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Sitzungsmanagement

2023-09-27T06:40:09Z

Hmartin: /* TOP bearbeiten mit dem Casemanager */

{{Anleitung}}

Diese Anleitung hilft Ihnen, das Sitzungsmanagement mit Hilfe des Casemanagers durchzuführen.
{{Verweis|Die Anleitung zum managen von Gremien mit Bordmitteln finden Sie hier: [[Gremien managen mit Bordmitteln]]}}

= Sitzung anlegen =

Im Sitzungsmanagement stellt jede Sitzung eine einzelne Akten dar. Um eine Sitzung anzulegen, muss aktuell der foglende Link genutzt werden: https://eakteq.uni-bielefeld.de/dms/new?type=dossier 
Wählen Sie dort aus dem drop-down-Menü die Kategorie '''Sitzung''' aus. Füllen Sie die mit einem roten Stern markierten Metadatenfelder aus. Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''. Die Sitzung wurde angelegt und kann über die oben neu erschienene, grüne Schaltfläche '''Element anzeigen''' eingesehen werden.

= Sitzungsformular =

Im Sitzungsformular können Sie die sitzungsrelevanten Metadaten über das Ändern der Inhalte der einzelnen Felder anpassen. Die Änderungen werden gültig bzw. gespeichert, wenn Sie auf die sich weiter unten befindende Schaltfläche '''Sitzungsdaten speichern''' klicken. 
Wie die Mitgliederverwaltung und die Anlage von TOPs über das Formular funktioniert, wird in den nächsten zwei Punkten erklärt.

== Mitglieder verwalten ==

Im Sitzungsformular haben Sie die Möglichkeit, die Mitglieder der Sitzung und deren Rollen zu verwalten. 
Geben Sie dafür in der Mitgliederverwaltung des Sitzungsformulars im Feld "Name" den Namen des Mitglieds ein und ordnen der Person im Feld "Rolle" die Rolle zu, welche diesem Menschen im Gremium zugewiesen ist. Um weitere Mitglieder hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche '''+ Hinzufügen'''. Zum entfernen einzelner Mitglieder klicken sie rechts in der Zeile des zu entfernenden Mitglieds auf die Schaltfläche mit dem '''X'''. 
Damit die Änderungen gespeichert werden, müssen Sie abschließende auf die Schaltfläche '''Sitzungsdaten speichern''' klicken.

== Tagesordnungspunkt (TOP) anlegen ==

Die einzelnen Tagesordnungspunkte werden beim Sitzungsmanagement als Vorgänge angelegt. Ein Vorgang entspricht einem TOP. 
Um einen TOP anlegen zu können, muss das Sitzungsformular aufgerufen werden. Zu diesem gelangen Sie, wenn Sie die Sitzung öffnen, in welcher Sie die TOPs angelegen möchten. Im Reiter "Anzeige" öffnet sich ein Formular mit verschiedenen konfigurierbaren Feldern. Weiter unten im Formular befindet sich die Tagesordnungspunkte-Verwaltung.

{{AnleitungScreenshot|Sitzungsformular.png|Eingabemaske des Sitzungsformulars
}}

In das Feld "Bezeichnung" tragen Sie den Titel des TOPs ein, in das Feld "Verantwortung" die Person, welche dieses TOP verantwortet. Sie haben nun die Wahl, den TOP direkt durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Erstelle TOPs''' anzulegen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche '''+ Hinzufügen''' weitere Eingabefelder für zusätzliche TOPs zu generieren. Erst durch die Betätigung der Schaltfläche '''Erstelle TOPs''', werden diese als Vorgänge erzeugt und in die Sitzung (= Akte) verknüpft. 
Bereits erzeugte TOPs werden im Sitzungsformular in der Tagesordnungspunkte-Verwaltung angezeigt und enthalten im nicht modifizierbaren Feld "Bereits angelegt?" ein "Ja".

= TOP bearbeiten mit dem Casemanager =

Jeder einzelne Tagesordnungspunkt stellt einen Vorgang dar und wird durch den "Casemanager", das Sitzungsmanagement-Modul, unterstützt. In diesem Modul lassen sich verschiedene Inhalte konfigurieren. Weiterhin bietet das Modul verschiedene Möglichkeiten der Prozessunterstützung an, z.B. das automatisierte ausspielen von Aufgaben oder die Erinnerung an Fristen. Das folgende Bild stellt beispielhaft die Ansicht des Casemanagers in einem TOP (= Vorgang) dar:

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Vorgang.png|Die Oberfläche des Casemanagers ist zu sehen. Links sind die Menüpunkte und mittig die Eingabefelder der Stammdaten zu sehen.
}}

== Stammdaten ==

Im Menüpunkt Stammdaten haben Sie die Möglichkeit, eine Auswahl an Metadaten des Vorgangs bzw. Tagesordnungspunkts anzupassen. Ausgegraute Felder werden systemseitig gefüllt und sind nicht modifizierbar. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert und müssen gefüllt sein. Die Änderungen werden durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Speichern''' unten rechts gesichert.
Das Metadatenfeld "Vorgangsstatus" dient dazu, den Überblick über den Bearbeitungsstatus des TOPs zu behalten. Dieses Feld kann sowohl manuell, als auch systemseitig durch das Erledigen von vorkonfigurierten, statusabhängigen Aufgaben geändert werden.

{{Verweis|Weitere Informationen zu den vorkonfigurierten Aufgaben finden Sie im Themenpunkt [[Sitzungsmanagement#Aufgabe|Aufgabe]] dieser Anleitung.
}}

== Erweiterte Stammdaten ==

Die erweiterten Stammdaten beinhalten weitere Metadatenfelder, welche ebenfalls bearbeitbar sind. Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie unten rechts auf '''Speichern'''.

== Zusätzliche Erläuterungen ==

In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, in dem dort angebotenen Freitextfeld zusätzliche Informationen zum TOP zu hinterlegen. Der Inhalt des Textfelds wird über einen Klick auf die Schaltfläche '''Speichern''' gespeichert.

== Fristen ==

Die Fristen können Sie nutzen, um einen zeitlichen Rahmen für den TOP zu generieren und Erinnerungen zu gegebener Zeit aussenden zu lassen. Geben Sie dazu in dem Feld "Frist (Stichtag)" das Fristdatum an und im Feld "Erinnerung" das Datum, an dem Sie an die bevorstehende Frist erinnert werden möchten. Klicken Sie unten rechts auf '''Speichern''', um die Konfiguration zu sichern. 
Wenn Sie weitere Fristen hinzufügen möchten, so klicken Sie auf das '''Plus-Symbol''' rechts oberhalb der Fristenübersichtstabelle.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Frist.png|Ansicht der Eingabemaske zur Erzeugung einer neuen Frist.
}}

Füllen Sie die mindestens die mit einem Sternchen markierten Pflichtfelder in der sich öffnenden Eingabemaske aus. Klicken Sie anschließend auf '''Speichern''', um die Frist anzulegen.

{{Hinweis| Als verantwortliche Person in dem Feld "Verantwortlich" wird in einer neu angelegten Frist systemseitig immer die Person eingetragen, welche auch die Verantwortung für den TOP inne hat. Wenn Sie eine Frist anlegen und dabei nicht die verantwortliche Person für den TOP sind, verlieren sie nach dem Speichern die Rechte, diese Frist zu bearbeiten oder zu löschen.
}}

== Konversation ==

Unter dem Menüpunkt Konversation können Sie mit Personen im Casemanager Nachrichten austauschen.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Konversation.png|Übersicht der erstellten Konversationen. Rechts über der Tabelle ist ein Plus-Symbol.
}}

Klicken Sie auf das '''Plus-Symbol''' rechts über der Konversationsübersicht, um eine neue Konversation zu beginnen. Es öffnet sich eine Eingabemaske, welche Sie vollständig füllen müssen. Die Konversation kann mit mehreren Personen gleichzeitig geführt werden. Fügen Sie dafür einfach mehrere Personen in dem Feld "Interne Teilnehmer" hinzu. Sie haben zudem die Möglichkeit, Anhänge an die Nachricht hinzuzufügen. Klicken Sie dafür auf die '''Büroklammer''' links unterhalb des Nachrichtenfelds. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken sie unten rechts auf das '''Papierflieger-Symbol''' um die Konversation abzusenden bzw. in dem TOP zu speichern. 
Alle Konversationen, die in dem TOP gestartet wurden, sind in der Übersicht einzusehen. Die einzelnen Konversationen sind nur für die Personen sichtbar, welche daran selbst beteiligt sind.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Konversation Ansicht.png|Konversationsansicht mit einer versendeten Nachricht.
}}

Nach dem Beginn einer Konversation haben Sie in der Konversationsansicht die Möglichkeit auf Nachrichten zu Antworten oder als Initiator*in der Konversation diese zu schließen. Klicken Sie zum schließen der Konversation oben rechts auf das '''Pause-Symbol'''. Eine geschlossene Konversation kann nicht mehr fortgeführt werden, außer diese wird wieder durch einen klick auf das '''Play-Symbol''' in der Konversationsansicht wieder geöffnet. 
Um in der Konversationsansicht die "Art der Nachricht" sowie die "internen Teilnehmer" einsehen zu können, müssen Sie auf das nach oben zeigende '''Pfeil-Symbol''' oberhalb des Nachrichtenfelds klicken. Sie haben dann die Möglichkeit, den Inhalt dieser Felder anzupassen.

== Aufgabe ==

Unter dem Menüpunkt "Aufgabe" haben Sie eine Übersicht der Aufgaben, welche zu dem TOP erstellt wurden - sowohl manuell, als auch systemseitig. Systemseitig werden vorkonfigurierte Aufgaben abhängig vom Status des TOPs ausgespielt. Den Status des TOPs können Sie in den Stammdaten ändern. 
Manuell können Sie über das '''Plus-Symbol''' rechts oberhalb der Aufgabenübersicht eine neue Aufgaben hinzufügen.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Aufgabe.png|Ansicht der Eingabemaske zur Anlage einer neuen Aufgabe im Casemanager.
}}

In dem Freitextfeld "Betreff" können Sie einen Aufgabentitel hinterlegen und einer Person unter "Verantwortlich" die Aufgabe zuweisen. In der erweiterten Ansicht besteht ebenso die Möglichkeit, weitere Inhalte der Aufgabe hinzuzufügen wie z.B. ein Frist- oder Erinnerungsdatum. Beim Klick auf das Feld '''Erstellen''' unten rechts wird die Aufgabe angelegt. Die unter "Verantwortlich" benannte Person erhält anschließend eine Mail mit dem Hinweis, dass eine Aufgabe für sie oder ihn bereit liegt.

{{Verweis|Tiefergehende Informationen zu dem Thema "Aufgaben im DMS" erhalten Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]]
}}

Aufgaben können direkt in der Aufgabenübersicht des Casemanagers abgeschlossen werden. Dafür müssen Sie auf das Häkchen rechts in der Zeile der zu bearbeitenden Aufgabe anklicken und den Abschluss der Aufgabe bestätigen. Sie können in der Zeile der benötigten Aufgabe durch einen Klick auf das '''Rechteck-Symbol mit austretendem Pfeil''' klicken, um die Aufgabe zu bearbeiten und z.B. den Fertigstellungsgrad anpassen.

== Aktennavigation ==

In der Aktennavigation können Sie sich durch die Sitzung und die einzelnen TOPs navigieren, wie Sie es bereits aus dem DMS kennen. Die Navigation beschränkt sich auf die einzelne Akte (= Sitzung), in der sich der Tagesordnungspunkt, von dem Sie in die Aktennavigation gelangt sind, beheimatet ist.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Aktennavigation.png|Ansicht der Aktennavigation im Casemanager mit Vorgängen und Dokumenten in einer Ergebnisliste.
}}

=== Dokumente hinzufügen ===

Innherhalb der Aktennavigation des Casemanagers können Sie direkt in die Sitzung oder die einzelnen TOPs Dokumente per drag-and-drop hochladen. Ziehen Sie dafür per drag-and-drop die benötigten Dokumente vom File-Ordner über den Titel der Sitzung oder des Vorgangs, in das die Dokumente hochgeladen werden sollen. Wenn die Dateien in der Sitzung (= AKte) abgelegt werden, wählen Sie in der Eingabemaske als Kategorie "Sitzungsunterlagen" aus. Sollen die Dateien in einen Vorgang (= TOP), so wählen Sie "Vorgangsunterlage" aus. Füllen Sie anschließend mindestens die mit einem Stern gekennzeichneten Pflichtfelder aus und klicken unten rechts auf '''Speichern'''.

{{Verweis|Eine allgemeine und detaillierter erklärte Anleitung zum Hochladen von Dokumenten finden Sie hier: [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]]
}}

= Dokumente ablegen =

{{Verweis|Die Ablage von Dokumenten über den Casemanager wird in folgendem Anleitungsabschnitt beschrieben: [[Sitzungsmanagement#Dokumente hinzufügen|Dokumente hinzufügen]]
}}

{{Verweis|Eine allgemeine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten im DMS finden Sie hier: [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]]}}

Sitzungsmanagement

2023-09-27T06:38:11Z

Hmartin: /* Fristen */

{{Anleitung}}

Diese Anleitung hilft Ihnen, das Sitzungsmanagement mit Hilfe des Casemanagers durchzuführen.
{{Verweis|Die Anleitung zum managen von Gremien mit Bordmitteln finden Sie hier: [[Gremien managen mit Bordmitteln]]}}

= Sitzung anlegen =

Im Sitzungsmanagement stellt jede Sitzung eine einzelne Akten dar. Um eine Sitzung anzulegen, muss aktuell der foglende Link genutzt werden: https://eakteq.uni-bielefeld.de/dms/new?type=dossier 
Wählen Sie dort aus dem drop-down-Menü die Kategorie '''Sitzung''' aus. Füllen Sie die mit einem roten Stern markierten Metadatenfelder aus. Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''. Die Sitzung wurde angelegt und kann über die oben neu erschienene, grüne Schaltfläche '''Element anzeigen''' eingesehen werden.

= Sitzungsformular =

Im Sitzungsformular können Sie die sitzungsrelevanten Metadaten über das Ändern der Inhalte der einzelnen Felder anpassen. Die Änderungen werden gültig bzw. gespeichert, wenn Sie auf die sich weiter unten befindende Schaltfläche '''Sitzungsdaten speichern''' klicken. 
Wie die Mitgliederverwaltung und die Anlage von TOPs über das Formular funktioniert, wird in den nächsten zwei Punkten erklärt.

== Mitglieder verwalten ==

Im Sitzungsformular haben Sie die Möglichkeit, die Mitglieder der Sitzung und deren Rollen zu verwalten. 
Geben Sie dafür in der Mitgliederverwaltung des Sitzungsformulars im Feld "Name" den Namen des Mitglieds ein und ordnen der Person im Feld "Rolle" die Rolle zu, welche diesem Menschen im Gremium zugewiesen ist. Um weitere Mitglieder hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche '''+ Hinzufügen'''. Zum entfernen einzelner Mitglieder klicken sie rechts in der Zeile des zu entfernenden Mitglieds auf die Schaltfläche mit dem '''X'''. 
Damit die Änderungen gespeichert werden, müssen Sie abschließende auf die Schaltfläche '''Sitzungsdaten speichern''' klicken.

