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Aktendeckel ePersonalakte

2026-05-07T08:26:38Z

Fhartl: /* Stammdaten */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt die Funktionen des Aktendeckels der ePersonalakte im Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte). Sie erfahren, wie Sie den Aktendeckel aufrufen und die Informationen darin bearbeiten können.

== Der Aktendeckel ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|Abbildung 1 Klick zum öffenen des Deckels.png|Sie sehen die Akte und die genaue Position mit einem Punkt zum Öffnen des Aktendeckels.|Um die Eigenschaften einer Akte direkt einsehen zu können, öffnen Sie bitte den Aktendeckel. Klicken Sie dafür auf das Symbol neben dem Namen des Mitarbeitenden. Achten Sie darauf, nicht direkt auf den Namen zu klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Abbildung 2 Aktendeckel .png|Sie sehen den Aktendeckel der ausgewählten Akte.|Sobald Sie geklickt haben, teilt sich das Fenster in eine 50/50-Ansicht. Auf der rechten Seite werden Ihnen nun ausgewählte Personendaten auf einem Blick angezeigt.
}}

== Bearbeiten der Metadatenfelder ==

{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 3 zuständige Sachbearbeitung.png|Die Abbildung zeigt die Spalte der zuständigen Sachbearbeitung mit einem roten Umriss sowie das Drop-Down-Menü mit einem roten Kreis.|Als Datenfeld wird Ihnen auch die zuständige Sachbearbeitung angezeigt. Über dieses Feld können Sie die Zuständigkeit bei Bedarf einer anderen Person zuweisen oder anpassen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 4 zda-verfügt.png|Die Abbildung zeigt das Datenfeld unter z.d.A.-verfügt mit einem roten Umkreis.|Im Aktendeckel wird zusätzlich unter der Abkürzung „z.d.A.-verfügt“ ein weiteres Datenfeld angezeigt, das über ein Drop-down-Menü angepasst werden kann.
}}
{{Verweis
|Die Verwendung dieses Metadatenfeldes wird in den [[FAQs ePersonalakte]] näher beschrieben.
}}

== Stammdaten ==

{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 6 Stammdaten Kategorien.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten mit den jeweiligen Kategorien mit einer roten Umrandung gezeigt.|Im unteren Teil des Aktendeckels befinden sich die Stammdaten zur Person. Diese sind in vier Kategorien aufgeteilt: Personendaten, Vertragsdaten, Maßnahmen und Befristungen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 7 Stammdaten Personendaten.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten angezeigt.|Im Aktendeckel können Sie die Personendaten (z. B. Geburtsdatum oder Adresse) aus dem SAP-System der jeweiligen Person einsehen. Eine Bearbeitung ist hier nicht möglich, da Änderungen ausschließlich im SAP-System erfolgen. Aus diesem Grund sind die Felder ausgegraut dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 8 Stammdaten Vertragsdaten.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten aus der Kategorie Vertragsdaten angezeigt.|Als zweite Kategorie werden die Vertragsdaten aus dem SAP-System angezeigt. Dazu gehören unter anderem die Personalnummer, die Einrichtung sowie die Mitarbeitergruppe.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 9 Stammdaten Maßnahmen.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten aus der Kategorie Vertragsdaten angezeigt.|Die dritte Kategorie in den Stammdaten ist die Maßnahmenübersicht. Diese befindet sich derzeit allerdings noch im Aufbau.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 10 Stammdaten Befristungen.png|Auf der Abbildung wird die Kategorie „Befristungen“ gezeigt.|Als letzte Funktion steht eine Rechenhilfe für vertragliche Befristungen zur Verfügung. Sie unterstützt dabei, die Befristungsdauer entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu bestimmen. Derzeit können Berechnungen nach § 2 und § 6 WissZeitVG sowie nach § 14 Abs. 2 TzBfG durchgeführt werden; das Ergebnis wird jeweils in Monaten ausgegeben.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 11 Fehlermeldung Berechnung.png|Auf der Abbildung wird eine Fehlermeldung gezeigt.|Wenn die zulässige Befristungsdauer nach §6 WissZeitVG oder §2 WissZeitVG (6 Jahre -> 72 Monate) überschritten wird, zeigt das System einen entsprechenden Fehlerhinweis an.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 12 Hinweismeldung Berechnung.png|Auf der Abbildung wird eine Hinweismeldung gezeigt.|Wenn die Befristungsdauer eines Eintrags nach §2 WissZeitVG 36 Monate überschreitet, zeigt das System einen entsprechenden Warnhinweis an, da nach dem "Vertrag über gute Beschäftigungsbedingungen" nur Befristungen bis 36 Monate empfohlen werden. Sie können die Befristung trotzdem abspeichern.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 13 Hinweismeldung Berechnung.png|Auf der Abbildung wird eine Hinweismeldung gezeigt.|Wenn die Befristungsdauer eines Eintrags nach §14 Abs. 2 TzBfG (2 Jahre -> 24 Monate) überschreitet, zeigt das System einen entsprechenden Warnhinweis an, da sachgrundlose Befristungen nur bis zu dieser Höhe zulässig sind. Sie können die Befristung trotzdem abspeichern.
}}

== Besonderheit Metadatenfeld Vorakte/Kommentar ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|Besonderheit Kommentar ePA.png|Auf der Abbildung werden die rot umrandeten Besonderheiten gezeigt sowie das Kommentarfeld des Aktendeckels|In bestimmten Fällen besteht die Notwendigkeit, Daten besonders hervorzuheben, um mittels eines visuellen Hinweises auf spezifische Besonderheiten innerhalb der jeweiligen Personalakte aufmerksam zu machen. Dies kann beispielsweise den Grad der Behinderung einer mitarbeitenden Person oder eine Förderung durch die Agentur für Arbeit betreffen.

Sobald im Aktendeckel das Feld '''Vorakte / Kommentar (1)''' ausgefüllt und gespeichert wurde, erscheint nach einer Aktualisierung ein entsprechender Hinweis im Titelfeld (2a) der Akte. Zudem erhalten die 14 zugehörigen Vorgänge eine rote Farbmarkierung (2b), um die Kennzeichnung deutlich sichtbar zu machen.
}}

Datei:Abbildung 13 Hinweismeldung Berechnung.png

2026-05-07T08:21:08Z

Fhartl:

Datei:Abbildung 12 Hinweismeldung Berechnung.png

2026-05-07T08:20:58Z

Fhartl:

Aktendeckel ePersonalakte

2026-05-07T08:20:31Z

Fhartl: /* Stammdaten */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt die Funktionen des Aktendeckels der ePersonalakte im Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte). Sie erfahren, wie Sie den Aktendeckel aufrufen und die Informationen darin bearbeiten können.

== Der Aktendeckel ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|Abbildung 1 Klick zum öffenen des Deckels.png|Sie sehen die Akte und die genaue Position mit einem Punkt zum Öffnen des Aktendeckels.|Um die Eigenschaften einer Akte direkt einsehen zu können, öffnen Sie bitte den Aktendeckel. Klicken Sie dafür auf das Symbol neben dem Namen des Mitarbeitenden. Achten Sie darauf, nicht direkt auf den Namen zu klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Abbildung 2 Aktendeckel .png|Sie sehen den Aktendeckel der ausgewählten Akte.|Sobald Sie geklickt haben, teilt sich das Fenster in eine 50/50-Ansicht. Auf der rechten Seite werden Ihnen nun ausgewählte Personendaten auf einem Blick angezeigt.
}}

== Bearbeiten der Metadatenfelder ==

{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 3 zuständige Sachbearbeitung.png|Die Abbildung zeigt die Spalte der zuständigen Sachbearbeitung mit einem roten Umriss sowie das Drop-Down-Menü mit einem roten Kreis.|Als Datenfeld wird Ihnen auch die zuständige Sachbearbeitung angezeigt. Über dieses Feld können Sie die Zuständigkeit bei Bedarf einer anderen Person zuweisen oder anpassen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 4 zda-verfügt.png|Die Abbildung zeigt das Datenfeld unter z.d.A.-verfügt mit einem roten Umkreis.|Im Aktendeckel wird zusätzlich unter der Abkürzung „z.d.A.-verfügt“ ein weiteres Datenfeld angezeigt, das über ein Drop-down-Menü angepasst werden kann.
}}
{{Verweis
|Die Verwendung dieses Metadatenfeldes wird in den [[FAQs ePersonalakte]] näher beschrieben.
}}

== Stammdaten ==

{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 6 Stammdaten Kategorien.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten mit den jeweiligen Kategorien mit einer roten Umrandung gezeigt.|Im unteren Teil des Aktendeckels befinden sich die Stammdaten zur Person. Diese sind in vier Kategorien aufgeteilt: Personendaten, Vertragsdaten, Maßnahmen und Befristungen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 7 Stammdaten Personendaten.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten angezeigt.|Im Aktendeckel können Sie die Personendaten (z. B. Geburtsdatum oder Adresse) aus dem SAP-System der jeweiligen Person einsehen. Eine Bearbeitung ist hier nicht möglich, da Änderungen ausschließlich im SAP-System erfolgen. Aus diesem Grund sind die Felder ausgegraut dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 8 Stammdaten Vertragsdaten.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten aus der Kategorie Vertragsdaten angezeigt.|Als zweite Kategorie werden die Vertragsdaten aus dem SAP-System angezeigt. Dazu gehören unter anderem die Personalnummer, die Einrichtung sowie die Mitarbeitergruppe.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 9 Stammdaten Maßnahmen.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten aus der Kategorie Vertragsdaten angezeigt.|Die dritte Kategorie in den Stammdaten ist die Maßnahmenübersicht. Diese befindet sich derzeit allerdings noch im Aufbau.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 10 Stammdaten Befristungen.png|Auf der Abbildung wird die Kategorie „Befristungen“ gezeigt.|Als letzte Funktion steht eine Rechenhilfe für vertragliche Befristungen zur Verfügung. Sie unterstützt dabei, die Befristungsdauer entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu bestimmen. Derzeit können Berechnungen nach § 2 und § 6 WissZeitVG sowie nach § 14 Abs. 2 TzBfG durchgeführt werden; das Ergebnis wird jeweils in Monaten ausgegeben.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 11 Fehlermeldung Berechnung.png|Auf der Abbildung wird eine Fehlermeldung gezeigt.|Wenn die zulässige Befristungsdauer nach §6 WissZeitVG oder §2 WissZeitVG (6 Jahre = 72 Monate) überschritten wird, zeigt das System einen entsprechenden Fehlerhinweis an.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 12 Hinweismeldung Berechnung.png|Auf der Abbildung wird eine Hinweismeldung gezeigt.|Wenn die Befristungsdauer eines Eintrags nach §2 WissZeitVG 36 Monate überschreitet, zeigt das System einen entsprechenden Warnhinweis an, da nach dem "Vertrag über gute Beschäftigungsbedingungen" nur Befristungen bis 36 Monate empfohlen werden. Sie können die Befristung trotzdem abspeichern.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 13 Hinweismeldung Berechnung.png|Auf der Abbildung wird eine Hinweismeldung gezeigt.|Wenn die Befristungsdauer eines Eintrags nach §14 Abs. 2 TzBfG (2 Jahre = 24 Monate) überschreitet, zeigt das System einen entsprechenden Warnhinweis an, da sachgrundlose Befristungen nur bis zu dieser Höhe zulässig sind. Sie können die Befristung trotzdem abspeichern.
}}

== Besonderheit Metadatenfeld Vorakte/Kommentar ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|Besonderheit Kommentar ePA.png|Auf der Abbildung werden die rot umrandeten Besonderheiten gezeigt sowie das Kommentarfeld des Aktendeckels|In bestimmten Fällen besteht die Notwendigkeit, Daten besonders hervorzuheben, um mittels eines visuellen Hinweises auf spezifische Besonderheiten innerhalb der jeweiligen Personalakte aufmerksam zu machen. Dies kann beispielsweise den Grad der Behinderung einer mitarbeitenden Person oder eine Förderung durch die Agentur für Arbeit betreffen.

Sobald im Aktendeckel das Feld '''Vorakte / Kommentar (1)''' ausgefüllt und gespeichert wurde, erscheint nach einer Aktualisierung ein entsprechender Hinweis im Titelfeld (2a) der Akte. Zudem erhalten die 14 zugehörigen Vorgänge eine rote Farbmarkierung (2b), um die Kennzeichnung deutlich sichtbar zu machen.
}}

Vorlage:Seitenindex

2025-04-17T05:23:54Z

Fhartl:

<noinclude>
[[category:Vorlage]][[category:Seitenindex]]
</noinclude><div class="barrierefrei seitenindex">
{{KachelSeitenindex|Text=[[:category:Glossar|Glossar]]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[[:category:Anleitung|Anleitungen]]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[https://wiki.uni-bielefeld.de/eakte/index.php/FAQ FAQ]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[https://uni-bielefeld.cloud.panopto.eu/Panopto/Pages/Viewer.aspx?pid=87de8084-124f-4c71-ac3e-b11000c9ecec Video-Anleitungen]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[https://www.uni-bielefeld.de/intern/dms/ Kontakt und weitere Infos]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[https://eakte.uni-bielefeld.de/ Startseite DMS]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[https://matrix.to/#/#eAkte:uni-bielefeld.de Element: eAkte Info]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[[Leitfaden Projektmanagement]]}}
</div>

Vorlage:Seitenindex

2025-04-17T05:23:30Z

Fhartl:

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2025-04-17T05:23:12Z

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2025-04-17T05:22:35Z

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Datei:Eigenschaften aendern fertig.png

2024-12-03T11:55:41Z

Fhartl: Fhartl lud eine neue Version von Datei:Eigenschaften aendern fertig.png hoch

Datei:Eigenschaften aendern.png

2024-12-03T11:54:05Z

Fhartl: Fhartl lud eine neue Version von Datei:Eigenschaften aendern.png hoch

Verschieben von Dokumenten in DMS/eAkte

2024-12-03T11:51:21Z

Fhartl: /* Verschieben einer Datei von einer Projektablage in eine Dauerablage */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[kategorie:Ablage]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte bietet, um eine Datei von einem Vorgang in einen anderen zu verschieben.
}}
__FORCETOC__
== Verschieben einer Datei von einer Projektablage in eine Dauerablage ==

{{Hinweis
|Nur bei Projektdokumenten dürfen Sie die Dokumentart verändern. In anderen Fällen müssen Sie sich an ihre prozessverantwortliche Person wenden.
}}

Sie können eine Datei über Ändern von Eigenschaften in einen anderen Vorgang verschieben. Navigieren Sie dafür zu der entsprechenden Datei, die verschoben werden soll.

{{AnleitungScreenshot|Eigenschaften aendern.png|Auf den Reiter Eigenschaften navigieren und dort das Stift-Symbol anklicken, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
|Klicken Sie auf den Reiter Eigenschaften und dort auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshot|Eigenschaften aendern Dokumentart1.png|Über ein Dropdown-Menü können Sie alle verfügbaren Dokumentarten sehen.|Rechts oben befindet sich ein Dropdown-Menü, dass Sie aufklappen können. Wählen Sie hier die Dokumentart aus, in die das Dokument verschoben werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshot|Eigenschaften aendern Dokumentart2.png|Nach Auswahl der neuen Dokumentart sind einzelne Metadatenfelder ausgegraut und nicht mehr änderbar.|Nach Auswahl der neuen Dokumentart sind einzelne Metadatenfelder ausgegraut und nicht mehr änderbar.
}}
{{AnleitungScreenshot|Eigenschaften aendern Aktenzeichen.png|Im Feld Aktenzeichen befindet sich ein Dropdown-Menü, wo Sie das neue Aktenzeichen auswählen können.|Navigieren Sie zum Metadatenfeld Aktenzeichen. Dort öffnen Sie durch einen Klick auf das Feld ein Drop-Down-Menü mit allen Akten, die Sie einerseits (berechtigungstechnisch) sehen können und die andererseits zu der neuen Dokumentart passen. Wählen Sie die passende Akte aus, in die das Dokument verschoben werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshot|Eigenschaften aendern Vorgangszeichen.png|Nach der Änderung im Feld Aktenzeichen können Sie das Feld Vorgangszeichen anpassen. Hier bekommen Sie die passenden Vorgangszeichen zu dem neuen Aktenzeichen zur Auswahl angeboten. |Navigieren Sie zum Metadatenfeld Vorgangszeichen. Auch dort öffnen Sie durch einen Klick auf das Feld ein Drop-Down-Menü mit allen Vorgängen der zuvor ausgewählten Akte. Wählen Sie den passenden Vorgang aus, in den das Dokument verschoben werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshot|Eigenschaften aendern fertig.png|Nach Abspeichern der Änderungen wurde das Dokument umgehängt und ist in der neuen Akte findbar. |Navigieren Sie nach unten zum dem Button Speichern und sichern Ihre Änderungen. Nun sehen Sie an dem Dokument die neuen Metadaten und können dieses über die Navigation in der neuen Akten finden.
}}

== Verschieben einer Datei von einem Vorgang in einen anderen ==

{{AnleitungAbsatz
|TBD
}}

Verschieben von Dokumenten in DMS/eAkte

2024-12-03T11:50:06Z

Fhartl: /* Verschieben einer Datei von einer Projektablage in eine Dauerablage */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[kategorie:Ablage]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte bietet, um eine Datei von einem Vorgang in einen anderen zu verschieben.
}}
__FORCETOC__
== Verschieben einer Datei von einer Projektablage in eine Dauerablage ==

{{Hinweis
|Nur bei Projektdokumenten dürfen Sie die Dokumentart verändern. In anderen Fällen müssen Sie sich an ihre prozessverantwortliche Person wenden.
}}

Sie können eine Datei über Ändern von Eigenschaften in einen anderen Vorgang verschieben. Navigieren Sie dafür zu der entsprechenden Datei, die verschoben werden soll.

