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Hausrundschreiben erstellen in DMS/eAkte

2026-10-20T10:42:14Z

Fhartl: /* Hausrundschreiben genehmigen lassen */

{{Anleitung}}[[category:Hausrundschreiben]][[kategorie:Ablage]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in DMS/eAkte mit Hilfe einer Vorlage ein Hausrundschreiben erstellen und genehmigen lassen können. Zusätzlich erfahren Sie, wie ein Anhang zum Hausrundschreiben hochgeladen werden kann.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Erstellen von Hausrundschreiben in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto:6a8129eb-960f-4087-b94d-accb00da8de6|Videoplattform Panopto]].

Bitte beachten Sie, dass die Systemoberflächen im Video u.U. anders aussehen können, da sich das DMS ständig weiterentwickelt.
}}

== Hausrundschreiben mit Vorlage erstellen ==
=== Hausrundschreiben-Dokument erstellen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Hausrundschreiben zu erstellen, müssen Sie auf der Startseite des DMS/eAkte auf die Kachel '''Office-Vorlagen''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Vorlage.png|Unter "Verfügbare Vorlagen" ist neben dem Word-Symbol das Wort "Hausrundschreiben" zu sehen. Rechts davon sind ein Plus-Symbol sowie ein Symbol mit einem Pfeil nach unten zu einem Querstrich zu sehen.
|Wählen Sie unter Verfügbare Vorlagen '''Hausrundschreiben''' aus und klicken Sie rechts davon auf das Plus-Symbol.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es erscheint eine Meldung, dass das Dokument aus der Vorlage erfolgreich erzeugt wurde, die Sie mit einem Klick auf '''Gelesen''' bestätigen können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Eigenschaften.png|Die Eigenschaften des Dokuments "neues Hausrundschreiben" werden angezeigt. Auf der rechten Seite, fast ganz oben ist ein einzelnes Stift-Symbol farblich hervorgehoben.
|Sie werden nun auf das Dokument weitergeleitet. Bitte füllen im nächsten Schritt die Metadaten zu dem Dokument aus. Wechseln Sie dafür in den Reiter '''Eigenschaften''' und klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts oben, um die Metadaten zu pflegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Pflegen Sie dort bitte folgende Felder mit Informationen zu dem betreffenden Hausrundschreiben ein: 
* '''Betreff''' – Titel des Hausrundschreibens (im Standard steht hier "Neues Hausrundschreiben")
* '''Register''' – Handelt es sich um ein Informationsschreiben oder eine Organisationsänderung?
* '''verantwortliche Einrichtung''' – Wer ist für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich?
Wenn Sie alle Felder befüllt haben, klicken Sie rechts unten auf '''Speichern'''. Sie bekommen eine Meldung eingeblendet, dass die Änderungen erfolgreich gespeichert wurden. Der Stand des Entwurfs wird Ihnen in der Vorschau unter dem Reiter '''Anzeige''' angezeigt.
}}

=== Hausrundschreiben-Dokument mit Inhalt füllen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um das Hausrundschreiben mit Inhalten zu füllen, müssen Sie es in Bearbeitung nehmen. 
Dafür klicken Sie oberhalb des Dokumentes auf das Symbol mit Block und Stift, welches '''Bearbeitung Beginnen''' daneben stehen hat. Im rechten Menü erscheint daraufhin das Local Edit-Symbol, auf das Sie anschließend klicken müssen, um das Dokument in Bearbeitung zu nehmen. Es öffnet sich erneut ein Anmeldefenster und Sie müssen sich mit Ihren Login-Daten bzw. mit einem klick auf die Schaltfläche '''mit Shibboleth anmelden'''. 
Sie können nun die Inhalte des Hausrundschreibens befüllen. Dies sind:
* die Kontaktdaten der Person, die für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich sind
* das Auswahlfeld zur Art des Hausrundschreibens
* der Betreff des Hausrundschreibens
* der Inhalt des Hausrundschreibens
}}
{{Hinweis
|Der Verteiler des Hausrundschreibens muss nicht mehr befüllt werden und wurde daher nicht in die Vorlage integriert.
}}
Wenn Sie die Bearbeitung des Hausrundschreibens beenden wollen, klicken Sie auf das Speichern-Symbol Ihres Bearbeitungsprogramms und kehren zum Hausrundschreiben in DMS/eAkte zurück. Klicken Sie dort im Menü oberhalb des Dokumentese auf das '''Bearbeitung Abschließen'''-Symbol. Gegebenenfalls werden Sie vom System gebeten, eine Bearbeitungsnotiz zu hinterlegen. Hier können Sie z.B. Erstellung Hausrundschreiben eintragen.
{{Hinweis
|Je nach Bildschirmeinstellungen und -größe verbirgt sich das Haken-Symbol möglicherweise hinter einem so genannten Burgermenü (drei übereinander liegende Punkte).
}}
{{AnleitungAbsatz
|Damit ist das Dokument gespeichert und der aktuelle Stand kann anderen Personen freigegeben werden (z.B. zur Genehmigung). Sie können das Dokument jederzeit wieder in Bearbeitung nehmen, indem Sie erneut auf den Symbol mit Block und Stift klicken und den eben beschriebenen Prozess durchlaufen.
}}

== Hausrundschreiben genehmigen lassen ==
{{AnleitungAbsatz
|Ist das Hausrundschreiben fertig bearbeitet, legen Sie es den genehmigenden Personen per eLaufmappe vor.
}}

{{AnleitungScreenshot|Hausrundschreiben Ad-hoc.png|Sie sehen den oberen, rechten Ausschnitt der Dokumentansicht des DMS mit der horizontalen und vertikalen Menüleiste. An der untersten Stelle der vertikalen Menüleiste ist das Workflow-Symbol, welches als ein Kreis mit drei Punkten dargestellt ist, mit einer farblichen Markierung zu sehen.
|Klicken Sie dafür auf das Verfügungsworkflow starten-Symbol (Kreis mit Punkten). Anschließend können Sie eine eLaufmappe erstellen.
}}

{{Verweis
|Eine Anleitung zur eLaufmappe finden Sie unter [[eLaufmappe in DMS/eAkte]]. In der Anleitung wird auch erklärt, wie Sie ein Hausrundschreiben genehmigen können.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wurden die Genehmigung für das Hausrundschreiben erteilt, informieren Sie die Sachbearbeitung Hausrundschreiben darüber - per Mail an organisation@uni-bielefeld.de. Diese wird die weiteren Schritte (Veröffentlichung und Bekanntmachung) einleiten.
}}

== Anhang zum Hausrundschreiben hochladen ==
{{AnleitungAbsatz
|Soll zu dem Hausrundschreiben noch ein Anhang mit abgelegt werden, so müssen Sie diesen separat in das DMS hochladen. Legen Sie den Anhang immer in der Akte „Hausrundschreiben“ ab.
}}
{{Verweis
|Die ersten Schritte zum Hochladen von Dokumenten finden sie in der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Hinzufügen von Anhängen zu Hausrundschreiben finden Sie auf der [[panopto:6c38a5ac-21a0-4da5-acdb-acbd00751e95|Videoplattform Panopto]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Erscheinen der Maske zur Eingabe der Metadaten füllen sie die Felder '''Kategorie''', '''Betreff''', '''Register''', '''verantwortliche Einrichtung''' und '''Status''' mit dem exakt gleichen Inhalt aus, den Sie auch bei dem Hausrundschreiben zu diesem Anhang eigegeben haben. 
Im Feld '''Dokumenttyp''' wählen Sie anschließend '''Anhang''' aus. Der Dokumenttyp wird im DMS gemeinsam mit dem Betreff im Titel angezeigt, wodurch ersichtlich wird, ob es sich um das Hausrundschreiben oder den dazugehörigen Anhang handelt. 
Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Element gespeichert.png|Es ist die Meldung "Das Element wurde erfolgreich gespeichert." zu sehen. Drunter ist die Schaltfläche "Element anzeigen" abgebildet.
|Sie erhalten im unteren Bildabschnitt die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde. Sie können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie befinden sich nun auf dem Dokument. Kopieren Sie nun den Link in der Browserzeile.
}}
{{Hinweis
|Diesen '''Link sollten Sie möglichst in das Dokument zum Hausrundschreiben integrieren''', um für die Nutzer*innen eine Verbindung zwischen Hausrundschreiben und Anhang zu erzeugen.
}}

== Exkurs: Hausrundschreiben suchen ==
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum Thema Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein bestimmtes Hausrundschreiben zu finden, klicken Sie auf der Startseite des DMS auf die Kachel '''Suche'''. 
In der Suchmaske können Sie nun verschiedene Felder füllen. Um alle Hausrundschreiben zu finden, wählen Sie im Feld '''Kategorie auswählen''' die Kategorie '''Wissensdokumente''' aus. 
In den Metadatenfeldern unten wählen Sie unter '''Dokumenttyp''' Hausrundschreiben aus (wenn sie nach Anhängen zu Hausrundschreiben suchen, wählen Sie Anhang aus). Mit einem Klick auf '''Suchen''' werden Ihnen nun alle Hausrundschreiben angezeigt. Über die weiteren Felder können Sie die Auswahl weiter eingrenzen, z.B. nach der Art des Rundschreibens (unter '''Register'''), dem '''Betreff''' und weiteres. Da das DMS eine Volltextsuche ermöglicht, können Sie im Feld '''Suchbegriff eingeben''' auch nach Inhalten des Hausrundschreibens suchen.
}}

Schließen von Personalakten

2026-10-02T06:23:39Z

Fhartl: /* Aufbewahrungsfristen von ePersonalakten */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt das Schließen von Personalakten. Es wird erklärt, wie man Personalakten schließt, wie man sie zurückholt (falls überraschend noch Dokumente eingehen oder die Person wieder eingestellt wird) und welche Aufbewahrungsfristen hinter der ePersonalakte liegen.

{{Hinweis
|Wann eine ePersonalakte geschlossen werden darf, hängt stark vom Beschäftigtenstatus ab. In der Regel kann der Aktenschluss sofort nach Ausscheiden der Person erfolgen. Bei Beamt*innen gibt es hier allerdings Sonderfristen zu beachten.
}}

== ePersonalakte schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_01.png|Ansicht des Aktendeckels|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei offenen Akten auf Nein.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_02.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Ja.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Ja und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt) |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge). Man kann am Feld Aussonderungsdatum sehen, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird.
}}

== mehrere ePersonalakten auf einmal schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_04.png|Ansicht des Such-Widgets|Navigieren Sie in die allgemeine Suchmaske.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_05.png|Ansicht der Suchübersicht|Stellen Sie dort das Repository auf "Personalakte" und auch die Kategorie auf "Personalakte".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_06.png|Ansicht der Suchübersicht - Personalnummer ausgewählt|Jetzt können Sie z.B. über die Personalnummern die entsprechenden Akten heraussuchen, die geschlossen werden sollen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_07.png|Ansicht des Buttons "Suchen"|Schicken Sie die Suche über einen Klick auf den Button "Suchen" ab (dieser enthält in Klammern die Anzahl der Suchtreffer).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_08.png|Ansicht der Tabellenübersicht mit zwei ePersonalakten|In der Tabellenübersicht sehen Sie nun alle gesuchten ePersonalakten. Wählen Sie die gewünschten Akten aus, indem Sie diese links anhaken.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_09.png|Ansicht der Buttons für Mehrfachaktionen|Über der Tabellenübersicht erscheinen nun neue Buttons (für Mehrfachaktionen). Wählen Sie hier den Button "Eigenschaften bearbeiten" aus. Unter Umständen ist dieser Button über das Drei-Punkt-Menü zu erreichen (hängt von der Bildschirmgröße ab).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_10.png|Ansicht der Mehrfachbearbeitungen|Sie landen in der Übersicht für Mehrfachbearbeitungen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_11.png|Ansicht Punkt z.d.A.-verfügt in der Mehrfachbearbeitung|Hier müssen Sie etwas nach unten gehen, bis Sie den Punkt "zdA-verfügt" finden. Dort können Sie nur die Werte Ja oder Nein eintragen. Wählen Sie Ja aus.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_12.png|Ansicht Button "Speichern" in der Mehrfachbearbeitung|Navigieren Sie in der Mehrfachbearbeitung ganz nach unten und drücken Sie auf den Button "Speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_13.png|Ansicht Erfolgsmeldung|Sie bekommen eine Meldung, dass die Mehrfachbearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt)|Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge). Man kann am Feld Aussonderungsdatum sehen, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird.
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie eine gewisse Anzahl an ePersonalakten geschlossen haben, kann es u.U. etwas dauern, bis wirklich alle Akten geschlossen sind und sich die Information auch an alle darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente vererbt hat.
}}

== geschlossene ePersonalakte wieder öffnen ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht des Aktendeckels (geschlossene ePersonalakte)|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei geschlossenen Akten auf Ja. Man kann am Feld Aussonderungsdatum sehen, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_15.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Nein.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Nein und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_01.png|Ansicht einer ePersonalakte |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte erneut geöffnet und alle Sachbearbeitungen haben wieder Zugriff auf die gesamte ePersonalakte (inklusive der darunter liegenden Personalvorgängen und -dokumente).
}}

== Aufbewahrungsfristen von ePersonalakten ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt) |Bei geschlossenen ePersonalakten (z.d.A.-verfügt auf Ja) erkennt man am Feld Aussonderungsdatum, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird. Wenn eine ePersonalakte wieder geöffnet wird (z.d.A.-verfügt auf Nein) wird das Aussonderungsdatum wieder entfernt.
}}

{{Hinweis|Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten (egal ob analog oder elektronisch) leiten sich aus § 90 Abs. 1 LBG NRW (Landesbeamt*innengesetz) ab. Dieser Paragraph sieht eine '''Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren nach Aktenschluss''' vor. Die Gesetzesgrundlage wird analog auch auf die tariflich beschäftigten Personen angewandt.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird die entsprechende ePersonalakte dem Universitätsarchiv angeboten. Im Falle der Archivierung wird die ePersonalakte in das elektronische Langzeitarchiv der Universität überführt. Falls die ePersonalakte nicht archiviert werden soll, wird sie technisch sauber gelöscht.
}}

Schließen von Personalakten

2026-10-02T06:23:19Z

Fhartl: /* Aufbewahrungsfristen von ePersonalakten */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt das Schließen von Personalakten. Es wird erklärt, wie man Personalakten schließt, wie man sie zurückholt (falls überraschend noch Dokumente eingehen oder die Person wieder eingestellt wird) und welche Aufbewahrungsfristen hinter der ePersonalakte liegen.