== Tagesordnungspunkt (TOP) anlegen ==

Die einzelnen Tagesordnungspunkte werden beim Sitzungsmanagement als Vorgänge angelegt. Ein Vorgang entspricht einem TOP. 
Um einen TOP anlegen zu können, muss das Sitzungsformular aufgerufen werden. Zu diesem gelangen Sie, wenn Sie die Sitzung öffnen, in welcher Sie die TOPs angelegen möchten. Im Reiter "Anzeige" öffnet sich ein Formular mit verschiedenen konfigurierbaren Feldern. Weiter unten im Formular befindet sich die Tagesordnungspunkte-Verwaltung.

{{AnleitungScreenshot|Sitzungsformular.png|Eingabemaske des Sitzungsformulars
}}

In das Feld "Bezeichnung" tragen Sie den Titel des TOPs ein, in das Feld "Verantwortung" die Person, welche dieses TOP verantwortet. Sie haben nun die Wahl, den TOP direkt durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Erstelle TOPs''' anzulegen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche '''+ Hinzufügen''' weitere Eingabefelder für zusätzliche TOPs zu generieren. Erst durch die Betätigung der Schaltfläche '''Erstelle TOPs''', werden diese als Vorgänge erzeugt und in die Sitzung (= Akte) verknüpft. 
Bereits erzeugte TOPs werden im Sitzungsformular in der Tagesordnungspunkte-Verwaltung angezeigt und enthalten im nicht modifizierbaren Feld "Bereits angelegt?" ein "Ja".

= TOP bearbeiten mit dem Casemanager =

Jeder einzelne Tagesordnungspunkt stellt einen Vorgang dar und wird durch den "Casemanager", das Sitzungsmanagement-Modul, unterstützt. In diesem Modul lassen sich verschiedene Inhalte konfigurieren. Weiterhin bietet das Modul verschiedene Möglichkeiten der Prozessunterstützung an, z.B. das automatisierte ausspielen von Aufgaben oder die Erinnerung an Fristen. Das folgende Bild stellt beispielhaft die Ansicht des Casemanagers in einem TOP (= Vorgang) dar:

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Vorgang.png|Die Oberfläche des Casemanagers ist zu sehen. Links sind die Menüpunkte und mittig die Eingabefelder der Stammdaten zu sehen.
}}

== Stammdaten ==

Im Menüpunkt Stammdaten haben Sie die Möglichkeit, eine Auswahl an Metadaten des Vorgangs bzw. Tagesordnungspunkts anzupassen. Ausgegraute Felder werden systemseitig gefüllt und sind nicht modifizierbar. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert und müssen gefüllt sein. Die Änderungen werden durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Speichern''' unten rechts gesichert.
Das Metadatenfeld "Vorgangsstatus" dient dazu, den Überblick über den Bearbeitungsstatus des TOPs zu behalten. Dieses Feld kann sowohl manuell, als auch systemseitig durch das Erledigen von vorkonfigurierten, statusabhängigen Aufgaben geändert werden.

{{Verweis|Weitere Informationen zu den vorkonfigurierten Aufgaben finden Sie im Themenpunkt [[Sitzungsmanagement#Aufgabe|Aufgabe]] dieser Anleitung.
}}

== Zusätzliche Erläuterungen ==

In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, in dem dort angebotenen Freitextfeld zusätzliche Informationen zum TOP zu hinterlegen. Der Inhalt des Textfelds wird über einen Klick auf die Schaltfläche '''Speichern''' gespeichert.

== Fristen ==

Die Fristen können Sie nutzen, um einen zeitlichen Rahmen für den TOP zu generieren und Erinnerungen zu gegebener Zeit aussenden zu lassen. Geben Sie dazu in dem Feld "Frist (Stichtag)" das Fristdatum an und im Feld "Erinnerung" das Datum, an dem Sie an die bevorstehende Frist erinnert werden möchten. Klicken Sie unten rechts auf '''Speichern''', um die Konfiguration zu sichern. 
Wenn Sie weitere Fristen hinzufügen möchten, so klicken Sie auf das '''Plus-Symbol''' rechts oberhalb der Fristenübersichtstabelle.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Frist.png|Ansicht der Eingabemaske zur Erzeugung einer neuen Frist.
}}

Füllen Sie die mindestens die mit einem Sternchen markierten Pflichtfelder in der sich öffnenden Eingabemaske aus. Klicken Sie anschließend auf '''Speichern''', um die Frist anzulegen.

{{Hinweis| Als verantwortliche Person in dem Feld "Verantwortlich" wird in einer neu angelegten Frist systemseitig immer die Person eingetragen, welche auch die Verantwortung für den TOP inne hat. Wenn Sie eine Frist anlegen und dabei nicht die verantwortliche Person für den TOP sind, verlieren sie nach dem Speichern die Rechte, diese Frist zu bearbeiten oder zu löschen.
}}

== Konversation ==

Unter dem Menüpunkt Konversation können Sie mit Personen im Casemanager Nachrichten austauschen.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Konversation.png|Übersicht der erstellten Konversationen. Rechts über der Tabelle ist ein Plus-Symbol.
}}

Klicken Sie auf das '''Plus-Symbol''' rechts über der Konversationsübersicht, um eine neue Konversation zu beginnen. Es öffnet sich eine Eingabemaske, welche Sie vollständig füllen müssen. Die Konversation kann mit mehreren Personen gleichzeitig geführt werden. Fügen Sie dafür einfach mehrere Personen in dem Feld "Interne Teilnehmer" hinzu. Sie haben zudem die Möglichkeit, Anhänge an die Nachricht hinzuzufügen. Klicken Sie dafür auf die '''Büroklammer''' links unterhalb des Nachrichtenfelds. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken sie unten rechts auf das '''Papierflieger-Symbol''' um die Konversation abzusenden bzw. in dem TOP zu speichern. 
Alle Konversationen, die in dem TOP gestartet wurden, sind in der Übersicht einzusehen. Die einzelnen Konversationen sind nur für die Personen sichtbar, welche daran selbst beteiligt sind.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Konversation Ansicht.png|Konversationsansicht mit einer versendeten Nachricht.
}}

Nach dem Beginn einer Konversation haben Sie in der Konversationsansicht die Möglichkeit auf Nachrichten zu Antworten oder als Initiator*in der Konversation diese zu schließen. Klicken Sie zum schließen der Konversation oben rechts auf das '''Pause-Symbol'''. Eine geschlossene Konversation kann nicht mehr fortgeführt werden, außer diese wird wieder durch einen klick auf das '''Play-Symbol''' in der Konversationsansicht wieder geöffnet. 
Um in der Konversationsansicht die "Art der Nachricht" sowie die "internen Teilnehmer" einsehen zu können, müssen Sie auf das nach oben zeigende '''Pfeil-Symbol''' oberhalb des Nachrichtenfelds klicken. Sie haben dann die Möglichkeit, den Inhalt dieser Felder anzupassen.

== Aufgabe ==

Unter dem Menüpunkt "Aufgabe" haben Sie eine Übersicht der Aufgaben, welche zu dem TOP erstellt wurden - sowohl manuell, als auch systemseitig. Systemseitig werden vorkonfigurierte Aufgaben abhängig vom Status des TOPs ausgespielt. Den Status des TOPs können Sie in den Stammdaten ändern. 
Manuell können Sie über das '''Plus-Symbol''' rechts oberhalb der Aufgabenübersicht eine neue Aufgaben hinzufügen.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Aufgabe.png|Ansicht der Eingabemaske zur Anlage einer neuen Aufgabe im Casemanager.
}}

In dem Freitextfeld "Betreff" können Sie einen Aufgabentitel hinterlegen und einer Person unter "Verantwortlich" die Aufgabe zuweisen. In der erweiterten Ansicht besteht ebenso die Möglichkeit, weitere Inhalte der Aufgabe hinzuzufügen wie z.B. ein Frist- oder Erinnerungsdatum. Beim Klick auf das Feld '''Erstellen''' unten rechts wird die Aufgabe angelegt. Die unter "Verantwortlich" benannte Person erhält anschließend eine Mail mit dem Hinweis, dass eine Aufgabe für sie oder ihn bereit liegt.

{{Verweis|Tiefergehende Informationen zu dem Thema "Aufgaben im DMS" erhalten Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]]
}}

Aufgaben können direkt in der Aufgabenübersicht des Casemanagers abgeschlossen werden. Dafür müssen Sie auf das Häkchen rechts in der Zeile der zu bearbeitenden Aufgabe anklicken und den Abschluss der Aufgabe bestätigen. Sie können in der Zeile der benötigten Aufgabe durch einen Klick auf das '''Rechteck-Symbol mit austretendem Pfeil''' klicken, um die Aufgabe zu bearbeiten und z.B. den Fertigstellungsgrad anpassen.

== Aktennavigation ==

In der Aktennavigation können Sie sich durch die Sitzung und die einzelnen TOPs navigieren, wie Sie es bereits aus dem DMS kennen. Die Navigation beschränkt sich auf die einzelne Akte (= Sitzung), in der sich der Tagesordnungspunkt, von dem Sie in die Aktennavigation gelangt sind, beheimatet ist.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Aktennavigation.png|Ansicht der Aktennavigation im Casemanager mit Vorgängen und Dokumenten in einer Ergebnisliste.
}}

=== Dokumente hinzufügen ===

Innherhalb der Aktennavigation des Casemanagers können Sie direkt in die Sitzung oder die einzelnen TOPs Dokumente per drag-and-drop hochladen. Ziehen Sie dafür per drag-and-drop die benötigten Dokumente vom File-Ordner über den Titel der Sitzung oder des Vorgangs, in das die Dokumente hochgeladen werden sollen. Wenn die Dateien in der Sitzung (= AKte) abgelegt werden, wählen Sie in der Eingabemaske als Kategorie "Sitzungsunterlagen" aus. Sollen die Dateien in einen Vorgang (= TOP), so wählen Sie "Vorgangsunterlage" aus. Füllen Sie anschließend mindestens die mit einem Stern gekennzeichneten Pflichtfelder aus und klicken unten rechts auf '''Speichern'''.

{{Verweis|Eine allgemeine und detaillierter erklärte Anleitung zum Hochladen von Dokumenten finden Sie hier: [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]]
}}

== Erweiterte Stammdaten ==

= Dokumente ablegen =

{{Verweis|Die Ablage von Dokumenten über den Casemanager wird in folgendem Anleitungsabschnitt beschrieben: [[Sitzungsmanagement#Dokumente hinzufügen|Dokumente hinzufügen]]
}}

{{Verweis|Eine allgemeine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten im DMS finden Sie hier: [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]]}}

Sitzungsmanagement

2023-09-27T06:27:56Z

Hmartin: /* TOP bearbeiten mit dem Casemanager */

{{Anleitung}}

Diese Anleitung hilft Ihnen, das Sitzungsmanagement mit Hilfe des Casemanagers durchzuführen.
{{Verweis|Die Anleitung zum managen von Gremien mit Bordmitteln finden Sie hier: [[Gremien managen mit Bordmitteln]]}}

= Sitzung anlegen =

Im Sitzungsmanagement stellt jede Sitzung eine einzelne Akten dar. Um eine Sitzung anzulegen, muss aktuell der foglende Link genutzt werden: https://eakteq.uni-bielefeld.de/dms/new?type=dossier 
Wählen Sie dort aus dem drop-down-Menü die Kategorie '''Sitzung''' aus. Füllen Sie die mit einem roten Stern markierten Metadatenfelder aus. Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''. Die Sitzung wurde angelegt und kann über die oben neu erschienene, grüne Schaltfläche '''Element anzeigen''' eingesehen werden.

= Sitzungsformular =

Im Sitzungsformular können Sie die sitzungsrelevanten Metadaten über das Ändern der Inhalte der einzelnen Felder anpassen. Die Änderungen werden gültig bzw. gespeichert, wenn Sie auf die sich weiter unten befindende Schaltfläche '''Sitzungsdaten speichern''' klicken. 
Wie die Mitgliederverwaltung und die Anlage von TOPs über das Formular funktioniert, wird in den nächsten zwei Punkten erklärt.

== Mitglieder verwalten ==

Im Sitzungsformular haben Sie die Möglichkeit, die Mitglieder der Sitzung und deren Rollen zu verwalten. 
Geben Sie dafür in der Mitgliederverwaltung des Sitzungsformulars im Feld "Name" den Namen des Mitglieds ein und ordnen der Person im Feld "Rolle" die Rolle zu, welche diesem Menschen im Gremium zugewiesen ist. Um weitere Mitglieder hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche '''+ Hinzufügen'''. Zum entfernen einzelner Mitglieder klicken sie rechts in der Zeile des zu entfernenden Mitglieds auf die Schaltfläche mit dem '''X'''. 
Damit die Änderungen gespeichert werden, müssen Sie abschließende auf die Schaltfläche '''Sitzungsdaten speichern''' klicken.

== Tagesordnungspunkt (TOP) anlegen ==

Die einzelnen Tagesordnungspunkte werden beim Sitzungsmanagement als Vorgänge angelegt. Ein Vorgang entspricht einem TOP. 
Um einen TOP anlegen zu können, muss das Sitzungsformular aufgerufen werden. Zu diesem gelangen Sie, wenn Sie die Sitzung öffnen, in welcher Sie die TOPs angelegen möchten. Im Reiter "Anzeige" öffnet sich ein Formular mit verschiedenen konfigurierbaren Feldern. Weiter unten im Formular befindet sich die Tagesordnungspunkte-Verwaltung.

{{AnleitungScreenshot|Sitzungsformular.png|Eingabemaske des Sitzungsformulars
}}

In das Feld "Bezeichnung" tragen Sie den Titel des TOPs ein, in das Feld "Verantwortung" die Person, welche dieses TOP verantwortet. Sie haben nun die Wahl, den TOP direkt durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Erstelle TOPs''' anzulegen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche '''+ Hinzufügen''' weitere Eingabefelder für zusätzliche TOPs zu generieren. Erst durch die Betätigung der Schaltfläche '''Erstelle TOPs''', werden diese als Vorgänge erzeugt und in die Sitzung (= Akte) verknüpft. 
Bereits erzeugte TOPs werden im Sitzungsformular in der Tagesordnungspunkte-Verwaltung angezeigt und enthalten im nicht modifizierbaren Feld "Bereits angelegt?" ein "Ja".

= TOP bearbeiten mit dem Casemanager =

Jeder einzelne Tagesordnungspunkt stellt einen Vorgang dar und wird durch den "Casemanager", das Sitzungsmanagement-Modul, unterstützt. In diesem Modul lassen sich verschiedene Inhalte konfigurieren. Weiterhin bietet das Modul verschiedene Möglichkeiten der Prozessunterstützung an, z.B. das automatisierte ausspielen von Aufgaben oder die Erinnerung an Fristen. Das folgende Bild stellt beispielhaft die Ansicht des Casemanagers in einem TOP (= Vorgang) dar:

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Vorgang.png|Die Oberfläche des Casemanagers ist zu sehen. Links sind die Menüpunkte und mittig die Eingabefelder der Stammdaten zu sehen.
}}

== Stammdaten ==

Im Menüpunkt Stammdaten haben Sie die Möglichkeit, eine Auswahl an Metadaten des Vorgangs bzw. Tagesordnungspunkts anzupassen. Ausgegraute Felder werden systemseitig gefüllt und sind nicht modifizierbar. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert und müssen gefüllt sein. Die Änderungen werden durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Speichern''' unten rechts gesichert.
Das Metadatenfeld "Vorgangsstatus" dient dazu, den Überblick über den Bearbeitungsstatus des TOPs zu behalten. Dieses Feld kann sowohl manuell, als auch systemseitig durch das Erledigen von vorkonfigurierten, statusabhängigen Aufgaben geändert werden.

