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Schulung

2024-01-03T14:03:40Z

Jbeckmann27: /* Weitere Funktionen */

{{Anleitung}}[[category:Schulung]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen.
}}
__FORCETOC__
== Dashboard ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dashboards kennenlernen und modifizieren, Widgets verschieben/entfernen/hinzufügen
|-
| Aufgabe: || Fügen Sie das Widget '''Aufgaben''' hinzu!
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard]]
|}

== Navigation im System ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Nicht den Zurück-Button des Browsers nutzen, Brotkrumenpfad, Home-Button, Wechsel der Ansichten, Menüansicht der Dashboard-Widgets
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Navigation im Dokumentenmanagementsystem|Navigation im Dokumentenmanagementsystem]]
|}

== Suchen und Finden ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Sucheinschränkungen, Volltextsuche, Ergebnisliste, Ansicht, Register, '''Immer mit dieser Suche starten''', Widget '''Suche'''
|-
| Aufgabe: ||
# Finden Sie in DMS/eAkte das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" über die (Widget-)Suchfunktion.
# Suchen Sie das Dokument "Agenda" für den heutigen Termin.
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]]
|}

== Aktenplan ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Prozessorientierter Aktenplan, Rechtestruktur, Akte - Vorgang - Dokument, Allg. Dateiablag
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Aktenplan in DMS/eAkte|Aktenplan in DMS/eAkte]]
|}

== Gespeicherte Suchvorgänge ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Suche speichern, Gespeicherte Suche aufrufen, Gespeicherte Suchvorgänge anpassen/entfernen
|-
| Aufgabe: || Rufen Sie das Dokument "Schulunsaufgaben Teil 1" erneut auf!
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im Persönlichen Bereich speichern]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Gespeicherte Suchvorgänge|Gespeicherte Suchvorgänge]]
|}

== Favoritenlisten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Vorgänge/Dokumente als Favoriten speichern, Favoritenlisten erstellen, Favoriten entfernen
|-
| Aufgabe: || Favorisieren Sie sowohl die Suche nach dem Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" als auch das Dokument selbst.
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im Persönlichen Bereich speichern]]
|}

== Beobachtete Elemente ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Vorgänge/Dokumente in Beobachtung nehmen, Beobachtung anpassen/löschen
|-
| Aufgabe: || Nehmen Sie das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" in Beobachtung. Kontrollieren Sie die Wirkung auf der Startseite.
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten speichern|Favoriten speichern]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Favoritenliste|Favoritenliste]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Beobachtete Elemente|Beobachtung]]
|}

== Arbeiten im Aktenplan ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Aktenplaneinstellungen, Akte/Vorgang anlegen, Zu den Akten verfügen
|-
| Aufgabe: || Legen Sie in der Schulungsakte einen Vorgang mit Ihrem Namen an!
|-
| Links: || [[Aktenplan in DMS/eAkte#Navigieren im Aktenplan|Aktenplan in DMS]] 
[[Akte anlegen in DMS/eAkte|Akte anlegen in DMS/eAkte]] 
[[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte|Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]]
|}

== Arbeiten mit Dokumenten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dokument über Aktenplan hochladen, Dokument anzeigen, Dokument aus einer Vorlage erzeugen, Dokument hochladen/bearbeiten
/löschen, Metadaten bearbeiten
|-
| Aufgabe: ||
# Erstellen Sie in einem MS-Office-Programm Ihrer Wahl ein Dokument und laden Sie es in den Vorgang mit Ihrem Namen hoch!
# Favorisieren Sie Ihr hochgeladenes Dokument!
# Navigieren Sie zur Startseite und suchen Sie Ihr hochgeladenes Dokument nach einer Ihnen bekannten Vorgehensweise.
# Navigieren Sie zu der Akte, in der sich Ihr Dokument befindet.
# Nehmen Sie Ihr hochgeladenes Dokument in Bearbeitung. Ergänzen Sie es um einen Satz und schließen Sie die Bearbeitung ab!
|-
| Links: || [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] 
[[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte|Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]] 
|}

== Weitere Dashboard Widgets ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Prozesse, Konfiguration, Zuletzt bearbeitet, Favorisiert, Beobachtet
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Widgets]] 
[[Projekt beantragen in DMS/eAkte|Projekt beantragen in DMS/eAkte]]
|}

== Kollaboratives Arbeiten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || eLaufmappe (Verfügungsworkflow), Widget '''Aufgaben''', Widget '''Workflow'''
|-
| Aufgabe: ||
# Navigieren Sie zu Ihrem selbst hochgeladenen Dokument und starten Sie einen Workflow. Wählen Sie dazu den Verfügungsschritt "Bearbeitung" und senden Sie den Workflow der Person, die Ihnen genannt wird!
# Sie haben einen Workflow erhalten. Öffnen Sie ihn und ergänzen Sie das Dokument, auf das sich der Workflow bezieht, um einen Satz. Beenden Sie die Bearbeitung des Dokumentes und schließen Ihren Verfügungsschritt ab!
# Sie haben den von Ihnen gestarteten Workflow zurückerhalten. Kontrollieren Sie im Workflow-Dashboard, ob das Dokument bearbeitet und der Workflow abgeschlossen wurde.
|-
| Links: || [[ELaufmappe in DMS/eAkte|ELaufmappe in DMS/eAkte]] 
[[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]] 
[[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte|Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]]
|}

== Weitere Funktionen ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Manuelle Berechtigungsvergabe, Exportieren von Listen, Exkurs: PDF zusammenführen
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Export Trefferliste|Export Trefferliste]] 
[[PDF_zusammenführen_in_DMS/eAkte|PDF zusammenführen in DMS/eAkte]]
|}

Schulung

2024-01-03T09:22:16Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Schulung]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen.
}}
__FORCETOC__
== Dashboard ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dashboards kennenlernen und modifizieren, Widgets verschieben/entfernen/hinzufügen
|-
| Aufgabe: || Fügen Sie das Widget '''Aufgaben''' hinzu!
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard]]
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== Navigation im System ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Nicht den Zurück-Button des Browsers nutzen, Brotkrumenpfad, Home-Button, Wechsel der Ansichten, Menüansicht der Dashboard-Widgets
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Navigation im Dokumentenmanagementsystem|Navigation im Dokumentenmanagementsystem]]
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== Suchen und Finden ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Sucheinschränkungen, Volltextsuche, Ergebnisliste, Ansicht, Register, '''Immer mit dieser Suche starten''', Widget '''Suche'''
|-
| Aufgabe: ||
# Finden Sie in DMS/eAkte das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" über die (Widget-)Suchfunktion.
# Suchen Sie das Dokument "Agenda" für den heutigen Termin.
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]]
|}

== Aktenplan ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Prozessorientierter Aktenplan, Rechtestruktur, Akte - Vorgang - Dokument, Allg. Dateiablag
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Aktenplan in DMS/eAkte|Aktenplan in DMS/eAkte]]
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== Gespeicherte Suchvorgänge ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Suche speichern, Gespeicherte Suche aufrufen, Gespeicherte Suchvorgänge anpassen/entfernen
|-
| Aufgabe: || Rufen Sie das Dokument "Schulunsaufgaben Teil 1" erneut auf!
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im Persönlichen Bereich speichern]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Gespeicherte Suchvorgänge|Gespeicherte Suchvorgänge]]
|}

== Favoritenlisten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Vorgänge/Dokumente als Favoriten speichern, Favoritenlisten erstellen, Favoriten entfernen
|-
| Aufgabe: || Favorisieren Sie sowohl die Suche nach dem Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" als auch das Dokument selbst.
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im Persönlichen Bereich speichern]]
|}

== Beobachtete Elemente ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Vorgänge/Dokumente in Beobachtung nehmen, Beobachtung anpassen/löschen
|-
| Aufgabe: || Nehmen Sie das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" in Beobachtung. Kontrollieren Sie die Wirkung auf der Startseite.
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| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten speichern|Favoriten speichern]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Favoritenliste|Favoritenliste]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Beobachtete Elemente|Beobachtung]]
|}

== Arbeiten im Aktenplan ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Aktenplaneinstellungen, Akte/Vorgang anlegen, Zu den Akten verfügen
|-
| Aufgabe: || Legen Sie in der Schulungsakte einen Vorgang mit Ihrem Namen an!
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| Links: || [[Aktenplan in DMS/eAkte#Navigieren im Aktenplan|Aktenplan in DMS]] 
[[Akte anlegen in DMS/eAkte|Akte anlegen in DMS/eAkte]] 
[[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte|Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]]
|}

== Arbeiten mit Dokumenten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dokument über Aktenplan hochladen, Dokument anzeigen, Dokument aus einer Vorlage erzeugen, Dokument hochladen/bearbeiten
/löschen, Metadaten bearbeiten
|-
| Aufgabe: ||
# Erstellen Sie in einem MS-Office-Programm Ihrer Wahl ein Dokument und laden Sie es in den Vorgang mit Ihrem Namen hoch!
# Favorisieren Sie Ihr hochgeladenes Dokument!
# Navigieren Sie zur Startseite und suchen Sie Ihr hochgeladenes Dokument nach einer Ihnen bekannten Vorgehensweise.
# Navigieren Sie zu der Akte, in der sich Ihr Dokument befindet.
# Nehmen Sie Ihr hochgeladenes Dokument in Bearbeitung. Ergänzen Sie es um einen Satz und schließen Sie die Bearbeitung ab!
|-
| Links: || [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] 
[[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte|Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]] 
|}

== Weitere Dashboard Widgets ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Prozesse, Konfiguration, Zuletzt bearbeitet, Favorisiert, Beobachtet
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Widgets]] 
[[Projekt beantragen in DMS/eAkte|Projekt beantragen in DMS/eAkte]]
|}

== Kollaboratives Arbeiten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || eLaufmappe (Verfügungsworkflow), Widget '''Aufgaben''', Widget '''Workflow'''
|-
| Aufgabe: ||
# Navigieren Sie zu Ihrem selbst hochgeladenen Dokument und starten Sie einen Workflow. Wählen Sie dazu den Verfügungsschritt "Bearbeitung" und senden Sie den Workflow der Person, die Ihnen genannt wird!
# Sie haben einen Workflow erhalten. Öffnen Sie ihn und ergänzen Sie das Dokument, auf das sich der Workflow bezieht, um einen Satz. Beenden Sie die Bearbeitung des Dokumentes und schließen Ihren Verfügungsschritt ab!
# Sie haben den von Ihnen gestarteten Workflow zurückerhalten. Kontrollieren Sie im Workflow-Dashboard, ob das Dokument bearbeitet und der Workflow abgeschlossen wurde.
|-
| Links: || [[ELaufmappe in DMS/eAkte|ELaufmappe in DMS/eAkte]] 
[[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]] 
[[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte|Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]]
|}

== Weitere Funktionen ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Manuelle Berechtigungsvergabe, Exportieren von Listen, Export: PDF zusammenführen
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Export Trefferliste|Export Trefferliste]] 
[[PDF_zusammenführen_in_DMS/eAkte|PDF zusammenführen in DMS/eAkte]]
|}

Schulung

2024-01-03T09:21:02Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Schulung]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen.
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__FORCETOC__
== Dashboard ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dashboards kennenlernen und modifizieren, Widgets verschieben/entfernen/hinzufügen
|-
| Aufgabe: || Fügen Sie das Widget '''Aufgaben''' hinzu!
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard]]
|}

== Navigation im System ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Nicht den Zurück-Button des Browsers nutzen, Brotkrumenpfad, Home-Button, Wechsel der Ansichten, Menüansicht der Dashboard-Widgets
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Navigation im Dokumentenmanagementsystem|Navigation im Dokumentenmanagementsystem]]
|}

== Suchen und Finden ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Sucheinschränkungen, Volltextsuche, Ergebnisliste, Ansicht, Register, '''Immer mit dieser Suche starten''', Widget '''Suche'''
|-
| Aufgabe: ||
# Finden Sie in DMS/eAkte das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" über die (Widget-)Suchfunktion.
# Suchen Sie das Dokument "Agenda" für den heutigen Termin.
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]]
|}

== Aktenplan ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Prozessorientierter Aktenplan, Rechtestruktur, Akte - Vorgang - Dokument, Allg. Dateiablag
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Aktenplan in DMS/eAkte|Aktenplan in DMS/eAkte]]
|}

== Gespeicherte Suchvorgänge ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Suche speichern, Gespeicherte Suche aufrufen, Gespeicherte Suchvorgänge anpassen/entfernen
|-
| Aufgabe: || Rufen Sie das Dokument "Schulunsaufgaben Teil 1" erneut auf!
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[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Gespeicherte Suchvorgänge|Gespeicherte Suchvorgänge]]
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== Favoritenlisten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Vorgänge/Dokumente als Favoriten speichern, Favoritenlisten erstellen, Favoriten entfernen
|-
| Aufgabe: || Favorisieren Sie sowohl die Suche nach dem Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" als auch das Dokument selbst.
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im Persönlichen Bereich speichern]]
|}

== Beobachtete Elemente ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Vorgänge/Dokumente in Beobachtung nehmen, Beobachtung anpassen/löschen
|-
| Aufgabe: || Nehmen Sie das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" in Beobachtung. Kontrollieren Sie die Wirkung auf der Startseite.
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten speichern|Favoriten speichern]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Favoritenliste|Favoritenliste]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Beobachtete Elemente|Beobachtung]]
|}

== Arbeiten im Aktenplan ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Aktenplaneinstellungen, Akte/Vorgang anlegen, Zu den Akten verfügen
|-
| Aufgabe: || Legen Sie in der Schulungsakte einen Vorgang mit Ihrem Namen an!
|-
| Links: || [[Aktenplan in DMS/eAkte#Navigieren im Aktenplan|Aktenplan in DMS]] 
[[Akte anlegen in DMS/eAkte|Akte anlegen in DMS/eAkte]] 
[[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte|Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]]
|}

== Arbeiten mit Dokumenten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dokument über Aktenplan hochladen, Dokument anzeigen, Dokument aus einer Vorlage erzeugen, Dokument hochladen/bearbeiten
/löschen, Metadaten bearbeiten
|-
| Aufgabe: ||
# Erstellen Sie in einem MS-Office-Programm Ihrer Wahl ein Dokument und laden Sie es in den Vorgang mit Ihrem Namen hoch!
# Favorisieren Sie Ihr hochgeladenes Dokument!
# Navigieren Sie zur Startseite und suchen Sie Ihr hochgeladenes Dokument nach einer Ihnen bekannten Vorgehensweise.
# Navigieren Sie zu der Akte, in der sich Ihr Dokument befindet.
# Nehmen Sie Ihr hochgeladenes Dokument in Bearbeitung. Ergänzen Sie es um einen Satz und schließen Sie die Bearbeitung ab!
|-
| Links: || [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] 
[[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte|Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]] 
|}

== Weitere Dashboard Widgets ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Prozesse, Konfiguration, Zuletzt bearbeitet, Favorisiert, Beobachtet
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Widgets]] 
[[Projekt beantragen in DMS/eAkte|Projekt beantragen in DMS/eAkte]]
|}

== Kollaboratives Arbeiten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || eLaufmappe (Verfügungsworkflow), Widget '''Aufgaben''', Widget '''Workflow'''
|-
| Aufgabe: ||
# Navigieren Sie zu Ihrem selbst hochgeladenen Dokument und starten Sie einen Workflow. Wählen Sie dazu den Verfügungsschritt "Bearbeitung" und senden Sie den Workflow zur einer der Personen, die aufgelistet sind!
# Sie haben einen Workflow erhalten. Öffnen Sie ihn und ergänzen Sie das Dokument, auf das sich der Workflow bezieht, um einen Satz. Beenden Sie die Bearbeitung des Dokumentes und schließen Ihren Verfügungsschritt ab!
# Sie haben den von Ihnen gestarteten Workflow zurückerhalten. Kontrollieren Sie im Workflow-Dashboard, ob das Dokument bearbeitet und der Workflow abgeschlossen wurde.
|-
| Links: || [[ELaufmappe in DMS/eAkte|ELaufmappe in DMS/eAkte]] 
[[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]] 
[[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte|Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]]
|}

== Weitere Funktionen ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Manuelle Berechtigungsvergabe, Exportieren von Listen, Export: PDF zusammenführen
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Export Trefferliste|Export Trefferliste]] 
[[PDF_zusammenführen_in_DMS/eAkte|PDF zusammenführen in DMS/eAkte]]
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Schulung

2023-12-21T14:11:19Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Schulung]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen.
}}
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== Dashboard ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dashboards kennenlernen und modifizieren, Widgets verschieben/entfernen/hinzufügen
|-
| Aufgabe: || Fügen Sie das Widget '''Aufgaben''' hinzu!
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard]]
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== Navigation im System ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Nicht den Zurück-Button des Browsers nutzen, Brotkrumenpfad, Home-Button, Wechsel der Ansichten, Menüansicht der Dashboard-Widgets
|-
| Aufgabe: ||
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| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Navigation im Dokumentenmanagementsystem|Navigation im Dokumentenmanagementsystem]]
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== Suchen und Finden ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Sucheinschränkungen, Volltextsuche, Ergebnisliste, Ansicht, Register, '''Immer mit dieser Suche starten''', Widget '''Suche'''
|-
| Aufgabe: ||
# Finden Sie in DMS/eAkte das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" über die (Widget-)Suchfunktion.
# Suchen Sie das Dokument "Agenda" für den heutigen Termin.
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]]
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== Aktenplan ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Prozessorientierter Aktenplan, Rechtestruktur, Akte - Vorgang - Dokument, Allg. Dateiablag
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Aktenplan in DMS/eAkte|Aktenplan in DMS/eAkte]]
|}

== Gespeicherte Suchvorgänge ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Suche speichern, Gespeicherte Suche aufrufen, Gespeicherte Suchvorgänge anpassen/entfernen
|-
| Aufgabe: || Rufen Sie das Dokument "Schulunsaufgaben Teil 1" erneut auf!
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im Persönlichen Bereich speichern]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Gespeicherte Suchvorgänge|Gespeicherte Suchvorgänge]]
|}

== Favoritenlisten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Vorgänge/Dokumente als Favoriten speichern, Favoritenlisten erstellen, Favoriten entfernen
|-
| Aufgabe: || Favorisieren Sie sowohl die Suche nach dem Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" als auch das Dokument selbst.
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im Persönlichen Bereich speichern]]
|}

== Beobachtete Elemente ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Vorgänge/Dokumente in Beobachtung nehmen, Beobachtung anpassen/löschen
|-
| Aufgabe: || Nehmen Sie das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" in Beobachtung. Kontrollieren Sie die Wirkung auf der Startseite.
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten speichern|Favoriten speichern]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Favoritenliste|Favoritenliste]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Beobachtete Elemente|Beobachtung]]
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== Arbeiten im Aktenplan ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Aktenplaneinstellungen, Akte/Vorgang anlegen, Zu den Akten verfügen
|-
| Aufgabe: || Legen Sie in der Schulungsakte einen Vorgang mit Ihrem Namen an!
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| Links: || [[Aktenplan in DMS/eAkte#Navigieren im Aktenplan|Aktenplan in DMS]] 
[[Akte anlegen in DMS/eAkte|Akte anlegen in DMS/eAkte]] 
[[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte|Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]]
|}

== Arbeiten mit Dokumenten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dokument über Aktenplan hochladen, Dokument anzeigen, Dokument aus einer Vorlage erzeugen, Dokument hochladen/bearbeiten
/löschen, Metadaten bearbeiten
|-
| Aufgabe: ||
# Erstellen Sie in einem MS-Office-Programm Ihrer Wahl ein Dokument und laden Sie es in den Vorgang mit Ihrem Namen hoch!
# Favorisieren Sie Ihr hochgeladenes Dokument!
# Navigieren Sie zur Startseite und suchen Sie Ihr hochgeladenes Dokument nach einer Ihnen bekannten Vorgehensweise.
# Navigieren Sie zu der Akte, in der sich Ihr Dokument befindet.
# Nehmen Sie Ihr hochgeladenes Dokument in Bearbeitung. Ergänzen Sie es um einen Satz und schließen Sie die Bearbeitung ab!
|-
| Links: || [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] 
[[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte|Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]] 
|}

== Weitere Dashboard Widgets ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Prozesse, Konfiguration, Zuletzt bearbeitet, Favorisiert, Beobachtet
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Widgets]] 
[[Projekt beantragen in DMS/eAkte|Projekt beantragen in DMS/eAkte]]
|}

== Kollaboratives Arbeiten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || eLaufmappe (Verfügungsworkflow), Widget '''Aufgaben''', Widget '''Workflow'''
|-
| Aufgabe: ||
# Navigieren Sie zu Ihrem selbst hochgeladenen Dokument und starten Sie einen Workflow. Wählen Sie dazu den Verfügungsschritt "Bearbeitung" und senden Sie den Workflow zur einer der Personen, die aufgelistet sind!
# Sie haben einen Workflow erhalten. Öffnen Sie ihn und ergänzen Sie das Dokument, auf das sich der Workflow bezieht, um einen Satz. Beenden Sie die Bearbeitung des Dokumentes und schließen Ihren Verfügungsschritt ab!
# Sie haben den von Ihnen gestarteten Workflow zurückerhalten. Kontrollieren Sie im Workflow-Dashboard, ob das Dokument bearbeitet und der Workflow abgeschlossen wurde.
|-
| Links: || [[ELaufmappe in DMS/eAkte|ELaufmappe in DMS/eAkte]] 
[[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]] 
[[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte|Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]]
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== Weitere Funktionen ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Manuelle Berechtigungsvergabe, Exportieren von Listen, Export: PDF zusammenführen
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Export Trefferliste|Export Trefferliste]]
|}

Schulung

2023-12-21T13:26:23Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Schulung]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen
}}
__FORCETOC__
== Dashboard ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dashboards kennenlernen und modifizieren, Widgets verschieben/entfernen/hinzufügen
|-
| Aufgabe: || Fügen Sie das Widget '''Aufgaben''' hinzu!
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard]]
|}

== Navigation im System ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Nicht den Zurück-Button des Browsers nutzen, Brotkrumenpfad, Home-Button, Wechsel der Ansichten, Menüansicht der Dashboard-Widgets
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Navigation im Dokumentenmanagementsystem|Navigation im Dokumentenmanagementsystem]]
|}

== Suchen und Finden ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Sucheinschränkungen, Volltextsuche, Ergebnisliste, Ansicht, Register, '''Immer mit dieser Suche starten''', Widget '''Suche'''
|-
| Aufgabe: ||
# Finden Sie in DMS/eAkte das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" über die (Widget-)Suchfunktion.
# Suchen Sie das Dokument "Agenda" für den heutigen Termin.
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]]
|}

== Aktenplan ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Prozessorientierter Aktenplan, Rechtestruktur, Akte - Vorgang - Dokument, Allg. Dateiablag
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Aktenplan in DMS/eAkte|Aktenplan in DMS/eAkte]]
|}

== Gespeicherte Suchvorgänge ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Suche speichern, Gespeicherte Suche aufrufen, Gespeicherte Suchvorgänge anpassen/entfernen
|-
| Aufgabe: || Rufen Sie das Dokument "Schulunsaufgaben Teil 1" erneut auf!
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im Persönlichen Bereich speichern]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Gespeicherte Suchvorgänge|Gespeicherte Suchvorgänge]]
|}

== Favoritenlisten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Vorgänge/Dokumente als Favoriten speichern, Favoritenlisten erstellen, Favoriten entfernen
|-
| Aufgabe: || Favorisieren Sie sowohl die Suche nach dem Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" als auch das Dokument selbst.
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im Persönlichen Bereich speichern]]
|}

== Beobachtete Elemente ==

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| Lernziele: || Vorgänge/Dokumente in Beobachtung nehmen, Beobachtung anpassen/löschen
|-
| Aufgabe: || Nehmen Sie das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" in Beobachtung. Kontrollieren Sie die Wirkung auf der Startseite.
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten speichern|Favoriten speichern]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Favoritenliste|Favoritenliste]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Beobachtete Elemente|Beobachtung]]
|}

== Arbeiten im Aktenplan ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Aktenplaneinstellungen, Akte/Vorgang anlegen, Zu den Akten verfügen
|-
| Aufgabe: || Legen Sie in der Schulungsakte einen Vorgang mit Ihrem Namen an!
|-
| Links: || [[Aktenplan in DMS/eAkte#Navigieren im Aktenplan|Aktenplan in DMS]] 
[[Akte anlegen in DMS/eAkte|Akte anlegen in DMS/eAkte]] 
[[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte|Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]]
|}

== Arbeiten mit Dokumenten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dokument über Aktenplan hochladen, Dokument anzeigen, Dokument aus einer Vorlage erzeugen, Dokument hochladen/bearbeiten
/löschen, Metadaten bearbeiten
|-
| Aufgabe: ||
# Erstellen Sie in einem MS-Office-Programm Ihrer Wahl ein Dokument und laden Sie es in den Vorgang mit Ihrem Namen hoch!
# Favorisieren Sie Ihr hochgeladenes Dokument!
# Navigieren Sie zur Startseite und suchen Sie Ihr hochgeladenes Dokument nach einer Ihnen bekannten Vorgehensweise.
# Navigieren Sie zu der Akte, in der sich Ihr Dokument befindet.
# Nehmen Sie Ihr hochgeladenes Dokument in Bearbeitung. Ergänzen Sie es um einen Satz und schließen Sie die Bearbeitung ab!
|-
| Links: || [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] 
[[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte|Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]] 
|}