{{Hinweis
|Wann eine ePersonalakte geschlossen werden darf, hängt stark vom Beschäftigtenstatus ab. In der Regel kann der Aktenschluss sofort nach Ausscheiden der Person erfolgen. Bei Beamt*innen gibt es hier allerdings Sonderfristen zu beachten.
}}

== ePersonalakte schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_01.png|Ansicht des Aktendeckels|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei offenen Akten auf Nein.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_02.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Ja.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Ja und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt) |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge). Man kann am Feld Aussonderungsdatum sehen, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird.
}}

== mehrere ePersonalakten auf einmal schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_04.png|Ansicht des Such-Widgets|Navigieren Sie in die allgemeine Suchmaske.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_05.png|Ansicht der Suchübersicht|Stellen Sie dort das Repository auf "Personalakte" und auch die Kategorie auf "Personalakte".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_06.png|Ansicht der Suchübersicht - Personalnummer ausgewählt|Jetzt können Sie z.B. über die Personalnummern die entsprechenden Akten heraussuchen, die geschlossen werden sollen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_07.png|Ansicht des Buttons "Suchen"|Schicken Sie die Suche über einen Klick auf den Button "Suchen" ab (dieser enthält in Klammern die Anzahl der Suchtreffer).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_08.png|Ansicht der Tabellenübersicht mit zwei ePersonalakten|In der Tabellenübersicht sehen Sie nun alle gesuchten ePersonalakten. Wählen Sie die gewünschten Akten aus, indem Sie diese links anhaken.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_09.png|Ansicht der Buttons für Mehrfachaktionen|Über der Tabellenübersicht erscheinen nun neue Buttons (für Mehrfachaktionen). Wählen Sie hier den Button "Eigenschaften bearbeiten" aus. Unter Umständen ist dieser Button über das Drei-Punkt-Menü zu erreichen (hängt von der Bildschirmgröße ab).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_10.png|Ansicht der Mehrfachbearbeitungen|Sie landen in der Übersicht für Mehrfachbearbeitungen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_11.png|Ansicht Punkt z.d.A.-verfügt in der Mehrfachbearbeitung|Hier müssen Sie etwas nach unten gehen, bis Sie den Punkt "zdA-verfügt" finden. Dort können Sie nur die Werte Ja oder Nein eintragen. Wählen Sie Ja aus.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_12.png|Ansicht Button "Speichern" in der Mehrfachbearbeitung|Navigieren Sie in der Mehrfachbearbeitung ganz nach unten und drücken Sie auf den Button "Speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_13.png|Ansicht Erfolgsmeldung|Sie bekommen eine Meldung, dass die Mehrfachbearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt)|Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge). Man kann am Feld Aussonderungsdatum sehen, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird.
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie eine gewisse Anzahl an ePersonalakten geschlossen haben, kann es u.U. etwas dauern, bis wirklich alle Akten geschlossen sind und sich die Information auch an alle darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente vererbt hat.
}}

== geschlossene ePersonalakte wieder öffnen ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht des Aktendeckels (geschlossene ePersonalakte)|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei geschlossenen Akten auf Ja. Man kann am Feld Aussonderungsdatum sehen, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_15.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Nein.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Nein und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_01.png|Ansicht einer ePersonalakte |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte erneut geöffnet und alle Sachbearbeitungen haben wieder Zugriff auf die gesamte ePersonalakte (inklusive der darunter liegenden Personalvorgängen und -dokumente).
}}

== Aufbewahrungsfristen von ePersonalakten ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt) |Bei geschlossenen ePersonalakten (z.d.A.-verfügt auf Ja) erkennt man am Feld Aussonderungsdatum, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird. Wenn eine ePersonalakte wieder geöffnet wird (z.d.A.-verfügt auf Nein) wird das Aussonderungsdatum wieder entfernt.
}}

{{Hinweis|Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten (egal ob analog oder elektronisch) leiten sich aus § 90 Abs. 1 LBG NRW (Landesbeamt*innengesetz) ab. Dieser Paragraph sieht eine '''Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren nach Aktenschluss''' vor. Die Gesetzesgrundlage wird analog auch auf die tariflich beschäftigten Personen angewandt.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird die entsprechende ePersonalakte dem Universitätsarchiv angeboten. Im Falle der Archivierung wird die ePersonalakte in das elektronische Langzeitarchiv der Universität überführt. Falls die ePersonalakte nicht archiviert werden soll, wird sie technisch sauber gelöscht.
}}

Schließen von Personalakten

2026-10-02T06:14:42Z

Fhartl:

Schließen von Personalakten

2026-10-02T06:14:13Z

Fhartl: /* geschlossene ePersonalakte wieder öffnen */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt das Schließen von Personalakten. Es wird erklärt, wie man Personalakten schließt, wie man sie zurückholt (falls überraschend noch Dokumente eingehen oder die Person wieder eingestellt wird) und welche Aufbewahrungsfristen hinter der ePersonalakte liegen.

{{Hinweis
|Wann eine ePersonalakte geschlossen werden darf, hängt stark vom Beschäftigtenstatus ab. In der Regel kann der Aktenschluss sofort nach Ausscheiden der Person erfolgen. Bei Beamt*innen gibt es hier allerdings Sonderfristen zu beachten.
}}

== ePersonalakte schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_01.png|Ansicht des Aktendeckels|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei offenen Akten auf Nein.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_02.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Ja.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Ja und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt) |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge).
}}

== mehrere ePersonalakten auf einmal schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_04.png|Ansicht des Such-Widgets|Navigieren Sie in die allgemeine Suchmaske.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_05.png|Ansicht der Suchübersicht|Stellen Sie dort das Repository auf "Personalakte" und auch die Kategorie auf "Personalakte".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_06.png|Ansicht der Suchübersicht - Personalnummer ausgewählt|Jetzt können Sie z.B. über die Personalnummern die entsprechenden Akten heraussuchen, die geschlossen werden sollen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_07.png|Ansicht des Buttons "Suchen"|Schicken Sie die Suche über einen Klick auf den Button "Suchen" ab (dieser enthält in Klammern die Anzahl der Suchtreffer).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_08.png|Ansicht der Tabellenübersicht mit zwei ePersonalakten|In der Tabellenübersicht sehen Sie nun alle gesuchten ePersonalakten. Wählen Sie die gewünschten Akten aus, indem Sie diese links anhaken.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_09.png|Ansicht der Buttons für Mehrfachaktionen|Über der Tabellenübersicht erscheinen nun neue Buttons (für Mehrfachaktionen). Wählen Sie hier den Button "Eigenschaften bearbeiten" aus. Unter Umständen ist dieser Button über das Drei-Punkt-Menü zu erreichen (hängt von der Bildschirmgröße ab).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_10.png|Ansicht der Mehrfachbearbeitungen|Sie landen in der Übersicht für Mehrfachbearbeitungen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_11.png|Ansicht Punkt z.d.A.-verfügt in der Mehrfachbearbeitung|Hier müssen Sie etwas nach unten gehen, bis Sie den Punkt "zdA-verfügt" finden. Dort können Sie nur die Werte Ja oder Nein eintragen. Wählen Sie Ja aus.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_12.png|Ansicht Button "Speichern" in der Mehrfachbearbeitung|Navigieren Sie in der Mehrfachbearbeitung ganz nach unten und drücken Sie auf den Button "Speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_13.png|Ansicht Erfolgsmeldung|Sie bekommen eine Meldung, dass die Mehrfachbearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt)|Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge).
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie eine gewisse Anzahl an ePersonalakten geschlossen haben, kann es u.U. etwas dauern, bis wirklich alle Akten geschlossen sind und sich die Information auch an alle darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente vererbt hat.
}}

== geschlossene ePersonalakte wieder öffnen ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht des Aktendeckels (geschlossene ePersonalakte)|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei geschlossenen Akten auf Ja. Man kann am Feld Aussonderungsdatum sehen, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_15.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Nein.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Nein und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_01.png|Ansicht einer ePersonalakte |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte erneut geöffnet und alle Sachbearbeitungen haben wieder Zugriff auf die gesamte ePersonalakte (inklusive der darunter liegenden Personalvorgängen und -dokumente).
}}

== Aufbewahrungsfristen von ePersonalakten ==

Datei:ZdA 14.png

2026-10-02T06:13:04Z

Fhartl: Fhartl lud eine neue Version von Datei:ZdA 14.png hoch

Datei:ZdA 15.png

2026-10-02T06:05:39Z

Fhartl:

Datei:ZdA 14.png

2026-10-02T06:05:30Z

Fhartl:

Schließen von Personalakten

2026-10-02T06:05:20Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt das Schließen von Personalakten. Es wird erklärt, wie man Personalakten schließt, wie man sie zurückholt (falls überraschend noch Dokumente eingehen oder die Person wieder eingestellt wird) und welche Aufbewahrungsfristen hinter der ePersonalakte liegen.

{{Hinweis
|Wann eine ePersonalakte geschlossen werden darf, hängt stark vom Beschäftigtenstatus ab. In der Regel kann der Aktenschluss sofort nach Ausscheiden der Person erfolgen. Bei Beamt*innen gibt es hier allerdings Sonderfristen zu beachten.
}}

== ePersonalakte schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_01.png|Ansicht des Aktendeckels|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei offenen Akten auf Nein.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_02.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Ja.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Ja und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt) |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge).
}}

== mehrere ePersonalakten auf einmal schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_04.png|Ansicht des Such-Widgets|Navigieren Sie in die allgemeine Suchmaske.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_05.png|Ansicht der Suchübersicht|Stellen Sie dort das Repository auf "Personalakte" und auch die Kategorie auf "Personalakte".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_06.png|Ansicht der Suchübersicht - Personalnummer ausgewählt|Jetzt können Sie z.B. über die Personalnummern die entsprechenden Akten heraussuchen, die geschlossen werden sollen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_07.png|Ansicht des Buttons "Suchen"|Schicken Sie die Suche über einen Klick auf den Button "Suchen" ab (dieser enthält in Klammern die Anzahl der Suchtreffer).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_08.png|Ansicht der Tabellenübersicht mit zwei ePersonalakten|In der Tabellenübersicht sehen Sie nun alle gesuchten ePersonalakten. Wählen Sie die gewünschten Akten aus, indem Sie diese links anhaken.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_09.png|Ansicht der Buttons für Mehrfachaktionen|Über der Tabellenübersicht erscheinen nun neue Buttons (für Mehrfachaktionen). Wählen Sie hier den Button "Eigenschaften bearbeiten" aus. Unter Umständen ist dieser Button über das Drei-Punkt-Menü zu erreichen (hängt von der Bildschirmgröße ab).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_10.png|Ansicht der Mehrfachbearbeitungen|Sie landen in der Übersicht für Mehrfachbearbeitungen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_11.png|Ansicht Punkt z.d.A.-verfügt in der Mehrfachbearbeitung|Hier müssen Sie etwas nach unten gehen, bis Sie den Punkt "zdA-verfügt" finden. Dort können Sie nur die Werte Ja oder Nein eintragen. Wählen Sie Ja aus.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_12.png|Ansicht Button "Speichern" in der Mehrfachbearbeitung|Navigieren Sie in der Mehrfachbearbeitung ganz nach unten und drücken Sie auf den Button "Speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_13.png|Ansicht Erfolgsmeldung|Sie bekommen eine Meldung, dass die Mehrfachbearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt)|Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge).
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie eine gewisse Anzahl an ePersonalakten geschlossen haben, kann es u.U. etwas dauern, bis wirklich alle Akten geschlossen sind und sich die Information auch an alle darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente vererbt hat.
}}

== geschlossene ePersonalakte wieder öffnen ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht des Aktendeckels (geschlossene ePersonalakte)|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei geschlossenen Akten auf Ja.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_15.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Nein.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Nein und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_01.png|Ansicht einer ePersonalakte |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte erneut geöffnet und alle Sachbearbeitungen haben wieder Zugriff auf die gesamte ePersonalakte (inklusive der darunter liegenden Personalvorgängen und -dokumente).
}}

== Aufbewahrungsfristen von ePersonalakten ==

Schließen von Personalakten

2026-10-02T06:00:48Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt das Schließen von Personalakten. Es wird erklärt, wie man Personalakten schließt, wie man sie zurückholt (falls überraschend noch Dokumente eingehen oder die Person wieder eingestellt wird) und welche Aufbewahrungsfristen hinter der ePersonalakte liegen.