{{Verweis|Weitere Informationen zu den vorkonfigurierten Aufgaben finden Sie im Themenpunkt [[Sitzungsmanagement#Aufgabe|Aufgabe]] dieser Anleitung.
}}

== Zusätzliche Erläuterungen ==

In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, in dem dort angebotenen Freitextfeld zusätzliche Informationen zum TOP zu hinterlegen. Der Inhalt des Textfelds wird über einen Klick auf die Schaltfläche '''Speichern''' gespeichert.

== Fristen ==

Die Fristen können Sie nutzen, um einen zeitlichen Rahmen für den TOP zu generieren und Erinnerungen zu gegebener Zeit aussenden zu lassen. Geben Sie dazu in dem Feld "Frist (Stichtag)" das Fristdatum an und im Feld "Erinnerung" das Datum, an dem Sie an die bevorstehende Frist erinnert werden möchten. Klicken Sie unten rechts auf '''Speichern''', um die Konfiguration zu sichern. 
Wenn Sie weitere Fristen hinzufügen möchten, so klicken Sie auf das '''Plus-Symbol''' rechts oberhalb der Fristenübersichtstabelle.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Frist.png|Ansicht der Eingabemaske zur Erzeugung einer neuen Frist.
}}

Füllen Sie die mindestens die mit einem Sternchen markierten Pflichtfelder in der sich öffnenden Eingabemaske aus. Klicken Sie anschließend auf '''Speichern''', um die Frist anzulegen.

{{Hinweis| Als verantwortliche Person in dem Feld "Verantwortlich" wird in einer neu angelegten Frist systemseitig immer die Person eingetragen, welche auch die Verantwortung für den TOP inne hat. Die verantwortliche Person für den TOP ist unter "Stammdaten" konfigurierbar.
}}

== Konversation ==

Unter dem Menüpunkt Konversation können Sie mit Personen im Casemanager Nachrichten austauschen.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Konversation.png|Übersicht der erstellten Konversationen. Rechts über der Tabelle ist ein Plus-Symbol.
}}

Klicken Sie auf das '''Plus-Symbol''' rechts über der Konversationsübersicht, um eine neue Konversation zu beginnen. Es öffnet sich eine Eingabemaske, welche Sie vollständig füllen müssen. Die Konversation kann mit mehreren Personen gleichzeitig geführt werden. Fügen Sie dafür einfach mehrere Personen in dem Feld "Interne Teilnehmer" hinzu. Sie haben zudem die Möglichkeit, Anhänge an die Nachricht hinzuzufügen. Klicken Sie dafür auf die '''Büroklammer''' links unterhalb des Nachrichtenfelds. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken sie unten rechts auf das '''Papierflieger-Symbol''' um die Konversation abzusenden bzw. in dem TOP zu speichern. 
Alle Konversationen, die in dem TOP gestartet wurden, sind in der Übersicht einzusehen. Die einzelnen Konversationen sind nur für die Personen sichtbar, welche daran selbst beteiligt sind.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Konversation Ansicht.png|Konversationsansicht mit einer versendeten Nachricht.
}}

Nach dem Beginn einer Konversation haben Sie in der Konversationsansicht die Möglichkeit auf Nachrichten zu Antworten oder als Initiator*in der Konversation diese zu schließen. Klicken Sie zum schließen der Konversation oben rechts auf das '''Pause-Symbol'''. Eine geschlossene Konversation kann nicht mehr fortgeführt werden, außer diese wird wieder durch einen klick auf das '''Play-Symbol''' in der Konversationsansicht wieder geöffnet. 
Um in der Konversationsansicht die "Art der Nachricht" sowie die "internen Teilnehmer" einsehen zu können, müssen Sie auf das nach oben zeigende '''Pfeil-Symbol''' oberhalb des Nachrichtenfelds klicken. Sie haben dann die Möglichkeit, den Inhalt dieser Felder anzupassen.

== Aufgabe ==

Unter dem Menüpunkt "Aufgabe" haben Sie eine Übersicht der Aufgaben, welche zu dem TOP erstellt wurden - sowohl manuell, als auch systemseitig. Systemseitig werden vorkonfigurierte Aufgaben abhängig vom Status des TOPs ausgespielt. Den Status des TOPs können Sie in den Stammdaten ändern. 
Manuell können Sie über das '''Plus-Symbol''' rechts oberhalb der Aufgabenübersicht eine neue Aufgaben hinzufügen.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Aufgabe.png|Ansicht der Eingabemaske zur Anlage einer neuen Aufgabe im Casemanager.
}}

In dem Freitextfeld "Betreff" können Sie einen Aufgabentitel hinterlegen und einer Person unter "Verantwortlich" die Aufgabe zuweisen. In der erweiterten Ansicht besteht ebenso die Möglichkeit, weitere Inhalte der Aufgabe hinzuzufügen wie z.B. ein Frist- oder Erinnerungsdatum. Beim Klick auf das Feld '''Erstellen''' unten rechts wird die Aufgabe angelegt. Die unter "Verantwortlich" benannte Person erhält anschließend eine Mail mit dem Hinweis, dass eine Aufgabe für sie oder ihn bereit liegt.

{{Verweis|Tiefergehende Informationen zu dem Thema "Aufgaben im DMS" erhalten Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]]
}}

Aufgaben können direkt in der Aufgabenübersicht des Casemanagers abgeschlossen werden. Dafür müssen Sie auf das Häkchen rechts in der Zeile der zu bearbeitenden Aufgabe anklicken und den Abschluss der Aufgabe bestätigen. Sie können in der Zeile der benötigten Aufgabe durch einen Klick auf das '''Rechteck-Symbol mit austretendem Pfeil''' klicken, um die Aufgabe zu bearbeiten und z.B. den Fertigstellungsgrad anpassen.

== Aktennavigation ==

In der Aktennavigation können Sie sich durch die Sitzung und die einzelnen TOPs navigieren, wie Sie es bereits aus dem DMS kennen. Die Navigation beschränkt sich auf die einzelne Akte (= Sitzung), in der sich der Tagesordnungspunkt, von dem Sie in die Aktennavigation gelangt sind, beheimatet ist.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Aktennavigation.png|Ansicht der Aktennavigation im Casemanager mit Vorgängen und Dokumenten in einer Ergebnisliste.
}}

=== Dokumente hinzufügen ===

Innherhalb der Aktennavigation des Casemanagers können Sie direkt in die Sitzung oder die einzelnen TOPs Dokumente per drag-and-drop hochladen. Ziehen Sie dafür per drag-and-drop die benötigten Dokumente vom File-Ordner über den Titel der Sitzung oder des Vorgangs, in das die Dokumente hochgeladen werden sollen. Wenn die Dateien in der Sitzung (= AKte) abgelegt werden, wählen Sie in der Eingabemaske als Kategorie "Sitzungsunterlagen" aus. Sollen die Dateien in einen Vorgang (= TOP), so wählen Sie "Vorgangsunterlage" aus. Füllen Sie anschließend mindestens die mit einem Stern gekennzeichneten Pflichtfelder aus und klicken unten rechts auf '''Speichern'''.

{{Verweis|Eine allgemeine und detaillierter erklärte Anleitung zum Hochladen von Dokumenten finden Sie hier: [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]]
}}

== Erweiterte Stammdaten ==

= Dokumente ablegen =

{{Verweis|Die Ablage von Dokumenten über den Casemanager wird in folgendem Anleitungsabschnitt beschrieben: [[Sitzungsmanagement#Dokumente hinzufügen|Dokumente hinzufügen]]
}}

{{Verweis|Eine allgemeine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten im DMS finden Sie hier: [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]]}}

Datei:Casemanager Frist.png

2023-09-27T06:25:51Z

Hmartin: Hmartin lud eine neue Version von Datei:Casemanager Frist.png hoch

Datei:Casemanager Frist.png

2023-09-27T06:20:56Z

Hmartin:

Datei:Casemanager Aufgabe.png

2023-09-27T06:01:35Z

Hmartin:

Sitzungsmanagement

2023-09-27T05:42:54Z

Hmartin: /* TOP bearbeiten mit dem Casemanager */

{{Anleitung}}

Diese Anleitung hilft Ihnen, das Sitzungsmanagement mit Hilfe des Casemanagers durchzuführen.
{{Verweis|Die Anleitung zum managen von Gremien mit Bordmitteln finden Sie hier: [[Gremien managen mit Bordmitteln]]}}

= Sitzung anlegen =

Im Sitzungsmanagement stellt jede Sitzung eine einzelne Akten dar. Um eine Sitzung anzulegen, muss aktuell der foglende Link genutzt werden: https://eakteq.uni-bielefeld.de/dms/new?type=dossier 
Wählen Sie dort aus dem drop-down-Menü die Kategorie '''Sitzung''' aus. Füllen Sie die mit einem roten Stern markierten Metadatenfelder aus. Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche '''Speichern'''. Die Sitzung wurde angelegt und kann über die oben neu erschienene, grüne Schaltfläche '''Element anzeigen''' eingesehen werden.

= Sitzungsformular =

Im Sitzungsformular können Sie die sitzungsrelevanten Metadaten über das Ändern der Inhalte der einzelnen Felder anpassen. Die Änderungen werden gültig bzw. gespeichert, wenn Sie auf die sich weiter unten befindende Schaltfläche '''Sitzungsdaten speichern''' klicken. 
Wie die Mitgliederverwaltung und die Anlage von TOPs über das Formular funktioniert, wird in den nächsten zwei Punkten erklärt.

== Mitglieder verwalten ==

Im Sitzungsformular haben Sie die Möglichkeit, die Mitglieder der Sitzung und deren Rollen zu verwalten. 
Geben Sie dafür in der Mitgliederverwaltung des Sitzungsformulars im Feld "Name" den Namen des Mitglieds ein und ordnen der Person im Feld "Rolle" die Rolle zu, welche diesem Menschen im Gremium zugewiesen ist. Um weitere Mitglieder hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche '''+ Hinzufügen'''. Zum entfernen einzelner Mitglieder klicken sie rechts in der Zeile des zu entfernenden Mitglieds auf die Schaltfläche mit dem '''X'''. 
Damit die Änderungen gespeichert werden, müssen Sie abschließende auf die Schaltfläche '''Sitzungsdaten speichern''' klicken.

== Tagesordnungspunkt (TOP) anlegen ==

Die einzelnen Tagesordnungspunkte werden beim Sitzungsmanagement als Vorgänge angelegt. Ein Vorgang entspricht einem TOP. 
Um einen TOP anlegen zu können, muss das Sitzungsformular aufgerufen werden. Zu diesem gelangen Sie, wenn Sie die Sitzung öffnen, in welcher Sie die TOPs angelegen möchten. Im Reiter "Anzeige" öffnet sich ein Formular mit verschiedenen konfigurierbaren Feldern. Weiter unten im Formular befindet sich die Tagesordnungspunkte-Verwaltung.

{{AnleitungScreenshot|Sitzungsformular.png|Eingabemaske des Sitzungsformulars
}}

In das Feld "Bezeichnung" tragen Sie den Titel des TOPs ein, in das Feld "Verantwortung" die Person, welche dieses TOP verantwortet. Sie haben nun die Wahl, den TOP direkt durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Erstelle TOPs''' anzulegen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche '''+ Hinzufügen''' weitere Eingabefelder für zusätzliche TOPs zu generieren. Erst durch die Betätigung der Schaltfläche '''Erstelle TOPs''', werden diese als Vorgänge erzeugt und in die Sitzung (= Akte) verknüpft. 
Bereits erzeugte TOPs werden im Sitzungsformular in der Tagesordnungspunkte-Verwaltung angezeigt und enthalten im nicht modifizierbaren Feld "Bereits angelegt?" ein "Ja".

= TOP bearbeiten mit dem Casemanager =

Jeder einzelne Tagesordnungspunkt stellt einen Vorgang dar und wird durch den "Casemanager", das Sitzungsmanagement-Modul, unterstützt. In diesem Modul lassen sich verschiedene Inhalte konfigurieren. Weiterhin bietet das Modul verschiedene Möglichkeiten der Prozessunterstützung an, z.B. das automatisierte ausspielen von Aufgaben oder die Erinnerung an Fristen. Das folgende Bild stellt beispielhaft die Ansicht des Casemanagers in einem TOP (= Vorgang) dar:

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Vorgang.png|Die Oberfläche des Casemanagers ist zu sehen. Links sind die Menüpunkte und mittig die Eingabefelder der Stammdaten zu sehen.
}}

== Stammdaten ==

Im Menüpunkt Stammdaten haben Sie die Möglichkeit, eine Auswahl an Metadaten des Vorgangs bzw. Tagesordnungspunkts anzupassen. Ausgegraute Felder werden systemseitig gefüllt und sind nicht modifizierbar. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert und müssen gefüllt sein. Die Änderungen werden durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Speichern''' unten rechts gesichert.
Das Metadatenfeld "Vorgangsstatus" dient dazu, den Überblick über den Bearbeitungsstatus des TOPs zu behalten. Dieses Feld kann sowohl manuell, als auch systemseitig durch das Erledigen von vorkonfigurierten, statusabhängigen Aufgaben geändert werden.

{{Verweis|Weitere Informationen zu den vorkonfigurierten Aufgaben finden Sie im Themenpunkt [[Sitzungsmanagement#Aufgabe|Aufgabe]] dieser Anleitung.
}}

== Zusätzliche Erläuterungen ==

In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, in dem dort angebotenen Freitextfeld zusätzliche Informationen zum TOP zu hinterlegen. Der Inhalt des Textfelds wird über einen Klick auf die Schaltfläche '''Speichern''' gespeichert.

== Fristen ==

Einstellung von Erinnerungen abhängig von Fristen
Verantwortliche Person ist immer die gleiche Person, die auch für den TOP als Verantwortlich eingetragen wurde

== Konversation ==

Unter dem Menüpunkt Konversation können Sie mit Personen im Casemanager Nachrichten austauschen.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Konversation.png|Übersicht der erstellten Konversationen. Rechts über der Tabelle ist ein Plus-Symbol.
}}

Klicken Sie auf das '''Plus-Symbol''' rechts über der Konversationsübersicht, um eine neue Konversation zu beginnen. Es öffnet sich eine Eingabemaske, welche Sie vollständig füllen müssen. Die Konversation kann mit mehreren Personen gleichzeitig geführt werden. Fügen Sie dafür einfach mehrere Personen in dem Feld "Interne Teilnehmer" hinzu. Sie haben zudem die Möglichkeit, Anhänge an die Nachricht hinzuzufügen. Klicken Sie dafür auf die '''Büroklammer''' links unterhalb des Nachrichtenfelds. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken sie unten rechts auf das '''Papierflieger-Symbol''' um die Konversation abzusenden bzw. in dem TOP zu speichern. 
Alle Konversationen, die in dem TOP gestartet wurden, sind in der Übersicht einzusehen. Die einzelnen Konversationen sind nur für die Personen sichtbar, welche daran selbst beteiligt sind.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Konversation Ansicht.png|Konversationsansicht mit einer versendeten Nachricht.
}}

Nach dem Beginn einer Konversation haben Sie in der Konversationsansicht die Möglichkeit auf Nachrichten zu Antworten oder als Initiator*in der Konversation diese zu schließen. Klicken Sie zum schließen der Konversation oben rechts auf das '''Pause-Symbol'''. Eine geschlossene Konversation kann nicht mehr fortgeführt werden, außer diese wird wieder durch einen klick auf das '''Play-Symbol''' in der Konversationsansicht wieder geöffnet.