{{AnleitungScreenshotGroß|Eigenschaften aendern.png|Auf den Reiter Eigenschaften navigieren und dort das Stift-Symbol anklicken, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
|Klicken Sie auf den Reiter Eigenschaften und dort auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Eigenschaften aendern Dokumentart1.png|Über ein Dropdown-Menü können Sie alle verfügbaren Dokumentarten sehen.|Rechts oben befindet sich ein Dropdown-Menü, dass Sie aufklappen können. Wählen Sie hier die Dokumentart aus, in die das Dokument verschoben werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Eigenschaften aendern Dokumentart2.png|Nach Auswahl der neuen Dokumentart sind einzelne Metadatenfelder ausgegraut und nicht mehr änderbar.|Nach Auswahl der neuen Dokumentart sind einzelne Metadatenfelder ausgegraut und nicht mehr änderbar.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Eigenschaften aendern Aktenzeichen.png|Im Feld Aktenzeichen befindet sich ein Dropdown-Menü, wo Sie das neue Aktenzeichen auswählen können.|Navigieren Sie zum Metadatenfeld Aktenzeichen. Dort öffnen Sie durch einen Klick auf das Feld ein Drop-Down-Menü mit allen Akten, die Sie einerseits (berechtigungstechnisch) sehen können und die andererseits zu der neuen Dokumentart passen. Wählen Sie die passende Akte aus, in die das Dokument verschoben werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Eigenschaften aendern Vorgangszeichen.png|Nach der Änderung im Feld Aktenzeichen können Sie das Feld Vorgangszeichen anpassen. Hier bekommen Sie die passenden Vorgangszeichen zu dem neuen Aktenzeichen zur Auswahl angeboten. |Navigieren Sie zum Metadatenfeld Vorgangszeichen. Auch dort öffnen Sie durch einen Klick auf das Feld ein Drop-Down-Menü mit allen Vorgängen der zuvor ausgewählten Akte. Wählen Sie den passenden Vorgang aus, in den das Dokument verschoben werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Eigenschaften aendern fertig.png|Nach Abspeichern der Änderungen wurde das Dokument umgehängt und ist in der neuen Akte findbar. |Navigieren Sie nach unten zum dem Button Speichern und sichern Ihre Änderungen. Nun sehen Sie an dem Dokument die neuen Metadaten und können dieses über die Navigation in der neuen Akten finden.
}}

== Verschieben einer Datei von einem Vorgang in einen anderen ==

{{AnleitungAbsatz
|TBD
}}

Datei:Eigenschaften aendern Aktenzeichen.png

2024-12-03T11:48:16Z

Fhartl:

Datei:Eigenschaften aendern.png

2024-12-03T11:48:05Z

Fhartl:

Datei:Eigenschaften aendern Dokumentart1.png

2024-12-03T11:47:55Z

Fhartl:

Datei:Eigenschaften aendern Dokumentart2.png

2024-12-03T11:47:45Z

Fhartl:

Datei:Eigenschaften aendern Vorgangszeichen.png

2024-12-03T11:47:27Z

Fhartl:

Datei:Eigenschaften aendern fertig.png

2024-12-03T11:47:17Z

Fhartl:

Verschieben von Dokumenten in DMS/eAkte

2024-12-03T11:47:04Z

Fhartl: Die Seite wurde neu angelegt: „{{Anleitung}}category:Basisanleitungenkategorie:Ablage{{AnleitungAbsatz |In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte bietet, um eine Datei von einem Vorgang in einen anderen zu verschieben. }} __FORCETOC__ == Verschieben einer Datei von einer Projektablage in eine Dauerablage == {{Hinweis |Nur bei Projektdokumenten dürfen Sie die Dokumentart verändern. In and…“

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[kategorie:Ablage]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte bietet, um eine Datei von einem Vorgang in einen anderen zu verschieben.
}}
__FORCETOC__
== Verschieben einer Datei von einer Projektablage in eine Dauerablage ==

{{Hinweis
|Nur bei Projektdokumenten dürfen Sie die Dokumentart verändern. In anderen Fällen müssen Sie sich an ihre prozessverantwortliche Person wenden.
}}

Sie können eine Datei über Ändern von Eigenschaften in einen anderen Vorgang verschieben. Navigieren Sie dafür zu der entsprechenden Datei, die verschoben werden soll.

{{AnleitungScreenshotGroß|Eigenschaften_aendern.png|Auf den Reiter Eigenschaften navigieren und dort das Stift-Symbol anklicken, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
|Klicken Sie auf den Reiter Eigenschaften und dort auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Eigenschaften_aendern_Dokumentart1.png|Über ein Dropdown-Menü können Sie alle verfügbaren Dokumentarten sehen.|Rechts oben befindet sich ein Dropdown-Menü, dass Sie aufklappen können. Wählen Sie hier die Dokumentart aus, in die das Dokument verschoben werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Eigenschaften_aendern_Dokumentart2.png|Nach Auswahl der neuen Dokumentart sind einzelne Metadatenfelder ausgegraut und nicht mehr änderbar.|Nach Auswahl der neuen Dokumentart sind einzelne Metadatenfelder ausgegraut und nicht mehr änderbar.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Eigenschaften_aendern_Aktenzeichen.png|Im Feld Aktenzeichen befindet sich ein Dropdown-Menü, wo Sie das neue Aktenzeichen auswählen können.|Navigieren Sie zum Metadatenfeld Aktenzeichen. Dort öffnen Sie durch einen Klick auf das Feld ein Drop-Down-Menü mit allen Akten, die Sie einerseits (berechtigungstechnisch) sehen können und die andererseits zu der neuen Dokumentart passen. Wählen Sie die passende Akte aus, in die das Dokument verschoben werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Eigenschaften_aendern_Vorgangszeichen.png|Nach der Änderung im Feld Aktenzeichen können Sie das Feld Vorgangszeichen anpassen. Hier bekommen Sie die passenden Vorgangszeichen zu dem neuen Aktenzeichen zur Auswahl angeboten. |Navigieren Sie zum Metadatenfeld Vorgangszeichen. Auch dort öffnen Sie durch einen Klick auf das Feld ein Drop-Down-Menü mit allen Vorgängen der zuvor ausgewählten Akte. Wählen Sie den passenden Vorgang aus, in den das Dokument verschoben werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Eigenschaften_aendern_fertig.png|Nach Abspeichern der Änderungen wurde das Dokument umgehängt und ist in der neuen Akte findbar. |Navigieren Sie nach unten zum dem Button Speichern und sichern Ihre Änderungen. Nun sehen Sie an dem Dokument die neuen Metadaten und können dieses über die Navigation in der neuen Akten finden.
}}

== Verschieben einer Datei von einem Vorgang in einen anderen ==

{{AnleitungAbsatz
|TBD
}}

Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte

2024-10-31T08:28:48Z

Fhartl: /* Metadaten der Akte bzw. am Vorgang bearbeiten */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]][[category:Berechtigungen]]
{{AnleitungAbsatz
|{{Tooltip|Metadaten}} stellen die beschreibenden Informationen zu den (Schriftgut-)Objekten dar. Diese Informationen sind für das Recherchieren der {{Tooltip|Akte|Akten}}, {{Tooltip|Vorgang|Vorgänge}} und {{Tooltip|Dokumente}} in der eAkte zwingend erforderlich. In DMS/eAkte sind sie unter dem Reiter '''Eigenschaften''' einzusehen.<br>
Bei der Anlage von Akten bzw. Vorgängen und den darunter liegenden Dokumenten werden bestimmte Metadaten automatisch vergeben, andere Metadaten lassen sich manuell hinzufügen und im späteren Verlauf bearbeiten.<br>
In dieser Anleitung wird Ihnen erklärt, wie Sie die Metadaten in der Akte sowie am Dokument in DMS/eAkte bearbeiten können.
}}

== Metadaten der Akte bzw. am Vorgang bearbeiten ==
{{Hinweis
|Sie können nur die Akten/Vorgänge einsehen, für die Sie Lese- und/oder Schreibrechte haben. Änderungen an den Metadaten können nur mit Schreibrechten vorgenommen werden!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie die Metadaten einer Akte bearbeiten wollen, müssen Sie in die jeweilige Akte springen und auf das Icon namens '''Details zur Akte''' klicken. Dieses befindet sich rechts oben und ist zweigeteilt dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Eigenschaften Akte2.PNG|Es ist die Ansicht einer Akte zu sehen. Oben rechts ist das Icon für die Details der Akte rot umrandet.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Metadaten der Akte können Sie auch über den Aktenplan einsehen. Rufen Sie die Akte auf und klicken Sie auf das Burgermenü. Danach klicken Sie auf den Punkt '''Funktionen''' und im nächsten Schritt auf '''Eigenschaften'''.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Eigenschaften Akte.jpg|Es ist die aufgeklappte Akte "Neues Bedienkonzept - Vorführung"" angezeigt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie die Metadaten eines Vorgangs bearbeiten wollen, müssen Sie in den jeweiligen Vorgang springen und auf das Icon namens '''Details zur Akte''' klicken. Dieses befindet sich rechts oben und ist zweigeteilt dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Eigenschaften Vorgang.png|Es ist die Auflistung eines Vorgangs zu sehen. Oben rechts ist das Icon für die Details der Akte rot umrandet.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Im folgenden Schritt werden Ihnen die Details der Akte/des Vorgangs angezeigt. Sie befinden sich direkt auf dem Reiter '''Eigenschaften''' und gehen anschließend rechts oben auf das '''Stift'''-Symbol, um die Metadaten in Bearbeitung zu nehmen.
}}
{{Information
|Es können nur die erweiterten Eigenschaften bearbeitet werden. Die allgemeinen Eigenschaften werden vom System generiert.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Metadaten bearbeiten.png|Es ist eine Ansicht der Metadaten einer Projektakte zu sehen.
|Abhängig von der Akte, die Sie aufgerufen haben, stehen Ihnen eine unterschiedliche Art und Menge an Metadaten zur Verfügung, die Sie sehen und bearbeiten können.<br>
Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen neben der Feldbezeichnung gekennzeichnet. Diese sind zwingend zu füllen, da sonst das Speichern der Metadaten nicht möglich ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Felder, die rechts keine Symbole enthalten, können mit Freitext gefüllt werden. <br>
Wenn rechts ein '''nach unten zeigendes Dreieck''' zu sehen ist (1.), können Sie aus einem Drop-down-Menü Inhalte auswählen. Wenn Sie in solchen Feldern beginnen, Inhalte einzutippen, werden Ihnen passende Einträge aus der Drop-down-Liste angezeigt. Ein bereits gefülltes Drop-down-Feld können Sie leeren, in dem Sie auf das '''X'''-Symbol neben dem Dreieck drücken. <br>
'''Datumsfelder''' (2.) können entweder über die Tastatur gefüllt werden oder Sie wählen rechts im Feld im Kalendersymbol das passende Datum aus. <br>
Befindet sich rechts am Feld ein '''Aufzählungs'''-Symbol (3.), so haben Sie in diesem Feld die Möglichkeit Mehrfachwerte einzutragen. Dafür klicken Sie entweder auf das Symbol neben dem Eingabefeld oder gehen über den unten angezeigten Reiter '''Mehrfachwerte''' zu der Ansicht. Jede Eigenschaft, die mehrere Werte beinhalten soll, hat eine eigene Spalte. Pro Zeile darf jeweils ein Wert eingegeben werden. Inhalte einer Zeile korrelieren nicht mit den Inhalten der nebenstehenden Zeilenwerte.
}}
<div class="barrierefrei screenshot" style="
display: grid;
grid-template-columns: repeat(auto-fill, minmax(80px, 1fr));
grid-auto-flow: dense;
column-gap: 1.5em;
row-gap: 0.5em;
">
{{ScreenshotKachel|Datei:Drop-down-Feld.png|Ein x sowie ein nach unten zeigendes Dreieck.
|1. Drop-down-Feld
}}
{{ScreenshotKachel|Datei:Datumsfeld.png|Kalendersymbol
|2. Datumsfeld
}}
{{ScreenshotKachel|Datei:Mehrfachwerte.png|Aufzählungssymbol
|3. Mehrfachwerte
}}
</div>
{{AnleitungAbsatz
|Sie gelangen zurück zu der Bearbeitungsansicht der erweiterten Eigenschaften, wenn Sie unten auf den Reiter '''Erweitert''' klicken. <br>
Nachdem Sie alle benötigten Felder ausgefüllt haben, können Sie durch einen klick auf '''Eigenschaften überprüfen''' prüfen lassen, ob alle Eingaben korrekt bzw. alle benötigten Felder gefüllt sind. Sie können diesen Schritt aber auch überspringen und direkt unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern''' klicken.
}}

=== Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben ===
{{AnleitungAbsatz
|Über das Bearbeiten der Metadaten haben Sie die Möglichkeit, Lese- und Lese-/Schreibrechte für die Akte für andere Personen zu erteilen. <br>
Nehmen Sie dafür die Eigenschaften der Akte in Bearbeitung, wie in [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Metadaten an Akte/Vorgang bearbeiten|Metadaten an Akte/Vorgang bearbeiten]] beschrieben wird. Klicken Sie anschließend unten auf den Reiter '''Mehrfachwerte'''.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Metadaten_Rechtevergabe.png|Die Ansicht der Mehrfachwerte ist abgebildet. Die Spalten "Beteiligte schreiben und lesen", "Beteiligte nur lesen" und "weitere Einrichtungen" mit mehreren einzelnen Eingabefeldern unterhalb sind zu sehen.
|Sie können nun in die einzelnen Felder die Personen eintragen bzw. aus der Drop-down-Liste auswählen, welche die in der Spalte betitelten Rechte für die Akte erhalten soll. Sie können die Rechte der Person wieder entziehen, indem Sie auf das x-Symbol neben dem Namen der Person klicken. Klicken Sie zum Speichern der Inhalte unten rechts auf '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Die Rechte an einer Akte bzw. an einem Vorgang werden heruntervererbt. Dies bedeutet, dass Personen, die für eine Akte berechtigt werden, dessen Dokumente und Vorgänge - je nach vergebenem Recht - lesen bzw. lesen und bearbeiten dürfen.
}}

== Metadaten am Dokument bearbeiten ==
{{Hinweis
|Sie können nur die Dokumente einsehen, für die Sie Lese- und/oder Schreibrechte haben. Änderungen an den Metadaten können nur mit Schreibrechten vorgenommen werden!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie haben ebenso die Möglichkeit, Metadaten am Dokument in Bearbeitung zu nehmen. Navigieren Sie dafür zum benötigten Dokument und klicken oberhalb der Dokumentanzeige auf den Reiter '''Eigenschaften'''. Klicken Sie anschließend auf das '''Stift'''-Symbol rechts von den erweiterten Eigenschaften, um die Metadaten zu bearbeiten. <br>
Einige Felder wie Aktenplanzeichen oder Aktenzeichen werden vom System gepflegt und können nicht bearbeitet werden. Felder, deren Bezeichnung am Ende ein rotes Sternchen enthält, sind Pflichtfelder und sind zwingend auszufüllen. Über die Metadaten können Sie außerdem ein Register erstellen. Register helfen Ihnen, die Dokumente übersichtlich gruppiert in der Tabellenansicht anzeigen zu lassen.
}}
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum Hinterlegen von Registern an vorhandenen Dateien finden Sie unter [[Register anlegen in DMS/eAkte#Register an vorhandenen Dateien hinterlegen|Register anlegen in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie die Bearbeitung der Metadaten abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}

Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte

2024-10-31T08:27:53Z

Fhartl: /* Metadaten der Akte bzw. am Vorgang bearbeiten */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]][[category:Berechtigungen]]
{{AnleitungAbsatz
|{{Tooltip|Metadaten}} stellen die beschreibenden Informationen zu den (Schriftgut-)Objekten dar. Diese Informationen sind für das Recherchieren der {{Tooltip|Akte|Akten}}, {{Tooltip|Vorgang|Vorgänge}} und {{Tooltip|Dokumente}} in der eAkte zwingend erforderlich. In DMS/eAkte sind sie unter dem Reiter '''Eigenschaften''' einzusehen.<br>
Bei der Anlage von Akten bzw. Vorgängen und den darunter liegenden Dokumenten werden bestimmte Metadaten automatisch vergeben, andere Metadaten lassen sich manuell hinzufügen und im späteren Verlauf bearbeiten.<br>
In dieser Anleitung wird Ihnen erklärt, wie Sie die Metadaten in der Akte sowie am Dokument in DMS/eAkte bearbeiten können.
}}

== Metadaten der Akte bzw. am Vorgang bearbeiten ==
{{Hinweis
|Sie können nur die Akten/Vorgänge einsehen, für die Sie Lese- und/oder Schreibrechte haben. Änderungen an den Metadaten können nur mit Schreibrechten vorgenommen werden!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie die Metadaten einer Akte bearbeiten wollen, müssen Sie in die jeweilige Akte springen und auf das Icon namens '''Details zur Akte''' klicken. Dieses befindet sich rechts oben und ist zweigeteilt dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Eigenschaften Akte2.PNG|Es ist die Ansicht einer Akte zu sehen. Oben rechts ist das Icon für die Details der Akte rot umrandet.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie die Metadaten der Akte bearbeiten wollen, können Sie auf diese auch über den Aktenplan zugreifen. Rufen Sie die Akte auf und klicken Sie auf das Burgermenü. Danach klicken Sie auf den Punkt '''Funktionen''' und im nächsten Schritt auf '''Eigenschaften'''.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Eigenschaften Akte.jpg|Es ist die aufgeklappte Akte "Neues Bedienkonzept - Vorführung"" angezeigt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie die Metadaten eines Vorgangs bearbeiten wollen, müssen Sie in den jeweiligen Vorgang springen und auf das Icon namens '''Details zur Akte''' klicken. Dieses befindet sich rechts oben und ist zweigeteilt dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Eigenschaften Vorgang.png|Es ist die Auflistung eines Vorgangs zu sehen. Oben rechts ist das Icon für die Details der Akte rot umrandet.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Im folgenden Schritt werden Ihnen die Details der Akte/des Vorgangs angezeigt. Sie befinden sich direkt auf dem Reiter '''Eigenschaften''' und gehen anschließend rechts oben auf das '''Stift'''-Symbol, um die Metadaten in Bearbeitung zu nehmen.
}}
{{Information
|Es können nur die erweiterten Eigenschaften bearbeitet werden. Die allgemeinen Eigenschaften werden vom System generiert.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Metadaten bearbeiten.png|Es ist eine Ansicht der Metadaten einer Projektakte zu sehen.
|Abhängig von der Akte, die Sie aufgerufen haben, stehen Ihnen eine unterschiedliche Art und Menge an Metadaten zur Verfügung, die Sie sehen und bearbeiten können.<br>
Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen neben der Feldbezeichnung gekennzeichnet. Diese sind zwingend zu füllen, da sonst das Speichern der Metadaten nicht möglich ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Felder, die rechts keine Symbole enthalten, können mit Freitext gefüllt werden. <br>
Wenn rechts ein '''nach unten zeigendes Dreieck''' zu sehen ist (1.), können Sie aus einem Drop-down-Menü Inhalte auswählen. Wenn Sie in solchen Feldern beginnen, Inhalte einzutippen, werden Ihnen passende Einträge aus der Drop-down-Liste angezeigt. Ein bereits gefülltes Drop-down-Feld können Sie leeren, in dem Sie auf das '''X'''-Symbol neben dem Dreieck drücken. <br>
'''Datumsfelder''' (2.) können entweder über die Tastatur gefüllt werden oder Sie wählen rechts im Feld im Kalendersymbol das passende Datum aus. <br>
Befindet sich rechts am Feld ein '''Aufzählungs'''-Symbol (3.), so haben Sie in diesem Feld die Möglichkeit Mehrfachwerte einzutragen. Dafür klicken Sie entweder auf das Symbol neben dem Eingabefeld oder gehen über den unten angezeigten Reiter '''Mehrfachwerte''' zu der Ansicht. Jede Eigenschaft, die mehrere Werte beinhalten soll, hat eine eigene Spalte. Pro Zeile darf jeweils ein Wert eingegeben werden. Inhalte einer Zeile korrelieren nicht mit den Inhalten der nebenstehenden Zeilenwerte.
}}
<div class="barrierefrei screenshot" style="
display: grid;
grid-template-columns: repeat(auto-fill, minmax(80px, 1fr));
grid-auto-flow: dense;
column-gap: 1.5em;
row-gap: 0.5em;
">
{{ScreenshotKachel|Datei:Drop-down-Feld.png|Ein x sowie ein nach unten zeigendes Dreieck.
|1. Drop-down-Feld
}}
{{ScreenshotKachel|Datei:Datumsfeld.png|Kalendersymbol
|2. Datumsfeld
}}
{{ScreenshotKachel|Datei:Mehrfachwerte.png|Aufzählungssymbol
|3. Mehrfachwerte
}}
</div>
{{AnleitungAbsatz
|Sie gelangen zurück zu der Bearbeitungsansicht der erweiterten Eigenschaften, wenn Sie unten auf den Reiter '''Erweitert''' klicken. <br>
Nachdem Sie alle benötigten Felder ausgefüllt haben, können Sie durch einen klick auf '''Eigenschaften überprüfen''' prüfen lassen, ob alle Eingaben korrekt bzw. alle benötigten Felder gefüllt sind. Sie können diesen Schritt aber auch überspringen und direkt unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern''' klicken.
}}

=== Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben ===
{{AnleitungAbsatz
|Über das Bearbeiten der Metadaten haben Sie die Möglichkeit, Lese- und Lese-/Schreibrechte für die Akte für andere Personen zu erteilen. <br>
Nehmen Sie dafür die Eigenschaften der Akte in Bearbeitung, wie in [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Metadaten an Akte/Vorgang bearbeiten|Metadaten an Akte/Vorgang bearbeiten]] beschrieben wird. Klicken Sie anschließend unten auf den Reiter '''Mehrfachwerte'''.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Metadaten_Rechtevergabe.png|Die Ansicht der Mehrfachwerte ist abgebildet. Die Spalten "Beteiligte schreiben und lesen", "Beteiligte nur lesen" und "weitere Einrichtungen" mit mehreren einzelnen Eingabefeldern unterhalb sind zu sehen.
|Sie können nun in die einzelnen Felder die Personen eintragen bzw. aus der Drop-down-Liste auswählen, welche die in der Spalte betitelten Rechte für die Akte erhalten soll. Sie können die Rechte der Person wieder entziehen, indem Sie auf das x-Symbol neben dem Namen der Person klicken. Klicken Sie zum Speichern der Inhalte unten rechts auf '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Die Rechte an einer Akte bzw. an einem Vorgang werden heruntervererbt. Dies bedeutet, dass Personen, die für eine Akte berechtigt werden, dessen Dokumente und Vorgänge - je nach vergebenem Recht - lesen bzw. lesen und bearbeiten dürfen.
}}

== Metadaten am Dokument bearbeiten ==
{{Hinweis
|Sie können nur die Dokumente einsehen, für die Sie Lese- und/oder Schreibrechte haben. Änderungen an den Metadaten können nur mit Schreibrechten vorgenommen werden!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie haben ebenso die Möglichkeit, Metadaten am Dokument in Bearbeitung zu nehmen. Navigieren Sie dafür zum benötigten Dokument und klicken oberhalb der Dokumentanzeige auf den Reiter '''Eigenschaften'''. Klicken Sie anschließend auf das '''Stift'''-Symbol rechts von den erweiterten Eigenschaften, um die Metadaten zu bearbeiten. <br>
Einige Felder wie Aktenplanzeichen oder Aktenzeichen werden vom System gepflegt und können nicht bearbeitet werden. Felder, deren Bezeichnung am Ende ein rotes Sternchen enthält, sind Pflichtfelder und sind zwingend auszufüllen. Über die Metadaten können Sie außerdem ein Register erstellen. Register helfen Ihnen, die Dokumente übersichtlich gruppiert in der Tabellenansicht anzeigen zu lassen.
}}
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum Hinterlegen von Registern an vorhandenen Dateien finden Sie unter [[Register anlegen in DMS/eAkte#Register an vorhandenen Dateien hinterlegen|Register anlegen in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie die Bearbeitung der Metadaten abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}

Datei:Eigenschaften Akte2.PNG

2024-10-31T08:27:27Z

Fhartl:

Datei:Localedit EinstellungenAllgemein2.png

2024-09-06T07:46:14Z

Fhartl:

Installation von d.velop local edit

2024-09-06T07:45:45Z

Fhartl: /* Einstellungen für d.velop local edit vornehmen */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Installation]] In dieser Anleitung wird beschrieben, wie man d.velop local edit installiert und zur Benutzung einrichtet. Mit. d.velop local edit kann man Dokumente aus der eAkte lokal bearbeiten und ins DMS zurückspeichern.

== Installation über den Ivanti Portal Manager ==

{{AnleitungScreenshot|Portal Manager.png|Zu sehen ist der Eintrag Ivanti Portal Manager im Startmenü von Windows.
|Navigieren Sie im Startmenü von Windows zu dem Ordner Ivanti Management. Dort finden Sie den Eintrag Portal Manager, den Sie mit einem Doppelklick öffnen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Portal_Manager_localedit.png|Zu sehen ist die Oberfläche des Ivanti Portal Managers mit dem Icon "I_UniBi_d.velop local edit".
|In der Oberfläche des Portal Managers finden Sie den Eintrag zu local edit unter dem Namen "I_UniBi_d.velop local edit".
}}
{{AnleitungScreenshot
|Portal_Manager_localedit_Download.png|Zu sehen ist ein Downloadbalken für das Plugin d.velop local edit.|Starten Sie den Download durch einen Klick auf den Eintrag.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Portal_Manager_localedit_Installation.png|Zu sehen ist ein Installationsbalken für das Plugin d.velop local edit.|Nach dem Download wird die Installation automatisch gestartet.
}}
Nach Abschluss der Installation fällt das Installationsfenster einfach zu. Mehr Rückmeldung gibt der Portal Manager nicht. Um sicherzugehen, dass d.velop local edit erfolgreich installiert wurde, kann man das Verzeichnis "C:\Program Files (x86)\d.velop\local edit" aufrufen.

== d.velop local edit händisch starten==

{{AnleitungScreenshot
|local_edit_Startmenu.png|Eintrag von d.velop local edit im Windows-Startmenü.|Nach der Installation wird d.velop local edit nicht automatisch gestartet. Wenn Sie z.B. Einstellungen verändern wollen (s.u.), dann starten Sie es am besten einmal händisch. Am einfachsten ist es, wenn Sie dafür im Windows Startmenü nach dem Begriff "local edit" suchen und die Applikation einmal mit Klick ausführen.
}}

== Einstellungen für d.velop local edit vornehmen ==

{{Information
|d.velop local edit ist auch ohne Anpassungen in den Einstellungen voll funktionsfähig. Die nachfolgenden Erläuterungen dienen der Individualisierbarkeit des Plugins.
}}

{{AnleitungScreenshot
|localedit_Menu.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray.|Wenn d.velop local edit bereits gestartet ist, kann man das Icon unten rechts in der Windowsleiste im System Tray finden. Dafür muss man die ausgeblendeten Icons anzeigen - durch einen Klick auf ^.
}}
{{AnleitungScreenshot
|localedit_MenuEinstellungen.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray inklusive des Kontextmenüs des Plugins.|Mit einem Rechtsklick auf das Icon zu d.velop local edit ergeben sich verschiedene Optionen. Neben den Einstellungen ist hier besonders die Möglichkeit das Plugin zu beenden hilfreich. Wenn man auf Einstellungen klickt, öffnet sich ein Menü.
}}
{{AnleitungScreenshot
|localedit_EinstellungenAllgemein2.png|Zu sehen ist der Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit kann man die Sprache des Plugins umstellen und aktivieren, ob es automatisch mit Windows gestartet wird.
}}
{{AnleitungScreenshot
|localedit_EinstellungenBearbeitung.png|Zu sehen ist der Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit kann man wählen, ob das Plugin die Standardverknüpfungen des Windows-Betriebssystem verwenden soll. Diese findet man unter dem Begriff Standard-Apps im Windows-Startmenü. Alternativ legt man für einzelne Dateiendungen fest, welche Applikation geöffnet werden soll. Wenn Sie hier eine falsche/ungünstige Verknüpfung gewählt haben, kann so die Verknüpfung wieder aufgehoben werden. Wenn d.velop local edit an dieser Stelle keine passende Verknüpfung zum Öffnen einer Appliaktion findet, wird der User gefragt, mit welcher Applikation gearbeitet werden soll.
}}

Datei:Localedit EinstellungenAllgemein.png

2024-09-06T07:44:16Z

Fhartl: Fhartl lud eine neue Version von Datei:Localedit EinstellungenAllgemein.png hoch

Installation von d.velop local edit

2024-09-06T06:21:05Z

Fhartl: /* Einstellungen für d.velop local edit vornehmen */

{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie man d.velop local edit installiert und zur Benutzung einrichtet. Mit. d.velop local edit kann man Dokumente aus der eAkte lokal bearbeiten und ins DMS zurückspeichern.
}}

__FORCETOC__
== Installation über den Ivanti Portal Manager ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Portal Manager.png|Zu sehen ist der Eintrag Ivanti Portal Manager im Startmenü von Windows.
|Navigieren Sie im Startmenü von Windows zu dem Ordner Ivanti Management. Dort finden Sie den Eintrag Portal Manager, den Sie mit einem Doppelklick öffnen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Portal_Manager_localedit.png|Zu sehen ist die Oberfläche des Ivanti Portal Managers mit dem Icon "I_UniBi_d.velop local edit".
|In der Oberfläche des Portal Managers finden Sie den Eintrag zu local edit unter dem Namen "I_UniBi_d.velop local edit".
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Portal_Manager_localedit_Download.png|Zu sehen ist ein Downloadbalken für das Plugin d.velop local edit.|Starten Sie den Download durch einen Klick auf den Eintrag.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Portal_Manager_localedit_Installation.png|Zu sehen ist ein Installationsbalken für das Plugin d.velop local edit.|Nach dem Download wird die Installation automatisch gestartet.
}}
Nach Abschluss der Installation fällt das Installationsfenster einfach zu. Mehr Rückmeldung gibt der Portal Manager nicht. Um sicherzugehen, dass d.velop local edit erfolgreich installiert wurde, kann man das Verzeichnis "C:\Program Files (x86)\d.velop\local edit" aufrufen.

== d.velop local edit händisch starten==

{{AnleitungScreenshotGroß
|local_edit_Startmenu.png|Eintrag von d.velop local edit im Windows-Startmenü.|Nach der Installation wird d.velop local edit nicht automatisch gestartet. Wenn Sie z.B. Einstellungen verändern wollen (s.u.), dann starten Sie es am besten einmal händisch. Am einfachsten ist es, wenn Sie dafür im Windows Startmenü nach dem Begriff "local edit" suchen und die Applikation einmal mit Klick ausführen.
}}

== Einstellungen für d.velop local edit vornehmen ==

{{Information
|d.velop local edit ist auch ohne Anpassungen in den Einstellungen voll funktionsfähig. Die nachfolgenden Erläuterungen dienen der Individualisierbarkeit des Plugins.
}}

{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_Menu.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray.|Wenn d.velop local edit bereits gestartet ist, kann man das Icon unten rechts in der Windowsleiste im System Tray finden. Dafür muss man die ausgeblendeten Icons anzeigen - durch einen Klick auf ^.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_MenuEinstellungen.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray inklusive des Kontextmenüs des Plugins.|Mit einem Rechtsklick auf das Icon zu d.velop local edit ergeben sich verschiedene Optionen. Neben den Einstellungen ist hier besonders die Möglichkeit das Plugin zu beenden hilfreich. Wenn man auf Einstellungen klickt, öffnet sich ein Menü.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_EinstellungenAllgemein.png|Zu sehen ist der Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit kann man die Sprache des Plugins umstellen und aktivieren, ob es automatisch mit Windows gestartet wird.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_EinstellungenBearbeitung.png|Zu sehen ist der Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit kann man wählen, ob das Plugin die Standardverknüpfungen des Windows-Betriebssystem verwenden soll. Diese findet man unter dem Begriff Standard-Apps im Windows-Startmenü. Alternativ legt man für einzelne Dateiendungen fest, welche Applikation geöffnet werden soll. Wenn Sie hier eine falsche/ungünstige Verknüpfung gewählt haben, kann so die Verknüpfung wieder aufgehoben werden. Wenn d.velop local edit an dieser Stelle keine passende Verknüpfung zum Öffnen einer Appliaktion findet, wird der User gefragt, mit welcher Applikation gearbeitet werden soll.
}}

Installation von d.velop local edit

2024-09-03T14:40:02Z

Fhartl: /* d.velop local edit händisch starten */

{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie man d.velop local edit installiert und zur Benutzung einrichtet. Mit. d.velop local edit kann man Dokumente aus der eAkte lokal bearbeiten und ins DMS zurückspeichern.
}}

__FORCETOC__
== Installation über den Ivanti Portal Manager ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Portal Manager.png|Zu sehen ist der Eintrag Ivanti Portal Manager im Startmenü von Windows.
|Navigieren Sie im Startmenü von Windows zu dem Ordner Ivanti Management. Dort finden Sie den Eintrag Portal Manager, den Sie mit einem Doppelklick öffnen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Portal_Manager_localedit.png|Zu sehen ist die Oberfläche des Ivanti Portal Managers mit dem Icon "I_UniBi_d.velop local edit".
|In der Oberfläche des Portal Managers finden Sie den Eintrag zu local edit unter dem Namen "I_UniBi_d.velop local edit".
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Portal_Manager_localedit_Download.png|Zu sehen ist ein Downloadbalken für das Plugin d.velop local edit.|Starten Sie den Download durch einen Klick auf den Eintrag.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Portal_Manager_localedit_Installation.png|Zu sehen ist ein Installationsbalken für das Plugin d.velop local edit.|Nach dem Download wird die Installation automatisch gestartet.
}}
Nach Abschluss der Installation fällt das Installationsfenster einfach zu. Mehr Rückmeldung gibt der Portal Manager nicht. Um sicherzugehen, dass d.velop local edit erfolgreich installiert wurde, kann man das Verzeichnis "C:\Program Files (x86)\d.velop\local edit" aufrufen.

== d.velop local edit händisch starten==

{{AnleitungScreenshotGroß
|local_edit_Startmenu.png|Eintrag von d.velop local edit im Windows-Startmenü.|Nach der Installation wird d.velop local edit nicht automatisch gestartet. Wenn Sie z.B. Einstellungen verändern wollen (s.u.), dann starten Sie es am besten einmal händisch. Am einfachsten ist es, wenn Sie dafür im Windows Startmenü nach dem Begriff "local edit" suchen und die Applikation einmal mit Klick ausführen.
}}

== Einstellungen für d.velop local edit vornehmen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_Menu.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray.|Wenn d.velop local edit bereits gestartet ist, kann man das Icon unten rechts in der Windowsleiste im System Tray finden. Dafür muss man die ausgeblendeten Icons anzeigen - durch einen Klick auf ^.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_MenuEinstellungen.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray inklusive des Kontextmenüs des Plugins.|Mit einem Rechtsklick auf das Icon zu d.velop local edit ergeben sich verschiedene Optionen. Neben den Einstellungen ist hier besonders die Möglichkeit das Plugin zu beenden hilfreich. Wenn man auf Einstellungen klickt, öffnet sich ein Menü.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_EinstellungenAllgemein.png|Zu sehen ist der Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit kann man die Sprache des Plugins umstellen und aktivieren, ob es automatisch mit Windows gestartet wird.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_EinstellungenBearbeitung.png|Zu sehen ist der Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit kann man wählen, ob das Plugin die Standardverknüpfungen des Windows-Betriebssystem verwenden soll. Diese findet man unter dem Begriff Standard-Apps im Windows-Startmenü. Alternativ legt man für einzelne Dateiendungen fest, welche Applikation geöffnet werden soll. Wenn Sie hier eine falsche/ungünstige Verknüpfung gewählt haben, kann so die Verknüpfung wieder aufgehoben werden. Wenn d.velop local edit an dieser Stelle keine passende Verknüpfung zum Öffnen einer Appliaktion findet, wird der User gefragt, mit welcher Applikation gearbeitet werden soll.
}}

Installation von d.velop local edit

2024-09-03T14:39:29Z

Fhartl: /* d.velop local edit händisch starten */

{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie man d.velop local edit installiert und zur Benutzung einrichtet. Mit. d.velop local edit kann man Dokumente aus der eAkte lokal bearbeiten und ins DMS zurückspeichern.
}}

__FORCETOC__
== Installation über den Ivanti Portal Manager ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Portal Manager.png|Zu sehen ist der Eintrag Ivanti Portal Manager im Startmenü von Windows.
|Navigieren Sie im Startmenü von Windows zu dem Ordner Ivanti Management. Dort finden Sie den Eintrag Portal Manager, den Sie mit einem Doppelklick öffnen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Portal_Manager_localedit.png|Zu sehen ist die Oberfläche des Ivanti Portal Managers mit dem Icon "I_UniBi_d.velop local edit".
|In der Oberfläche des Portal Managers finden Sie den Eintrag zu local edit unter dem Namen "I_UniBi_d.velop local edit".
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Portal_Manager_localedit_Download.png|Zu sehen ist ein Downloadbalken für das Plugin d.velop local edit.|Starten Sie den Download durch einen Klick auf den Eintrag.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Portal_Manager_localedit_Installation.png|Zu sehen ist ein Installationsbalken für das Plugin d.velop local edit.|Nach dem Download wird die Installation automatisch gestartet.
}}
Nach Abschluss der Installation fällt das Installationsfenster einfach zu. Mehr Rückmeldung gibt der Portal Manager nicht. Um sicherzugehen, dass d.velop local edit erfolgreich installiert wurde, kann man das Verzeichnis "C:\Program Files (x86)\d.velop\local edit" aufrufen.