== Weitere Dashboard Widgets ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Prozesse, Konfiguration, Zuletzt bearbeitet, Favorisiert, Beobachtet
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Widgets]] 
[[Projekt beantragen in DMS/eAkte|Projekt beantragen in DMS/eAkte]]
|}

== Kollaboratives Arbeiten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || eLaufmappe (Verfügungsworkflow), Widget '''Aufgaben''', Widget '''Workflow'''
|-
| Aufgabe: ||
# Navigieren Sie zu Ihrem selbst hochgeladenen Dokument und starten Sie einen Workflow. Wählen Sie dazu den Verfügungsschritt "Bearbeitung" und senden Sie den Workflow zur einer der Personen, die aufgelistet sind!
# Sie haben einen Workflow erhalten. Öffnen Sie ihn und ergänzen Sie das Dokument, auf das sich der Workflow bezieht, um einen Satz. Beenden Sie die Bearbeitung des Dokumentes und schließen Ihren Verfügungsschritt ab!
# Sie haben den von Ihnen gestarteten Workflow zurückerhalten. Kontrollieren Sie im Workflow-Dashboard, ob das Dokument bearbeitet und der Workflow abgeschlossen wurde.
|-
| Links: || [[ELaufmappe in DMS/eAkte|ELaufmappe in DMS/eAkte]] 
[[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]] 
[[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte|Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]]
|}

== Weitere Funktionen ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Manuelle Berechtigungsvergabe, Exportieren von Listen, Export: PDF zusammenführen
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Export Trefferliste|Export Trefferliste]]
|}

Schulung

2023-12-15T11:25:27Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Schulung]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen
}}
__FORCETOC__
== Dashboard ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dashboards kennenlernen und modifizieren, Widgets verschieben/entfernen/hinzufügen
|-
| Aufgabe: || Fügen Sie das Widget '''Aufgaben''' hinzu!
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard]]
|}

== Navigation im System ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Nicht den Zurück-Button des Browsers nutzen, Brotkrumenpfad, Home-Button, Wechsel der Ansichten, Menüansicht der Dashboard-Widgets
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Navigation im Dokumentenmanagementsystem|Navigation im Dokumentenmanagementsystem]]
|}

== Suchen und Finden ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Sucheinschränkungen, Volltextsuche, Ergebnisliste, Ansicht, Register, '''Immer mit dieser Suche starten''', Widget '''Suche'''
|-
| Aufgabe: || Finden Sie das Dokument "Schulungsaufgaben"!
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]]
|}

== Aktenplan ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Prozessorientierter Aktenplan, Rechtestruktur, Akte - Vorgang - Dokument, Allg. Dateiablag
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Aktenplan in DMS/eAkte|Aktenplan in DMS/eAkte]]
|}

== Gespeicherte Suchvorgänge ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Suche speichern, Gespeicherte Suche aufrufen, Gespeicherte Suchvorgänge anpassen/entfernen
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im Persönlichen Bereich speichern]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Gespeicherte Suchvorgänge|Gespeicherte Suchvorgänge]]
|}

== Favoritenlisten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Vorgänge/Dokumente als Favoriten speichern, Favoritenlisten erstellen, Favoriten entfernen
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im Persönlichen Bereich speichern]]
|}

== Beobachtete Elemente ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Vorgänge/Dokumente in Beobachtung nehmen, Beobachtung anpassen/löschen
|-
| Aufgabe: || Rufen Sie das Dokument "Schulunsaufgaben" erneut auf und favorisieren Sie es!
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten speichern|Favoriten speichern]] 
[[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Favoritenliste|Favoritenliste]]
|}

== Arbeiten im Aktenplan ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Aktenplaneinstellungen, Akte/Vorgang anlegen, Zu den Akten verfügen
|-
| Aufgabe: || Legen Sie einen Vorgang mit eigenem Namen an!
|-
| Links: || [[Aktenplan in DMS/eAkte#Navigieren im Aktenplan|Aktenplan in DMS]] 
[[Akte anlegen in DMS/eAkte|Akte anlegen in DMS/eAkte]] 
[[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte|Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]]
|}

== Arbeiten mit Dokumenten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dokument über Aktenplan hochladen, Dokument anzeigen, Dokument aus einer Vorlage erzeugen, Dokument hochladen/bearbeiten
/löschen, Metadaten bearbeiten
|-
| Aufgabe: ||
# Erstellen Sie ein MS-Office Dokument und laden Sie es in einen eigenen Vorgang hoch!
# Favorisieren Sie Ihr hochgeladenes Dokument!
# Nehmen Sie Ihr hochgeladenes Dokument in Bearbeitung, ergänzen Sie es um einen Satz und schließen Sie die Bearbeitung ab!
|-
| Links: || [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte|Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] 
[[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte|Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]] 
|}

== Weitere Dashboard Widgets ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Prozesse, Konfiguration, Zuletzt bearbeitet, Favorisiert, Beobachtet
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Widgets]] 
[[Projekt beantragen in DMS/eAkte|Projekt beantragen in DMS/eAkte]]
|}

== Kollaboratives Arbeiten ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || eLaufmappe (Verfügungsworkflow), Widget '''Aufgaben''', Widget '''Workflow'''
|-
| Aufgabe: ||
# Navigieren Sie zu Ihrem selbst hochgeladenen Dokument und starten Sie einen Workflow!
# Öffnen Sie den Workflow und bearbeiten Sie ihn!
# Kontrollieren Sie einen abgeschlossenen Workflow im Workflow-Dashboard!
|-
| Links: || [[ELaufmappe in DMS/eAkte|ELaufmappe in DMS/eAkte]] 
[[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]] 
[[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte|Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]]
|}

== Weitere Funktionen ==

{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Manuelle Berechtigungsvergabe, Exportieren von Listen, Export: PDF zusammenführen
|-
| Aufgabe: ||
|-
| Links: || [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Export Trefferliste|Export Trefferliste]]
|}

Schulung

2023-12-15T10:30:59Z

Jbeckmann27:

Schnelleinstieg in DMS/eAkte

2023-12-15T10:15:50Z

Jbeckmann27: /* Startseite */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Einstieg]]{{AnleitungAbsatz
|Im Kapitel Schnelleinstieg werden Ihnen die grundlegenden Funktionen des Dokumentenmanagementsystems DMS/eAkte näher gebracht, wie Anmeldung am System, der Startseite und persönlichen Einstellungen. Außerdem finden Sie jeweils Verweise auf ausführlichere Anleitungen zu den jeweils angeschnittenen Funktionen oder Themenbereichen.
}}

== Anmeldung in DMS/eAkte ==

{{AnleitungScreenshot|Anmeldemaske.png|Anmeldemaske des Dokumentenmanagementsystems
|Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte ist unter der Adresse https://eakte.uni-bielefeld.de erreichbar. Innerhalb der Uni können Sie das Dokumentenmanagementsystem über Eduroam aufrufen; außerhalb nur per VPN-Verbindung. Beim Aufrufen der Webseite erscheint eine Authentifizierungsmaske. Alle Beschäftigten der Universität Bielefeld können sich mit den entsprechenden AD-Zugangsdaten dort anmelden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|'''Hinweise zur Anmeldung:'''

Zur Anmeldung verwenden Sie Ihre eMail-Adresse oder Ihren Windows-Benutzer*innennamen mit dem Zusatz ad\ (Beispiel: ad\mmusterfrau) und Ihr Windowskennwort. Im Passwortdienst PRISMA läuft die Passwortkategorie unter '''Anmelden an PCs, E-Mail-Postfächern und weiteren Windows- und Active Directory-Diensten'''.
}}
{{Hinweis
|Wenn Sie einen Dienstrechner verwenden, der vom Hochschulrechenzentrum BITS gemanagt wird, können Sie sich ganz einfach über einen Klick auf den Button '''Mit Kerberos anmelden''' im Dokumentenmanagementsystem authentifizieren.
}}

== Abmeldung aus DMS/eAkte ==

{{AnleitungScreenshot|Schnelleinstieg Abmelden.png|In der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte ist das persönliche Menü geöffnet. Es enthält die Punkte Ihr Profil, Abwesenheitsstatus und Abmelden. Abmelden ist durch einen roten Kasten hervorgehoben. Die restliche Ansicht des DMS/eAkte ist abgedunkelt.
|Um eine Anmeldung in DMS/eAkte aktiv zu beenden, klicken Sie auf die farbig angedeutete Figur in der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte. Es öffnet sich ein Menü. Klicken Sie dort auf '''Abmelden''' um Ihre Sitzung zu beenden.
}}
{{Information
|Eine Anmeldung in DMS/eAkte wird auch nach 8 Stunden Inaktivität oder beim Schließen des Browsers beendet.
}}

== Startseite ==

{{AnleitungAbsatz
|Das Dashboard ist die Startseite in DMS/eAkte, die Sie nach der Anmeldung erreichen. Alternativ können Sie auch die klassischen Kachel-Ansicht als Startseite nutzen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sowohl bei der Dashboard-Ansicht als auch bei der klassischen Kachel-Ansicht, können Sie sich zwei Menüzeilen und mehrere Kacheln anzeigen lassen.
In beiden Ansichten sind die Bezeichnungen der Funktionen identisch. Ein wesentlicher Unterschied besteht zum einen in den Anordnungsmöglichkeiten der Funktionen und zum anderen beinhaltet das Dashboard zusätzliche Funktionen wie '''Zuletzt bearbeitet''', '''Favorisiert''' und '''Direktsuche'''. Ein weiterer Unterschied ist die Bezeichnung der dargestellten Funktionen. Im Dashboard heißen die Funktionen Widgets und in der klassischen Ansicht Kacheln.
}}
{{Information
|Möglicherweise unterscheiden Ihre Anzeige hinsichtlich der Anzahl der Widgets bzw. Kacheln von dieser Beschreibung. Das hängt dann entweder von Ihren Rechten oder ihrer Konfigurationen in DMS/eAkte ab.
}}

=== Dashboard ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dashboard.png|Dashboard des Dokumentenmanagementsystems. Unter zwei Menüzeilen befinden sich die Widgets, die verschiedene Funktionen von DMS/eAkte aufrufen. In dieser Abbildung befinden sich folgende Widgets in der ersten Zeile: Aufgaben und Nachrichten, Prozesse, Konfiguration, Suche, Persönliche Aktivitäten, in der zweiten Zeile: Aktenplan, Konfiguration, Workflow-Dashboard, Aufgaben und Nachrichten, in der dritten Zeile: Office-Vorlagen, Prozesse, Aufgaben.
|Nach der Anmeldung gelangen Sie auf das Dashboard in DMS/eAkte. Durch Anklicken der Widgets gelangen Sie zu den einzelnen Funktionen des Dokumentenmanagementsystems.
}}
{{Verweis
|Widgets mit tiefergehenden Funktionen werden hier erläutert:
* [[Suche in DMS/eAkte#Widget Suche mit Suchschlitz|Widget Suche mit Suchschlitz]],
* [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Widget Favorisiert|Widget Favorisiert]],
* [[Widget Zuletzt bearbeitet in DMS/eAkte|Widget Zuletzt bearbeitet]] und
* [[Widget Beobachtet in DMS/eAkte|Widget Beobachtet]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Oberhalb der Widgets befinden sich auf der Startseite zwei Menüzeilen mit jeweils mehreren Schaltflächen. Die Funktionen der einzelnen Schaltflächen sind im Folgenden beschrieben.
# '''Andere Anwendungen'''
#:Die Schaltfläche befindet sich oben rechts auf der Startseite und wird in Form von sechs kleinen Vierecken dargestellt. Hierüber können Sie zusätzlich einzelne Funktionen aufrufen, unabhängig davon, wo Sie sich im DMs befinden. Somit haben Sie einen sogenannten Schnellzugriff auf einzelne Funktionen, ohne dafür auf die Startseite zu wechseln.
# '''Hilfe'''
#: Die Hilfe befindet sich oben rechts neben der Schaltfläche '''Andere Anwendung'''. Sie wird in Form eines Fragezeichens dargestellt. Die Funktion wird derzeit an der Uni Bielefeld nicht genutzt!
# '''Abmelden'''
#: Die Schaltfläche '''Abmelden''' befindet sich ebenfalls oben rechts und wird in Form eines User-Icons dargestellt. Hier können Sie sich abmelden, aber auch eine Abwesenheit festlegen und User-Infos einsehen.
# '''Weitere Informationen'''
#: Über die drei Punkte oben rechts können Sie ein weitere DMS-Fenster öffnen.
# '''Klassische Ansicht anzeigen'''
#: Die Schaltfläche '''klassische Ansicht''' befindet sich unterhalb der zuvor genannten Funktionen. Hiermit können Sie zur klassischen Ansicht wechseln.
# '''Widgets hinzufügen'''
#: Die Schaltfläche '''Widgets''' befindet sich oben recht neben dem Button klassische Ansicht. Hierüber können Sie sich weitere oder ausgeblendete Widgets anzeigen lassen.
}}

{{AnleitungScreenshot|Widget_Persönlicher_Bereich.png|Es wird das Widget Persönlicher Bereich angezeigt. Es handelt sich um eine rechteckige Schaltfläche mit der Bezeichnung Persönlicher Bereich. An der linken Seite befindet sich ein Symbol, bestehend aus insgesamt sechs Punkten, angeordnet in zwei Spalten zu je drei. Am rechten Rand befindet sich ein weiteres Symbol, drei Punkte vertikal ausgerichtet. Umten rechts in der Ecke sind zwei Striche, die ein Dreieck andeuten.
|'''Widgets individuell anpassen'''
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie Ihren Mauszeiger auf das Symbol mit den sechs Punkten neben dem Widget positionieren und dann die Maustaste gedrückt halten, können Sie das Widget auf dem Dashboard verschieben.
Mit den beiden Strichen an der rechten unteren Ecke eines Widgets, lässt sich auf die selbe Weise die Breite ein Widget verändern.
Über die drei Punkte rechts neben einem Widget, wird Ihnen '''Entfernen''' und - bei einigen Widgets - '''Aktualisieren''' angeboten.

Mit '''Entfernen''' entfernen Sie das Widget vom Dashboard. Sie können es aber jederzeit unter '''+ Widget hinzufügen''' einblenden.
'''Aktualisieren''' wird Ihnen nur bei Widgets präsentiert, die über eine Anzeigefunktion verfügen, um diese auf den nächsten Stand zu bringen.
}}

=== Klassische Ansicht ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Schnelleinstieg Startseite.png|Startseite des Dokumentenmanagementsystems. Unter zwei Menüzeilen befinden sich als Kacheln designt die verschiedenen Funktionen von DMS/eAkte. In dieser Ansicht gibt es die Kacheln 1. Zeile: Aufgaben und Nachrichten, Prozesse, Konfiguration, 2. Zeile: Office-Vorlagen, Arbeiten mit DMS/eAkte, Persönlicher Bereich, 3. Zeile: Suche, Aktenplan und Workflow-Dashboard und in der 4. Zeile Wiki DMS/eAkte.
|Alternativ zum Dashboard können Sie die klassische Ansicht als Startseite in DMS/eAkte festlegen. Die Kacheln enthalten verschiedene Einstiegsmöglichkeiten in das Dokumentenmanagementsystem.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Oberhalb der Kacheln befinden sich auf der Startseite zwei Menüzeilen mit jeweils vier Schaltflächen. Die Funktionen der einzelnen Schaltflächen sind im vorherigen Abschnitt '''Dashboard''' beschrieben. Alle weiteren Funktionen der einzelnen Schaltflächen, die sich rechts oben befinden werden nachfolgend beschrieben.
# '''Dashboard-Ansicht anzeigen'''
#: Hiermit wechseln Sie zur Dashboard-Ansicht.
# '''Favoriten anzeigen'''
#: Hier können Sie die Ansicht auf Kacheln beschränken, die Sie zuvor über das Sternsymbol als Favorit markiert haben, um eine individuelle Ansicht mit den für Sie relevanten Kacheln zu erstellen.
# '''Features Filtern'''
#: Über das Lupen-Symbol können Sie nach Kacheln auf der Startseite filtern.
# '''Features neu laden'''
#: Hier können Sie die angezeigten Kacheln (Features) auf der Startseite laden.
# '''Gruppierung verwalten'''
#: Über diese Funktion können Sie Gruppierungen der Features (Kacheln) vornehmen

}}

{{AnleitungScreenshot|Startseite_Persönlicher_Bereich.png|Es wird das Feature Persönlicher Bereich angezeigt. Es handelt sich um eine rechteckige Schaltfläche mit der Bezeichnung Persönlicher Bereich. Am unteren rechten Rand befindet sich ein fünfzackiger Stern sowie ein i in einem Kreis.
|'''Kacheln in DMS/eAkte anpassen
'''}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie auf das '''i''' in einer Kachel klicken, erhalten Sie eine nähere Beschreibung zu der Funktion, die mit diesem Feature aufgerufen wird.
Klicken Sie auf den Stern, '''Zu Favoriten hinzufügen''', markieren Sie diese Kachel bzw. Funktion als Favoriten. Die Startseite erhält dadurch im oberen Teil einen Bereich für Ihre favorisierten Features. Da sich die Features der Startseite - anders als die Widgets der Startseite - nicht löschen lassen, ist diese Funktion hilfreich, wenn Sie nur wenige Features nutzen.
}}

=== Aufgaben ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Aufgaben_Postkorb.png|Übersicht der Maske Aufgaben und Nachrichten mit einer Nachricht und einer Aufgabe als Beispiel.
|Mit einem Klick auf die Kachel '''Aufgaben''' gelangen Sie in Ihren Postkorb. Der Postkorb enthält Nachrichten, die das DMS automatisiert versendet oder die von Nutzer*innen verschickt wurden. Sie können den Postkorb z.B. auch als persönliche Gedächtnisstütze nutzen oder andere User*innen um die Bearbeitung oder Mitzeichnung eines Dokuments bitten. Wird ein Dokument zwischen zwei User*innen hin- und hergeschickt, wird jeder Posteingang protokolliert.
}}
{{AnleitungAbsatz|Neue Nachrichten werden in Ihrem Postkorb '''fett''' markiert. Es wird unterschieden zwischen Aufgaben und Verfügungsworkflow/eLaufmappe. Aufgaben kann jede*r User*in individuell gestalten und sich selbst oder anderen über den Postkorb zustellen. Der wesentliche Unterschied zwischen Aufgaben und Verfügungsworkflow/eLaufmappe liegt darin, dass Aufgaben nicht am Dokument protokolliert werden. Der Verfügungsworkflow/eLaufmappe hingegen schon.
Sie können die Aufgaben, Verfügungsworkflow/eLaufmappe bearbeiten, in dem Sie auf die Aufgabe oder den Verfügungsworkflow/eLaufmappe klicken und dann entsprechend bearbeiten.
}}

{{Verweis
|Weitere Informationen zur Bearbeitung und Erstellung von '''Aufgaben''' finden Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

{{Verweis
|Weitere Informationen zum '''Verfügungsworkflow''' finden Sie in der Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].

Informationen zur '''eLaufmappe''' finden Sie in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Prozesse ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Prozessübersicht.png|Übersicht der weiterer Kacheln beziehungsweise Funktionen unterhalb der Kachel Prozesse.
|Das Prozessportal ist vor allem für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gedacht. Es gibt an dieser Stelle die Möglichkeit, verschiedenste Formulare zum Ausfüllen bereitzustellen, Vorgänge zu erstellen oder auf weitere Funktionalitäten des Systems zuzugreifen. Die Ansicht kann je nach den erteilten Berechtigungen unterschiedlich aussehen. Für die spezifischen Inhalte der einzelnen Kacheln finden Sie in der Regel eigenständige Anleitungen.
}}

=== Suche ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie können in der Suche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]].
}}

== Navigation im Dokumentenmanagementsystem ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Navigation.png|Adresszeile des Dokumentenmanagementsystems anhand eines Beispiels.
|Wenn Sie innerhalb des Dokumentenmanagementsystem zurück navigieren wollen, dürfen Sie nicht den Zurück-Button des Browsers verwenden, sondern müssen zwingend über die Adresszeile oberhalb des Dokumentenmanagementsystems navigieren. Bei einem Klick auf das Haus-Symbol gelangen Sie immer wieder zur Startseite.
}}

== Favoriten speichern ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Favoriten speichern.png|Geöffnetes Kontextmenü anhand des Beispiels eines Dokumenten.
|Dateien, Vorgänge oder Akten, auf die Sie häufiger zugreifen, können als Favoriten abgespeichert werden. Dafür klicken Sie rechts neben der Datei, dem Vorgang oder der Akte auf die drei Punkte und wählen im Kontextmenü '''Zur Liste hinzufügen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshot|Favoriten speichern in Liste.png|Darstellung der Liste für die Favoriten.
|Anschließend wählen Sie die Liste aus, in der das Element hinzugefügt werden soll. Neben der Standardliste '''Favoriten''' können sie durch einen Klick auf '''+ Neue Liste erstellen''' eine eigene Liste erzeugen. Drücken Sie auf '''Speichern''', um die Auswahl zu bestätigen.
}}

== Export Trefferliste ==

{{AnleitungAbsatz|Sie können eine Trefferliste beziehungsweise Ergebnisliste, z.B. einer Suche, als CSV oder Excel exportieren.
}}
{{Verweis| Informationen zum Export der Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Export Trefferliste in DMS/eAkte|Export Trefferliste]].
}}

== Datei-Status und Dateisymbol ==

=== Datei-Status ===

{{AnleitungAbsatz
|Der farbige Punkt (je nach Ansicht) in der Tabellenansicht in der Spalte '''Status''', zeigt den jeweiligen Status eines Dokumentes oder einer Akte an:

'''Bearbeitung (roter Statusbalken)''':
:Im Status '''Bearbeitung''' werden Dokumente von eine(m*r) User*in oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht. Fertig gestellte Dokumente können in den Status '''Prüfung''' weitergeleitet. Diese sind dann aber zunächst noch ungeprüft.

'''Prüfung (gelber Statusbalken):'''
:Ein Dokument kann von einem berechtigten User*in, nach dem die Prüfung durch ihn erfolgt ist, in den Status Freigabe transferiert werden

'''Freigabe (grüner Statusbalken):'''
:Dokumente im Status '''Freigabe''' können auf Sekundärspeichern ausgelagert werden. Zudem können Dokumente jederzeit, beispielsweise auf Grund eines inhaltlichen Fehlers, gesperrt werden. Dabei wird in der Ergebnisliste das Dokumentsymbol mit einem Einbahnstraßensymbol versehen.

:Gesperrte Dokumente können jederzeit auch wieder freigegeben werden. Von der Freigabe werden Dokumente implizit in einen neuen Status oder explizit von eine(m*r) User*in in den Status '''Archiv''' weitergeleitet.