== Aufgabe ==

automatisierte Aufgaben
manuelle Aufgaben

== Aktennavigation ==

In der Aktennavigation können Sie sich durch die Sitzung und die einzelnen TOPs navigieren, wie Sie es bereits aus dem DMS kennen. Die Navigation beschränkt sich auf die einzelne Akte (= Sitzung), in der sich der Tagesordnungspunkt, von dem Sie in die Aktennavigation gelangt sind, beheimatet ist.

{{AnleitungScreenshot|Casemanager Aktennavigation.png|Ansicht der Aktennavigation im Casemanager mit Vorgängen und Dokumenten in einer Ergebnisliste.
}}

=== Dokumente hinzufügen ===

Innherhalb der Aktennavigation des Casemanagers können Sie direkt in die Sitzung oder die einzelnen TOPs Dokumente per drag-and-drop hochladen. Ziehen Sie dafür per drag-and-drop die benötigten Dokumente vom File-Ordner über den Titel der Sitzung oder des Vorgangs, in das die Dokumente hochgeladen werden sollen. Wenn die Dateien in der Sitzung (= AKte) abgelegt werden, wählen Sie in der Eingabemaske als Kategorie "Sitzungsunterlagen" aus. Sollen die Dateien in einen Vorgang (= TOP), so wählen Sie "Vorgangsunterlage" aus. Füllen Sie anschließend mindestens die mit einem Stern gekennzeichneten Pflichtfelder aus und klicken unten rechts auf '''Speichern'''.

{{Verweis|Eine allgemeine und detaillierter erklärte Anleitung zum Hochladen von Dokumenten finden Sie hier: [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]]
}}

== Erweiterte Stammdaten ==

= Dokumente ablegen =

{{Verweis|Die Ablage von Dokumenten über den Casemanager wird in folgendem Anleitungsabschnitt beschrieben: [[Sitzungsmanagement#Dokumente hinzufügen|Dokumente hinzufügen]]
}}

{{Verweis|Eine allgemeine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten im DMS finden Sie hier: [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]]}}

Sitzungsmanagement

2023-09-26T12:24:32Z

Hmartin: /* TOP bearbeiten mit dem Casemanager */

Datei:Casemanager Konversation Ansicht.png

2023-09-26T12:11:16Z

Hmartin:

Datei:Casemanager Konversation.png

2023-09-26T12:10:46Z

Hmartin:

Sitzungsmanagement

2023-09-26T10:58:59Z

Hmartin: /* TOP bearbeiten mit dem Casemanager */

Datei:Casemanager Aktennavigation.png

2023-09-26T10:52:11Z

Hmartin:

Sitzungsmanagement

2023-09-26T10:00:13Z

Hmartin:

Sitzungsmanagement

2023-09-26T07:54:25Z

Hmartin: /* TOP bearbeiten */

Sitzungsmanagement

2023-09-26T07:21:25Z

Hmartin: /* TOP bearbeiten */

Datei:Casemanager Vorgang.png

2023-09-26T07:06:00Z

Hmartin:

Sitzungsmanagement

2023-09-26T06:43:50Z

Hmartin:

Datei:Sitzungsformular.png

2023-09-26T06:02:35Z

Hmartin:

Sitzungsmanagement

2023-09-25T12:14:45Z

Hmartin: /* Tagesordnungspunkt (TOP) anlegen */

Diese Anleitung hilft Ihnen, das Sitzungsmanagement mit Hilfe des Casemanagers durchzuführen.
{{Verweis|Die Anleitung zum managen von Gremien mit Bordmitteln finden Sie hier: [[Gremien managen mit Bordmitteln]]}}

= Sitzung anlegen =
Im Sitzungsmanagement stellt jede Sitzung eine einzelne Akten dar. Um eine Sitzung anzulegen, muss aktuell der foglende Link genutzt werden: https://eakteq.uni-bielefeld.de/dms/new?type=dossier 
Wählen Sie dort aus dem drop-down-Menü die Kategorie "Sitzung" aus. Füllen Sie die mit einem roten Stern markierten Metadatenfelder aus. Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche "Speichern". Die Sitzung wurde angelegt und kann über die oben neu erschienene, grüne Schaltfläche "Element anzeigen" eingesehen werden.

= Tagesordnungspunkt (TOP) anlegen =
Die einzelnen Tagesordnungspunkte werden beim Sitzungsmanagement als Vorgänge angelegt. Ein Vorgang entspricht einem TOP. 
Um einen TOP anlegen zu können, muss das Sitzungsformular aufgerufen werden. Zu diesem gelangen Sie, wenn Sie die Sitzung öffnen, in welcher Sie die TOPs angelegen möchten. Im Reiter "Anzeige" öffnet sich ein Formular mit verschiedenen konfigurierbaren Feldern. Weiter unten im Formular befindet sich die Tagesordnungspunkte-Verwaltung. In das Feld "Bezeichnung" tragen Sie den Titel des TOPs ein, in das Feld "Verantwortlich" die Person, welche dieses TOP verantwortet. Sie haben nun die Wahl, den TOP direkt durch einen Klick auf die Schaltfläche "Erstelle TOPs" anzulegen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche "+ Hinzufügen" weitere TOPs zu generieren. Erst durch die Betätigung der Schaltfläche "Erstelle TOPs", werden diese als Vorgänge erzeugt und in die Sitzung (= Akte) verknüpft. Bereits erzeugte TOPs werden im Sitzungsformular angezeigt und enthalten im nicht modifizierbaren Feld "Bereits angelegt?" ein "Ja".

= TOP bearbeiten =

== Dokumente hinzufügen ==

== Daten ändern ==

Sitzungsmanagement

2023-09-25T11:54:36Z

Hmartin:

Diese Anleitung hilft Ihnen, das Sitzungsmanagement mit Hilfe des Casemanagers durchzuführen.
{{Verweis|Die Anleitung zum managen von Gremien mit Bordmitteln finden Sie hier: [[Gremien managen mit Bordmitteln]]}}

= Sitzung anlegen =
Im Sitzungsmanagement stellt jede Sitzung eine einzelne Akten dar. Um eine Sitzung anzulegen, muss aktuell der foglende Link genutzt werden: https://eakteq.uni-bielefeld.de/dms/new?type=dossier 
Wählen Sie dort aus dem drop-down-Menü die Kategorie "Sitzung" aus. Füllen Sie die mit einem roten Stern markierten Metadatenfelder aus. Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche "Speichern". Die Sitzung wurde angelegt und kann über die oben neu erschienene, grüne Schaltfläche "Element anzeigen" eingesehen werden.

= Tagesordnungspunkt (TOP) anlegen =
Die einzelnen Tagesordnungspunkte werden beim Sitzungsmanagement als Vorgänge angelegt. Ein Vorgang entspricht einem TOP. 
Um einen TOP anlegen zu können, muss das Sitzungsformular aufgerufen werden. Zu diesem gelangen Sie, wenn Sie die Sitzung öffnen, in welcher Sie die TOPs angelegen möchten. Im Reiter "Anzeige" öffnet sich ein Formular mit verschiedenen konfigurierbaren Feldern. Weiter unten im Formular befindet sich die Tagesordnungspunkte-Verwaltung. In das Feld "Bezeichnung" tragen Sie den Titel des TOPs ein, in das Feld "Verantwortlich" die Person, welche dieses TOP verantwortet. Sie haben nun die Wahl, den TOP direkt durch einen Klick auf die Schaltfläche "TOPs anlegen" anzulegen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche "+ Hinzufügen" weitere TOPs zu generieren. Erst durch die Betätigung der Schaltfläche "TOPs anlegen", werden diese als Vorgänge erzeugt und in die Sitzung (= Akte) verknüpft. Bereits erzeugte TOPs werden im Sitzungsformular angezeigt und enthalten im nicht modifizierbaren Feld "Bereits angelegt?" ein "Ja".

= TOP bearbeiten =

== Dokumente hinzufügen ==

== Daten ändern ==

Sitzungsmanagement

2023-09-25T10:57:09Z

Hmartin:

Sitzungsmanagement

2023-09-25T09:37:41Z

Hmartin:

Sitzungsmanagement

2023-09-21T10:56:09Z

Hmartin:

= Sitzung anlegen =

= TOP anlegen =

= TOP bearbeiten =

== Dokumente hinzufügen ==

== Daten ändern ==

Sitzungsmanagement

2023-09-21T10:55:15Z

Hmartin: Die Seite wurde neu angelegt: „Kategorie:Anleitung = Sitzung anlegen = = TOP anlegen = = TOP bearbeiten = == Dokumente hinzufügen == == Daten ändern ==“

[[Kategorie:Anleitung]]

= Sitzung anlegen =

= TOP anlegen =

= TOP bearbeiten =

== Dokumente hinzufügen ==

== Daten ändern ==

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-05-03T06:55:50Z

Hmartin: /* Gremienvorgang anlegen */

[[Kategorie:Anleitung]]
{{Anleitung}}
__FORCETOC__
In dieser Anleitung wird erklärt, wie sich mit Hilfe der Bordmittel des DMS Sitzungen von Gremien verwalten lassen. 

=Allgemeine Hinweise=
Aktuell stehen zwei verschiedene Ablagestrukturen zur Verfügung:
# Wahlperiode - Sitzung - Dokument
# Sitzung - TOP - Dokument (Struktur des zukünftigen Sitzungsmanagement-Tools)
Die beiden Strukturen unterscheiden sich hauptsächlich in der Betitelung der Ablageebene:

{| class="wikitable"
! Ebene !! Wahlperiode - Sitzung - Dokument !! Sitzung - TOP - Dokument
|-
| Grenmienakte || Wahlperiode || Sitzung
|-
| Gremienvorgang || Sitzung || TOP
|-
| Gremiendokument || Dokument || Dokument
|-
|}

Im weiteren Verlauf der Anleitung werden sich die Erklärungen auf die Bezeichnungen der Ebene beziehen. Je nach gewählter Struktur müssen Sie darauf achten, wie Sie die Gremienakte bzw. den Gremienvorgang beim Anlegen betiteln. Bei der Wahlperiodenstruktur würden Sie z.B. die Gremienakte "Wahlperiode 2022-2024" benennen. Im Gegensatz dazu würde die Gremienakte bei der Sitzungsstruktur z.B. "52. Sitzung" heißen. Ebenso verhält sich das auf der Ebene des Gremienvorgangs: In der Wahlperiodenstruktur wäre dies die einzelne Sitzung, in der Sitzungsstruktur ein einzelner TOP, z.B. "TOP 1 Feststellung der Tagesordnung".

{{Hinweis| Für die Verwaltung der Gremien bzw. Anlage neuer Wahlperioden/Sitzungen und Ablage von Dokumenten werden Schreibrechte benötigt.
}}

=Gremienakte anlegen=

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Gremienakte in einer Betreffseinheit anzulegen. Die Betreffseinheit ist die Bezeichnung Ihres Gremiums, z.B. "Sitzung des Senats managen". Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''Neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf "Gremienakte anlegen".

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Betreffseinheit "Sitzung des Hochschulrats managen" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienakte anlegen" und "Akte anlegen" angezeigt.
}}

Füllen Sie anschließend mindestens die mit roten Sternchen markierten Felder der neuen Gremienakte aus und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist die Gremienkte angelegt und Sie können diese über die Schaltfläche '''Element anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Eingabemaske.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
}}

=Gremienvorgang anlegen=

Gremienvorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Gremienakten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienvorgang anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Akte "216. Sitzung" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienvorgang anlegen" angezeigt.
}}

=Gremiendokumente ablegen=

{{Information|Eine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie unter [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
Bitte achten Sie darauf, dass Sie beim manuellen Speichern per Drag-and-drop als Kategorie "Gremiendokument" auswählen:

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremiendokument ablegen.png|Die Eingabemaske zum Ablegen eines Dokuments ist zu sehen. Das Dropdown-Menü im Feld Kategorie ist aufgeklappt und der Menüpunkt "Gremiendokument" ist grau hinterlegt.
}}

{{Ende}}

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-05-03T05:11:33Z

Hmartin:

[[Kategorie:Anleitung]]
{{Anleitung}}
__FORCETOC__
In dieser Anleitung wird erklärt, wie sich mit Hilfe der Bordmittel des DMS Sitzungen von Gremien verwalten lassen. 

=Allgemeine Hinweise=
Aktuell stehen zwei verschiedene Ablagestrukturen zur Verfügung:
# Wahlperiode - Sitzung - Dokument
# Sitzung - TOP - Dokument (Struktur des zukünftigen Sitzungsmanagement-Tools)
Die beiden Strukturen unterscheiden sich hauptsächlich in der Betitelung der Ablageebene:

{| class="wikitable"
! Ebene !! Wahlperiode - Sitzung - Dokument !! Sitzung - TOP - Dokument
|-
| Grenmienakte || Wahlperiode || Sitzung
|-
| Gremienvorgang || Sitzung || TOP
|-
| Gremiendokument || Dokument || Dokument
|-
|}

Im weiteren Verlauf der Anleitung werden sich die Erklärungen auf die Bezeichnungen der Ebene beziehen. Je nach gewählter Struktur müssen Sie darauf achten, wie Sie die Gremienakte bzw. den Gremienvorgang beim Anlegen betiteln. Bei der Wahlperiodenstruktur würden Sie z.B. die Gremienakte "Wahlperiode 2022-2024" benennen. Im Gegensatz dazu würde die Gremienakte bei der Sitzungsstruktur z.B. "52. Sitzung" heißen. Ebenso verhält sich das auf der Ebene des Gremienvorgangs: In der Wahlperiodenstruktur wäre dies die einzelne Sitzung, in der Sitzungsstruktur ein einzelner TOP, z.B. "TOP 1 Feststellung der Tagesordnung".

{{Hinweis| Für die Verwaltung der Gremien bzw. Anlage neuer Wahlperioden/Sitzungen und Ablage von Dokumenten werden Schreibrechte benötigt.
}}

=Gremienakte anlegen=

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Gremienakte in einer Betreffseinheit anzulegen. Die Betreffseinheit ist die Bezeichnung Ihres Gremiums, z.B. "Sitzung des Senats managen". Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''Neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf "Gremienakte anlegen".

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Betreffseinheit "Sitzung des Hochschulrats managen" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienakte anlegen" und "Akte anlegen" angezeigt.
}}

Füllen Sie anschließend mindestens die mit roten Sternchen markierten Felder der neuen Gremienakte aus und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist die Gremienkte angelegt und Sie können diese über die Schaltfläche '''Element anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Eingabemaske.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
}}

=Gremienvorgang anlegen=

Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienvorgang anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Akte "216. Sitzung" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienvorgang anlegen" angezeigt.
}}

=Gremiendokumente ablegen=

{{Information|Eine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie unter [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
Bitte achten Sie darauf, dass Sie beim manuellen Speichern per Drag-and-drop als Kategorie "Gremiendokument" auswählen:

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremiendokument ablegen.png|Die Eingabemaske zum Ablegen eines Dokuments ist zu sehen. Das Dropdown-Menü im Feld Kategorie ist aufgeklappt und der Menüpunkt "Gremiendokument" ist grau hinterlegt.
}}

{{Ende}}

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-05-03T05:10:58Z

Hmartin:

[[Kategorie:Anleitung]]
{{Anleitung}}
__FORCETOC__

In dieser Anleitung wird erklärt, wie sich mit Hilfe der Bordmittel des DMS Sitzungen von Gremien verwalten lassen. 