== d.velop local edit händisch starten==

{{AnleitungScreenshotGroß
|local_edit_Startmenu.png|Nach der Installation wird d.velop local edit nicht automatisch gestartet. Wenn Sie z.B. Einstellungen verändern wollen (s.u.), dann starten Sie es am besten einmal händisch. Am einfachsten ist es, wenn Sie dafür im Windows Startmenü nach dem Begriff "local edit" suchen und die Applikation einmal mit Klick ausführen.
}}

== Einstellungen für d.velop local edit vornehmen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_Menu.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray.|Wenn d.velop local edit bereits gestartet ist, kann man das Icon unten rechts in der Windowsleiste im System Tray finden. Dafür muss man die ausgeblendeten Icons anzeigen - durch einen Klick auf ^.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_MenuEinstellungen.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray inklusive des Kontextmenüs des Plugins.|Mit einem Rechtsklick auf das Icon zu d.velop local edit ergeben sich verschiedene Optionen. Neben den Einstellungen ist hier besonders die Möglichkeit das Plugin zu beenden hilfreich. Wenn man auf Einstellungen klickt, öffnet sich ein Menü.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_EinstellungenAllgemein.png|Zu sehen ist der Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit kann man die Sprache des Plugins umstellen und aktivieren, ob es automatisch mit Windows gestartet wird.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_EinstellungenBearbeitung.png|Zu sehen ist der Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit kann man wählen, ob das Plugin die Standardverknüpfungen des Windows-Betriebssystem verwenden soll. Diese findet man unter dem Begriff Standard-Apps im Windows-Startmenü. Alternativ legt man für einzelne Dateiendungen fest, welche Applikation geöffnet werden soll. Wenn Sie hier eine falsche/ungünstige Verknüpfung gewählt haben, kann so die Verknüpfung wieder aufgehoben werden. Wenn d.velop local edit an dieser Stelle keine passende Verknüpfung zum Öffnen einer Appliaktion findet, wird der User gefragt, mit welcher Applikation gearbeitet werden soll.
}}

Installation von d.velop local edit

2024-09-03T14:37:11Z

Fhartl:

{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie man d.velop local edit installiert und zur Benutzung einrichtet. Mit. d.velop local edit kann man Dokumente aus der eAkte lokal bearbeiten und ins DMS zurückspeichern.
}}

__FORCETOC__
== Installation über den Ivanti Portal Manager ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Portal Manager.png|Zu sehen ist der Eintrag Ivanti Portal Manager im Startmenü von Windows.
|Navigieren Sie im Startmenü von Windows zu dem Ordner Ivanti Management. Dort finden Sie den Eintrag Portal Manager, den Sie mit einem Doppelklick öffnen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Portal_Manager_localedit.png|Zu sehen ist die Oberfläche des Ivanti Portal Managers mit dem Icon "I_UniBi_d.velop local edit".
|In der Oberfläche des Portal Managers finden Sie den Eintrag zu local edit unter dem Namen "I_UniBi_d.velop local edit".
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Portal_Manager_localedit_Download.png|Zu sehen ist ein Downloadbalken für das Plugin d.velop local edit.|Starten Sie den Download durch einen Klick auf den Eintrag.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Portal_Manager_localedit_Installation.png|Zu sehen ist ein Installationsbalken für das Plugin d.velop local edit.|Nach dem Download wird die Installation automatisch gestartet.
}}
Nach Abschluss der Installation fällt das Installationsfenster einfach zu. Mehr Rückmeldung gibt der Portal Manager nicht. Um sicherzugehen, dass d.velop local edit erfolgreich installiert wurde, kann man das Verzeichnis "C:\Program Files (x86)\d.velop\local edit" aufrufen.

== d.velop local edit händisch starten==

{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_Startmenu.png|Nach der Installation wird d.velop local edit nicht automatisch gestartet. Wenn Sie z.B. Einstellungen verändern wollen (s.u.), dann starten Sie es am besten einmal händisch. Am einfachsten ist es, wenn Sie dafür im Windows Startmenü nach dem Begriff "local edit" suchen und die Applikation einmal mit Klick ausführen.
}}

== Einstellungen für d.velop local edit vornehmen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_Menu.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray.|Wenn d.velop local edit bereits gestartet ist, kann man das Icon unten rechts in der Windowsleiste im System Tray finden. Dafür muss man die ausgeblendeten Icons anzeigen - durch einen Klick auf ^.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_MenuEinstellungen.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray inklusive des Kontextmenüs des Plugins.|Mit einem Rechtsklick auf das Icon zu d.velop local edit ergeben sich verschiedene Optionen. Neben den Einstellungen ist hier besonders die Möglichkeit das Plugin zu beenden hilfreich. Wenn man auf Einstellungen klickt, öffnet sich ein Menü.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_EinstellungenAllgemein.png|Zu sehen ist der Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit kann man die Sprache des Plugins umstellen und aktivieren, ob es automatisch mit Windows gestartet wird.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_EinstellungenBearbeitung.png|Zu sehen ist der Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit kann man wählen, ob das Plugin die Standardverknüpfungen des Windows-Betriebssystem verwenden soll. Diese findet man unter dem Begriff Standard-Apps im Windows-Startmenü. Alternativ legt man für einzelne Dateiendungen fest, welche Applikation geöffnet werden soll. Wenn Sie hier eine falsche/ungünstige Verknüpfung gewählt haben, kann so die Verknüpfung wieder aufgehoben werden. Wenn d.velop local edit an dieser Stelle keine passende Verknüpfung zum Öffnen einer Appliaktion findet, wird der User gefragt, mit welcher Applikation gearbeitet werden soll.
}}

Datei:Local edit Startmenu.png

2024-09-03T14:35:38Z

Fhartl:

Hausrundschreiben erstellen in DMS/eAkte

2024-09-03T13:47:30Z

Fhartl: /* Hausrundschreiben-Dokument mit Inhalt füllen */

{{Anleitung}}[[category:Hausrundschreiben]][[kategorie:Ablage]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in DMS/eAkte mit Hilfe einer Vorlage ein Hausrundschreiben erstellen und genehmigen lassen können. Zusätzlich erfahren Sie, wie ein Anhang zum Hausrundschreiben hochgeladen werden kann.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Erstellen von Hausrundschreiben in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto:6a8129eb-960f-4087-b94d-accb00da8de6|Videoplattform Panopto]].
}}

== Hausrundschreiben mit Vorlage erstellen ==
=== Hausrundschreiben-Dokument erstellen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Hausrundschreiben zu erstellen, müssen Sie auf der Startseite des DMS/eAkte auf die Kachel '''Office-Vorlagen''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Vorlage.png|Unter "Verfügbare Vorlagen" ist neben dem Word-Symbol das Wort "Hausrundschreiben" zu sehen. Rechts davon sind ein Plus-Symbol sowie ein Symbol mit einem Pfeil nach unten zu einem Querstrich zu sehen.
|Wählen Sie unter Verfügbare Vorlagen '''Hausrundschreiben''' aus und klicken Sie rechts davon auf das Plus-Symbol.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es erscheint eine Meldung, dass das Dokument aus der Vorlage erfolgreich erzeugt wurde, die Sie mit einem Klick auf '''Gelesen''' bestätigen können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Eigenschaften.png|Die Eigenschaften des Dokuments "neues Hausrundschreiben" werden angezeigt. Auf der rechten Seite, fast ganz oben ist ein einzelnes Stift-Symbol farblich hervorgehoben.
|Sie werden nun auf das Dokument weitergeleitet. Bitte füllen im nächsten Schritt die Metadaten zu dem Dokument aus. Wechseln Sie dafür in den Reiter '''Eigenschaften''' und klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts oben, um die Metadaten zu pflegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Pflegen Sie dort bitte folgende Felder mit Informationen zu dem betreffenden Hausrundschreiben ein: <br>
* '''Betreff''' – Titel des Hausrundschreibens (im Standard steht hier "Neues Hausrundschreiben")
* '''Register''' – Handelt es sich um ein Informationsschreiben oder eine Organisationsänderung?
* '''verantwortliche Einrichtung''' – Wer ist für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich?
Wenn Sie alle Felder befüllt haben, klicken Sie rechts unten auf '''Speichern'''. Sie bekommen eine Meldung eingeblendet, dass die Änderungen erfolgreich gespeichert wurden. Der Stand des Entwurfs wird Ihnen in der Vorschau unter dem Reiter '''Anzeige''' angezeigt.
}}

=== Hausrundschreiben-Dokument mit Inhalt füllen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um das Hausrundschreiben mit Inhalten zu füllen, müssen Sie es in Bearbeitung nehmen. <br>
Dafür klicken Sie oben rechts im Menü neben dem Dokumententitel auf das Symbol mit Block und Stift. Im rechten Menü erscheint daraufhin das Local Edit-Symbol, auf das Sie anschließend klicken müssen, um das Dokument in Bearbeitung zu nehmen. Es öffnet sich erneut ein Anmeldefenster und Sie müssen sich mit Ihren Login-Daten bzw. mit einem klick auf die Schaltfläche '''mit Shibboleth anmelden'''.<br>
Sie können nun die Inhalte des Hausrundschreibens befüllen. Dies sind:
* die Kontaktdaten der Person, die für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich sind
* das Auswahlfeld zur Art des Hausrundschreibens
* der Betreff des Hausrundschreibens
* der Inhalt des Hausrundschreibens
}}
{{Hinweis
|Der Verteiler des Hausrundschreibens muss nicht mehr befüllt werden und wurde daher nicht in die Vorlage integriert.
}}
Wenn Sie die Bearbeitung des Hausrundschreibens beenden wollen, klicken Sie auf das Speichern-Symbol Ihres Bearbeitungsprogramms und kehren zum Hausrundschreiben in DMS/eAkte zurück. Klicken Sie dort im Menü oberhalb der Dokumentanzeige auf das Haken-Symbol. Gegebenenfalls werden Sie vom System gebeten, eine Bearbeitungsnotiz zu hinterlegen. Hier können Sie z.B. Erstellung Hausrundschreiben eintragen.
{{Hinweis
|Je nach Bildschirmeinstellungen und -größe verbirgt sich das Haken-Symbol möglicherweise hinter einem so genannten Burgermenü (drei übereinander liegende Punkte).
}}
{{AnleitungAbsatz
|Damit ist das Dokument gespeichert und der aktuelle Stand kann anderen Personen freigegeben werden (z.B. zur Genehmigung). Sie können das Dokument jederzeit wieder in Bearbeitung nehmen, indem Sie erneut auf den Symbol mit Block und Stift klicken und den eben beschriebenen Prozess durchlaufen.
}}

== Hausrundschreiben genehmigen lassen ==
{{AnleitungAbsatz
|Ist das Hausrundschreiben fertig bearbeitet, legen Sie es den genehmigenden Personen per eLaufmappe vor.
}}

{{AnleitungScreenshot|Hausrundschreiben Ad-hoc.png|Sie sehen den oberen, rechten Ausschnitt der Dokumentansicht des DMS mit der horizontalen und vertikalen Menüleiste. An der untersten Stelle der vertikalen Menüleiste ist das Workflow-Symbol, welches als ein Kreis mit drei Punkten dargestellt ist, mit einer farblichen Markierung zu sehen.
|Klicken Sie dafür auf das Verfügungsworkflow starten-Symbol (Kreis mit Punkten). Anschließend können Sie eine eLaufmappe erstellen.
}}

{{Verweis
|Eine Anleitung zur eLaufmappe finden Sie unter [[eLaufmappe in DMS/eAkte]]. In der Anleitung wird auch erklärt, wie Sie ein Hausrundschreiben genehmigen können.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wurden die Genehmigung für das Hausrundschreiben erteilt, informieren Sie die Sachbearbeitung Hausrundschreiben darüber. Die Kontaktdaten finden Sie im [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/PersonDetail.jsp?personId=111991 PEVZ]. Diese wird die weiteren Schritte (Veröffentlichung und Bekanntmachung) einleiten.
}}

== Anhang zum Hausrundschreiben hochladen ==
{{AnleitungAbsatz
|Soll zu dem Hausrundschreiben noch ein Anhang mit abgelegt werden, so müssen Sie diesen separat in das DMS hochladen. Legen Sie den Anhang immer in der Akte „Hausrundschreiben“ ab.
}}
{{Verweis
|Die ersten Schritte zum Hochladen von Dokumenten finden sie in der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Hinzufügen von Anhängen zu Hausrundschreiben finden Sie auf der [[panopto:6c38a5ac-21a0-4da5-acdb-acbd00751e95|Videoplattform Panopto]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Erscheinen der Maske zur Eingabe der Metadaten füllen sie die Felder '''Kategorie''', '''Betreff''', '''Register''', '''verantwortliche Einrichtung''' und '''Status''' mit dem exakt gleichen Inhalt aus, den Sie auch bei dem Hausrundschreiben zu diesem Anhang eigegeben haben.<br>
Im Feld '''Dokumenttyp''' wählen Sie anschließend '''Anhang''' aus. Der Dokumenttyp wird im DMS gemeinsam mit dem Betreff im Titel angezeigt, wodurch ersichtlich wird, ob es sich um das Hausrundschreiben oder den dazugehörigen Anhang handelt.<br>
Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Element gespeichert.png|Es ist die Meldung "Das Element wurde erfolgreich gespeichert." zu sehen. Drunter ist die Schaltfläche "Element anzeigen" abgebildet.
|Sie erhalten im unteren Bildabschnitt die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde. Sie können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie befinden sich nun auf dem Dokument. Kopieren Sie nun den Link in der Browserzeile.
}}
{{Hinweis
|Diesen '''Link sollten Sie möglichst in das Dokument zum Hausrundschreiben integrieren''', um für die Nutzer*innen eine Verbindung zwischen Hausrundschreiben und Anhang zu erzeugen.
}}

== Exkurs: Hausrundschreiben suchen ==
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum Thema Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein bestimmtes Hausrundschreiben zu finden, klicken Sie auf der Startseite des DMS auf die Kachel '''Suche'''.<br>
In der Suchmaske können Sie nun verschiedene Felder füllen. Um alle Hausrundschreiben zu finden, wählen Sie im Feld '''Kategorie auswählen''' die Kategorie '''Wissensdokumente''' aus.<br>
In den Metadatenfeldern unten wählen Sie unter '''Dokumenttyp''' Hausrundschreiben aus (wenn sie nach Anhängen zu Hausrundschreiben suchen, wählen Sie Anhang aus). Mit einem Klick auf '''Suchen''' werden Ihnen nun alle Hausrundschreiben angezeigt. Über die weiteren Felder können Sie die Auswahl weiter eingrenzen, z.B. nach der Art des Rundschreibens (unter '''Register'''), dem '''Betreff''' und weiteres. Da das DMS eine Volltextsuche ermöglicht, können Sie im Feld '''Suchbegriff eingeben''' auch nach Inhalten des Hausrundschreibens suchen.
}}

Schnelleinstieg in DMS/eAkte

2024-09-03T13:44:58Z

Fhartl: /* Anmeldung in DMS/eAkte */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Einstieg]]{{AnleitungAbsatz
|Im Kapitel Schnelleinstieg werden Ihnen die grundlegenden Funktionen des Dokumentenmanagementsystems DMS/eAkte näher gebracht, wie Anmeldung am System, der Startseite und persönlichen Einstellungen. Außerdem finden Sie jeweils Verweise auf ausführlichere Anleitungen zu den jeweils angeschnittenen Funktionen oder Themenbereichen.
}}

{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zu Anmeldung im Dokumentenmanagementsystem und Dashboard finden Sie auf der [[panopto: d6639ffe-16ad-4ee7-9b00-b10e00775ad7 | Videoplattform Panopto]].
}}

== Anmeldung in DMS/eAkte ==

{{AnleitungScreenshot|Anmeldung Shibboleth.png|Anmeldemaske des Dokumentenmanagementsystems
|Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte ist unter der Adresse https://eakte.uni-bielefeld.de erreichbar. Innerhalb der Uni können Sie das Dokumentenmanagementsystem über Eduroam aufrufen, außerhalb nur per VPN-Verbindung. Beim Aufrufen der Webseite erscheint eine Authentifizierungsmaske.
}}
{{Verweis|Weitere Informationen zum Zugang mit VPN erhalten Sie auf [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/infra/vpn/index.xml den Seiten des BITS].
}}
Bei der Anmeldung stehen Ihnen zwei verschiedene Wege zur Verfügung.

=== Web-Authentifizierung ===

Mit Klick auf den Button "Mit Shibboleth anmelden" werden Sie zwischenzeitlich auf die Anmeldeseite der Web-Authentifizierung mit Shibboleth umgeleitet. Nach der Anmeldung dort kehren Sie automatisch zum Dokumentenmanagementsystem {{Tooltip|DMS}} zurück.