'''Archiv (blauer Statusbalken):'''
:Dokumente im Status '''Archiv''' können weder inhaltlich noch im Status geändert. Es können mehrere Versionen eines Dokuments in diesem Status existieren. Dokumente in diesem Status können auf einem Sekundärspeicher ausgelagert werden.
}}
{{Hinweis
|Wenn Sie ein Dokument, das in einer '''freigegebenen''' Version existiert, in Bearbeitung nehmen, wird eine neue Version im Status '''Bearbeitung''' erzeugt. Diese Version kann nur die/der Bearbeitende einsehen und verändern - andere User*innen sehen lediglich, dass das Dokument aktuell in Bearbeitung ist. Wenn Sie die Bearbeitung abschließen bzw. das Dokument wieder freigeben, ist das Dokument für Personen, die berechtigt sind dies zu sehen, wieder sichtbar.
Der Status '''Prüfung''' spielt an der Universität Bielefeld eine untergeordnete Rolle und wird nur in wenigen Prozessen benötigt.
}}
{{Information
|Wenn Sie mit der Maus über die farbigen Punkte fahren, wird Ihnen der Name des jeweiligen Status in Schrift angezeigt.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

=== Dateisymbol ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dateisymbol.png|Tabellenansicht im Dokumentenmanagementsystem mit zwei beispielhaften Word-Dokumenten.
|Am Dokument ist ebenfalls ein Dateisymbol zu sehen, das den Dateityp visualisiert. Sie können somit auf einen Blick erkennen, ob es sich bei dem Dokument z.B. um Word, Excel, Powerpoint, eine E-Mail oder ein Foto/eine Grafik handelt.
}}

== Notizen, Workflow und Kommentare ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können in der Trefferliste weitere Informationen zu einzelnen Elementen (Akten, Vorgänge oder Dokumenten) auf einem Blick sehen. Die weiteren Informationen können Sie in der Tabellenansicht der Spalte '''weiter Infos''' einsehen. Über das Symbol eines Notizblockes erkennen Sie, ob zu dem jeweiligen Element Notizen hinterlegt wurden. Diese werden direkt an das Element geschrieben. Über den Kreis erkennen Sie, ob sich das Dokument momentan in einem Workflow ({{Tooltip|eLaufmappe}}) befindet. An dem Sprechblasen-Symbol erkennen Sie, ob an einem Dokument Kommentare oder grafische Markierungen (Redlining) gespeichert wurden.
}}
{{Verweis
|Informationen zur eLaufmappe finden Sie in der Anleitung zur [[ELaufmappe in DMS/eAkte|eLaufmappe]].
}}

== Kontextmenü ==

{{AnleitungAbsatz
|Das Kontextmenü können Sie in der Trefferliste mit einem Klick auf das Icon mit den drei Punkten rechts neben einem Dokument, Akte oder Vorgang aufrufen. Die Einträge im Kontextmenü sind abhängig von den jeweils installierten Anwendungen und den Eigenschaften des Dokumentes, in dem Sie sich befinden.
}}
{{Verweis
|Informationen zu den Funktionalitäten des Kontextmenüs (erkennbar an den drei Punkten) zu Dokumenten und Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Kontextmenü in DMS/eAkte]].
}}

== Einstellungen der Ansicht ==

{{AnleitungAbsatz
|Über das Zahnrad-Symbol können Sie die Anzahl der Eigenschaften beziehungsweise der Metadaten in Ihrer Trefferliste und somit auch die Ansicht für sich persönlich anpassen. Um diese Einstellung vorzunehmen, müssen Sie in der Listenansicht auf das Zahnrad-Symbol oben rechts kicken. Anschließend können Sie über das Minus-Symbol und Plussymbol die Anzahl der Eigenschaften anpassen. Dieses Einstellung ist nur in der Listenansicht möglich. In der Tabellenansicht ist eine solche Einstellung nicht möglich.
}}

== Persönlicher Bereich ==

{{AnleitungAbsatz
|Über den persönlichen Bereich können Sie Ihre gespeicherten Suchvorgänge, Favoriten, gespeicherten Ablagevorlagen und beobachteten Elemente verwalten. Dieser Bereich soll Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.
}}
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}
{{Ende
}}

Schulung

2023-12-15T10:06:51Z

Jbeckmann27:

Schulung

2023-12-15T10:05:20Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Schulung]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen
}}

== Dashboard ==
{| class="wikitable tanleitung"
|-
| Lernziele: || Dashboards kennenlernen und modifizieren, Widgets verschieben/entfernen/hinzufügen
|-
| Aufgabe: || Widget '''Aufgaben''' hinzufügen
|-
| Links: || [[eakte:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]
|}

== Navigation im System ==
== Suchen und Finden ==
=== Aufgabe 1: Finden Sie das Dokument "Schulungsaufgaben" ===
== Aktenplan ==
== Gespeicherte Suchvorgänge ==
== Favoritenlisten ==
== Beobachtete Elemente ==
=== Aufgabe 2: Erneutes Aufrufen des Dokumentes "Schulunsaufgaben". Dokument favorisieren. ===
== Arbeiten im Aktenplan ==

Schulung

2023-12-15T09:47:38Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Schulung]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen
}}

== Dashboard ==
{{Story
|Aufgabe=Kennenlernen des Dashboards, Einstellungen, Funktionsweise verschiedener Widgets.
|Lernziele=folgt
|Anleitungen=Command Promt aufrufen und im Setupverzeichnis die Versionen ausgeben lassen.
}}
== Navigation im System ==
== Suchen und Finden ==
=== Aufgabe 1: Finden Sie das Dokument "Schulungsaufgaben" ===
== Aktenplan ==
== Gespeicherte Suchvorgänge ==
== Favoritenlisten ==
== Beobachtete Elemente ==
=== Aufgabe 2: Erneutes Aufrufen des Dokumentes "Schulunsaufgaben". Dokument favorisieren. ===
== Arbeiten im Aktenplan ==

Schulung

2023-12-15T09:40:55Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Schulung]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen
}}

== Dashboard ==
== Navigation im System ==
== Suchen und Finden ==
=== Aufgabe 1: Finden Sie das Dokument "Schulungsaufgaben" ===
== Aktenplan ==
== Gespeicherte Suchvorgänge ==
== Favoritenlisten ==
== Beobachtete Elemente ==
=== Aufgabe 2: Erneutes Aufrufen des Dokumentes "Schulunsaufgaben". Dokument favorisieren. ===
== Arbeiten im Aktenplan ==

Schulung

2023-12-08T13:59:42Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Schulung]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen
}}

=== Dashboard ===
=== Navigation im System ===
=== Suchen und Finden ===
== Aufgabe 1: Finden Sie das Dokument "Schulungsaufgaben ==
=== Aktenplan ===
=== Gespeicherte Suchvorgänge ===
=== Favoritenlisten ===
=== Beobachtete Elemente ===
== Aufgabe 2: Erneutes Aufrufen des Dokumentes "Schulunsaufgaben". Dokument favorisieren. ==
=== Arbeiten im Aktenplan ===

Schulung

2023-12-08T13:51:56Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Schulung]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen
}}

Schulung

2023-12-08T13:51:23Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[kategorie:Schulung]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen
}}

Schulung

2023-12-08T13:48:46Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]]
{{AnleitungAbsatz|
Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für unsere Schulungen
}}

Schulung

2023-12-08T13:47:58Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]]
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Schulung

2023-12-08T13:47:39Z

Jbeckmann27: Die Seite wurde neu angelegt: „{{Anleitung}}category:Basisanleitungen {{AnleitungAbsatz| fdgdfgfgsdfgdsgfgs }“

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]]
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}

Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-11-24T13:13:28Z

Jbeckmann27: /* Bearbeitung vom Dokument abschließen */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]][[category:Löschen]]{{AnleitungAbsatz
|[[Dokumente]], die sich bereits im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte befinden, können weiterhin bearbeitet werden. Diese Anleitung erläutert, wie Dokumente in Bearbeitung genommen werden können, wie diese Bearbeitungen im System übernommen werden können und wie begonnene Überarbeitungen abgebrochen und zurückgenommen werden können.
}}

== Dokument in Bearbeitung nehmen ==

{{AnleitungAbsatz
|Um Dokumente in Bearbeitung zu nehmen, wählen Sie zuerst das gewünschte Dokument aus. Sie können dieses z.B. über eine Suche finden oder – falls Sie es als Favorit gespeichert haben – über Ihre Favoritenliste.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Verwendung der Suche oder dem Umgang mit Favoriten finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]] und [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten_speichern|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Dokument, das in DMS/eAkte abgelegt wurde, bearbeiten zu können, gibt es grundsätzlich zwei Einstiege: Sie haben die Anzeige, in der mehrere Dokumente angezeigt werden, beispielsweise der Inhalt eines Vorganges, oder das zu bearbeitende Dokument wird Ihnen angezeigt. Die eigentliche Bearbeitung ist nach dem Einstieg in beiden Fällen identisch..
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie auf ein Dokument nur lesenden Zugriff haben und es nicht bearbeiten dürfen, werden Ihnen die zur Bearbeitung benötigten Schaltflächen nicht angeboten.
}}

=== Über die Menüleiste ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument001.png|
Es wird der obere Rand eines Dokumentes angezeigt, das sich in DMS/eAkte befindet. Dort befinden sich unter anderem der Name des Dokumentes, es werden aber auch Verweise zu den Eigenschaften, zu Notizen und Versionen angezeigt. Rechts neben dem Namen befinden sich zwei Schaltflächen, die durch Symbole gekennzeichnet sind. Einmal ein kreisförmiger Pfeil, dann drei Punkte, die senkrecht übereinander stehen. Die drei Punkte sind zur Verdeutlichung rot eingerahmt und mit einer 1 versehen. Im Vordergrund ist ein Untermenü geöffnet. Dort ist der Eintrag Bearbeitung beginnen hervorgehoben und mit einer 2 markiert.|
Sie haben das Dokument, das bearbeitet werden soll, bereits aufgerufen. Klicken Sie nun auf das 3-Punkt-Symbol in der Menüleiste (1). Dadurch öffnet sich ein Untermenü, worin Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' (2). Weiter geht es bei [[Dokument bearbeiten]].
}}

=== Über das Kontextmenü ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument002.png|
Auf dem Bildschirm wird eine Liste gezeigt, in der untereinander verschiedene Dokumente aufgeführt sind. Rechts neben eines jeden Eintrages befindet sich eine Schaltfläche, die mit 3 senkrecht angeordneten Punkten versehen ist. Im Vordergrund ist ein Menü geöffnet. Es enthält eine Liste von Aktionen, die ausgeführt werden können. Zur Verdeutlichung wurden sowohl die 3 Punkte als auch die Aktion Bearbeitung beginnen rot eingerahmt und mit einer Ziffer markiert, 1 für die 3 Punkte, 2 Bearbeitung beginnen.
|Sie haben eine Listenansicht mit Dokumenten, wie beispielsweise dem Inhalt eines Vorganges oder dem Ergebnis einer Suche. Mit Klick auf die drei senkrecht angeordneten Punkte (1) öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' können.
}}

=== Dokument bearbeiten ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument003.png|
Erneut wird obere Teil eines Dokumentes angezeigt. Zur Verdeutlichung wurde eine Schaltfläche am rechten Bildschirmrand rot umrandet, die das Symbold der Microsoft Office Anwendung Word zeigt. Es handelt sich dabei um ein W auf einer Seite mit einer weiteren Seite dahinter.
|Es erscheint zunächst eine Bestätigung, dass die Bearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
Nun ist eine neue Schaltfläche hinzugekommen. Diese Schaltfläche trägt das Symbol der jeweiligen Office-Anwendung. Haben Sie ein Word-Dokument geöffnet, ist dies das dazugehöige ''W'', bei Excel ist es ''E'' usw. Mit ihm können Sie das Dokument '''Lokal in Microsoft Word (oder Excel, etc.) bearbeiten'''. Befanden Sie sich in vorher in der Listen-Ansicht, finden Sie dieses Symbol, wenn Sie erneut auf die drei Punkte klicken. Hatten Sie ein bestimmtes Dokument bereits aufgerufen, befindet sich das Symbol am rechten Bildschirmrand.
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Dialog in Anwendung öffnen.png|Dialogfenster, welches erfragt, ob das Dokument mit einer bestimmten Anwendung geöffnet werden soll.
|Es öffnet sich in manchen Fällen ein Dialog, in dem Sie das entsprechende ausführbare Programm auf Ihrem Rechner auswählen können. Je nach Browser kann die Ansicht variieren.
}}
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Warnmeldung MS Office.jpg|Dialogfeld mit einem Warnhinweis, dass das Dokument Viren enthalten kann. Es wird nach einer Bestätigung verlangt, dass die Datei von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
|In seltenen Fällen bestehen noch technische Hürden, bevor sich das Programm tatsächlich öffnet. Gegebenenfalls müssen Sie zuerst mit '''Ja''' bestätigen, dass die Datei aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
|Danach müssen Sie sich mit Ihren persönlichen Windows-Zugangsdaten noch einmal authentifizieren. Sie können hier, wie bei der Anmeldung am System selbst, die Kerberos-Anmeldung nutzen, damit Sie nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten eingeben müssen. Nun können Sie Ihre gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vornehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Diskettensymbol.png|Es wird das obere Menüband von Word angezeigt. Ganz oben in der linken Ecke befindet sich normalerweise das Symbol einer Diskette, mit dessen Anklicken gespeichert wird. Dieses Speichersymbol ist nun zur Veranschaulichung rot umrandet. Das Symbol selbst hat sich verändert, es sind nun zwei Pfeile, die in einem Kreis angeordnet sind hinzugekommen.
|Um die Änderungen zu speichern, können Sie das Dokument entweder direkt schließen und die folgende Speicherabfrage mit '''Ja''' bestätigen. Alternativ klicken Sie zum Speichern auf das Diskettensymbol oben links.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Das Diskettensymbol ist mit zwei Pfeilen versehen, wodurch Sie erkennen können, dass das Dokument mit dem DMS synchronisiert wird.
}}
{{Hinweis
|Mit dem Speichern und/oder Schließen des Dokumentes haben Sie die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen. Diesen Schritt müssen Sie bewusst vornehmen (s. [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte#Bearbeitung vom Dokument abschließen|Bearbeitung vom Dokument abschließen]]), da das System ansonsten annimmt, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt an dem Dokument weiterarbeiten möchten.
}}

== Bearbeitung vom Dokument abschließen ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung von Dokumenten Abschließen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen, wovon das ganz linke rot ist.
|Wenn Sie das Dokument noch nicht vollständig bearbeitet haben, wird Ihnen dies durch den roten Status rechts neben dem Datei-Icon dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Bearbeitung Abgeschlossen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen. Das dritte Kästchen von links ist grün, das vierte blau.
|Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beendet haben und die Ergebnisse für Ihre Kolleg*innen verfügbar gemacht werden können, können Sie das Dokument freigeben. Auch hierbei können sie die Bearbeitung entweder über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht oder über das Kontextmenü abschließen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument004.png|Es wird wieder der obere Bereich eines Dokumentes, das sich in DMS/eAkte befindet, angezeigt. Über das Symbol mit den drei senkrecht angeordneten Punkten ist ein Untermenü aufgerufen worden, in dem die Aktion Bearbeitung abschließen durch einen roten Rahmen hervorgehoben ist.
|Zum Abschließen der Bearbeitung über die Menüleiste klicken Sie oberhalb der Dokumentenansicht auf den Haken. Über das Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, schließen Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf '''Bearbeitung abschließen''' ab.

}}
{{AnleitungAbsatz
|Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Das richtige Vorgehen erkennen Sie daran, dass das linke Kästchen im Dokumentstatus wieder von rot zu grau gewechselt ist.
}}

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie keine Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben und dann die Bearbeitung abschließen, bekommen Sie eine Meldung, dass keine neue Version erstellt wurde, da sich das Dokument nicht verändert hat.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Status eines Dokuments finden Sie in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Datei-Status|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

== Bearbeitung vom Dokument verwerfen ==

{{AnleitungAbsatz
|Es besteht auch die Möglichkeit, die Bearbeitung vom Dokument zu verwerfen. Über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht müssen Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Im Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, müssen Sie auf die Schaltfläche '''Löschen (Bearbeitung)''' klicken.

Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die bearbeitete Version wirklich löschen wollen. Wenn Sie die Löschung vornehmen wollen, drücken Sie auf '''Löschen'''. Denken Sie daran, dass die Arbeitsversion dann unwiederbringlich gelöscht wurde!

Wenn Sie die Abfrage mit Löschen bestätigt haben, erhalten Sie eine Meldung, die Ihnen die Löschung bestätigt.
}}
{{Hinweis
|Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein.
}}
{{Ende}}

Datei:Dokument004.png

2023-11-24T13:11:33Z

Jbeckmann27:

Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-11-24T13:10:51Z

Jbeckmann27: /* Bearbeitung vom Dokument abschließen */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]][[category:Löschen]]{{AnleitungAbsatz
|[[Dokumente]], die sich bereits im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte befinden, können weiterhin bearbeitet werden. Diese Anleitung erläutert, wie Dokumente in Bearbeitung genommen werden können, wie diese Bearbeitungen im System übernommen werden können und wie begonnene Überarbeitungen abgebrochen und zurückgenommen werden können.
}}

== Dokument in Bearbeitung nehmen ==

{{AnleitungAbsatz
|Um Dokumente in Bearbeitung zu nehmen, wählen Sie zuerst das gewünschte Dokument aus. Sie können dieses z.B. über eine Suche finden oder – falls Sie es als Favorit gespeichert haben – über Ihre Favoritenliste.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Verwendung der Suche oder dem Umgang mit Favoriten finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]] und [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten_speichern|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Dokument, das in DMS/eAkte abgelegt wurde, bearbeiten zu können, gibt es grundsätzlich zwei Einstiege: Sie haben die Anzeige, in der mehrere Dokumente angezeigt werden, beispielsweise der Inhalt eines Vorganges, oder das zu bearbeitende Dokument wird Ihnen angezeigt. Die eigentliche Bearbeitung ist nach dem Einstieg in beiden Fällen identisch..
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie auf ein Dokument nur lesenden Zugriff haben und es nicht bearbeiten dürfen, werden Ihnen die zur Bearbeitung benötigten Schaltflächen nicht angeboten.
}}

=== Über die Menüleiste ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument001.png|
Es wird der obere Rand eines Dokumentes angezeigt, das sich in DMS/eAkte befindet. Dort befinden sich unter anderem der Name des Dokumentes, es werden aber auch Verweise zu den Eigenschaften, zu Notizen und Versionen angezeigt. Rechts neben dem Namen befinden sich zwei Schaltflächen, die durch Symbole gekennzeichnet sind. Einmal ein kreisförmiger Pfeil, dann drei Punkte, die senkrecht übereinander stehen. Die drei Punkte sind zur Verdeutlichung rot eingerahmt und mit einer 1 versehen. Im Vordergrund ist ein Untermenü geöffnet. Dort ist der Eintrag Bearbeitung beginnen hervorgehoben und mit einer 2 markiert.|
Sie haben das Dokument, das bearbeitet werden soll, bereits aufgerufen. Klicken Sie nun auf das 3-Punkt-Symbol in der Menüleiste (1). Dadurch öffnet sich ein Untermenü, worin Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' (2). Weiter geht es bei [[Dokument bearbeiten]].
}}

=== Über das Kontextmenü ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument002.png|
Auf dem Bildschirm wird eine Liste gezeigt, in der untereinander verschiedene Dokumente aufgeführt sind. Rechts neben eines jeden Eintrages befindet sich eine Schaltfläche, die mit 3 senkrecht angeordneten Punkten versehen ist. Im Vordergrund ist ein Menü geöffnet. Es enthält eine Liste von Aktionen, die ausgeführt werden können. Zur Verdeutlichung wurden sowohl die 3 Punkte als auch die Aktion Bearbeitung beginnen rot eingerahmt und mit einer Ziffer markiert, 1 für die 3 Punkte, 2 Bearbeitung beginnen.
|Sie haben eine Listenansicht mit Dokumenten, wie beispielsweise dem Inhalt eines Vorganges oder dem Ergebnis einer Suche. Mit Klick auf die drei senkrecht angeordneten Punkte (1) öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' können.
}}

=== Dokument bearbeiten ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument003.png|
Erneut wird obere Teil eines Dokumentes angezeigt. Zur Verdeutlichung wurde eine Schaltfläche am rechten Bildschirmrand rot umrandet, die das Symbold der Microsoft Office Anwendung Word zeigt. Es handelt sich dabei um ein W auf einer Seite mit einer weiteren Seite dahinter.
|Es erscheint zunächst eine Bestätigung, dass die Bearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
Nun ist eine neue Schaltfläche hinzugekommen. Diese Schaltfläche trägt das Symbol der jeweiligen Office-Anwendung. Haben Sie ein Word-Dokument geöffnet, ist dies das dazugehöige ''W'', bei Excel ist es ''E'' usw. Mit ihm können Sie das Dokument '''Lokal in Microsoft Word (oder Excel, etc.) bearbeiten'''. Befanden Sie sich in vorher in der Listen-Ansicht, finden Sie dieses Symbol, wenn Sie erneut auf die drei Punkte klicken. Hatten Sie ein bestimmtes Dokument bereits aufgerufen, befindet sich das Symbol am rechten Bildschirmrand.
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Dialog in Anwendung öffnen.png|Dialogfenster, welches erfragt, ob das Dokument mit einer bestimmten Anwendung geöffnet werden soll.
|Es öffnet sich in manchen Fällen ein Dialog, in dem Sie das entsprechende ausführbare Programm auf Ihrem Rechner auswählen können. Je nach Browser kann die Ansicht variieren.
}}
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Warnmeldung MS Office.jpg|Dialogfeld mit einem Warnhinweis, dass das Dokument Viren enthalten kann. Es wird nach einer Bestätigung verlangt, dass die Datei von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
|In seltenen Fällen bestehen noch technische Hürden, bevor sich das Programm tatsächlich öffnet. Gegebenenfalls müssen Sie zuerst mit '''Ja''' bestätigen, dass die Datei aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
|Danach müssen Sie sich mit Ihren persönlichen Windows-Zugangsdaten noch einmal authentifizieren. Sie können hier, wie bei der Anmeldung am System selbst, die Kerberos-Anmeldung nutzen, damit Sie nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten eingeben müssen. Nun können Sie Ihre gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vornehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Diskettensymbol.png|Es wird das obere Menüband von Word angezeigt. Ganz oben in der linken Ecke befindet sich normalerweise das Symbol einer Diskette, mit dessen Anklicken gespeichert wird. Dieses Speichersymbol ist nun zur Veranschaulichung rot umrandet. Das Symbol selbst hat sich verändert, es sind nun zwei Pfeile, die in einem Kreis angeordnet sind hinzugekommen.
|Um die Änderungen zu speichern, können Sie das Dokument entweder direkt schließen und die folgende Speicherabfrage mit '''Ja''' bestätigen. Alternativ klicken Sie zum Speichern auf das Diskettensymbol oben links.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Das Diskettensymbol ist mit zwei Pfeilen versehen, wodurch Sie erkennen können, dass das Dokument mit dem DMS synchronisiert wird.
}}
{{Hinweis
|Mit dem Speichern und/oder Schließen des Dokumentes haben Sie die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen. Diesen Schritt müssen Sie bewusst vornehmen (s. [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte#Bearbeitung vom Dokument abschließen|Bearbeitung vom Dokument abschließen]]), da das System ansonsten annimmt, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt an dem Dokument weiterarbeiten möchten.
}}

== Bearbeitung vom Dokument abschließen ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung von Dokumenten Abschließen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen, wovon das ganz linke rot ist.
|Wenn Sie das Dokument noch nicht vollständig bearbeitet haben, wird Ihnen dies durch den roten Status rechts neben dem Datei-Icon dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Bearbeitung Abgeschlossen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen. Das dritte Kästchen von links ist grün, das vierte blau.
|Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beendet haben und die Ergebnisse für Ihre Kolleg*innen verfügbar gemacht werden können, können Sie das Dokument freigeben. Auch hierbei können sie die Bearbeitung entweder über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht oder über das Kontextmenü abschließen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument004.png|Es wird wieder der obere Bereich eines Dokumentes, das sich in DMS/eAkte befindet, angezeigt. Über das Symbol mit den drei senkrecht angeordneten Punkten ist ein Untermenü aufgerufen worden, in dem die Aktion Bearbeitung abschließen durch einen roten Rahmen hervorgehoben ist.
|Zum Abschließen der Bearbeitung über die Menüleiste klicken Sie oberhalb der Dokumentenansicht auf den Haken. Über das Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, schließen Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf '''Bearbeitung abschließen''' ab.

Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Das richtige Vorgehen erkennen Sie daran, dass das linke Kästchen im Dokumentstatus wieder von rot zu grau gewechselt ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie keine Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben und dann die Bearbeitung abschließen, bekommen Sie eine Meldung, dass keine neue Version erstellt wurde, da sich das Dokument nicht verändert hat.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Status eines Dokuments finden Sie in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Datei-Status|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

== Bearbeitung vom Dokument verwerfen ==

{{AnleitungAbsatz
|Es besteht auch die Möglichkeit, die Bearbeitung vom Dokument zu verwerfen. Über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht müssen Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Im Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, müssen Sie auf die Schaltfläche '''Löschen (Bearbeitung)''' klicken.

Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die bearbeitete Version wirklich löschen wollen. Wenn Sie die Löschung vornehmen wollen, drücken Sie auf '''Löschen'''. Denken Sie daran, dass die Arbeitsversion dann unwiederbringlich gelöscht wurde!