=Allgemeine Hinweise=
Aktuell stehen zwei verschiedene Ablagestrukturen zur Verfügung:
# Wahlperiode - Sitzung - Dokument
# Sitzung - TOP - Dokument (Struktur des zukünftigen Sitzungsmanagement-Tools)
Die beiden Strukturen unterscheiden sich hauptsächlich in der Betitelung der Ablageebene:

{| class="wikitable"
! Ebene !! Wahlperiode - Sitzung - Dokument !! Sitzung - TOP - Dokument
|-
| Grenmienakte || Wahlperiode || Sitzung
|-
| Gremienvorgang || Sitzung || TOP
|-
| Gremiendokument || Dokument || Dokument
|-
|}

Im weiteren Verlauf der Anleitung werden sich die Erklärungen auf die Bezeichnungen der Ebene beziehen. Je nach gewählter Struktur müssen Sie darauf achten, wie Sie die Gremienakte bzw. den Gremienvorgang beim Anlegen betiteln. Bei der Wahlperiodenstruktur würden Sie z.B. die Gremienakte "Wahlperiode 2022-2024" benennen. Im Gegensatz dazu würde die Gremienakte bei der Sitzungsstruktur z.B. "52. Sitzung" heißen. Ebenso verhält sich das auf der Ebene des Gremienvorgangs: In der Wahlperiodenstruktur wäre dies die einzelne Sitzung, in der Sitzungsstruktur ein einzelner TOP, z.B. "TOP 1 Feststellung der Tagesordnung".

{{Hinweis| Für die Verwaltung der Gremien bzw. Anlage neuer Wahlperioden/Sitzungen und Ablage von Dokumenten werden Schreibrechte benötigt.
}}

=Gremienakte anlegen=

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Gremienakte in einer Betreffseinheit anzulegen. Die Betreffseinheit ist die Bezeichnung Ihres Gremiums, z.B. "Sitzung des Senats managen". Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''Neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf "Gremienakte anlegen".

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Betreffseinheit "Sitzung des Hochschulrats managen" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienakte anlegen" und "Akte anlegen" angezeigt.
}}

Füllen Sie anschließend mindestens die mit roten Sternchen markierten Felder der neuen Gremienakte aus und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist die Gremienkte angelegt und Sie können diese über die Schaltfläche '''Element anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Eingabemaske.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
}}

=Gremienvorgang anlegen=

Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienvorgang anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Akte "216. Sitzung" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienvorgang anlegen" angezeigt.
}}

=Gremiendokumente ablegen=

{{Information|Eine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie unter [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
Bitte achten Sie darauf, dass Sie beim manuellen Speichern per Drag-and-drop als Kategorie "Gremiendokument" auswählen:

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremiendokument ablegen.png|Die Eingabemaske zum Ablegen eines Dokuments ist zu sehen. Das Dropdown-Menü im Feld Kategorie ist aufgeklappt und der Menüpunkt "Gremiendokument" ist grau hinterlegt.
}}

{{Ende}}

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-04-27T12:59:49Z

Hmartin:

{{Seite im Aufbau}} [[Kategorie:Anleitung]]
{{Anleitung}}
__FORCETOC__

In dieser Anleitung wird erklärt, wie sich mit Hilfe der Bordmittel des DMS Sitzungen von Gremien verwalten lassen. 

=Allgemeine Hinweise=
Aktuell stehen zwei verschiedene Ablagestrukturen zur Verfügung:
# Wahlperiode - Sitzung - Dokument
# Sitzung - TOP - Dokument (Struktur des zukünftigen Sitzungsmanagement-Tools)
Die beiden Strukturen unterscheiden sich hauptsächlich in der Betitelung der Ablageebene:

{| class="wikitable"
! Ebene !! Wahlperiode - Sitzung - Dokument !! Sitzung - TOP - Dokument
|-
| Grenmienakte || Wahlperiode || Sitzung
|-
| Gremienvorgang || Sitzung || TOP
|-
| Gremiendokument || Dokument || Dokument
|-
|}

Im weiteren Verlauf der Anleitung werden sich die Erklärungen auf die Bezeichnungen der Ebene beziehen. Je nach gewählter Struktur müssen Sie darauf achten, wie Sie die Gremienakte bzw. den Gremienvorgang beim Anlegen betiteln. Bei der Wahlperiodenstruktur würden Sie z.B. die Gremienakte "Wahlperiode 2022-2024" benennen. Im Gegensatz dazu würde die Gremienakte bei der Sitzungsstruktur z.B. "52. Sitzung" heißen. Ebenso verhält sich das auf der Ebene des Gremienvorgangs: In der Wahlperiodenstruktur wäre dies die einzelne Sitzung, in der Sitzungsstruktur ein einzelner TOP, z.B. "TOP 1 Feststellung der Tagesordnung".

{{Hinweis| Für die Verwaltung der Gremien bzw. Anlage neuer Wahlperioden/Sitzungen und Ablage von Dokumenten werden Schreibrechte benötigt.
}}

=Gremienakte anlegen=

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Gremienakte in einer Betreffseinheit anzulegen. Die Betreffseinheit ist die Bezeichnung Ihres Gremiums, z.B. "Sitzung des Senats managen". Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''Neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf "Gremienakte anlegen".

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Betreffseinheit "Sitzung des Hochschulrats managen" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienakte anlegen" und "Akte anlegen" angezeigt.
}}

Füllen Sie anschließend mindestens die mit roten Sternchen markierten Felder der neuen Gremienakte aus und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist die Gremienkte angelegt und Sie können diese über die Schaltfläche '''Element anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Eingabemaske.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
}}

=Gremienvorgang anlegen=

Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienvorgang anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Akte "216. Sitzung" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienvorgang anlegen" angezeigt.
}}

=Gremiendokumente ablegen=

{{Information|Eine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie unter [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
Bitte achten Sie darauf, dass Sie beim manuellen Speichern per Drag-and-drop als Kategorie "Gremiendokument" auswählen:

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremiendokument ablegen.png|Die Eingabemaske zum Ablegen eines Dokuments ist zu sehen. Das Dropdown-Menü im Feld Kategorie ist aufgeklappt und der Menüpunkt "Gremiendokument" ist grau hinterlegt.
}}

{{Ende}}

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-04-27T12:59:28Z

Hmartin:

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-04-27T06:59:38Z

Hmartin:

{{Seite im Aufbau}} [[Kategorie:Anleitung]]
{{Anleitung}}

In dieser Anleitung wird erklärt, wie sich mit Hilfe der Bordmittel des DMS Sitzungen von Gremien verwalten lassen. 
Aktuell stehen zwei verschiedene Ablagestrukturen zur Verfügung:
# Wahlperiode - Sitzung - Dokument
# Sitzung - TOP - Dokument (Struktur des zukünftigen Sitzungsmanagement-Tools)
Die beiden Strukturen unterscheiden sich hauptsächlich in der Betitelung der Ablageebene:

{| class="wikitable"
! Ebene !! Wahlperiode - Sitzung - Dokument !! Sitzung - TOP - Dokument
|-
| Grenmienakte || Wahlperiode || Sitzung
|-
| Gremienvorgang || Sitzung || TOP
|-
| Gremiendokument || Dokument || Dokument
|-
|}

Im weiteren Verlauf der Anleitung werden sich die Erklärungen auf die Bezeichnungen der Ebene beziehen. Je nach gewählter Struktur müssen Sie darauf achten, wie Sie die Gremienakte bzw. den Gremienvorgang beim anlegen betiteln. Bei der Wahlperiodenstruktur würden Sie z.B. die Gremienakte "Wahlperiode 2022-2024" benennen. Im Gegensatz dazu würde die Gremienakte bei der Sitzungsstruktur z.B. "52. Sitzung" heißen. Ebenso verhält sich das auf der Ebene des Gremienvorgangs: In der Wahlperiodenstruktur wäre dies die einzelne Sitzung, in der Sitzungsstruktur ein einzelner TOP, z.B. "TOP 1 Feststellung der Tagesordnung".

{{Hinweis| Für die Verwaltung der Gremien bzw. Anlage neuer Wahlperioden/Sitzungen und Ablage von Dokumenten werden Schreibrechte benötigt.
}}

=Gremienakte anlegen=

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Gremienakte in einer Betreffseinheit anzulegen. Die Betreffseinheit ist die Bezeichnung Ihres Gremiums, z.B. "Sitzung des Senats managen". Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''Neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf "Gremienakte anlegen".

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Betreffseinheit "Sitzung des Hochschulrats managen" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienakte anlegen" und "Akte anlegen" angezeigt.
}}

Füllen Sie anschließend mindestens die mit roten Sternchen markierten Felder der neuen Gremienakte aus und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist die Gremienkte angelegt und Sie können diese über die Schaltfläche '''Element anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Eingabemaske.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
}}

=Gremienvorgang anlegen=

Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienvorgang anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Akte "216. Sitzung" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienvorgang anlegen" angezeigt.
}}

=Dokumente ablegen=

{{Information|Eine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie unter [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
Bitte achten Sie darauf, dass Sie beim manuellen Speichern per Drag-and-drop als Kategorie "Gremiendokument" auswählen:

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremiendokument ablegen.png|Die Eingabemaske zum Ablegen eines Dokuments ist zu sehen. Das Dropdown-Menü im Feld Kategorie ist aufgeklappt und der Menüpunkt "Gremiendokument" ist grau hinterlegt.
}}

{{Ende}}

Datei:Gremiendokument ablegen.png

2023-04-27T06:53:56Z

Hmartin:

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-04-26T12:33:50Z

Hmartin:

{{Seite im Aufbau}} [[Kategorie:Anleitung]]
{{Anleitung}}

In dieser Anleitung wird erklärt, wie sich mit Hilfe der Bordmittel des DMS Sitzungen von Gremien verwalten lassen. 
Aktuell stehen zwei verschiedene Ablagestrukturen zur Verfügung:
# Wahlperiode - Sitzung - Dokument
# Sitzung - TOP - Dokument (Struktur des zukünftigen Sitzungsmanagement-Tools)
Die beiden Strukturen unterscheiden sich hauptsächlich in der Betitelung der Ablageebene:

{| class="wikitable"
! Ebene !! Wahlperiode - Sitzung - Dokument !! Sitzung - TOP - Dokument
|-
| Grenmienakte || Wahlperiode || Sitzung
|-
| Gremienvorgang || Sitzung || TOP
|-
| Gremiendokument || Dokument || Dokument
|-
|}

Im weiteren Verlauf der Anleitung werden sich die Erklärungen auf die Bezeichnungen der Ebene beziehen. Je nach gewählter Struktur müssen Sie darauf achten, wie Sie die Gremienakte bzw. den Gremienvorgang beim anlegen betiteln. Bei der Wahlperiodenstruktur würden Sie z.B. die Gremienakte "Wahlperiode 2022-2024" benennen. Im Gegensatz dazu würde die Gremienakte bei der Sitzungsstruktur z.B. "52. Sitzung" heißen. Ebenso verhält sich das auf der Ebene des Gremienvorgangs: In der Wahlperiodenstruktur wäre dies die einzelne Sitzung, in der Sitzungsstruktur ein einzelner TOP, z.B. "TOP 1 Feststellung der Tagesordnung".

{{Hinweis| Für die Verwaltung der Gremien bzw. Anlage neuer Wahlperioden/Sitzungen und Ablage von Dokumenten werden Schreibrechte benötigt.}}

=Gremienakte anlegen=

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Gremienakte in einer Betreffseinheit anzulegen. Die Betreffseinheit ist die Bezeichnung Ihres Gremiums, z.B. "Sitzung des Senats managen". Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''Neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf "Gremienakte anlegen".

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Betreffseinheit "Sitzung des Hochschulrats managen" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienakte anlegen" und "Akte anlegen" angezeigt.}}

Füllen Sie anschließend mindestens die mit roten Sternchen markierten Felder der neuen Gremienakte aus und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist die Gremienkte angelegt und Sie können diese über die Schaltfläche '''Element anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Eingabemaske.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.}}

=Gremienvorgang anlegen=

Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienvorgang anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Akte "216. Sitzung" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienvorgang anlegen" angezeigt.
}}

=Dokumente ablegen=

{{Ende}}

Datei:Gremienvorgang anlegen Aktenplan.png

2023-04-26T12:10:13Z

Hmartin: Hmartin lud eine neue Version von Datei:Gremienvorgang anlegen Aktenplan.png hoch

Datei:Gremienvorgang anlegen Aktenplan.png

2023-04-26T12:09:39Z

Hmartin:

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-04-26T06:54:36Z

Hmartin:

{{Seite im Aufbau}} [[Kategorie:Anleitung]]
{{Anleitung}}

In dieser Anleitung wird erklärt, wie sich mit Hilfe der Bordmittel des DMS Sitzungen von Gremien verwalten lassen. 
Aktuell stehen zwei verschiedene Ablagestrukturen zur Verfügung:
# Wahlperiode - Sitzung - Dokument
# Sitzung - TOP - Dokument (Struktur des zukünftigen Sitzungsmanagement-Tools)
Die beiden Strukturen unterscheiden sich hauptsächlich in der Betitelung der Ablageebene:

{| class="wikitable"
! Ebene !! Wahlperiode - Sitzung - Dokument !! Sitzung - TOP - Dokument
|-
| Grenmienakte || Wahlperiode || Sitzung
|-
| Gremienvorgang || Sitzung || TOP
|-
| Gremiendokument || Dokument || Dokument
|-
|}

Im weiteren Verlauf der Anleitung werden sich die Erklärungen auf die Bezeichnungen der Ebene beziehen. Je nach gewählter Struktur müssen Sie darauf achten, wie Sie die Gremienakte bzw. den Gremienvorgang beim anlegen betiteln. Bei der Wahlperiodenstruktur würden Sie z.B. die Gremienakte "Wahlperiode 2022-2024" benennen. Im Gegensatz dazu würde die Gremienakte bei der Sitzungsstruktur z.B. "52. Sitzung" heißen. Ebenso verhält sich das auf der Ebene des Gremienvorgangs: In der Wahlperiodenstruktur wäre dies die einzelne Sitzung, in der Sitzungsstruktur ein einzelner TOP, z.B. "TOP 1 Feststellung der Tagesordnung".

{{Hinweis| Für die Verwaltung der Gremien bzw. Anlage neuer Wahlperioden/Sitzungen und Ablage von Dokumenten werden Schreibrechte benötigt.}}

=Gremienakte anlegen=

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Gremienakte in einer Betreffseinheit anzulegen. Die Betreffseinheit ist die Bezeichnung Ihres Gremiums, z.B. "Sitzung des Senats managen". Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''Neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf "Gremienakte anlegen".

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Betreffseinheit "Sitzung des Hochschulrats managen" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienakte" und "Akte" angezeigt.}}

Füllen Sie anschließend mindestens die mit roten Sternchen markierten Felder der neuen Gremienakte aus und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist die Gremienkte angelegt und Sie können diese über die Schaltfläche '''Element anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Eingabemaske.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
}}

=Gremienvorgang anlegen=

Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.