{{Hinweis
|Wann eine ePersonalakte geschlossen werden darf, hängt stark vom Beschäftigtenstatus ab. In der Regel kann der Aktenschluss sofort nach Ausscheiden der Person erfolgen. Bei Beamt*innen gibt es hier allerdings Sonderfristen zu beachten.
}}

== ePersonalakte schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_01.png|Ansicht des Aktendeckels|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei offenen Akten auf Nein.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_02.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Ja.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Ja und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt) |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge).
}}

== mehrere ePersonalakten auf einmal schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_04.png|Ansicht des Such-Widgets|Navigieren Sie in die allgemeine Suchmaske.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_05.png|Ansicht der Suchübersicht|Stellen Sie dort das Repository auf "Personalakte" und auch die Kategorie auf "Personalakte".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_06.png|Ansicht der Suchübersicht - Personalnummer ausgewählt|Jetzt können Sie z.B. über die Personalnummern die entsprechenden Akten heraussuchen, die geschlossen werden sollen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_07.png|Ansicht des Buttons "Suchen"|Schicken Sie die Suche über einen Klick auf den Button "Suchen" ab (dieser enthält in Klammern die Anzahl der Suchtreffer).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_08.png|Ansicht der Tabellenübersicht mit zwei ePersonalakten|In der Tabellenübersicht sehen Sie nun alle gesuchten ePersonalakten. Wählen Sie die gewünschten Akten aus, indem Sie diese links anhaken.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_09.png|Ansicht der Buttons für Mehrfachaktionen|Über der Tabellenübersicht erscheinen nun neue Buttons (für Mehrfachaktionen). Wählen Sie hier den Button "Eigenschaften bearbeiten" aus. Unter Umständen ist dieser Button über das Drei-Punkt-Menü zu erreichen (hängt von der Bildschirmgröße ab).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_10.png|Ansicht der Mehrfachbearbeitungen|Sie landen in der Übersicht für Mehrfachbearbeitungen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_11.png|Ansicht Punkt z.d.A.-verfügt in der Mehrfachbearbeitung|Hier müssen Sie etwas nach unten gehen, bis Sie den Punkt "zdA-verfügt" finden. Dort können Sie nur die Werte Ja oder Nein eintragen. Wählen Sie Ja aus.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_12.png|Ansicht Button "Speichern" in der Mehrfachbearbeitung|Navigieren Sie in der Mehrfachbearbeitung ganz nach unten und drücken Sie auf den Button "Speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_13.png|Ansicht Erfolgsmeldung|Sie bekommen eine Meldung, dass die Mehrfachbearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt)|Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge).
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie eine gewisse Anzahl an ePersonalakten geschlossen haben, kann es u.U. etwas dauern, bis wirklich alle Akten geschlossen sind und sich die Information auch an alle darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente vererbt hat.
}}

== geschlossene ePersonalakte wieder öffnen ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht des Aktendeckels (geschlossene ePersonalakte)|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei geschlossenen Akten auf Ja.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_15.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Nein.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Nein und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_16.png|Ansicht einer ePersonalakte |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte erneut geöffnet und alle Sachbearbeitungen haben wieder Zugriff auf die gesamte ePersonalakte (inklusive der darunter liegenden Personalvorgängen und -dokumente).
}}

== Aufbewahrungsfristen von ePersonalakten ==

Schließen von Personalakten

2026-10-02T05:59:45Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt das Schließen von Personalakten. Es wird erklärt, wie man Personalakten schließt, wie man sie zurückholt (falls überraschend noch Dokumente eingehen oder die Person wieder eingestellt wird) und welche Aufbewahrungsfristen hinter der ePersonalakte liegen.

{{Hinweis
|Wann eine ePersonalakte geschlossen werden darf, hängt stark vom Beschäftigtenstatus ab. In der Regel kann der Aktenschluss sofort nach Ausscheiden der Person erfolgen. Bei Beamt*innen gibt es hier allerdings Sonderfristen zu beachten.
}}

== ePersonalakte schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_01.png|Ansicht des Aktendeckels|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei offenen Akten auf Nein.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_02.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Ja.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Ja und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_03.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt) |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge).
}}

== mehrere ePersonalakten auf einmal schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_04.png|Ansicht des Such-Widgets|Navigieren Sie in die allgemeine Suchmaske.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_05.png|Ansicht der Suchübersicht|Stellen Sie dort das Repository auf "Personalakte" und auch die Kategorie auf "Personalakte".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_06.png|Ansicht der Suchübersicht - Personalnummer ausgewählt|Jetzt können Sie z.B. über die Personalnummern die entsprechenden Akten heraussuchen, die geschlossen werden sollen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_07.png|Ansicht des Buttons "Suchen"|Schicken Sie die Suche über einen Klick auf den Button "Suchen" ab (dieser enthält in Klammern die Anzahl der Suchtreffer).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_08.png|Ansicht der Tabellenübersicht mit zwei ePersonalakten|In der Tabellenübersicht sehen Sie nun alle gesuchten ePersonalakten. Wählen Sie die gewünschten Akten aus, indem Sie diese links anhaken.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_09.png|Ansicht der Buttons für Mehrfachaktionen|Über der Tabellenübersicht erscheinen nun neue Buttons (für Mehrfachaktionen). Wählen Sie hier den Button "Eigenschaften bearbeiten" aus. Unter Umständen ist dieser Button über das Drei-Punkt-Menü zu erreichen (hängt von der Bildschirmgröße ab).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_10.png|Ansicht der Mehrfachbearbeitungen|Sie landen in der Übersicht für Mehrfachbearbeitungen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_11.png|Ansicht Punkt z.d.A.-verfügt in der Mehrfachbearbeitung|Hier müssen Sie etwas nach unten gehen, bis Sie den Punkt "zdA-verfügt" finden. Dort können Sie nur die Werte Ja oder Nein eintragen. Wählen Sie Ja aus.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_12.png|Ansicht Button "Speichern" in der Mehrfachbearbeitung|Navigieren Sie in der Mehrfachbearbeitung ganz nach unten und drücken Sie auf den Button "Speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_13.png|Ansicht Erfolgsmeldung|Sie bekommen eine Meldung, dass die Mehrfachbearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_03.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt)|Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente).
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie eine gewisse Anzahl an ePersonalakten geschlossen haben, kann es u.U. etwas dauern, bis wirklich alle Akten geschlossen sind und sich die Information auch an alle darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente vererbt hat.
}}

== geschlossene ePersonalakte wieder öffnen ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_14.png|Ansicht des Aktendeckels (geschlossene ePersonalakte)|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei geschlossenen Akten auf Ja.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_15.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Nein.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Nein und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_16.png|Ansicht einer ePersonalakte |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte erneut geöffnet und alle Sachbearbeitungen haben wieder Zugriff auf die gesamte ePersonalakte (inklusive der darunter liegenden Personalvorgängen und -dokumente).
}}

== Aufbewahrungsfristen von ePersonalakten ==

Schließen von Personalakten

2026-10-02T05:58:08Z

Fhartl: /* geschlossene ePersonalakte wieder öffnen */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt das Schließen von Personalakten. Es wird erklärt, wie man Personalakten schließt, wie man sie zurückholt (falls überraschend noch Dokumente eingehen oder die Person wieder eingestellt wird) und welche Aufbewahrungsfristen hinter der ePersonalakte liegen.

{{Hinweis
|Wann eine ePersonalakte geschlossen werden darf, hängt stark vom Beschäftigtenstatus ab. In der Regel kann der Aktenschluss sofort nach Ausscheiden der Person erfolgen. Bei Beamt*innen gibt es hier allerdings Sonderfristen zu beachten.
}}

== ePersonalakte schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_01.png|Ansicht des Aktendeckels|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei offenen Akten auf Nein.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_02.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Ja.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Ja und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_03.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt) |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente).
}}

== mehrere ePersonalakten auf einmal schließen (z.d.A.-verfügen) ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_04.png|Ansicht des Such-Widgets|Navigieren Sie in die allgemeine Suchmaske.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_05.png|Ansicht der Suchübersicht|Stellen Sie dort das Repository auf "Personalakte" und auch die Kategorie auf "Personalakte".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_06.png|Ansicht der Suchübersicht - Personalnummer ausgewählt|Jetzt können Sie z.B. über die Personalnummern die entsprechenden Akten heraussuchen, die geschlossen werden sollen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_07.png|Ansicht des Buttons "Suchen"|Schicken Sie die Suche über einen Klick auf den Button "Suchen" ab (dieser enthält in Klammern die Anzahl der Suchtreffer).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_08.png|Ansicht der Tabellenübersicht mit zwei ePersonalakten|In der Tabellenübersicht sehen Sie nun alle gesuchten ePersonalakten. Wählen Sie die gewünschten Akten aus, indem Sie diese links anhaken.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_09.png|Ansicht der Buttons für Mehrfachaktionen|Über der Tabellenübersicht erscheinen nun neue Buttons (für Mehrfachaktionen). Wählen Sie hier den Button "Eigenschaften bearbeiten" aus. Unter Umständen ist dieser Button über das Drei-Punkt-Menü zu erreichen (hängt von der Bildschirmgröße ab).
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_10.png|Ansicht der Mehrfachbearbeitungen|Sie landen in der Übersicht für Mehrfachbearbeitungen.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_11.png|Ansicht Punkt z.d.A.-verfügt in der Mehrfachbearbeitung|Hier müssen Sie etwas nach unten gehen, bis Sie den Punkt "zdA-verfügt" finden. Dort können Sie nur die Werte Ja oder Nein eintragen. Wählen Sie Ja aus.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_12.png|Ansicht Button "Speichern" in der Mehrfachbearbeitung|Navigieren Sie in der Mehrfachbearbeitung ganz nach unten und drücken Sie auf den Button "Speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_13.png|Ansicht Erfolgsmeldung|Sie bekommen eine Meldung, dass die Mehrfachbearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_03.png|Ansicht einer ePersonalakte (ohne Inhalt)|Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente).
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie eine gewisse Anzahl an ePersonalakten geschlossen haben, kann es u.U. etwas dauern, bis wirklich alle Akten geschlossen sind und sich die Information auch an alle darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente vererbt hat.
}}

== geschlossene ePersonalakte wieder öffnen ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA_0.png|Ansicht des Aktendeckels (geschlossene ePersonalakte)|Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei geschlossenen Akten auf Ja.
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_0.png|Ansicht Eigenschaft z.d.A-verfügt auf Nein.|Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Nein und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA_0.png|Ansicht einer ePersonalakte |Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte erneut geöffnet und alle Sachbearbeitungen haben wieder Zugriff auf die gesamte ePersonalakte (inklusive der darunter liegenden Personalvorgängen und -dokumente).
}}

== Aufbewahrungsfristen von ePersonalakten ==

Datei:ZdA 03.png

2026-10-01T12:06:05Z

Fhartl:

Datei:ZdA 02.png

2026-10-01T12:05:57Z

Fhartl:

Datei:ZdA 01.png

2026-10-01T12:05:46Z

Fhartl:

Schließen von Personalakten

2026-10-01T10:24:22Z

Fhartl:

Schließen von Personalakten

2026-10-01T10:19:37Z

Fhartl:

Datei:ZdA 13.png

2026-10-01T10:17:16Z

Fhartl:

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2026-10-01T10:17:06Z

Fhartl:

Datei:ZdA 11.png

2026-10-01T10:16:59Z

Fhartl:

Datei:ZdA 10.png

2026-10-01T10:16:51Z

Fhartl:

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2026-10-01T10:16:41Z

Fhartl:

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2026-10-01T10:16:27Z

Fhartl:

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2026-10-01T10:16:18Z

Fhartl:

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2026-10-01T10:16:08Z

Fhartl:

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2026-10-01T10:15:59Z

Fhartl:

Datei:ZdA 04.png

2026-10-01T10:15:43Z

Fhartl:

Schließen von Personalakten

2026-10-01T10:15:22Z

Fhartl:

Schließen von Personalakten

2026-10-01T09:11:22Z

Fhartl: Die Seite wurde neu angelegt: „{{Anleitung}}Kategorie:Anleitungcategory:ePersonalakte Diese Anleitung beschreibt das Schließen von Personalakten. Es wird erklärt, wie man Personalakten schließt, wie man sie zurückholt (falls überraschend noch Dokumente eingehen oder die Person wieder eingestellt wird) und welche Aufbewahrungsfristen hinter der ePersonalakte liegen. {{Hinweis |Wann eine ePersonalakte geschlossen werden darf, hängt stark vom Beschäftigtenstatus ab. In der…“

ELaufmappe in DMS/eAkte

2026-09-25T06:28:55Z

Fhartl: /* Zugewiesene eLaufmappe bearbeiten */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
Die {{Tooltip|eLaufmappe}} dient zur Abstimmung oder Mitzeichnung von {{Tooltip|Dokumente|Dokumenten}} mit weiteren Personen, wie zum Beispiel die Genehmigung eines Hausrundschreibens. Es handelt sich dabei um die frei konfigurierbare Variante des Verfügungsworkflows.