{{Verweis|Weitere Informationen zur Web-Authentifizierung erhalten Sie auf [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/aus/web-authentifizierung/ den Seiten des BITS].
}}

=== Anmeldung mit E-Mailadresse oder Kennung ===

Alternativ verwenden Sie Ihre eMail-Adresse oder Ihre Kennung mit dem entsprechenden Passwort. Die Kennung erhält dabei ein vorangestelltes '''ad\''' (Beispiel: ad\mmusterfrau).
{{Verweis|Eine Übersicht über die richtige Verwendung Ihrer Passwörter erhalten Sie auf [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/aus/account/uebersicht/index.xml den Seiten des BITS].
}}

== Abmeldung aus DMS/eAkte ==

{{AnleitungScreenshot|Schnelleinstieg Abmelden.png|In der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte ist das persönliche Menü geöffnet. Es enthält die Punkte Ihr Profil, Abwesenheitsstatus und Abmelden. Abmelden ist durch einen roten Kasten hervorgehoben. Die restliche Ansicht des DMS/eAkte ist abgedunkelt.
|Um eine Anmeldung in DMS/eAkte aktiv zu beenden, klicken Sie auf die farbig angedeutete Figur in der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte. Es öffnet sich ein Menü. Klicken Sie dort auf '''Abmelden''' um Ihre Sitzung zu beenden.
}}
{{Information
|Eine Anmeldung in DMS/eAkte wird auch nach 8 Stunden Inaktivität oder beim Schließen des Browsers beendet.
}}

== Startseite ==

{{AnleitungAbsatz
|Das Dashboard ist die Startseite in DMS/eAkte, die Sie nach der Anmeldung erreichen. Alternativ können Sie auch die klassischen Kachel-Ansicht als Startseite nutzen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sowohl bei der Dashboard-Ansicht als auch bei der klassischen Kachel-Ansicht, können Sie sich zwei Menüzeilen und mehrere Kacheln anzeigen lassen.
In beiden Ansichten sind die Bezeichnungen der Funktionen identisch. Ein wesentlicher Unterschied besteht zum einen in den Anordnungsmöglichkeiten der Funktionen und zum anderen beinhaltet das Dashboard zusätzliche Funktionen wie '''Zuletzt bearbeitet''', '''Favorisiert''' und '''Direktsuche'''. Ein weiterer Unterschied ist die Bezeichnung der dargestellten Funktionen. Im Dashboard heißen die Funktionen Widgets und in der klassischen Ansicht Kacheln.
}}
{{Information
|Möglicherweise unterscheidet sich Ihre Anzeige hinsichtlich der Anzahl der Widgets bzw. Kacheln von dieser Beschreibung. Das hängt dann entweder von Ihren Rechten oder ihrer Konfigurationen in DMS/eAkte ab.
}}

=== Dashboard ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dashboard.png|Dashboard des Dokumentenmanagementsystems. Unter zwei Menüzeilen befinden sich die Widgets, die verschiedene Funktionen von DMS/eAkte aufrufen. In dieser Abbildung befinden sich folgende Widgets in der ersten Zeile: Aufgaben und Nachrichten, Prozesse, Konfiguration, Suche, Persönliche Aktivitäten, in der zweiten Zeile: Aktenplan, Konfiguration, Workflow-Dashboard, Aufgaben und Nachrichten, in der dritten Zeile: Office-Vorlagen, Prozesse, Aufgaben.
|Nach der Anmeldung gelangen Sie auf das Dashboard in DMS/eAkte. Durch Anklicken der Widgets gelangen Sie zu den einzelnen Funktionen des Dokumentenmanagementsystems.
}}
{{Verweis
|Widgets mit tiefergehenden Funktionen werden hier erläutert:
* [[Suche in DMS/eAkte#Widget Suche mit Suchschlitz|Widget Suche mit Suchschlitz]],
* [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Widget Favorisiert|Widget Favorisiert]],
* [[Widget Zuletzt bearbeitet in DMS/eAkte|Widget Zuletzt bearbeitet]] und
* [[Widget Beobachtet in DMS/eAkte|Widget Beobachtet]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Oberhalb der Widgets befinden sich auf der Startseite zwei Menüzeilen mit jeweils mehreren Schaltflächen. Die Funktionen der einzelnen Schaltflächen sind im Folgenden beschrieben.
# '''Andere Anwendungen'''
#:Die Schaltfläche befindet sich oben rechts auf der Startseite und wird in Form von sechs kleinen Vierecken dargestellt. Hierüber können Sie zusätzlich einzelne Funktionen aufrufen, unabhängig davon, wo Sie sich im DMs befinden. Somit haben Sie einen sogenannten Schnellzugriff auf einzelne Funktionen, ohne dafür auf die Startseite zu wechseln.
# '''Hilfe'''
#: Die Hilfe befindet sich oben rechts neben der Schaltfläche '''Andere Anwendung'''. Sie wird in Form eines Fragezeichens dargestellt. Die Funktion wird derzeit an der Uni Bielefeld nicht genutzt!
# '''Abmelden'''
#: Die Schaltfläche '''Abmelden''' befindet sich ebenfalls oben rechts und wird in Form eines User-Icons dargestellt. Hier können Sie sich abmelden, aber auch eine Abwesenheit festlegen und User-Infos einsehen.
# '''Weitere Informationen'''
#: Über die drei Punkte oben rechts können Sie ein weiteres DMS-Fenster öffnen.
# '''Klassische Ansicht anzeigen'''
#: Die Schaltfläche '''klassische Ansicht''' befindet sich unterhalb der zuvor genannten Funktionen. Hiermit können Sie zur klassischen Ansicht wechseln.
# '''Widgets hinzufügen'''
#: Die Schaltfläche '''Widgets''' befindet sich oben rechts neben dem Button klassische Ansicht. Hierüber können Sie sich weitere oder ausgeblendete Widgets anzeigen lassen.
}}

{{AnleitungScreenshot|Widget_Persönlicher_Bereich.png|Es wird das Widget Persönlicher Bereich angezeigt. Es handelt sich um eine rechteckige Schaltfläche mit der Bezeichnung Persönlicher Bereich. An der linken Seite befindet sich ein Symbol, bestehend aus insgesamt sechs Punkten, angeordnet in zwei Spalten zu je drei. Am rechten Rand befindet sich ein weiteres Symbol, drei Punkte vertikal ausgerichtet. Umten rechts in der Ecke sind zwei Striche, die ein Dreieck andeuten.
|'''Widgets individuell anpassen'''
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie Ihren Mauszeiger auf das Symbol mit den sechs Punkten neben dem Widget positionieren und dann die Maustaste gedrückt halten, können Sie das Widget auf dem Dashboard verschieben.
Mit den beiden Strichen an der rechten unteren Ecke eines Widgets, lässt sich auf die selbe Weise die Breite ein Widget verändern.
Über die drei Punkte rechts neben einem Widget, wird Ihnen '''Entfernen''' und - bei einigen Widgets - '''Aktualisieren''' angeboten.

Mit '''Entfernen''' entfernen Sie das Widget vom Dashboard. Sie können es aber jederzeit unter '''+ Widget hinzufügen''' einblenden.
'''Aktualisieren''' wird Ihnen nur bei Widgets präsentiert, die über eine Anzeigefunktion verfügen, um diese auf den nächsten Stand zu bringen.
}}

=== Klassische Ansicht ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Schnelleinstieg Startseite.png|Startseite des Dokumentenmanagementsystems. Unter zwei Menüzeilen befinden sich als Kacheln designt die verschiedenen Funktionen von DMS/eAkte. In dieser Ansicht gibt es die Kacheln 1. Zeile: Aufgaben und Nachrichten, Prozesse, Konfiguration, 2. Zeile: Office-Vorlagen, Arbeiten mit DMS/eAkte, Persönlicher Bereich, 3. Zeile: Suche, Aktenplan und Workflow-Dashboard und in der 4. Zeile Wiki DMS/eAkte.
|Alternativ zum Dashboard können Sie die klassische Ansicht als Startseite in DMS/eAkte festlegen. Die Kacheln enthalten verschiedene Einstiegsmöglichkeiten in das Dokumentenmanagementsystem.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Oberhalb der Kacheln befinden sich auf der Startseite zwei Menüzeilen mit jeweils vier Schaltflächen. Die Funktionen der einzelnen Schaltflächen sind im vorherigen Abschnitt '''Dashboard''' beschrieben. Alle weiteren Funktionen der einzelnen Schaltflächen, die sich rechts oben befinden werden nachfolgend beschrieben.
# '''Dashboard-Ansicht anzeigen'''
#: Hiermit wechseln Sie zur Dashboard-Ansicht.
# '''Favoriten anzeigen'''
#: Hier können Sie die Ansicht auf Kacheln beschränken, die Sie zuvor über das Sternsymbol als Favorit markiert haben, um eine individuelle Ansicht mit den für Sie relevanten Kacheln zu erstellen.
# '''Features Filtern'''
#: Über das Lupen-Symbol können Sie nach Kacheln auf der Startseite filtern.
# '''Features neu laden'''
#: Hier können Sie die angezeigten Kacheln (Features) auf der Startseite laden.
# '''Gruppierung verwalten'''
#: Über diese Funktion können Sie Gruppierungen der Features (Kacheln) vornehmen

}}

{{AnleitungScreenshot|Startseite_Persönlicher_Bereich.png|Es wird das Feature Persönlicher Bereich angezeigt. Es handelt sich um eine rechteckige Schaltfläche mit der Bezeichnung Persönlicher Bereich. Am unteren rechten Rand befindet sich ein fünfzackiger Stern sowie ein i in einem Kreis.
|'''Kacheln in DMS/eAkte anpassen
'''}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie auf das '''i''' in einer Kachel klicken, erhalten Sie eine nähere Beschreibung zu der Funktion, die mit diesem Feature aufgerufen wird.
Klicken Sie auf den Stern, '''Zu Favoriten hinzufügen''', markieren Sie diese Kachel bzw. Funktion als Favoriten. Die Startseite erhält dadurch im oberen Teil einen Bereich für Ihre favorisierten Features. Da sich die Features der Startseite - anders als die Widgets der Startseite - nicht löschen lassen, ist diese Funktion hilfreich, wenn Sie nur wenige Features nutzen.
}}

=== Aufgaben ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Aufgaben_Postkorb.png|Übersicht der Maske Aufgaben und Nachrichten mit einer Nachricht und einer Aufgabe als Beispiel.
|Mit einem Klick auf die Kachel '''Aufgaben''' gelangen Sie in Ihren Postkorb. Der Postkorb enthält Nachrichten, die das DMS automatisiert versendet oder die von Nutzer*innen verschickt wurden. Sie können den Postkorb z.B. auch als persönliche Gedächtnisstütze nutzen oder andere User*innen um die Bearbeitung oder Mitzeichnung eines Dokuments bitten. Wird ein Dokument zwischen zwei User*innen hin- und hergeschickt, wird jeder Posteingang protokolliert.
}}
{{AnleitungAbsatz|Neue Nachrichten werden in Ihrem Postkorb '''fett''' markiert. Es wird unterschieden zwischen Aufgaben und Verfügungsworkflow/eLaufmappe. Aufgaben kann jede*r User*in individuell gestalten und sich selbst oder anderen über den Postkorb zustellen. Der wesentliche Unterschied zwischen Aufgaben und Verfügungsworkflow/eLaufmappe liegt darin, dass Aufgaben nicht am Dokument protokolliert werden. Der Verfügungsworkflow/eLaufmappe hingegen schon.
Sie können die Aufgaben, Verfügungsworkflow/eLaufmappe bearbeiten, in dem Sie auf die Aufgabe oder den Verfügungsworkflow/eLaufmappe klicken und dann entsprechend bearbeiten.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Bearbeitung und Erstellung von '''Aufgaben''' finden Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum '''Verfügungsworkflow''' finden Sie in der Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
Informationen zur '''eLaufmappe''' finden Sie in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Prozesse ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Prozessübersicht.png|Übersicht der weiterer Kacheln beziehungsweise Funktionen unterhalb der Kachel Prozesse.
|Das Prozessportal ist vor allem für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gedacht. Es gibt an dieser Stelle die Möglichkeit, verschiedenste Formulare zum Ausfüllen bereitzustellen, Vorgänge zu erstellen oder auf weitere Funktionalitäten des Systems zuzugreifen. Die Ansicht kann je nach den erteilten Berechtigungen unterschiedlich aussehen. Für die spezifischen Inhalte der einzelnen Kacheln finden Sie in der Regel eigenständige Anleitungen.
}}

=== Suche ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie können in der Suche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]].
}}

== Navigation im Dokumentenmanagementsystem ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Navigation.png|Adresszeile des Dokumentenmanagementsystems anhand eines Beispiels.
|Wenn Sie innerhalb des Dokumentenmanagementsystem zurück navigieren wollen, dürfen Sie nicht den Zurück-Button des Browsers verwenden, sondern müssen zwingend über die Adresszeile oberhalb des Dokumentenmanagementsystems navigieren. Bei einem Klick auf das Haus-Symbol gelangen Sie immer wieder zur Startseite.
}}

== Favoriten speichern ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Favoriten speichern.png|Geöffnetes Kontextmenü anhand des Beispiels eines Dokumenten.
|Dateien, Vorgänge oder Akten, auf die Sie häufiger zugreifen, können als Favoriten abgespeichert werden. Dafür klicken Sie rechts neben der Datei, dem Vorgang oder der Akte auf die drei Punkte und wählen im Kontextmenü '''Zur Liste hinzufügen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshot|Favoriten speichern in Liste.png|Darstellung der Liste für die Favoriten.
|Anschließend wählen Sie die Liste aus, in der das Element hinzugefügt werden soll. Neben der Standardliste '''Favoriten''' können sie durch einen Klick auf '''+ Neue Liste erstellen''' eine eigene Liste erzeugen. Drücken Sie auf '''Speichern''', um die Auswahl zu bestätigen.
}}

== Export Trefferliste ==

{{AnleitungAbsatz|Sie können eine Trefferliste beziehungsweise Ergebnisliste, z.B. einer Suche, als CSV oder Excel exportieren.
}}
{{Verweis| Informationen zum Export der Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Export Trefferliste in DMS/eAkte|Export Trefferliste]].
}}

== Datei-Status und Dateisymbol ==

=== Datei-Status ===

{{AnleitungAbsatz
|Der farbige Punkt (je nach Ansicht) in der Tabellenansicht in der Spalte '''Status''', zeigt den jeweiligen Status eines Dokumentes oder einer Akte an:

'''Bearbeitung (roter Statusbalken)''':
:Im Status '''Bearbeitung''' werden Dokumente von eine(m*r) User*in oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht. Fertig gestellte Dokumente können in den Status '''Prüfung''' weitergeleitet. Diese sind dann aber zunächst noch ungeprüft.

'''Prüfung (gelber Statusbalken):'''
:Ein Dokument kann von einem berechtigten User*in, nach dem die Prüfung durch ihn erfolgt ist, in den Status Freigabe transferiert werden

'''Freigabe (grüner Statusbalken):'''
:Dokumente im Status '''Freigabe''' können auf Sekundärspeichern ausgelagert werden. Zudem können Dokumente jederzeit, beispielsweise auf Grund eines inhaltlichen Fehlers, gesperrt werden. Dabei wird in der Ergebnisliste das Dokumentsymbol mit einem Einbahnstraßensymbol versehen.

:Gesperrte Dokumente können jederzeit auch wieder freigegeben werden. Von der Freigabe werden Dokumente implizit in einen neuen Status oder explizit von eine(m*r) User*in in den Status '''Archiv''' weitergeleitet.

'''Archiv (blauer Statusbalken):'''
:Dokumente im Status '''Archiv''' können weder inhaltlich noch im Status geändert. Es können mehrere Versionen eines Dokuments in diesem Status existieren. Dokumente in diesem Status können auf einem Sekundärspeicher ausgelagert werden.
}}
{{Hinweis
|Wenn Sie ein Dokument, das in einer '''freigegebenen''' Version existiert, in Bearbeitung nehmen, wird eine neue Version im Status '''Bearbeitung''' erzeugt. Diese Version kann nur die/der Bearbeitende einsehen und verändern - andere User*innen sehen lediglich, dass das Dokument aktuell in Bearbeitung ist. Wenn Sie die Bearbeitung abschließen bzw. das Dokument wieder freigeben, ist das Dokument für Personen, die berechtigt sind dies zu sehen, wieder sichtbar.
Der Status '''Prüfung''' spielt an der Universität Bielefeld eine untergeordnete Rolle und wird nur in wenigen Prozessen benötigt.
}}
{{Information
|Wenn Sie mit der Maus über die farbigen Punkte fahren, wird Ihnen der Name des jeweiligen Status in Schrift angezeigt.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

=== Dateisymbol ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dateisymbol.png|Tabellenansicht im Dokumentenmanagementsystem mit zwei beispielhaften Word-Dokumenten.
|Am Dokument ist ebenfalls ein Dateisymbol zu sehen, das den Dateityp visualisiert. Sie können somit auf einen Blick erkennen, ob es sich bei dem Dokument z.B. um Word, Excel, Powerpoint, eine E-Mail oder ein Foto/eine Grafik handelt.
}}

== Notizen, Workflow und Kommentare ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können in der Trefferliste weitere Informationen zu einzelnen Elementen (Akten, Vorgänge oder Dokumenten) auf einem Blick sehen. Die weiteren Informationen können Sie in der Tabellenansicht der Spalte '''weiter Infos''' einsehen. Über das Symbol eines Notizblockes erkennen Sie, ob zu dem jeweiligen Element Notizen hinterlegt wurden. Diese werden direkt an das Element geschrieben. Über den Kreis erkennen Sie, ob sich das Dokument momentan in einem Workflow ({{Tooltip|eLaufmappe}}) befindet. An dem Sprechblasen-Symbol erkennen Sie, ob an einem Dokument Kommentare oder grafische Markierungen (Redlining) gespeichert wurden.
}}
{{Verweis
|Informationen zur eLaufmappe finden Sie in der Anleitung zur [[ELaufmappe in DMS/eAkte|eLaufmappe]].
}}

== Kontextmenü ==

{{AnleitungAbsatz
|Das Kontextmenü können Sie in der Trefferliste mit einem Klick auf das Icon mit den drei Punkten rechts neben einem Dokument, Akte oder Vorgang aufrufen. Die Einträge im Kontextmenü sind abhängig von den jeweils installierten Anwendungen und den Eigenschaften des Dokumentes, in dem Sie sich befinden.
}}
{{Verweis
|Informationen zu den Funktionalitäten des Kontextmenüs (erkennbar an den drei Punkten) zu Dokumenten und Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Kontextmenü in DMS/eAkte]].
}}

== Einstellungen der Ansicht ==

{{AnleitungAbsatz
|Über das Zahnrad-Symbol können Sie die Anzahl der Eigenschaften beziehungsweise der Metadaten in Ihrer Trefferliste und somit auch die Ansicht für sich persönlich anpassen. Um diese Einstellung vorzunehmen, müssen Sie in der Listenansicht auf das Zahnrad-Symbol oben rechts kicken. Anschließend können Sie über das Minus-Symbol und Plussymbol die Anzahl der Eigenschaften anpassen. Dieses Einstellung ist nur in der Listenansicht möglich. In der Tabellenansicht ist eine solche Einstellung nicht möglich.
}}

== Persönlicher Bereich ==

{{AnleitungAbsatz
|Über den persönlichen Bereich können Sie Ihre gespeicherten Suchvorgänge, Favoriten, gespeicherten Ablagevorlagen und beobachteten Elemente verwalten. Dieser Bereich soll Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.
}}
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}

Schnelleinstieg in DMS/eAkte

2024-09-03T13:44:21Z

Fhartl: /* Anmeldung in DMS/eAkte */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Einstieg]]{{AnleitungAbsatz
|Im Kapitel Schnelleinstieg werden Ihnen die grundlegenden Funktionen des Dokumentenmanagementsystems DMS/eAkte näher gebracht, wie Anmeldung am System, der Startseite und persönlichen Einstellungen. Außerdem finden Sie jeweils Verweise auf ausführlichere Anleitungen zu den jeweils angeschnittenen Funktionen oder Themenbereichen.
}}

{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zu Anmeldung im Dokumentenmanagementsystem und Dashboard finden Sie auf der [[panopto: d6639ffe-16ad-4ee7-9b00-b10e00775ad7 | Videoplattform Panopto]].
}}

== Anmeldung in DMS/eAkte ==

{{AnleitungScreenshot|Anmeldung Shibboleth.png|Anmeldemaske des Dokumentenmanagementsystems
|Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte ist unter der Adresse https://eakte.uni-bielefeld.de erreichbar. Innerhalb der Uni können Sie das Dokumentenmanagementsystem über Eduroam aufrufen, außerhalb nur per VPN-Verbindung. Beim Aufrufen der Webseite erscheint eine Authentifizierungsmaske.
}}
{{Verweis|Weitere Informationen zum Zugang mit VPN erhalten Sie auf [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/infra/vpn/index.xml den Seiten des BITS].
}}
Bei der Anmeldung stehen Ihnen zwei verschiedene Wege zur Verfügung.

=== Web-Authentifizierung ===

Mit Klick auf den Button "Mit Shibboleth anmelden" werden Sie zwischenzeitlich auf die Anmeldeseite der Web-Authentifizierung mit Shibboleth umgeleitet. Nach der Anmeldung dort kehren Sie automatisch zum Dokumentenmanagementsystem {{Tooltip|DMS}} zurück.