=Dokumente ablegen=

{{Ende}}

Akte anlegen in DMS/eAkte

2023-04-26T06:53:04Z

Hmartin:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Aktenplan]][[Kategorie:löschen]][[category:zdA-Verfügen]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie [[Akte|Akten]] und [[Vorgang|Vorgänge]] im DMS/eAkte respektive auf der Ebene einer [[Betreffseinheit]] angelegt, gelöscht oder [[Zu den Akten-Verfügung|zu-den-Akten verfügt]] werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften ([[Metadaten]]) von Akten und Vorgängen anzeigt werden können.
}}
{{Information
|Für die hier beschriebenen Funktionen benötigen Sie entsprechende Rechte. Sollte Ihnen eine Funktion nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an das DMS/eAkte-Team.
}}

== Akte anlegen ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Akte anlegen.png|Eine Betreffseinheit ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche "Betreffseinheit anlegen" ist erschienen.
|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Akte in einer Betreffseinheit anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Akte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Akte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche klicken Sie auf die Aktenart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Aktenarten angezeigt.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Element anzeigen.png|Das Formular Betreffseinheit erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
|Geben Sie anschließend den Titel der neuen Akte ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist die Akte angelegt und Sie können die Betreffseinheit über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
}}

=== Vorgang anlegen ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Vorgang anlegen2.png|Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Vorgang anlegen ist ausgewählt.
|Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.
}}

== Eigenschaften einer Akte anzeigen ==

=== Über den Aktenplan ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften einer Akte anzeigen lassen. Klicken Sie auf die jeweilige Akte und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie '''Eigenschaften'''.
}}

=== In der Ansicht der Akte ===

{{AnleitungScreenshot|Vorgang Eigenschaften.png|Es wird eine Akte im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel der Akte ist rot hervorgehoben.
|Wenn Sie sich in einer Akte (oder einem Vorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaften anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel der aktuellen Akte auf das '''i in einem schwarzen Kreis''' klicken.
}}
{{Information
|Es öffnet sich die in vier Reiter (Ansicht, Eigenschaften, Notizen und Versionen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Sowohl unter Ansicht als auch unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten der Akte bzw. des Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.
}}
{{Verweis
|Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Akten finden Sie in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

== Akte/Vorgang löschen ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang löschen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Löschen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel Eintrag löschen. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
|Klicken Sie einmal auf die jeweilige Akte bzw. auf den jeweiligen Vorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''Löschen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um die Akte bzw. den Vorgang zu löschen.
}}
{{Hinweis
|Ein '''Vorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Dokumente''' dieses Vorgangs gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Eine '''Akte''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Vorgänge''' dieser Akte gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, Akten, Vorgänge oder Dokumente zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen.
}}

== Akte/Vorgang zdA-Verfügen ==

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Projekt Teilvorgang zdA Verfügung setzen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. zdA-Verfügung setzen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel ZDA-Verfügung. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich ZAD (Zu den Akten) gesetzt werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
|Sie können entweder einen einzelnen Vorgang oder die gesamte Akte zdA-verfügen (zu den Akten, dabei beachte Akte als übergeordnete Betreffseinheit). Wenn Sie eine Akte zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Vorgänge zdA-verfügt.

Klicken Sie einmal auf die jeweilige Akte oder den jeweiligen Vorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Akte oder Vorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um diese zdA zu verfügen.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, eine Akte oder einen Vorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]].
}}
{{Ende}}

Datei:Gremienakte anlegen Eingabemaske.png

2023-04-26T06:48:52Z

Hmartin:

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-04-25T10:13:33Z

Hmartin:

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-04-24T06:19:04Z

Hmartin:

Datei:Gremienakte anlegen Aktenplan.png

2023-04-24T05:40:17Z

Hmartin:

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-04-19T06:05:08Z

Hmartin:

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-04-18T11:31:36Z

Hmartin:

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-04-13T09:56:16Z

Hmartin:

Gremien managen mit Bordmitteln

2023-04-13T09:30:15Z

Hmartin: Die Seite wurde neu angelegt: „{{Seite im Aufbau}} Kategorie:Anleitung {{Anleitung}} Mit Hilfe der Bordmittel des Dokumentenmanagementsystems lassen sich Sitzungen von Gremien verwalten. Aktuell stehen zwei verschiedene Ablagestrukturen zur Verfügung: # Wahlperiode - Sitzung - Dokument # Sitzung - TOP - Dokument (Struktur des zukünftigen Sitzungsmanagement-Tools) Die beiden Strukturen unterscheiden sich in der Betitelung bzw. Tiefe der Ablageebene: {| class="wikitable" ! Eben…“

{{Seite im Aufbau}} [[Kategorie:Anleitung]]
{{Anleitung}}
Mit Hilfe der Bordmittel des Dokumentenmanagementsystems lassen sich Sitzungen von Gremien verwalten. 
Aktuell stehen zwei verschiedene Ablagestrukturen zur Verfügung:
# Wahlperiode - Sitzung - Dokument
# Sitzung - TOP - Dokument (Struktur des zukünftigen Sitzungsmanagement-Tools)
Die beiden Strukturen unterscheiden sich in der Betitelung bzw. Tiefe der Ablageebene:
{| class="wikitable"
! Ebene !! Wahlperiode - Sitzung - Dokument !! Sitzung - TOP - Dokument
|-
| Grenmienakte || Wahlperiode || Sitzung
|-
| Gremienvorgang || Sitzung || TOP
|-
| Gremiendokument || Dokument || Dokument
|-
|}

=Gremienakte anlegen=

=Gremienvorgang anlegen=

=Dokumente ablegen=

{{Ende}}

Akteneigner*in

2023-01-12T10:45:11Z

Hmartin: Änderungen von Hmartin (Diskussion) wurden auf die letzte Version von Dhasani zurückgesetzt

[[category:Glossar|Akteneigner*in]]
{{AnleitungAbsatz|Der/die Akteneigner*in ist die Person, die die Akte federführend verwaltet. Der/die Akteneigner*in erhält weitgehende Rechte auf die Akte (Schreibrechte, unter Umständen auch Löschrechte). 
Der/die Akteneigner*in ist am Anfang diejenige/derjenige, die/der die Akte angelegt hat. Aufgabe dieser Person ist es, auf den Fortschritt der Akte zu achten. Zu jeder Akte gehört immer Der/die Akteneigner*in, die/der von der/dem Prozessverantwortlichen festgelegt wird.}}

Akteneigner*in

2023-01-12T10:44:35Z

Hmartin:

[[category:Glossar|Vorgangseigner*in]]
{{AnleitungAbsatz|Der/die Akteneigner*in ist die Person, die die Akte federführend verwaltet. Der/die Akteneigner*in erhält weitgehende Rechte auf die Akte (Schreibrechte, unter Umständen auch Löschrechte). 
Der/die Akteneigner*in ist am Anfang diejenige/derjenige, die/der die Akte angelegt hat. Aufgabe dieser Person ist es, auf den Fortschritt der Akte zu achten. Zu jeder Akte gehört immer Der/die Akteneigner*in, die/der von der/dem Prozessverantwortlichen festgelegt wird.}}

Schnelleinstieg in DMS/eAkte

2022-12-08T06:50:31Z

Hmartin: /* Startseite */

{{Seite im Aufbau}}[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Schnelleinstieg]][[category:Aufgaben]][[category:Verfügungsworkflow]][[category:Ad-hoc Zusammenarbeit]][[category:Suche]][[category:Versionierung]][[category:Dokumente]]{{AnleitungAbsatz
|Im Kapitel Schnelleinstieg werden Ihnen die grundlegenden Funktionen des Dokumentenmanagementsystems DMS/eAkte näher gebracht, wie Anmeldung am System, der Startseite und persönlichen Einstellungen. Außerdem finden Sie jeweils Verweise auf ausführlichere Anleitungen zu den jeweils angeschnittenen Funktionen oder Themenbereichen.
}}

== Anmeldung in DMS/eAkte ==

{{AnleitungScreenshot|Anmeldemaske.png|Anmeldemaske des Dokumentenmanagementsystems
|Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte ist unter der Adresse https://eakte.uni-bielefeld.de erreichbar. Innerhalb der Uni können Sie das Dokumentenmanagementsystem über Eduroam aufrufen; außerhalb nur per VPN-Verbindung. Beim Aufrufen der Webseite erscheint eine Authentifizierungsmaske. Alle Beschäftigten der Universität Bielefeld können sich mit den entsprechenden AD-Zugangsdaten dort anmelden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|'''Hinweise zur Anmeldung:'''

Zur Anmeldung verwenden Sie Ihre eMail-Adresse oder Ihren Windows-Benutzer*innennamen mit dem Zusatz ad\ (Beispiel: ad\mmusterfrau) und Ihr Windowskennwort. Im Passwortdienst PRISMA läuft die Passwortkategorie unter '''Anmelden an PCs, E-Mail-Postfächern und weiteren Windows- und Active Directory-Diensten'''.
}}
{{Hinweis
|Wenn Sie einen Dienstrechner verwenden, der vom Hochschulrechenzentrum BITS gemanagt wird, können Sie sich ganz einfach über einen Klick auf den Button '''Mit Kerberos anmelden''' im Dokumentenmanagementsystem authentifizieren.
}}

== Abmeldung aus DMS/eAkte ==

{{AnleitungScreenshot|Schnelleinstieg Abmelden.png|In der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte ist das persönliche Menü geöffnet. Es enthält die Punkte Ihr Profil, Abwesenheitsstatus und Abmelden. Abmelden ist durch einen roten Kasten hervorgehoben. Die restliche Ansicht des DMS/eAkte ist abgedunkelt.
|Um eine Anmeldung in DMS/eAkte aktiv zu beenden, klicken Sie auf die farbig angedeutete Figur in der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte. Es öffnet sich ein Menü. Klicken Sie dort auf '''Abmelden''' um Ihre Sitzung zu beenden.
}}
{{Information
|Eine Anmeldung in DMS/eAkte wird auch nach 8 Stunden Inaktivität oder beim Schließen des Browsers beendet.
}}

== Startseite ==

{{AnleitungAbsatz
|Das Dashboard ist die Startseite in DMS/eAkte, die Sie nach der Anmeldung erreichen. Alternativ können Sie auch die klassischen Kachel-Ansicht als Startseite nutzen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sowohl bei der Dashboard-Ansicht als auch bei der klassischen Kachel-Ansicht, können Sie sich zwei Menüzeilen und mehrere Kacheln anzeigen lassen.
In beiden Ansichten sind die Bezeichnungen der Funktionen identisch. Ein wesentlicher Unterschied besteht zum einen in den Anordnungsmöglichkeiten der Funktionen und zum anderen beinhaltet das Dashboard zusätzliche Funktionen wie Zuletzt bearbeitet, Favorisiert und Direktsuche. Ein weiterer Unterschied ist die Bezeichnung der dargestellten Funktionen. Im Dashboard heißen die Funktionen Widgets und in der klassischen Ansicht Kacheln.
}}
{{Information
|Möglicherweise unterscheiden Ihre Anzeige hinsichtlich der Anzahl der Widgets bzw. Kacheln von dieser Beschreibung. Das hängt dann entweder von Ihren Rechten oder ihrer Konfigurationen in DMS/eAkte ab.
}}

=== Dashboard ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dashboard.png|Dashboard des Dokumentenmanagementsystems. Unter zwei Menüzeilen befinden sich die Widgets, die verschiedene Funktionen von DMS/eAkte aufrufen. In dieser Abbildung befinden sich folgende Widgets in der ersten Zeile: Aufgaben und Nachrichten, Prozesse, Konfiguration, Suche, Persönliche Aktivitäten, in der zweiten Zeile: Aktenplan, Konfiguration, Workflow-Dashboard, Aufgaben und Nachrichten, in der dritten Zeile: Office-Vorlagen, Prozesse, Aufgaben.
|Nach der Anmeldung gelangen Sie auf das Dashboard in DMS/eAkte. Durch Anklicken der Widgets gelangen Sie zu den einzelnen Funktionen des Dokumentenmanagementsystems.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Oberhalb der Widgets befinden sich auf der Startseite zwei Menüzeilen mit jeweils mehreren Schaltflächen. Die Funktionen der einzelnen Schaltflächen sind im Folgenden beschrieben.
# '''Andere Anwendungen'''
#:Die Schaltfläche befindet sich oben rechts auf der Startseite und wird in Form von sechs kleinen Vierecken dargestellt. Hierüber können Sie zusätzlich einzelne Funktionen aufrufen, unabhängig davon, wo Sie sich im DMs befinden. Somit haben Sie einen sogenannten Schnellzugriff auf einzelne Funktionen, ohne dafür auf die Startseite zu wechseln.
# '''Hilfe'''
#: Die Hilfe befindet sich oben rechts neben der Schaltfläche '''Andere Anwendung'''. Sie wird in Form eines Fragezeichens dargestellt. Die Funktion wird derzeit an der Uni Bielefeld nicht genutzt!
# '''Abmelden'''
#: Die Schaltfläche '''Abmelden''' befindet sich ebenfalls oben rechts und wird in Form eines User-Icons dargestellt. Hier können Sie sich abmelden, aber auch eine Abwesenheit festlegen und User-Infos einsehen.
# '''Weitere Informationen'''
#: Über die drei Punkte oben rechts können Sie ein weitere DMS-Fenster öffnen.
# '''Klassische Ansicht anzeigen'''
#: Die Schaltfläche '''klassische Ansicht''' befindet sich unterhalb der zuvor genannten Funktionen. Hiermit können Sie zur klassischen Ansicht wechseln.
# '''Widgets hinzufügen'''
#: Die Schaltfläche '''Widgets''' befindet sich oben recht neben dem Button klassische Ansicht. Hierüber können Sie sich weitere oder ausgeblendete Widgets anzeigen lassen.
}}

{{AnleitungScreenshot|Widget_Persönlicher_Bereich.png|Es wird das Widget Persönlicher Bereich angezeigt. Es handelt sich um eine rechteckige Schaltfläche mit der Bezeichnung Persönlicher Bereich. An der linken Seite befindet sich ein Symbol, bestehend aus insgesamt sechs Punkten, angeordnet in zwei Spalten zu je drei. Am rechten Rand befindet sich ein weiteres Symbol, drei Punkte vertikal ausgerichtet. Umten rechts in der Ecke sind zwei Striche, die ein Dreieck andeuten.
|'''Widgets individuell anpassen'''
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie Ihren Mauszeiger auf das Symbol mit den sechs Punkten neben dem Widget positionieren und dann die Maustaste gedrückt halten, können Sie das Widget auf dem Dashboard verschieben.
Mit den beiden Strichen an der rechten unteren Ecke eines Widgets, lässt sich auf die selbe Weise die Breite ein Widget verändern.
Über die drei Punkte rechts neben einem Widget, wird Ihnen '''Entfernen''' und - bei einigen Widgets - '''Aktualisieren''' angeboten.

