standardmäßig vorhandene Bearbeitungsfunktion des DMS.
}}
{{Verweis
|Die Anleitung zur Bearbeitung von Dokumenten finden Sie im Kapitel: [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

== Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen ==

{{AnleitungAbsatz
|In diesem Kapitel finden Sie Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen, z.B. welche Vorlagen Sie im System finden oder wo diese abgerufen werden können.
}}

=== Projektmanagement ===

{{AnleitungScreenshot|Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|Im Menü zum Vorgang ist der unterste Punkt Ein Dokument nach Vorlage erstellen mit einer roten Markierung hervorgehoben.
|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlage zur Verfügung. Dazu gehören diese Vorlagen:
* Projektsteckbrief
*: Der Projektsteckbrief kann, [[#Vorlage abrufen|wie weiter oben beschrieben]], über die Kachel '''Prozesse starten''' abgerufen werden.
* Projektkalkulation
* Einführung neuer IT-Systeme
* Bewertung Finanzcontrolling (nur für das Finanzcontrolling relevant)
* Statusbericht
* Projektabschlussbericht

Alle weiteren Vorlagen können über diesen Weg abgerufen werden:

Um eine Vorlage abrufen zu können, navigieren Sie zunächst zur Projektakte. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshot|Xential eine Vorlage auswählen.png|Unter der Überschrift Projektportfolio managen wird eine Liste von Dokumentvorlagen gezeigt (Projektsteckbrief, Einführung neuer IT-Systeme, Bewertung Finanzcontrolling, Projektkalkulation, Statusbericht und Projektabschlussbericht). Statusbericht ist ausgewählt. Als Kategorie zur Ablage kann hier nur Projektdokument ausgewählt werden.
|Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie aus den für diesen Bereich verfügbaren Vorlagen auswählen können. Klicken Sie auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend die benötigte Vorlage aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es öffnet sich das Vorlagenmanagementtool '''Xential''' in einem neuen Fenster.
}}

=== Drittmittelakte ===

{{AnleitungAbsatz
|Die Vorlage '''Drittmittelanzeige''' rufen Sie entweder direkt über den Vorgang zur Drittmittelakte ab (sofern bereits ein Vorgang angelegt wurde), oder über die Kachel '''Neuen Vorgang starten''' (unter der Kachel '''Prozesse''' auf der Startseite, sofern noch kein Vorgang angelegt wurde).
}}

PDF zusammenführen in DMS/eAkte

2023-01-12T10:29:46Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Export]]{{AnleitungAbsatz
|Diese Anleitung behandelt den '''d.velop documents collector'''. Über die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' kann eine Sammelmappe aus den [[Dokumente|Dokumenten]] einer Suche oder einer bzw. mehrerer [[Akte]]n erstellt werden.
}}

== Aufbau des pdf-Exports ==

{{AnleitungAbsatz
|Der '''pdf-Export''' beginnt mit einem Deckblatt mit Seitenzahl. Das Inhaltsverzeichnis listet alle Akten, [[Teilvorgang|Teilvorgänge]] und Dokumente. Die Zugehörigkeit der einzelnen Dokumente und Vorgänge zu einer Akte wird durch den Einzug im Inhaltsverzeichnis hervorgehoben. Durch einen Klick auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis kann zu der betreffenden Stelle im '''pdf-Export''' gesprungen werden. Akten und Vorgänge werden jeweils durch ein Trennblatt gekennzeichnet.
}}

<div class="absatz screenshotrahmen" style="max-width: 20em">
;Schematischer Aufbau des PDF-Exports
*Deckblatt
*Inhaltsverzeichnis
*Akte (Trennblatt)
**Vorgang (Trennblatt)
***Dokumente im Vorgang
**Dokumente in Akte
*weitere Dokumente
</div>

== PDF zusammenführen starten ==

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector PDF-Export starten.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche PDF zusammenführen durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Der '''pdf-Export''' kann innerhalb eines Vorgangs oder aus einer Dokumentensuche heraus durch einen Klick auf die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' gestartet werden.
}}