{{Verweis|Weitere Informationen zur Web-Authentifizierung erhalten Sie auf [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/aus/web-authentifizierung/ den Seiten des BITS].
}}

=== Anmeldung mit E-Mailadresse oder Kennung ===

Alternativ verwenden Sie Ihre eMail-Adresse oder Ihre Kennung mit dem entsprechenden Passwort. Die Kennung erhält dabei ein vorangestelltes '''ad\''' (Beispiel: ad\mmusterfrau).
{{Verweis|Eine Übersicht über die richtige Verwendung Ihrer Passwörter erhalten Sie auf [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/aus/account/uebersicht/index.xml den Seiten des BITS].
}}

{{AnleitungScreenshot|Anmeldemaske.png|Anmeldemaske des Dokumentenmanagementsystems
|Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte ist unter der Adresse https://eakte.uni-bielefeld.de erreichbar. Innerhalb der Uni können Sie das Dokumentenmanagementsystem über Eduroam aufrufen; außerhalb nur per VPN-Verbindung. Beim Aufrufen der Webseite erscheint eine Authentifizierungsmaske. Alle Beschäftigten der Universität Bielefeld können sich mit den entsprechenden AD-Zugangsdaten dort anmelden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|'''Hinweise zur Anmeldung:'''

Zur Anmeldung verwenden Sie Ihre eMail-Adresse oder Ihren Windows-Benutzer*innennamen mit dem Zusatz ad\ (Beispiel: ad\mmusterfrau) und Ihr Windowskennwort. Im Passwortdienst PRISMA läuft die Passwortkategorie unter '''Anmelden an PCs, E-Mail-Postfächern und weiteren Windows- und Active Directory-Diensten'''.
}}
{{Hinweis
|Wenn Sie einen Dienstrechner verwenden, der vom Hochschulrechenzentrum BITS gemanagt wird, können Sie sich ganz einfach über einen Klick auf den Button '''Mit Kerberos anmelden''' im Dokumentenmanagementsystem authentifizieren.
}}

== Abmeldung aus DMS/eAkte ==

{{AnleitungScreenshot|Schnelleinstieg Abmelden.png|In der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte ist das persönliche Menü geöffnet. Es enthält die Punkte Ihr Profil, Abwesenheitsstatus und Abmelden. Abmelden ist durch einen roten Kasten hervorgehoben. Die restliche Ansicht des DMS/eAkte ist abgedunkelt.
|Um eine Anmeldung in DMS/eAkte aktiv zu beenden, klicken Sie auf die farbig angedeutete Figur in der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte. Es öffnet sich ein Menü. Klicken Sie dort auf '''Abmelden''' um Ihre Sitzung zu beenden.
}}
{{Information
|Eine Anmeldung in DMS/eAkte wird auch nach 8 Stunden Inaktivität oder beim Schließen des Browsers beendet.
}}

== Startseite ==

{{AnleitungAbsatz
|Das Dashboard ist die Startseite in DMS/eAkte, die Sie nach der Anmeldung erreichen. Alternativ können Sie auch die klassischen Kachel-Ansicht als Startseite nutzen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sowohl bei der Dashboard-Ansicht als auch bei der klassischen Kachel-Ansicht, können Sie sich zwei Menüzeilen und mehrere Kacheln anzeigen lassen.
In beiden Ansichten sind die Bezeichnungen der Funktionen identisch. Ein wesentlicher Unterschied besteht zum einen in den Anordnungsmöglichkeiten der Funktionen und zum anderen beinhaltet das Dashboard zusätzliche Funktionen wie '''Zuletzt bearbeitet''', '''Favorisiert''' und '''Direktsuche'''. Ein weiterer Unterschied ist die Bezeichnung der dargestellten Funktionen. Im Dashboard heißen die Funktionen Widgets und in der klassischen Ansicht Kacheln.
}}
{{Information
|Möglicherweise unterscheidet sich Ihre Anzeige hinsichtlich der Anzahl der Widgets bzw. Kacheln von dieser Beschreibung. Das hängt dann entweder von Ihren Rechten oder ihrer Konfigurationen in DMS/eAkte ab.
}}

=== Dashboard ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dashboard.png|Dashboard des Dokumentenmanagementsystems. Unter zwei Menüzeilen befinden sich die Widgets, die verschiedene Funktionen von DMS/eAkte aufrufen. In dieser Abbildung befinden sich folgende Widgets in der ersten Zeile: Aufgaben und Nachrichten, Prozesse, Konfiguration, Suche, Persönliche Aktivitäten, in der zweiten Zeile: Aktenplan, Konfiguration, Workflow-Dashboard, Aufgaben und Nachrichten, in der dritten Zeile: Office-Vorlagen, Prozesse, Aufgaben.
|Nach der Anmeldung gelangen Sie auf das Dashboard in DMS/eAkte. Durch Anklicken der Widgets gelangen Sie zu den einzelnen Funktionen des Dokumentenmanagementsystems.
}}
{{Verweis
|Widgets mit tiefergehenden Funktionen werden hier erläutert:
* [[Suche in DMS/eAkte#Widget Suche mit Suchschlitz|Widget Suche mit Suchschlitz]],
* [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Widget Favorisiert|Widget Favorisiert]],
* [[Widget Zuletzt bearbeitet in DMS/eAkte|Widget Zuletzt bearbeitet]] und
* [[Widget Beobachtet in DMS/eAkte|Widget Beobachtet]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Oberhalb der Widgets befinden sich auf der Startseite zwei Menüzeilen mit jeweils mehreren Schaltflächen. Die Funktionen der einzelnen Schaltflächen sind im Folgenden beschrieben.
# '''Andere Anwendungen'''
#:Die Schaltfläche befindet sich oben rechts auf der Startseite und wird in Form von sechs kleinen Vierecken dargestellt. Hierüber können Sie zusätzlich einzelne Funktionen aufrufen, unabhängig davon, wo Sie sich im DMs befinden. Somit haben Sie einen sogenannten Schnellzugriff auf einzelne Funktionen, ohne dafür auf die Startseite zu wechseln.
# '''Hilfe'''
#: Die Hilfe befindet sich oben rechts neben der Schaltfläche '''Andere Anwendung'''. Sie wird in Form eines Fragezeichens dargestellt. Die Funktion wird derzeit an der Uni Bielefeld nicht genutzt!
# '''Abmelden'''
#: Die Schaltfläche '''Abmelden''' befindet sich ebenfalls oben rechts und wird in Form eines User-Icons dargestellt. Hier können Sie sich abmelden, aber auch eine Abwesenheit festlegen und User-Infos einsehen.
# '''Weitere Informationen'''
#: Über die drei Punkte oben rechts können Sie ein weiteres DMS-Fenster öffnen.
# '''Klassische Ansicht anzeigen'''
#: Die Schaltfläche '''klassische Ansicht''' befindet sich unterhalb der zuvor genannten Funktionen. Hiermit können Sie zur klassischen Ansicht wechseln.
# '''Widgets hinzufügen'''
#: Die Schaltfläche '''Widgets''' befindet sich oben rechts neben dem Button klassische Ansicht. Hierüber können Sie sich weitere oder ausgeblendete Widgets anzeigen lassen.
}}

{{AnleitungScreenshot|Widget_Persönlicher_Bereich.png|Es wird das Widget Persönlicher Bereich angezeigt. Es handelt sich um eine rechteckige Schaltfläche mit der Bezeichnung Persönlicher Bereich. An der linken Seite befindet sich ein Symbol, bestehend aus insgesamt sechs Punkten, angeordnet in zwei Spalten zu je drei. Am rechten Rand befindet sich ein weiteres Symbol, drei Punkte vertikal ausgerichtet. Umten rechts in der Ecke sind zwei Striche, die ein Dreieck andeuten.
|'''Widgets individuell anpassen'''
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie Ihren Mauszeiger auf das Symbol mit den sechs Punkten neben dem Widget positionieren und dann die Maustaste gedrückt halten, können Sie das Widget auf dem Dashboard verschieben.
Mit den beiden Strichen an der rechten unteren Ecke eines Widgets, lässt sich auf die selbe Weise die Breite ein Widget verändern.
Über die drei Punkte rechts neben einem Widget, wird Ihnen '''Entfernen''' und - bei einigen Widgets - '''Aktualisieren''' angeboten.

Mit '''Entfernen''' entfernen Sie das Widget vom Dashboard. Sie können es aber jederzeit unter '''+ Widget hinzufügen''' einblenden.
'''Aktualisieren''' wird Ihnen nur bei Widgets präsentiert, die über eine Anzeigefunktion verfügen, um diese auf den nächsten Stand zu bringen.
}}

=== Klassische Ansicht ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Schnelleinstieg Startseite.png|Startseite des Dokumentenmanagementsystems. Unter zwei Menüzeilen befinden sich als Kacheln designt die verschiedenen Funktionen von DMS/eAkte. In dieser Ansicht gibt es die Kacheln 1. Zeile: Aufgaben und Nachrichten, Prozesse, Konfiguration, 2. Zeile: Office-Vorlagen, Arbeiten mit DMS/eAkte, Persönlicher Bereich, 3. Zeile: Suche, Aktenplan und Workflow-Dashboard und in der 4. Zeile Wiki DMS/eAkte.
|Alternativ zum Dashboard können Sie die klassische Ansicht als Startseite in DMS/eAkte festlegen. Die Kacheln enthalten verschiedene Einstiegsmöglichkeiten in das Dokumentenmanagementsystem.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Oberhalb der Kacheln befinden sich auf der Startseite zwei Menüzeilen mit jeweils vier Schaltflächen. Die Funktionen der einzelnen Schaltflächen sind im vorherigen Abschnitt '''Dashboard''' beschrieben. Alle weiteren Funktionen der einzelnen Schaltflächen, die sich rechts oben befinden werden nachfolgend beschrieben.
# '''Dashboard-Ansicht anzeigen'''
#: Hiermit wechseln Sie zur Dashboard-Ansicht.
# '''Favoriten anzeigen'''
#: Hier können Sie die Ansicht auf Kacheln beschränken, die Sie zuvor über das Sternsymbol als Favorit markiert haben, um eine individuelle Ansicht mit den für Sie relevanten Kacheln zu erstellen.
# '''Features Filtern'''
#: Über das Lupen-Symbol können Sie nach Kacheln auf der Startseite filtern.
# '''Features neu laden'''
#: Hier können Sie die angezeigten Kacheln (Features) auf der Startseite laden.
# '''Gruppierung verwalten'''
#: Über diese Funktion können Sie Gruppierungen der Features (Kacheln) vornehmen

}}

{{AnleitungScreenshot|Startseite_Persönlicher_Bereich.png|Es wird das Feature Persönlicher Bereich angezeigt. Es handelt sich um eine rechteckige Schaltfläche mit der Bezeichnung Persönlicher Bereich. Am unteren rechten Rand befindet sich ein fünfzackiger Stern sowie ein i in einem Kreis.
|'''Kacheln in DMS/eAkte anpassen
'''}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie auf das '''i''' in einer Kachel klicken, erhalten Sie eine nähere Beschreibung zu der Funktion, die mit diesem Feature aufgerufen wird.
Klicken Sie auf den Stern, '''Zu Favoriten hinzufügen''', markieren Sie diese Kachel bzw. Funktion als Favoriten. Die Startseite erhält dadurch im oberen Teil einen Bereich für Ihre favorisierten Features. Da sich die Features der Startseite - anders als die Widgets der Startseite - nicht löschen lassen, ist diese Funktion hilfreich, wenn Sie nur wenige Features nutzen.
}}

=== Aufgaben ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Aufgaben_Postkorb.png|Übersicht der Maske Aufgaben und Nachrichten mit einer Nachricht und einer Aufgabe als Beispiel.
|Mit einem Klick auf die Kachel '''Aufgaben''' gelangen Sie in Ihren Postkorb. Der Postkorb enthält Nachrichten, die das DMS automatisiert versendet oder die von Nutzer*innen verschickt wurden. Sie können den Postkorb z.B. auch als persönliche Gedächtnisstütze nutzen oder andere User*innen um die Bearbeitung oder Mitzeichnung eines Dokuments bitten. Wird ein Dokument zwischen zwei User*innen hin- und hergeschickt, wird jeder Posteingang protokolliert.
}}
{{AnleitungAbsatz|Neue Nachrichten werden in Ihrem Postkorb '''fett''' markiert. Es wird unterschieden zwischen Aufgaben und Verfügungsworkflow/eLaufmappe. Aufgaben kann jede*r User*in individuell gestalten und sich selbst oder anderen über den Postkorb zustellen. Der wesentliche Unterschied zwischen Aufgaben und Verfügungsworkflow/eLaufmappe liegt darin, dass Aufgaben nicht am Dokument protokolliert werden. Der Verfügungsworkflow/eLaufmappe hingegen schon.
Sie können die Aufgaben, Verfügungsworkflow/eLaufmappe bearbeiten, in dem Sie auf die Aufgabe oder den Verfügungsworkflow/eLaufmappe klicken und dann entsprechend bearbeiten.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Bearbeitung und Erstellung von '''Aufgaben''' finden Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum '''Verfügungsworkflow''' finden Sie in der Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
Informationen zur '''eLaufmappe''' finden Sie in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Prozesse ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Prozessübersicht.png|Übersicht der weiterer Kacheln beziehungsweise Funktionen unterhalb der Kachel Prozesse.
|Das Prozessportal ist vor allem für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gedacht. Es gibt an dieser Stelle die Möglichkeit, verschiedenste Formulare zum Ausfüllen bereitzustellen, Vorgänge zu erstellen oder auf weitere Funktionalitäten des Systems zuzugreifen. Die Ansicht kann je nach den erteilten Berechtigungen unterschiedlich aussehen. Für die spezifischen Inhalte der einzelnen Kacheln finden Sie in der Regel eigenständige Anleitungen.
}}

=== Suche ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie können in der Suche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]].
}}

== Navigation im Dokumentenmanagementsystem ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Navigation.png|Adresszeile des Dokumentenmanagementsystems anhand eines Beispiels.
|Wenn Sie innerhalb des Dokumentenmanagementsystem zurück navigieren wollen, dürfen Sie nicht den Zurück-Button des Browsers verwenden, sondern müssen zwingend über die Adresszeile oberhalb des Dokumentenmanagementsystems navigieren. Bei einem Klick auf das Haus-Symbol gelangen Sie immer wieder zur Startseite.
}}

== Favoriten speichern ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Favoriten speichern.png|Geöffnetes Kontextmenü anhand des Beispiels eines Dokumenten.
|Dateien, Vorgänge oder Akten, auf die Sie häufiger zugreifen, können als Favoriten abgespeichert werden. Dafür klicken Sie rechts neben der Datei, dem Vorgang oder der Akte auf die drei Punkte und wählen im Kontextmenü '''Zur Liste hinzufügen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshot|Favoriten speichern in Liste.png|Darstellung der Liste für die Favoriten.
|Anschließend wählen Sie die Liste aus, in der das Element hinzugefügt werden soll. Neben der Standardliste '''Favoriten''' können sie durch einen Klick auf '''+ Neue Liste erstellen''' eine eigene Liste erzeugen. Drücken Sie auf '''Speichern''', um die Auswahl zu bestätigen.
}}

== Export Trefferliste ==

{{AnleitungAbsatz|Sie können eine Trefferliste beziehungsweise Ergebnisliste, z.B. einer Suche, als CSV oder Excel exportieren.
}}
{{Verweis| Informationen zum Export der Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Export Trefferliste in DMS/eAkte|Export Trefferliste]].
}}

== Datei-Status und Dateisymbol ==

=== Datei-Status ===

{{AnleitungAbsatz
|Der farbige Punkt (je nach Ansicht) in der Tabellenansicht in der Spalte '''Status''', zeigt den jeweiligen Status eines Dokumentes oder einer Akte an:

'''Bearbeitung (roter Statusbalken)''':
:Im Status '''Bearbeitung''' werden Dokumente von eine(m*r) User*in oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht. Fertig gestellte Dokumente können in den Status '''Prüfung''' weitergeleitet. Diese sind dann aber zunächst noch ungeprüft.

'''Prüfung (gelber Statusbalken):'''
:Ein Dokument kann von einem berechtigten User*in, nach dem die Prüfung durch ihn erfolgt ist, in den Status Freigabe transferiert werden

'''Freigabe (grüner Statusbalken):'''
:Dokumente im Status '''Freigabe''' können auf Sekundärspeichern ausgelagert werden. Zudem können Dokumente jederzeit, beispielsweise auf Grund eines inhaltlichen Fehlers, gesperrt werden. Dabei wird in der Ergebnisliste das Dokumentsymbol mit einem Einbahnstraßensymbol versehen.

:Gesperrte Dokumente können jederzeit auch wieder freigegeben werden. Von der Freigabe werden Dokumente implizit in einen neuen Status oder explizit von eine(m*r) User*in in den Status '''Archiv''' weitergeleitet.