== eLaufmappe erstellen ==

Klicken Sie in der [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte|Listen- bzw. Tabellenansicht]] rechts neben dem Dokument, welches Sie abstimmen oder Mitzeichnen möchten, auf die drei Punkte. Im Kontextmenü klicken Sie anschließend auf '''Verfügungsworkflow starten'''. Alternativ können Sie auf das '''Workflow-Symbol''' (Kreis mit drei Punkten) rechts von der Dokumentenansicht klicken. In der daraufhin erscheinenden Ansicht können Sie die eLaufmappe erstellen.

{{Verweis
|Weitere Informationen zum Verfügungsworkflow finden Sie in der Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

Klicken Sie auf die Schaltfläche '''Schritt hinzufügen''' und füllen Sie die Felder '''Empfänger:in''' und '''Verfügung''' aus. Wenn Sie für weitere Personen Verfügungen anlegen wollen, so klicken Sie rechts neben der bereits ausgefüllten Zeile auf die drei Punkte. Wählen Sie im Kontextmenü '''Schritt hinzufügen''' aus. Zum Entfernen eines Schritts klicken Sie im Kontextmenü auf '''Schritt entfernen'''. 
Um die eLaufmappe zu starten, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Workflow starten'''.

{{AnleitungScreenshotGroß|ADHOC Laufwegübersicht.png|Es ist die Laufwegübersicht mit Tabellenspalten Nr., Empfänger:in, Verfügung, Status zu sehen sowie den Schaltflächen Schritt hinzufügen, Abbrechen, Vorlage laden, Vorlage speichern und Workflow starten.
}}
{{Hinweis
|Personen, die keine Lese-/Schreibrechte auf ein Dokument haben, werden für die Dauer der eLaufmappe ab dem Start des Workflows auf das Dokument automatisch berechtigt.
}}
{{Hinweis
|Je Dokument kann zeitgleich nur eine (1) eLaufmappe ausgeführt werden! Das bedeutet, dass eine laufende eLaufmappe zu einem Dokument erst abgeschlossen werden muss, bevor eine weitere eLaufmappe auf demselben Dokument gestartet werden kann.
}}

== Eigene Vorlage für eLaufmappe ==

Wenn Sie eine eLaufmappe nach gleichem oder ähnlichem Muster häufiger benötigen, dann können Sie diese als eigenen Prozess speichern. Außerdem können Sie eine gespeicherte eLaufmappe einer Gruppe, wie beispielsweise dem Projektbüro, oder allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen.

=== Eigene Vorlage für eLaufmappe speichern ===

Erstellen Sie wie in [[eLaufmappe in DMS/eAkte#eLaufmappe erstellen|eLAufmappe erstellen]] beschrieben die gewünschte eLaufmappe. Klicken Sie anschließend auf '''Vorlage speichern'''. Es öffnet sich ein kleines Fenster, um die Einstellungen für die Speicherung der eLaufmappe vornehmen zu können.

Füllen Sie folgende Felder aus:
{{Definitionsliste|
{{DefPunkt|Rechte:
|Wer darf die gespeicherte eLAufmappe Vorlage sehen?
:'''Jeder''' - alle Mitarbeitenden, die eine eLaufmappen Vorlage aufrufen
:'''Privat''' - Nur die Person, die die Vorlage angelegt hat
:'''Gruppe''' - Nur die ausgewählte Personengruppe, z.B. Projektbüro
}}
{{DefPunkt|Gruppe:
|Kann nur ausgefüllt werden, wenn im Feld '''Rechte''' der Menüpunkt '''Gruppe''' ausgewählt wurde.
}}
{{DefPunkt|Federführung:
|zuständige Person
}}
{{DefPunkt|Name der Vorlage:
|Hinterlegen Sie hier den Titel der Vorlage.
}}
{{DefPunkt|Beschreibung:
|Fügen Sie hier eine genauere Beschreibung der eLaufmappe ein.
}}
}}

{{AnleitungScreenshot|ADHOC Vorlage speichern.png|Ansichtsfenster ""Vorlage speichern"" mit den Drop-down-Feldern Rechte, Gruppe und Federführung sowie den Eingabefeldern ""Name der Vorlage"" und ""Beschreibung"". Unten sind die Schaltflächen Abbrechen und Vorlage speichern.}}

=== Gespeicherte eLaufmappe anwenden ===

Starten Sie die eLaufmappe, wie in [[#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe erstellen]] beschrieben.

Um eine gespeicherte eLaufmappen Vorlage aufzurufen, klicken Sie anschließend in der Laufwegübersicht unten auf die Schaltfläche '''Vorlage laden'''. Es werden Ihnen alle gespeicherten Vorlagen angezeigt, auch solche, die andere Personen für alle zugänglich abgespeichert haben. Nutzen Sie das Drop-down-Menü '''Sichtbarkeit''', um Vorlagen für alle (Jeder), nur von Ihnen (Privat) oder für Gruppenzugehörige (Gruppe) anzeigen zu lassen. Wählen Sie die benötigte Vorlage aus und klicken Sie unten rechts auf '''Vorlage laden'''. Ergänzen Sie weitere Felder bei Bedarf mit Inhalt. Starten Sie die eLaufmappe durch einen Klick auf '''Workflow starten'''.

=== Gespeicherte eLaufmappe bearbeiten ===

Starten Sie eine eLaufmappe, wie in [[#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe erstellen]] beschrieben.

Um Ihre gespeicherte eLaufmappen Vorlage zu bearbeiten, wählen Sie diese über die Schaltfläche '''Vorlage laden''' aus. Anschließend können Sie die Vorlage bearbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche '''Vorlage speichern'''. Es öffnet sich das Fenster Vorlage speichern, in dem der Name der Vorlage bereits eingetragen ist. Sofern Sie den Namen nicht ändern, wird die vorhandene Vorlage mit diesem Namen beim Klicken auf die Schaltfläche '''Vorlage speichern''' überschrieben. Die Bearbeitung der Vorlage ist damit abgeschlossen.

=== Gespeicherte eLaufmappe löschen ===

Starten Sie eine eLaufmappe wie in [[#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe erstellen]] beschrieben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche '''Vorlage laden'''. Wählen Sie durch einen Klick die Vorlage aus, welche Sie löschen wollen. Klicken Sie anschließend auf das '''Papierkorb-Symbol''' über den aufgelisteten Vorlagen und bestätigen Sie die Löschung mit '''Ja'''.

== Zugewiesene eLaufmappe bearbeiten ==

Wenn Sie eine eLaufmappe zugewiesen bekommen haben, werden Sie im DMS über das Workflow-Dashboard (P) und per E-Mail (Outlook) benachrichtigt. Sie gelangen entweder über den Link in der E-Mail direkt auf die zugewiesene eLaufmappe oder können über das '''Aufgaben''' Widget im Dokumentenmanagementsystem darauf zugreifen.
Im System klicken Sie auf der Startseite das Widget '''Aufgaben''' an. Sie gelangen zu Ihren aktuellen Workflows bzw. eLaufmappen.

{{Verweis|Alternativ können Sie sich Ihre Workflows bzw. eLaufmappen über das Widget '''Workflow-Dashboard''' anzeigen lassen. Siehe hierzu die Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].

Weitere Informationen zum Widget '''Aufgaben''' finden Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

Klicken Sie in der Workflowübersicht auf den Reiter '''Aktuelle Workflows''', um den noch nicht bearbeiteten, an Sie zugewiesenen Workflow zu sehen. Klicken Sie in der Zeile des Workflows rechts auf die drei Punkte und anschließend auf '''Dokument öffnen'''. Um den Workflow bzw. der eLaufmappe zu bearbeiten, müssen Sie zurück auf die Startseite und das Widget '''Aufgaben''' öffnen. Anschließend können Sie den Workflow auswählen und bearbeiten.
Je nach Verfügung müssen Sie unterschiedlich tätig werden und haben dafür verschiedene Schaltflächen:
{{Definitionsliste|
{{DefPunkt|Vermerk hinzufügen:
|Hier können Sie eine Anmerkung zum Workflow hinterlassen. Wenn Sie das Häkchen bei „Den Vermerk mit in die Notizen übernehmen“ nicht entfernen, wird Ihr Vermerk ebenso an das Dokument in die Notizen hinzugefügt. Diese Notiz ist dann für alle einsehbar, die Leserechte auf das Dokument haben. Ohne das Häkchen sehen den Vermerk nur die an dem Workflow beteiligten Personen.
}}
{{DefPunkt|Maske schließen:
|Hiermit brechen Sie die Teilnahme am Workflow ab und können diese zu einem anderen Zeitpunkt fortführen.
}}
{{DefPunkt|Rücksprache halten:
|Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, mit einem beliebigen Mitarbeitenden in schriftlicher Form Rücksprache zu halten.
}}
{{DefPunkt|Weiterleiten:
|Falls der Workflow und das Dokument weitergeleitet werden müssen, können Sie dies über diese Schaltfläche tun. Geben Sie dafür einen Grund für die Weiterleitung an.
}}
{{DefPunkt|Bestätigen:
|Mit dieser Schaltfläche bestätigen Sie, dass Sie das Dokument zur Kenntnis genommen haben.
}}
{{DefPunkt|Durchsicht abschließen:
|Sie schließen damit die Durchsicht des Dokuments ab, welches Sie evtl. vorher bearbeitet haben.
}}
{{DefPunkt|Genehmigen:
|Hiermit genehmigen Sie das Dokument in dem Workflow.
}}
{{DefPunkt|Ablehnen:
|Bei einer Ablehnung mithilfe dieser Schaltfläche sind sie dazu verpflichtet, diese schriftlich zu begründen.
}}
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Bearbeiten von Dokumenten finden Sie in der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

== eLaufmappe am Dokument einsehen ==

Rufen Sie das Dokument z.B. über die Suche auf. Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten die eLaufmappe am Dokument einzusehen.

Klicken Sie in der Ergebnisliste rechts in der Zeile des Dokuments auf die drei Punkte. Dort können Sie den Menüpunkte '''Aufgaben zum Dokument anzeigen''' anklicken. Alternativ finden Sie diesen Menüpunkt rechts neben der Vorschau in der Menüleiste als eine '''Checklisten-Symbol mit Häkchen'''. Durch einen Klick auf das '''Checklisten-Symbol mit Häkchen''' wird Ihnen der aktuelle Status des Workflows angezeigt.

Wenn keine aktive eLaufmappe oder Aufgabe am Dokument vorhanden ist, erscheint die Meldung '''Es wurden keine Aufgaben gefunden'''.

Hausrundschreiben erstellen in DMS/eAkte

2026-09-25T05:35:48Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[category:Hausrundschreiben]][[kategorie:Ablage]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in DMS/eAkte mit Hilfe einer Vorlage ein Hausrundschreiben erstellen und genehmigen lassen können. Zusätzlich erfahren Sie, wie ein Anhang zum Hausrundschreiben hochgeladen werden kann.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Erstellen von Hausrundschreiben in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto:6a8129eb-960f-4087-b94d-accb00da8de6|Videoplattform Panopto]].