== Vorauswahl von Akten und Dokumenten ==

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Vorauswahl.png|Im DMS zeigt eine Suche acht Akten. Zwei sind ausgewählt. Die anderen nicht. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor.
|Nachdem der '''pdf-Export''' gestartet wurde kann auf Ebene der angezeigten Akten, Vorgänge und Dokumente eine Vorauswahl getroffen werden. Dokumente innerhalb von Akten und Vorgängen der angezeigten Vorauswahl können hier noch nicht ausgewählt werden. Diese Auswahl kann im nächsten Schritt noch verfeinert werden.
}}
{{Verweis
|Die Funktion '''Gruppieren''' kann genutzt werden, um die Vorauswahl zu strukturieren. Sie hat keinen Einfluss auf die spätere Reihenfolge im '''pdf-Export'''. Diese wird erst im nächsten Schritt festgelegt. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte#Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren|Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Vorauswahl bestätigen.png|Die Kopfzeile des PDF-Exports zeigt, dass zwei Elemente ausgewählt wurden. Die Schaltfläche rechts zum Start des Exports ist durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Die Vorauswahl wird über einen Klick auf die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' bestätigt. An dieser Stelle wird noch kein '''pdf-Export''' erzeugt.
}}

== Auswahl von Akten und Dokumenten ==

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Feinauswahl.png|Gezeigt wird eine Liste von Vorgängen. Der unterste Vorgang ist ausgeklappt. Die Liste der Dokumente in diesem Vorgang ist durch eine vergrößerten Einzug gekennzeichnet. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor und die Schaltfläche zum Ausklappen des Vorgangs hervor.
|In dieser Ansicht werden alle Akten, Vorgänge und Dokumente aus der Vorauswahl angezeigt. Zu Beginn sind alle Einträge vorausgewählt. Einzelne Dokumente oder ganze Akten und Vorgänge können wieder aus dem '''pdf-Export''' entfernt werden und der '''pdf-Export''' so feiner gestaltet werden. Um die Vorgänge bzw. Dokumente innerhalb einer Akte anzeigen zu lassen, klicken Sie zuerst auf den '''kleinen Pfeil''' vor der Akte bzw. dem Vorgang. Der Inhalt wird jetzt ausgeklappt dargestellt. Durch einen Klick auf '''den Haken vor einem Dokument''' kann dieses jetzt aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden. Auf die gleiche Weise können auch ganze Akten oder Vorgänge aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Suche.png|Im Suchfenster wurde das Stichwort Bericht eingegeben. Das Suchergebnis zeigt verschiedene Statusberichte. Das Suchwort wird durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Um bestimmte Dokumente innerhalb der Vorauswahl zu suchen kann ein Stichwort in die Suchzeile eingegeben und mit Enter bestätigt werden. Die Liste wird auf die zutreffenden Dokumente reduziert, um eine An- bzw. Abwahl dieser Dokumente zu vereinfachen. Die Einstellungen von jetzt nicht mehr gezeigten Dokumenten bleibt erhalten. Die Auswahl wird durch die Suche selbst nicht verändert.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Auswahl bestätigen und Exportieren.png|Das Bild zeigt den gestarteten pdf-Export. Am unteren Rand ist in der Mitte die Schaltfläche Exportieren mit einer roten Umrandung hervorgehoben.
|Nachdem der Dokumente ausgewählt und ggf. sortiert wurden, kann über die Schaltfläche '''Exportieren''' der tatsächliche '''pdf-Export''' angestoßen werden. Im Hintergrund wird der '''pdf-Export''' zusammengestellt. Anschließend erhalten Sie aus dem System eine E-Mail mit einem Link zum '''pdf-Export'''.
}}

=== Optional: Sortierung innerhalb des Exports ===

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Reihenfolge ändern.png|Das Bild zeigt, wie mit einer Drag and Drop-Funktion eine Akte verschoben wird. Der Vorgang ist grau markiert und schwebt über der Position, der er abgelegt werden soll.
|Die Reihenfolge der Akten, Vorgänge und einzelner Dokumente kann durch Anklicken und Halten an die gewünschte Position verschoben werden. Die Reihenfolge der Akten kann beliebig geändert werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann nur innerhalb ihrer Akte angepasst werden. Dokumente können ebenfalls beliebig innerhalb der Akte verschoben werden. Sie können dabei auch in einen anderen Vorgang derselben Akte oder in die Akte selbst verschoben werden. Ein Verschieben in eine andere Akte ist nicht möglich.
}}

=== Optional: Notizen und Dokumenteigenschaften ===

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Eigenschaften.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten oberen Bildschirmhälfte werden die Eigenschaften des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Wenn ein Dokument ausgewählt wird, werden dessen Eigenschaften im rechten Fenster angezeigt.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Notizen auswählen.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten unteren Bildschirmhälfte werden die Notizen des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Die Funktion einem Dokument beigefügte Notizen in den '''pdf-Export''' zu übernehmen ist nicht aktiviert. Die Notizen werden hier aufgeführt, aber nicht mit in den '''pdf-Export''' übernommen, wenn das Häkchen an einer Notiz gesetzt ist.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Notizen anzeigen.png|An der rechten Bildschirmhälfte befindet sich die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen. Sie wird eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Alle Notizen anzeigen''' öffnet sich eine Übersicht der Notizen in einem separaten Fenster.
}}