'''Archiv (blauer Statusbalken):'''
:Dokumente im Status '''Archiv''' können weder inhaltlich noch im Status geändert. Es können mehrere Versionen eines Dokuments in diesem Status existieren. Dokumente in diesem Status können auf einem Sekundärspeicher ausgelagert werden.
}}
{{Hinweis
|Wenn Sie ein Dokument, das in einer '''freigegebenen''' Version existiert, in Bearbeitung nehmen, wird eine neue Version im Status '''Bearbeitung''' erzeugt. Diese Version kann nur die/der Bearbeitende einsehen und verändern - andere User*innen sehen lediglich, dass das Dokument aktuell in Bearbeitung ist. Wenn Sie die Bearbeitung abschließen bzw. das Dokument wieder freigeben, ist das Dokument für Personen, die berechtigt sind dies zu sehen, wieder sichtbar.
Der Status '''Prüfung''' spielt an der Universität Bielefeld eine untergeordnete Rolle und wird nur in wenigen Prozessen benötigt.
}}
{{Information
|Wenn Sie mit der Maus über die farbigen Punkte fahren, wird Ihnen der Name des jeweiligen Status in Schrift angezeigt.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

=== Dateisymbol ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dateisymbol.png|Tabellenansicht im Dokumentenmanagementsystem mit zwei beispielhaften Word-Dokumenten.
|Am Dokument ist ebenfalls ein Dateisymbol zu sehen, das den Dateityp visualisiert. Sie können somit auf einen Blick erkennen, ob es sich bei dem Dokument z.B. um Word, Excel, Powerpoint, eine E-Mail oder ein Foto/eine Grafik handelt.
}}

== Notizen, Workflow und Kommentare ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können in der Trefferliste weitere Informationen zu einzelnen Elementen (Akten, Vorgänge oder Dokumenten) auf einem Blick sehen. Die weiteren Informationen können Sie in der Tabellenansicht der Spalte '''weiter Infos''' einsehen. Über das Symbol eines Notizblockes erkennen Sie, ob zu dem jeweiligen Element Notizen hinterlegt wurden. Diese werden direkt an das Element geschrieben. Über den Kreis erkennen Sie, ob sich das Dokument momentan in einem Workflow ({{Tooltip|eLaufmappe}}) befindet. An dem Sprechblasen-Symbol erkennen Sie, ob an einem Dokument Kommentare oder grafische Markierungen (Redlining) gespeichert wurden.
}}
{{Verweis
|Informationen zur eLaufmappe finden Sie in der Anleitung zur [[ELaufmappe in DMS/eAkte|eLaufmappe]].
}}

== Kontextmenü ==

{{AnleitungAbsatz
|Das Kontextmenü können Sie in der Trefferliste mit einem Klick auf das Icon mit den drei Punkten rechts neben einem Dokument, Akte oder Vorgang aufrufen. Die Einträge im Kontextmenü sind abhängig von den jeweils installierten Anwendungen und den Eigenschaften des Dokumentes, in dem Sie sich befinden.
}}
{{Verweis
|Informationen zu den Funktionalitäten des Kontextmenüs (erkennbar an den drei Punkten) zu Dokumenten und Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Kontextmenü in DMS/eAkte]].
}}

== Einstellungen der Ansicht ==

{{AnleitungAbsatz
|Über das Zahnrad-Symbol können Sie die Anzahl der Eigenschaften beziehungsweise der Metadaten in Ihrer Trefferliste und somit auch die Ansicht für sich persönlich anpassen. Um diese Einstellung vorzunehmen, müssen Sie in der Listenansicht auf das Zahnrad-Symbol oben rechts kicken. Anschließend können Sie über das Minus-Symbol und Plussymbol die Anzahl der Eigenschaften anpassen. Dieses Einstellung ist nur in der Listenansicht möglich. In der Tabellenansicht ist eine solche Einstellung nicht möglich.
}}

== Persönlicher Bereich ==

{{AnleitungAbsatz
|Über den persönlichen Bereich können Sie Ihre gespeicherten Suchvorgänge, Favoriten, gespeicherten Ablagevorlagen und beobachteten Elemente verwalten. Dieser Bereich soll Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.
}}
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}

Datei:Localedit EinstellungenAllgemein.png

2024-09-03T13:34:13Z

Fhartl:

Datei:Localedit EinstellungenBearbeitung.png

2024-09-03T13:34:05Z

Fhartl:

Datei:Localedit Menu.png

2024-09-03T13:33:56Z

Fhartl:

Datei:Localedit MenuEinstellungen.png

2024-09-03T13:33:49Z

Fhartl:

Installation von d.velop local edit

2024-09-03T13:33:34Z

Fhartl: /* Einstellungen für d.velop local edit vornehmen */

{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie man d.velop local edit installiert und zur Benutzung einrichtet. Mit. d.velop local edit kann man Dokumente aus der eAkte lokal bearbeiten und ins DMS zurückspeichern.
}}

__FORCETOC__
== Installation über den Ivanti Portal Manager ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Portal Manager.png|Zu sehen ist der Eintrag Ivanti Portal Manager im Startmenü von Windows.
|Navigieren Sie im Startmenü von Windows zu dem Ordner Ivanti Management. Dort finden Sie den Eintrag Portal Manager, den Sie mit einem Doppelklick öffnen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Portal_Manager_localedit.png|Zu sehen ist die Oberfläche des Ivanti Portal Managers mit dem Icon "I_UniBi_d.velop local edit".
|In der Oberfläche des Portal Managers finden Sie den Eintrag zu local edit unter dem Namen "I_UniBi_d.velop local edit".
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Portal_Manager_localedit_Download.png|Zu sehen ist ein Downloadbalken für das Plugin d.velop local edit.|Starten Sie den Download durch einen Klick auf den Eintrag.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Portal_Manager_localedit_Installation.png|Zu sehen ist ein Installationsbalken für das Plugin d.velop local edit.|Nach dem Download wird die Installation automatisch gestartet.
}}
Nach Abschluss der Installation fällt das Installationsfenster einfach zu. Mehr Rückmeldung gibt der Portal Manager nicht. Um sicherzugehen, dass d.velop local edit erfolgreich installiert wurde, kann man das Verzeichnis "C:\Program Files (x86)\d.velop\local edit" aufrufen.

== Einstellungen für d.velop local edit vornehmen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_Menu.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray.|Wenn d.velop local edit bereits gestartet ist, kann man das Icon unten rechts in der Windowsleiste im System Tray finden. Dafür muss man die ausgeblendeten Icons anzeigen - durch einen Klick auf ^.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_MenuEinstellungen.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray inklusive des Kontextmenüs des Plugins.|Mit einem Rechtsklick auf das Icon zu d.velop local edit ergeben sich verschiedene Optionen. Neben den Einstellungen ist hier besonders die Möglichkeit das Plugin zu beenden hilfreich. Wenn man auf Einstellungen klickt, öffnet sich ein Menü.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_EinstellungenAllgemein.png|Zu sehen ist der Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit kann man die Sprache des Plugins umstellen und aktivieren, ob es automatisch mit Windows gestartet wird.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_EinstellungenBearbeitung.png|Zu sehen ist der Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit kann man wählen, ob das Plugin die Standardverknüpfungen des Windows-Betriebssystem verwenden soll. Diese findet man unter dem Begriff Standard-Apps im Windows-Startmenü. Alternativ legt man für einzelne Dateiendungen fest, welche Applikation geöffnet werden soll. Wenn Sie hier eine falsche/ungünstige Verknüpfung gewählt haben, kann so die Verknüpfung wieder aufgehoben werden. Wenn d.velop local edit an dieser Stelle keine passende Verknüpfung zum Öffnen einer Appliaktion findet, wird der User gefragt, mit welcher Applikation gearbeitet werden soll.
}}

Installation von d.velop local edit

2024-09-03T13:33:13Z

Fhartl:

{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie man d.velop local edit installiert und zur Benutzung einrichtet. Mit. d.velop local edit kann man Dokumente aus der eAkte lokal bearbeiten und ins DMS zurückspeichern.
}}

__FORCETOC__
== Installation über den Ivanti Portal Manager ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Portal Manager.png|Zu sehen ist der Eintrag Ivanti Portal Manager im Startmenü von Windows.
|Navigieren Sie im Startmenü von Windows zu dem Ordner Ivanti Management. Dort finden Sie den Eintrag Portal Manager, den Sie mit einem Doppelklick öffnen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Portal_Manager_localedit.png|Zu sehen ist die Oberfläche des Ivanti Portal Managers mit dem Icon "I_UniBi_d.velop local edit".
|In der Oberfläche des Portal Managers finden Sie den Eintrag zu local edit unter dem Namen "I_UniBi_d.velop local edit".
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Portal_Manager_localedit_Download.png|Zu sehen ist ein Downloadbalken für das Plugin d.velop local edit.|Starten Sie den Download durch einen Klick auf den Eintrag.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Portal_Manager_localedit_Installation.png|Zu sehen ist ein Installationsbalken für das Plugin d.velop local edit.|Nach dem Download wird die Installation automatisch gestartet.
}}
Nach Abschluss der Installation fällt das Installationsfenster einfach zu. Mehr Rückmeldung gibt der Portal Manager nicht. Um sicherzugehen, dass d.velop local edit erfolgreich installiert wurde, kann man das Verzeichnis "C:\Program Files (x86)\d.velop\local edit" aufrufen.

== Einstellungen für d.velop local edit vornehmen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_Menu.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray.|Wenn d.velop local edit bereits gestartet ist, kann man das Icon unten rechts in der Windowsleiste im System Tray finden. Dafür muss man die ausgeblendeten Icons anzeigen - durch einen Klick auf ^.
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_MenuEinstellungen.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray inklusive des Kontextmenüs des Plugins.|Mit einem Rechtsklick auf das Icon zu d.velop local edit ergeben sich verschiedene Optionen. Neben den Einstellungen ist hier besonders die Möglichkeit das Plugin zu beenden hilfreich. Wenn man auf Einstellungen klickt, öffnet sich ein Menü.
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_EinstellungenAllgemein.png|Zu sehen ist der Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit kann man die Sprache des Plugins umstellen und aktivieren, ob es automatisch mit Windows gestartet wird.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|localedit_EinstellungenBearbeitung.png|Zu sehen ist der Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit kann man wählen, ob das Plugin die Standardverknüpfungen des Windows-Betriebssystem verwenden soll. Diese findet man unter dem Begriff Standard-Apps im Windows-Startmenü. Alternativ legt man für einzelne Dateiendungen fest, welche Applikation geöffnet werden soll. Wenn Sie hier eine falsche/ungünstige Verknüpfung gewählt haben, kann so die Verknüpfung wieder aufgehoben werden. Wenn d.velop local edit an dieser Stelle keine passende Verknüpfung zum Öffnen einer Appliaktion findet, wird der User gefragt, mit welcher Applikation gearbeitet werden soll.
}}

Installation von d.velop local edit

2024-09-03T13:18:48Z

Fhartl:

Installation von d.velop local edit

2024-09-03T12:10:31Z

Fhartl: /* Installationsdatei im Ivanti Portal Manager finden */

Installation von d.velop local edit

2024-09-03T12:09:54Z

Fhartl: /* Installationsdatei im Ivanti Portal Manager finden */

Datei:Portal Manager.png

2024-09-03T12:09:25Z

Fhartl:

Datei:Portal Manager localedit.png

2024-09-03T12:09:14Z

Fhartl:

Datei:Portal Manager localedit Download.png

2024-09-03T12:09:04Z

Fhartl:

Datei:Portal Manager localedit Installation.png

2024-09-03T12:08:52Z

Fhartl:

Installation von d.velop local edit

2024-09-03T12:06:58Z

Fhartl: Die Seite wurde neu angelegt: „{{AnleitungAbsatz |In dieser Anleitung wird beschrieben, wie man d.velop local edit installiert und zur Benutzung einrichtet. Mit. d.velop local edit kann man Dokumente aus der eAkte lokal bearbeiten und ins DMS zurückspeichern. }} __FORCETOC__ == Installationsdatei im Ivanti Portal Manager finden == {{AnleitungScreenshotGroß|Portal_Manager.png|Zu sehen ist der Eintrag Ivanti Portal Manager im Startmenü von Windows. |Navigieren Sie im Startmenü von…“

Hausrundschreiben erstellen in DMS/eAkte

2024-08-27T06:25:34Z

Fhartl: /* Anhang zum Hausrundschreiben hochladen */

{{Anleitung}}[[category:Hausrundschreiben]][[kategorie:Ablage]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in DMS/eAkte mit Hilfe einer Vorlage ein Hausrundschreiben erstellen und genehmigen lassen können. Zusätzlich erfahren Sie, wie ein Anhang zum Hausrundschreiben hochgeladen werden kann.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Erstellen von Hausrundschreiben in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto:6a8129eb-960f-4087-b94d-accb00da8de6|Videoplattform Panopto]].
}}

== Hausrundschreiben mit Vorlage erstellen ==
=== Hausrundschreiben-Dokument erstellen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Hausrundschreiben zu erstellen, müssen Sie auf der Startseite des DMS/eAkte auf die Kachel '''Office-Vorlagen''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Vorlage.png|Unter "Verfügbare Vorlagen" ist neben dem Word-Symbol das Wort "Hausrundschreiben" zu sehen. Rechts davon sind ein Plus-Symbol sowie ein Symbol mit einem Pfeil nach unten zu einem Querstrich zu sehen.
|Wählen Sie unter Verfügbare Vorlagen '''Hausrundschreiben''' aus und klicken Sie rechts davon auf das Plus-Symbol.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es erscheint eine Meldung, dass das Dokument aus der Vorlage erfolgreich erzeugt wurde, die Sie mit einem Klick auf '''Gelesen''' bestätigen können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Eigenschaften.png|Die Eigenschaften des Dokuments "neues Hausrundschreiben" werden angezeigt. Auf der rechten Seite, fast ganz oben ist ein einzelnes Stift-Symbol farblich hervorgehoben.
|Sie werden nun auf das Dokument weitergeleitet. Bitte füllen im nächsten Schritt die Metadaten zu dem Dokument aus. Wechseln Sie dafür in den Reiter '''Eigenschaften''' und klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts oben, um die Metadaten zu pflegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Pflegen Sie dort bitte folgende Felder mit Informationen zu dem betreffenden Hausrundschreiben ein: <br>
* '''Betreff''' – Titel des Hausrundschreibens (im Standard steht hier "Neues Hausrundschreiben")
* '''Register''' – Handelt es sich um ein Informationsschreiben oder eine Organisationsänderung?
* '''verantwortliche Einrichtung''' – Wer ist für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich?
Wenn Sie alle Felder befüllt haben, klicken Sie rechts unten auf '''Speichern'''. Sie bekommen eine Meldung eingeblendet, dass die Änderungen erfolgreich gespeichert wurden. Der Stand des Entwurfs wird Ihnen in der Vorschau unter dem Reiter '''Anzeige''' angezeigt.
}}

=== Hausrundschreiben-Dokument mit Inhalt füllen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um das Hausrundschreiben mit Inhalten zu füllen, müssen Sie es in Bearbeitung nehmen. <br>
Dafür klicken Sie oben rechts im Menü neben dem Dokumententitel auf das Symbol mit Block und Stift. Im rechten Menü erscheint daraufhin ein Word-Symbol, auf das Sie anschließend klicken müssen, um das Dokument in Microsoft Word zu bearbeiten. Word öffnet sich und Sie müssen sich erneut mit Ihren Login-Daten bzw. mit einem klick auf die Schaltfläche '''Web-Authentifizierung mit Shibboleth''' anmelden.<br>
Sie können nun die Inhalte des Hausrundschreibens befüllen. Dies sind:
* die Kontaktdaten der Person, die für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich sind
* das Auswahlfeld zur Art des Hausrundschreibens
* der Betreff des Hausrundschreibens
* der Inhalt des Hausrundschreibens
}}
{{Hinweis
|Der Verteiler des Hausrundschreibens muss nicht mehr befüllt werden und wurde daher nicht in die Vorlage integriert.
}}
Wenn Sie die Bearbeitung des Hausrundschreibens beenden wollen, klicken Sie in Word auf das Speichern-Symbol und kehren Sie zum Hausrundschreiben in DMS/eAkte zurück. Klicken Sie dort im Menü oberhalb der Dokumentanzeige auf das Haken-Symbol. Gegebenenfalls werden Sie vom System gebeten, eine Bearbeitungsnotiz zu hinterlegen. Hier können Sie z.B. Erstellung Hausrundschreiben eintragen.
{{Hinweis
|Je nach Bildschirmeinstellungen und -größe verbirgt sich das Haken-Symbol möglicherweise hinter einem so genannten Burgermenü (drei übereinander liegende Punkte).
}}
{{AnleitungAbsatz
|Damit ist das Dokument gespeichert und der aktuelle Stand kann anderen Personen freigegeben werden (z.B. zur Genehmigung). Sie können das Dokument jederzeit wieder in Bearbeitung nehmen, indem Sie erneut auf den Symbol mit Block und Stift klicken und den eben beschriebenen Prozess durchlaufen.
}}

== Hausrundschreiben genehmigen lassen ==
{{AnleitungAbsatz
|Ist das Hausrundschreiben fertig bearbeitet, legen Sie es den genehmigenden Personen per eLaufmappe vor.
}}

{{AnleitungScreenshot|Hausrundschreiben Ad-hoc.png|Sie sehen den oberen, rechten Ausschnitt der Dokumentansicht des DMS mit der horizontalen und vertikalen Menüleiste. An der untersten Stelle der vertikalen Menüleiste ist das Workflow-Symbol, welches als ein Kreis mit drei Punkten dargestellt ist, mit einer farblichen Markierung zu sehen.
|Klicken Sie dafür auf das Verfügungsworkflow starten-Symbol (Kreis mit Punkten). Anschließend können Sie eine eLaufmappe erstellen.
}}

{{Verweis
|Eine Anleitung zur eLaufmappe finden Sie unter [[eLaufmappe in DMS/eAkte]]. In der Anleitung wird auch erklärt, wie Sie ein Hausrundschreiben genehmigen können.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wurden die Genehmigung für das Hausrundschreiben erteilt, informieren Sie die Sachbearbeitung Hausrundschreiben darüber. Die Kontaktdaten finden Sie im [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/PersonDetail.jsp?personId=111991 PEVZ]. Diese wird die weiteren Schritte (Veröffentlichung und Bekanntmachung) einleiten.
}}

== Anhang zum Hausrundschreiben hochladen ==
{{AnleitungAbsatz
|Soll zu dem Hausrundschreiben noch ein Anhang mit abgelegt werden, so müssen Sie diesen separat in das DMS hochladen. Legen Sie den Anhang immer in der Akte „Hausrundschreiben“ ab.
}}
{{Verweis
|Die ersten Schritte zum Hochladen von Dokumenten finden sie in der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Hinzufügen von Anhängen zu Hausrundschreiben finden Sie auf der [[panopto:6c38a5ac-21a0-4da5-acdb-acbd00751e95|Videoplattform Panopto]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Erscheinen der Maske zur Eingabe der Metadaten füllen sie die Felder '''Kategorie''', '''Betreff''', '''Register''', '''verantwortliche Einrichtung''' und '''Status''' mit dem exakt gleichen Inhalt aus, den Sie auch bei dem Hausrundschreiben zu diesem Anhang eigegeben haben.<br>
Im Feld '''Dokumenttyp''' wählen Sie anschließend '''Anhang''' aus. Der Dokumenttyp wird im DMS gemeinsam mit dem Betreff im Titel angezeigt, wodurch ersichtlich wird, ob es sich um das Hausrundschreiben oder den dazugehörigen Anhang handelt.<br>
Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Element gespeichert.png|Es ist die Meldung "Das Element wurde erfolgreich gespeichert." zu sehen. Drunter ist die Schaltfläche "Element anzeigen" abgebildet.
|Sie erhalten im unteren Bildabschnitt die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde. Sie können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie befinden sich nun auf dem Dokument. Kopieren Sie nun den Link in der Browserzeile.
}}
{{Hinweis
|Diesen '''Link sollten Sie möglichst in das Dokument zum Hausrundschreiben integrieren''', um für die Nutzer*innen eine Verbindung zwischen Hausrundschreiben und Anhang zu erzeugen.
}}

== Exkurs: Hausrundschreiben suchen ==
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum Thema Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein bestimmtes Hausrundschreiben zu finden, klicken Sie auf der Startseite des DMS auf die Kachel '''Suche'''.<br>
In der Suchmaske können Sie nun verschiedene Felder füllen. Um alle Hausrundschreiben zu finden, wählen Sie im Feld '''Kategorie auswählen''' die Kategorie '''Wissensdokumente''' aus.<br>
In den Metadatenfeldern unten wählen Sie unter '''Dokumenttyp''' Hausrundschreiben aus (wenn sie nach Anhängen zu Hausrundschreiben suchen, wählen Sie Anhang aus). Mit einem Klick auf '''Suchen''' werden Ihnen nun alle Hausrundschreiben angezeigt. Über die weiteren Felder können Sie die Auswahl weiter eingrenzen, z.B. nach der Art des Rundschreibens (unter '''Register'''), dem '''Betreff''' und weiteres. Da das DMS eine Volltextsuche ermöglicht, können Sie im Feld '''Suchbegriff eingeben''' auch nach Inhalten des Hausrundschreibens suchen.
}}