Bitte beachten Sie, dass die Systemoberflächen im Video u.U. anders aussehen können, da sich das DMS ständig weiterentwickelt.
}}

== Hausrundschreiben mit Vorlage erstellen ==
=== Hausrundschreiben-Dokument erstellen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Hausrundschreiben zu erstellen, müssen Sie auf der Startseite des DMS/eAkte auf die Kachel '''Office-Vorlagen''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Vorlage.png|Unter "Verfügbare Vorlagen" ist neben dem Word-Symbol das Wort "Hausrundschreiben" zu sehen. Rechts davon sind ein Plus-Symbol sowie ein Symbol mit einem Pfeil nach unten zu einem Querstrich zu sehen.
|Wählen Sie unter Verfügbare Vorlagen '''Hausrundschreiben''' aus und klicken Sie rechts davon auf das Plus-Symbol.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es erscheint eine Meldung, dass das Dokument aus der Vorlage erfolgreich erzeugt wurde, die Sie mit einem Klick auf '''Gelesen''' bestätigen können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Eigenschaften.png|Die Eigenschaften des Dokuments "neues Hausrundschreiben" werden angezeigt. Auf der rechten Seite, fast ganz oben ist ein einzelnes Stift-Symbol farblich hervorgehoben.
|Sie werden nun auf das Dokument weitergeleitet. Bitte füllen im nächsten Schritt die Metadaten zu dem Dokument aus. Wechseln Sie dafür in den Reiter '''Eigenschaften''' und klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts oben, um die Metadaten zu pflegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Pflegen Sie dort bitte folgende Felder mit Informationen zu dem betreffenden Hausrundschreiben ein: 
* '''Betreff''' – Titel des Hausrundschreibens (im Standard steht hier "Neues Hausrundschreiben")
* '''Register''' – Handelt es sich um ein Informationsschreiben oder eine Organisationsänderung?
* '''verantwortliche Einrichtung''' – Wer ist für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich?
Wenn Sie alle Felder befüllt haben, klicken Sie rechts unten auf '''Speichern'''. Sie bekommen eine Meldung eingeblendet, dass die Änderungen erfolgreich gespeichert wurden. Der Stand des Entwurfs wird Ihnen in der Vorschau unter dem Reiter '''Anzeige''' angezeigt.
}}

=== Hausrundschreiben-Dokument mit Inhalt füllen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um das Hausrundschreiben mit Inhalten zu füllen, müssen Sie es in Bearbeitung nehmen. 
Dafür klicken Sie oberhalb des Dokumentes auf das Symbol mit Block und Stift, welches '''Bearbeitung Beginnen''' daneben stehen hat. Im rechten Menü erscheint daraufhin das Local Edit-Symbol, auf das Sie anschließend klicken müssen, um das Dokument in Bearbeitung zu nehmen. Es öffnet sich erneut ein Anmeldefenster und Sie müssen sich mit Ihren Login-Daten bzw. mit einem klick auf die Schaltfläche '''mit Shibboleth anmelden'''. 
Sie können nun die Inhalte des Hausrundschreibens befüllen. Dies sind:
* die Kontaktdaten der Person, die für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich sind
* das Auswahlfeld zur Art des Hausrundschreibens
* der Betreff des Hausrundschreibens
* der Inhalt des Hausrundschreibens
}}
{{Hinweis
|Der Verteiler des Hausrundschreibens muss nicht mehr befüllt werden und wurde daher nicht in die Vorlage integriert.
}}
Wenn Sie die Bearbeitung des Hausrundschreibens beenden wollen, klicken Sie auf das Speichern-Symbol Ihres Bearbeitungsprogramms und kehren zum Hausrundschreiben in DMS/eAkte zurück. Klicken Sie dort im Menü oberhalb des Dokumentese auf das '''Bearbeitung Abschließen'''-Symbol. Gegebenenfalls werden Sie vom System gebeten, eine Bearbeitungsnotiz zu hinterlegen. Hier können Sie z.B. Erstellung Hausrundschreiben eintragen.
{{Hinweis
|Je nach Bildschirmeinstellungen und -größe verbirgt sich das Haken-Symbol möglicherweise hinter einem so genannten Burgermenü (drei übereinander liegende Punkte).
}}
{{AnleitungAbsatz
|Damit ist das Dokument gespeichert und der aktuelle Stand kann anderen Personen freigegeben werden (z.B. zur Genehmigung). Sie können das Dokument jederzeit wieder in Bearbeitung nehmen, indem Sie erneut auf den Symbol mit Block und Stift klicken und den eben beschriebenen Prozess durchlaufen.
}}

== Hausrundschreiben genehmigen lassen ==
{{AnleitungAbsatz
|Ist das Hausrundschreiben fertig bearbeitet, legen Sie es den genehmigenden Personen per eLaufmappe vor.
}}

{{AnleitungScreenshot|Hausrundschreiben Ad-hoc.png|Sie sehen den oberen, rechten Ausschnitt der Dokumentansicht des DMS mit der horizontalen und vertikalen Menüleiste. An der untersten Stelle der vertikalen Menüleiste ist das Workflow-Symbol, welches als ein Kreis mit drei Punkten dargestellt ist, mit einer farblichen Markierung zu sehen.
|Klicken Sie dafür auf das Verfügungsworkflow starten-Symbol (Kreis mit Punkten). Anschließend können Sie eine eLaufmappe erstellen.
}}

{{Verweis
|Eine Anleitung zur eLaufmappe finden Sie unter [[eLaufmappe in DMS/eAkte]]. In der Anleitung wird auch erklärt, wie Sie ein Hausrundschreiben genehmigen können.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wurden die Genehmigung für das Hausrundschreiben erteilt, informieren Sie die Sachbearbeitung Hausrundschreiben darüber. Die Kontaktdaten finden Sie im [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/PersonDetail.jsp?personId=111991 PEVZ]. Diese wird die weiteren Schritte (Veröffentlichung und Bekanntmachung) einleiten.
}}

== Anhang zum Hausrundschreiben hochladen ==
{{AnleitungAbsatz
|Soll zu dem Hausrundschreiben noch ein Anhang mit abgelegt werden, so müssen Sie diesen separat in das DMS hochladen. Legen Sie den Anhang immer in der Akte „Hausrundschreiben“ ab.
}}
{{Verweis
|Die ersten Schritte zum Hochladen von Dokumenten finden sie in der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Hinzufügen von Anhängen zu Hausrundschreiben finden Sie auf der [[panopto:6c38a5ac-21a0-4da5-acdb-acbd00751e95|Videoplattform Panopto]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Erscheinen der Maske zur Eingabe der Metadaten füllen sie die Felder '''Kategorie''', '''Betreff''', '''Register''', '''verantwortliche Einrichtung''' und '''Status''' mit dem exakt gleichen Inhalt aus, den Sie auch bei dem Hausrundschreiben zu diesem Anhang eigegeben haben. 
Im Feld '''Dokumenttyp''' wählen Sie anschließend '''Anhang''' aus. Der Dokumenttyp wird im DMS gemeinsam mit dem Betreff im Titel angezeigt, wodurch ersichtlich wird, ob es sich um das Hausrundschreiben oder den dazugehörigen Anhang handelt. 
Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Element gespeichert.png|Es ist die Meldung "Das Element wurde erfolgreich gespeichert." zu sehen. Drunter ist die Schaltfläche "Element anzeigen" abgebildet.
|Sie erhalten im unteren Bildabschnitt die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde. Sie können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie befinden sich nun auf dem Dokument. Kopieren Sie nun den Link in der Browserzeile.
}}
{{Hinweis
|Diesen '''Link sollten Sie möglichst in das Dokument zum Hausrundschreiben integrieren''', um für die Nutzer*innen eine Verbindung zwischen Hausrundschreiben und Anhang zu erzeugen.
}}

== Exkurs: Hausrundschreiben suchen ==
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum Thema Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein bestimmtes Hausrundschreiben zu finden, klicken Sie auf der Startseite des DMS auf die Kachel '''Suche'''. 
In der Suchmaske können Sie nun verschiedene Felder füllen. Um alle Hausrundschreiben zu finden, wählen Sie im Feld '''Kategorie auswählen''' die Kategorie '''Wissensdokumente''' aus. 
In den Metadatenfeldern unten wählen Sie unter '''Dokumenttyp''' Hausrundschreiben aus (wenn sie nach Anhängen zu Hausrundschreiben suchen, wählen Sie Anhang aus). Mit einem Klick auf '''Suchen''' werden Ihnen nun alle Hausrundschreiben angezeigt. Über die weiteren Felder können Sie die Auswahl weiter eingrenzen, z.B. nach der Art des Rundschreibens (unter '''Register'''), dem '''Betreff''' und weiteres. Da das DMS eine Volltextsuche ermöglicht, können Sie im Feld '''Suchbegriff eingeben''' auch nach Inhalten des Hausrundschreibens suchen.
}}

Hausrundschreiben erstellen in DMS/eAkte

2026-09-25T05:35:41Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[category:Hausrundschreiben]][[kategorie:Ablage]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in DMS/eAkte mit Hilfe einer Vorlage ein Hausrundschreiben erstellen und genehmigen lassen können. Zusätzlich erfahren Sie, wie ein Anhang zum Hausrundschreiben hochgeladen werden kann.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Erstellen von Hausrundschreiben in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto:6a8129eb-960f-4087-b94d-accb00da8de6|Videoplattform Panopto]].
Bitte beachten Sie, dass die Systemoberflächen im Video u.U. anders aussehen können, da sich das DMS ständig weiterentwickelt.
}}

== Hausrundschreiben mit Vorlage erstellen ==
=== Hausrundschreiben-Dokument erstellen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Hausrundschreiben zu erstellen, müssen Sie auf der Startseite des DMS/eAkte auf die Kachel '''Office-Vorlagen''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Vorlage.png|Unter "Verfügbare Vorlagen" ist neben dem Word-Symbol das Wort "Hausrundschreiben" zu sehen. Rechts davon sind ein Plus-Symbol sowie ein Symbol mit einem Pfeil nach unten zu einem Querstrich zu sehen.
|Wählen Sie unter Verfügbare Vorlagen '''Hausrundschreiben''' aus und klicken Sie rechts davon auf das Plus-Symbol.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es erscheint eine Meldung, dass das Dokument aus der Vorlage erfolgreich erzeugt wurde, die Sie mit einem Klick auf '''Gelesen''' bestätigen können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Hausrundschreiben Eigenschaften.png|Die Eigenschaften des Dokuments "neues Hausrundschreiben" werden angezeigt. Auf der rechten Seite, fast ganz oben ist ein einzelnes Stift-Symbol farblich hervorgehoben.
|Sie werden nun auf das Dokument weitergeleitet. Bitte füllen im nächsten Schritt die Metadaten zu dem Dokument aus. Wechseln Sie dafür in den Reiter '''Eigenschaften''' und klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts oben, um die Metadaten zu pflegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Pflegen Sie dort bitte folgende Felder mit Informationen zu dem betreffenden Hausrundschreiben ein: 
* '''Betreff''' – Titel des Hausrundschreibens (im Standard steht hier "Neues Hausrundschreiben")
* '''Register''' – Handelt es sich um ein Informationsschreiben oder eine Organisationsänderung?
* '''verantwortliche Einrichtung''' – Wer ist für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich?
Wenn Sie alle Felder befüllt haben, klicken Sie rechts unten auf '''Speichern'''. Sie bekommen eine Meldung eingeblendet, dass die Änderungen erfolgreich gespeichert wurden. Der Stand des Entwurfs wird Ihnen in der Vorschau unter dem Reiter '''Anzeige''' angezeigt.
}}

=== Hausrundschreiben-Dokument mit Inhalt füllen ===
{{AnleitungAbsatz
|Um das Hausrundschreiben mit Inhalten zu füllen, müssen Sie es in Bearbeitung nehmen. 
Dafür klicken Sie oberhalb des Dokumentes auf das Symbol mit Block und Stift, welches '''Bearbeitung Beginnen''' daneben stehen hat. Im rechten Menü erscheint daraufhin das Local Edit-Symbol, auf das Sie anschließend klicken müssen, um das Dokument in Bearbeitung zu nehmen. Es öffnet sich erneut ein Anmeldefenster und Sie müssen sich mit Ihren Login-Daten bzw. mit einem klick auf die Schaltfläche '''mit Shibboleth anmelden'''. 
Sie können nun die Inhalte des Hausrundschreibens befüllen. Dies sind:
* die Kontaktdaten der Person, die für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich sind
* das Auswahlfeld zur Art des Hausrundschreibens
* der Betreff des Hausrundschreibens
* der Inhalt des Hausrundschreibens
}}
{{Hinweis
|Der Verteiler des Hausrundschreibens muss nicht mehr befüllt werden und wurde daher nicht in die Vorlage integriert.
}}
Wenn Sie die Bearbeitung des Hausrundschreibens beenden wollen, klicken Sie auf das Speichern-Symbol Ihres Bearbeitungsprogramms und kehren zum Hausrundschreiben in DMS/eAkte zurück. Klicken Sie dort im Menü oberhalb des Dokumentese auf das '''Bearbeitung Abschließen'''-Symbol. Gegebenenfalls werden Sie vom System gebeten, eine Bearbeitungsnotiz zu hinterlegen. Hier können Sie z.B. Erstellung Hausrundschreiben eintragen.
{{Hinweis
|Je nach Bildschirmeinstellungen und -größe verbirgt sich das Haken-Symbol möglicherweise hinter einem so genannten Burgermenü (drei übereinander liegende Punkte).
}}
{{AnleitungAbsatz
|Damit ist das Dokument gespeichert und der aktuelle Stand kann anderen Personen freigegeben werden (z.B. zur Genehmigung). Sie können das Dokument jederzeit wieder in Bearbeitung nehmen, indem Sie erneut auf den Symbol mit Block und Stift klicken und den eben beschriebenen Prozess durchlaufen.
}}

== Hausrundschreiben genehmigen lassen ==
{{AnleitungAbsatz
|Ist das Hausrundschreiben fertig bearbeitet, legen Sie es den genehmigenden Personen per eLaufmappe vor.
}}

{{AnleitungScreenshot|Hausrundschreiben Ad-hoc.png|Sie sehen den oberen, rechten Ausschnitt der Dokumentansicht des DMS mit der horizontalen und vertikalen Menüleiste. An der untersten Stelle der vertikalen Menüleiste ist das Workflow-Symbol, welches als ein Kreis mit drei Punkten dargestellt ist, mit einer farblichen Markierung zu sehen.
|Klicken Sie dafür auf das Verfügungsworkflow starten-Symbol (Kreis mit Punkten). Anschließend können Sie eine eLaufmappe erstellen.
}}

{{Verweis
|Eine Anleitung zur eLaufmappe finden Sie unter [[eLaufmappe in DMS/eAkte]]. In der Anleitung wird auch erklärt, wie Sie ein Hausrundschreiben genehmigen können.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wurden die Genehmigung für das Hausrundschreiben erteilt, informieren Sie die Sachbearbeitung Hausrundschreiben darüber. Die Kontaktdaten finden Sie im [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/PersonDetail.jsp?personId=111991 PEVZ]. Diese wird die weiteren Schritte (Veröffentlichung und Bekanntmachung) einleiten.
}}