Wenn Sie die Abfrage mit Löschen bestätigt haben, erhalten Sie eine Meldung, die Ihnen die Löschung bestätigt.
}}
{{Hinweis
|Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein.
}}
{{Ende}}

Datei:Diskettensymbol.png

2023-11-24T13:05:27Z

Jbeckmann27: Jbeckmann27 lud eine neue Version von Datei:Diskettensymbol.png hoch

Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-11-24T13:03:25Z

Jbeckmann27: /* Dokument bearbeiten */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]][[category:Löschen]]{{AnleitungAbsatz
|[[Dokumente]], die sich bereits im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte befinden, können weiterhin bearbeitet werden. Diese Anleitung erläutert, wie Dokumente in Bearbeitung genommen werden können, wie diese Bearbeitungen im System übernommen werden können und wie begonnene Überarbeitungen abgebrochen und zurückgenommen werden können.
}}

== Dokument in Bearbeitung nehmen ==

{{AnleitungAbsatz
|Um Dokumente in Bearbeitung zu nehmen, wählen Sie zuerst das gewünschte Dokument aus. Sie können dieses z.B. über eine Suche finden oder – falls Sie es als Favorit gespeichert haben – über Ihre Favoritenliste.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Verwendung der Suche oder dem Umgang mit Favoriten finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]] und [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten_speichern|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Dokument, das in DMS/eAkte abgelegt wurde, bearbeiten zu können, gibt es grundsätzlich zwei Einstiege: Sie haben die Anzeige, in der mehrere Dokumente angezeigt werden, beispielsweise der Inhalt eines Vorganges, oder das zu bearbeitende Dokument wird Ihnen angezeigt. Die eigentliche Bearbeitung ist nach dem Einstieg in beiden Fällen identisch..
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie auf ein Dokument nur lesenden Zugriff haben und es nicht bearbeiten dürfen, werden Ihnen die zur Bearbeitung benötigten Schaltflächen nicht angeboten.
}}

=== Über die Menüleiste ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument001.png|
Es wird der obere Rand eines Dokumentes angezeigt, das sich in DMS/eAkte befindet. Dort befinden sich unter anderem der Name des Dokumentes, es werden aber auch Verweise zu den Eigenschaften, zu Notizen und Versionen angezeigt. Rechts neben dem Namen befinden sich zwei Schaltflächen, die durch Symbole gekennzeichnet sind. Einmal ein kreisförmiger Pfeil, dann drei Punkte, die senkrecht übereinander stehen. Die drei Punkte sind zur Verdeutlichung rot eingerahmt und mit einer 1 versehen. Im Vordergrund ist ein Untermenü geöffnet. Dort ist der Eintrag Bearbeitung beginnen hervorgehoben und mit einer 2 markiert.|
Sie haben das Dokument, das bearbeitet werden soll, bereits aufgerufen. Klicken Sie nun auf das 3-Punkt-Symbol in der Menüleiste (1). Dadurch öffnet sich ein Untermenü, worin Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' (2). Weiter geht es bei [[Dokument bearbeiten]].
}}

=== Über das Kontextmenü ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument002.png|
Auf dem Bildschirm wird eine Liste gezeigt, in der untereinander verschiedene Dokumente aufgeführt sind. Rechts neben eines jeden Eintrages befindet sich eine Schaltfläche, die mit 3 senkrecht angeordneten Punkten versehen ist. Im Vordergrund ist ein Menü geöffnet. Es enthält eine Liste von Aktionen, die ausgeführt werden können. Zur Verdeutlichung wurden sowohl die 3 Punkte als auch die Aktion Bearbeitung beginnen rot eingerahmt und mit einer Ziffer markiert, 1 für die 3 Punkte, 2 Bearbeitung beginnen.
|Sie haben eine Listenansicht mit Dokumenten, wie beispielsweise dem Inhalt eines Vorganges oder dem Ergebnis einer Suche. Mit Klick auf die drei senkrecht angeordneten Punkte (1) öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' können.
}}

=== Dokument bearbeiten ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument003.png|
Erneut wird obere Teil eines Dokumentes angezeigt. Zur Verdeutlichung wurde eine Schaltfläche am rechten Bildschirmrand rot umrandet, die das Symbold der Microsoft Office Anwendung Word zeigt. Es handelt sich dabei um ein W auf einer Seite mit einer weiteren Seite dahinter.
|Es erscheint zunächst eine Bestätigung, dass die Bearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
Nun ist eine neue Schaltfläche hinzugekommen. Diese Schaltfläche trägt das Symbol der jeweiligen Office-Anwendung. Haben Sie ein Word-Dokument geöffnet, ist dies das dazugehöige ''W'', bei Excel ist es ''E'' usw. Mit ihm können Sie das Dokument '''Lokal in Microsoft Word (oder Excel, etc.) bearbeiten'''. Befanden Sie sich in vorher in der Listen-Ansicht, finden Sie dieses Symbol, wenn Sie erneut auf die drei Punkte klicken. Hatten Sie ein bestimmtes Dokument bereits aufgerufen, befindet sich das Symbol am rechten Bildschirmrand.
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Dialog in Anwendung öffnen.png|Dialogfenster, welches erfragt, ob das Dokument mit einer bestimmten Anwendung geöffnet werden soll.
|Es öffnet sich in manchen Fällen ein Dialog, in dem Sie das entsprechende ausführbare Programm auf Ihrem Rechner auswählen können. Je nach Browser kann die Ansicht variieren.
}}
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Warnmeldung MS Office.jpg|Dialogfeld mit einem Warnhinweis, dass das Dokument Viren enthalten kann. Es wird nach einer Bestätigung verlangt, dass die Datei von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
|In seltenen Fällen bestehen noch technische Hürden, bevor sich das Programm tatsächlich öffnet. Gegebenenfalls müssen Sie zuerst mit '''Ja''' bestätigen, dass die Datei aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
|Danach müssen Sie sich mit Ihren persönlichen Windows-Zugangsdaten noch einmal authentifizieren. Sie können hier, wie bei der Anmeldung am System selbst, die Kerberos-Anmeldung nutzen, damit Sie nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten eingeben müssen. Nun können Sie Ihre gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vornehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Diskettensymbol.png|Es wird das obere Menüband von Word angezeigt. Ganz oben in der linken Ecke befindet sich normalerweise das Symbol einer Diskette, mit dessen Anklicken gespeichert wird. Dieses Speichersymbol ist nun zur Veranschaulichung rot umrandet. Das Symbol selbst hat sich verändert, es sind nun zwei Pfeile, die in einem Kreis angeordnet sind hinzugekommen.
|Um die Änderungen zu speichern, können Sie das Dokument entweder direkt schließen und die folgende Speicherabfrage mit '''Ja''' bestätigen. Alternativ klicken Sie zum Speichern auf das Diskettensymbol oben links.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Das Diskettensymbol ist mit zwei Pfeilen versehen, wodurch Sie erkennen können, dass das Dokument mit dem DMS synchronisiert wird.
}}
{{Hinweis
|Mit dem Speichern und/oder Schließen des Dokumentes haben Sie die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen. Diesen Schritt müssen Sie bewusst vornehmen (s. [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte#Bearbeitung vom Dokument abschließen|Bearbeitung vom Dokument abschließen]]), da das System ansonsten annimmt, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt an dem Dokument weiterarbeiten möchten.
}}

== Bearbeitung vom Dokument abschließen ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung von Dokumenten Abschließen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen, wovon das ganz linke rot ist.
|Wenn Sie das Dokument noch nicht vollständig bearbeitet haben, wird Ihnen dies durch den roten Status rechts neben dem Datei-Icon dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Bearbeitung Abgeschlossen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen. Das dritte Kästchen von links ist grün, das vierte blau.
|Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beendet haben und die Ergebnisse für Ihre Kolleg*innen verfügbar gemacht werden können, können Sie das Dokument freigeben. Auch hierbei können sie die Bearbeitung entweder über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht oder über das Kontextmenü abschließen.

Zum Abschließen der Bearbeitung über die Menüleiste klicken Sie oberhalb der Dokumentenansicht auf den Haken. Über das Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, schließen Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf '''Bearbeitung abschließen''' ab.

Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Das richtige Vorgehen erkennen Sie daran, dass das linke Kästchen im Dokumentstatus wieder von rot zu grau gewechselt ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie keine Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben und dann die Bearbeitung abschließen, bekommen Sie eine Meldung, dass keine neue Version erstellt wurde, da sich das Dokument nicht verändert hat.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Status eines Dokuments finden Sie in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Datei-Status|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

== Bearbeitung vom Dokument verwerfen ==

{{AnleitungAbsatz
|Es besteht auch die Möglichkeit, die Bearbeitung vom Dokument zu verwerfen. Über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht müssen Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Im Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, müssen Sie auf die Schaltfläche '''Löschen (Bearbeitung)''' klicken.

Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die bearbeitete Version wirklich löschen wollen. Wenn Sie die Löschung vornehmen wollen, drücken Sie auf '''Löschen'''. Denken Sie daran, dass die Arbeitsversion dann unwiederbringlich gelöscht wurde!

Wenn Sie die Abfrage mit Löschen bestätigt haben, erhalten Sie eine Meldung, die Ihnen die Löschung bestätigt.
}}
{{Hinweis
|Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein.
}}
{{Ende}}

Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-11-24T13:02:13Z

Jbeckmann27: /* Dokument bearbeiten */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]][[category:Löschen]]{{AnleitungAbsatz
|[[Dokumente]], die sich bereits im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte befinden, können weiterhin bearbeitet werden. Diese Anleitung erläutert, wie Dokumente in Bearbeitung genommen werden können, wie diese Bearbeitungen im System übernommen werden können und wie begonnene Überarbeitungen abgebrochen und zurückgenommen werden können.
}}

== Dokument in Bearbeitung nehmen ==

{{AnleitungAbsatz
|Um Dokumente in Bearbeitung zu nehmen, wählen Sie zuerst das gewünschte Dokument aus. Sie können dieses z.B. über eine Suche finden oder – falls Sie es als Favorit gespeichert haben – über Ihre Favoritenliste.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Verwendung der Suche oder dem Umgang mit Favoriten finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]] und [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten_speichern|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Dokument, das in DMS/eAkte abgelegt wurde, bearbeiten zu können, gibt es grundsätzlich zwei Einstiege: Sie haben die Anzeige, in der mehrere Dokumente angezeigt werden, beispielsweise der Inhalt eines Vorganges, oder das zu bearbeitende Dokument wird Ihnen angezeigt. Die eigentliche Bearbeitung ist nach dem Einstieg in beiden Fällen identisch..
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie auf ein Dokument nur lesenden Zugriff haben und es nicht bearbeiten dürfen, werden Ihnen die zur Bearbeitung benötigten Schaltflächen nicht angeboten.
}}

=== Über die Menüleiste ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument001.png|
Es wird der obere Rand eines Dokumentes angezeigt, das sich in DMS/eAkte befindet. Dort befinden sich unter anderem der Name des Dokumentes, es werden aber auch Verweise zu den Eigenschaften, zu Notizen und Versionen angezeigt. Rechts neben dem Namen befinden sich zwei Schaltflächen, die durch Symbole gekennzeichnet sind. Einmal ein kreisförmiger Pfeil, dann drei Punkte, die senkrecht übereinander stehen. Die drei Punkte sind zur Verdeutlichung rot eingerahmt und mit einer 1 versehen. Im Vordergrund ist ein Untermenü geöffnet. Dort ist der Eintrag Bearbeitung beginnen hervorgehoben und mit einer 2 markiert.|
Sie haben das Dokument, das bearbeitet werden soll, bereits aufgerufen. Klicken Sie nun auf das 3-Punkt-Symbol in der Menüleiste (1). Dadurch öffnet sich ein Untermenü, worin Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' (2). Weiter geht es bei [[Dokument bearbeiten]].
}}

=== Über das Kontextmenü ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument002.png|
Auf dem Bildschirm wird eine Liste gezeigt, in der untereinander verschiedene Dokumente aufgeführt sind. Rechts neben eines jeden Eintrages befindet sich eine Schaltfläche, die mit 3 senkrecht angeordneten Punkten versehen ist. Im Vordergrund ist ein Menü geöffnet. Es enthält eine Liste von Aktionen, die ausgeführt werden können. Zur Verdeutlichung wurden sowohl die 3 Punkte als auch die Aktion Bearbeitung beginnen rot eingerahmt und mit einer Ziffer markiert, 1 für die 3 Punkte, 2 Bearbeitung beginnen.
|Sie haben eine Listenansicht mit Dokumenten, wie beispielsweise dem Inhalt eines Vorganges oder dem Ergebnis einer Suche. Mit Klick auf die drei senkrecht angeordneten Punkte (1) öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' können.
}}

=== Dokument bearbeiten ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument003.png|
Erneut wird obere Teil eines Dokumentes angezeigt. Zur Verdeutlichung wurde eine Schaltfläche am rechten Bildschirmrand rot umrandet, die das Symbold der Microsoft Office Anwendung Word zeigt. Es handelt sich dabei um ein W auf einer Seite mit einer weiteren Seite dahinter.
|Es erscheint zunächst eine Bestätigung, dass die Bearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
Nun ist eine neue Schaltfläche hinzugekommen. Diese Schaltfläche trägt das Symbol der jeweiligen Office-Anwendung. Haben Sie ein Word-Dokument geöffnet, ist dies das dazugehöige ''W'', bei Excel ist es ''E'' usw. Mit ihm können Sie das Dokument '''Lokal in Microsoft Word (oder Excel, etc.) bearbeiten'''. Befanden Sie sich in vorher in der Listen-Ansicht, finden Sie dieses Symbol, wenn Sie erneut auf die drei Punkte klicken. Hatten Sie ein bestimmtes Dokument bereits aufgerufen, befindet sich das Symbol am rechten Bildschirmrand.
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Dialog in Anwendung öffnen.png|Dialogfenster, welches erfragt, ob das Dokument mit einer bestimmten Anwendung geöffnet werden soll.
|Es öffnet sich in manchen Fällen ein Dialog, in dem Sie das entsprechende ausführbare Programm auf Ihrem Rechner auswählen können. Je nach Browser kann die Ansicht variieren.
}}
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Warnmeldung MS Office.jpg|Dialogfeld mit einem Warnhinweis, dass das Dokument Viren enthalten kann. Es wird nach einer Bestätigung verlangt, dass die Datei von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
|In seltenen Fällen bestehen noch technische Hürden, bevor sich das Programm tatsächlich öffnet. Gegebenenfalls müssen Sie zuerst mit '''Ja''' bestätigen, dass die Datei aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
|Danach müssen Sie sich mit Ihren persönlichen Windows-Zugangsdaten noch einmal authentifizieren. Sie können hier, wie bei der Anmeldung am System selbst, die Kerberos-Anmeldung nutzen, damit Sie nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten eingeben müssen. Nun können Sie Ihre gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vornehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Diskettensymbol.png|Es wird das obere Menüband von Word angezeigt. Ganz oben in der linken Ecke befindet sich normalerweise das Symbol einer Diskette, mit dessen Anklicken gespeichert wird. Dieses Speichersymbol ist nun zur Veranschaulichung rot umrandet. Das Symbol selbst hat sich verändert, es sind nun zwei Pfeile, die in einem Kreis angeordnet sind hinzugekommen.
|Um die Änderungen zu speichern, können Sie das Dokument entweder direkt schließen und die folgende Speicherabfrage mit '''Ja''' bestätigen. Alternativ klicken Sie zum Speichern auf das Diskettensymbol oben links.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Das Diskettensymbol ist mit zwei Pfeilen versehen, wodurch Sie erkennen können, dass das Dokument mit dem DMS synchronisiert wird.
}}
{{Hinweis
|Mit dem Speichern und/oder Schließen des Dokumentes haben Sie die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen. Diesen Schritt müssen Sie bewusst vornehmen (s. [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte#Bearbeitung vom Dokument abschließen|Bearbeitung vom Dokument abschließen]]), da das System ansonsten annimmt, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt an dem Dokument weiterarbeiten möchten.
}}

== Bearbeitung vom Dokument abschließen ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung von Dokumenten Abschließen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen, wovon das ganz linke rot ist.
|Wenn Sie das Dokument noch nicht vollständig bearbeitet haben, wird Ihnen dies durch den roten Status rechts neben dem Datei-Icon dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Bearbeitung Abgeschlossen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen. Das dritte Kästchen von links ist grün, das vierte blau.
|Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beendet haben und die Ergebnisse für Ihre Kolleg*innen verfügbar gemacht werden können, können Sie das Dokument freigeben. Auch hierbei können sie die Bearbeitung entweder über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht oder über das Kontextmenü abschließen.

Zum Abschließen der Bearbeitung über die Menüleiste klicken Sie oberhalb der Dokumentenansicht auf den Haken. Über das Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, schließen Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf '''Bearbeitung abschließen''' ab.

Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Das richtige Vorgehen erkennen Sie daran, dass das linke Kästchen im Dokumentstatus wieder von rot zu grau gewechselt ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie keine Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben und dann die Bearbeitung abschließen, bekommen Sie eine Meldung, dass keine neue Version erstellt wurde, da sich das Dokument nicht verändert hat.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Status eines Dokuments finden Sie in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Datei-Status|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

== Bearbeitung vom Dokument verwerfen ==

{{AnleitungAbsatz
|Es besteht auch die Möglichkeit, die Bearbeitung vom Dokument zu verwerfen. Über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht müssen Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Im Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, müssen Sie auf die Schaltfläche '''Löschen (Bearbeitung)''' klicken.

Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die bearbeitete Version wirklich löschen wollen. Wenn Sie die Löschung vornehmen wollen, drücken Sie auf '''Löschen'''. Denken Sie daran, dass die Arbeitsversion dann unwiederbringlich gelöscht wurde!

Wenn Sie die Abfrage mit Löschen bestätigt haben, erhalten Sie eine Meldung, die Ihnen die Löschung bestätigt.
}}
{{Hinweis
|Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein.
}}
{{Ende}}

Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-11-24T13:01:49Z

Jbeckmann27: /* Dokument bearbeiten */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]][[category:Löschen]]{{AnleitungAbsatz
|[[Dokumente]], die sich bereits im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte befinden, können weiterhin bearbeitet werden. Diese Anleitung erläutert, wie Dokumente in Bearbeitung genommen werden können, wie diese Bearbeitungen im System übernommen werden können und wie begonnene Überarbeitungen abgebrochen und zurückgenommen werden können.
}}

== Dokument in Bearbeitung nehmen ==

{{AnleitungAbsatz
|Um Dokumente in Bearbeitung zu nehmen, wählen Sie zuerst das gewünschte Dokument aus. Sie können dieses z.B. über eine Suche finden oder – falls Sie es als Favorit gespeichert haben – über Ihre Favoritenliste.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Verwendung der Suche oder dem Umgang mit Favoriten finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]] und [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten_speichern|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Dokument, das in DMS/eAkte abgelegt wurde, bearbeiten zu können, gibt es grundsätzlich zwei Einstiege: Sie haben die Anzeige, in der mehrere Dokumente angezeigt werden, beispielsweise der Inhalt eines Vorganges, oder das zu bearbeitende Dokument wird Ihnen angezeigt. Die eigentliche Bearbeitung ist nach dem Einstieg in beiden Fällen identisch..
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie auf ein Dokument nur lesenden Zugriff haben und es nicht bearbeiten dürfen, werden Ihnen die zur Bearbeitung benötigten Schaltflächen nicht angeboten.
}}

=== Über die Menüleiste ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument001.png|
Es wird der obere Rand eines Dokumentes angezeigt, das sich in DMS/eAkte befindet. Dort befinden sich unter anderem der Name des Dokumentes, es werden aber auch Verweise zu den Eigenschaften, zu Notizen und Versionen angezeigt. Rechts neben dem Namen befinden sich zwei Schaltflächen, die durch Symbole gekennzeichnet sind. Einmal ein kreisförmiger Pfeil, dann drei Punkte, die senkrecht übereinander stehen. Die drei Punkte sind zur Verdeutlichung rot eingerahmt und mit einer 1 versehen. Im Vordergrund ist ein Untermenü geöffnet. Dort ist der Eintrag Bearbeitung beginnen hervorgehoben und mit einer 2 markiert.|
Sie haben das Dokument, das bearbeitet werden soll, bereits aufgerufen. Klicken Sie nun auf das 3-Punkt-Symbol in der Menüleiste (1). Dadurch öffnet sich ein Untermenü, worin Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' (2). Weiter geht es bei [[Dokument bearbeiten]].
}}

=== Über das Kontextmenü ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument002.png|
Auf dem Bildschirm wird eine Liste gezeigt, in der untereinander verschiedene Dokumente aufgeführt sind. Rechts neben eines jeden Eintrages befindet sich eine Schaltfläche, die mit 3 senkrecht angeordneten Punkten versehen ist. Im Vordergrund ist ein Menü geöffnet. Es enthält eine Liste von Aktionen, die ausgeführt werden können. Zur Verdeutlichung wurden sowohl die 3 Punkte als auch die Aktion Bearbeitung beginnen rot eingerahmt und mit einer Ziffer markiert, 1 für die 3 Punkte, 2 Bearbeitung beginnen.
|Sie haben eine Listenansicht mit Dokumenten, wie beispielsweise dem Inhalt eines Vorganges oder dem Ergebnis einer Suche. Mit Klick auf die drei senkrecht angeordneten Punkte (1) öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' können.
}}

=== Dokument bearbeiten ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument003.png|
|Erneut wird obere Teil eines Dokumentes angezeigt. Zur Verdeutlichung wurde eine Schaltfläche am rechten Bildschirmrand rot umrandet, die das Symbold der Microsoft Office Anwendung Word zeigt. Es handelt sich dabei um ein W auf einer Seite mit einer weiteren Seite dahinter.
|Es erscheint zunächst eine Bestätigung, dass die Bearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
Nun ist eine neue Schaltfläche hinzugekommen. Diese Schaltfläche trägt das Symbol der jeweiligen Office-Anwendung. Haben Sie ein Word-Dokument geöffnet, ist dies das dazugehöige ''W'', bei Excel ist es ''E'' usw. Mit ihm können Sie das Dokument '''Lokal in Microsoft Word (oder Excel, etc.) bearbeiten'''. Befanden Sie sich in vorher in der Listen-Ansicht, finden Sie dieses Symbol, wenn Sie erneut auf die drei Punkte klicken. Hatten Sie ein bestimmtes Dokument bereits aufgerufen, befindet sich das Symbol am rechten Bildschirmrand.
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Dialog in Anwendung öffnen.png|Dialogfenster, welches erfragt, ob das Dokument mit einer bestimmten Anwendung geöffnet werden soll.
|Es öffnet sich in manchen Fällen ein Dialog, in dem Sie das entsprechende ausführbare Programm auf Ihrem Rechner auswählen können. Je nach Browser kann die Ansicht variieren.
}}
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Warnmeldung MS Office.jpg|Dialogfeld mit einem Warnhinweis, dass das Dokument Viren enthalten kann. Es wird nach einer Bestätigung verlangt, dass die Datei von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
|In seltenen Fällen bestehen noch technische Hürden, bevor sich das Programm tatsächlich öffnet. Gegebenenfalls müssen Sie zuerst mit '''Ja''' bestätigen, dass die Datei aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
|Danach müssen Sie sich mit Ihren persönlichen Windows-Zugangsdaten noch einmal authentifizieren. Sie können hier, wie bei der Anmeldung am System selbst, die Kerberos-Anmeldung nutzen, damit Sie nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten eingeben müssen. Nun können Sie Ihre gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vornehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Diskettensymbol.png|Es wird das obere Menüband von Word angezeigt. Ganz oben in der linken Ecke befindet sich normalerweise das Symbol einer Diskette, mit dessen Anklicken gespeichert wird. Dieses Speichersymbol ist nun zur Veranschaulichung rot umrandet. Das Symbol selbst hat sich verändert, es sind nun zwei Pfeile, die in einem Kreis angeordnet sind hinzugekommen.
|Um die Änderungen zu speichern, können Sie das Dokument entweder direkt schließen und die folgende Speicherabfrage mit '''Ja''' bestätigen. Alternativ klicken Sie zum Speichern auf das Diskettensymbol oben links.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Das Diskettensymbol ist mit zwei Pfeilen versehen, wodurch Sie erkennen können, dass das Dokument mit dem DMS synchronisiert wird.
}}
{{Hinweis
|Mit dem Speichern und/oder Schließen des Dokumentes haben Sie die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen. Diesen Schritt müssen Sie bewusst vornehmen (s. [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte#Bearbeitung vom Dokument abschließen|Bearbeitung vom Dokument abschließen]]), da das System ansonsten annimmt, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt an dem Dokument weiterarbeiten möchten.
}}

== Bearbeitung vom Dokument abschließen ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung von Dokumenten Abschließen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen, wovon das ganz linke rot ist.
|Wenn Sie das Dokument noch nicht vollständig bearbeitet haben, wird Ihnen dies durch den roten Status rechts neben dem Datei-Icon dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Bearbeitung Abgeschlossen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen. Das dritte Kästchen von links ist grün, das vierte blau.
|Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beendet haben und die Ergebnisse für Ihre Kolleg*innen verfügbar gemacht werden können, können Sie das Dokument freigeben. Auch hierbei können sie die Bearbeitung entweder über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht oder über das Kontextmenü abschließen.

Zum Abschließen der Bearbeitung über die Menüleiste klicken Sie oberhalb der Dokumentenansicht auf den Haken. Über das Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, schließen Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf '''Bearbeitung abschließen''' ab.

Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Das richtige Vorgehen erkennen Sie daran, dass das linke Kästchen im Dokumentstatus wieder von rot zu grau gewechselt ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie keine Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben und dann die Bearbeitung abschließen, bekommen Sie eine Meldung, dass keine neue Version erstellt wurde, da sich das Dokument nicht verändert hat.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Status eines Dokuments finden Sie in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Datei-Status|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

== Bearbeitung vom Dokument verwerfen ==

{{AnleitungAbsatz
|Es besteht auch die Möglichkeit, die Bearbeitung vom Dokument zu verwerfen. Über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht müssen Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Im Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, müssen Sie auf die Schaltfläche '''Löschen (Bearbeitung)''' klicken.

Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die bearbeitete Version wirklich löschen wollen. Wenn Sie die Löschung vornehmen wollen, drücken Sie auf '''Löschen'''. Denken Sie daran, dass die Arbeitsversion dann unwiederbringlich gelöscht wurde!