=== Optional: An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments ===

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Schaltfläche Einzelne Seiten auswählen.png|Neben jedem Dokument im PDF-Export befindet sich eine Schaltfläche in Form eines Pfeils nach rechts. Die Pfeile sind im Bild durch einen roten Kasten hervorgehoben.
|Über den Pfeil nach rechts können kann eine Vorschau des jeweiligen Dokuments aufgerufen werden.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Einzelne Seiten auswählen.png|Die Vorschau zeigt ein zweiseitiges Dokument. Die Häkchen zur Auswahl an jeder einzelnen Seite sind durch einen roten Kasten hervorgehoben.
|Einzelne Seiten werden über das Häkchen an- bzw. abgewählt.
}}

== pdf-Export herunterladen ==

{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Mail Link zum PDF-Export.png|Das Bild zeigt eine Systemmail mit dem Text: Das von Ihnen zusammengeführte PDF ist zum Download bereit. Sie können dieses über den folgenden Link herunterladen. Freundliche Grüße. Ihre d.velop AG. Das Wort Link ist mit einer roten Umrandung versehen.
|Nachdem der '''pdf-Export''' in Auftrag gegeben wurde, erhalten Sie nach kurzer Zeit eine Mail mit einem '''Link''' zur Downloadseite Ihres '''pdf-Exports'''. Dort kann mit einem Klick auf '''Herunterladen''' der '''pdf-Export''' lokal gespeichert werden.
}}
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector PDF-Export herunterladen.png|Das Bild zeigt eine Person, die einen Papierflieger wirft. Darunter befindet sich der Texthinweis: Ihre Dateien stehen zum Herunterladen bereit. Am unteren Rand befindet sich die Schaltfläche Herunterladen. Sie ist durch einen roten Rahmen hervorgehoben.
|Mit einem Klick auf '''Herunterladen''' wird der '''pdf-Export''' gespeichert. Der Link steht für 24 Stunden zur Verfügung. Danach kann der '''pdf-Export''' nicht erneut heruntergeladen werden.
}}

Suche in DMS/eAkte

2023-01-12T10:25:07Z

Dhasani:

Suche in DMS/eAkte

2023-01-12T10:24:01Z

Dhasani:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Suche]][[category:Aktenplan]][[category:Dokumente]]{{AnleitungAbsatz
|Diese Anleitung behandelt die Suche von [[Akte]]n, [[Teilvorgang|Teilvorgängen]] und [[Dokumente|Dokumenten]] in DMS/eAkte.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Thema Suche in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto: 528a86d7-f86c-4f02-a5ea-acc3007a3101 |Videoplattform Panopto]].
}}
== Widget "Suche" und Widget "Suche mit Suchschlitz" ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können Ihre Suche beginnen, indem Sie auf das Widget '''Suche - Wissen zentral verfügbar''' klicken. Damit öffnet sich die normale Suchmaske. Dieses Widget ist sowohl auf dem Dashboard als auch in der klassischen Ansicht vorhanden.
}}
{{AnleitungScreenshot|Widget Suche mit Freitextfeld.png|Widget "Suche" mit einem drunter liegenden Freitext Suchfeld.
|Auf dem Dashboard ist außerdem das Widget '''Suche mit Suchschlitz''' verfügbar. <br>

}}
{{AnleitungAbsatz
|Klicken Sie auf den Schriftzug '''Suche''' oberhalb des Suchschlitzes, gelangen Sie zur regulären [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] und können darüber ihre Suche durchführen.

Sie können aber auch direkt eine Freitextsuche durchführen. Geben Sie hierfür den gesuchten Begriff in den Suchschlitz ein und drücken Sie '''Enter''' oder klicken rechts auf die Lupe. Dadurch werden Sie über die [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] direkt zu den Suchergebnissen geleitet.

In der [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen.

Sollte dieses Widget noch nicht auf dem Dashboard vorhanden sein, klicken Sie auf dem Dashboard oben rechts auf '''+ Widget hinzufügen''' . Wählen Sie dort das Widget '''Suche''' mit der Beschreibung "Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Akten" aus und klicken auf '''Hinzufügen'''.
}}

{{Verweis
|Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg]].
}}

== Ansicht: Suche ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Übersicht der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystem.
|Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf das Widget '''Suche''', um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:
}}
{{AnleitungAbsatz
|Unter dem Eingabefeld '''Suchbegriff eingeben''' befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.