== Anhang zum Hausrundschreiben hochladen ==
{{AnleitungAbsatz
|Soll zu dem Hausrundschreiben noch ein Anhang mit abgelegt werden, so müssen Sie diesen separat in das DMS hochladen. Legen Sie den Anhang immer in der Akte „Hausrundschreiben“ ab.
}}
{{Verweis
|Die ersten Schritte zum Hochladen von Dokumenten finden sie in der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Hinzufügen von Anhängen zu Hausrundschreiben finden Sie auf der [[panopto:6c38a5ac-21a0-4da5-acdb-acbd00751e95|Videoplattform Panopto]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Erscheinen der Maske zur Eingabe der Metadaten füllen sie die Felder '''Kategorie''', '''Betreff''', '''Register''', '''verantwortliche Einrichtung''' und '''Status''' mit dem exakt gleichen Inhalt aus, den Sie auch bei dem Hausrundschreiben zu diesem Anhang eigegeben haben. 
Im Feld '''Dokumenttyp''' wählen Sie anschließend '''Anhang''' aus. Der Dokumenttyp wird im DMS gemeinsam mit dem Betreff im Titel angezeigt, wodurch ersichtlich wird, ob es sich um das Hausrundschreiben oder den dazugehörigen Anhang handelt. 
Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Element gespeichert.png|Es ist die Meldung "Das Element wurde erfolgreich gespeichert." zu sehen. Drunter ist die Schaltfläche "Element anzeigen" abgebildet.
|Sie erhalten im unteren Bildabschnitt die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde. Sie können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie befinden sich nun auf dem Dokument. Kopieren Sie nun den Link in der Browserzeile.
}}
{{Hinweis
|Diesen '''Link sollten Sie möglichst in das Dokument zum Hausrundschreiben integrieren''', um für die Nutzer*innen eine Verbindung zwischen Hausrundschreiben und Anhang zu erzeugen.
}}

== Exkurs: Hausrundschreiben suchen ==
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum Thema Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein bestimmtes Hausrundschreiben zu finden, klicken Sie auf der Startseite des DMS auf die Kachel '''Suche'''. 
In der Suchmaske können Sie nun verschiedene Felder füllen. Um alle Hausrundschreiben zu finden, wählen Sie im Feld '''Kategorie auswählen''' die Kategorie '''Wissensdokumente''' aus. 
In den Metadatenfeldern unten wählen Sie unter '''Dokumenttyp''' Hausrundschreiben aus (wenn sie nach Anhängen zu Hausrundschreiben suchen, wählen Sie Anhang aus). Mit einem Klick auf '''Suchen''' werden Ihnen nun alle Hausrundschreiben angezeigt. Über die weiteren Felder können Sie die Auswahl weiter eingrenzen, z.B. nach der Art des Rundschreibens (unter '''Register'''), dem '''Betreff''' und weiteres. Da das DMS eine Volltextsuche ermöglicht, können Sie im Feld '''Suchbegriff eingeben''' auch nach Inhalten des Hausrundschreibens suchen.
}}

Akteneinsicht bei Statuswechsel

2026-09-09T09:07:57Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Wenn eine beschäftigte Person innerhalb der Universität den Status wechselt (Minijobber*in zu Hilfskraft, Tarifbeschäftigte*r zu Beamt*in), kommt es vor, dass die Berechtigungen einer Sachbearbeitung zu früh enden oder zu spät beginnen (Beispiel: eine Person mit Minijob wird zum 1.9. Hilfskraft, die Hilfskrafteinstellung muss von der zuständigen Sachbearbeitung allerdings schon im August durchgeführt werden).

Diese Anleitung erklärt, wie der gerade noch oder in Zukunft zuständigen Sachbearbeitung temporär Berechtigungen auf die jeweilige ePersonalakte gewährt und die Erteilung auch dokumentiert wird.

{{Hinweis|'''Zugriff erteilen muss immer eine Sachbearbeitung, die bereits Zugriff auf die konkrete ePersonalakte hat.''' Sie wählt als Person, der Zugriff gewährt werden muss, den*die Kolleg*in aus, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der ePersonalakte durchführen muss. (in unserem Beispiel von oben würde eine Sachbearbeitung für Minijobber*innen die in Zukunft zuständige Kollegin für Hilfskräfte auswählen und temporär berechtigen).
}}

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie aus welche*n Benutzer*in Sie berechtigen wollen. Das ist in diesem Fall der*die Kolleg*in, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der jeweiligen Personalakte durchführen muss. In unserem Beispiel ist es ein Testuser.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_022.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Akteneinsicht von Kolleg*innen in Personalakten wählen Sie immer '''Schreiben''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die weiter in der Personalakte entstehen. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist die Option '''Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen''' anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die Akteneinsicht von Kolleg*innen vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden. Es ist empfehlenswert ein realistisches Datum in der näheren Zukunft auszuwählen (notfalls kann man erneut temporäre Berechtigungen vergeben).
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Akteneinsicht bei Statuswechsel

2026-09-09T09:07:43Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Wenn eine beschäftigte Person innerhalb der Universität den Status wechselt (Minijobber*in zu Hilfskraft, Tarifbeschäftigte*r zu Beamt*in), kommt es vor, dass die Berechtigungen einer Sachbearbeitung zu früh enden oder zu spät beginnen (Beispiel: eine Person mit Minijob wird zum 1.9. Hilfskraft, die Hilfskrafteinstellung muss von der zuständigen Sachbearbeitung allerdings schon im August durchgeführt werden).

Diese Anleitung erklärt, wie der gerade noch oder in Zukunft zuständigen Sachbearbeitung temporär Berechtigungen auf die jeweilige ePersonalakte gewährt und die Erteilung auch dokumentiert wird.

{{Hinweis|'''Zugriff erteilen muss immer eine Sachbearbeitung, die bereits Zugriff auf die ePersonalakte hat.''' Sie wählt als Person, der Zugriff gewährt werden muss, den*die Kolleg*in aus, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der ePersonalakte durchführen muss. (in unserem Beispiel von oben würde eine Sachbearbeitung für Minijobber*innen die in Zukunft zuständige Kollegin für Hilfskräfte auswählen und temporär berechtigen).
}}

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie aus welche*n Benutzer*in Sie berechtigen wollen. Das ist in diesem Fall der*die Kolleg*in, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der jeweiligen Personalakte durchführen muss. In unserem Beispiel ist es ein Testuser.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_022.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Akteneinsicht von Kolleg*innen in Personalakten wählen Sie immer '''Schreiben''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die weiter in der Personalakte entstehen. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist die Option '''Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen''' anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die Akteneinsicht von Kolleg*innen vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden. Es ist empfehlenswert ein realistisches Datum in der näheren Zukunft auszuwählen (notfalls kann man erneut temporäre Berechtigungen vergeben).
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Akteneinsicht bei Statuswechsel

2026-09-09T08:59:28Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Wenn eine beschäftigte Person innerhalb der Universität den Status wechselt (Minijobber*in zu Hilfskraft, Tarifbeschäftigte*r zu Beamt*in), kommt es vor, dass die Berechtigungen einer Sachbearbeitung zu früh enden oder zu spät beginnen (Beispiel: eine Person mit Minijob wird zum 1.9. Hilfskraft, die Hilfskrafteinstellung muss von der zuständigen Sachbearbeitung allerdings schon im August durchgeführt werden).

Diese Anleitung erklärt, wie der gerade noch oder in Zukunft zuständigen Sachbearbeitung temporär Berechtigungen auf die jeweilige ePersonalakte gewährt und die Erteilung auch dokumentiert wird.

{{Hinweis|Zugriff erteilen muss immer eine Sachbearbeitung, die bereits Zugriff auf die ePersonalakte hat. Sie wählt als Person, der Zugriff gewährt werden muss, den*die Kolleg*in aus, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der ePersonalakte durchführen muss. (in unserem Beispiel von oben würde eine Sachbearbeitung für Minijobber*innen die in Zukunft zuständige Kollegin für Hilfskräfte auswählen und temporär berechtigen).
}}

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie aus welche*n Benutzer*in Sie berechtigen wollen. Das ist in diesem Fall der*die Kolleg*in, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der jeweiligen Personalakte durchführen muss. In unserem Beispiel ist es ein Testuser.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_022.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Akteneinsicht von Kolleg*innen in Personalakten wählen Sie immer '''Schreiben''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die weiter in der Personalakte entstehen. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist die Option '''Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen''' anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die Akteneinsicht von Kolleg*innen vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden. Es ist empfehlenswert ein realistisches Datum in der näheren Zukunft auszuwählen (notfalls kann man erneut temporäre Berechtigungen vergeben).
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Akteneinsicht erweitern (Sonderrollen)

2026-08-26T11:14:47Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt die Möglichkeiten, wie eine Aktensicht für Sonderrollen (Berichtswesen im Personalcontrolling, Justitiariat Personalservices und Interne Revision) in benötigte Personalakte gewährt werden kann. Hierfür können sich Angehörige der jeweiligen Rolle selbst (weitere) Berechtigungen auf die notwendigen Akte zuweisen. Diese Zuweisung wird dokumentiert.

= erweiterte Berechtigungen Justitiariat Personalservices =
Mitglieder des Justitiariats Personalservices besitzen bereits Berechtigungen innerhalb der ePersonalakte. Davon ausgeschlossen sind alle Dokumente im Vorgang 009 Gesundheit. Mithilfe des Workflows können sich Justitiar*innen auch Zugriff auf Dokumente in diesem Vorgang zuweisen.

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die erweiterte Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in der Sie Einsicht in die Gesundheitsdaten benötigen. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall der erweiterten Einsichtnahme ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

= Berechtigungen Personalcontrolling (Berichtswesen) =
Mitglieder des Berichtswesens im Personalcontrolling haben dauerhaft lediglich Zugriff auf die Aktenebene der ePersonalakte. Wenn ein Prüffall oder unklare Informationen vorliegen, können sich Revisionäre selbst Zugriff auf die entsprechende Personalakte zuweisen. 

Dieser Zugriff umfasst dann Dokumente zu folgenden Personalmaßnahmen: 

Ansprüche gegen Dritte, Änderung Beschäftigungsverhältnis (HK), Beschäftigungsverbot, Änderung Beamtenverhältnis, Arbeitsbefreiung, Aufgabenänderung, Aufstockung, Beendigung, Beförderung (Beamt*innen), Beurlaubung (Beamt*innen), Dienstbefreiung, Dienstortverlegung, Dienstunfähigkeit / Teildienstunfähigkeit, Dienstjubiläum, Dienstzeitverlängerung, Elternzeit, Elternzeit in Teilzeit, Einstellung, Ende Lohnfortzahlung, Entfristung, Entsendung / Auslandsaufenthalt, Erwerbsunfähigkeit / Erwerbsminderung, Flexi-Rente, Finanzierungsänderung / Umbuchung, Feststellung, Freistellung, Höhergruppierung / Herabgruppierung, Mutterschutz, Reduzierung, Sabbatjahr, Schwerbehinderung, Seniorprofessur, Sonderurlaub, Teilzeit (Beamt*innen), Übertragung höherwertiger Tätigkeiten, Umsetzung, Verbeamtung auf Lebenszeit, Weiterbeschäftigung, Wiedereingliederung, Wiedereinstellung

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die erweiterte Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht benötigen. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_014.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht Berichtswesen, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Im untersten Menüpunkt finden Sie "Akteneinsicht Berichtswesen". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_015.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_016.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen. Auswählbar sind lediglich die Mitarbeitenden aus dem Berichtswesen des Personalcontrollings.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
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{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{Hinweis|Die Vergabe der Berechtigungen kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_017.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Schließen" wegklicken kann.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

= Berechtigungen Interne Revision =
Mitglieder der Internen Revision haben dauerhaft lediglich Zugriff auf die Aktenebene der ePersonalakte. Wenn ein Prüffall vorliegt, können sich Revisionäre selbst Vollzugriff auf die entsprechende Personalakte zuweisen.

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen.
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{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall der erweiterten Einsichtnahme ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
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{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
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{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
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{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Akteneinsicht erweitern (Sonderrollen)

2026-08-24T08:39:28Z

Fhartl: /* Berechtigungen Innenrevision */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt die Möglichkeiten, wie eine Aktensicht für Sonderrollen (Berichtswesen im Personalcontrolling, Justitiariat Personalservices undInnenrevision) in benötigte Personalakte gewährt werden kann. Hierfür können sich Angehörige der jeweiligen Rolle selbst (weitere) Berechtigungen auf die notwendigen Akte zuweisen. Diese Zuweisung wird dokumentiert.

= erweiterte Berechtigungen Justitiariat Personalservices =
Mitglieder des Justitiariats Personalservices besitzen bereits Berechtigungen innerhalb der ePersonalakte. Davon ausgeschlossen sind alle Dokumente im Vorgang 009 Gesundheit. Mithilfe des Workflows können sich Justitiar*innen auch Zugriff auf Dokumente in diesem Vorgang zuweisen.