Wenn Sie die Abfrage mit Löschen bestätigt haben, erhalten Sie eine Meldung, die Ihnen die Löschung bestätigt.
}}
{{Hinweis
|Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein.
}}
{{Ende}}

Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-11-24T13:00:58Z

Jbeckmann27: /* Über die Menüleiste */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]][[category:Löschen]]{{AnleitungAbsatz
|[[Dokumente]], die sich bereits im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte befinden, können weiterhin bearbeitet werden. Diese Anleitung erläutert, wie Dokumente in Bearbeitung genommen werden können, wie diese Bearbeitungen im System übernommen werden können und wie begonnene Überarbeitungen abgebrochen und zurückgenommen werden können.
}}

== Dokument in Bearbeitung nehmen ==

{{AnleitungAbsatz
|Um Dokumente in Bearbeitung zu nehmen, wählen Sie zuerst das gewünschte Dokument aus. Sie können dieses z.B. über eine Suche finden oder – falls Sie es als Favorit gespeichert haben – über Ihre Favoritenliste.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Verwendung der Suche oder dem Umgang mit Favoriten finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]] und [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten_speichern|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Dokument, das in DMS/eAkte abgelegt wurde, bearbeiten zu können, gibt es grundsätzlich zwei Einstiege: Sie haben die Anzeige, in der mehrere Dokumente angezeigt werden, beispielsweise der Inhalt eines Vorganges, oder das zu bearbeitende Dokument wird Ihnen angezeigt. Die eigentliche Bearbeitung ist nach dem Einstieg in beiden Fällen identisch..
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie auf ein Dokument nur lesenden Zugriff haben und es nicht bearbeiten dürfen, werden Ihnen die zur Bearbeitung benötigten Schaltflächen nicht angeboten.
}}

=== Über die Menüleiste ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument001.png|
Es wird der obere Rand eines Dokumentes angezeigt, das sich in DMS/eAkte befindet. Dort befinden sich unter anderem der Name des Dokumentes, es werden aber auch Verweise zu den Eigenschaften, zu Notizen und Versionen angezeigt. Rechts neben dem Namen befinden sich zwei Schaltflächen, die durch Symbole gekennzeichnet sind. Einmal ein kreisförmiger Pfeil, dann drei Punkte, die senkrecht übereinander stehen. Die drei Punkte sind zur Verdeutlichung rot eingerahmt und mit einer 1 versehen. Im Vordergrund ist ein Untermenü geöffnet. Dort ist der Eintrag Bearbeitung beginnen hervorgehoben und mit einer 2 markiert.|
Sie haben das Dokument, das bearbeitet werden soll, bereits aufgerufen. Klicken Sie nun auf das 3-Punkt-Symbol in der Menüleiste (1). Dadurch öffnet sich ein Untermenü, worin Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' (2). Weiter geht es bei [[Dokument bearbeiten]].
}}

=== Über das Kontextmenü ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument002.png|
Auf dem Bildschirm wird eine Liste gezeigt, in der untereinander verschiedene Dokumente aufgeführt sind. Rechts neben eines jeden Eintrages befindet sich eine Schaltfläche, die mit 3 senkrecht angeordneten Punkten versehen ist. Im Vordergrund ist ein Menü geöffnet. Es enthält eine Liste von Aktionen, die ausgeführt werden können. Zur Verdeutlichung wurden sowohl die 3 Punkte als auch die Aktion Bearbeitung beginnen rot eingerahmt und mit einer Ziffer markiert, 1 für die 3 Punkte, 2 Bearbeitung beginnen.
|Sie haben eine Listenansicht mit Dokumenten, wie beispielsweise dem Inhalt eines Vorganges oder dem Ergebnis einer Suche. Mit Klick auf die drei senkrecht angeordneten Punkte (1) öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' können.
}}

=== Dokument bearbeiten ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument003.png|
|Erneut wird obere Teil eines Dokumentes angezeigt. Zur Verdeutlichung wurde eine Schaltfläche am rechten Bildschirmrand rot umrandet, die das Symbold der Microsoft Office Anwendung Word zeigt. Es handelt sich dabei um ein W auf einer Seite mit einer weiteren Seite dahinter.
|Es erscheint zunächst eine Bestätigung, dass die Bearbeitung erfolgreich gestartet wurde. 
Nun ist eine neue Schaltfläche hinzugekommen. Diese Schaltfläche trägt das Symbol der jeweiligen Office-Anwendung. Haben Sie ein Word-Dokument geöffnet, ist dies das dazugehöige ''W'', bei Excel ist es ''E'' usw. Mit ihm können Sie das Dokument '''Lokal in Microsoft Word (oder Excel, etc.) bearbeiten'''. Befanden Sie sich in vorher in der Listen-Ansicht, finden Sie dieses Symbol, wenn Sie erneut auf die drei Punkte klicken. Hatten Sie ein bestimmtes Dokument bereits aufgerufen, befindet sich das Symbol am rechten Bildschirmrand.
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Dialog in Anwendung öffnen.png|Dialogfenster, welches erfragt, ob das Dokument mit einer bestimmten Anwendung geöffnet werden soll.
|Es öffnet sich in manchen Fällen ein Dialog, in dem Sie das entsprechende ausführbare Programm auf Ihrem Rechner auswählen können. Je nach Browser kann die Ansicht variieren.
}}
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Warnmeldung MS Office.jpg|Dialogfeld mit einem Warnhinweis, dass das Dokument Viren enthalten kann. Es wird nach einer Bestätigung verlangt, dass die Datei von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
|In seltenen Fällen bestehen noch technische Hürden, bevor sich das Programm tatsächlich öffnet. Gegebenenfalls müssen Sie zuerst mit '''Ja''' bestätigen, dass die Datei aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
|Danach müssen Sie sich mit Ihren persönlichen Windows-Zugangsdaten noch einmal authentifizieren. Sie können hier, wie bei der Anmeldung am System selbst, die Kerberos-Anmeldung nutzen, damit Sie nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten eingeben müssen. Nun können Sie Ihre gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vornehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Diskettensymbol.png|Es wird das obere Menüband von Word angezeigt. Ganz oben in der linken Ecke befindet sich normalerweise das Symbol einer Diskette, mit dessen Anklicken gespeichert wird. Dieses Speichersymbol ist nun zur Veranschaulichung rot umrandet. Das Symbol selbst hat sich verändert, es sind nun zwei Pfeile, die in einem Kreis angeordnet sind hinzugekommen.
|Um die Änderungen zu speichern, können Sie das Dokument entweder direkt schließen und die folgende Speicherabfrage mit '''Ja''' bestätigen. Alternativ klicken Sie zum Speichern auf das Diskettensymbol oben links.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Das Diskettensymbol ist mit zwei Pfeilen versehen, wodurch Sie erkennen können, dass das Dokument mit dem DMS synchronisiert wird.
}}
{{Hinweis
|Mit dem Speichern und/oder Schließen des Dokumentes haben Sie die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen. Diesen Schritt müssen Sie bewusst vornehmen (s. [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte#Bearbeitung vom Dokument abschließen|Bearbeitung vom Dokument abschließen]]), da das System ansonsten annimmt, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt an dem Dokument weiterarbeiten möchten.
}}

== Bearbeitung vom Dokument abschließen ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung von Dokumenten Abschließen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen, wovon das ganz linke rot ist.
|Wenn Sie das Dokument noch nicht vollständig bearbeitet haben, wird Ihnen dies durch den roten Status rechts neben dem Datei-Icon dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Bearbeitung Abgeschlossen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen. Das dritte Kästchen von links ist grün, das vierte blau.
|Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beendet haben und die Ergebnisse für Ihre Kolleg*innen verfügbar gemacht werden können, können Sie das Dokument freigeben. Auch hierbei können sie die Bearbeitung entweder über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht oder über das Kontextmenü abschließen.

Zum Abschließen der Bearbeitung über die Menüleiste klicken Sie oberhalb der Dokumentenansicht auf den Haken. Über das Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, schließen Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf '''Bearbeitung abschließen''' ab.

Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Das richtige Vorgehen erkennen Sie daran, dass das linke Kästchen im Dokumentstatus wieder von rot zu grau gewechselt ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie keine Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben und dann die Bearbeitung abschließen, bekommen Sie eine Meldung, dass keine neue Version erstellt wurde, da sich das Dokument nicht verändert hat.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Status eines Dokuments finden Sie in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Datei-Status|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

== Bearbeitung vom Dokument verwerfen ==

{{AnleitungAbsatz
|Es besteht auch die Möglichkeit, die Bearbeitung vom Dokument zu verwerfen. Über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht müssen Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Im Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, müssen Sie auf die Schaltfläche '''Löschen (Bearbeitung)''' klicken.

Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die bearbeitete Version wirklich löschen wollen. Wenn Sie die Löschung vornehmen wollen, drücken Sie auf '''Löschen'''. Denken Sie daran, dass die Arbeitsversion dann unwiederbringlich gelöscht wurde!

Wenn Sie die Abfrage mit Löschen bestätigt haben, erhalten Sie eine Meldung, die Ihnen die Löschung bestätigt.
}}
{{Hinweis
|Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein.
}}
{{Ende}}

Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-11-24T13:00:20Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]][[category:Löschen]]{{AnleitungAbsatz
|[[Dokumente]], die sich bereits im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte befinden, können weiterhin bearbeitet werden. Diese Anleitung erläutert, wie Dokumente in Bearbeitung genommen werden können, wie diese Bearbeitungen im System übernommen werden können und wie begonnene Überarbeitungen abgebrochen und zurückgenommen werden können.
}}

== Dokument in Bearbeitung nehmen ==

{{AnleitungAbsatz
|Um Dokumente in Bearbeitung zu nehmen, wählen Sie zuerst das gewünschte Dokument aus. Sie können dieses z.B. über eine Suche finden oder – falls Sie es als Favorit gespeichert haben – über Ihre Favoritenliste.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Verwendung der Suche oder dem Umgang mit Favoriten finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]] und [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten_speichern|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Dokument, das in DMS/eAkte abgelegt wurde, bearbeiten zu können, gibt es grundsätzlich zwei Einstiege: Sie haben die Anzeige, in der mehrere Dokumente angezeigt werden, beispielsweise der Inhalt eines Vorganges, oder das zu bearbeitende Dokument wird Ihnen angezeigt. Die eigentliche Bearbeitung ist nach dem Einstieg in beiden Fällen identisch..
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie auf ein Dokument nur lesenden Zugriff haben und es nicht bearbeiten dürfen, werden Ihnen die zur Bearbeitung benötigten Schaltflächen nicht angeboten.
}}

=== Über die Menüleiste ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument001.png|
Es wird der obere Rand eines Dokumentes angezeigt, das sich in DMS/eAkte befindet. Dort befinden sich unter anderem der Name des Dokumentes, es werden aber auch Verweise zu den Eigenschaften, zu Notizen und Versionen angezeigt. Rechts neben dem Namen befinden sich zwei Schaltflächen, die durch Symbole gekennzeichnet sind. Einmal ein kreisförmiger Pfeil, dann drei Punkte, die senkrecht übereinander stehen. Die drei Punkte sind zur Verdeutlichung rot eingerahmt und mit einer 1 versehen. Im Vordergrund ist ein Untermenü geöffnet. Dort ist der Eintrag Bearbeitung beginnen hervorgehoben und mit einer 2 markiert.|
Sie haben das Dokument, das bearbeitet werden soll, bereits aufgerufen. Klicken Sie nun auf das 3-Punkt-Symbol in der Menüleiste (1). Dadurch öffnet sich ein Untermenü, worin Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' (2). Weiter geht es bei [[Dokument bearbeiten]].
}}

=== Über das Kontextmenü ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument002.png|
Auf dem Bildschirm wird eine Liste gezeigt, in der untereinander verschiedene Dokumente aufgeführt sind. Rechts neben eines jeden Eintrages befindet sich eine Schaltfläche, die mit 3 senkrecht angeordneten Punkten versehen ist. Im Vordergrund ist ein Menü geöffnet. Es enthält eine Liste von Aktionen, die ausgeführt werden können. Zur Verdeutlichung wurden sowohl die 3 Punkte als auch die Aktion Bearbeitung beginnen rot eingerahmt und mit einer Ziffer markiert, 1 für die 3 Punkte, 2 Bearbeitung beginnen.
|Sie haben eine Listenansicht mit Dokumenten, wie beispielsweise dem Inhalt eines Vorganges oder dem Ergebnis einer Suche. Mit Klick auf die drei senkrecht angeordneten Punkte (1) öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' können.
}}

=== Dokument bearbeiten ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument003.png|
|Erneut wird obere Teil eines Dokumentes angezeigt. Zur Verdeutlichung wurde eine Schaltfläche am rechten Bildschirmrand rot umrandet, die das Symbold der Microsoft Office Anwendung Word zeigt. Es handelt sich dabei um ein W auf einer Seite mit einer weiteren Seite dahinter.
|Es erscheint zunächst eine Bestätigung, dass die Bearbeitung erfolgreich gestartet wurde. 
Nun ist eine neue Schaltfläche hinzugekommen. Diese Schaltfläche trägt das Symbol der jeweiligen Office-Anwendung. Haben Sie ein Word-Dokument geöffnet, ist dies das dazugehöige ''W'', bei Excel ist es ''E'' usw. Mit ihm können Sie das Dokument '''Lokal in Microsoft Word (oder Excel, etc.) bearbeiten'''. Befanden Sie sich in vorher in der Listen-Ansicht, finden Sie dieses Symbol, wenn Sie erneut auf die drei Punkte klicken. Hatten Sie ein bestimmtes Dokument bereits aufgerufen, befindet sich das Symbol am rechten Bildschirmrand.
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Dialog in Anwendung öffnen.png|Dialogfenster, welches erfragt, ob das Dokument mit einer bestimmten Anwendung geöffnet werden soll.
|Es öffnet sich in manchen Fällen ein Dialog, in dem Sie das entsprechende ausführbare Programm auf Ihrem Rechner auswählen können. Je nach Browser kann die Ansicht variieren.
}}
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Warnmeldung MS Office.jpg|Dialogfeld mit einem Warnhinweis, dass das Dokument Viren enthalten kann. Es wird nach einer Bestätigung verlangt, dass die Datei von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
|In seltenen Fällen bestehen noch technische Hürden, bevor sich das Programm tatsächlich öffnet. Gegebenenfalls müssen Sie zuerst mit '''Ja''' bestätigen, dass die Datei aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
|Danach müssen Sie sich mit Ihren persönlichen Windows-Zugangsdaten noch einmal authentifizieren. Sie können hier, wie bei der Anmeldung am System selbst, die Kerberos-Anmeldung nutzen, damit Sie nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten eingeben müssen. Nun können Sie Ihre gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vornehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Diskettensymbol.png|Es wird das obere Menüband von Word angezeigt. Ganz oben in der linken Ecke befindet sich normalerweise das Symbol einer Diskette, mit dessen Anklicken gespeichert wird. Dieses Speichersymbol ist nun zur Veranschaulichung rot umrandet. Das Symbol selbst hat sich verändert, es sind nun zwei Pfeile, die in einem Kreis angeordnet sind hinzugekommen.
|Um die Änderungen zu speichern, können Sie das Dokument entweder direkt schließen und die folgende Speicherabfrage mit '''Ja''' bestätigen. Alternativ klicken Sie zum Speichern auf das Diskettensymbol oben links.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Das Diskettensymbol ist mit zwei Pfeilen versehen, wodurch Sie erkennen können, dass das Dokument mit dem DMS synchronisiert wird.
}}
{{Hinweis
|Mit dem Speichern und/oder Schließen des Dokumentes haben Sie die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen. Diesen Schritt müssen Sie bewusst vornehmen (s. [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte#Bearbeitung vom Dokument abschließen|Bearbeitung vom Dokument abschließen]]), da das System ansonsten annimmt, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt an dem Dokument weiterarbeiten möchten.
}}

== Bearbeitung vom Dokument abschließen ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung von Dokumenten Abschließen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen, wovon das ganz linke rot ist.
|Wenn Sie das Dokument noch nicht vollständig bearbeitet haben, wird Ihnen dies durch den roten Status rechts neben dem Datei-Icon dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Bearbeitung Abgeschlossen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen. Das dritte Kästchen von links ist grün, das vierte blau.
|Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beendet haben und die Ergebnisse für Ihre Kolleg*innen verfügbar gemacht werden können, können Sie das Dokument freigeben. Auch hierbei können sie die Bearbeitung entweder über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht oder über das Kontextmenü abschließen.

Zum Abschließen der Bearbeitung über die Menüleiste klicken Sie oberhalb der Dokumentenansicht auf den Haken. Über das Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, schließen Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf '''Bearbeitung abschließen''' ab.

Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Das richtige Vorgehen erkennen Sie daran, dass das linke Kästchen im Dokumentstatus wieder von rot zu grau gewechselt ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie keine Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben und dann die Bearbeitung abschließen, bekommen Sie eine Meldung, dass keine neue Version erstellt wurde, da sich das Dokument nicht verändert hat.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Status eines Dokuments finden Sie in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Datei-Status|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

== Bearbeitung vom Dokument verwerfen ==

{{AnleitungAbsatz
|Es besteht auch die Möglichkeit, die Bearbeitung vom Dokument zu verwerfen. Über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht müssen Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Im Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, müssen Sie auf die Schaltfläche '''Löschen (Bearbeitung)''' klicken.

Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die bearbeitete Version wirklich löschen wollen. Wenn Sie die Löschung vornehmen wollen, drücken Sie auf '''Löschen'''. Denken Sie daran, dass die Arbeitsversion dann unwiederbringlich gelöscht wurde!

Wenn Sie die Abfrage mit Löschen bestätigt haben, erhalten Sie eine Meldung, die Ihnen die Löschung bestätigt.
}}
{{Hinweis
|Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein.
}}
{{Ende}}

Datei:Diskettensymbol.png

2023-11-24T13:00:02Z

Jbeckmann27: Jbeckmann27 lud eine neue Version von Datei:Diskettensymbol.png hoch

Datei:Dokument003.png

2023-11-24T12:50:18Z

Jbeckmann27:

Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-11-24T12:39:33Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]][[category:Löschen]]{{AnleitungAbsatz
|[[Dokumente]], die sich bereits im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte befinden, können weiterhin bearbeitet werden. Diese Anleitung erläutert, wie Dokumente in Bearbeitung genommen werden können, wie diese Bearbeitungen im System übernommen werden können und wie begonnene Überarbeitungen abgebrochen und zurückgenommen werden können.
}}

== Dokument in Bearbeitung nehmen ==

{{AnleitungAbsatz
|Um Dokumente in Bearbeitung zu nehmen, wählen Sie zuerst das gewünschte Dokument aus. Sie können dieses z.B. über eine Suche finden oder – falls Sie es als Favorit gespeichert haben – über Ihre Favoritenliste.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Verwendung der Suche oder dem Umgang mit Favoriten finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]] und [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten_speichern|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Um ein Dokument, das in DMS/eAkte abgelegt wurde, bearbeiten zu können, gibt es grundsätzlich zwei Einstiege: Sie haben die Anzeige, in der mehrere Dokumente angezeigt werden, beispielsweise der Inhalt eines Vorganges, oder das zu bearbeitende Dokument wird Ihnen angezeigt. Die eigentliche Bearbeitung ist nach dem Einstieg in beiden Fällen identisch..
}}

{{Hinweis
|Wenn Sie auf ein Dokument nur lesenden Zugriff haben und es nicht bearbeiten dürfen, werden Ihnen die zur Bearbeitung benötigten Schaltflächen nicht angeboten.
}}

=== Über die Menüleiste ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument001.png|
Es wird der obere Rand eines Dokumentes angezeigt, das sich in DMS/eAkte befindet. Rechts neben dem Namen befinden sich zwei Schaltflächen, die durch Symbole gekennzeichnet sind. Einmal ein kreisförmiger Pfeil, dann drei Punkte, die senkrecht übereinander stehen. Die drei Punkte sind zur Verdeutlichung rot eingerahmt und mit einer 1 versehen. Im Vordergrund ist ein Untermenü geöffnet. Dort ist der Eintrag Bearbeitung beginnen hervorgehoben und mit einer 2 markiert.|
Sie haben das Dokument, das bearbeitet werden soll, bereits aufgerufen. Klicken Sie nun auf das 3-Punkt-Symbol in der Menüleiste (1). Dadurch öffnet sich ein Untermenü, worin Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' (2). Weiter geht es bei [[Dokument bearbeiten]].
}}

=== Über das Kontextmenü ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument002.png|
Auf dem Bildschirm wird eine Liste gezeigt, in der untereinander verschiedene Dokumente aufgeführt sind. Rechts neben eines jeden Eintrages befindet sich eine Schaltfläche, die mit 3 senkrecht angeordneten Punkten versehen ist. Im Vordergrund ist ein Menü geöffnet. Es enthält eine Liste von Aktionen, die ausgeführt werden können. Zur Verdeutlichung wurden sowohl die 3 Punkte als auch die Aktion Bearbeitung beginnen rot eingerahmt und mit einer Ziffer markiert, 1 für die 3 Punkte, 2 Bearbeitung beginnen.
|Sie haben eine Listenansicht mit Dokumenten, wie beispielsweise dem Inhalt eines Vorganges oder dem Ergebnis einer Suche. Mit Klick auf die drei senkrecht angeordneten Punkte (1) öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie mit der '''Bearbeitung beginnen''' können.
}}

=== Mit der Bearbeitung beginnen ===

{{AnleitungAbsatz
|Es erscheint zunächst eine Bestätigung, dass die Bearbeitung erfolgreich gestartet wurde. 
Es ist eine neue Schaltfläche hinzugekommen. Diese Schaltfläche trägt das Symbol der jeweiligen Office-Anwendung. Haben Sie ein Word-Dokument geöffnet, ist dies das dazugehöige ''W'', bei Excel ist es ''E'' usw. Mit ihm können Sie das Dokument '''Lokal in Microsoft Word (oder Excel, etc.) bearbeiten'''. Befanden Sie sich in vorher in der Listen-Ansicht, finden Sie dieses Symbol, wenn Sie erneut auf die drei Punkte klicken. Hatten Sie ein bestimmtes Dokument bereits aufgerufen, befindet sich das Symbol am rechten Bildschirmrand.
}}

{{AnleitungAbsatz
|'''Die nachfolgenden Schritte sind identisch mit dem Vorgehen über die Menüleiste in der Dokumentenansicht.'''
}}
{{AnleitungScreenshot|Dialog in Anwendung öffnen.png|Dialogfenster, welches erfragt, ob das Dokument mit einer bestimmten Anwendung geöffnet werden soll.
|Es öffnet sich in manchen Fällen ein Dialog, in dem Sie das entsprechende ausführbare Programm auf Ihrem Rechner auswählen können. Je nach Browser kann die Ansicht variieren.
}}
{{Hinweis
|{{AnleitungScreenshot|Warnmeldung MS Office.jpg|Dialogfeld mit einem Warnhinweis, dass das Dokument Viren enthalten kann. Es wird nach einer Bestätigung verlangt, dass die Datei von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
|In seltenen Fällen bestehen noch technische Hürden, bevor sich das Programm tatsächlich öffnet. Gegebenenfalls müssen Sie zuerst mit '''Ja''' bestätigen, dass die Datei aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
|Danach müssen Sie sich mit Ihren persönlichen Windows-Zugangsdaten noch einmal authentifizieren. Sie können hier, wie bei der Anmeldung am System selbst, die Kerberos-Anmeldung nutzen, damit Sie nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten eingeben müssen. Nun können Sie Ihre gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vornehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Diskettensymbol.png|Diskette, davor zwei Pfeilen in Kreisform
|Um die Änderungen zu speichern, können Sie das Dokument entweder direkt schließen und die folgende Speicherabfrage mit '''Ja''' bestätigen. Alternativ klicken Sie zum Speichern auf das Diskettensymbol oben links.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Das Diskettensymbol ist mit zwei Pfeilen versehen, wodurch Sie erkennen können, dass das Dokument mit dem DMS synchronisiert wird.
}}
{{Hinweis
|Mit dem Speichern und/oder Schließen des Dokumentes haben Sie die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen. Diesen Schritt müssen Sie bewusst vornehmen (s. [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte#Bearbeitung vom Dokument abschließen|Bearbeitung vom Dokument abschließen]]), da das System ansonsten annimmt, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt an dem Dokument weiterarbeiten möchten.
}}

== Bearbeitung vom Dokument abschließen ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung von Dokumenten Abschließen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen, wovon das ganz linke rot ist.
|Wenn Sie das Dokument noch nicht vollständig bearbeitet haben, wird Ihnen dies durch den roten Status rechts neben dem Datei-Icon dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot|Bearbeitung Abgeschlossen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen. Das dritte Kästchen von links ist grün, das vierte blau.
|Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beendet haben und die Ergebnisse für Ihre Kolleg*innen verfügbar gemacht werden können, können Sie das Dokument freigeben. Auch hierbei können sie die Bearbeitung entweder über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht oder über das Kontextmenü abschließen.

Zum Abschließen der Bearbeitung über die Menüleiste klicken Sie oberhalb der Dokumentenansicht auf den Haken. Über das Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, schließen Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf '''Bearbeitung abschließen''' ab.

Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Das richtige Vorgehen erkennen Sie daran, dass das linke Kästchen im Dokumentstatus wieder von rot zu grau gewechselt ist.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie keine Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben und dann die Bearbeitung abschließen, bekommen Sie eine Meldung, dass keine neue Version erstellt wurde, da sich das Dokument nicht verändert hat.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Status eines Dokuments finden Sie in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Datei-Status|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

== Bearbeitung vom Dokument verwerfen ==

{{AnleitungAbsatz
|Es besteht auch die Möglichkeit, die Bearbeitung vom Dokument zu verwerfen. Über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht müssen Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Im Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, müssen Sie auf die Schaltfläche '''Löschen (Bearbeitung)''' klicken.

Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die bearbeitete Version wirklich löschen wollen. Wenn Sie die Löschung vornehmen wollen, drücken Sie auf '''Löschen'''. Denken Sie daran, dass die Arbeitsversion dann unwiederbringlich gelöscht wurde!

Wenn Sie die Abfrage mit Löschen bestätigt haben, erhalten Sie eine Meldung, die Ihnen die Löschung bestätigt.
}}
{{Hinweis
|Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein.
}}
{{Ende}}

Datei:Dokument002.png

2023-11-24T12:35:30Z

Jbeckmann27:

Datei:Dokument001.png

2023-11-24T11:23:30Z

Jbeckmann27:

Widgets in Kontextmenüansicht anordnen

2023-11-23T12:23:17Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]]{{AnleitungAbsatz
|Mit Hilfe des Kontextmenüs können Sie verschiedene Anwendungen von DMS/eAkte starten.

}}

{{AnleitungScreenshotGroß|Widgets001.png|Im Hintergrund ist der Aktenplan abgebildet. Der Mauszeiger weist auf das Kontextmenü in der oberen Leiste, das am rechten Rand durch ein Symbold, bestehend aus drei mal drei kleinen Quadraten, aufgerufen werden kann. Dieses ist nun geöffnet im Vordergrund und enthält, verschiedene andere Widgets, also kachelartige Schaltflächen, die auf adndere Anwendungen verweisen, wie zum Beispiel Persönlicher Bereich oder Prozesse.
|Über die 3*3 Schaltfläche rufen Sie dieses Kontextmenü auf. Es enthält neben einer Schaltfläche, die Sie zur '''Startseite''' bringt, sämltiche Anwendungen, dargestellt durch Widgets. Mit einem Klick auf ein Widget öffnet sich die gewählte Anwendung.
}}

{{AnleitungAbsatz
|Die Reihenfolge, in der die Widgets angezeigt werden, können Sie nach Ihren Bedürfnissen ändern, beispielsweise in dem Sie die am häufigsten verwendeten nach oben sortieren.

}}

{{AnleitungAbsatz
|Klicken Sie dazu auf das Widget '''Konfiguration'''. woraufhin sich das Konfigurationsmenü öffnet. Unterhalb von ''Erscheinungsbild'' finden Sie den Eintrag ''Startseite''. Klicken Sie dort auf '''Gruppieren''' und gehen Sie zu '''Alle Features'''. Dort sind alle Widgets aufgeführt. Rechts neben den Widgets ist eine graue Doppellinie. Gehen Sie mit der Maus darauf und "halten" Sie diese fest. Dann können Sie das Widget nach oben oder unten verschieben.

}}

{{AnleitungAbsatz
|Darüberhinaus können Sie bestimmte Widgets als '''Favoriten''' festlegen. Klicken Sie dazu auf das '''Plus''' rechts neben '''Favoriten''' und Sie können Ihr favorisiertes Widget auswählen. Die '''Favoriten''' werden nun, wenn Sie die 3*3 Schaltfläche betätigen, zuoberst angezeigt.

}}

{{AnleitungAbsatz
|Sie können außerdem eine eigene '''Gruppierung hinzufügen'''. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche, geben Sie der Gruppierung einen Namen und wählen Sie ein Widget aus. Diese Gruppierung wird dann unterhalb von '''Alle Features''' angezeigt.

}}

{{AnleitungAbsatz
|Natürlich können Sie die Widgets aus '''Favoriten''' und ''eigene Gruppierungen'' wieder entfernen, indem Sie auf den '''Mülleimer''' klicken. Ebenso lassen sich die von Ihnen angelegten Gruppierungen wieder entfernen.

}}

Datei:Widgets001.png

2023-11-23T11:58:29Z

Jbeckmann27:

Widgets in Kontextmenüansicht anordnen

2023-11-23T11:58:11Z

Jbeckmann27: Die Seite wurde neu angelegt: „{{Anleitung}}category:Basisanleitungen{{AnleitungAbsatz |Mit Hilfe des Kontextmenüs können Sie verschiedene Anwendungen von DMS/eAkte starten. }} {{AnleitungScreenshotGroß|Widgets001.png|Im Hintergrund ist der Aktenplan abgebildet. Der Mauszeiger weist auf das Kontextmenü in der oberen Leiste, das am rechten Rand durch ein Symbold, bestehend aus drei mal drei kleinen Quadraten, aufgerufen werden kann. Dieses ist nun geöffnet im Vordergrund und…“

Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-11-17T12:55:55Z

Jbeckmann27: /* Über den Aktenplan */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[kategorie:Ablage]][[kategorie:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte bietet, um eine oder mehrere Dateien direkt über eine {{Tooltip|Akte}} oder {{Tooltip|Vorgang}} oder über den {{Tooltip|Aktenplan}} abzulegen.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie auf der [https://uni-bielefeld.cloud.panopto.eu/Panopto/Pages/Viewer.aspx?id=db8036ae-394d-41da-bf5a-acc300e12065 Videoplattform Panopto].
}}
__FORCETOC__
== Ablegen von einzelnen Dateien ==

=== Über den Aktenplan ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan neu Dokument drag drop.png|Im Hintergrund der linken Bildschirmhälfte ist der Aktenplan abgebildet. Ein Aktenplanelement ist bis auf Ebene der Vorgänge aufgeklappt. Auf der rechten Bildschirmseite ist eine Maske zur Eingabe von Metadaten abgebildet. Vor dem Aktenplan ist der Explorer geöffnet, eine Datei daraus wird auf einen Vorgang gezogen, der Vorgang ist markiert.
|Wenn Sie Dokumente direkt über den Aktenplan ablegen wollen, rufen Sie über das Dashboard den Aktenplan auf und öffnen Sie die Akte, in der ein Dokument abgelegt werden soll. Öffnen Sie den Explorer und ziehen Sie die abzulegende Datei aus dem Explorer in den Aktenplan. Der ausgewählte Vorgang ist farblich markiert. Gleichzeitig wird der Ablage-Dialog geöffnet. Lassen Sie die Datei über den Zielordner los, füllen auf der rechten Seite die Metadaten entsprechend aus und schließen mit '''Speichern'''.
}}

=== Innerhalb des Vorganges ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie können einzelne oder auch mehrere Dateien per Drag-and-drop im Dokumentenmanagementsystem ablegen. 
Navigieren Sie dafür zu der entsprechenden Akte, in dem die Datei abgelegt werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Ablegen von Dokumenten Drag and drop.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag and drop "entnommen". In der Vorgangsansicht wird die Datei und über den Vorgang gehalten, in den diese abgelegt werden soll.
|Wählen Sie nun auf Ihrem Desktop oder File-Laufwerk die gewünschte Datei aus und ziehen per Drag & Drop auf den Vorgang, in dem Sie die Datei ablegen möchten. Lassen Sie die Maustaste los, um die Datei in dem Vorgang abzulegen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Ablegen von Dokumenten Drag and drop 2.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag-and-drop "entnommen". In der Ansicht des Vorgangs ist im oberen Bereich eine schraffierte Fläche mit der Beschriftung "Manuell speichern" zu sehen, über die die Datei gehalten wird.|Wenn Sie sich bereits in einem Vorgang befinden (in diesem Beispiel: Steuerungsdokumente), so ziehen Sie die benötigte Datei per Drag-and-drop in den oberen Bereich über den Titel des Vorgangs. Nun erscheint eine schraffierte Fläche, über der '''Manuell speichern''' steht. Lassen Sie die Datei in diesem Bereich los, um sie abzulegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Ablegen der Datei werden Sie vom System zur Eingabemaske für die Metadaten weitergeleitet. Wählen Sie zunächst die Kategorie (häufig auch als Dokumentenart bezeichnet) aus, unter der die Datei in DMS/eAkte geführt werden soll. Es werden Ihnen weitere Felder zum Befüllen angezeigt, wovon manche bereits vom System vorausgefüllt wurden. Wenn Sie das Feld '''Betreff''' (Titel) leer lassen, wird der Titel automatisch von der Datei übernommen. Soll der Titel anders lauten als der hinterlegte Dateiname, können Sie hier einen neuen Titel in das Feld '''Betreff''' eingeben.
}}
{{Hinweis
|Mit einem roten Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen vor der Ablage zwingend ausgefüllt werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche '''Speichern'''. Sie erhalten die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde und können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}

== Ablegen von mehreren Dateien ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig in dieselbe Akte oder den Vorgang ablegen möchten, folgen Sie den Schritten in [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte#Ablegen von einzelnen Dateien|Ablegen von einzelnen Dateien]]. Markieren Sie dabei statt nur einer alle benötigten Dateien und ziehen Sie diese gleichzeitig mit gedrückter linker Maustaste auf die Akte bzw. Vorgang.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Ablage von mehreren Dateien.png|Die Ablagemaske für mehrere Dateien ist zu sehen: Links wird der Titel der einzelnen Datei angezeigt, rechts davon ist ein Pin Symbol neben der Eingabemaske "Kategorie" zu sehen. Unten links ist die Schaltfläche "Eigenschaften überprüfen". Unten rechts steht zwischen den Schaltflächen "zurück" und "weiter" die Dateizahl, in dem Fall erste von vier. Ganz rechts unten befindet sich die Schaltfläche "alle Speichern".|Da Sie mehrere Dateien in den jeweiligen Vorgang hochladen möchten, können Sie über die Schaltfläche '''Pinnnadel''' die eingegebenen Metadaten für alle Dateien anwenden lassen. Wenn Sie die '''Pinnnadel''' angeklickt haben, erscheint diese grün. Somit wird z.B. dieselbe Kategorie für alle gleichzeitig abgelegten Dateien übernommen und muss nicht für jede Datei einzeln eingegeben werden.
}}
{{Hinweis
|Felder, die bereits vom System vorausgefüllt wurden (zum Beispiel Aktenzeichen, Aktentitel etc.) müssen nicht angepinnt werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie können im unteren rechten Bereich über '''Weiter''' und '''Zurück''' durch die einzelnen Metadaten der Dateien navigieren. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Alle Speichern'''. Sie erhalten die Meldung als Zusammenfassung, dass alle Dateien erfolgreich gespeichert wurden. 
Über die Brotkrumennavigation im oberen, linken Bereich der Ansicht gelangen Sie zurück in den Vorgang.
}}

== Dateien über den Aktenplan ablegen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können eine Datei auch über den Aktenplan ablegen. Die Kachel '''Aktenplan''' finden Sie auf der Startseite.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan Dokumentenablage.png|Es wird der Inhalt eines Vorganges namens Wissensdokumente angezeigt. Der Bildschirm ist zweigeteilt. Auf der linken Seite werden die einzelnen Dokumente aufgelistet, die in diesem Vorgang vorhanden sind. In der rechten Hälfte werden die Details also die Metadaten des Vorganges angezeigt. Am rechten Bildschirmrand sind einige Symbole senkrecht untereinander angeordnet, darunter ein Plus Symbol, welches für diese Anleitung rot umrandet wurde.
|Klicken Sie sich vom Aktenplan über das jeweilige Aktenplanelement zu dem Vorgang, in dem die DAtei abgelegt werden soll. Es wird schließlich der Inhalt des Vorganges angezeigt. Klicken Sie auf das '''+''' am rechten Bildschirmrand. Dadurch öffnet sich der Dialog zum Abspeichern.
}}
{{AnleitungScreenshot|Über Aktenplan ablegen.png|Der angezeigte Bildschirm ist wieder zweigeteilt. Auf der linken Seite sind die Details eines Vorganges abgebildet, auf der rechten Seite hat sich der Dialog Ablegen geöffnet. Dort sind drei Schaltflächen zum Verdeutlichen markiert, nämlich Durchsuchen, Kategrie oder Vorlage auswählen sowie Speichern. Im VOrdergrund ist zusätzlich der Explorer mit einigen Dateien abgebildet. Eine Datei ist ausgewählt, die Schaltfläche Öffnen ist deutlich markiert.
|Klicken Sie im Fenster '''Ablegen''' auf die Schaltfläche '''Durchsuchen''' und wählen Sie in dem nachfolgenden Fenster die Datei aus, die Sie in dem Vorgang ablegen möchten. Danach klicken Sie auf '''Öffnen''', wodurch sich das Explorer-Fenster schließt und die Datei zum Speichern vorgesehen wurde. Wählen Sie nun die Kategorie oder die Vorlage aus, worauf sich die Anzeige ändert.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In dem letzten Schritt tragen Sie die Metadaten der Datei ein. Die meisten Metadaten werden bereits aus der Akte automatisch übernommen. Der Betreff beziehungsweise der Titel der Datei wird ebenfalls automatisch aus dem Dateinamen übernommen. Sollte dieser anders lauten, können Sie ihn im '''Betreff''' anpassen. Der '''Dokumenttyp''' ist ein Pflichtfeld und muss von Ihnen ausgefüllt werden. Optional können Sie auch noch der Datei ein '''Register''' hinzufügen. Sobald Sie das Füllen der Metadaten abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie über den Aktenplan nur einzelne Dateien ablegen. Eine Ablage von mehreren Dateien über den Aktenplan ist nicht möglich!
}}

{{Ende}}

Kontrast einstellen

2023-11-17T12:15:20Z

Jbeckmann27: Die Seite wurde neu angelegt: „{{Anleitung}}Kategorie:BasisanleitungenKategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte{{AnleitungAbsatz |Zur besseren Lesbarkeit verschiedener Anwendungen lässt sich der Kontrast einstellen. Der neue Kontrast wird beispielsweise bei den Widgets auf dem Dashboard deutlich, wenn die Beschreibung der Widgetfunktion in der unteren Zeile nicht mehr grau, sondern schwarz dargestellt wird. }} ==Aufrufen der Funktion== {{AnleitungAbsatz |Auf Ihrem Dash-Board k…“

{{Anleitung}}[[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]{{AnleitungAbsatz
|Zur besseren Lesbarkeit verschiedener Anwendungen lässt sich der Kontrast einstellen. Der neue Kontrast wird beispielsweise bei den Widgets auf dem Dashboard deutlich, wenn die Beschreibung der Widgetfunktion in der unteren Zeile nicht mehr grau, sondern schwarz dargestellt wird.

}}

==Aufrufen der Funktion==

{{AnleitungAbsatz
|Auf Ihrem Dash-Board klicken Sie auf das Widget "Konfiguration", worauf sich das Konfigurationsmenü öffnet. Dort scrollen Sie runter, bis Sie den Eintrag '''Darstellung''' finden. Aktivieren Sie '''Designauswahl''', können Sie zwei Designs auswählen, nämlich '''Standard hell''' und '''Standard Kontrast'''. Standardmäßig ist '''Standard hell''' aktiviert, was Sie am Häkchen rechts erkennen. Fahren Sie mit der Maus über die Schriftzüge, wird das jeweilge Feld grau hinterlegt. Wenn Sie nun klicken, werden Ihnen die Unterschiede angezeigt.

Klicken Sie auf die untere Schaltfläche, wird '''Standard Kontrast''' aktiv. Es erfolgt ein Hinweis, dass sich der Kontrast noch nicht alle Apps diese Funktion unterstützen. Bestätigen Sie dies und mit '''Übernehmen''' wird der neue Kontrast angewendet. Es wird Ihnen ein Dialogfeld angezeigt, dass die Seite neu geladen werden muss, damit die Änderungen wirksam werden. Das Neuladen erfolgt nach 15 Sekunden. Wenn Sie nicht solange warten wollen, können Sie gleich auf die Schlatfläche '''Neu laden''' klicken. Möchten Sie die Änderung nicht beibehalten, wählen Sie hier '''Neuladen abbrechen''':

}}

Benachrichtigungen verwalten

2023-11-17T11:10:04Z

Jbeckmann27: Die Seite wurde neu angelegt: „{{Anleitung}}Kategorie:BasisanleitungenKategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte{{AnleitungAbsatz |Sie erhalten von DMS/eAkte verschiedene E-Mails, beispielsweise wenn eine neue Aufgabe für Sie vorliegt. Diese E-Mails werden von DMS/eAkte automatisch erstellt und versendet. Sie können jedoch einstellen, welche E-Mails Sie wann erreichen sollen. }} ==Aufrufen der Funktion== {{AnleitungAbsatz |Auf Ihrem Dash-Board finden Sie das Widget "Konfigurat…“

{{Anleitung}}[[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]{{AnleitungAbsatz
|Sie erhalten von DMS/eAkte verschiedene E-Mails, beispielsweise wenn eine neue Aufgabe für Sie vorliegt. Diese E-Mails werden von DMS/eAkte automatisch erstellt und versendet. Sie können jedoch einstellen, welche E-Mails Sie wann erreichen sollen.

}}

==Aufrufen der Funktion==

{{AnleitungAbsatz
|Auf Ihrem Dash-Board finden Sie das Widget "Konfiguration". Klicken Sie darauf und es öffnet sich das Konfigurationsmenü. Dort ist unter '''Benachrichtigungen''' der Eintrag '''Benachrichtigungsverwaltung''' mit der Schaltfläche '''E-Mail-Zustellung''' aufgeführt. Wenn Sie diese Schaltfläche aktivieren, öffnet sich die '''Übersicht der Benachrichtigungseinstellungen'''.

}}

==Standard (E-Mail-Benachrichtigungen)==

{{AnleitungAbsatz
|Hier sind die Standardeinstellungen hinterlegt, damit Sie E-Mails von DMS/eAkte erhalten. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Menü. Im Bereich '''Benachrichtigungskanal''' ist standardmäßig eingestellt, dass Sie '''E-Mail-Benachrichtigungen''' erhalten. Das erkennen Sie am blauen Kreis mit dem weißen Haken. Wenn Sie keine E-Mail-Benachrichtigungen wünschen, können Sie einmal darauf klicken und die Benachrichtigungsfunktion ist deaktiviert. Achtung: Sie erhalten dann keine E-Mails mehr, wenn Ihnen Aufgagen etc. zugewiesen wurden. Sie sollten dies nur tun, wenn Sie täglich in DMS/eAkte arbeiten!

Unter '''Uhrzeit''' können Sie wählen, wann Ihnen Nachrichten zugestellt werden sollen. Standardmäßig ist '''Sofort''' eingestellt. Sie erkennen dies am blauen Kreis. Klicken Sie auf '''Benutzerdefiniert''', öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie genau festlegen können, an welchen Tagen und um welche Uhrzeit Sie die Benachrichtigungen erhalten möchten. Außerdem steht Ihnen die Option offen, dass die Nachrichten gesammelt in einer Benachrichtigung verschickt werden. Wenn Sie sich durch häufige Benachrichtigungen durch DMS/eAkte abgelenkt werden, könnten Sie sie beispielsweise arbeitstäglich um 03:00 Uhr morgens eine Sammelnachricht zukommen lassen, so dass diese Benachrichtigung zu Ihrem Dienstbeginn vorliegt.

Um Ihre Einstellung zu übernehmen, klicken Sie dazu auf '''Speichern'''.

Sollten Sie '''E-Mail-Benachrichtigungen''' deaktiviert haben, folgt zusätzlich vorher noch eine Kontrollfrage, die Sie mit '''Speichern''' oder '''Abbrechen''' beantworten.

}}

==Neue Konfiguration erstellen==

{{AnleitungAbsatz
|Am rechten Bildschirmrand finden Sie ein großes '''+'''. Klicken Sie darauf, öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie für bestimmte Nachichtentypen eine Benachrichtigungsregel erstellen können.

Vergeben Sie dazu im obersten Feld einen Namen für diese Regel.

Darunter wählen Sie einen Nachrichtentyp aus, für den diese Regel greifen soll, beispielsweise '''Fälligkeitsdatum der Aufgabe erreicht'''. Da die möglichen Nachrichtentypen von Ihren Rechten in DMS/eAkte limitiert werden, ist Ihre Auswahl hier möglicherweise überschaubar.

Als Benachrichtigungskanal ist '''E-Mail-Benachrichtigungen''' voreingestellt. Dies erkennen Sie an dem blauen Kreis mit dem weißen Haken darin. Sie können auch hier diesen Haken durch Anklicken entfernen, wodurch Sie keine Benachrichtigungen mehr erhalten.

Nun können Sie noch wählen, wann Sie benachrichtigt werden wollen. Voreingestellt ist '''Sofort''', durch Anklicken von '''Benutzerdefiniert''' öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie genauestens festlegen können, an welchen Tagen zu welcher Uhrzeit Sie die Benachrichtigung erhalten wollen.

Mit '''Speichern''' wird Ihre Benachrichtigungesregel aktiv.

Sollten Sie die '''E-Mail-Benachrichtigungen''' deaktiviert haben, werden Sie vor dem Speichern zusätzlich noch aufgefordert, dies zu bestätigen.

}}

==Die von Ihnen erstellte Konfiguration löschen==

{{AnleitungAbsatz
|Sollten Sie die von Ihnen selbst erstellte Benachrichtigungsregel nicht mehr benötigen, können Sie diese auch wieder löschen. Wenn Sie dazu in der Übersicht der Benachrichtigungseinstellungen auf Ihre zu löschene Regel klicken, öffnen sich das Menü, mit dem Sie diese Regel erstellt haben. Am rechten Bildschirmrand befindet sich nun das Symbol eines Mülleimers. Wenn Sie darauf klicken und die anschließende Sicherheitsabfrage bestätigen, wird Ihre Regel gelöscht.

}}

Aktenplan in DMS/eAkte

2023-10-20T12:41:45Z

Jbeckmann27: /* Navigieren im Aktenplan */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|Der {{Tooltip|Aktenplan}} sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu {{Tooltip|Akte|Akten}}, {{Tooltip|Vorgang|Vorgängen}} und den zugehörigen {{Tooltip|Dokumente|Dokumenten}}. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/prozessmanagement/prozesslandkarte/ Prozesslandkarte der Uni Bielefeld]. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung {{Tooltip|Wissensdokumente|'''Wissensdokumente'''}}, im thematischen Zusammenhang erreichbar.
}}
{{Verweis
|Informationen, wie Sie Akten im Aktenplan anlegen, löschen und [[Zu den Akten-Verfügung|z. d. A.-verfügen]] erhalten Sie im Artikel [[Akte anlegen in DMS/eAkte|Vorgang anlegen]].
}}

== Navigieren im Aktenplan ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png|Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.
|Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aktenplan'''. Anschließend öffnet sich der Aktenplan:
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png|Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 03 Wissensdokumente Projekte ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 03.01 Wissensdokumente Projekte (eingeklappt), der Prozess 03.01 Projektportfolio managen (ausgeklappt) mit den Vorgängen 03.01.00-000001 Testakte sowie den anderen Vorgängen gezeigt.
|Im Aktenplan werden [[Betreffseinheit|Betreffseinheiten]] in Form von Mappen dargestellt. Vorgänge werden als Aktenordner dargestellt.

Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Betreffseinheit oder Akte, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in die jeweilige Akte oder in den Vorgang zu gelangen.
}}
{{Hinweis
|Wenn in Ihrer Ansicht neben einer Akte oder einem Vorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung dafür besitzen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan In Ergebnisliste anzeigen.png|Der Aktenplaneintrag 0-000002 Dienstvereinbarungen ist orange markiert. Neben der Bezeichnung sind drei waagerechte Strichen, mit denen ein Untermenü aufgeklappt wurde. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben. Neu und Suche sind grau dargestellt, also nicht auswählbar. Funktionen ist ausgewählt. Es hat sich ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Eigenschaften, in Ergebnisliste öffen, un Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Der Mauszeiger hat den Eintrag in Ergebnisliste öffnen markiert.
|Alternativ können Sie auch auf die drei waagerechten Striche (Funktionen) klicken und anschließend über '''Funktionen''' auf '''In Ergebnisliste öffnen'''.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Ansicht Akte-Vorgang.png|Die Akte Dienstvereinbarungen wird angezeigt.
|Nun wird der Akteninhalt angezeigt, indem sich eine neue Anzeige öffnet. Diese ist in zwei Bereiche unterteilt. Im linken Bereich sehen Sie die Dokumente, die sich in der Akte befinden. Im rechten Bereich werden die Eigenschaften der Akte angezeigt.
}}
 

=== Eigenschaften eines Aktenplaneintrags anzeigen ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplaneintrag Eigenschaften anzeigen.png|Im Aktenplan des DMS wurde der Aktenplaneintrag [00.02] Dienstvereinbarungen ausgewählt und dadurch orange markiert. Neben der Bezeichnung sind drei waagerechte Striche, übereinander angeordnet. Damit wurde ein Untermenü geöffnet mit den Einträgen Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen, Verschieben. Die Einträge Neu und Suche sind grau dargestellt, also nicht auswählbar. Über Funktionen ist ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Eigenschaften, in Ergebnisliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Durch den Mauszeiger ist hier Eigenschaften markiert.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Aktenplaneintrags über den Aktenplan anzeigen lassen. Markieren Sie den Aktenplaneintrag und wählen Sie anschließend entweder in der Markierung oder in der rechten Menüleiste '''Funktionen''' über das Symbol der drei waagerechten Striche aus. Im Untermenü nutzen Sie den Eintrag '''Eigenschaften'''.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Eigenschaften.png|Die Eigenschaften der Wissenakte Hausrundschreiben werden angezeigt. Sie enthalten unter anderem die Metadatenfelder Aktentitel: Hausrundschreiben, Aktenzeichen 00.02-000001, Aktenplanzeichen: 00.02, federführende Organisationseinheit DTP, den Akteneigner Hartl, Fabian, letzte Änderung 20.03.2023, Aussonderungsart: A, Aufbewahrungsfrist: 120 und Transferfrist: 0.
|Es öffnet sich eine Ansicht der Eigenschaften des gewählten Aktenplaneintrags. Beispiele für mögliche Metadatenfelde sind '''Titel''', '''Aktenplanzeichen''', '''Federführung''' oder '''Aufbewahrungsfrist'''.
}}
 

=== Aktenplan Schriftgröße anpassen ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellungen sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.
|Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt die '''Schriftart''' sowie die '''Schriftgröße''' einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit '''Speichern'''. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.
}}

== Aktenplan Favoriten ==

{{AnleitungAbsatz
|Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen.
}}
 

=== Prozessebene als Favorit speichern ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan Favoriten.png|Der Aktenplaneintrag 00.02 Richtlinien für die Beschäftigten ist markiert und orange hinterlegt. Über ein Symbol, drei waagerechte Linien übereinander wurde ein Menü geöffnet. Dieses Menü enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen, Verschieben. Über den Eintrag Funktionen ist ein weiteres Menü geöffnet. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung, Eigenschaften und in Ergebnisliste öffnen. Zu Favoriten hinzufügen ist markiert. Das Symbol ist ebenfalls im Menüband an der rechten Bildschirmseite zu finden. Die Funktionen sind identisch.
|Wenn Sie einzelne Prozessebenen als Favorit hinterlegen möchten, um diese im Schnellzugriff zu haben, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie Prozessebene aus, indem Sie mit der linken Maus die jeweilige Prozessebene anklicken.
Anschließend klicken Sie auf die drei waagerechten Striche und danach auf '''Zu Favoriten hinzufügen'''.
}}
 

=== Aktenplan Favoriten öffnen ===

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten öffnen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.
|Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, klicken Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol.
}}
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten schließen.png|Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.
|Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.
}}
 

=== Aktenplan Favoriten entfernen ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Aus Favoriten entfernen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.
|Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend klicken Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste und danach auf '''Aus Favoriten entfernen'''.
}}
 

=== Aktenplan mit Favoriten starten ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Mit Favoriten starten.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben.
|Wenn Sie direkt nach dem Klicken auf die Kachel '''Aktenplan''' mit Ihren Aktenplan Favoriten starten möchten anstelle des allgemeinen Aktenplans, nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad.
Setzen Sie unter dem Menüpunkt '''Suchverhalten''' den Haken bei '''Mit Favoriten starten''', um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf '''Speichern''' um die Einstellung zu speichern.
}}
{{Hinweis
|Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter [[#Aktenplan Favoriten öffnen|'''Aktenplan Favoriten öffnen''']] beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.
}}
{{Ende}}

Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png

2023-10-20T12:31:17Z

Jbeckmann27: Jbeckmann27 lud eine neue Version von Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png hoch

Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png

2023-10-20T12:29:14Z

Jbeckmann27: Jbeckmann27 lud eine neue Version von Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png hoch

Kontextmenü in DMS/eAkte

2023-10-20T11:58:42Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]][[category:Export]][[category:Löschen]][[category:Aktenplan]][[category:Versionierung]]{{AnleitungAbsatz
|Das Kontextmenü können Sie in der Trefferliste mit einem Klick auf das Icon mit den drei Punkten rechts neben einem Treffer aufrufen. Die Einträge im Kontextmenü sind abhängig von den jeweils installierten Anwendungen und den Eigenschaften der Akte bzw. des Dokumentes, in der/dem Sie sich befinden.
}}
{{AnleitungScreenshot|Kontextmenü Akte Dokument.png|Links ist das Kontextmenü einer Akte, rechts das eines Dokuments zu sehen.
|Links sehen Sie ein beispielhaftes Kontextmenü einer Akte, rechts das Kontextmenü eines Dokuments.
}}
{{Verweis
|Informationen zur Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}

== Zur Liste hinzufügen ==

{{AnleitungAbsatz
|Mit einem Klick auf die Kontextaktion '''Zur Liste hinzufügen''' können Sie für Sie persönlich besonders wichtige oder häufig benötigte Elemente (Akten, Vorgänge oder Dokumente) für einen Schnellzugriff zu den Favoriten hinzufügen.
}}
{{Verweis
|Informationen zur Arbeit mit Favoriten finden Sie in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten speichern|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

== Download (Freigabe) oder Download (Bearbeitung) ==

{{AnleitungScreenshot|Kontaxtmenü Download Freigabe Bearbeitung.png|Es ist jeweils ein Pfeil nach unten zu einem horizontalen Strich zu sehen. Neben dem einen Pfeil steht "Download (Freigabe)", neben dem anderen "Download (Bearbeitung)"
|Mit einem Klick auf '''Download (Freigabe)''' oder '''Download (Bearbeitung)''' können Sie das jeweilige Dokument herunterladen und lokal in Ihrem Filesystem speichern.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Mit welcher Beschreibung die Schaltfläche erscheint, hängt von dem Status des Dokumentes ab. Normalerweise wird Ihnen ein Download der Version in Freigabe angeboten – wenn Sie selbst das Dokument allerdings in Bearbeitung haben, wird Ihnen ein Download der in Bearbeitung befindlichen Version angeboten. Diese Funktion bietet sich an, wenn jemand an einem Dokument weiterarbeiten soll, der keinen Zugang zum DMS besitzt.
}}
{{Information
|Wenn Sie ein Dokument über diese Funktion öffnen oder herunterladen, erzeugen Sie eine lokale Kopie des Dokumentes. Es hat keine Verbindung mehr zu dem im System abgelegten Dokument. Sie können - wenn gewünscht - eine neue Version des Dokumentes über die Menüfunktion [[Kontextmenü in DMS/eAkte#Neue Version|Neue Version]] erzeugen. Das bedeutet auch, dass Sie (oder unter Umständen eine andere Person) das Dokument im System weiterbearbeiten und verändern kann, während Sie dies lokal tun. Damit können verschiedene, konkurrierende Versionen entstehen. Deshalb ist vom Herunterladen von Dokumenten generell abzuraten.
}}

== Bearbeitung beginnen oder Bearbeitung abschließen ==

{{AnleitungScreenshot|Kontextmenü Bearbeitung beginnen abschließen.png|Rechts neben dem Symbol Stift zeigt auf Papier steht "Bearbeitung beginnen"; rechts vom Symbol Haken steht "Bearbeitung abschließen".
|Mit einem Klick auf die Schaltfläche '''Bearbeitung beginnen''' nehmen Sie das ausgewählte Dokument in Bearbeitung. Diese Schaltfläche ist nicht vorhanden, wenn Sie nicht die entsprechenden Rechte für die
Aktion besitzen. 
Wenn sich das Dokument bereits in Bearbeitung befindet, dann heißt die Schaltfläche '''Bearbeitung abschließen'''. Mit dem Klick auf '''Bearbeitung abschließen''' wird die Bearbeitung beendet um im DMS eine neue Version des Dokuments erstellt.
}}
{{Verweis
|Informationen zum Bearbeiten von Dokumenten finden Sie in der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

== Löschen (Freigabe) oder Löschen (Bearbeitung) ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn das Dokument im Status Freigabe liegt, heißt die Schaltfläche '''Löschen (Freigabe)'''. Diese Schaltfläche ist nicht vorhanden, wenn Sie nicht die entsprechenden Rechte für die Aktion besitzen.
Wenn Sie selbst das Dokument in Bearbeitung haben, heißt die Schaltfläche '''Löschen (Bearbeitung)'''.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Kontextmenü Löschen Freigabe Bearbeitung.png|Rechts vom linken Symbol Mülleimer steht "Löschen (Freigabe)"; rechts vom rechten Symbol Mülleimer "Löschen (Bearbeitung)"|Mit dem Klick auf die Schaltfläche löschen Sie lediglich Ihren Arbeitsstand (also alle Änderungen, die Sie selbst vorgenommen haben, seitdem Sie das Dokument in Bearbeitung genommen haben).
}}
{{Hinweis
|Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein.
}}

== Beobachten ==

{{AnleitungAbsatz
|Mit der Menüoption '''Beobachten''' lassen sich verschiedene Elemente beobachten, um Meldung über die ausgewählten Ereignisse zu erhalten.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Beobachten von Akten/Vorgängen/Dokumenten finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Beobachtete Elemente|Persönlicher Bereich]].
}}

== Zum Verknüpfen markieren ==

{{AnleitungFunktionDeaktiviert
|Diese Menüoption ist aktuell nicht in Benutzung.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Mit dem Menüpunkt '''Zum Verknüpfen markieren''' lassen sich Elemente, die im weiteren Schritt verknüpft werden sollen, markieren.
}}
{{AnleitungScreenshot|Kontextmenü Markierte Elemente Verwalten.png|Dunkelgrauer Kasten mit dem Text "Element wurde für das Verknüpfen erfolgreich markiert." und der Schaltfläsche "Markierte Elemente verwalten".
|Nach Betätigung der Menüoption erscheint unten in der Ansicht ein grauer Kasten mit der Schaltfläche '''Markierte Elemente verwalten'''. Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur Auflistung der bereits markierten Elemente.
}}
{{Verweis
|Zum Verknüpfen der Elemente nutzen Sie den Menüpunkt [[Kontextmenü in DMS/eAkte#Markierte Elemente verknüpfen|Markierte Elemente verknüpfen]].
}}

== Markierte Elemente verknüpfen ==

{{AnleitungFunktionDeaktiviert
|Diese Menüoption ist aktuell nicht in Benutzung.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die zuvor markierten Elemente lassen sich durch einen Klick auf '''Markierte Elemente verknüpfen''' verknüpfen.
}}
{{AnleitungScreenshot|Kontextmenü Markierte Elemente verknüpfen.png|Rechts vom kurzen Strich, das links und rechts von zwei Oval-Hälften umschlossen wird, steht der Text "Markierte Elemente verknüpfen".
|Diese Schaltfläche befindet sich bei Akten im Kontextmenü, das über die drei Punkte neben der Akte aufgerufen werden kann. Innerhalb der Akte, bei der Liste der Dokumente, befindet sich die Schaltfläche bzw. das Symbol der Schaltfläche oben neben dem Titel der Akte.
}}
{{Verweis
|Zum Markieren der Elemente nutzen Sie den Menüpunkt [[Kontextmenü in DMS/eAkte#Zum Verknüpfen markieren|Zum Verknüpfen markieren]].
}}

== Datei in Akte speichern ==

{{AnleitungAbsatz
|Bei Klick auf '''Datei in Akte speichern''' öffnet sich eine Maske, mit deren Hilfe Dateien in der Akte im DMS abgelegt werden können.
}}
{{Verweis
|Eine detaillierte Beschreibung zum Ablegen von Dateien finde Sie in der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

== Element aus Akte entfernen ==

{{AnleitungFunktionDeaktiviert
|Diese Menüoption ist aktuell nicht in Benutzung.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Menüoption '''Element aus Akte entfernen''' führt zum Auflösen der Verknüpfung des Dokuments zur Akte, in dem es sich befindet. Elternverknüpfungen können nicht aufgelöst werden.
}}

== In Akte anzeigen ==

{{AnleitungAbsatz
|Mit einem Klick auf die Schaltfläche '''In Akte anzeigen''' öffnen Sie die Akte, zu dem das Dokument gehört, und können sich so einen Überblick verschaffen bzw. zu anderen Dokumenten navigieren.
}}

== Neue Version ==

{{AnleitungAbsatz
|Mit einem Klick auf '''Neue Version''' können Sie ein Dokument im System ersetzen. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn an einem Dokument eine Person weiterarbeiten soll, die keinen Zugang zum DMS besitzt. Durch diese Aktion wird die bis zu diesem Zeitpunkt aktuelle Version (Status Freigabe) in den Status Archiv verschoben und die neu hochgeladene Version wird zur Dokumentversion mit dem Status Freigabe.
}}

== Im Aktenplan lokalisieren... ==

{{AnleitungFunktionDeaktiviert
|Diese Menüoption ist aktuell nicht in Benutzung.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Der Menüpunkt '''Im Aktenplan lokalisieren...''' zeigt die Verortung der ausgewählten Akte im gesamten Aktenplan.
}}
{{Verweis
|Weitergehende Informationen zum Umgang mit dem Aktenplan entnehmen Sie dem Kapitel [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== PDF zusammenführen ==

{{AnleitungAbsatz
|Über die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' kann eine Sammelmappe aus den Dokumenten einer Suche oder eines bzw. mehrerer Akten erstellt werden.
}}
{{Verweis
|Tiefergehende Informationen zum Zusammenführen von PDFs finden Sie in der Anleitung [[PDF zusammenführen in DMS/eAkte]].
}}

== Neues Dokument aus Vorlage erzeugen ==

{{AnleitungAbsatz
|Mit einem Klick auf die Kontextaktion '''Neues Dokument aus Vorlage erzeugen''' können Sie prozessspezifische Vorlagen verwenden, die Ihnen die Arbeit erleichtern.
}}
{{Verweis
|Informationen zum Erzeugen von Dokumenten aus Vorlagen finden Sie in der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]].
}}

== Verfügungsworkflow starten ==

{{AnleitungAbsatz
|Mit einem Klick auf die Kontextaktion '''Verfügungsworkflow starten''' können Sie eine eLaufmappe (kleiner, individuell gestaltbarer Workflow) starten, um sich mit Kolleg*innen abzustimmen, Mitzeichnungen einzuholen, etc.
}}
{{Verweis
|Informationen zur Verwendung einer eLaufmappe (kleiner, individuell gestaltbarer Workflow) finden Sie in der Anleitung [[eLaufmappe in DMS/eAkte]]
}}

== Ein Dokument nach Vorlage erstellen ==

{{AnleitungAbsatz
|Durch den Klick auf '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' können Sie mit dem Vorlagenmanagementtool Xential eine vorgefertigte Dokumentenvorlage bearbeiten und ein Dokument im DMS erstellen. Dabei werden Ihnen je nach Kontext spezifische Vorlagen angeboten.
}}
{{Verweis
|Informationen zum Erstellen von Dokumenten nach Vorlagen finden Sie in der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]].
}}
{{Ende}}

Datei:Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png

2023-10-20T11:56:00Z

Jbeckmann27: Jbeckmann27 lud eine neue Version von Datei:Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png hoch

Datei:Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png

2023-10-20T11:53:32Z

Jbeckmann27: Jbeckmann27 lud eine neue Version von Datei:Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png hoch

Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-10-05T12:13:14Z

Jbeckmann27: /* Über den Aktenplan */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[kategorie:Ablage]][[kategorie:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte bietet, um eine oder mehrere Dateien direkt über eine {{Tooltip|Akte}} oder {{Tooltip|Vorgang}} oder über den {{Tooltip|Aktenplan}} abzulegen.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie auf der [https://uni-bielefeld.cloud.panopto.eu/Panopto/Pages/Viewer.aspx?id=db8036ae-394d-41da-bf5a-acc300e12065 Videoplattform Panopto].
}}
__FORCETOC__
== Ablegen von einzelnen Dateien ==

=== Über den Aktenplan ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan neu Dokument drag drop.png|Im Hintergrund der linken Bildschirmhälfte ist der Aktenplan abgebildet. Ein Aktenplanelement ist bis auf Ebene der Vorgänge aufgeklappt. Auf der rechten Bildschirmseite ist eine Maske zur Eingabe von Metadaten abgebildet. Vor dem Aktenplan ist der Explorer geöffnet, eine Datei daraus wird auf einen Vorgang gezogen, der Vorgang ist markiert.
|Rufen Sie über das Dashboard den Aktenplan auf und öffnen Sie die Akte, in der ein Dokument abgelegt werden soll. Öffnen Sie den Explorer und ziehen Sie die abzulegende Datei aus dem Explorer in den Aktenplan. Der ausgewählte Vorgang ist farblich markiert. Gleichzeitig wird der Ablage-Dialog geöffnet. Lassen Sie die Datei über den Zielordner los, füllen auf der rechten Seite die Metadaten entsprechend aus und schließen mit '''Speichern'''.
}}

=== Innerhalb des Vorganges ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie können einzelne oder auch mehrere Dateien per Drag-and-drop im Dokumentenmanagementsystem ablegen. 
Navigieren Sie dafür zu der entsprechenden Akte, in dem die Datei abgelegt werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Ablegen von Dokumenten Drag and drop.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag and drop "entnommen". In der Vorgangsansicht wird die Datei und über den Vorgang gehalten, in den diese abgelegt werden soll.
|Wählen Sie nun auf Ihrem Desktop oder File-Laufwerk die gewünschte Datei aus und ziehen per Drag & Drop auf den Vorgang, in dem Sie die Datei ablegen möchten. Lassen Sie die Maustaste los, um die Datei in dem Vorgang abzulegen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Ablegen von Dokumenten Drag and drop 2.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag-and-drop "entnommen". In der Ansicht des Vorgangs ist im oberen Bereich eine schraffierte Fläche mit der Beschriftung "Manuell speichern" zu sehen, über die die Datei gehalten wird.|Wenn Sie sich bereits in einem Vorgang befinden (in diesem Beispiel: Steuerungsdokumente), so ziehen Sie die benötigte Datei per Drag-and-drop in den oberen Bereich über den Titel des Vorgangs. Nun erscheint eine schraffierte Fläche, über der '''Manuell speichern''' steht. Lassen Sie die Datei in diesem Bereich los, um sie abzulegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Ablegen der Datei werden Sie vom System zur Eingabemaske für die Metadaten weitergeleitet. Wählen Sie zunächst die Kategorie (häufig auch als Dokumentenart bezeichnet) aus, unter der die Datei in DMS/eAkte geführt werden soll. Es werden Ihnen weitere Felder zum Befüllen angezeigt, wovon manche bereits vom System vorausgefüllt wurden. Wenn Sie das Feld '''Betreff''' (Titel) leer lassen, wird der Titel automatisch von der Datei übernommen. Soll der Titel anders lauten als der hinterlegte Dateiname, können Sie hier einen neuen Titel in das Feld '''Betreff''' eingeben.
}}
{{Hinweis
|Mit einem roten Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen vor der Ablage zwingend ausgefüllt werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche '''Speichern'''. Sie erhalten die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde und können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}

== Ablegen von mehreren Dateien ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig in dieselbe Akte oder den Vorgang ablegen möchten, folgen Sie den Schritten in [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte#Ablegen von einzelnen Dateien|Ablegen von einzelnen Dateien]]. Markieren Sie dabei statt nur einer alle benötigten Dateien und ziehen Sie diese gleichzeitig mit gedrückter linker Maustaste auf die Akte bzw. Vorgang.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Ablage von mehreren Dateien.png|Die Ablagemaske für mehrere Dateien ist zu sehen: Links wird der Titel der einzelnen Datei angezeigt, rechts davon ist ein Pin Symbol neben der Eingabemaske "Kategorie" zu sehen. Unten links ist die Schaltfläche "Eigenschaften überprüfen". Unten rechts steht zwischen den Schaltflächen "zurück" und "weiter" die Dateizahl, in dem Fall erste von vier. Ganz rechts unten befindet sich die Schaltfläche "alle Speichern".|Da Sie mehrere Dateien in den jeweiligen Vorgang hochladen möchten, können Sie über die Schaltfläche '''Pinnnadel''' die eingegebenen Metadaten für alle Dateien anwenden lassen. Wenn Sie die '''Pinnnadel''' angeklickt haben, erscheint diese grün. Somit wird z.B. dieselbe Kategorie für alle gleichzeitig abgelegten Dateien übernommen und muss nicht für jede Datei einzeln eingegeben werden.
}}
{{Hinweis
|Felder, die bereits vom System vorausgefüllt wurden (zum Beispiel Aktenzeichen, Aktentitel etc.) müssen nicht angepinnt werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie können im unteren rechten Bereich über '''Weiter''' und '''Zurück''' durch die einzelnen Metadaten der Dateien navigieren. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Alle Speichern'''. Sie erhalten die Meldung als Zusammenfassung, dass alle Dateien erfolgreich gespeichert wurden. 
Über die Brotkrumennavigation im oberen, linken Bereich der Ansicht gelangen Sie zurück in den Vorgang.
}}

== Dateien über den Aktenplan ablegen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können eine Datei auch über den Aktenplan ablegen. Die Kachel '''Aktenplan''' finden Sie auf der Startseite.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan Dokumentenablage.png|Es wird der Inhalt eines Vorganges namens Wissensdokumente angezeigt. Der Bildschirm ist zweigeteilt. Auf der linken Seite werden die einzelnen Dokumente aufgelistet, die in diesem Vorgang vorhanden sind. In der rechten Hälfte werden die Details also die Metadaten des Vorganges angezeigt. Am rechten Bildschirmrand sind einige Symbole senkrecht untereinander angeordnet, darunter ein Plus Symbol, welches für diese Anleitung rot umrandet wurde.
|Klicken Sie sich vom Aktenplan über das jeweilige Aktenplanelement zu dem Vorgang, in dem die DAtei abgelegt werden soll. Es wird schließlich der Inhalt des Vorganges angezeigt. Klicken Sie auf das '''+''' am rechten Bildschirmrand. Dadurch öffnet sich der Dialog zum Abspeichern.
}}
{{AnleitungScreenshot|Über Aktenplan ablegen.png|Der angezeigte Bildschirm ist wieder zweigeteilt. Auf der linken Seite sind die Details eines Vorganges abgebildet, auf der rechten Seite hat sich der Dialog Ablegen geöffnet. Dort sind drei Schaltflächen zum Verdeutlichen markiert, nämlich Durchsuchen, Kategrie oder Vorlage auswählen sowie Speichern. Im VOrdergrund ist zusätzlich der Explorer mit einigen Dateien abgebildet. Eine Datei ist ausgewählt, die Schaltfläche Öffnen ist deutlich markiert.
|Klicken Sie im Fenster '''Ablegen''' auf die Schaltfläche '''Durchsuchen''' und wählen Sie in dem nachfolgenden Fenster die Datei aus, die Sie in dem Vorgang ablegen möchten. Danach klicken Sie auf '''Öffnen''', wodurch sich das Explorer-Fenster schließt und die Datei zum Speichern vorgesehen wurde. Wählen Sie nun die Kategorie oder die Vorlage aus, worauf sich die Anzeige ändert.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In dem letzten Schritt tragen Sie die Metadaten der Datei ein. Die meisten Metadaten werden bereits aus der Akte automatisch übernommen. Der Betreff beziehungsweise der Titel der Datei wird ebenfalls automatisch aus dem Dateinamen übernommen. Sollte dieser anders lauten, können Sie ihn im '''Betreff''' anpassen. Der '''Dokumenttyp''' ist ein Pflichtfeld und muss von Ihnen ausgefüllt werden. Optional können Sie auch noch der Datei ein '''Register''' hinzufügen. Sobald Sie das Füllen der Metadaten abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie über den Aktenplan nur einzelne Dateien ablegen. Eine Ablage von mehreren Dateien über den Aktenplan ist nicht möglich!
}}

{{Ende}}

Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-10-05T12:12:59Z

Jbeckmann27: /* Über den Aktenplan */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[kategorie:Ablage]][[kategorie:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte bietet, um eine oder mehrere Dateien direkt über eine {{Tooltip|Akte}} oder {{Tooltip|Vorgang}} oder über den {{Tooltip|Aktenplan}} abzulegen.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie auf der [https://uni-bielefeld.cloud.panopto.eu/Panopto/Pages/Viewer.aspx?id=db8036ae-394d-41da-bf5a-acc300e12065 Videoplattform Panopto].
}}
__FORCETOC__
== Ablegen von einzelnen Dateien ==

=== Über den Aktenplan ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan neu Dokument drag drop.png|Im Hintergrund der linken Bildschirmhälfte ist der Aktenplan abgebildet. Ein Aktenplanelement ist bis auf Ebene der Vorgänge aufgeklappt. Auf der rechten Bildschirmseite ist eine Maske zur Eingabe von Metadaten abgebildet. Vor dem Aktenplan ist der Explorer geöffnet, eine Datei daraus wird auf einen Vorgang gezogen, der Vorgang ist markiert.
|Rufen Sie über das Dashboard den Aktenplan auf und öffnen Sie die Akte, in der ein Dokument abgelegt werden soll. Öffnen Sie den Explorer und ziehen Sie die abzulegende Datei aus dem Explorer in den Aktenplan. Der ausgewählte Vorgang ist farblich markiert. Gleichzeitig wird der Ablage-Dialog geöffnet. Lassen Sie die Datei über den Zielordner los, füllen auf der rechten Seite die Metadaten entsprechend aus und schließen mit '''Speichern".
}}