Mit '''Entfernen''' entfernen Sie das Widget vom Dashboard. Sie können es aber jederzeit unter '''+ Widget hinzufügen''' einblenden.
'''Aktualisieren''' wird Ihnen nur bei Widgets präsentiert, die über eine Anzeigefunktion verfügen, um diese auf den nächsten Stand zu bringen.
}}

{{Information
|Weitere Informationen zu einzelnen Widgets mit tiefergehenden Funktionen erhalten sie hier: [[Suche in DMS/eAkte#Widget Suche mit Suchschlitz|Widget Suche mit Suchschlitz]], [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Widget Favorisiert|Widget Favorisiert]].
}}

=== Klassische Ansicht ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Schnelleinstieg Startseite.png|Startseite des Dokumentenmanagementsystems. Unter zwei Menüzeilen befinden sich als Kacheln designt die verschiedenen Funktionen von DMS/eAkte. In dieser Ansicht gibt es die Kacheln 1. Zeile: Aufgaben und Nachrichten, Prozesse, Konfiguration, 2. Zeile: Office-Vorlagen, Arbeiten mit DMS/eAkte, Persönlicher Bereich, 3. Zeile: Suche, Aktenplan und Workflow-Dashboard und in der 4. Zeile Wiki DMS/eAkte.
|Alternativ zum Dashboard können Sie die klassische Ansicht als Startseite in DMS/eAkte festlegen. Die Kacheln enthalten verschiedene Einstiegsmöglichkeiten in das Dokumentenmanagementsystem.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Oberhalb der Kacheln befinden sich auf der Startseite zwei Menüzeilen mit jeweils vier Schaltflächen. Die Funktionen der einzelnen Schaltflächen sind im vorherigen Abschnitt '''Dashboard''' beschrieben. Alle weiteren Funktionen der einzelnen Schaltflächen, die sich rechts oben befinden werden nachfolgend beschrieben.
# '''Dashboard-Ansicht anzeigen'''
#: Hiermit wechseln Sie zur Dashboard-Ansicht.
# '''Favoriten anzeigen'''
#: Hier können Sie die Ansicht auf Kacheln beschränken, die Sie zuvor über das Sternsymbol als Favorit markiert haben, um eine individuelle Ansicht mit den für Sie relevanten Kacheln zu erstellen.
# '''Features Filtern'''
#: Über das Lupen-Symbol können Sie nach Kacheln auf der Startseite filtern.
# '''Features neu laden'''
#: Hier können Sie die angezeigten Kacheln (Features) auf der Startseite laden.
# '''Gruppierung verwalten'''
#: Über diese Funktion können Sie Gruppierungen der Features (Kacheln) vornehmen

}}

{{AnleitungScreenshot|Startseite_Persönlicher_Bereich.png|Es wird das Feature Persönlicher Bereich angezeigt. Es handelt sich um eine rechteckige Schaltfläche mit der Bezeichnung Persönlicher Bereich. Am unteren rechten Rand befindet sich ein fünfzackiger Stern sowie ein i in einem Kreis.
|'''Kacheln in DMS/eAkte anpassen
'''}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie auf das '''i''' in einer Kachel klicken, erhalten Sie eine nähere Beschreibung zu der Funktion, die mit diesem Feature aufgerufen wird.
Klicken Sie auf den Stern, '''Zu Favoriten hinzufügen''', markieren Sie diese Kachel bzw. Funktion als Favoriten. Die Startseite erhält dadurch im oberen Teil einen Bereich für Ihre favorisierten Features. Da sich die Features der Startseite - anders als die Widgets der Startseite - nicht löschen lassen, ist diese Funktion hilfreich, wenn Sie nur wenige Features nutzen.
}}

=== Aufgaben und Nachrichten ===

{{AnleitungScreenshot|Aufgaben und Nachrichten.png|Übersicht der Maske Aufgaben und Nachrichten mit einer Nachricht und einer Aufgabe als Beispiel.
|Mit einem Klick auf die Kachel '''Aufgaben und Nachrichten''' gelangen Sie in Ihren Postkorb. Der Postkorb enthält Nachrichten, die das DMS automatisiert versendet oder die von Nutzer*innen verschickt wurden. Sie können den Postkorb z.B. auch als persönliche Gedächtnisstütze nutzen oder andere User*innen um die Bearbeitung eines Dokuments bitten. Wird ein Dokument zwischen zwei User*innen hin- und hergeschickt, wird jeder Posteingang protokolliert.
}}
{{AnleitungAbsatz|Neue Nachrichten werden in Ihrem Postkorb '''fett''' markiert. Es wird unterschieden zwischen Aufgaben und Nachrichten. Aufgaben kann jede*r User*in individuell gestalten und sich selbst oder Anderen über den Postkorb zustellen. Nachrichten sind zum Beispiel Hinweise vom System.
Im obigen Beispiel handelt es sich als Erstes um die Aufgabe, dass ein Workflow zur Drittmittelanzeige vorliegt. Diese können Sie mit einem Klick auf die Aufgabe bearbeiten. In dem zweiten Beispiel handelt es sich um die Information, dass Sie einen Workflow an eine*n User*in gesendet haben.
}}
{{AnleitungScreenshot|Nachricht im Postkorb.PNG|Geöffneter Workflow anhand eines Beispiels.
|Wenn Sie die Information anklicken, finden Sie ganz unten neben dem Punkt '''Dokument''', den Link zu dem Dokument.
}}
{{AnleitungAbsatz|Neue Nachrichten werden in Ihrem Postkorb '''fett''' markiert. Es wird unterschieden zwischen Aufgaben und Nachrichten. Aufgaben kann jede*r User*in individuell gestalten und sich selbst oder Anderen über den Postkorb zustellen. Nachrichten sind zum Beispiel Hinweise vom System.
Im obigen Beispiel handelt es sich einmal um die Aufgabe, dass ein Workflow zur Drittmittelanzeige vorliegt und diesen mit einem Klick auf die Aufgabe bearbeiten können. In dem zweiten Beispiel handelt es sich um die Information, dass Sie ein Workflow an eine*n User*in gesendet haben.
}}

=== Prozesse ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Prozessübersicht.png|Übersicht der weiterer Kacheln beziehungsweise Funktionen unterhalb der Kachel Prozesse.
|Das Prozessportal ist vor allem für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gedacht. Es gibt an dieser Stelle die Möglichkeit, verschiedenste Formulare zum Ausfüllen bereitzustellen, Vorgänge zu erstellen oder auf weitere Funktionalitäten des Systems zuzugreifen. Die Ansicht kann je nach den erteilten Berechtigungen unterschiedlich aussehen. Für die spezifischen Inhalte der einzelnen Kacheln finden Sie in der Regel eigenständige Anleitungen.
}}

=== Workflows überwachen ===

{{AnleitungAbsatz
|Unter '''Workflows''' können Sie Workflows verwalten und beobachten. Dies dient der Übersicht über Workflows, die Sie gestartet haben, die Sie betreuen/verantworten oder die sie zu bearbeiten haben.
}}
{{Verweis
|Zur Arbeit mit Workflows erhalten Sie nähere Informationen in der Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Suche ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie können in der Suche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]].
}}

== Navigation im Dokumentenmanagementsystem ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Navigation.png|Adresszeile des Dokumentenmanagementsystems anhand eines Beispiels.
|Wenn Sie innerhalb des Dokumentenmanagementsystem zurück navigieren wollen, dürfen Sie nicht den Zurück-Button des Browsers verwenden, sondern müssen zwingend über die Adresszeile oberhalb des Dokumentenmanagementsystems navigieren. Bei einem Klick auf das Haus-Symbol gelangen Sie immer wieder zur Startseite.
}}

== Favoriten speichern ==

{{AnleitungScreenshot|Favoriten speichern.png|Geöffnetes Kontextmenü anhand des Beispiels eines Dokumenten.
|Dateien, Vorgänge oder Akten, auf die Sie häufiger zugreifen, können als Favoriten abgespeichert werden. Dafür klicken Sie rechts neben der Datei, dem Vorgang oder der Akte auf die drei Punkte und wählen im Kontextmenü '''Zur Liste hinzufügen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshot|Favoriten speichern in Liste.png|Darstellung der Liste für die Favoriten.
|Anschließend wählen Sie die Liste aus, in der das Element hinzugefügt werden soll. Neben der Standardliste '''Favoriten''' können sie durch einen Klick auf '''+ Neue Liste erstellen''' eine eigene Liste erzeugen. Drücken Sie auf '''Speichern''', um die Auswahl zu bestätigen.
}}

== Export Trefferliste ==

{{AnleitungAbsatz|Sie können eine Trefferliste beziehungsweise Ergebnisliste, z.B. einer Suche, als CSV oder Excel exportieren.
}}
{{Verweis| Informationen zum Export der Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Export Trefferliste in DMS/eAkte|Export Trefferliste]].
}}

== Datei-Status und Dateisymbol ==

=== Datei-Status ===

{{AnleitungAbsatz
|Der farbige Punkt (je nach Ansicht) in der Tabellenansicht in der Spalte '''Status''', zeigt den jeweiligen Status eines Dokumentes oder Vorgangs an:

'''Bearbeitung (roter Statusbalken)''':
:Im Status '''Bearbeitung''' werden Dokumente von eine(m*r) User*in oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht. Fertig gestellte Dokumente können in den Status '''Prüfung''' weitergeleitet. Diese sind dann aber zunächst noch ungeprüft.

'''Prüfung (gelber Statusbalken):'''
:Ein Dokument kann von einem berechtigten User*in, nach dem die Prüfung durch ihn erfolgt ist, in den Status Freigabe transferiert werden

'''Freigabe (grüner Statusbalken):'''
:Dokumente im Status '''Freigabe''' können auf Sekundärspeichern ausgelagert werden. Zudem können Dokumente jederzeit, beispielsweise auf Grund eines inhaltlichen Fehlers, gesperrt werden. Dabei wird in der Ergebnisliste das Dokumentsymbol mit einem Einbahnstraßensymbol versehen.

:Gesperrte Dokumente können jederzeit auch wieder freigegeben werden. Von der Freigabe werden Dokumente implizit in einen neuen Status oder explizit von eine(m*r) User*in in den Status '''Archiv''' weitergeleitet.

'''Archiv (blauer Statusbalken):'''
:Dokumente im Status '''Archiv''' können weder inhaltlich noch im Status geändert. Es können mehrere Versionen eines Dokuments in diesem Status existieren. Dokumente in diesem Status können auf einem Sekundärspeicher ausgelagert werden.
}}
{{Hinweis
|Wenn Sie ein Dokument, das in einer '''freigegebenen''' Version existiert, in Bearbeitung nehmen, wird eine neue Version im Status '''Bearbeitung''' erzeugt. Diese Version kann nur die/der Bearbeitende einsehen und verändern - andere User*innen sehen lediglich, dass das Dokument aktuell in Bearbeitung ist. Wenn Sie die Bearbeitung abschließen bzw. das Dokument wieder freigeben, ist das Dokument für Personen, die berechtigt sind dies zu sehen, wieder sichtbar.
Der Status '''Prüfung''' spielt an der Universität Bielefeld eine untergeordnete Rolle und wird nur in wenigen Prozessen benötigt.
}}
{{Information
|Wenn Sie mit der Maus über die farbigen Punkte fahren, wird Ihnen der Name des jeweiligen Status in Schrift angezeigt.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

=== Dateisymbol ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dateisymbol.png|Tabellenansicht im Dokumentenmanagementsystem mit zwei beispielhaften Word-Dokumenten.
|Am Dokument ist ebenfalls ein Dateisymbol zu sehen, das den Dateityp visualisiert. Sie können somit auf einen Blick erkennen, ob es sich bei dem Dokument z.B. um Word, Excel, Powerpoint, eine E-Mail oder ein Foto/eine Grafik handelt.
}}

== Notizen, Workflow und Kommentare ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können in der Trefferliste weitere Informationen zu einzelnen Elementen (Vorgänge, Teilvorgänge oder Dokumenten) auf einem Blick sehen. Die weiteren Informationen können Sie in der Tabellenansicht der Spalte '''weiter Infos''' einsehen. Über das Symbol eines Notizblockes erkennen Sie, ob zu dem jeweiligen Element Notizen hinterlegt wurden. Diese werden direkt an das Element geschrieben. Über den Kreis erkennen Sie, ob sich das Dokument momentan in einem Workflow (Ad-hoc-Zusammenarbeit) befindet. An dem Sprechblasen-Symbol erkennen Sie, ob an einem Dokument Kommentare oder grafische Markierungen (Redlining) gespeichert wurden.
}}
{{Verweis
|Informationen zur Ad-hoc-Zusammenarbeit finden Sie in der Anleitung zur [[Ad-hoc-Zusammenarbeit in DMS/eAkte|Ad-hoc-Zusammenarbeit]].
}}

== Kontextmenü ==

{{AnleitungAbsatz
|Das Kontextmenü können Sie in der Trefferliste mit einem Klick auf das Icon mit den drei Punkten rechts neben einem Dokument, Vorgang oder Teilvorgang aufrufen. Die Einträge im Kontextmenü sind abhängig von den jeweils installierten Anwendungen und den Eigenschaften des Dokumentes, in dem Sie sich befinden.
}}
{{Verweis
|Informationen zu den Funktionalitäten des Kontextmenüs (erkennbar an den drei Punkten) zu Dokumenten und Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Kontextmenü in DMS/eAkte]].
}}

== Einstellungen der Ansicht ==

{{AnleitungAbsatz
|Über das Zahnrad-Symbol können Sie die Anzahl der Eigenschaften beziehungsweise der Metadaten in Ihrer Trefferliste und somit auch die Ansicht für sich persönlich anpassen. Um diese Einstellung vorzunehmen, müssen Sie in der Listenansicht auf das Zahnrad-Symbol oben rechts kicken. Anschließend können Sie über das Minus-Symbol und Plussymbol die Anzahl der Eigenschaften anpassen. Dieses Einstellung ist nur in der Listenansicht möglich. In der Tabellenansicht ist eine solche Einstellung nicht möglich.
}}

== Persönlicher Bereich ==

{{AnleitungAbsatz
|Über den persönlichen Bereich können Sie Ihre gespeicherten Suchvorgänge, Favoriten, gespeicherten Ablagevorlagen und beobachteten Elemente verwalten. Dieser Bereich soll Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.
}}
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}

Persönlicher Bereich in DMS/eAkte

2022-12-07T13:24:51Z

Hmartin: /* Favoritenliste */

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Suche]][[category:Ablage]][[category:Dokumente]]{{AnleitungAbsatz
|Ihren persönlichen Bereich erreichen Sie über die Kachel '''Persönlicher Bereich''' auf der Startseite.
}}
{{AnleitungScreenshot|Persönlicher Bereich Reiter.png|Die Reiter gespeicherte Suchvorgänge, Favoriten, gespeicherte Ablagevorlagen und beobachteten Elemente sind zu sehen.
|Hier können Sie innerhalb der jeweiligen Reiter Ihre gespeicherten Suchvorgänge, Favoriten, gespeicherten Ablagevorlagen und beobachteten Elemente verwalten. Dieser Bereich soll Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.
}}

== Gespeicherte Suchvorgänge ==

=== Gespeicherte Suchvorlagen anzeigen ===

{{Verweis
|Informationen zum Speichern von Suchen finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im DMS/eAkte]].}}
{{AnleitungAbsatz
|Ihre gespeicherten Suchvorlagen finden Sie dann unter dem Reiter '''Gespeicherte Suchvorgänge'''.
}}

=== Gespeicherte Suchvorlagen löschen ===

{{AnleitungScreenshot|Suchvorlagen_löschen.png|Ganz rechts in der Zeile von der gespeicherten Suchvorlage sind die drei Punkte mit dem geöffneten Kontextmenü zu sehen.
|Wenn Sie eine gespeicherte Suchvorlage nicht mehr benötigen, können Sie diese über die drei Punkte wieder aus Ihrem persönlichen Bereich entfernen, in dem Sie im Kontextmenü auf '''Löschen''' klicken.
}}