Hausrundschreiben erstellen in DMS/eAkte

2024-08-27T06:24:22Z

Fhartl: /* Hausrundschreiben-Dokument mit Inhalt füllen */

{{Anleitung}}[[category:Hausrundschreiben]][[kategorie:Ablage]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in DMS/eAkte mit Hilfe einer Vorlage ein Hausrundschreiben erstellen und genehmigen lassen können. Zusätzlich erfahren Sie, wie ein Anhang zum Hausrundschreiben hochgeladen werden kann.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Erstellen von Hausrundschreiben in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto:6a8129eb-960f-4087-b94d-accb00da8de6|Videoplattform Panopto]].
}}

== Hausrundschreiben mit Vorlage erstellen ==
=== Hausrundschreiben-Dokument erstellen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Hausrundschreiben zu erstellen, müssen Sie auf der Startseite des DMS/eAkte auf die Kachel '''Office-Vorlagen''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Vorlage.png|Unter "Verfügbare Vorlagen" ist neben dem Word-Symbol das Wort "Hausrundschreiben" zu sehen. Rechts davon sind ein Plus-Symbol sowie ein Symbol mit einem Pfeil nach unten zu einem Querstrich zu sehen.
|Wählen Sie unter Verfügbare Vorlagen '''Hausrundschreiben''' aus und klicken Sie rechts davon auf das Plus-Symbol.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es erscheint eine Meldung, dass das Dokument aus der Vorlage erfolgreich erzeugt wurde, die Sie mit einem Klick auf '''Gelesen''' bestätigen können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Eigenschaften.png|Die Eigenschaften des Dokuments "neues Hausrundschreiben" werden angezeigt. Auf der rechten Seite, fast ganz oben ist ein einzelnes Stift-Symbol farblich hervorgehoben.
|Sie werden nun auf das Dokument weitergeleitet. Bitte füllen im nächsten Schritt die Metadaten zu dem Dokument aus. Wechseln Sie dafür in den Reiter '''Eigenschaften''' und klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts oben, um die Metadaten zu pflegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Pflegen Sie dort bitte folgende Felder mit Informationen zu dem betreffenden Hausrundschreiben ein: <br>
* '''Betreff''' – Titel des Hausrundschreibens (im Standard steht hier "Neues Hausrundschreiben")
* '''Register''' – Handelt es sich um ein Informationsschreiben oder eine Organisationsänderung?
* '''verantwortliche Einrichtung''' – Wer ist für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich?
Wenn Sie alle Felder befüllt haben, klicken Sie rechts unten auf '''Speichern'''. Sie bekommen eine Meldung eingeblendet, dass die Änderungen erfolgreich gespeichert wurden. Der Stand des Entwurfs wird Ihnen in der Vorschau unter dem Reiter '''Anzeige''' angezeigt.
}}

=== Hausrundschreiben-Dokument mit Inhalt füllen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um das Hausrundschreiben mit Inhalten zu füllen, müssen Sie es in Bearbeitung nehmen. <br>
Dafür klicken Sie oben rechts im Menü neben dem Dokumententitel auf das Symbol mit Block und Stift. Im rechten Menü erscheint daraufhin ein Word-Symbol, auf das Sie anschließend klicken müssen, um das Dokument in Microsoft Word zu bearbeiten. Word öffnet sich und Sie müssen sich erneut mit Ihren Login-Daten bzw. mit einem klick auf die Schaltfläche '''Web-Authentifizierung mit Shibboleth''' anmelden.<br>
Sie können nun die Inhalte des Hausrundschreibens befüllen. Dies sind:
* die Kontaktdaten der Person, die für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich sind
* das Auswahlfeld zur Art des Hausrundschreibens
* der Betreff des Hausrundschreibens
* der Inhalt des Hausrundschreibens
}}
{{Hinweis
|Der Verteiler des Hausrundschreibens muss nicht mehr befüllt werden und wurde daher nicht in die Vorlage integriert.
}}
Wenn Sie die Bearbeitung des Hausrundschreibens beenden wollen, klicken Sie in Word auf das Speichern-Symbol und kehren Sie zum Hausrundschreiben in DMS/eAkte zurück. Klicken Sie dort im Menü oberhalb der Dokumentanzeige auf das Haken-Symbol. Gegebenenfalls werden Sie vom System gebeten, eine Bearbeitungsnotiz zu hinterlegen. Hier können Sie z.B. Erstellung Hausrundschreiben eintragen.
{{Hinweis
|Je nach Bildschirmeinstellungen und -größe verbirgt sich das Haken-Symbol möglicherweise hinter einem so genannten Burgermenü (drei übereinander liegende Punkte).
}}
{{AnleitungAbsatz
|Damit ist das Dokument gespeichert und der aktuelle Stand kann anderen Personen freigegeben werden (z.B. zur Genehmigung). Sie können das Dokument jederzeit wieder in Bearbeitung nehmen, indem Sie erneut auf den Symbol mit Block und Stift klicken und den eben beschriebenen Prozess durchlaufen.
}}

== Hausrundschreiben genehmigen lassen ==
{{AnleitungAbsatz
|Ist das Hausrundschreiben fertig bearbeitet, legen Sie es den genehmigenden Personen per eLaufmappe vor.
}}

{{AnleitungScreenshot|Hausrundschreiben Ad-hoc.png|Sie sehen den oberen, rechten Ausschnitt der Dokumentansicht des DMS mit der horizontalen und vertikalen Menüleiste. An der untersten Stelle der vertikalen Menüleiste ist das Workflow-Symbol, welches als ein Kreis mit drei Punkten dargestellt ist, mit einer farblichen Markierung zu sehen.
|Klicken Sie dafür auf das Verfügungsworkflow starten-Symbol (Kreis mit Punkten). Anschließend können Sie eine eLaufmappe erstellen.
}}

{{Verweis
|Eine Anleitung zur eLaufmappe finden Sie unter [[eLaufmappe in DMS/eAkte]]. In der Anleitung wird auch erklärt, wie Sie ein Hausrundschreiben genehmigen können.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wurden die Genehmigung für das Hausrundschreiben erteilt, informieren Sie die Sachbearbeitung Hausrundschreiben darüber. Die Kontaktdaten finden Sie im [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/PersonDetail.jsp?personId=111991 PEVZ]. Diese wird die weiteren Schritte (Veröffentlichung und Bekanntmachung) einleiten.
}}

== Anhang zum Hausrundschreiben hochladen ==
{{AnleitungAbsatz
|Soll zu dem Hausrundschreiben noch ein Anhang mit abgelegt werden, so müssen Sie diesen separat in das DMS hochladen. Legen Sie den Anhang immer in der Akte „Hausrundschreiben“ ab.
}}
{{Verweis
|Die ersten Schritte zum Hochladen von Dokumenten finden sie in der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Hinzufügen von Anhängen zu Hausrundschreiben finden Sie auf der [[panopto:6c38a5ac-21a0-4da5-acdb-acbd00751e95|Videoplattform Panopto]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Erscheinen der Maske zur Eingabe der Metadaten füllen sie die Felder '''Kategorie''', '''Betreff''', '''Register''', '''verantwortliche Einrichtung''' und '''Status''' mit dem exakt gleichen Inhalt aus, den Sie auch bei dem Hausrundschreiben zu diesem Anhang eigegeben haben.<br>
Im Feld '''Dokumenttyp''' wählen Sie anschließend '''Anhang''' aus. Der Dokumenttyp wird im DMS gemeinsam mit dem Betreff im Titel angezeigt, wodurch ersichtlich wird, ob es sich um das Hausrundschreiben oder den dazugehörigen Anhang handelt.<br>
Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Element gespeichert.png|Es ist die Meldung "Das Element wurde erfolgreich gespeichert." zu sehen. Drunter ist die Schaltfläche "Element anzeigen" abgebildet.
|Sie erhalten im unteren Bildabschnitt die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde. Sie können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie befinden sich nun auf dem Dokument. Kopieren Sie nun den Link in der Browserzeile.
}}
{{Hinweis
|Diesen Link sollten Sie möglichst in das Dokument zum Hausrundschreiben integrieren, um für die Nutzer*innen eine Verbindung zwischen Hausrundschreiben und Anhang zu erzeugen.
}}

== Exkurs: Hausrundschreiben suchen ==
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum Thema Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein bestimmtes Hausrundschreiben zu finden, klicken Sie auf der Startseite des DMS auf die Kachel '''Suche'''.<br>
In der Suchmaske können Sie nun verschiedene Felder füllen. Um alle Hausrundschreiben zu finden, wählen Sie im Feld '''Kategorie auswählen''' die Kategorie '''Wissensdokumente''' aus.<br>
In den Metadatenfeldern unten wählen Sie unter '''Dokumenttyp''' Hausrundschreiben aus (wenn sie nach Anhängen zu Hausrundschreiben suchen, wählen Sie Anhang aus). Mit einem Klick auf '''Suchen''' werden Ihnen nun alle Hausrundschreiben angezeigt. Über die weiteren Felder können Sie die Auswahl weiter eingrenzen, z.B. nach der Art des Rundschreibens (unter '''Register'''), dem '''Betreff''' und weiteres. Da das DMS eine Volltextsuche ermöglicht, können Sie im Feld '''Suchbegriff eingeben''' auch nach Inhalten des Hausrundschreibens suchen.
}}

Hausrundschreiben erstellen in DMS/eAkte

2024-08-27T06:23:54Z

Fhartl: /* Hausrundschreiben-Dokument mit Inhalt füllen */

{{Anleitung}}[[category:Hausrundschreiben]][[kategorie:Ablage]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in DMS/eAkte mit Hilfe einer Vorlage ein Hausrundschreiben erstellen und genehmigen lassen können. Zusätzlich erfahren Sie, wie ein Anhang zum Hausrundschreiben hochgeladen werden kann.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Erstellen von Hausrundschreiben in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto:6a8129eb-960f-4087-b94d-accb00da8de6|Videoplattform Panopto]].
}}

== Hausrundschreiben mit Vorlage erstellen ==
=== Hausrundschreiben-Dokument erstellen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Hausrundschreiben zu erstellen, müssen Sie auf der Startseite des DMS/eAkte auf die Kachel '''Office-Vorlagen''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Vorlage.png|Unter "Verfügbare Vorlagen" ist neben dem Word-Symbol das Wort "Hausrundschreiben" zu sehen. Rechts davon sind ein Plus-Symbol sowie ein Symbol mit einem Pfeil nach unten zu einem Querstrich zu sehen.
|Wählen Sie unter Verfügbare Vorlagen '''Hausrundschreiben''' aus und klicken Sie rechts davon auf das Plus-Symbol.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es erscheint eine Meldung, dass das Dokument aus der Vorlage erfolgreich erzeugt wurde, die Sie mit einem Klick auf '''Gelesen''' bestätigen können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Eigenschaften.png|Die Eigenschaften des Dokuments "neues Hausrundschreiben" werden angezeigt. Auf der rechten Seite, fast ganz oben ist ein einzelnes Stift-Symbol farblich hervorgehoben.
|Sie werden nun auf das Dokument weitergeleitet. Bitte füllen im nächsten Schritt die Metadaten zu dem Dokument aus. Wechseln Sie dafür in den Reiter '''Eigenschaften''' und klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts oben, um die Metadaten zu pflegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Pflegen Sie dort bitte folgende Felder mit Informationen zu dem betreffenden Hausrundschreiben ein: <br>
* '''Betreff''' – Titel des Hausrundschreibens (im Standard steht hier "Neues Hausrundschreiben")
* '''Register''' – Handelt es sich um ein Informationsschreiben oder eine Organisationsänderung?
* '''verantwortliche Einrichtung''' – Wer ist für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich?
Wenn Sie alle Felder befüllt haben, klicken Sie rechts unten auf '''Speichern'''. Sie bekommen eine Meldung eingeblendet, dass die Änderungen erfolgreich gespeichert wurden. Der Stand des Entwurfs wird Ihnen in der Vorschau unter dem Reiter '''Anzeige''' angezeigt.
}}

=== Hausrundschreiben-Dokument mit Inhalt füllen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um das Hausrundschreiben mit Inhalten zu füllen, müssen Sie es in Bearbeitung nehmen. <br>
Dafür klicken Sie oben rechts im Menü neben dem Dokumententitel auf das Symbol mit Block und Stift. Im rechten Menü erscheint daraufhin ein Word-Symbol, auf das Sie anschließend klicken müssen, um das Dokument in Microsoft Word zu bearbeiten. Word öffnet sich und Sie müssen sich erneut mit Ihren Login-Daten bzw. mit einem klick auf die Schaltfläche '''Web-Authentifizierung mit Shibboleth''' anmelden.<br>
Sie können nun die Inhalte des Hausrundschreibens befüllen. Dies sind:
* die Kontaktdaten der Person, die für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich sind
* das Auswahlfeld zur Art des Hausrundschreibens
* der Betreff des Hausrundschreibens
* der Inhalt des Hausrundschreibens
}}
{{Hinweis
|Der Verteiler des Hausrundschreibens muss nicht mehr befüllt werden und wurde daher nicht in die Vorlage integriert.
}}
Wenn Sie die Bearbeitung des Hausrundschreibens beenden wollen, klicken Sie in Word auf das Speichern-Symbol und kehren Sie zum Hausrundschreiben in DMS/eAkte zurück. Klicken Sie dort im Menü oberhalb der Dokumentanzeige auf das Haken-Symbol. Gegebenenfalls werden Sie vom System gebeten, eine Bearbeitungsnotiz zu hinterlegen. Hier können Sie z.B. Erstellung Hausrundschreiben eintragen.
{{Hinweis
|Je nach Bildschirmeinstellungen und -größe verbirgt sich das Haken-Symbol möglicherweise hinter einem so genannten Burgermenü (drei übereinander liegende Punkte).
}}
{{AnleitungAbsatz
|Damit ist das Dokument gespeichert und der aktuelle Stand kann anderen Personen freigegeben werden (z.B. zur Genehmigung). Sie können das Dokument jederzeit wieder in Bearbeitung nehmen, indem Sie erneut auf den Stift (Bearbeiten) klicken und den eben beschriebenen Prozess durchlaufen.
}}

== Hausrundschreiben genehmigen lassen ==
{{AnleitungAbsatz
|Ist das Hausrundschreiben fertig bearbeitet, legen Sie es den genehmigenden Personen per eLaufmappe vor.
}}

{{AnleitungScreenshot|Hausrundschreiben Ad-hoc.png|Sie sehen den oberen, rechten Ausschnitt der Dokumentansicht des DMS mit der horizontalen und vertikalen Menüleiste. An der untersten Stelle der vertikalen Menüleiste ist das Workflow-Symbol, welches als ein Kreis mit drei Punkten dargestellt ist, mit einer farblichen Markierung zu sehen.
|Klicken Sie dafür auf das Verfügungsworkflow starten-Symbol (Kreis mit Punkten). Anschließend können Sie eine eLaufmappe erstellen.
}}

{{Verweis
|Eine Anleitung zur eLaufmappe finden Sie unter [[eLaufmappe in DMS/eAkte]]. In der Anleitung wird auch erklärt, wie Sie ein Hausrundschreiben genehmigen können.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wurden die Genehmigung für das Hausrundschreiben erteilt, informieren Sie die Sachbearbeitung Hausrundschreiben darüber. Die Kontaktdaten finden Sie im [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/PersonDetail.jsp?personId=111991 PEVZ]. Diese wird die weiteren Schritte (Veröffentlichung und Bekanntmachung) einleiten.
}}

== Anhang zum Hausrundschreiben hochladen ==
{{AnleitungAbsatz
|Soll zu dem Hausrundschreiben noch ein Anhang mit abgelegt werden, so müssen Sie diesen separat in das DMS hochladen. Legen Sie den Anhang immer in der Akte „Hausrundschreiben“ ab.
}}
{{Verweis
|Die ersten Schritte zum Hochladen von Dokumenten finden sie in der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Hinzufügen von Anhängen zu Hausrundschreiben finden Sie auf der [[panopto:6c38a5ac-21a0-4da5-acdb-acbd00751e95|Videoplattform Panopto]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Erscheinen der Maske zur Eingabe der Metadaten füllen sie die Felder '''Kategorie''', '''Betreff''', '''Register''', '''verantwortliche Einrichtung''' und '''Status''' mit dem exakt gleichen Inhalt aus, den Sie auch bei dem Hausrundschreiben zu diesem Anhang eigegeben haben.<br>
Im Feld '''Dokumenttyp''' wählen Sie anschließend '''Anhang''' aus. Der Dokumenttyp wird im DMS gemeinsam mit dem Betreff im Titel angezeigt, wodurch ersichtlich wird, ob es sich um das Hausrundschreiben oder den dazugehörigen Anhang handelt.<br>
Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Element gespeichert.png|Es ist die Meldung "Das Element wurde erfolgreich gespeichert." zu sehen. Drunter ist die Schaltfläche "Element anzeigen" abgebildet.
|Sie erhalten im unteren Bildabschnitt die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde. Sie können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie befinden sich nun auf dem Dokument. Kopieren Sie nun den Link in der Browserzeile.
}}
{{Hinweis
|Diesen Link sollten Sie möglichst in das Dokument zum Hausrundschreiben integrieren, um für die Nutzer*innen eine Verbindung zwischen Hausrundschreiben und Anhang zu erzeugen.
}}

== Exkurs: Hausrundschreiben suchen ==
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum Thema Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein bestimmtes Hausrundschreiben zu finden, klicken Sie auf der Startseite des DMS auf die Kachel '''Suche'''.<br>
In der Suchmaske können Sie nun verschiedene Felder füllen. Um alle Hausrundschreiben zu finden, wählen Sie im Feld '''Kategorie auswählen''' die Kategorie '''Wissensdokumente''' aus.<br>
In den Metadatenfeldern unten wählen Sie unter '''Dokumenttyp''' Hausrundschreiben aus (wenn sie nach Anhängen zu Hausrundschreiben suchen, wählen Sie Anhang aus). Mit einem Klick auf '''Suchen''' werden Ihnen nun alle Hausrundschreiben angezeigt. Über die weiteren Felder können Sie die Auswahl weiter eingrenzen, z.B. nach der Art des Rundschreibens (unter '''Register'''), dem '''Betreff''' und weiteres. Da das DMS eine Volltextsuche ermöglicht, können Sie im Feld '''Suchbegriff eingeben''' auch nach Inhalten des Hausrundschreibens suchen.
}}