=== Innerhalb des Vorganges ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie können einzelne oder auch mehrere Dateien per Drag-and-drop im Dokumentenmanagementsystem ablegen. 
Navigieren Sie dafür zu der entsprechenden Akte, in dem die Datei abgelegt werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Ablegen von Dokumenten Drag and drop.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag and drop "entnommen". In der Vorgangsansicht wird die Datei und über den Vorgang gehalten, in den diese abgelegt werden soll.
|Wählen Sie nun auf Ihrem Desktop oder File-Laufwerk die gewünschte Datei aus und ziehen per Drag & Drop auf den Vorgang, in dem Sie die Datei ablegen möchten. Lassen Sie die Maustaste los, um die Datei in dem Vorgang abzulegen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Ablegen von Dokumenten Drag and drop 2.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag-and-drop "entnommen". In der Ansicht des Vorgangs ist im oberen Bereich eine schraffierte Fläche mit der Beschriftung "Manuell speichern" zu sehen, über die die Datei gehalten wird.|Wenn Sie sich bereits in einem Vorgang befinden (in diesem Beispiel: Steuerungsdokumente), so ziehen Sie die benötigte Datei per Drag-and-drop in den oberen Bereich über den Titel des Vorgangs. Nun erscheint eine schraffierte Fläche, über der '''Manuell speichern''' steht. Lassen Sie die Datei in diesem Bereich los, um sie abzulegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Ablegen der Datei werden Sie vom System zur Eingabemaske für die Metadaten weitergeleitet. Wählen Sie zunächst die Kategorie (häufig auch als Dokumentenart bezeichnet) aus, unter der die Datei in DMS/eAkte geführt werden soll. Es werden Ihnen weitere Felder zum Befüllen angezeigt, wovon manche bereits vom System vorausgefüllt wurden. Wenn Sie das Feld '''Betreff''' (Titel) leer lassen, wird der Titel automatisch von der Datei übernommen. Soll der Titel anders lauten als der hinterlegte Dateiname, können Sie hier einen neuen Titel in das Feld '''Betreff''' eingeben.
}}
{{Hinweis
|Mit einem roten Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen vor der Ablage zwingend ausgefüllt werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche '''Speichern'''. Sie erhalten die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde und können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}

== Ablegen von mehreren Dateien ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig in dieselbe Akte oder den Vorgang ablegen möchten, folgen Sie den Schritten in [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte#Ablegen von einzelnen Dateien|Ablegen von einzelnen Dateien]]. Markieren Sie dabei statt nur einer alle benötigten Dateien und ziehen Sie diese gleichzeitig mit gedrückter linker Maustaste auf die Akte bzw. Vorgang.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Ablage von mehreren Dateien.png|Die Ablagemaske für mehrere Dateien ist zu sehen: Links wird der Titel der einzelnen Datei angezeigt, rechts davon ist ein Pin Symbol neben der Eingabemaske "Kategorie" zu sehen. Unten links ist die Schaltfläche "Eigenschaften überprüfen". Unten rechts steht zwischen den Schaltflächen "zurück" und "weiter" die Dateizahl, in dem Fall erste von vier. Ganz rechts unten befindet sich die Schaltfläche "alle Speichern".|Da Sie mehrere Dateien in den jeweiligen Vorgang hochladen möchten, können Sie über die Schaltfläche '''Pinnnadel''' die eingegebenen Metadaten für alle Dateien anwenden lassen. Wenn Sie die '''Pinnnadel''' angeklickt haben, erscheint diese grün. Somit wird z.B. dieselbe Kategorie für alle gleichzeitig abgelegten Dateien übernommen und muss nicht für jede Datei einzeln eingegeben werden.
}}
{{Hinweis
|Felder, die bereits vom System vorausgefüllt wurden (zum Beispiel Aktenzeichen, Aktentitel etc.) müssen nicht angepinnt werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie können im unteren rechten Bereich über '''Weiter''' und '''Zurück''' durch die einzelnen Metadaten der Dateien navigieren. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Alle Speichern'''. Sie erhalten die Meldung als Zusammenfassung, dass alle Dateien erfolgreich gespeichert wurden. 
Über die Brotkrumennavigation im oberen, linken Bereich der Ansicht gelangen Sie zurück in den Vorgang.
}}

== Dateien über den Aktenplan ablegen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können eine Datei auch über den Aktenplan ablegen. Die Kachel '''Aktenplan''' finden Sie auf der Startseite.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan Dokumentenablage.png|Es wird der Inhalt eines Vorganges namens Wissensdokumente angezeigt. Der Bildschirm ist zweigeteilt. Auf der linken Seite werden die einzelnen Dokumente aufgelistet, die in diesem Vorgang vorhanden sind. In der rechten Hälfte werden die Details also die Metadaten des Vorganges angezeigt. Am rechten Bildschirmrand sind einige Symbole senkrecht untereinander angeordnet, darunter ein Plus Symbol, welches für diese Anleitung rot umrandet wurde.
|Klicken Sie sich vom Aktenplan über das jeweilige Aktenplanelement zu dem Vorgang, in dem die DAtei abgelegt werden soll. Es wird schließlich der Inhalt des Vorganges angezeigt. Klicken Sie auf das '''+''' am rechten Bildschirmrand. Dadurch öffnet sich der Dialog zum Abspeichern.
}}
{{AnleitungScreenshot|Über Aktenplan ablegen.png|Der angezeigte Bildschirm ist wieder zweigeteilt. Auf der linken Seite sind die Details eines Vorganges abgebildet, auf der rechten Seite hat sich der Dialog Ablegen geöffnet. Dort sind drei Schaltflächen zum Verdeutlichen markiert, nämlich Durchsuchen, Kategrie oder Vorlage auswählen sowie Speichern. Im VOrdergrund ist zusätzlich der Explorer mit einigen Dateien abgebildet. Eine Datei ist ausgewählt, die Schaltfläche Öffnen ist deutlich markiert.
|Klicken Sie im Fenster '''Ablegen''' auf die Schaltfläche '''Durchsuchen''' und wählen Sie in dem nachfolgenden Fenster die Datei aus, die Sie in dem Vorgang ablegen möchten. Danach klicken Sie auf '''Öffnen''', wodurch sich das Explorer-Fenster schließt und die Datei zum Speichern vorgesehen wurde. Wählen Sie nun die Kategorie oder die Vorlage aus, worauf sich die Anzeige ändert.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In dem letzten Schritt tragen Sie die Metadaten der Datei ein. Die meisten Metadaten werden bereits aus der Akte automatisch übernommen. Der Betreff beziehungsweise der Titel der Datei wird ebenfalls automatisch aus dem Dateinamen übernommen. Sollte dieser anders lauten, können Sie ihn im '''Betreff''' anpassen. Der '''Dokumenttyp''' ist ein Pflichtfeld und muss von Ihnen ausgefüllt werden. Optional können Sie auch noch der Datei ein '''Register''' hinzufügen. Sobald Sie das Füllen der Metadaten abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie über den Aktenplan nur einzelne Dateien ablegen. Eine Ablage von mehreren Dateien über den Aktenplan ist nicht möglich!
}}

{{Ende}}

Datei:Aktenplan neu Dokument drag drop.png

2023-10-05T12:10:52Z

Jbeckmann27:

Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte

2023-10-05T12:10:30Z

Jbeckmann27:

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[kategorie:Ablage]][[kategorie:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte bietet, um eine oder mehrere Dateien direkt über eine {{Tooltip|Akte}} oder {{Tooltip|Vorgang}} oder über den {{Tooltip|Aktenplan}} abzulegen.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie auf der [https://uni-bielefeld.cloud.panopto.eu/Panopto/Pages/Viewer.aspx?id=db8036ae-394d-41da-bf5a-acc300e12065 Videoplattform Panopto].
}}
__FORCETOC__
== Ablegen von einzelnen Dateien ==

=== Über den Aktenplan ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan neu Dokument drag drop.png|Im Hintergrund der linken Bildschirmhälfte ist der Aktenplan abgebildet. Ein Aktenplanelement ist bis auf Ebene der Vorgänge aufgeklappt. Auf der rechten Bildschirmseite ist eine Maske zur Eingabe von Metadaten abgebildet. Vor dem Aktenplan ist der Explorer geöffnet, eine Datei daraus wird auf einen Vorgang gezogen, der Vorgang ist markiert.
|Rufen Sie über das Dashboard den Aktenplan auf und öffnen Sie die Akte, in der ein Dokument abgelegt werden soll. Öffnen Sie den Explorer und ziehen Sie die abzulegende Datei aus dem Explorer in den Aktenplan. Der ausgewählte Vorgang ist farblich markiert. Gleichzeitig wird der Ablage-Dialog geöffnet. Wenn Sie die Datei über den Zielordner loslassen, füllen Sie auf der rechten Seite die Metadaten entsprechend aus und speichern Sie.
}}

=== Innerhalb des Vorganges ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie können einzelne oder auch mehrere Dateien per Drag-and-drop im Dokumentenmanagementsystem ablegen. 
Navigieren Sie dafür zu der entsprechenden Akte, in dem die Datei abgelegt werden soll.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Ablegen von Dokumenten Drag and drop.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag and drop "entnommen". In der Vorgangsansicht wird die Datei und über den Vorgang gehalten, in den diese abgelegt werden soll.
|Wählen Sie nun auf Ihrem Desktop oder File-Laufwerk die gewünschte Datei aus und ziehen per Drag & Drop auf den Vorgang, in dem Sie die Datei ablegen möchten. Lassen Sie die Maustaste los, um die Datei in dem Vorgang abzulegen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Ablegen von Dokumenten Drag and drop 2.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag-and-drop "entnommen". In der Ansicht des Vorgangs ist im oberen Bereich eine schraffierte Fläche mit der Beschriftung "Manuell speichern" zu sehen, über die die Datei gehalten wird.|Wenn Sie sich bereits in einem Vorgang befinden (in diesem Beispiel: Steuerungsdokumente), so ziehen Sie die benötigte Datei per Drag-and-drop in den oberen Bereich über den Titel des Vorgangs. Nun erscheint eine schraffierte Fläche, über der '''Manuell speichern''' steht. Lassen Sie die Datei in diesem Bereich los, um sie abzulegen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Ablegen der Datei werden Sie vom System zur Eingabemaske für die Metadaten weitergeleitet. Wählen Sie zunächst die Kategorie (häufig auch als Dokumentenart bezeichnet) aus, unter der die Datei in DMS/eAkte geführt werden soll. Es werden Ihnen weitere Felder zum Befüllen angezeigt, wovon manche bereits vom System vorausgefüllt wurden. Wenn Sie das Feld '''Betreff''' (Titel) leer lassen, wird der Titel automatisch von der Datei übernommen. Soll der Titel anders lauten als der hinterlegte Dateiname, können Sie hier einen neuen Titel in das Feld '''Betreff''' eingeben.
}}
{{Hinweis
|Mit einem roten Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen vor der Ablage zwingend ausgefüllt werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche '''Speichern'''. Sie erhalten die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde und können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
}}

== Ablegen von mehreren Dateien ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig in dieselbe Akte oder den Vorgang ablegen möchten, folgen Sie den Schritten in [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte#Ablegen von einzelnen Dateien|Ablegen von einzelnen Dateien]]. Markieren Sie dabei statt nur einer alle benötigten Dateien und ziehen Sie diese gleichzeitig mit gedrückter linker Maustaste auf die Akte bzw. Vorgang.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Ablage von mehreren Dateien.png|Die Ablagemaske für mehrere Dateien ist zu sehen: Links wird der Titel der einzelnen Datei angezeigt, rechts davon ist ein Pin Symbol neben der Eingabemaske "Kategorie" zu sehen. Unten links ist die Schaltfläche "Eigenschaften überprüfen". Unten rechts steht zwischen den Schaltflächen "zurück" und "weiter" die Dateizahl, in dem Fall erste von vier. Ganz rechts unten befindet sich die Schaltfläche "alle Speichern".|Da Sie mehrere Dateien in den jeweiligen Vorgang hochladen möchten, können Sie über die Schaltfläche '''Pinnnadel''' die eingegebenen Metadaten für alle Dateien anwenden lassen. Wenn Sie die '''Pinnnadel''' angeklickt haben, erscheint diese grün. Somit wird z.B. dieselbe Kategorie für alle gleichzeitig abgelegten Dateien übernommen und muss nicht für jede Datei einzeln eingegeben werden.
}}
{{Hinweis
|Felder, die bereits vom System vorausgefüllt wurden (zum Beispiel Aktenzeichen, Aktentitel etc.) müssen nicht angepinnt werden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sie können im unteren rechten Bereich über '''Weiter''' und '''Zurück''' durch die einzelnen Metadaten der Dateien navigieren. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Alle Speichern'''. Sie erhalten die Meldung als Zusammenfassung, dass alle Dateien erfolgreich gespeichert wurden. 
Über die Brotkrumennavigation im oberen, linken Bereich der Ansicht gelangen Sie zurück in den Vorgang.
}}

== Dateien über den Aktenplan ablegen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können eine Datei auch über den Aktenplan ablegen. Die Kachel '''Aktenplan''' finden Sie auf der Startseite.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan Dokumentenablage.png|Es wird der Inhalt eines Vorganges namens Wissensdokumente angezeigt. Der Bildschirm ist zweigeteilt. Auf der linken Seite werden die einzelnen Dokumente aufgelistet, die in diesem Vorgang vorhanden sind. In der rechten Hälfte werden die Details also die Metadaten des Vorganges angezeigt. Am rechten Bildschirmrand sind einige Symbole senkrecht untereinander angeordnet, darunter ein Plus Symbol, welches für diese Anleitung rot umrandet wurde.
|Klicken Sie sich vom Aktenplan über das jeweilige Aktenplanelement zu dem Vorgang, in dem die DAtei abgelegt werden soll. Es wird schließlich der Inhalt des Vorganges angezeigt. Klicken Sie auf das '''+''' am rechten Bildschirmrand. Dadurch öffnet sich der Dialog zum Abspeichern.
}}
{{AnleitungScreenshot|Über Aktenplan ablegen.png|Der angezeigte Bildschirm ist wieder zweigeteilt. Auf der linken Seite sind die Details eines Vorganges abgebildet, auf der rechten Seite hat sich der Dialog Ablegen geöffnet. Dort sind drei Schaltflächen zum Verdeutlichen markiert, nämlich Durchsuchen, Kategrie oder Vorlage auswählen sowie Speichern. Im VOrdergrund ist zusätzlich der Explorer mit einigen Dateien abgebildet. Eine Datei ist ausgewählt, die Schaltfläche Öffnen ist deutlich markiert.
|Klicken Sie im Fenster '''Ablegen''' auf die Schaltfläche '''Durchsuchen''' und wählen Sie in dem nachfolgenden Fenster die Datei aus, die Sie in dem Vorgang ablegen möchten. Danach klicken Sie auf '''Öffnen''', wodurch sich das Explorer-Fenster schließt und die Datei zum Speichern vorgesehen wurde. Wählen Sie nun die Kategorie oder die Vorlage aus, worauf sich die Anzeige ändert.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In dem letzten Schritt tragen Sie die Metadaten der Datei ein. Die meisten Metadaten werden bereits aus der Akte automatisch übernommen. Der Betreff beziehungsweise der Titel der Datei wird ebenfalls automatisch aus dem Dateinamen übernommen. Sollte dieser anders lauten, können Sie ihn im '''Betreff''' anpassen. Der '''Dokumenttyp''' ist ein Pflichtfeld und muss von Ihnen ausgefüllt werden. Optional können Sie auch noch der Datei ein '''Register''' hinzufügen. Sobald Sie das Füllen der Metadaten abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie über den Aktenplan nur einzelne Dateien ablegen. Eine Ablage von mehreren Dateien über den Aktenplan ist nicht möglich!
}}

{{Ende}}

Akte anlegen in DMS/eAkte

2023-10-05T11:55:19Z

Jbeckmann27: /* Akte/Vorgang zdA-Verfügen */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Aktenplan]][[Kategorie:löschen]][[category:zdA-Verfügen]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie [[Akte|Akten]] und [[Vorgang|Vorgänge]] im DMS/eAkte respektive auf der Ebene einer [[Betreffseinheit]] angelegt, gelöscht oder [[Zu den Akten-Verfügung|zu-den-Akten verfügt]] werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften ([[Metadaten]]) von Akten und Vorgängen anzeigt werden können.
}}
{{Information
|Für die hier beschriebenen Funktionen benötigen Sie entsprechende Rechte. Sollte Ihnen eine Funktion nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an das DMS/eAkte-Team.
}}

== Akte anlegen ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Akte anlegen.png|Eine Betreffseinheit ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche "Akte anlegen" ist erschienen.
|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Akte in einer Betreffseinheit anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Akte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Akte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie auf die Aktenart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Aktenarten angezeigt.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Element anzeigen.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
|Geben Sie anschließend den Titel der neuen Akte ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.

Nun ist die Akte angelegt und Sie können die Betreffseinheit über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
}}

=== Vorgang anlegen ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Vorgang anlegen2.png|Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Vorgang anlegen ist ausgewählt.
|Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.
}}

== Eigenschaften einer Akte anzeigen ==

=== Über den Aktenplan ===

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben. Über den Eintrag Funktionen hat sich ein weiteres Untermenü mit den Einträgen Sortierung, Eigenschaften, In ERgebnisliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA Verfügung setzen sowie Löschen geöffnet. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften einer Akte anzeigen lassen. Klicken Sie auf die jeweilige Akte und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie über den Eintrag '''Funktionen''' im Untermenü den Eintrag '''Eigenschaften'''.
}}

=== In der Ansicht der Akte ===

{{AnleitungScreenshot|Vorgang Eigenschaften.png|Es wird eine Akte im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel der Akte ist rot hervorgehoben.
|Wenn Sie sich in einer Akte (oder einem Vorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaften anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel der aktuellen Akte auf das '''i in einem schwarzen Kreis''' klicken.
}}
{{Information
|Es öffnet sich die in vier Reiter (Ansicht, Eigenschaften, Notizen und Versionen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Sowohl unter Ansicht als auch unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten der Akte bzw. des Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.
}}
{{Verweis
|Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Akten finden Sie in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

== Akte/Vorgang verschieben ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt verschieben 1.png|Der Aktenplan wird angezeigt. Die Akte 03.01.02-000003 Projekt Register ist markiert. Mit den drei waagerechten Strichen hinter dem Aktenname wurde ein Untermenü aufgerufen. Dort sind die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben vorhanden. Verschieben ist ausgewählt.
|Markieren Sie die jeweilige Akte bzw. den jeweiligen Vorgang, den Sie verschieben möchten, und wählen Sie die drei waagerechten Striche aus. Im Untermenü gehen Sie auf '''Verschieben'''.
}}

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt verschieben 2.png|Die vorherige Ansicht hat sich verändert. Hinter den Akten sind Felder zum Ankreuzen erschienen. Bei der Akte 03.01.02-000003 Projekt Test Register ist dieses Feld markiert. Außerdem wurde ein anderes Aktenplanelement, nämlich 03.01.01 Zentrales Projektbüro markiert. In der MArkierung ist eine Schaltfläche Hierhin verschieben erschienen.
|Wählen Sie die Akte, die verschoben werden soll, mit einem Klick in das Kästchen aus. Anschließend wählen Sie das Aktenplanelement aus, wohin die Akte verschoben werden soll. Hierdurch erscheint dort eine neue Schlatfläche '''Hierhin verschieben'''. Durch Betätigen dieser Schaltfläche wird die Akte verschoben.
}}

== Akte/Vorgang löschen ==

{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang löschen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen, Verschieben. Über den Eintrag Funktiionen hat sich ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Sortierung, Eigenschaften, In Ergebnissliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA Verfügung setzen sowie löschen. Löschen ist ausgewählt.
|Markieren Sie die jeweilige Akte bzw. den jeweiligen Vorgang, den Sie löschen möchten, und wählen Sie die drei waagerechten Striche aus. Im Untermenü gehen Sie über '''Funktion''' auf '''Löschen''' und bestätigen anschließend mit '''Ja'''.

}}
{{Hinweis
|Ein '''Vorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Dokumente''' dieses Vorgangs gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Eine '''Akte''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Vorgänge''' dieser Akte gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, Akten, Vorgänge oder Dokumente zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen.
}}

== Akte/Vorgang zdA-Verfügen ==

{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Projekt Teilvorgang zdA Verfügung setzen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben. Funktionen ist ausgewählt und ein neues Untermenü geöffnet. Dort sind die Einträge Sortierung, Eigenschaften, In Ergebnisliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA Verfügung setzen sowie Löschen. Der Eintrag zdA-Verfügung setzen ist markiert.
|Sie können entweder einen einzelnen Vorgang oder die gesamte Akte zdA-verfügen (zu den Akten, dabei beachte Akte als übergeordnete Betreffseinheit). Wenn Sie eine Akte zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Vorgänge zdA-verfügt.

Klicken Sie einmal auf die jeweilige Akte oder den jeweiligen Vorgang, den Sie zdA-verfügen möchten, und danach auf die drei waagerechten Striche. Es öffnet sich ein Menü, wählen Sie '''Funktionen''' und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Akte oder Vorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Bestätigen Sie mit '''Ja''', um diese zdA zu verfügen.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, eine Akte oder einen Vorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!
}}

{{AnleitungScreenshot
|zdA Symbol.png|
Es wird ein Eintrag aus dem Aktenplan angezeigt. Vor dem Aktenzeichen befindet sich das Symbol eines Schlüssels. 
|Danach wird mit dem Schlüssel vor dem Aktenzeichen angezeigt, dass die Akte z. d. A. - verfügt wurde.
}}

{{Verweis
|Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]].
}}
{{Ende}}

Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte

2023-10-05T11:53:06Z

Jbeckmann27: /* Erkennen von z.d.A. - verfügten Akten in DMS/eAkte */

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[kategorie:ZdA-Verfügen]][[kategorie:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
|Die Führung von Akten ist ein Hauptmerkmal einer Verwaltung. Dies basiert auf der Tatsache, dass Verwaltungen in ihrem Handeln an Recht und Gesetz gebunden sind. Um dieses gesetzmäßige Handeln nachvollziehbar zu halten, werden Akten geführt und nach rechtlichen [[Aufbewahrungsfrist|Aufbewahrungsfristen]] aufbewahrt. Diese Aufbewahrungsfristen beginnen erst, wenn eine [[Akte]] abgeschlossen ist und damit die Akte geschlossen wird.
}}
{{Hinweis
|Wichtig ist, dass eine Akte eine Kette von Tätigkeiten ist, die ein oder mehrere Menschen mit dem Ziel verrichten, ein Ergebnis zu erzeugen. Somit hat eine Akte sowohl einen definierten Anfangs- als auch Endpunkt (Beispiel: Beschaffung von Büromaterial). Durch die aktenbezogene Ablage ist jederzeit ersichtlich, in welchem Status sich die Akte befindet.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Bei der elektronischen Aktenführung geschieht das Schließen von Akten über das Setzen eines Attributes ([[Metadaten|Metadatenfeld]]), das mit '''[[Zu den Akten-Verfügung|zdA-verfügt]]''' ("zu den Akten") benannt ist.

In der Regel dürfen nur [[Akteneigner*in|Akteneigner*innen]] eine Akte schließen und damit „zu den Akten verfügen“.
}}

== Erkennen von z.d.A. - verfügten Akten in DMS/eAkte ==

{{AnleitungScreenshot
|zdA Symbol.png|
Es wird ein Eintrag aus dem Aktenplan angezeigt. Vor dem Aktenzeichen befindet sich das Symbol eines Schlüssels. 
|Ist eine Akte z. d. A. - verfügt, wird vor dem Aktenzeichen ein Schlüssel angezeigt.
}}

== Abschließen von Akten in DMS/eAkte ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie eine Akte abschließen möchten, wählen Sie diese zunächst durch einen Doppelklick aus. Nun wechseln Sie oben in der Leiste in den Reiter '''Eigenschaften'''.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Z.d.A. verfügen.png|
Es werden die erweiterten Eigenschaften einer Projektakte angezeigt.|Dort sehen Sie neben anderen Attributen auch das Feld '''zdA-verfügt'''. Dieses steht bei Anlage und Bearbeitung des Vorgangs immer auf nein. 
Klicken Sie nun oben rechts neben dem Aktentitel auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Dort wird Ihnen neben den anderen Attributen auch das Feld '''zdA-verfügt''' angezeigt. Wenn Sie die Akte abschließen wollen, setzen Sie dieses Attribut auf '''Ja'''. Abschließend drücken Sie ganz unten auf der Seite auf die Schaltfläche '''Speichern'''.
}}
{{Hinweis
|Wichtig ist, dass Sie nach dem Setzen als zdA-verfügt keinerlei Änderungen mehr an dem Vorgang und den darunter liegenden Dokumenten vornehmen können – weder am Inhalt, noch an den Attributen! Deshalb ist es unabdingbar, dass Sie sich sicher sind, dass diese Akte erstens geschlossen werden soll und zweitens alle Attribute und Dokumente vollständig und geordnet sind.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nach dem Speichern können Sie sich die Attribute der Akte und die darunter liegenden Dokumente weiter ansehen, allerdings können Sie diese nicht mehr bearbeiten. Das Stift-Symbol zum Bearbeiten der Eigenschaften wird nicht mehr angezeigt.
}}

== z.d.A-verfügen über den Aktenplan ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können eine Akte oder einen Vorgang auch über den Aktenplan abschließen bzw. z.d.A-verfügen.
}}
{{Verweis
|Schauen Sie dafür in der Anleitung Vorgang anlegen im Kapitel [[Akte anlegen in DMS/eAkte]] nach.
}}
{{Ende}}