=== Suchkriterien eines Suchvorgangs anzeigen lassen ===

{{AnleitungScreenshot|Suchkriterien anzeigen.png|In der Zeile von der gespeicherten Suchvorlage ist rechts ein Symbol mit drei Strichen und einer Lupe zu sehen.
|Über das folgende Symbol können Sie sich Ihre Suchkriterien anzeigen lassen, die Sie ursprünglich für die Suche, die Sie gespeichert haben, verwendet haben.
}}

== Favoritenliste ==

{{Verweis
|Informationen zum Speichern von Favoriten erhalten sie in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten speichern|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

=== Favoriten anzeigen ===

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie im Reiter '''Favoritenliste''' auf '''Favoriten''' klicken, erhalten Sie im rechten Teil des Bildschirms eine Auflistung Ihrer gespeicherten Favoriten.
}}

==== Widget Favorisiert ====

{{AnleitungAbsatz
|Sie haben die Möglichkeit, sich den Inhalt des Favoritenordners auf dem Dashboard anzeigen zu lassen. Klicken Sie dafür auf dem Dashboard oben rechts auf '''+ Widget hinzufügen''', wählen dort '''Favorisiert''' und klicken Sie auf hinzufügen. Das Widget ist nun auf Ihrem Dashboard.
}}

=== Favoriten strukturieren ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie haben die Möglichkeit Ihre Favoriten über sogenannte Listen zu strukturieren.
}}
{{AnleitungScreenshot|Favoriten strukturieren.png|Rechts vom Favoriten-Dokument sind die drei Punkte sowie das damit zusammenhängede, offene Kontextmenü zu sehen.
|Klicken Sie hierfür auf die drei Punkte neben einem Favorit, um einzelne Favoriten verschiedenen Listen zuordnen. Über den Punkt '''Listenauswahl anpassen''' im Kontextmenü können Sie festlegen, ob Ihre Favoriten zukünftig unter dem Ordner '''Favoriten''' oder in einem von Ihnen selbst betitelten Ordner zu finden sind.
}}
{{AnleitungScreenshot|Neue Favoritenliste erstellen.png|Alternativtext
|Über den Punkt '''+ Neue Liste erstellen''' können Sie eine neue individuelle Liste erstellen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Alternativ können Sie auch weiter Favoritenlisten im persönlichen Bereich unter dem Reiter Favoritenliste erstellen. Klicken Sie hierzu einfach auf das Plus-Symbol.
}}

=== Favoritenliste filtern ===

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie mehrere Favoritenlisten besitzen, können Sie diese über das Symbol der drei Streifen, die sich nach unten hin verjüngen, filtern.
}}

=== Favoritenliste leeren ===

{{AnleitungAbsatz
|Über die drei Punkte rechts von der Favoritenliste können Sie mit dem Kontextmenüpunkt '''Leeren''' alle gewählten Favoriten aus Ihrem persönlichen Bereich löschen.
}}

== Gespeicherte Ablagevorlagen ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie häufig ähnliche Dokumente ablegen, können Sie die Ablage in Form einer vorausgefüllte Metadaten Vorlage speichern. Somit müssen Sie bestimmte Metadaten bei gleichartiger Dokumentablage nicht erneut ausfüllen.
}}

=== Ablagevorlage erstellen und speichern ===

{{AnleitungAbsatz
|Bevor Sie ein Dokument im DMS ablegen, können Sie die eingegebenen Metadaten speichern.
}}
{{Verweis
|Wie Sie ein Dokument ablegen, wird in der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}
{{AnleitungScreenshot|Ablagevorlage erstellen.png|Zwei Felder der Eingabemaske sind zu sehen. Rechts drüber ist ein Stern abgebildet.
|Wenn Sie die Metadaten für Ihre Vorlage ausgefüllt haben, klicken Sie auf den Stern und geben Sie einen Titel für die Vorlage ein. Um die Vorlage zu speichern, müssen Sie das Feld '''Titel''' ausfüllen und auf '''Erstellen''' klicken.
}}
{{Information
|Bei der Erstellung einer Ablagevorlage müssen nicht alle Metadaten ausgefüllt sein!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nun wird die Vorlage unter dem Reiter '''Gespeicherte Ablagevorlagen''' aufgeführt und kann verwendet werden.
}}

=== Ablagevorlage umbenennen ===

{{AnleitungScreenshot|Ablagevorlage umbenennen.png|Das Kontextmenü mit dem Menüpunkt '''Umbenennen''', welches über die drei Punkte rechts der Ablagevorlage aufgerufen wurde, ist zu sehen.
|Wenn Sie den Titel einer erstellten Ablagevorlage ändern möchten, klicken Sie auf die drei Punkte rechts von der Vorlage und anschließend im Kontextmenü auf '''Umbenennen'''. Geben Sie nun einen neuen Titel ein und klicken Sie auf '''Umbenennen'''.
}}

=== Ablagevorlage bearbeiten ===

{{AnleitungAbsatz
|Eine vorhandene Ablagevorlage können Sie nur bearbeiten, indem Sie diese in Bearbeitung nehmen und unter einem neuen Namen abspeichern. Alternativ können Sie die Ablagevorlage auch löschen und eine neue erstellen.
}}

=== Ablagevorlage löschen ===

{{AnleitungAbsatz
|Um eine Ablagevorlage zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts der jeweiligen Ablagevorlage. Wählen Sie anschließend im Kontextmenü '''Löschen''' aus. Bestätigen Sie das Löschen mit dem Klick auf '''Vorlage Löschen''', um die Ablagevorlage endgültig zu löschen.
}}

=== Ablagevorlage filtern ===

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie mehrere Ablagevorlagen in Ihren gespeicherten Ablagevorlagen besitzen, können Sie diese über das Symbol der drei Streifen, die sich nach unten hin verjüngen, filtern.
}}

== Beobachtete Elemente ==

=== Vorgänge/Dokumente beobachten ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, verschiedene Vorgänge/Dokumente zu „beobachten“, z.B. um über Änderungen schneller informiert zu werden.
}}
{{AnleitungScreenshot|Vorgänge Dokumente beobachten.png|Es ist das geöffnete Kontextmenü eines Dokuments mit dem Menüpunkt '''Beobachten''' zu sehen.
|Klicken Sie dazu bei dem entsprechenden Vorgang/Dokument rechts auf die drei Punkte und wählen Sie '''Beobachten'''. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auswählen können, bei welchen Ereignissen Sie gerne eine Meldung erhalten würden. Wählen Sie die benötigten aus und klicken Sie anschließend unten auf '''Speichern'''.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Den Vorgang/das Dokument finden Sie anschließend in Ihrem persönlichen Bereich unter '''Beobachtete Elemente'''.
}}

=== Beobachtungseinstellung ändern ===

{{AnleitungAbsatz
|Über die drei Punkte rechts vom beobachteten Element können Sie im Kontextmenü die Beobachtungseinstellungen ändern.
}}
{{AnleitungScreenshot|Beobachtungseinstellung ändern.png|Es wird das Kontextmenü eines beobachteten Elements mit dem Menüpunkt '''Beobachtungseinstellungen ändern''' angezeigt.
|Klicken Sie dafür im Menü auf den Punkt '''Beobachtungseinstellungen ändern''' und wählen Sie im neu erschienenen Fenster aus, über welche Ereignisse Sie informiert werden möchten. Nach der Auswahl klicken sie unten auf '''Speichern'''.
}}

Suche in DMS/eAkte

2022-12-07T07:38:14Z

Hmartin: /* Widget Suche mit Freitextfeld */

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Suche]][[category:Aktenplan]][[category:Dokumente]]{{AnleitungAbsatz
|Diese Anleitung behandelt die Suche von [[Vorgang|Vorgängen]], [[Teilvorgang|Teilvorgängen]] und [[Dokumente|Dokumenten]] in DMS/eAkte.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Thema Suche in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto: 528a86d7-f86c-4f02-a5ea-acc3007a3101 |Videoplattform Panopto]].
}}
== Widget Suche mit Suchschlitz ==
{{AnleitungScreenshot|Widget Suche mit Freitextfeld.png|Widget "Suche" mit einem drunter liegenden Freitext Suchfeld.
|Auf dem Dashboard können Sie neben dem simplen Widget Suche auch das erweiterte Suche-Widget nutzen, welches ein Freitext Suchfeld enthält. 
Dieses fügen Sie dem Dashboard hinzu, indem Sie oben rechts auf '''+ Widget hinzufügen''' klicken. Wählen Sie dort das Widget Suche mit der Beschreibung "Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Akten" aus und klicken auf '''Hinzufügen'''.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Mit einem klick auf '''Suche''' oberhalb des Suchschlitzes gelangen Sie zur regulären [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Suchmaske]] und können darüber ihre Suche durchführen. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, vom Widget aus direkt eine Freitextsuche zu starten. Geben Sie dafür den gesuchten Begriff in das Freitextfeld ein und klicken rechts auf die Lupe, um die Suche auszulösen. Wenn Sie die Suche weiter einschränken wollen, so können Sie sich nach dem Auslösen der Suche oben über die Brotkrumenleiste in die Suchmaske navigieren und die Suchparameter weiter einschränken.
}}

== Ansicht: Suche ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Übersicht der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystem.
|Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf das Widget '''Suche''', um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:
}}
{{AnleitungAbsatz
|Unter dem Eingabefeld '''Suchbegriff eingeben''' befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.

Mit einem Klick auf den Button '''Suchen''' wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt.
}}
{{Hinweis
|Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Vorgängen oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.
}}
{{Information
|'''Tipp''': Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.
}}

== Platzhalter ==

{{AnleitungAbsatz
|Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen.
}}

== Weitere Sucheinschränkungen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen.
}}

=== Kategorie auswählen ===

{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Auswahlfeld der Sucheinschränkung Kategorie auswählen.
|Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Aufgabe, Projektdokument usw. nutzen.
}}

=== Eigenschaften ===
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Filtern nach Sucheinschränkung in der Suche.
|Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.
}}

=== Erweitert ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Übersicht der erweiterten Sucheinschränkungsfelder im Dokumentenmanagementsystem.
|Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Vorgangszeichen''', '''Vorgangszeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.
}}

=== Allgemein ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung allgemein.png|Ausgefüllte Suche mit Sucheinschränkungen anhand eines Beispiels im Dokumentenmanagementsystems.
|Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Vorgangszeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt.

In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.
}}

== Sortierung der Ergebnisliste ==

{{AnleitungAbsatz
|Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Sortierung der Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}

== Ergebnis im Aktenplan lokalisieren ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument im Aktenplan lokalisieren.png|Übersicht des Kontextmenüs des Dokumentenmanagemtsystems. Menüpunkt Im Aktenplan lokalisieren.
|Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion '''Im Aktenplan lokalisieren''' des Kontextmenüs ermitteln.
Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend müssen Sie im Kontextmenü auf '''Im Aktenplan lokalisieren''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png|Darstellung des Aktenplans.
|Nun wird der entsprechende Teilvorgang angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Aktenplan finden Sie in der Anleitung [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Such-Eingaben zurücksetzen ==

{{AnleitungScreenshot|Suche zurücksetzen.png|Darstellung Menüpunkts Suche zurücksetzen in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen entfernt.
}}

== Suche im Persönlichen Bereich speichern ==

{{AnleitungScreenshot|Suche persönlicher Bereich.png|Darstellung der Funktion Favoriten in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Sie haben die Möglichkeit Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern rechts oberhalb des Suchfeldes möglich.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button '''Neu erstellen''' erstellen.
Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}

Suche in DMS/eAkte

2022-12-07T07:20:25Z

Hmartin:

[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Suche]][[category:Aktenplan]][[category:Dokumente]]{{AnleitungAbsatz
|Diese Anleitung behandelt die Suche von [[Vorgang|Vorgängen]], [[Teilvorgang|Teilvorgängen]] und [[Dokumente|Dokumenten]] in DMS/eAkte.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Thema Suche in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto: 528a86d7-f86c-4f02-a5ea-acc3007a3101 |Videoplattform Panopto]].
}}
== Widget Suche mit Freitextfeld ==
{{AnleitungScreenshot|Widget Suche mit Freitextfeld.png|Widget "Suche" mit einem drunter liegenden Freitext Suchfeld.
|Auf dem Dashboard können Sie neben dem simplen Widget Suche auch das erweiterte Suche-Widget nutzen, welches ein Freitext Suchfeld enthält. 
Dieses fügen Sie dem Dashboard hinzu, indem Sie oben rechts auf '''+ Widget hinzufügen''' klicken. Wählen Sie dort das Widget Suche mit der Beschreibung "Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Akten" aus und klicken auf '''Hinzufügen'''.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Mit einem klick auf '''Suche''' oberhalb des Freitextfelds gelangen Sie zur regulären [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Suchmaske]] und können darüber ihre Suche durchführen. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, vom Widget aus direkt eine Freitextsuche zu starten. Geben Sie dafür den gesuchten Begriff in das Freitextfeld ein und klicken rechts auf die Lupe, um die Suche auszulösen. Wenn Sie die Suche weiter einschränken wollen, so können Sie sich nach dem Auslösen der Suche oben über die Brotkrumenleiste in die Suchmaske navigieren und die Suchparameter weiter einschränken.
}}

== Ansicht: Suche ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Übersicht der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystem.
|Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf das Widget '''Suche''', um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:
}}
{{AnleitungAbsatz
|Unter dem Eingabefeld '''Suchbegriff eingeben''' befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.

Mit einem Klick auf den Button '''Suchen''' wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt.
}}
{{Hinweis
|Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Vorgängen oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.
}}
{{Information
|'''Tipp''': Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.
}}

== Platzhalter ==

{{AnleitungAbsatz
|Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen.
}}

== Weitere Sucheinschränkungen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen.
}}

=== Kategorie auswählen ===

{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Auswahlfeld der Sucheinschränkung Kategorie auswählen.
|Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Aufgabe, Projektdokument usw. nutzen.
}}

=== Eigenschaften ===
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Filtern nach Sucheinschränkung in der Suche.
|Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.
}}

=== Erweitert ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Übersicht der erweiterten Sucheinschränkungsfelder im Dokumentenmanagementsystem.
|Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Vorgangszeichen''', '''Vorgangszeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.
}}

=== Allgemein ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung allgemein.png|Ausgefüllte Suche mit Sucheinschränkungen anhand eines Beispiels im Dokumentenmanagementsystems.
|Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Vorgangszeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt.

In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.
}}

== Sortierung der Ergebnisliste ==

{{AnleitungAbsatz
|Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Sortierung der Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}

== Ergebnis im Aktenplan lokalisieren ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument im Aktenplan lokalisieren.png|Übersicht des Kontextmenüs des Dokumentenmanagemtsystems. Menüpunkt Im Aktenplan lokalisieren.
|Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion '''Im Aktenplan lokalisieren''' des Kontextmenüs ermitteln.
Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend müssen Sie im Kontextmenü auf '''Im Aktenplan lokalisieren''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png|Darstellung des Aktenplans.
|Nun wird der entsprechende Teilvorgang angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Aktenplan finden Sie in der Anleitung [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Such-Eingaben zurücksetzen ==

{{AnleitungScreenshot|Suche zurücksetzen.png|Darstellung Menüpunkts Suche zurücksetzen in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen entfernt.
}}

== Suche im Persönlichen Bereich speichern ==

{{AnleitungScreenshot|Suche persönlicher Bereich.png|Darstellung der Funktion Favoriten in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Sie haben die Möglichkeit Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern rechts oberhalb des Suchfeldes möglich.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button '''Neu erstellen''' erstellen.
Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}