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die erweiterte Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in der Sie Einsicht in die Gesundheitsdaten benötigen. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen.
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{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall der erweiterten Einsichtnahme ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
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{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
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{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

= Berechtigungen Personalcontrolling (Berichtswesen) =
Mitglieder des Berichtswesens im Personalcontrolling haben dauerhaft lediglich Zugriff auf die Aktenebene der ePersonalakte. Wenn ein Prüffall oder unklare Informationen vorliegen, können sich Revisionäre selbst Zugriff auf die entsprechende Personalakte zuweisen. 

Dieser Zugriff umfasst dann Dokumente zu folgenden Personalmaßnahmen: 

Ansprüche gegen Dritte, Änderung Beschäftigungsverhältnis (HK), Beschäftigungsverbot, Änderung Beamtenverhältnis, Arbeitsbefreiung, Aufgabenänderung, Aufstockung, Beendigung, Beförderung (Beamt*innen), Beurlaubung (Beamt*innen), Dienstbefreiung, Dienstortverlegung, Dienstunfähigkeit / Teildienstunfähigkeit, Dienstjubiläum, Dienstzeitverlängerung, Elternzeit, Elternzeit in Teilzeit, Einstellung, Ende Lohnfortzahlung, Entfristung, Entsendung / Auslandsaufenthalt, Erwerbsunfähigkeit / Erwerbsminderung, Flexi-Rente, Finanzierungsänderung / Umbuchung, Feststellung, Freistellung, Höhergruppierung / Herabgruppierung, Mutterschutz, Reduzierung, Sabbatjahr, Schwerbehinderung, Seniorprofessur, Sonderurlaub, Teilzeit (Beamt*innen), Übertragung höherwertiger Tätigkeiten, Umsetzung, Verbeamtung auf Lebenszeit, Weiterbeschäftigung, Wiedereingliederung, Wiedereinstellung

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die erweiterte Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht benötigen. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_014.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht Berichtswesen, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Im untersten Menüpunkt finden Sie "Akteneinsicht Berichtswesen". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_015.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_016.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen. Auswählbar sind lediglich die Mitarbeitenden aus dem Berichtswesen des Personalcontrollings.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{Hinweis|Die Vergabe der Berechtigungen kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_017.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Schließen" wegklicken kann.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

= Berechtigungen Interne Revision =
Mitglieder der internen Revision haben dauerhaft lediglich Zugriff auf die Aktenebene der ePersonalakte. Wenn ein Prüffall vorliegt, können sich Revisionäre selbst Vollzugriff auf die entsprechende Personalakte zuweisen.

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall der erweiterten Einsichtnahme ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Akteneinsicht erweitern (Sonderrollen)

2026-08-20T12:45:53Z

Fhartl: /* Formular aufrufen */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt die Möglichkeiten, wie eine Aktensicht für Sonderrollen (Berichtswesen im Personalcontrolling, Justitiariat Personalservices undInnenrevision) in benötigte Personalakte gewährt werden kann. Hierfür können sich Angehörige der jeweiligen Rolle selbst (weitere) Berechtigungen auf die notwendigen Akte zuweisen. Diese Zuweisung wird dokumentiert.

= erweiterte Berechtigungen Justitiariat Personalservices =
Mitglieder des Justitiariats Personalservices besitzen bereits Berechtigungen innerhalb der ePersonalakte. Davon ausgeschlossen sind alle Dokumente im Vorgang 009 Gesundheit. Mithilfe des Workflows können sich Justitiar*innen auch Zugriff auf Dokumente in diesem Vorgang zuweisen.

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die erweiterte Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in der Sie Einsicht in die Gesundheitsdaten benötigen. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall der erweiterten Einsichtnahme ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

= Berechtigungen Personalcontrolling (Berichtswesen) =
Mitglieder des Berichtswesens im Personalcontrolling haben dauerhaft lediglich Zugriff auf die Aktenebene der ePersonalakte. Wenn ein Prüffall oder unklare Informationen vorliegen, können sich Revisionäre selbst Zugriff auf die entsprechende Personalakte zuweisen. 

Dieser Zugriff umfasst dann Dokumente zu folgenden Personalmaßnahmen: 

Ansprüche gegen Dritte, Änderung Beschäftigungsverhältnis (HK), Beschäftigungsverbot, Änderung Beamtenverhältnis, Arbeitsbefreiung, Aufgabenänderung, Aufstockung, Beendigung, Beförderung (Beamt*innen), Beurlaubung (Beamt*innen), Dienstbefreiung, Dienstortverlegung, Dienstunfähigkeit / Teildienstunfähigkeit, Dienstjubiläum, Dienstzeitverlängerung, Elternzeit, Elternzeit in Teilzeit, Einstellung, Ende Lohnfortzahlung, Entfristung, Entsendung / Auslandsaufenthalt, Erwerbsunfähigkeit / Erwerbsminderung, Flexi-Rente, Finanzierungsänderung / Umbuchung, Feststellung, Freistellung, Höhergruppierung / Herabgruppierung, Mutterschutz, Reduzierung, Sabbatjahr, Schwerbehinderung, Seniorprofessur, Sonderurlaub, Teilzeit (Beamt*innen), Übertragung höherwertiger Tätigkeiten, Umsetzung, Verbeamtung auf Lebenszeit, Weiterbeschäftigung, Wiedereingliederung, Wiedereinstellung

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die erweiterte Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht benötigen. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_014.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht Berichtswesen, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Im untersten Menüpunkt finden Sie "Akteneinsicht Berichtswesen". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_015.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_016.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen. Auswählbar sind lediglich die Mitarbeitenden aus dem Berichtswesen des Personalcontrollings.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{Hinweis|Die Vergabe der Berechtigungen kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_017.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Schließen" wegklicken kann.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

= Berechtigungen Innenrevision =
Mitglieder der Innenrevision haben dauerhaft lediglich Zugriff auf die Aktenebene der ePersonalakte. Wenn ein Prüffall vorliegt, können sich Revisionäre selbst Vollzugriff auf die entsprechende Personalakte zuweisen.

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall der erweiterten Einsichtnahme ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Akteneinsicht Gesundheitszeugnis

2026-08-20T12:36:37Z

Fhartl: /* Formular aufrufen */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung erklärt, wie Personalsachbearbeitungen Einsicht in ein Gesundheitszeugnis oder in eine ärztliche Bescheinigung (nach JArbSchG) in einer ePersonalakte nehmen können. Die Berechtigungen sind im Standard wie folgt geregelt: Die zuständige Sachbearbeitung legt ein Dokument mit dem Dokumenttyp Gesundheitszeugnis oder Ärztl. Bescheinigung (JArbSchG) im Vorgang 009 Gesundheit der passenden ePersonalakte ab. Ab Ablage kann jede Person, die entsprechenden Zugriff auf die jeweilige Akte hat, sehen, dass dort ein Gesundheitszeugnis oder eine ärztliche Bescheinigung liegt. Allerdings kann niemand die Vorschau des Dokuments aufrufen und so auch die besonders schützenswerten Gesundheitsdaten einsehen.
Wenn ein Aufruf dieses Dokuments inhaltlich notwendig ist, kann die zuständige Sachbearbeitung sich diese Einsichtsrechte temporär über ein Formular geben. Die Einsichtnahme wird protokolliert.

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_018.png|Sie sehen ein Dokument Gesundheitszeugnis in einer ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü ist rot umrandet.|Um die Einsicht in das Gesundheitszeugnis vorzubereiten, navigieren Sie zu dem Dokument, das eingesehen werden muss. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts, um zum Kontextmenü des Dokuments zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_023.png|Sie sehen das Kontextmenü zu dem ausgewählten Dokument. Im untersten Menüpunkt findet sich Akteneinsicht gewähren (rot umrandet).|So öffnet sich das Kontextmenü zu dem Dokument. Unter weitere Aktionen findet sich der Menüpunkt "Einsichtnahme". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf das Dokument vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst aus, wenn Sie Einsicht in das Gesundheitszeugnis oder die ärztliche Bescheinigung benötigen. In unserem Beispiel ist es ein Testuser.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Gesundheitszeugnisse und ärztliche Bescheinigungen wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die Einsichtnahme vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden und sollte im Fall der Einsicht '''möglichst kurz''' gewählt werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_020.png|Erfolgsmeldung nach Setzen der Berechtigung|Wenn die Berechtigung gesetzt wurde, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_021.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an diesem Dokument in der Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für dieses Dokumnent.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Datei:TempBerechtigungen 023.png

2026-08-20T12:35:58Z

Fhartl:

Akteneinsicht gewähren

2026-08-20T06:49:16Z

Fhartl: Fhartl verschob die Seite Akteneinsicht gewähren nach Akteneinsicht gewähren für Beschäftigte: besserer Name

#WEITERLEITUNG [[Akteneinsicht gewähren für Beschäftigte]]

Akteneinsicht gewähren für Beschäftigte

2026-08-20T06:49:16Z

Fhartl: Fhartl verschob die Seite Akteneinsicht gewähren nach Akteneinsicht gewähren für Beschäftigte: besserer Name

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt die Möglichkeiten, wie eine Aktensicht für Beschäftigte in die eigene Personalakte gewährt werden kann. Hierfür werden der beschäftigten Person temporär Berechtigungen auf die eigene Personalakte gewährt und die Erteilung auch dokumentiert.

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie aus welche*n Benutzer*in Sie berechtigen wollen. Das ist in diesem Fall die Person, die Einsicht in Ihre Personalakte bekommen soll. In unserem Beispiel ist es ein Testuser.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall einer Einsichtnahme ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die Einsichtnahme vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Datei:TempBerechtigungen 022.png

2026-08-19T09:50:55Z

Fhartl:

Akteneinsicht bei Statuswechsel

2026-08-19T09:47:39Z

Fhartl: /* Formular aufrufen */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Wenn eine beschäftigte Person innerhalb der Universität den Status wechselt (Minijobber*in zu Hilfskraft, Tarifbeschäftigte*r zu Beamt*in), kommt es vor, dass die Berechtigungen einer Sachbearbeitung zu früh enden oder zu spät beginnen (Beispiel: eine Person mit Minijob wird zum 1.9. Hilfskraft, die Hilfskrafteinstellung muss von der zuständigen Sachbearbeitung allerdings schon im August durchgeführt werden).

Diese Anleitung erklärt, wie der gerade noch oder in Zukunft zuständigen Sachbearbeitung temporär Berechtigungen auf die jeweilige ePersonalakte gewährt und die Erteilung auch dokumentiert wird.

Zugriff erteilen muss immer eine Sachbearbeitung, die bereits Zugriff auf die ePersonalakte hat. Sie wählt als Person, der Zugriff gewährt werden muss, den*die Kolleg*in aus, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der ePersonalakte durchführen muss. (in unserem Beispiel von oben würde eine Sachbearbeitung für Minijobber*innen die in Zukunft zuständige Kollegin für Hilfskräfte auswählen und temporär berechtigen).

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie aus welche*n Benutzer*in Sie berechtigen wollen. Das ist in diesem Fall der*die Kolleg*in, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der jeweiligen Personalakte durchführen muss. In unserem Beispiel ist es ein Testuser.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_022.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Akteneinsicht von Kolleg*innen in Personalakten wählen Sie immer '''Schreiben''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die weiter in der Personalakte entstehen. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist die Option '''Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen''' anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die Akteneinsicht von Kolleg*innen vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden. Es ist empfehlenswert ein realistisches Datum in der näheren Zukunft auszuwählen (notfalls kann man erneut temporäre Berechtigungen vergeben).
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Akteneinsicht gewähren für Beschäftigte

2026-08-19T09:44:49Z

Fhartl:

Akteneinsicht Gesundheitszeugnis

2026-08-19T09:44:18Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung erklärt, wie Personalsachbearbeitungen Einsicht in ein Gesundheitszeugnis oder in eine ärztliche Bescheinigung (nach JArbSchG) in einer ePersonalakte nehmen können. Die Berechtigungen sind im Standard wie folgt geregelt: Die zuständige Sachbearbeitung legt ein Dokument mit dem Dokumenttyp Gesundheitszeugnis oder Ärztl. Bescheinigung (JArbSchG) im Vorgang 009 Gesundheit der passenden ePersonalakte ab. Ab Ablage kann jede Person, die entsprechenden Zugriff auf die jeweilige Akte hat, sehen, dass dort ein Gesundheitszeugnis oder eine ärztliche Bescheinigung liegt. Allerdings kann niemand die Vorschau des Dokuments aufrufen und so auch die besonders schützenswerten Gesundheitsdaten einsehen.
Wenn ein Aufruf dieses Dokuments inhaltlich notwendig ist, kann die zuständige Sachbearbeitung sich diese Einsichtsrechte temporär über ein Formular geben. Die Einsichtnahme wird protokolliert.

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_018.png|Sie sehen ein Dokument Gesundheitszeugnis in einer ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü ist rot umrandet.|Um die Einsicht in das Gesundheitszeugnis vorzubereiten, navigieren Sie zu dem Dokument, das eingesehen werden muss. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts, um zum Kontextmenü des Dokuments zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_019.png|Sie sehen das Kontextmenü zu dem ausgewählten Dokument. Im untersten Menüpunkt findet sich Akteneinsicht gewähren (rot umrandet).|So öffnet sich das Kontextmenü zu dem Dokument. Unter weitere Aktionen findet sich der Menüpunkt "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf das Dokument vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst aus, wenn Sie Einsicht in das Gesundheitszeugnis oder die ärztliche Bescheinigung benötigen. In unserem Beispiel ist es ein Testuser.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Gesundheitszeugnisse und ärztliche Bescheinigungen wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die Einsichtnahme vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden und sollte im Fall der Einsicht '''möglichst kurz''' gewählt werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_020.png|Erfolgsmeldung nach Setzen der Berechtigung|Wenn die Berechtigung gesetzt wurde, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_021.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an diesem Dokument in der Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für dieses Dokumnent.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Akteneinsicht erweitern (Sonderrollen)

2026-08-19T09:43:56Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt die Möglichkeiten, wie eine Aktensicht für Sonderrollen (Berichtswesen im Personalcontrolling, Justitiariat Personalservices undInnenrevision) in benötigte Personalakte gewährt werden kann. Hierfür können sich Angehörige der jeweiligen Rolle selbst (weitere) Berechtigungen auf die notwendigen Akte zuweisen. Diese Zuweisung wird dokumentiert.

= erweiterte Berechtigungen Justitiariat Personalservices =
Mitglieder des Justitiariats Personalservices besitzen bereits Berechtigungen innerhalb der ePersonalakte. Davon ausgeschlossen sind alle Dokumente im Vorgang 009 Gesundheit. Mithilfe des Workflows können sich Justitiar*innen auch Zugriff auf Dokumente in diesem Vorgang zuweisen.

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall der erweiterten Einsichtnahme ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

= Berechtigungen Personalcontrolling (Berichtswesen) =
Mitglieder des Berichtswesens im Personalcontrolling haben dauerhaft lediglich Zugriff auf die Aktenebene der ePersonalakte. Wenn ein Prüffall oder unklare Informationen vorliegen, können sich Revisionäre selbst Zugriff auf die entsprechende Personalakte zuweisen. 

Dieser Zugriff umfasst dann Dokumente zu folgenden Personalmaßnahmen: 

Ansprüche gegen Dritte, Änderung Beschäftigungsverhältnis (HK), Beschäftigungsverbot, Änderung Beamtenverhältnis, Arbeitsbefreiung, Aufgabenänderung, Aufstockung, Beendigung, Beförderung (Beamt*innen), Beurlaubung (Beamt*innen), Dienstbefreiung, Dienstortverlegung, Dienstunfähigkeit / Teildienstunfähigkeit, Dienstjubiläum, Dienstzeitverlängerung, Elternzeit, Elternzeit in Teilzeit, Einstellung, Ende Lohnfortzahlung, Entfristung, Entsendung / Auslandsaufenthalt, Erwerbsunfähigkeit / Erwerbsminderung, Flexi-Rente, Finanzierungsänderung / Umbuchung, Feststellung, Freistellung, Höhergruppierung / Herabgruppierung, Mutterschutz, Reduzierung, Sabbatjahr, Schwerbehinderung, Seniorprofessur, Sonderurlaub, Teilzeit (Beamt*innen), Übertragung höherwertiger Tätigkeiten, Umsetzung, Verbeamtung auf Lebenszeit, Weiterbeschäftigung, Wiedereingliederung, Wiedereinstellung

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die erweiterte Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht benötigen. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_014.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht Berichtswesen, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Im untersten Menüpunkt finden Sie "Akteneinsicht Berichtswesen". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_015.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_016.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen. Auswählbar sind lediglich die Mitarbeitenden aus dem Berichtswesen des Personalcontrollings.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{Hinweis|Die Vergabe der Berechtigungen kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_017.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Schließen" wegklicken kann.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

= Berechtigungen Innenrevision =
Mitglieder der Innenrevision haben dauerhaft lediglich Zugriff auf die Aktenebene der ePersonalakte. Wenn ein Prüffall vorliegt, können sich Revisionäre selbst Vollzugriff auf die entsprechende Personalakte zuweisen.

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall der erweiterten Einsichtnahme ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Akteneinsicht erweitern (Sonderrollen)

2026-08-19T09:43:26Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt die Möglichkeiten, wie eine Aktensicht für Sonderrollen (Berichtswesen im Personalcontrolling, Justitiariat Personalservices undInnenrevision) in benötigte Personalakte gewährt werden kann. Hierfür können sich Angehörige der jeweiligen Rolle selbst (weitere) Berechtigungen auf die notwendigen Akte zuweisen. Diese Zuweisung wird dokumentiert.

= erweiterte Berechtigungen Justitiariat Personalservices =
Mitglieder des Justitiariats Personalservices besitzen bereits Berechtigungen innerhalb der ePersonalakte. Davon ausgeschlossen sind alle Dokumente im Vorgang 009 Gesundheit. Mithilfe des Workflows können sich Justitiar*innen auch Zugriff auf Dokumente in diesem Vorgang zuweisen.

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall der erweiterten Einsichtnahme ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

= Berechtigungen Personalcontrolling (Berichtswesen) =
Mitglieder des Berichtswesens im Personalcontrolling haben dauerhaft lediglich Zugriff auf die Aktenebene der ePersonalakte. Wenn ein Prüffall oder unklare Informationen vorliegen, können sich Revisionäre selbst Zugriff auf die entsprechende Personalakte zuweisen. 

Dieser Zugriff umfasst dann Dokumente zu folgenden Personalmaßnahmen: 

Ansprüche gegen Dritte, Änderung Beschäftigungsverhältnis (HK), Beschäftigungsverbot, Änderung Beamtenverhältnis, Arbeitsbefreiung, Aufgabenänderung, Aufstockung, Beendigung, Beförderung (Beamt*innen), Beurlaubung (Beamt*innen), Dienstbefreiung, Dienstortverlegung, Dienstunfähigkeit / Teildienstunfähigkeit, Dienstjubiläum, Dienstzeitverlängerung, Elternzeit, Elternzeit in Teilzeit, Einstellung, Ende Lohnfortzahlung, Entfristung, Entsendung / Auslandsaufenthalt, Erwerbsunfähigkeit / Erwerbsminderung, Flexi-Rente, Finanzierungsänderung / Umbuchung, Feststellung, Freistellung, Höhergruppierung / Herabgruppierung, Mutterschutz, Reduzierung, Sabbatjahr, Schwerbehinderung, Seniorprofessur, Sonderurlaub, Teilzeit (Beamt*innen), Übertragung höherwertiger Tätigkeiten, Umsetzung, Verbeamtung auf Lebenszeit, Weiterbeschäftigung, Wiedereingliederung, Wiedereinstellung

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die erweiterte Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht benötigen. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_014.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht Berichtswesen, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Im untersten Menüpunkt finden Sie "Akteneinsicht Berichtswesen". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_015.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_016.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen. Auswählbar sind lediglich die Mitarbeitenden aus dem Berichtswesen des Personalcontrollings.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{Hinweis|Die Vergabe der Berechtigungen kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_017.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Schließen" wegklicken kann.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

= Berechtigungen Innenrevision =
Mitglieder der Innenrevision haben dauerhaft lediglich Zugriff auf die Aktenebene der ePersonalakte. Wenn ein Prüffall vorliegt, können sich Revisionäre selbst Vollzugriff auf die entsprechende Personalakte zuweisen.

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer '''Lesen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall der erweiterten Einsichtnahme ist zwingend "Berechtigungen auf Dokumente vererben" auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Akteneinsicht bei Statuswechsel

2026-08-19T09:42:36Z

Fhartl:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Wenn eine beschäftigte Person innerhalb der Universität den Status wechselt (Minijobber*in zu Hilfskraft, Tarifbeschäftigte*r zu Beamt*in), kommt es vor, dass die Berechtigungen einer Sachbearbeitung zu früh enden oder zu spät beginnen (Beispiel: eine Person mit Minijob wird zum 1.9. Hilfskraft, die Hilfskrafteinstellung muss von der zuständigen Sachbearbeitung allerdings schon im August durchgeführt werden).

Diese Anleitung erklärt, wie der gerade noch oder in Zukunft zuständigen Sachbearbeitung temporär Berechtigungen auf die jeweilige ePersonalakte gewährt und die Erteilung auch dokumentiert wird.

Zugriff erteilen muss immer eine Sachbearbeitung, die bereits Zugriff auf die ePersonalakte hat. Sie wählt als Person, der Zugriff gewährt werden muss, den*die Kolleg*in aus, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der ePersonalakte durchführen muss. (in unserem Beispiel von oben würde eine Sachbearbeitung für Minijobber*innen die in Zukunft zuständige Kollegin für Hilfskräfte auswählen und temporär berechtigen).

{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Formular aufrufen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie aus welche*n Benutzer*in Sie berechtigen wollen. Das ist in diesem Fall der*die Kolleg*in, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der jeweiligen Personalakte durchführen muss. In unserem Beispiel ist es ein Testuser.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Akteneinsicht von Kolleg*innen in Personalakten wählen Sie immer '''Schreiben''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die weiter in der Personalakte entstehen. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist die Option '''Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen''' anzuhaken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die Akteneinsicht von Kolleg*innen vergeben werden sollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden. Es ist empfehlenswert ein realistisches Datum in der näheren Zukunft auszuwählen (notfalls kann man erneut temporäre Berechtigungen vergeben).
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
}}

{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}

Akteneinsicht bei Statuswechsel

2026-08-19T09:41:16Z

Fhartl: Die Seite wurde neu angelegt: „{{Anleitung}}Kategorie:Anleitungcategory:ePersonalakte Wenn eine beschäftigte Person innerhalb der Universität den Status wechselt (Minijobber*in zu Hilfskraft, Tarifbeschäftigte*r zu Beamt*in), kommt es vor, dass die Berechtigungen einer Sachbearbeitung zu früh enden oder zu spät beginnen (Beispiel: eine Person mit Minijob wird zum 1.9. Hilfskraft, die Hilfskrafteinstellung muss von der zuständigen Sachbearbeitung allerdings schon im August…“

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Wenn eine beschäftigte Person innerhalb der Universität den Status wechselt (Minijobber*in zu Hilfskraft, Tarifbeschäftigte*r zu Beamt*in), kommt es vor, dass die Berechtigungen einer Sachbearbeitung zu früh enden oder zu spät beginnen (Beispiel: eine Person mit Minijob wird zum 1.9. Hilfskraft, die Hilfskrafteinstellung muss von der zuständigen Sachbearbeitung allerdings schon im August durchgeführt werden).

Diese Anleitung erklärt, wie der gerade noch oder in Zukunft zuständigen Sachbearbeitung temporär Berechtigungen auf die jeweilige ePersonalakte gewährt und die Erteilung auch dokumentiert wird.

Zugriff erteilen muss immer eine Sachbearbeitung, die bereits Zugriff auf die ePersonalakte hat. Sie wählt als Person, der Zugriff gewährt werden muss, den*die Kolleg*in aus, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der ePersonalakte durchführen muss. (in unserem Beispiel von oben würde eine Sachbearbeitung für Minijobber*innen die in Zukunft zuständige Kollegin für Hilfskräfte auswählen und temporär berechtigen).

== Formular aufrufen ==

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|TempBerechtigungen_001.png|Sie sehen die ePersonalakte und das Icon für das Kontextmenü rot umrandet.|Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
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|TempBerechtigungen_002.png|Sie sehen das Kontextmenü zu der ausgewählten Akte. Der unterste Menüpunkt, Akteneinsicht gewähren, ist rot umrandet.|So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.

== Formular ausfüllen ==
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|TempBerechtigungen_003.png|Formular zur Vergabe der temporären Berechtigungen|Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
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|TempBerechtigungen_004.png|Auswahl der Person, die Einsicht bekommen soll|Zuerst wählen Sie aus welche*n Benutzer*in Sie berechtigen wollen. Das ist in diesem Fall der*die Kolleg*in, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der jeweiligen Personalakte durchführen muss. In unserem Beispiel ist es ein Testuser.
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|TempBerechtigungen_006.png|Typ der Berechtigungen: Lesend oder Schreibend|Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Akteneinsicht von Kolleg*innen in Personalakten wählen Sie immer '''Schreiben''' aus.
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|TempBerechtigungen_005.png|Feld Vererbung mit der Einstellung, ob die Rechte auf darunter liegende Dokumente vererbt werden sollen|Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist zwingend '''Berechtigungen auf Dokumente vererben''' auszuwählen.
}}
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|TempBerechtigungen_007.png|Haken "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" |Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die weiter in der Personalakte entstehen. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist die Option '''Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen''' anzuhaken.
}}
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|TempBerechtigungen_008.png|Startdatum der temporären Berechtigungen|Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die Akteneinsicht von Kolleg*innen vergeben werden sollen.
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|TempBerechtigungen_009.png|Enddatum der temporären Berechtigungen|Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden. Es ist empfehlenswert ein realistisches Datum in der näheren Zukunft auszuwählen (notfalls kann man erneut temporäre Berechtigungen vergeben).
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|TempBerechtigungen_010.png|Ansicht des ausgefüllten Formulars|Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
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|TempBerechtigungen_011.png|Fortschrittsbalken|Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
}}
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|TempBerechtigungen_012.png|Erfolgsmeldung nach Setzen aller Berechtigungen|Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
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{{Hinweis|Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu '''einer Stunde''' dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
 
'''Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.'''
}}

== Übersicht der vergebenen Berechtigungen ==

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|TempBerechtigungen_013.png|Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen an dieser Personalakte|Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
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{{Hinweis|Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
 
'''Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.'''
}}