Mit einem Klick auf den Button '''Suchen''' wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt.
}}
{{Hinweis
|Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Akten oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.
}}
{{Information
|'''Tipp''': Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.
}}

== Platzhalter ==

{{AnleitungAbsatz
|Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen.
}}

== Weitere Sucheinschränkungen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen.
}}

=== Kategorie auswählen ===

{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Auswahlfeld der Sucheinschränkung Kategorie auswählen.
|Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Aufgabe, Projektdokument usw. nutzen.
}}

=== Eigenschaften ===
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Filtern nach Sucheinschränkung in der Suche.
|Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.
}}

=== Erweitert ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Übersicht der erweiterten Sucheinschränkungsfelder im Dokumentenmanagementsystem.
|Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Aktenzeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.
}}

=== Allgemein ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung allgemein.png|Ausgefüllte Suche mit Sucheinschränkungen anhand eines Beispiels im Dokumentenmanagementsystems.
|Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Aktenzeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt.

In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.
}}

== Sortierung der Ergebnisliste ==

{{AnleitungAbsatz
|Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Sortierung der Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}

== Ergebnis im Aktenplan lokalisieren ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument im Aktenplan lokalisieren.png|Übersicht des Kontextmenüs des Dokumentenmanagemtsystems. Menüpunkt Im Aktenplan lokalisieren.
|Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion '''Im Aktenplan lokalisieren''' des Kontextmenüs ermitteln.
Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend müssen Sie im Kontextmenü auf '''Im Aktenplan lokalisieren''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png|Darstellung des Aktenplans.
|Nun wird die entsprechende Akte angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Aktenplan finden Sie in der Anleitung [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Such-Eingaben zurücksetzen ==

{{AnleitungScreenshot|Suche zurücksetzen.png|Darstellung Menüpunkts Suche zurücksetzen in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen entfernt.
}}

== Suche im Persönlichen Bereich speichern ==

{{AnleitungScreenshot|Suche persönlicher Bereich.png|Darstellung der Funktion Favoriten in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Sie haben die Möglichkeit Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern rechts oberhalb des Suchfeldes möglich.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button '''Neu erstellen''' erstellen.
Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}

Akte

2023-01-12T10:19:19Z

Dhasani: Dhasani verschob die Seite Vorgang nach Akte, ohne dabei eine Weiterleitung anzulegen

[[category:Glossar|Akte]]
{{AnleitungAbsatz|Akten werden in DMS/eAkte durch einen schrägen Aktenordner dargestellt. <br>
Eine Akte ist die Zusammenstellung aller Vorgänge (einschließlich aller Dokumente), die bei der Erledigung einer Aufgabe anfallen. Akten werden dabei nach einem logischen sachthematischen Ordnungsmuster (Aktenplan) formiert. Anders als in der analogen Welt ist die elektronische Akte nur ein virtueller Container, der vor allem der besseren Gliederung und Auffindbarkeit des Schriftguts dient. Ein Vorgang wird durch Metadaten beschrieben (z.B. Aktentitel, Akteneichen, Erstellungsdatum).
{{Hinweis| Eine Abweichung von der Objekthierarchie Akte – Vorgang – Dokument ist nur in klar geregelten Sonderfällen (z.B. Personalakten) möglich.}}
}}
<br>

Zu den Akten-Verfügung

2023-01-12T08:25:49Z

Dhasani:

[[category:Glossar|Zu den Akten-Verfügung]]
{{AnleitungAbsatz|'''Abkürzung''': zdA-Verfügung <br>
Die zdA-Verfügung ist eine Schlussverfügung. Die Dokumente sind zu der entsprechenden Prozessebene der Akte bzw. zu dem entsprechenden Vorgang zu nehmen. Durch die Verfügung „zdA“ wird die Akte abgeschlossen. In der Regel dürfen nur Akteneigner eine Akte schließen.
Nach der zdA-Verfügung können keinerlei Änderungen mehr an der Akte und den darunter liegenden Dokumenten – weder am Inhalt, noch an den Attributen – durchgeführt werden.}}
<br>

Wissensdokumente

2023-01-12T08:24:02Z

Dhasani:

[[category:Glossar|Wissensdokumente]]
{{AnleitungAbsatz|Wissensdokumente sind Dokumente, die wichtige inhaltliche Informationen enthalten. Sie betreffen das Thema der Akte bzw. des Projektes und stellen oftmals eine Arbeitsgrundlage für das Team dar.}}
<br>

Aktenzeichen

2023-01-12T08:23:21Z

Dhasani: