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Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-07-06T10:58:04Z

Jdamian: Überarbeitung von Mira ergänzt

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

;direkt zu
*[[#Aktenplan|Aktenplan]]
*[[#Akten anlegen und Dokumente ablegen|Akten anlegen und Dokumente ablegen]]
*[[#Berechtigungen einrichten|Berechtigungen einrichten]]
*[[#Einen Vorgang zeichnen|Einen Vorgang zeichnen]]

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Information|Eine Betreffseinheit hat eigene Eigenschaften, die sie an ihre jeweiligen Akten weitergeben kann. Die Eigenschaften der Betreffseinheiten können bei Einrichtung der Allgemeinen Dateiablage nach Rücksprache mit der Organisationseinheit festgelegt werden.
}}

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokumente|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der {{Tooltip|Federführende Organisationseinheit|federführenden Organisationseinheit}} kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb der gewählten Hierarchieebene auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung 1, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.
}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen wird je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte oder den Vorgang gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte oder diesem Vorgang eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Übersicht der Berechtigungen ===
{| class="wikitable sortable tanleitung"
|+
!Rolle
!Akten/Vorgänge anlegen
!Dokumente bearbeiten/hinzufügen
!Dokumente lesen
|-
|Bereichsleitung
|ja
|ja
|ja
|-
|Abteilungs-/Teamleitung
|für ihren Bereich
|je nach [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|je nach [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|-
|Assistenz
|ja
|ja
|ja
|-
|Mitarbeitende
|nein
|je nach [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|je nach [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|-
|Sachbearbeitung
|nein
|je nach [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|je nach [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|-
|Akteneigener*in
|nein
|ja
|ja
|-
|Vorgangsverantwortliche*r
|nein
|nein
|nein
|-
|Beteiligt schreiben und lesen
|nein
|ja
|ja
|-
|Beteiligt nur lesen
|nein
|nein
|ja
|}

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt; entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt. Es erfolgt keine Zeichnung.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Nach erfolgter Rücksprache (Beantworten) wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es wird empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config die eigene Aufgabenliste für eine Stellvertretung freigeben werden]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sie nicht automatisch.

Freigegebene Aufgabenlisten erscheinen in der Aufgaben-App im linken Seitenmenü unter dem Punkt '''Freigegebene Aufgabenlisten'''. Für jede Liste wird ein eigener Eintrag erzeugt.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

MediaWiki:Common.css

2026-07-06T09:28:51Z

Jdamian:

/* Das folgende CSS wird für alle Benutzeroberflächen geladen. */
/* Die Definitionen werden immer durch den nächsten Kommentar unterhalb erläutert. Ein Kommentar kann sich so auch auf mehrere Definitionen darüber beziehen. */

@media (prefers-color-scheme: light) {
:root {
/* Boxschatten */
--box-shadow-color: Silver;
--kachel-shadow-highlight: #a7d7f9;

/* Unigrün */
--unigruen: #008965;

/* Screenshotrahmen */
--screenshotrahmen-bg: whitesmoke;
--screenshotrahmen-border: lightgray;

/* Tabellen (Anleitungen) */
--tanleitung-th-color: white;

/* Tabellenzeilen-Hover */
--table-row-bg-highlight: lavender;

/* Kacheln (Grundzustand) */
--kachel-border-dark: darkgray;
--kachel-border-light: gray;
--kachel-bg: gainsboro;

/* Kacheln (Hervorgehoben) */
--kachel-border-dark-highlight: LightSteelBlue;
--kachel-border-light-highlight: SteelBlue;
--kachel-bg-highlight: lightgray;

/* Hinweis „Vergrößerbar“ an großen Screenshots */
--screenshot-hint-color: red;

/* Tooltip */
--tooltip-text-color: #000;
--tooltip-bg: #d8edfc;
--tooltip-border-color: SteelBlue;

/* Filter */
--filter-img-hinweisbox: none;

/* Arbeit im Wiki */
--aufbau-bc: Moccasin;
--aufbau-blc: orange;
--löschen-bc: Pink;
--löschen-blc: red;
--überarbeit-bc: LightCyan;
--überarbeit-blc: SteelBlue;
--testa-bc: Moccasin;
--testa-blc: OrangeRed;
--adminr-bc: Lavender;
--adminr-blc: Indigo;
}
}

@media (prefers-color-scheme: dark) {
:root {
/* Boxschatten */
--box-shadow-color: DarkSlateGray;
--kachel-shadow-highlight: Indigo;

/* Unigrün */
--unigruen: #008965;

/* Screenshotrahmen */
--screenshotrahmen-bg: whitesmoke;
--screenshotrahmen-border: lightgray;

/* Tabellen (Anleitungen) */
--tanleitung-th-color: white;

/* Tabellenzeilen-Hover */
--table-row-bg-highlight: lavender;

/* Kacheln (Grundzustand) */
--kachel-border-dark: LightSlateGray;
--kachel-border-light: SlateGray;
--kachel-bg: #303030;

/* Kacheln (Hervorgehoben) */
--kachel-border-dark-highlight: SlateBlue;
--kachel-border-light-highlight: DarkSlateBlue;
--kachel-bg-highlight: RebeccaPurple;

/* Hinweis „Vergrößerbar“ an großen Screenshots */
--screenshot-hint-color: red;

/* Tooltip */
--tooltip-text-color: #000;
--tooltip-bg: #d8edfc;
--tooltip-border-color: SteelBlue;

/* Filter */
--filter-img-hinweisbox: invert(1);

/* Arbeit im Wiki */
--aufbau-bc: Chocolate;
--aufbau-blc: Yellow;
--löschen-bc: DarkRed;
--löschen-blc: LightCoral;
--überarbeit-bc: DarkCyan;
--überarbeit-blc: LightBlue;
--testa-bc: Chocolate;
--testa-blc: Orange;
--adminr-bc: RebeccaPurple;
--adminr-blc: Violet;
}
}

html.skin-theme-clientpref-night {
/* Boxschatten */
--box-shadow-color: DarkSlateGray;
--kachel-shadow-highlight: Indigo;

/* Unigrün */
--unigruen: #008965;

/* Screenshotrahmen */
--screenshotrahmen-bg: whitesmoke;
--screenshotrahmen-border: lightgray;

/* Tabellen (Anleitungen) */
--tanleitung-th-color: white;

/* Tabellenzeilen-Hover */
--table-row-bg-highlight: lavender;

/* Kacheln (Grundzustand) */
--kachel-border-dark: LightSlateGray;
--kachel-border-light: SlateGray;
--kachel-bg: #303030;

/* Kacheln (Hervorgehoben) */
--kachel-border-dark-highlight: SlateBlue;
--kachel-border-light-highlight: DarkSlateBlue;
--kachel-bg-highlight: RebeccaPurple;

/* Hinweis „Vergrößerbar“ an großen Screenshots */
--screenshot-hint-color: red;

/* Tooltip */
--tooltip-text-color: #000;
--tooltip-bg: #d8edfc;
--tooltip-border-color: SteelBlue;

/* Filter */
--filter-img-hinweisbox: invert(1);

/* Arbeit im Wiki */
--aufbau-bc: Chocolate;
--aufbau-blc: Yellow;
--löschen-bc: DarkRed;
--löschen-blc: LightCoral;
--überarbeit-bc: DarkCyan;
--überarbeit-blc: LightBlue;
--testa-bc: Chocolate;
--testa-blc: Orange;
--adminr-bc: RebeccaPurple;
--adminr-blc: Violet;
}

html.skin-theme-clientpref-day {
/* Boxschatten */
--box-shadow-color: Silver;
--kachel-shadow-highlight: #a7d7f9;

/* Unigrün */
--unigruen: #008965;

/* Screenshotrahmen */
--screenshotrahmen-bg: whitesmoke;
--screenshotrahmen-border: lightgray;

/* Tabellen (Anleitungen) */
--tanleitung-th-color: white;

/* Tabellenzeilen-Hover */
--table-row-bg-highlight: lavender;

/* Kacheln (Grundzustand) */
--kachel-border-dark: darkgray;
--kachel-border-light: gray;
--kachel-bg: gainsboro;

/* Kacheln (Hervorgehoben) */
--kachel-border-dark-highlight: LightSteelBlue;
--kachel-border-light-highlight: SteelBlue;
--kachel-bg-highlight: lightgray;

/* Hinweis „Vergrößerbar“ an großen Screenshots */
--screenshot-hint-color: red;

/* Tooltip */
--tooltip-text-color: #000;
--tooltip-bg: #d8edfc;
--tooltip-border-color: SteelBlue;

/* Filter */
--filter-img-hinweisbox: none;

/* Arbeit im Wiki */
--aufbau-bc: Moccasin;
--aufbau-blc: orange;
--löschen-bc: Pink;
--löschen-blc: red;
--überarbeit-bc: LightCyan;
--überarbeit-blc: SteelBlue;
--testa-bc: Moccasin;
--testa-blc: OrangeRed;
--adminr-bc: Lavender;
--adminr-blc: Indigo;
}

html.skin-theme-clientpref-night {
/* Boxschatten */
--box-shadow-color: DarkSlateGray;
--kachel-shadow-highlight: Indigo;

/* Unigrün */
--unigruen: #008965;

/* Screenshotrahmen */
--screenshotrahmen-bg: whitesmoke;
--screenshotrahmen-border: lightgray;

/* Tabellen (Anleitungen) */
--tanleitung-th-color: white;

/* Tabellenzeilen-Hover */
--table-row-bg-highlight: lavender;

/* Kacheln (Grundzustand) */
--kachel-border-dark: LightSlateGray;
--kachel-border-light: SlateGray;
--kachel-bg: #303030;

/* Kacheln (Hervorgehoben) */
--kachel-border-dark-highlight: SlateBlue;
--kachel-border-light-highlight: DarkSlateBlue;
--kachel-bg-highlight: RebeccaPurple;

/* Hinweis „Vergrößerbar“ an großen Screenshots */
--screenshot-hint-color: red;

/* Tooltip */
--tooltip-text-color: #000;
--tooltip-bg: #d8edfc;
--tooltip-border-color: SteelBlue;

/* Filter */
--filter-img-hinweisbox: invert(1);
}
/* Farbangaben für helles bzw. dunkles Design.*/

.mw-parser-output > .barrierefrei,
.mw-parser-output > p {
line-height: 150%;
max-width: 50em;
}
/* Klasse wird genutzt in den Anleitungen: In Tabellen und in den Vorlagen der Screenshots, AnleitungAbsatz und HinweisBox. Sie regelt den Zeilenabstand und beschränkt die Absatzbreite auf maximal ca. 80 Zeichen. */

.hinweisbox {
display: table;
vertical-align: middle;
margin-top: 2em;
margin-bottom: 2em;
min-height: 64px;
width: 100%;
}

.hinweisbox > div {
padding: 0 5px;
display: table-cell;
vertical-align: middle;
}
/* Formatierung der Hinweisbox:
Die Darstellung erfolgt als Tabelle;
Über der Hinweisbox wird immer ein Abstand eingefügt; Wenn die Hinweisbox nicht das letzte Element einer Seite ist, erhält sie auch einen Abstand nach unten;
Die Hinweisbox hat eine Mindesthöhe, die der Höhe der Symbolbilder entspricht. So werden auch kleine Boxen ohne Symbolbild passend dargestellt;
Die Kind-Elemente werden als Tabellenelemente auf gleicher Höhe gezeigt.*/

.hinweisbox > div:first-child:not(:only-child) {
height: 60px;
width: 60px;
}
/* Feste Breite für Symbolbilder in Hinweisboxen. */

.hinweisboxrahmen {
border: solid 3px var(--unigruen);
box-shadow: 5px 5px 5px 0px var(--box-shadow-color);
}
/* Rahmen der Hinweisbox wird getrennt abgehandelt. Nur Hinweisboxen mit dieser Klasse erhalten einen Rahmen in Unigrün;
Aktuell sind das: Hinweis, Information, Verpflichtend und Verweis */

.hinweisbox > div:first-child:not(:only-child) img {
filter: var(--filter-img-hinweisbox);
}
/*Invertiert in der dunklen Darstellung das Symbol in der Hinweisbox.*/

.catlinks {
margin-top: 1.6em;
}
/* Zusätzlicher Abstand vor der Auflistung der Kategorien. */

.screenshotrahmen {
background-color: var(--screenshotrahmen-bg);
border: solid 1px var(--screenshotrahmen-border);
padding: 5px;
}
/*Formatierung des Screenshothintergrunds: Der Hintergrund ist leicht abgedunkelt und ein Rahmen wird um das Bild gezogen. Ein kleiner Abstand nach innen wird definiert.*/

.screenshotrahmen img {
height: auto;
max-width: 100%;
}
/* Bilder */

.mw-parser-output > .screenshotgroß {
max-width: 1020px;
}
/* Feste Breite für große Screenshots, wenn nicht die Vorlage Anleitung verwendet wird. */

.hinweisbox > div > .screenshotrahmen {
margin-right: 5px;
}

.hinweisbox > div > .screenshotrahmen:first-child {
margin-top: 5px;
}

.hinweisbox > div > .screenshotrahmen:last-child {
margin-bottom: 10px;
}
/* Abstände für eine Verwendung von Screenshots innerhalb einer Hinweisbox. */

.screenshotImText > div {
float: left;
margin-right: 1em;
margin-bottom: 1em;
}
/* Screenshots bspw. von kleineren Schaltflächen können auch im Textfluss dargestellt werden. */

.übersicht > div,
.screenshotrahmen,
.kachel,
#toc {
box-shadow: 5px 5px 5px 0px var(--box-shadow-color);
}
/*Screenshots, die Kacheln der Startseite und die Seiten-Inhaltsverzeichnisse erhalten einen leichten grauen Schatten. Der Rahmen der Hinweisbox wird separat definiert.*/

table.tanleitung {
width: 100%;
}

.mw-parser-output > .schulung:first-child ~ .tanleitung td:first-child,
.schulung .tanleitung td:first-child,
.wikitable .tanleitung,
.tanleitung th {
background-color: var(--unigruen) !important;
color: var(--tanleitung-th-color) !important;
font-weight: bold;
}

.mw-parser-output > .schulung:first-child ~ .tanleitung td:last-child,
.schulung .tanleitung td:last-child {
width: 100%;
}
/* In Tabellen der Anleitungen wird die Definition genutzt, um der Tabellenkopfzeile eine Uni-grünen Hintergrund und die Schriftfarbe auf weiß zu setzen. */
/* In der Seite Schulung wird jeweils die erste Spalte der Tabelle formatiert. */

tr:hover {
background-color: var(--table-row-bg-highlight) !important;
}
/* Als Lesehilfe wird die mit der Maus berührte Zeile einer Tabelle dezent farblich hervorgehoben. */

#mw-subcategories + #mw-pages > h2,
.mw-parser-output:has(> :last-child) + .mw-category-generated, /* Auf einer Kategorienseite haben die automatisch erzeugten Überschriften (Unterkategorien und Seiten in Kategorie) ebenfalls einen größeren Abstand, wenn es einen entsprechenden Seiteninhalt gibt. */
:is(.screenshot, .absatz, .hinweisbox, p, ul, ol, table) + :is(h2, h3),
.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ h2:first-of-type {
margin-top: 2em !important;
}
/* größerer Zeilenabstand über den Überschriften */

:is(ol, ul, p, .absatz, h4) + .screenshot,
.screenshot + :is(ol, ul, p, .absatz, .seitenindex, h4, .screenshot),
.screenshot + #toc,
#toc + p,
:is(p, .absatz) + #toc,
.absatz + .seitenindex {
margin-top: 1.5em;
}
/* größerer Abstand zwischen zwischen Screenshot, Absatz und Inhaltsverzeichnis */

p + .absatz,
.absatz + p {
margin-top: 0.5em
}
/* Wenn die Vorlage AnleitungAbsatz auf einen normalen Absatz folgt (oder umgekehrt), wird ein Abstand eingefügt, wie er zwischen zwei normalen Absätzen automatisch eingefügt wird. */

.seitenindex {
display: grid;
grid-template-columns: repeat(auto-fill, minmax(13em, 1fr));
grid-auto-flow: dense;
column-gap: 2em;
row-gap: 1.5em;
align-items: start;
}
/* Anzeige der Kacheln im Seitenindex (wird auf der Startseite verwendet): Die Kacheln haben eine minimale Breite. Außerdem wurde der Platz zwischen den Kacheln definiert (c.-gap und r.-gap). Wenn nicht mehr genügend Platz für eine weitere Kachel zur Verfügung steht, wird diese in eine neue Zeile geschoben. So werden die Kacheln auf kleineren Displays untereinander gezeigt.*/

.übersicht > div,
.kachel {
border-top: solid 2px var(--kachel-border-dark);
border-left: solid 2px var(--kachel-border-dark);
border-right: solid 2px var(--kachel-border-light);
border-bottom: solid 2px var(--kachel-border-light);
background-color: var(--kachel-bg);
}
.kachel {
text-align: center;
}
/* Eigenschaften der Kacheln im Seitenindex */

.kachel:focus-within,
.kachel:hover {
background-color: var(--kachel-bg-highlight);
box-shadow: 5px 5px 5px 0px var(--kachel-shadow-highlight);
border-top-color: var(--kachel-border-dark-highlight);
border-left-color: var(--kachel-border-dark-highlight);
border-right-color: var(--kachel-border-light-highlight);
border-bottom-color: var(--kachel-border-light-highlight);
}
/* Eine Kachel im Seitenindex wird hervorgehoben wenn der Mauszeiger sich darüber befindet oder sie mit dem Tabulator ausgewählt wurde. Der Hintergrund wird abgedunkelt. Rahmen und Schatten erhalten eine blaue Färbung, die sich am Design des Wiki des Wikis orientiert. */

/* #p-tb {
display: none;
} */
/* Unterdrückt die Anzeige der Werkzeuge im Seitenmenü komplett */

#p-Admin,
li#t-recentchangeslinked,
li#t-upload,
li#t-specialpages,
li#t-permalink,
li#t-info,
li#t-cite,
.noautonum .tocnumber {
display: none;
}
/* nav#p-Admin: Für normale Benutzer:innen werden die Links für Admins ausgeblendet. Über die spezielle css-Seite für Administrator:innen (MediaWiki:Group-sysop.css) wird diese Ausblendung wieder aufgehoben.
li#t-...: Einzelne Werkzeuge im linken Seitenmenü werden ausgeblendet
.noautonum: Kann genutzt werden, um im Inhaltsverzeichnis die Nummerierung zu unterdrücken. */

.ArbeitWiki {
border-left: solid thick;
padding: 8px 20px 8px;
}

.Aufbau {
background-color: var(--aufbau-bc);
border-left-color: var(--aufbau-blc);
}

.Löschung {
background-color: var(--löschen-bc);
border-left-color: var(--löschen-blc);
}

.Überarbeitung {
background-color: var(--überarbeit-bc);
border-left-color: var(--überarbeit-blc);
}

.TestAusstehend {
background-color: var(--testa-bc);
border-left-color: var(--testa-blc);
}

.AdminRechte {
background-color: var(--adminr-bc);
border-left-color: var(--adminr-blc);
}
/* Konfiguration der Banner in den Vorlagen zur Arbeit mit dem Wiki */

.kachel,
#mw-panel .vector-menu-content a {
transition-property: box-shadow, border-color, background-color;
transition-duration: 1s;
}
/* Der Farbübergang des Seitenmenü und der Kacheln im Seitenindex wird nicht sofort durchgeführt, sondern braucht eine Sekunde. */

#mw-panel .vector-menu-content a:focus,
#mw-panel .vector-menu-content a:hover {
box-shadow: 0px 5px 5px -2px var(--box-shadow-color);
}
/* Hervorhebung im linken Seitenmenü der ausgewählten Menüzeile */

.definitionsliste {
display: grid;
grid-auto-columns: fit-content( 18ch ) 1fr;
column-gap: 1em;
row-gap: 0.5em;
}
/* Ermöglicht mit der Vorlage Definitionsliste eine Aufzählung, in der das(die) Schlagwort(e) fett hervorgehoben werden und der Definitionstext als eingerückter Textblock dargestellt wird.*/

.defPunkt {
grid-column: 1;
font-weight: bold;
}
/* Formatiert die Schlagworte einer Definitionsliste fett und stellt sie vor den Textblock. */

.defErläuterung {
grid-column: 2;
}
/* Stellt den Textblock in einer Definitionsliste in eine zweite Spalte. */

.definitionsliste p:last-child {
margin-bottom: 0;
}
/* Verhindert, dass der letzte zusätzliche Absatz einer Definitionsliste einen größeren Zeilenabstand hat als die übrigen Textblöcke. */

.absatz:after {
content: "";
display: block;
clear: both;
}
/* Verhindert ein einfließen des Textes bei sehr kleinen Screenshots. */

.mw-parser-output {
container-type: inline-size;
}
/* Weißt dem Seiteninhalt einen Container zu. Kindelemente dieses Containers können sich auf die zur Verfügung stehende Breite beziehen. So werden Abfragen nach der Bildschirmbreite überflüssig. */

@container (min-width: 53em) {
/* Alle hier definierten Eigenschaften kommen nur zum Tragen, wenn mindestens 65em Seiteninhalt zur Verfügung stehen. */
.anleitung {
/* display: grid;
grid-template-columns: 50em minmax(5em, 20em) auto;
grid-auto-flow: row dense; */
}
/* Aktuell nicht verwendet. Das Anleitungsdesign war zunächst als Grid geplant. */

.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ * {
max-width: 50em;
line-height: 150%;
}
/* Alle Kindelemente der Anleitung erhalten eine maximale Breite und eine passende Zeilenhöhe zur Wahrung der Barrierefreiheit. */

.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .screenshotgroß {
transition: all 1s;
width: max-content;
}
/* Die Vergrößerung und auch das zurückfallen auf normale Größe der großen Screenshots wird mit einer Sekunde Verzögerung ausgeführt. So wird daraus eine fließende Bewegung. */

.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .screenshotgroß:focus-within,
.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .screenshotgroß:hover {
max-width: 100%;
z-index: 100;
}
/* Große Screenshots werden nur noch größer dargestellt, wenn sie mit der Maus oder dem Tabulator ausgewählt werden. */

.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .toc,
.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .screenshotgroß {
justify-self: start;
}
/* Ausrichtung von Inhaltsverzeichnis und großen Screenshots. Es wird nur der tatsächlich benötigte Platz eingenommen. Nicht die volle zur Verfügung stehende Breite. */

.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .screenshotgroß {
position: relative;
}

.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .screenshotgroß:not(:hover)::after {
content: 'Vergrößerbar';
position: absolute;
bottom: 0;
left: 0.2em;
color: var(--screenshot-hint-color);
font-size: 2em;
z-index: 10;
}
/* Große Screenshots erhalten eine Markierung 'Vergrößerbar' solange sie nicht ausgewählt wurden. Dazu muss die Position des Screenshots als relativ sein und der Schriftzug dazu absolut gesetzt werden. */
}

@container (width < 53em) {
.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ * {
max-width: 50em;
}
.übersicht {
display: none;
}
.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ * {
line-height: 150%;
}
}
/* Bei wenig zur Verfügung stehendem Platz wird nur noch die maximale Breite und die Zeilenhöhe definiert. Falls das Menü 'Übersicht' verwendet wird, wird es jetzt ausgeblendet. */

.übersicht {
position: sticky;
height: 2em;
top: 4em;
max-width: 50em;
z-index: 1000;
}
/* Menü für Anleitungen. (ToDo) Das Menü soll im rechts verfügbaren Platz angezeigt werden. Das Menü wandert beim Scrollen mit. */

.übersicht > div {
padding: 0 0.5em;
height: fit-content;
}

/* .tooltip {
color: #c32e04;
text-decoration: underline;
cursor: help;
} */

[data-tooltip] {
position: relative;
}

[data-tooltip]::after {
content: attr(data-tooltip);
pointer-events: none;
opacity: 0;
transition: opacity 0.5s;
display: block;
position: absolute;
bottom: 1em;
left: -4em;
max-width: 30em;
width: max-content;
padding: 0.5em;
z-index: 1000;
color: var(--tooltip-text-color);
background-color: var(--tooltip-bg);
border: solid 1px var(--tooltip-border-color);
border-radius: 0.5em;
}

[data-tooltip]:hover::after {
opacity: 1;
}
/* Tooltip kann in Verbindung mit der Vorlage Tooltip|Anzeigetext|Glossareintrag eingebunden werden.
Anzeigetext = Dieser Text erscheint im Fließtext der Anleitung unterstrichen.
Glossareintrag = Der Text dieses Eintrags wird beim Bewegen des Cursers über den Anzeigetext über diesem als kleine Box eingeblendet. Es darf sich dabei nur um einen einzelnen Absatz handeln. Der Absatz muss in der Seite im Glossar mit "onlyinclude" geklammert werden und darf keine HTML-Tags enthalten. */

.definitionsliste .hinweisbox {
grid-column: 1 / 3;
}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-07-06T09:27:14Z

Jdamian: /* Übersicht der Berechtigungen */

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

;direkt zu
*[[#Aktenplan|Aktenplan]]
*[[#Akten anlegen und Dokumente ablegen|Akten anlegen und Dokumente ablegen]]
*[[#Berechtigungen einrichten|Berechtigungen einrichten]]
*[[#Einen Vorgang zeichnen|Einen Vorgang zeichnen]]

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Information|Eine Betreffseinheit hat eigene Eigenschaften, die sie an ihre jeweiligen Akten weitergeben kann. Die Eigenschaften der Betreffseinheiten können bei Einrichtung der Allgemeinen Dateiablage nach Rücksprache mit der Organisationseinheit festgelegt werden.
}}

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokumente|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der {{Tooltip|Federführende Organisationseinheit|federführenden Organisationseinheit}} kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Übersicht der Berechtigungen ===
{| class="wikitable sortable tanleitung"
|+
!Rolle
!Akten/Vorgänge anlegen
!Dokumente bearbeiten
!Dokumente lesen
|-
|Bereichsleitung
|ja
|ja
|ja
|-
|Abteilungs-/Teamleitung
|für ihren Bereich
|je nach [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|je nach [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|-
|Assistenz
|ja
|ja
|ja
|-
|Mitarbeitende
|nein
|je nach [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|je nach [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|-
|Sachbearbeitung
|nein
|je nach [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|je nach [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|-
|Akteneigener*in
|nein
|ja
|ja
|-
|Vorgangsverantwortlich
|nein
|nein
|nein
|-
|Beteiligt schreiben und lesen
|nein
|ja
|ja
|-
|Beteiligt nur lesen
|nein
|nein
|ja
|}

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.

Freigegebene Aufgabenlisten erscheinen in der Aufgaben-App im linken Seitenmenü unter dem Punkt '''Freigegebene Aufgabenlisten'''. Für jede Liste wird ein eigener Eintrag erzeugt.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-07-06T09:25:12Z

Jdamian: /* Übersicht der Berechtigungen */

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

;direkt zu
*[[#Aktenplan|Aktenplan]]
*[[#Akten anlegen und Dokumente ablegen|Akten anlegen und Dokumente ablegen]]
*[[#Berechtigungen einrichten|Berechtigungen einrichten]]
*[[#Einen Vorgang zeichnen|Einen Vorgang zeichnen]]

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Information|Eine Betreffseinheit hat eigene Eigenschaften, die sie an ihre jeweiligen Akten weitergeben kann. Die Eigenschaften der Betreffseinheiten können bei Einrichtung der Allgemeinen Dateiablage nach Rücksprache mit der Organisationseinheit festgelegt werden.
}}

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokumente|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der {{Tooltip|Federführende Organisationseinheit|federführenden Organisationseinheit}} kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Übersicht der Berechtigungen ===
{| class="wikitable sortable tanleitung"
|+
!Rolle
!Akten/Vorgänge anlegen
!Dokumente bearbeiten
!Dokumente lesen
|-
|Bereichsleitung
|ja
|ja
|ja
|-
|Abteilungs-/Teamleitung
|für ihren Bereich
|eingeschränkt durch [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|eingeschränkt durch [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|-
|Assistenz
|ja
|ja
|ja
|-
|Mitarbeitende
|nein
|eingeschränkt durch [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|eingeschränkt durch [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|-
|Sachbearbeitung
|nein
|eingeschränkt durch [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|eingeschränkt durch [[#Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene|Ebene]] bzw. [[#Eigenschaftsfeld: Untereinheit|Untereinheit]]
|-
|Akteneigener*in
|nein
|ja
|ja
|-
|Vorgangsverantwortlich
|nein
|nein
|nein
|-
|Beteiligt schreiben und lesen
|nein
|ja
|ja
|-
|Beteiligt nur lesen
|nein
|nein
|ja
|}

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.

Freigegebene Aufgabenlisten erscheinen in der Aufgaben-App im linken Seitenmenü unter dem Punkt '''Freigegebene Aufgabenlisten'''. Für jede Liste wird ein eigener Eintrag erzeugt.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-07-06T09:20:54Z

Jdamian: /* Übersicht der Berechtigungen */

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

;direkt zu
*[[#Aktenplan|Aktenplan]]
*[[#Akten anlegen und Dokumente ablegen|Akten anlegen und Dokumente ablegen]]
*[[#Berechtigungen einrichten|Berechtigungen einrichten]]
*[[#Einen Vorgang zeichnen|Einen Vorgang zeichnen]]

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Information|Eine Betreffseinheit hat eigene Eigenschaften, die sie an ihre jeweiligen Akten weitergeben kann. Die Eigenschaften der Betreffseinheiten können bei Einrichtung der Allgemeinen Dateiablage nach Rücksprache mit der Organisationseinheit festgelegt werden.
}}

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokumente|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der {{Tooltip|Federführende Organisationseinheit|federführenden Organisationseinheit}} kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Übersicht der Berechtigungen ===
{| class="wikitable sortable tanleitung"
|+
!Rolle
!Akten/Vorgänge anlegen
!Dokumente bearbeiten
!Dokumente lesen
|-
|Bereichsleitung
|ja
|ja
|ja
|-
|Abteilungs-/Teamleitung
|für ihren Bereich
|in ihrem Bereich
|in ihrem Bereich
|-
|Assistenz
|ja
|ja
|ja
|-
|Mitarbeitende
|nein
|in ihrem Bereich
|in ihrem Bereich
|-
|Sachbearbeitung
|nein
|in ihrem Bereich
|in ihrem Bereich
|-
|Akteneigener*in
|nein
|ja
|ja
|-
|Vorgangsverantwortlich
|nein
|nein
|nein
|-
|Beteiligt schreiben und lesen
|nein
|ja
|ja
|-
|Beteiligt nur lesen
|nein
|nein
|ja
|}

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.

Freigegebene Aufgabenlisten erscheinen in der Aufgaben-App im linken Seitenmenü unter dem Punkt '''Freigegebene Aufgabenlisten'''. Für jede Liste wird ein eigener Eintrag erzeugt.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-07-06T09:20:00Z

Jdamian: /* Übersicht der Berechtigungen */

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

;direkt zu
*[[#Aktenplan|Aktenplan]]
*[[#Akten anlegen und Dokumente ablegen|Akten anlegen und Dokumente ablegen]]
*[[#Berechtigungen einrichten|Berechtigungen einrichten]]
*[[#Einen Vorgang zeichnen|Einen Vorgang zeichnen]]

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Information|Eine Betreffseinheit hat eigene Eigenschaften, die sie an ihre jeweiligen Akten weitergeben kann. Die Eigenschaften der Betreffseinheiten können bei Einrichtung der Allgemeinen Dateiablage nach Rücksprache mit der Organisationseinheit festgelegt werden.
}}

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokumente|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der {{Tooltip|Federführende Organisationseinheit|federführenden Organisationseinheit}} kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Übersicht der Berechtigungen ===
{| class="wikitable sortable"
|+
!Rolle
!Akten/Vorgänge anlegen
!Dokumente bearbeiten
!Dokumente lesen
|-
|Bereichsleitung
|ja
|ja
|ja
|-
|Abteilungs-/Teamleitung
|für ihren Bereich
|in ihrem Bereich
|in ihrem Bereich
|-
|Assistenz
|ja
|ja
|ja
|-
|Mitarbeitende
|nein
|in ihrem Bereich
|in ihrem Bereich
|-
|Sachbearbeitung
|nein
|in ihrem Bereich
|in ihrem Bereich
|-
|Akteneigener*in
|nein
|ja
|ja
|-
|Vorgangsverantwortlich
|nein
|nein
|nein
|-
|Beteiligt schreiben und lesen
|nein
|ja
|ja
|-
|Beteiligt nur lesen
|nein
|nein
|ja
|}

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.

Freigegebene Aufgabenlisten erscheinen in der Aufgaben-App im linken Seitenmenü unter dem Punkt '''Freigegebene Aufgabenlisten'''. Für jede Liste wird ein eigener Eintrag erzeugt.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-07-06T09:19:36Z

Jdamian: /* Berechtigungen einrichten */

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

;direkt zu
*[[#Aktenplan|Aktenplan]]
*[[#Akten anlegen und Dokumente ablegen|Akten anlegen und Dokumente ablegen]]
*[[#Berechtigungen einrichten|Berechtigungen einrichten]]
*[[#Einen Vorgang zeichnen|Einen Vorgang zeichnen]]

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Information|Eine Betreffseinheit hat eigene Eigenschaften, die sie an ihre jeweiligen Akten weitergeben kann. Die Eigenschaften der Betreffseinheiten können bei Einrichtung der Allgemeinen Dateiablage nach Rücksprache mit der Organisationseinheit festgelegt werden.
}}

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokumente|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der {{Tooltip|Federführende Organisationseinheit|federführenden Organisationseinheit}} kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Übersicht der Berechtigungen ===
{| class="wikitable sortable"
|+
!Rolle
!Akten/Vorgänge anlegen
!Dokumente bearbeiten
!Dokumente lesen
|-
|Bereichsleitung
|ja
|ja
|ja
|-
|Abteilungs-/Teamleitung
|für ihren Bereich
|in ihrem Bereich
|in ihrem Bereich
|-
|Assistenz
|ja
|ja
|ja
|-
|Mitarbeitende
|nein
|in ihrem Bereich
|in ihrem Bereich
|-
|Sachbearbeitung
|nein
|in ihrem Bereich
|in ihrem Bereich
|-
|Akteneigener*in
|nein
|ja
|ja
|-
|Vorgangsverantwortlich
|nein
|nein
|nein
|-
|Beteiligt schreiben und lesen
|nein
|ja
|ja
|-
|Beteiligt nur lesen
|nein
|nein
|ja
|}

;Leitung
:Dezernatsleitung, Abteilungsleitung, Teamleitung
;Assistenz
:Sekretariat
;bet

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.

Freigegebene Aufgabenlisten erscheinen in der Aufgaben-App im linken Seitenmenü unter dem Punkt '''Freigegebene Aufgabenlisten'''. Für jede Liste wird ein eigener Eintrag erzeugt.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

Teilen von Akten, Vorgängen und Dokumenten

2026-06-30T13:21:03Z

Jdamian:

{{Anleitung|Kategorie=Suchen und Teilen}}[[category:ePersonalakte]]
In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem bietet, um eine Akte, einen Vorgang oder ein Dokument zu teilen.

== Link in Zwischenablage kopieren ==

Sollten Sie Kolleg*innen eine Akte, einen Vorgang oder ein Dokument zur Durchsicht oder Bearbeitung zukommen lassen wollen, gibt es dafür unterschiedlich Möglichkeiten. Eine Möglichkeit davon ist das Teilen von Links.

{{Hinweis|Bitte vermeiden Sie das Teilen eines URL-Links, den Sie aus der Adresszeile des Browsers kopiert haben. Dies kann zu Fehlern führen.}}

=== Akten und Vorgänge ===

{{AnleitungScreenshotGroß
|Link aus Betreffseinheit.png|Sie sehen das Listenergebnis einer Akte mit dem rot umrandeten Icon für die Zwischenablage eines Links.|Wenn Sie über eine Betreffseinheit des Aktenplans abspringen, landen Sie in einem Listenergebnis. Sie können im nächsten Schritt über die drei Punkte rechts von der gewünschten Akte das Icon mit dem Klemmbrett und der Büroklammer klicken und dadurch einen Link in die Zwischenablage kopieren. Diesen können Sie dann z. Bsp. in eine E-Mail einfügen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Link zur Akte.png|Sie sehen die Vorgänge einer Akte mit dem rot umrandeten Icon für die Zwischenablage eines Links und der rot umrandeten Aktenstruktur.|Wenn Sie bereits innerhalb einer Akte sind, finden Sie das Link-Icon in der Akte rechts oben an erster Stelle(1) unter Ihrem Profil-Icon.
Bitte achten Sie in diesem Fall darauf, dass Sie sich in der Akte und nicht in einem Suchergebnis befinden. Das erkennen Sie unter anderem daran, dass Ihnen im linken Menü die Aktenstruktur(2) angeboten wird. Befinden Sie sich hingegen in einem Suchergebnis, können Sie im linken Menü entsprechend selbiges aufklappen und weiter verfeinern.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur allgemeinen Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Link zum Vorgang.png|Sie sehen das Listenergebnis einer Akte mit dem rot umrandeten Icon für die Zwischenablage eines Links.|Selbiges Vorgehen können Sie auch innerhalb eines Vorganges anwenden.
}}

=== Dokumente ===

{{AnleitungScreenshotGroß
|Link zum Dokument außerhalb.png|Sie sehen die Dokumente eines Vorgangs mit dem rot umrandeten Icon für das Teilen eines Links.|Wenn Sie ein Dokument teilen möchten und sich innerhalb eines Vorgangs befinden, klicken Sie wieder auf die drei Punkte. Hier müssen Sie jedoch im ersten Schritt das Teilen-Icon(1) wählen, welches Ihnen zum einen die Möglichkeit bietet, den Link auf das Dokument in die Zwischenablage zu kopieren(2). Zum anderen können Sie auch direkt das Teilen-Icon auswählen(3).
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Teilen nur Link.png|Sie sehen die Teilenfunktion per Link.|Sollten Sie das Teilen-Icon klicken, öffnet sich die Option, den Link auf das Dokument in einer für generierten E-Mail zu erstellen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Email 2.png|Sie sehen die Weiterleitung der Linkerstellung.|Sobald Sie auf '''Link senden''' geklickt haben, wird eine E-Mail damit heruntergeladen(1). Über den <b>Schliessen-Button(2)</b> unten links kehren Sie zu Ihrem vorherigen Bereich zurück. Mit dem <b>Erneut erstellen-Button(3)</b> unten rechts können Sie die Aktion nochmals ausführen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Email 2.2.png|Sie sehen die geöffnete E-Mail mit dem Link.|Die generierte E-Mail hat einen Standardtext, den Sie anpassen können.
}}

=== Mehrere Dokumente teilen ===

{{AnleitungScreenshotGroß
|Teilen mehrerer Links.png|Sie sehen die Dokumentenliste eines Vorgangs mit markierten Dokumenten, der markierten Menüleiste und dem Teilen-Icon.|Wenn Sie mehrere Dokumente eines Vorgangs teilen möchten, setzen Sie dafür einen Haken bei den entsprechenden Dokumenten in der linken Leiste(1) mit den Klickfeldern. Sobald Sie das erste Dokument gewählt haben, erscheinen oberhalb der Auflistung mehrere Buttons(2). Klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten und wählen Sie wieder das Teilen-Icon(3). Das weitere Vorgehen entspricht dem oben Beschriebenen.
}}

Widget Zuletzt bearbeitet in DMS/eAkte

2026-06-30T13:20:24Z

Jdamian:

{{Anleitung|Kategorie=Suchen und Teilen}}

{{AnleitungAbsatz
|Sie können sich die Elemente, die Sie zuletzt bearbeitet haben, auf dem Dashboard anzeigen lassen. Verwenden Sie hierzu das Widget '''Zuletzt bearbeitet'''.
}}
{{Verweis
|Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg]].
}}__FORCETOC__

== Widget Funktionen ==

{{AnleitungScreenshot|Widget_Zuletzt_bearbeitet.png|Es wird das Widget zuletzt bearbeitet angezeigt. Das Widget besteht aus zwei Elementen. Im oberen Element befindet sich der Name des Widgets mit der Erläuterung Anzeigen Ihrer zuletzt bearbeiteten Elemente. Links vom Namen ist ein grünes Symbol, bestehend aus einer Uhr und einem Stift. Links davon, am Rand, sind sechs Punkte, die in zwei Spalten zu je drei Reihen angeordnet sind. Rechts vom Namen sind drei Punkte untereinander abgebildet. Im unteren Element sind die Elemente aufgeführt, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Sie werden dargestellt durch das Symbol des jeweiligen Elements, die Namen sowie Datum und Uhrzeit des letzten Zuriffs. Rechts davon befindet sich ein Schieberegler, mit dem Sie die Liste nach oben und unter verschieben können. In der unteren rechten Ecke sind zwei kleine diagonale Striche. Damit lässt sich die Größe des Widgets anpassen.
|Abhängig von der gewählten Größe zeigt das Widget mindestens drei Elemente an. Dies können sowohl Akten und Vorgänge als auch Dokumente sein.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Anhand des Symbols eines jeden Elements erkennen Sie dessen Dateityp. Weiterhin sind der Name sowie Datum und Uhrzeit Ihres letzten Zugriffs angeführt.

Mit dem '''Schieberegler''' am rechten Rand können Sie die Liste nach oben oder unten verschieben. Mit Klick auf das '''3-Punkt-Symbol''' können Sie die Liste der angezeigten Elemente aktualisieren oder das Widget vom Dashboard entfernen.

Mit Klick (Drag-and-Drop) auf das '''6-Punkt-Symbol''' in der linken, oberen Ecke des Widgets können Sie dieses auf Ihrem Dashboard verschieben. Mit Klick (Drag-and-Drop) auf die '''beiden diagonalen Linien''' in der unteren rechten Ecke des Widgets können Sie dessen Größe anpassen.
}}

== Widget zu Dashboard hinzufügen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sollte das Widget noch nicht auf Ihrem Dashboard vorhanden sein, gehen Sie auf '''+ Widget hinzufügen'''. Damit öffnet sich ein Menü mit allen verfügbaren Widgets. Wählen Sie '''Zuletzt bearbeitet''' aus und klicken Sie auf '''Hinzufügen'''. Mit Klick auf '''X''' schließen Sie dieses Menü wieder.
}}

Widget Beobachtet in DMS/eAkte

2026-06-30T13:20:02Z

Jdamian:

{{Anleitung|Kategorie=Suchen und Teilen}}{{AnleitungAbsatz
|Sie können sich die Elemente, die Sie beobachten, auf dem Dashboard anzeigen lassen. Verwenden Sie hierzu das Widget '''Beobachtet'''.
}}
{{Verweis
|Eine Anleitung zum Beobachten von Akten und Dokumenten finden Sie hier: [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Beobachtete Elemente|Beobachtete Elemente]]
}}
{{Verweis
|Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg]].
}}__FORCETOC__

== Widget Funktionen ==

{{AnleitungScreenshot|Widget_Beobachtet.png|Es wird das Widget Beobachtet angezeigt. Das Widget besteht aus zwei Elementen. Im oberen Element befindet sich der Name des Widgets mit der Erläuterung Anzeigen Ihrer beobachteten Elemente. Links vom Namen ist ein grünes Symbol, bestehend aus stilisiertem Auge. Links davon, am Rand, sind sechs Punkte, die in zwei Spalten zu je drei Reihen angeordnet sind. Rechts vom Namen sind drei Punkte untereinander abgebildet. Im unteren Element sind die Elemente aufgeführt, die Sie beobachten haben. Sie werden dargestellt durch das Symbol des jeweiligen Elements, die Namen sowie Datum und Uhrzeit des letzten Zuriffes. Werden mehr als drei Elemente beobachtet, befindet sich rechts davon ein Schieberegler, mit dem Sie die Liste nach oben und unter verschieben können. In der unteren rechten Ecke sind zwei kleine diagonale Striche. Damit lässt sich die Größe des Widgets anpassen.
|Das Widget zeigt die von Ihnen beobachteten Elemente an. Dies können sowohl Akten und Vorgänge als auch Dokumente sein.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Anhand des Symbols eines jeden Elements erkennen Sie dessen Dateityp. Weiterhin sind der Name sowie Datum und Uhrzeit Ihres letzten Zugriffs angeführt.

Abhängig von der Anzahl der beobachteten Elemente und der gewählten Größe des Widgets wird ein '''Schieberegler''' am rechten Rand angeboten. Mit diesem können Sie die Liste nach oben oder unten verschieben. Mit Klick auf das '''3-Punkt-Symbol''' können Sie die Liste der angezeigten Elemente aktualisieren oder das Widget vom Dashboard entfernen.

Mit Klick (Drag-and-Drop) auf das '''6-Punkt-Symbol''' in der linken, oberen Ecke des Widgets können Sie dieses auf Ihrem Dashboard verschieben. Mit Klick (Drag-and-Drop) auf die '''beiden diagonalen Linien''' in der unteren rechten Ecke des Widgets können Sie dessen Größe anpassen.
}}

== Widget zu Dashboard hinzufügen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sollte das Widget noch nicht auf Ihrem Dashboard vorhanden sein, gehen Sie auf '''+ Widget hinzufügen'''. Damit öffnet sich ein Menü mit allen verfügbaren Widgets. Wählen Sie '''Zuletzt bearbeitet Beobachtet''' aus und klicken Sie auf '''Hinzufügen'''. Mit Klick auf '''X''' schließen Sie dieses Menü wieder.
}}

Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte

2026-06-30T13:19:17Z

Jdamian:

{{Anleitung|Kategorie=Suchen und Teilen}}[[Kategorie:Einstieg]]{{AnleitungAbsatz
|Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt.
}}

== Wechsel zwischen Listenansicht und Tabellenansicht ==

{{AnleitungScreenshotGroß|TabellenansichtListenansicht.png|Abbildung der Tabellenansicht sowie Listenansicht im Dokumentenmanagementsystem
|Sie können die Ansicht im Menü rechts oberhalb einer Trefferliste über das Tabellen-Icon (1) ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon (2).
}}

== Listenansicht ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht Änderungen.png|Abbildung der Listenansicht im Dokumentenmanagementsystem. Menüpunkt Sortieren der Trefferliste in der Listenansicht.
|Sie können die Ergebnislist in der Listenansicht nach bestimmten Metadaten sortieren. Standardmäßig wird nach dem Änderungsdatum sortiert. Neben der Sortierung nach Metadaten, können Sie zusätzlich die Ergebnisse alphabetisch aufsteigend und absteigend sortieren.

Nachfolgend wird dargestellt, wie Sie die Ergebnisse in der Listenansicht sortieren können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht Sortierungen.png|Abbildung der Listenansicht im Dokumentenmanagementsystem. Aufgeklapptes Menü Sortieren nach.
|Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, wie beispielsweise die Sortierung nach '''Besitzer''', '''Dokument-ID''' oder '''Geändert am'''
}}

== Tabellenansicht ==

=== Trefferliste Tabellenansicht: Spalten verschieben ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Tabellenansicht Spalten verschieben.png|Abbildung der Trefferliste in der Tabellenansicht des Dokumentenmanagementsystems.
|Die Reihenfolge der einzelnen Spalten können Sie in der Tabellenansicht per drag and drop verschieben.
}}

{{Hinweis
|Es werden Ihnen in der Ansicht nur die ersten 100 Ergebnisse angezeigt. Wenn die ausgeführte Suche mehr als 100 Ergebnisse beinhaltet, müssen Sie auf den Button '''Alle Ergebnisse anzeigen''' klicken, um alle Ergebnisse sich anzeigen zu lassen.
}}

=== Trefferliste Tabellenansicht: auf- oder absteigend sortieren ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Tabellenansicht sortieren.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Die Spalten in der Tabellenansicht lassen sich auf- und absteigend sortieren.
Zum Sortieren einer Spalte klicken Sie auf den Spaltentitel. Es erscheint ein Pfeil, der anzeigt, ob die Inhalte der Spalte auf- oder absteigend angezeigt werden. Durch erneutes Klicken auf den Spaltentitel wechseln Sie die Anordnung der Sortierung oder deaktivieren die Sortierung.
}}

=== Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Tabellenansicht-Ergebnisse gruppieren.png|Abbildung der Trefferliste in der Tabellenansicht des Dokumentenmanagementsystems. Menüpunkt Gruppieren nach in der Trefferliste.
|Zum Gruppieren der Ergebnisse nach den Inhalten der ausgewählten Spalte, ziehen Sie per drag and drop die Spalte in den grauen Bereich über den Elementen. Alternativ führen Sie den Mauszeiger über den Spaltentitel und klicken rechts neben dem Titel auf die erscheinenden drei Striche. Dort wählen Sie anschließend '''Gruppieren nach''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshot|Tabellenansicht Gruppierung.png|Gruppierung in der Tabellenansicht nach Registern im Dokumentenmanagementsystems.
|Gruppieren Sie die Suchergebnisse nach den Registern (sofern vorhanden), um bei einer langen Ergebnisliste eine nach Registern strukturierte, kompakte Übersicht zu erhalten. Unterhalb jedes einzelnen Registers finden sich die zugeordneten Dokumente wieder und können bei Bedarf mit dem Pfeil links der Registerbezeichnung auf- und zugeklappt werden. Register stellen somit eine zusätzliche Möglichkeit der Unterteilung von Dokumenten innerhalb von Akten und Vorgängen dar.
}}
{{Hinweis
|Falls Sie die Ansicht auf den Standard wieder zurücksetzen möchten, müssen Sie oben rechts auf den nach rechts zeigenden kreisförmigen Pfeil klicken.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zu Registern finden Sie in der Anleitung [[Register anlegen in DMS/eAkte]].
}}

=== Trefferliste Tabellenansicht: Spalten anpinnen ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Tabellenansicht spalten anpinnen.png|Anpinnen von Spalten in der Tabellenansicht über den Menüpunkt Spalte anpinnen.
|Die Tabellenansicht besteht aus mehreren Spalten, die Sie einsehen können, indem Sie nach rechts scrollen. Damit Sie bestimmte Spalten wie z.B. den Titel nicht aus den Augen verlieren, können Sie einzelne Spalten anpinnen. Fahren Sie hierfür mit der Maus über die Spalte, dann erscheint ein Symbol mit drei Strichen. Klicken Sie auf dieses Symbol und anschließend auf „Spalte anpinnen“. Nun können Sie zwischen '''Links anpinnen''', '''Rechts anpinnen''' und '''Nicht anpinnen''' wählen. Sie können auch mehrere Spalten anpinnen.
}}

=== Trefferliste Tabellenansicht: Filtern ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Tabellenansicht filtern.png|Ansicht in der Tabellenansicht filtern im Dokumentenmanagementsystem.
|Sie können innerhalb einer Spalte filtern, um die Ergebnisliste weiter einzuschränken. Fahren Sie hierfür mit der Maus über die Spalte. Anschließend erscheint neben der Spalte ein Symbol mit drei Strichen. Klicken Sie auf dieses Symbol und nachfolgend auf das mittlere Symbol.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Über das Dropdown Menü können Sie den Filter genauer definieren. Im Standard ist hier '''Enthält''' vordefiniert. Wenn Sie in dem darunterliegenden Eingabefeld den Begriff eingeben, wird der Filter nach dem Begriff vorgenommen. Zeitgleich öffnet sich ein weiterer Filter, mit dem Sie einen Zusätzlichen Begriff eingeben können. Diesen müssen Sie aber nicht unbedingt ausfüllen.
}}

== Tabellenansicht und Listenansicht ==

=== Trefferliste: Ergebnisse filtern ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Ergebnisse in Trefferliste filtern.png|Abbildung der Trefferliste mit ausgeklapptem Suchfeld links.
|Sie können sowohl in der Tabellen- wie auch Listenansicht die Ergebnisse in einer Suchmaske filtern, wenn Sie das Menü links neben der Liste aufklappen. Sie können dieses nach Belieben kleiner oder größer ziehen.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].
}}

Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte

2026-06-30T13:18:56Z

Jdamian:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Einstieg]]{{AnleitungAbsatz
|Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt.
}}

== Wechsel zwischen Listenansicht und Tabellenansicht ==

{{AnleitungScreenshotGroß|TabellenansichtListenansicht.png|Abbildung der Tabellenansicht sowie Listenansicht im Dokumentenmanagementsystem
|Sie können die Ansicht im Menü rechts oberhalb einer Trefferliste über das Tabellen-Icon (1) ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon (2).
}}

== Listenansicht ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht Änderungen.png|Abbildung der Listenansicht im Dokumentenmanagementsystem. Menüpunkt Sortieren der Trefferliste in der Listenansicht.
|Sie können die Ergebnislist in der Listenansicht nach bestimmten Metadaten sortieren. Standardmäßig wird nach dem Änderungsdatum sortiert. Neben der Sortierung nach Metadaten, können Sie zusätzlich die Ergebnisse alphabetisch aufsteigend und absteigend sortieren.

Nachfolgend wird dargestellt, wie Sie die Ergebnisse in der Listenansicht sortieren können.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht Sortierungen.png|Abbildung der Listenansicht im Dokumentenmanagementsystem. Aufgeklapptes Menü Sortieren nach.
|Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, wie beispielsweise die Sortierung nach '''Besitzer''', '''Dokument-ID''' oder '''Geändert am'''
}}

== Tabellenansicht ==

=== Trefferliste Tabellenansicht: Spalten verschieben ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Tabellenansicht Spalten verschieben.png|Abbildung der Trefferliste in der Tabellenansicht des Dokumentenmanagementsystems.
|Die Reihenfolge der einzelnen Spalten können Sie in der Tabellenansicht per drag and drop verschieben.
}}

{{Hinweis
|Es werden Ihnen in der Ansicht nur die ersten 100 Ergebnisse angezeigt. Wenn die ausgeführte Suche mehr als 100 Ergebnisse beinhaltet, müssen Sie auf den Button '''Alle Ergebnisse anzeigen''' klicken, um alle Ergebnisse sich anzeigen zu lassen.
}}

=== Trefferliste Tabellenansicht: auf- oder absteigend sortieren ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Tabellenansicht sortieren.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Die Spalten in der Tabellenansicht lassen sich auf- und absteigend sortieren.
Zum Sortieren einer Spalte klicken Sie auf den Spaltentitel. Es erscheint ein Pfeil, der anzeigt, ob die Inhalte der Spalte auf- oder absteigend angezeigt werden. Durch erneutes Klicken auf den Spaltentitel wechseln Sie die Anordnung der Sortierung oder deaktivieren die Sortierung.
}}

=== Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Tabellenansicht-Ergebnisse gruppieren.png|Abbildung der Trefferliste in der Tabellenansicht des Dokumentenmanagementsystems. Menüpunkt Gruppieren nach in der Trefferliste.
|Zum Gruppieren der Ergebnisse nach den Inhalten der ausgewählten Spalte, ziehen Sie per drag and drop die Spalte in den grauen Bereich über den Elementen. Alternativ führen Sie den Mauszeiger über den Spaltentitel und klicken rechts neben dem Titel auf die erscheinenden drei Striche. Dort wählen Sie anschließend '''Gruppieren nach''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshot|Tabellenansicht Gruppierung.png|Gruppierung in der Tabellenansicht nach Registern im Dokumentenmanagementsystems.
|Gruppieren Sie die Suchergebnisse nach den Registern (sofern vorhanden), um bei einer langen Ergebnisliste eine nach Registern strukturierte, kompakte Übersicht zu erhalten. Unterhalb jedes einzelnen Registers finden sich die zugeordneten Dokumente wieder und können bei Bedarf mit dem Pfeil links der Registerbezeichnung auf- und zugeklappt werden. Register stellen somit eine zusätzliche Möglichkeit der Unterteilung von Dokumenten innerhalb von Akten und Vorgängen dar.
}}
{{Hinweis
|Falls Sie die Ansicht auf den Standard wieder zurücksetzen möchten, müssen Sie oben rechts auf den nach rechts zeigenden kreisförmigen Pfeil klicken.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zu Registern finden Sie in der Anleitung [[Register anlegen in DMS/eAkte]].
}}

=== Trefferliste Tabellenansicht: Spalten anpinnen ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Tabellenansicht spalten anpinnen.png|Anpinnen von Spalten in der Tabellenansicht über den Menüpunkt Spalte anpinnen.
|Die Tabellenansicht besteht aus mehreren Spalten, die Sie einsehen können, indem Sie nach rechts scrollen. Damit Sie bestimmte Spalten wie z.B. den Titel nicht aus den Augen verlieren, können Sie einzelne Spalten anpinnen. Fahren Sie hierfür mit der Maus über die Spalte, dann erscheint ein Symbol mit drei Strichen. Klicken Sie auf dieses Symbol und anschließend auf „Spalte anpinnen“. Nun können Sie zwischen '''Links anpinnen''', '''Rechts anpinnen''' und '''Nicht anpinnen''' wählen. Sie können auch mehrere Spalten anpinnen.
}}

=== Trefferliste Tabellenansicht: Filtern ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Tabellenansicht filtern.png|Ansicht in der Tabellenansicht filtern im Dokumentenmanagementsystem.
|Sie können innerhalb einer Spalte filtern, um die Ergebnisliste weiter einzuschränken. Fahren Sie hierfür mit der Maus über die Spalte. Anschließend erscheint neben der Spalte ein Symbol mit drei Strichen. Klicken Sie auf dieses Symbol und nachfolgend auf das mittlere Symbol.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Über das Dropdown Menü können Sie den Filter genauer definieren. Im Standard ist hier '''Enthält''' vordefiniert. Wenn Sie in dem darunterliegenden Eingabefeld den Begriff eingeben, wird der Filter nach dem Begriff vorgenommen. Zeitgleich öffnet sich ein weiterer Filter, mit dem Sie einen Zusätzlichen Begriff eingeben können. Diesen müssen Sie aber nicht unbedingt ausfüllen.
}}

== Tabellenansicht und Listenansicht ==

=== Trefferliste: Ergebnisse filtern ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Ergebnisse in Trefferliste filtern.png|Abbildung der Trefferliste mit ausgeklapptem Suchfeld links.
|Sie können sowohl in der Tabellen- wie auch Listenansicht die Ergebnisse in einer Suchmaske filtern, wenn Sie das Menü links neben der Liste aufklappen. Sie können dieses nach Belieben kleiner oder größer ziehen.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].
}}

Suche in DMS/eAkte

2026-06-30T13:17:55Z

Jdamian:

{{Anleitung|Kategorie=Suchen und Teilen}}

{{AnleitungAbsatz
|Diese Anleitung behandelt die Suche von {{Tooltip|Akte|Akten}}, {{Tooltip|Vorgang|Vorgängen}} und {{Tooltip|Dokumente|Dokumenten}} in DMS/eAkte.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Thema Suche in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto: 528a86d7-f86c-4f02-a5ea-acc3007a3101 |Videoplattform Panopto]].
}}
== Widget "Suche" und Widget "Suche mit Suchschlitz" ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können Ihre Suche beginnen, indem Sie auf das Widget '''Suche - Wissen zentral verfügbar''' klicken. Damit öffnet sich die normale Suchmaske. Dieses Widget ist sowohl auf dem Dashboard als auch in der klassischen Ansicht vorhanden.
}}
{{AnleitungScreenshot|Widget Suche mit Freitextfeld.png|Widget "Suche" mit einem drunter liegenden Freitext Suchfeld.
|Auf dem Dashboard ist außerdem das Widget '''Suche mit Suchschlitz''' verfügbar.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Klicken Sie auf den Schriftzug '''Suche''' oberhalb des Suchschlitzes, gelangen Sie zur regulären [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] und können darüber ihre Suche durchführen.

Sie können aber auch direkt eine Freitextsuche durchführen. Geben Sie hierfür den gesuchten Begriff in den Suchschlitz ein und drücken Sie '''Enter''' oder klicken rechts auf die Lupe. Dadurch werden Sie über die [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] direkt zu den Suchergebnissen geleitet.

In der [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen.

Sollte dieses Widget noch nicht auf dem Dashboard vorhanden sein, klicken Sie auf dem Dashboard oben rechts auf '''+ Widget hinzufügen''' . Wählen Sie dort das Widget '''Suche''' mit der Beschreibung "Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Akten" aus und klicken auf '''Hinzufügen'''.
}}

{{Verweis
|Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg]].
}}

== Ansicht: Suche ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Suche.png|Übersicht der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystem.
|Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf das Widget '''Suche''', um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:
}}
{{AnleitungAbsatz
|Unter dem Eingabefeld '''Suchbegriff eingeben''' befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.

Mit einem Klick auf den Button '''Suchen''' wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt.
}}
{{Hinweis
|Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Akten oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.
}}
{{Information
|'''Tipp''': Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.
}}

== Platzhalter ==

Platzhalter/Wildcards dienen dazu ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen.

Liste einiger Platzhalter/Wildcards:
* * - eine beliebige Anzahl Zeichen
* ? - ein beliebiges Zeichen
* | - oder: beide Suchbegriffe werden gefunden
* ! - nicht: ohne diese Zeichenfolge
* $ - leer: Alle Objekte, deren Metadatenfeld leer ist.
* !$ - nicht leer: Alle Objekte, deren Metadatenfeld nicht leer ist.
Datum:
* {ZAHL} .. {ZAHL} - Bereich, relativ: Bereich in Tagen ausgehend von heute. Nur ganze positiv negative Zahlen möglich.
* {DATUM} .. {DATUM} - Bereich, absolut: Bereich zweier Datumsangaben.

== Weitere Sucheinschränkungen ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen.
}}

=== Kategorie auswählen ===

{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Auswahlfeld der Sucheinschränkung Kategorie auswählen.
|Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Projektakte, Projektdokument usw. nutzen.
}}

=== Eigenschaften ===
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Filtern nach Sucheinschränkung in der Suche.
|Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.
}}

=== Erweitert ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Übersicht der erweiterten Sucheinschränkungsfelder im Dokumentenmanagementsystem.
|Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Aktenzeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.
}}

=== Allgemein ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung allgemein.png|Ausgefüllte Suche mit Sucheinschränkungen anhand eines Beispiels im Dokumentenmanagementsystems.
|Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Aktenzeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt.

In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.
}}

== Sortierung der Ergebnisliste ==

{{AnleitungAbsatz
|Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Sortierung der Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}

== Ergebnis im Aktenplan lokalisieren ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument im Aktenplan lokalisieren.png|Übersicht des Kontextmenüs des Dokumentenmanagemtsystems. Menüpunkt Im Aktenplan lokalisieren.
|Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion '''Im Aktenplan lokalisieren''' des Kontextmenüs ermitteln.
Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend müssen Sie im Kontextmenü auf '''Im Aktenplan lokalisieren''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png|Darstellung des Aktenplans.
|Nun wird der entsprechende Vorgang angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Aktenplan finden Sie in der Anleitung [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Such-Eingaben zurücksetzen ==

{{AnleitungScreenshot|Suche zurücksetzen.png|Darstellung Menüpunkts Suche zurücksetzen in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen entfernt.
}}

== Suche im Persönlichen Bereich speichern ==

{{AnleitungScreenshot|Suche persönlicher Bereich.png|Darstellung der Funktion Favoriten in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Sie haben die Möglichkeit Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern rechts oberhalb des Suchfeldes möglich.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button '''Neu erstellen''' erstellen.
Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}

== Suchevorlage im Suchfenster ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Suchvorlage neu.png|Darstellung der Suchvorlage in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Suchen, die Sie gespeichert haben, können Sie nicht nur in Ihrem Persönlichen Bereich aufrufen, sondern auch in den Suchvorlagen, die Ihnen links in der Suchmaske angeboten werden. Wenn Sie die Suchvorlagen aufklappen, sehen Sie nicht nur die Suchvorlagen (1), sondern auch Ihren Suchverlauf (2).
<br> Über den Suchvorlagen sehen Sie ein Menü (3), welches Ihnen ermöglicht, die Suchvorlagen zu filtern, zu aktualisieren oder zu verwalten. Wenn Sie eine Suchvorlage ausgewählt haben, wird Ihnen das unter anderem auch in der Suchmaske oben (4) angezeigt.
}}

== Suchevorlage verwalten ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Suchvorlagen bearbeiten.png|Darstellung der Suchvorlage im Bearbeitungsmodus.
|Wenn Sie über das '''Zahnrad-Symbol''' auf '''Suchvorlagen verwalten''' gehen, springen Sie in ein neues Fenster. Hier können Sie unter anderem Ihre Suchvorlagen '''Bearbeiten''', '''Löschen''', '''Beobachten''' oder den '''Link in Zwischenablage kopieren''', wenn Sie auf die drei Punkte rechts klicken. Die Suchvorlagen können Sie ebenfalls über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen und bearbeiten.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Bearbeitung finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}

Persönlicher Bereich in DMS/eAkte

2026-06-30T13:17:07Z

Jdamian:

{{Anleitung|Kategorie=Suchen und Teilen}}[[Kategorie:Einstieg]]
{{AnleitungAbsatz
|Ihren persönlichen Bereich erreichen Sie über die Kachel '''Persönlicher Bereich''' auf der Startseite.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Persönlicher Bereich Reiter.png|Die Reiter gespeicherte Suchvorgänge, Favoriten, gespeicherte Ablagevorlagen und beobachteten Elemente sind zu sehen.
|Hier können Sie innerhalb der jeweiligen Reiter Ihre gespeicherten Suchvorgänge, Favoriten, gespeicherten Ablagevorlagen und beobachteten Elemente verwalten. Dieser Bereich soll Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.
}}

== Gespeicherte Suchvorgänge ==

=== Gespeicherte Suchvorlagen anzeigen ===

{{Verweis
|Informationen zum Speichern von Suchen finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte#Suche im Persönlichen Bereich speichern|Suche im DMS/eAkte]].}}
{{AnleitungAbsatz
|Ihre gespeicherten Suchvorlagen finden Sie dann unter dem Reiter '''Gespeicherte Suchvorgänge'''.
}}

=== Gespeicherte Suchvorlagen löschen ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Suchvorlagen_löschen.png|Ganz rechts in der Zeile von der gespeicherten Suchvorlage sind die drei Punkte mit dem geöffneten Kontextmenü zu sehen.
|Wenn Sie eine gespeicherte Suchvorlage nicht mehr benötigen, können Sie diese über die drei Punkte wieder aus Ihrem persönlichen Bereich entfernen, in dem Sie im Kontextmenü auf '''Löschen''' klicken.
}}

=== Suchkriterien eines Suchvorgangs anzeigen lassen ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Suchkriterien anzeigen.png|In der Zeile von der gespeicherten Suchvorlage ist rechts ein Symbol mit drei Strichen und einer Lupe zu sehen.
|Über das folgende Symbol können Sie sich Ihre Suchkriterien anzeigen lassen, die Sie ursprünglich für die Suche, die Sie gespeichert haben, verwendet haben.
}}

{{Information|Über das Drei-Punkte-Menü neben einer gespeicherten Suchvorlage können Sie sich den Link zu Ihrer Suchvorlage in die Zwischenablage kopieren. Sie haben So die Möglichkeit Suchvorlagen mit Ihren Kolleg*innen zu teilen. Ein Klick auf den Link in einer Mail an Ihre Kolleg*innen führt diese in die schon vorausgefüllte Suchmaske. Dort können diese sich ihrerseits die Vorlage abspeichern.}}

== Favoritenliste ==

{{Verweis
|Informationen zum Speichern von Favoriten erhalten sie in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Favoriten speichern|Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

=== Favoriten anzeigen ===

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie im Reiter '''Favoritenliste''' auf '''Favoriten''' klicken, erhalten Sie im rechten Teil des Bildschirms eine Auflistung Ihrer gespeicherten Favoriten.
}}

=== Widget "Favorisiert" ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie haben die Möglichkeit, sich Ihre Favoriten auf dem Dashboard anzeigen zu lassen. Hierzu verwenden Sie das Widget '''Favorisiert'''. Es werden jedoch nur die Favoriten angezeigt, die in der Liste "Favoriten" hinterlegt wurden.

Sollte das Widget noch nicht auf dem Dashboard vorhanden sein, wechseln Sie zum Dashboard und klicken Sie oben rechts auf '''+ Widget hinzufügen'''. Dort wählen Sie in der aufgeklappten Liste das Widget '''Favorisiert''' und klicken auf '''hinzufügen'''. Das Widget befindet sich nun auf Ihrem Dashboard.
}}
{{Verweis
|Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg]].
}}

=== Favoriten strukturieren ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie haben die Möglichkeit Ihre Favoriten über sogenannte Listen zu strukturieren.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Favoriten strukturieren.png|Rechts vom Favoriten-Dokument sind die drei Punkte sowie das damit zusammenhängede, offene Kontextmenü zu sehen.
|Klicken Sie hierfür auf die drei Punkte neben einem Favorit, um einzelne Favoriten verschiedenen Listen zuordnen. Über den Punkt '''Listenauswahl anpassen''' im Kontextmenü können Sie festlegen, ob Ihre Favoriten zukünftig unter dem Ordner '''Favoriten''' oder in einem von Ihnen selbst betitelten Ordner zu finden sind.
}}
{{AnleitungScreenshot|Neue Favoritenliste erstellen.png|Alternativtext
|Über den Punkt '''+ Neue Liste erstellen''' können Sie eine neue individuelle Liste erstellen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Alternativ können Sie auch weiter Favoritenlisten im persönlichen Bereich unter dem Reiter Favoritenliste erstellen. Klicken Sie hierzu einfach auf das Plus-Symbol.
}}

=== Favoritenliste filtern ===

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie mehrere Favoritenlisten besitzen, können Sie diese über das Symbol der drei Streifen, die sich nach unten hin verjüngen, filtern.
}}

=== Favoritenliste leeren ===

{{AnleitungAbsatz
|Über die drei Punkte rechts von der Favoritenliste können Sie mit dem Kontextmenüpunkt '''Leeren''' alle gewählten Favoriten aus Ihrem persönlichen Bereich löschen.
}}

== Gespeicherte Ablagevorlagen ==

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie häufig ähnliche Dokumente ablegen, können Sie die Ablage in Form einer vorausgefüllte Metadaten Vorlage speichern. Somit müssen Sie bestimmte Metadaten bei gleichartiger Dokumentablage nicht erneut ausfüllen.
}}

=== Ablagevorlage erstellen und speichern ===

{{AnleitungAbsatz
|Bevor Sie ein Dokument im DMS ablegen, können Sie die eingegebenen Metadaten speichern.
}}
{{Verweis
|Wie Sie ein Dokument ablegen, wird in der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}
{{AnleitungScreenshot|Ablagevorlage erstellen.png|Zwei Felder der Eingabemaske sind zu sehen. Rechts drüber ist ein Stern abgebildet.
|Wenn Sie die Metadaten für Ihre Vorlage ausgefüllt haben, klicken Sie auf den Stern und geben Sie einen Titel für die Vorlage ein. Um die Vorlage zu speichern, müssen Sie das Feld '''Titel''' ausfüllen und auf '''Erstellen''' klicken.
}}
{{Information
|Bei der Erstellung einer Ablagevorlage müssen nicht alle Metadaten ausgefüllt sein!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nun wird die Vorlage unter dem Reiter '''Gespeicherte Ablagevorlagen''' aufgeführt und kann verwendet werden.
}}

=== Ablagevorlage umbenennen ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Ablagevorlage umbenennen.png|Das Kontextmenü mit dem Menüpunkt '''Umbenennen''', welches über die drei Punkte rechts der Ablagevorlage aufgerufen wurde, ist zu sehen.
|Wenn Sie den Titel einer erstellten Ablagevorlage ändern möchten, klicken Sie auf die drei Punkte rechts von der Vorlage und anschließend im Kontextmenü auf '''Umbenennen'''. Geben Sie nun einen neuen Titel ein und klicken Sie auf '''Umbenennen'''.
}}

=== Ablagevorlage bearbeiten ===

{{AnleitungAbsatz
|Eine vorhandene Ablagevorlage können Sie nur bearbeiten, indem Sie diese in Bearbeitung nehmen und unter einem neuen Namen abspeichern. Alternativ können Sie die Ablagevorlage auch löschen und eine neue erstellen.
}}

=== Ablagevorlage löschen ===

{{AnleitungAbsatz
|Um eine Ablagevorlage zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts der jeweiligen Ablagevorlage. Wählen Sie anschließend im Kontextmenü '''Löschen''' aus. Bestätigen Sie das Löschen mit dem Klick auf '''Vorlage Löschen''', um die Ablagevorlage endgültig zu löschen.
}}

=== Ablagevorlage filtern ===

{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie mehrere Ablagevorlagen in Ihren gespeicherten Ablagevorlagen besitzen, können Sie diese über das Symbol der drei Streifen, die sich nach unten hin verjüngen, filtern.
}}

== Beobachtete Elemente ==

=== Akten/Dokumente beobachten ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, verschiedene Akten/Dokumente zu „beobachten“, z.B. um über Änderungen schneller informiert zu werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Vorgänge Dokumente beobachten.png|Es ist das geöffnete Kontextmenü eines Dokuments mit dem Menüpunkt '''Beobachten''' zu sehen.
|Klicken Sie dazu bei der entsprechenden Akte bzw. bei dem entsprechenden Dokument rechts auf die drei Punkte und wählen Sie '''Beobachten'''. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auswählen können, bei welchen Ereignissen Sie gerne eine Meldung erhalten würden. Wählen Sie die benötigten aus und klicken Sie anschließend unten auf '''Speichern'''.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Akte/das Dokument finden Sie anschließend in Ihrem persönlichen Bereich unter '''Beobachtete Elemente'''.
}}

=== Widget Beobachtet ===

{{AnleitungAbsatz
|Die Akten und Dokumente, die Sie beobachten, können Sie sich auf dem Dashboard mittels des Widgets '''Beobachtet''' anzeigen lassen.
}}
{{Verweis
|Informationen zu diesem Widget finden Sie in der Anleitung [[Widget Beobachtet in DMS/eAkte|Widget Beobachtet]].

Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg]].
}}

=== Beobachtungseinstellung ändern ===

{{AnleitungAbsatz
|Über die drei Punkte rechts vom beobachteten Element können Sie im Kontextmenü die Beobachtungseinstellungen ändern.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Beobachtungseinstellung ändern.png|Es wird das Kontextmenü eines beobachteten Elements mit dem Menüpunkt '''Beobachtungseinstellungen ändern''' angezeigt.
|Klicken Sie dafür im Menü auf den Punkt '''Beobachtungseinstellungen ändern''' und wählen Sie im neu erschienenen Fenster aus, über welche Ereignisse Sie informiert werden möchten. Nach der Auswahl klicken sie unten auf '''Speichern'''.
}}

Export Trefferliste in DMS/eAkte

2026-06-30T13:16:28Z

Jdamian:

{{Anleitung|Kategorie=Suchen und Teilen}}{{AnleitungAbsatz|Die Funktion Export Trefferliste, dient dazu die Metadaten mehrerer oder einzelner Elemente einer Suche oder eines Vorgangs in Form einer CSV- oder Excel-Datei zu exportieren.}}
__FORCETOC__
== Export Trefferliste ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Exportieren.png|Abbildung einer Trefferliste anhand eines Beispiels.
|Sie können eine Trefferliste, z.B. einer Suche oder eines Vorgangs, als CSV oder Excel exportieren. Öffnen Sie hierfür die Trefferliste und klicken Sie anschließend auf mindestens ein Ergebnis, damit die Icons oberhalb der Liste angezeigt werden.
}}
{{AnleitungScreenshot|ExportierenTab.png|Abbildung einer Auswahlliste eines Exports anhand eines Beispiels.
|Anschließend können Sie auswählen, ob Sie die gesamte Trefferliste oder nur einzelne Elemente exportieren möchten. Wenn Sie in die Zeile der einzelnen Elemente klicken, können Sie den Haken des Elements entfernen. Somit wird das jeweilige Element nicht exportiert. Den Export können Sie mit einem Klick auf das Icon '''Exportieren''', mit dem eckigen Kasten und dem nach oben gerichteten Pfeil (1), ausführen. Zusätzlich gibt es noch das Icon '''Ansicht Exportieren''' (2), mit dem Sie die Metadaten der Dateien gezielt bestimmen und exportieren können.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Nun öffnet sich ein Fenster im Vordergrund der Trefferliste und Sie müssen zwischen dem Exportformat '''CSV''' und '''Excel''' wählen.

Sollten Sie die Ansicht exportieren wollen, wird die Datei sofort als Excel-Liste geladen.
}}
{{Verweis
|Wenn Sie mehrere Element inhaltlich in einem PDF-Dokument zusammenführen möchten, müssen Sie die Anleitung [[PDF zusammenführen in DMS/eAkte|PDF zusammenführen in DMS/eAkte]] öffnen.
}}

Vorlage:Anleitung

2026-06-30T13:15:45Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional
Wird der Vorlage der Zusatz <code><nowiki>Entwurf=Ja</nowiki></code> hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
;Optional
Wird der Vorlage <code><nowiki>Kategorie=XXX</nowiki></code> hinzugefügt, wird die Anleitung sofern nicht im Entwurfsstadium, eine weitere Kategorie hinzugefügt. Anleitungen in den Kategorien der Basisanleitungen werden automatisch dem Menü hinzugefügt.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Kategorie=Suche}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
| Ablage = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ablage]]
| Aufgaben und Abläufe = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
| Bearbeiten = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Bearbeiten]]
| Berechtigungen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Berechtigungen]]
| Suchen und Teilen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Suchen und Teilen]]
| {{{Kategorie|Leer}}} = [[Kategorie:{{{Kategorie|}}}]]
}}}}</includeonly><noinclude>
<templatedata>
{
"params": {
"Entwurf": {
"type": "content",
"suggestedvalues": [
"Nein",
"Ja"
],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung oder einer Unterkategorie hinzugefügt.",
"aliases": [
"Entwurfsfassung"
],
"default": "Nein",
"autovalue": "Nein"
},
"Kategorie": {
"aliases": [
"Basiskategorie"
],
"type": "line",
"suggestedvalues": [
"Einstieg",
"Ablage",
"Aufgaben und Abläufe",
"Bearbeiten",
"Berechtigungen",
"Suchen und Teilen"
],
"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden. Im Entwurfsstadium wird die Kategorisierung noch nicht angewendet.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten. Sie fügt der Anleitung das Menü hinzu und hilft bei der Kategorisierung.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Vorlage:Anleitung

2026-06-30T13:14:06Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional
Wird der Vorlage der Zusatz <code><nowiki>Entwurf=Ja</nowiki></code> hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
;Optional
Wird der Vorlage <code><nowiki>Kategorie=XXX</nowiki></code> hinzugefügt, wird die Anleitung sofern nicht im Entwurfsstadium, eine weitere Kategorie hinzugefügt. Anleitungen in den Kategorien der Basisanleitungen werden automatisch dem Menü hinzugefügt.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Kategorie=Suche}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
| Ablage = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ablage]]
| Aufgaben und Abläufe = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
| Bearbeiten = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Bearbeiten]]
| Berechtigungen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Berechtigungen]]
| Suchen und Teilen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Suchen und Teilen]]
| {{{Kategorie|Leer}}} = [[Kategorie:{{{Kategorie|}}}]]
}}}}</includeonly><noinclude>
<templatedata>
{
"params": {
"Entwurf": {
"type": "content",
"suggestedvalues": [
"Nein",
"Ja"
],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung oder einer Unterkategorie hinzugefügt.",
"aliases": [
"Entwurfsfassung"
],
"default": "Nein",
"autovalue": "Nein"
},
"Kategorie": {
"aliases": [
"Basiskategorie"
],
"type": "line",
"suggestedvalues": [
"Einstieg",
"Ablage",
"Aufgaben und Abläufe",
"Bearbeiten",
"Berechtigungen",
"Suche"
],
"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden. Im Entwurfsstadium wird die Kategorisierung noch nicht angewendet.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten. Sie fügt der Anleitung das Menü hinzu und hilft bei der Kategorisierung.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Kategorie:Suche

2026-06-30T13:12:23Z

Jdamian: Jdamian verschob die Seite Kategorie:Suche nach Kategorie:Suchen und Teilen: Kategorie erweitert

#WEITERLEITUNG [[:Kategorie:Suchen und Teilen]]

Kategorie:Suchen und Teilen

2026-06-30T13:12:23Z

Jdamian: Jdamian verschob die Seite Kategorie:Suche nach Kategorie:Suchen und Teilen: Kategorie erweitert

[[kategorie:Menü]]

Dashboard verwalten

2026-06-30T13:08:50Z

Jdamian:

{{Anleitung|Kategorie=Einstieg}}In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS bietet, das Dashboard individuell einzurichten.

== Das d.velop Default Dashboard ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Dashboard neu.png|Zu sehen ist das neue d.velop Default Dashboard.
|Beim erstmaligen Aufrufen Ihres Dashboards sehen Sie ein vorkonfiguriertes Board mit vier Widget-Gruppen, die die wichtigsten Widgets enthalten, die Sie zum Arbeiten und Navigieren im DMS benötigen. <br> Auf Größenänderungen, die mit dem Wechsel einer veränderten Bildschirmansicht einhergehen, reagiert das Dashboard dynamisch und passt sich entsprechend an. Durch die Gruppierung der Widgets bleibt deren Anordnung stabil.
}}

== Das Dashboard bearbeiten ==

{{AnleitungScreenshot
|Dashboard bearbeiten.png|Zu sehen ist ein Icon für die Bearbeitung vom Dashboard.|Um das Dashboard bearbeiten zu können, müssen Sie es zuerst in Bearbeitung nehmen. Dafür klicken Sie auf den Button mit dem Stift <b>DASHBOARD BEARBEITEN</b> rechts oben unter Ihrem Profil-Icon.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Widgets hinzufügen neu.png|Zu sehen ist eine Widget-Gruppe mit dem Button Widgets Hinzufügen über den Widgets.|Sobald Sie die Bearbeitung begonnen haben, erscheint über jeder Widget-Gruppe der Button <b> WIDGETS HINZUFÜGEN</b>.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Widget-Katalog.png|Zu sehen ist der Widget-Katalog.|Nachdem Sie eine Gruppe ausgewählt haben und den Button <b> WIDGETS HINZUFÜGEN</b> klicken, öffnet sich rechtsseitig der Widget-Katalog über den Sie weitere Widgets einer Gruppe hinzufügen können. Dafür klicken Sie lediglich auf den Button <b>HINZUFÜGEN</b> unter dem jeweiligen Widget.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Widget hinzufügen über Pluszeichen.png|Zu sehen ist eine Widget-Gruppe mit einem sichtbaren Pluszeichen am unteren Ende der Gruppe.|Wahlweise können Sie auch auf das Pluszeichen in den Widget-Gruppen klicken, um an der Stelle, wo das Zeichen sichtbar ist, ein Widget hinzuzufügen. Das Pluszeichen wird nur sichtbar, wenn sich bereits mindestens ein Widget in der jeweiligen Gruppe befindet.
}}

== Besonderheiten ==

Beachten Sie bitte, dass Sie das ausgewählte Widget nur in der Gruppe ablegen können, die Sie zuvor ausgewählt haben. Sie können ein Widget nicht von einer Gruppe in eine andere ziehen. Sie haben allerdings die Möglichkeit, die Gruppen selbst zu bewegen und neu untereinander anzuordnen. Zudem können Sie innerhalb der Widget-Gruppen die Widgets nach Belieben anordnen, sie vergrößern oder auch verkleinern.

{{AnleitungScreenshot
|Leere Widget-Gruppe.png|Zu sehen ist eine leere Widget-Gruppe.|Sie können die bereits bestehenden Gruppen bearbeiten oder eine neue Gruppe schaffen. Dafür wählen Sie die leere Widget-Gruppe aus, die sich immer am Ende der aneinandergereihten Gruppen befindet. Je nach verfügbarem Platz brechen die Widget-Gruppen zeilenweise um.
}}

== Widgets entfernen==

{{AnleitungScreenshot
|Widget entfernen.png|Zu sehen ist eine Widget-Gruppe mit einem markierten Widget und dem markierten Minuszeichen.|Sollten Sie ein nicht benötigtes oder falsch abgelegtes Widget wieder entfernen wollen, können Sie dies tun, indem Sie auf das Minus-Zeichen oben rechts im jeweiligen Widget klicken.
}}

== Bearbeitung beenden==

{{AnleitungScreenshot
|Beenden oder Zurücksetzen2.png|Zu sehen ist von links nach rechts der Button Dashboard zurücksetzen und der Button Bearbeiten beenden.|Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie rechts oben unter Ihrem Profil-Icon auf <b>BEARBEITEN BEENDEN (1)</b>. Sollten Sie hingegen unzufrieden mit Ihrem gesamten Dashboard sein, können Sie es mit dem Button <b>DASHBOARD ZURÜCKSETZEN (2)</b> auf die Werkeinstellungen zurücksetzen.
}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-06-30T09:44:56Z

Jdamian: /* Eigenschaftsfeld: Untereinheit */

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

;direkt zu
*[[#Aktenplan|Aktenplan]]
*[[#Akten anlegen und Dokumente ablegen|Akten anlegen und Dokumente ablegen]]
*[[#Berechtigungen einrichten|Berechtigungen einrichten]]
*[[#Einen Vorgang zeichnen|Einen Vorgang zeichnen]]

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Information|Eine Betreffseinheit hat eigene Eigenschaften, die sie an ihre jeweiligen Akten weitergeben kann. Die Eigenschaften der Betreffseinheiten können bei Einrichtung der Allgemeinen Dateiablage nach Rücksprache mit der Organisationseinheit festgelegt werden.
}}

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokumente|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der {{Tooltip|Federführende Organisationseinheit|federführenden Organisationseinheit}} kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.

Freigegebene Aufgabenlisten erscheinen in der Aufgaben-App im linken Seitenmenü unter dem Punkt '''Freigegebene Aufgabenlisten'''. Für jede Liste wird ein eigener Eintrag erzeugt.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-06-30T09:42:37Z

Jdamian:

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

;direkt zu
*[[#Aktenplan|Aktenplan]]
*[[#Akten anlegen und Dokumente ablegen|Akten anlegen und Dokumente ablegen]]
*[[#Berechtigungen einrichten|Berechtigungen einrichten]]
*[[#Einen Vorgang zeichnen|Einen Vorgang zeichnen]]

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Information|Eine Betreffseinheit hat eigene Eigenschaften, die sie an ihre jeweiligen Akten weitergeben kann. Die Eigenschaften der Betreffseinheiten können bei Einrichtung der Allgemeinen Dateiablage nach Rücksprache mit der Organisationseinheit festgelegt werden.
}}

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokumente|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der Federführenden Organisationseinheit kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.

Freigegebene Aufgabenlisten erscheinen in der Aufgaben-App im linken Seitenmenü unter dem Punkt '''Freigegebene Aufgabenlisten'''. Für jede Liste wird ein eigener Eintrag erzeugt.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-06-30T09:22:21Z

Jdamian: /* Aktenplan */

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

;direkt zu
*[[#Aktenplan|Aktenplan]]
*[[#Akten anlegen und Dokumente ablegen|Akten anlegen und Dokumente ablegen]]
*[[#Berechtigungen einrichten|Berechtigungen einrichten]]
*[[#Einen Vorgang zeichnen|Einen Vorgang zeichnen]]

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Information|Eine Betreffseinheit hat eigene Eigenschaften, die sie an ihre jeweiligen Akten weitergeben kann. Die Eigenschaften der Betreffseinheiten können bei Einrichtung der Allgemeinen Dateiablage nach Rücksprache mit der Organisationseinheit festgelegt werden.
}}

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der Federführenden Organisationseinheit kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.

Freigegebene Aufgabenlisten erscheinen in der Aufgaben-App im linken Seitenmenü unter dem Punkt '''Freigegebene Aufgabenlisten'''. Für jede Liste wird ein eigener Eintrag erzeugt.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-06-30T08:46:12Z

Jdamian:

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

;direkt zu
*[[#Aktenplan|Aktenplan]]
*[[#Akten anlegen und Dokumente ablegen|Akten anlegen und Dokumente ablegen]]
*[[#Berechtigungen einrichten|Berechtigungen einrichten]]
*[[#Einen Vorgang zeichnen|Einen Vorgang zeichnen]]

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der Federführenden Organisationseinheit kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.

Freigegebene Aufgabenlisten erscheinen in der Aufgaben-App im linken Seitenmenü unter dem Punkt '''Freigegebene Aufgabenlisten'''. Für jede Liste wird ein eigener Eintrag erzeugt.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-06-30T08:41:58Z

Jdamian: /* Vertretung im Laufweg */

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der Federführenden Organisationseinheit kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.

Freigegebene Aufgabenlisten erscheinen in der Aufgaben-App im linken Seitenmenü unter dem Punkt '''Freigegebene Aufgabenlisten'''. Für jede Liste wird ein eigener Eintrag erzeugt.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-06-30T08:38:31Z

Jdamian: /* Vertretung im Laufweg */

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der Federführenden Organisationseinheit kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config|die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-06-30T08:37:46Z

Jdamian: /* Zeichnungsweg starten */

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=Allgemeine Dateiablage}}

Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im {{Tooltip|DMS}}. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.

{{Hinweis|Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
}}

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die {{Tooltip|Betreffseinheit|Betreffseinheiten}} der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].}}

== Akten anlegen und Dokumente ablegen ==

Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus {{Tooltip|Akte}}, {{Tooltip|Vorgang}} und {{Tooltip|Dokument}}. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].}}

Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.

{{Verweis|Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].}}

== Berechtigungen einrichten ==

Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.

Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die '''Untereinheit''' und die '''Berechtigungsebene'''.

Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der Federführenden Organisationseinheit kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

{{Hinweis|Die Personen in den Rollen '''Personalsachbearbeitung''' oder '''Finanzsachbearbeitung''' sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion über die Metadatenfelder '''Beteiligte nur lesen''' bzw. '''Beteiligte schreiben und lesen''' wird in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

== Einen Vorgang zeichnen ==

Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.

=== Zeichnungsweg starten ===

Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter '''Prozesse''' wird '''Verfügungsworkflow starten''' ausgewählt.

{{Verweis|Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte#Starten eines Verfügungsworkflows|Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}

=== Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r ===

Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.

;Zustellung 1. Schritt
:{{PfeilR}} '''Vorgangsverantwortliche*r'''
::{{PfeilR}} sonst '''Workflowinitiator*in'''

=== Zeichnungsweg konfigurieren ===

Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m '''Vorgangsverantwortlichen''' oder der*m '''Workflowinitiator*in'''. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
*Zeichnung
*Mitzeichnung
*Schlusszeichnung
*Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)

{{Verweis|Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Am Zeichnungsweg teilnehmen ===

Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
*Zeichnung/Schlusszeichnung
:{{PfeilR}} Schritte hinzufügen
:{{PfeilR}} Schritte entfernen
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Workflow stornieren]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage zeichnen]]
*Mitzeichnung
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rücksprache halten]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Rückgabe]]
:{{PfeilR}} [[#Erläuterung|Vorlage mitzeichnen]]
*Information
:{{PfeilR}} Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.

==== Erläuterung ====

* Rücksprache halten
:{{PfeilR}} Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
* Rückgabe
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
* Workflow stornieren
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
* Vorlage (mit-)zeichnen
:{{PfeilR}} Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.

{{Verweis|Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte#Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten|eLaufmappe in DMS/eAkte]] beschrieben.
}}

=== Vertretung im Laufweg ===

{{Information|Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann [[https://eakte.uni-bielefeld.de/task/config/advanced-user-config|die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden]]. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.
}}

{{Verweis|Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Erstellte Aufgaben anzeigen|Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}

=== Federführung ===

Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.

{{Verweis|Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-06-29T14:41:35Z

Jdamian: /* Zeichnungsweg starten */

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-06-29T14:09:10Z

Jdamian:

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-06-29T13:22:35Z

Jdamian:

Vorlage:AnleitungCasemanagerSeite

2026-06-29T08:57:47Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie:Vorlage]][[Kategorie:Anleitung Casemanager]]</noinclude>{{#switch: {{PAGENAME}}
| Einen TOP vorbereiten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung = {{{1|}}}
| Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung = {{{2|}}}
|
}}<noinclude>
<templatedata>
{
"params": {
"1": {
"label": "TOP",
"type": "content"
},
"2": {
"label": "Sitzung",
"type": "content"
}
},
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Vorlage:Anleitung

2026-06-29T08:53:17Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional
Wird der Vorlage der Zusatz <code><nowiki>Entwurf=Ja</nowiki></code> hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
;Optional
Wird der Vorlage <code><nowiki>Kategorie=XXX</nowiki></code> hinzugefügt, wird die Anleitung sofern nicht im Entwurfsstadium, eine weitere Kategorie hinzugefügt. Anleitungen in den Kategorien der Basisanleitungen werden automatisch dem Menü hinzugefügt.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Kategorie=Suche}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
| Ablage = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ablage]]
| Aufgaben und Abläufe = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
| Bearbeiten = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Bearbeiten]]
| Berechtigungen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Berechtigungen]]
| Suche = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Suche]]
| {{{Kategorie|Leer}}} = [[Kategorie:{{{Kategorie|}}}]]
}}}}</includeonly><noinclude>
<templatedata>
{
"params": {
"Entwurf": {
"type": "content",
"suggestedvalues": [
"Nein",
"Ja"
],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung oder einer Unterkategorie hinzugefügt.",
"aliases": [
"Entwurfsfassung"
],
"default": "Nein",
"autovalue": "Nein"
},
"Kategorie": {
"aliases": [
"Basiskategorie"
],
"type": "line",
"suggestedvalues": [
"Einstieg",
"Ablage",
"Aufgaben und Abläufe",
"Bearbeiten",
"Berechtigungen",
"Suche"
],
"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden. Im Entwurfsstadium wird die Kategorisierung noch nicht angewendet.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten. Sie fügt der Anleitung das Menü hinzu und hilft bei der Kategorisierung.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

FAQs ePersonalakte

2026-06-29T08:49:09Z

Jdamian: Vorlage Anleitung hinzugefügt

{{Anleitung|Kategorie=EPersonalakte}}

== Aktenschluss ==

{{FAQ|Können nach Aktenschluss (z.d.A.-verfügt) Dokumente in die ePersonalakte hochgeladen werden?|
Nein, sobald die Akte manuell von der Sachbearbeitung als z.d.A.-verfügt gekennzeichnet wird (das entsprechende Metadatenfeld auf dem virtuellen Aktendeckel wird auf ‚Ja‘ gesetzt), ist lediglich ein lesender Zugriff auf die Akte möglich. Ab diesem Zeitpunkt tritt die festgelegte Aufbewahrungsfrist gemäß den gesetzlichen Vorgaben in Kraft, wobei das Metadatenfeld ‚Aussonderungsdatum‘ an der Akte das Datum für die Überstellung an das Universitätsarchiv anzeigt. Änderungen an den Dokumenten innerhalb der Akte können dann nicht mehr vorgenommen werden.
}}
{{FAQ|Wie gehe ich mit Bescheinigungen nach Aktenschluss um?|
Bescheinigungen, die im Rahmen der Beschäftigungszeit erstellt werden, können nach Aktenschluss nicht mehr in dieser abgelegt werden. In einem solchen Fall ist eine Notiz zur Akte zu erstellen, die dokumentiert, dass die entsprechende Bescheinigung ausgestellt wurde.
}}
{{FAQ|Kann ich die Akte wieder öffnen?|
Sollte es erforderlich sein, ein Schriftstück in die bereits geschlossene Akte abzulegen, oder kehrt die betreffende Person vor der Aussonderung an die Universität zurück, kann die Akte über den virtuellen Aktendeckel wieder geöffnet werden. Hierzu ist das Metadatenfeld ‚z.d.A.‘ auf ‚Nein‘ zu setzen. Nach dem Speichern dieser Änderung wird das festgelegte Aussonderungsdatum entfernt, und die Akte kann wieder bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass, sobald das Metadatenfeld ‚z.d.A.‘ erneut auf ‚Ja‘ gesetzt wird, die Aufbewahrungsfrist erneut von vorne beginnt.
}}

== Widgets Favorisiert, Beobachtet & Zuletzt bearbeitet ==

{{FAQ|Warum sehe ich meine favorisierten, beobachteten oder zuletzt bearbeiteten Elemente nicht in den entsprechenden Widgets auf dem Dashboard?|
Für die ePersonalakte wurde aus Sicherheits- und Datenschutzgründen ein separates Repository (Datenspeicherort) eingerichtet. Daher ist es derzeit nicht möglich, Ihre favorisierten, beobachteten oder zuletzt beobachteten Elemente in diese Widgets zu integrieren, da diese lediglich mit einem Repository verknüpft werden können. Aktuell erfolgt die Verknüpfung über das Standard-Repository des Dokumentenmanagementsystems (DMS).
}}
{{FAQ|Gibt es eine Alternative, um meine markierten Elemente auch in der ePA zu sehen?|
Ja, Sie können über das Widget '''Persönlicher Bereich''' auf Ihre '''Favoritenlisten''' und '''Beobachteten Element''' zugreifen. Dafür springen Sie in das Widget ab und klicken bei '''Persönlicher Bereich in P''' auf den Dropdown-Pfeil und wählen '''Personalakte''' aus. Für '''Zuletzt bearbeitet''' gibt es leider noch keine Alternative.
}}

Vorlage:Anleitung

2026-06-29T08:46:28Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional
Wird der Vorlage der Zusatz <code><nowiki>Entwurf=Ja</nowiki></code> hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
;Optional
Wird der Vorlage <code><nowiki>Kategorie=XXX</nowiki></code> hinzugefügt, wird die Anleitung sofern nicht im Entwurfsstadium, eine weitere Kategorie hinzugefügt. Anleitungen in den Kategorien der Basisanleitungen werden automatisch dem Menü hinzugefügt.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Kategorie=Suche}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
| Ablage = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ablage]]
| Aufgaben und Abläufe = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
| Bearbeiten = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Bearbeiten]]
| Berechtigungen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Berechtigungen]]
| Suche = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Suche]]
| {{{Kategorie|Leer}}} = [[Kategorie:{{{Kategorie|}}}]]
}}}}</includeonly><noinclude>
<templatedata>
{
"params": {
"Entwurf": {
"type": "content",
"suggestedvalues": [
"Nein",
"Ja"
],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung oder einer Unterkategorie hinzugefügt.",
"aliases": [
"Entwurfsfassung"
],
"default": "Nein",
"autovalue": "Nein"
},
"Kategorie": {
"aliases": [
"Basiskategorie"
],
"type": "line",
"suggestedvalues": [
"Einstieg",
"Ablage",
"Aufgaben und Abläufe",
"Bearbeiten",
"Berechtigungen",
"Suche"
],
"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden. Im Entwurfsstadium wird die Kategorisierung noch nicht angewendet.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten. Sie fügt der Anleitung das Menü hinzu und hilft bei der Kategorisierung.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Installation von d.velop local edit

2026-06-29T08:44:28Z

Jdamian:

{{Anleitung|Kategorie=Local Edit}}In dieser Anleitung wird beschrieben, wie man d.velop local edit installiert und zur Benutzung einrichtet. Mit. d.velop local edit kann man Dokumente aus der eAkte lokal bearbeiten und ins DMS zurückspeichern.

== Installation über den Ivanti Portal Manager ==

{{AnleitungScreenshot|Portal Manager.png|Zu sehen ist der Eintrag Ivanti Portal Manager im Startmenü von Windows.
|Navigieren Sie im Startmenü von Windows zu dem Ordner Ivanti Management. Dort finden Sie den Eintrag Portal Manager, den Sie mit einem Doppelklick öffnen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Portal_Manager_localedit.png|Zu sehen ist die Oberfläche des Ivanti Portal Managers mit dem Icon "I_UniBi_d.velop local edit".
|In der Oberfläche des Portal Managers finden Sie den Eintrag zu local edit unter dem Namen "I_UniBi_d.velop local edit".
}}
{{AnleitungScreenshot
|Portal_Manager_localedit_Download.png|Zu sehen ist ein Downloadbalken für das Plugin d.velop local edit.|Starten Sie den Download durch einen Klick auf den Eintrag.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Portal_Manager_localedit_Installation.png|Zu sehen ist ein Installationsbalken für das Plugin d.velop local edit.|Nach dem Download wird die Installation automatisch gestartet.
}}
Nach Abschluss der Installation fällt das Installationsfenster einfach zu. Mehr Rückmeldung gibt der Portal Manager nicht. Um sicherzugehen, dass d.velop local edit erfolgreich installiert wurde, kann man das Verzeichnis "C:\Program Files (x86)\d.velop\local edit" aufrufen.

== d.velop local edit händisch starten==

{{AnleitungScreenshot
|local_edit_Startmenu.png|Eintrag von d.velop local edit im Windows-Startmenü.|Nach der Installation wird d.velop local edit nicht automatisch gestartet. Wenn Sie z.B. Einstellungen verändern wollen (s.u.), dann starten Sie es am besten einmal händisch. Am einfachsten ist es, wenn Sie dafür im Windows Startmenü nach dem Begriff "local edit" suchen und die Applikation einmal mit Klick ausführen.
}}

== Einstellungen für d.velop local edit vornehmen ==

{{Information
|d.velop local edit ist auch ohne Anpassungen in den Einstellungen voll funktionsfähig. Die nachfolgenden Erläuterungen dienen der Individualisierbarkeit des Plugins.
}}

{{AnleitungScreenshot
|localedit_Menu.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray.|Wenn d.velop local edit bereits gestartet ist, kann man das Icon unten rechts in der Windowsleiste im System Tray finden. Dafür muss man die ausgeblendeten Icons anzeigen - durch einen Klick auf ^.
}}
{{AnleitungScreenshot
|localedit_MenuEinstellungen.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray inklusive des Kontextmenüs des Plugins.|Mit einem Rechtsklick auf das Icon zu d.velop local edit ergeben sich verschiedene Optionen. Neben den Einstellungen ist hier besonders die Möglichkeit das Plugin zu beenden hilfreich. Wenn man auf Einstellungen klickt, öffnet sich ein Menü.
}}
{{AnleitungScreenshot
|localedit_EinstellungenAllgemein2.png|Zu sehen ist der Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit kann man die Sprache des Plugins umstellen und aktivieren, ob es automatisch mit Windows gestartet wird.
}}
{{AnleitungScreenshot
|localedit_EinstellungenBearbeitung.png|Zu sehen ist der Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit kann man wählen, ob das Plugin die Standardverknüpfungen des Windows-Betriebssystem verwenden soll. Diese findet man unter dem Begriff Standard-Apps im Windows-Startmenü. Alternativ legt man für einzelne Dateiendungen fest, welche Applikation geöffnet werden soll. Wenn Sie hier eine falsche/ungünstige Verknüpfung gewählt haben, kann so die Verknüpfung wieder aufgehoben werden. Wenn d.velop local edit an dieser Stelle keine passende Verknüpfung zum Öffnen einer Appliaktion findet, wird der User gefragt, mit welcher Applikation gearbeitet werden soll.
}}

Kategorie:Installation

2026-06-29T08:43:52Z

Jdamian: Jdamian verschob die Seite Kategorie:Installation nach Kategorie:Local Edit: Kategorie expliziter - selbst wenn nur ein Eintrag zu erwarten ist.

#WEITERLEITUNG [[:Kategorie:Local Edit]]

Kategorie:Local Edit

2026-06-29T08:43:52Z

Jdamian: Jdamian verschob die Seite Kategorie:Installation nach Kategorie:Local Edit: Kategorie expliziter - selbst wenn nur ein Eintrag zu erwarten ist.

[[Kategorie:Anleitung]]

Vorlage:Anleitung

2026-06-29T08:42:01Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional
Wird der Vorlage der Zusatz <code><nowiki>Entwurf=Ja</nowiki></code> hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
;Optional
Wird der Vorlage <code><nowiki>Kategorie=XXX</nowiki></code> hinzugefügt, wird die Anleitung sofern nicht im Entwurfsstadium, eine weitere Kategorie hinzugefügt. Anleitungen in den Kategorien der Basisanleitungen werden automatisch dem Menü hinzugefügt.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Kategorie=Suche}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
| Ablage = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ablage]]
| Aufgaben und Abläufe = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
| Bearbeiten = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Bearbeiten]]
| Berechtigungen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Berechtigungen]]
| Suche = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Suche]]
| #default = [[Kategorie:{{{Kategorie|}}}]]
}}}}</includeonly><noinclude>
<templatedata>
{
"params": {
"Entwurf": {
"type": "content",
"suggestedvalues": [
"Nein",
"Ja"
],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung oder einer Unterkategorie hinzugefügt.",
"aliases": [
"Entwurfsfassung"
],
"default": "Nein",
"autovalue": "Nein"
},
"Kategorie": {
"aliases": [
"Basiskategorie"
],
"type": "line",
"suggestedvalues": [
"Einstieg",
"Ablage",
"Aufgaben und Abläufe",
"Bearbeiten",
"Berechtigungen",
"Suche"
],
"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden. Im Entwurfsstadium wird die Kategorisierung noch nicht angewendet.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten. Sie fügt der Anleitung das Menü hinzu und hilft bei der Kategorisierung.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Installation von d.velop local edit

2026-06-29T08:40:33Z

Jdamian: Local Edit statt Installation als Kategorie

{{Anleitung|Kategorie=local edit}}In dieser Anleitung wird beschrieben, wie man d.velop local edit installiert und zur Benutzung einrichtet. Mit. d.velop local edit kann man Dokumente aus der eAkte lokal bearbeiten und ins DMS zurückspeichern.

== Installation über den Ivanti Portal Manager ==

{{AnleitungScreenshot|Portal Manager.png|Zu sehen ist der Eintrag Ivanti Portal Manager im Startmenü von Windows.
|Navigieren Sie im Startmenü von Windows zu dem Ordner Ivanti Management. Dort finden Sie den Eintrag Portal Manager, den Sie mit einem Doppelklick öffnen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Portal_Manager_localedit.png|Zu sehen ist die Oberfläche des Ivanti Portal Managers mit dem Icon "I_UniBi_d.velop local edit".
|In der Oberfläche des Portal Managers finden Sie den Eintrag zu local edit unter dem Namen "I_UniBi_d.velop local edit".
}}
{{AnleitungScreenshot
|Portal_Manager_localedit_Download.png|Zu sehen ist ein Downloadbalken für das Plugin d.velop local edit.|Starten Sie den Download durch einen Klick auf den Eintrag.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Portal_Manager_localedit_Installation.png|Zu sehen ist ein Installationsbalken für das Plugin d.velop local edit.|Nach dem Download wird die Installation automatisch gestartet.
}}
Nach Abschluss der Installation fällt das Installationsfenster einfach zu. Mehr Rückmeldung gibt der Portal Manager nicht. Um sicherzugehen, dass d.velop local edit erfolgreich installiert wurde, kann man das Verzeichnis "C:\Program Files (x86)\d.velop\local edit" aufrufen.

== d.velop local edit händisch starten==

{{AnleitungScreenshot
|local_edit_Startmenu.png|Eintrag von d.velop local edit im Windows-Startmenü.|Nach der Installation wird d.velop local edit nicht automatisch gestartet. Wenn Sie z.B. Einstellungen verändern wollen (s.u.), dann starten Sie es am besten einmal händisch. Am einfachsten ist es, wenn Sie dafür im Windows Startmenü nach dem Begriff "local edit" suchen und die Applikation einmal mit Klick ausführen.
}}

== Einstellungen für d.velop local edit vornehmen ==

{{Information
|d.velop local edit ist auch ohne Anpassungen in den Einstellungen voll funktionsfähig. Die nachfolgenden Erläuterungen dienen der Individualisierbarkeit des Plugins.
}}

{{AnleitungScreenshot
|localedit_Menu.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray.|Wenn d.velop local edit bereits gestartet ist, kann man das Icon unten rechts in der Windowsleiste im System Tray finden. Dafür muss man die ausgeblendeten Icons anzeigen - durch einen Klick auf ^.
}}
{{AnleitungScreenshot
|localedit_MenuEinstellungen.png|Zu sehen ist das Icon zu d.velop local edit im System Tray inklusive des Kontextmenüs des Plugins.|Mit einem Rechtsklick auf das Icon zu d.velop local edit ergeben sich verschiedene Optionen. Neben den Einstellungen ist hier besonders die Möglichkeit das Plugin zu beenden hilfreich. Wenn man auf Einstellungen klickt, öffnet sich ein Menü.
}}
{{AnleitungScreenshot
|localedit_EinstellungenAllgemein2.png|Zu sehen ist der Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Allgemein der Einstellungen von d.velop local edit kann man die Sprache des Plugins umstellen und aktivieren, ob es automatisch mit Windows gestartet wird.
}}
{{AnleitungScreenshot
|localedit_EinstellungenBearbeitung.png|Zu sehen ist der Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit.|Im Reiter Bearbeitung der Einstellungen von d.velop local edit kann man wählen, ob das Plugin die Standardverknüpfungen des Windows-Betriebssystem verwenden soll. Diese findet man unter dem Begriff Standard-Apps im Windows-Startmenü. Alternativ legt man für einzelne Dateiendungen fest, welche Applikation geöffnet werden soll. Wenn Sie hier eine falsche/ungünstige Verknüpfung gewählt haben, kann so die Verknüpfung wieder aufgehoben werden. Wenn d.velop local edit an dieser Stelle keine passende Verknüpfung zum Öffnen einer Appliaktion findet, wird der User gefragt, mit welcher Applikation gearbeitet werden soll.
}}

Vorlage:Anleitung

2026-06-29T08:36:49Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional
Wird der Vorlage der Zusatz <code><nowiki>Entwurf=Ja</nowiki></code> hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
;Optional
Wird der Vorlage <code><nowiki>Kategorie=XXX</nowiki></code> hinzugefügt, wird die Anleitung sofern nicht im Entwurfsstadium, eine weitere Kategorie hinzugefügt. Anleitungen in den Kategorien der Basisanleitungen werden automatisch dem Menü hinzugefügt.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Kategorie=Suche}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
| Ablage = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ablage]]
| Aufgaben und Abläufe = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
| Bearbeiten = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Bearbeiten]]
| Berechtigungen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Berechtigungen]]
| Suche = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Suche]]
| #default =
}}}}</includeonly><noinclude>
<templatedata>
{
"params": {
"Entwurf": {
"type": "content",
"suggestedvalues": [
"Nein",
"Ja"
],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung oder einer Unterkategorie hinzugefügt.",
"aliases": [
"Entwurfsfassung"
],
"default": "Nein",
"autovalue": "Nein"
},
"Kategorie": {
"aliases": [
"Basiskategorie"
],
"type": "line",
"suggestedvalues": [
"Einstieg",
"Ablage",
"Aufgaben und Abläufe",
"Bearbeiten",
"Berechtigungen",
"Suche"
],
"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden. Im Entwurfsstadium wird die Kategorisierung noch nicht angewendet.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten. Sie fügt der Anleitung das Menü hinzu und hilft bei der Kategorisierung.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Vorlage:Anleitung

2026-06-29T08:36:40Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional:
Wird der Vorlage der Zusatz <code><nowiki>Entwurf=Ja</nowiki></code> hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
;Optional:
Wird der Vorlage <code><nowiki>Kategorie=XXX</nowiki></code> hinzugefügt, wird die Anleitung sofern nicht im Entwurfsstadium, eine weitere Kategorie hinzugefügt. Anleitungen in den Kategorien der Basisanleitungen werden automatisch dem Menü hinzugefügt.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Kategorie=Suche}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
| Ablage = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ablage]]
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| Bearbeiten = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Bearbeiten]]
| Berechtigungen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Berechtigungen]]
| Suche = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Suche]]
| #default =
}}}}</includeonly><noinclude>
<templatedata>
{
"params": {
"Entwurf": {
"type": "content",
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"Nein",
"Ja"
],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung oder einer Unterkategorie hinzugefügt.",
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],
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},
"Kategorie": {
"aliases": [
"Basiskategorie"
],
"type": "line",
"suggestedvalues": [
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"Aufgaben und Abläufe",
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],
"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden. Im Entwurfsstadium wird die Kategorisierung noch nicht angewendet.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten. Sie fügt der Anleitung das Menü hinzu und hilft bei der Kategorisierung.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Vorlage:Anleitung

2026-06-29T08:36:10Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional
Wird der Vorlage der Zusatz <code><nowiki>Entwurf=Ja</nowiki></code> hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
;Optional
Wird der Vorlage <code><nowiki>Kategorie=XXX</nowiki></code> hinzugefügt, wird die Anleitung sofern nicht im Entwurfsstadium, eine weitere Kategorie hinzugefügt. Anleitungen in den Kategorien der Basisanleitungen werden automatisch dem Menü hinzugefügt.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Kategorie=Suche}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
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| Aufgaben und Abläufe = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
| Bearbeiten = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Bearbeiten]]
| Berechtigungen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Berechtigungen]]
| Suche = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Suche]]
| #default =
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<templatedata>
{
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"Ja"
],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung oder einer Unterkategorie hinzugefügt.",
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"Basiskategorie"
],
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"Aufgaben und Abläufe",
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"Berechtigungen",
"Suche"
],
"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden. Im Entwurfsstadium wird die Kategorisierung noch nicht angewendet.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten. Sie fügt der Anleitung das Menü hinzu und hilft bei der Kategorisierung.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Vorlage:Anleitung

2026-06-29T08:35:52Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional
Wird der Vorlage der Zusatz <code><nowiki>Entwurf=Ja</nowiki></code> hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
;Optional
Wird der Vorlage <code><nowiki>Kategorie=XXX</nowiki></code>'' hinzugefügt, wird die Anleitung sofern nicht im Entwurfsstadium, eine weitere Kategorie hinzugefügt. Anleitungen in den Kategorien der Basisanleitungen werden automatisch dem Menü hinzugefügt.

{{PfeilR}} Beispiel: <code><nowiki>{{Anleitung|Kategorie=Suche}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
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<templatedata>
{
"params": {
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],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung oder einer Unterkategorie hinzugefügt.",
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"Kategorie": {
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"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden. Im Entwurfsstadium wird die Kategorisierung noch nicht angewendet.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten. Sie fügt der Anleitung das Menü hinzu und hilft bei der Kategorisierung.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Vorlage:Anleitung

2026-06-29T08:35:19Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional
Wird der Vorlage der Zusatz <code><nowiki>Entwurf=Ja</nowiki></code> hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
;Optional
Wird der Vorlage <code><nowiki>Kategorie=XXX</nowiki></code>'' hinzugefügt, wird die Anleitung sofern nicht im Entwurfsstadium, eine weitere Kategorie hinzugefügt. Anleitungen in den Kategorien der Basisanleitungen werden automatisch dem Menü hinzugefügt.

{{PfeilR}} <code><nowiki>{{Anleitung|Kategorie=Suche}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
| Ablage = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ablage]]
| Aufgaben und Abläufe = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
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<templatedata>
{
"params": {
"Entwurf": {
"type": "content",
"suggestedvalues": [
"Nein",
"Ja"
],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung oder einer Unterkategorie hinzugefügt.",
"aliases": [
"Entwurfsfassung"
],
"default": "Nein",
"autovalue": "Nein"
},
"Kategorie": {
"aliases": [
"Basiskategorie"
],
"type": "line",
"suggestedvalues": [
"Einstieg",
"Ablage",
"Aufgaben und Abläufe",
"Bearbeiten",
"Berechtigungen",
"Suche"
],
"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden. Im Entwurfsstadium wird die Kategorisierung noch nicht angewendet.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten. Sie fügt der Anleitung das Menü hinzu und hilft bei der Kategorisierung.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Vorlage:Anleitung

2026-06-29T08:30:07Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional
Wird der Vorlage im ersten Teil der Zusatz ''Entwurf=Ja'' hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
| Ablage = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ablage]]
| Aufgaben und Abläufe = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
| Bearbeiten = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Bearbeiten]]
| Berechtigungen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Berechtigungen]]
| Suche = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Suche]]
| #default =
}}}}</includeonly><noinclude>
<templatedata>
{
"params": {
"Entwurf": {
"type": "content",
"suggestedvalues": [
"Nein",
"Ja"
],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung oder einer Unterkategorie hinzugefügt.",
"aliases": [
"Entwurfsfassung"
],
"default": "Nein",
"autovalue": "Nein"
},
"Kategorie": {
"aliases": [
"Basiskategorie"
],
"type": "line",
"suggestedvalues": [
"Einstieg",
"Ablage",
"Aufgaben und Abläufe",
"Bearbeiten",
"Berechtigungen",
"Suche"
],
"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden. Im Entwurfsstadium wird die Kategorisierung noch nicht angewendet.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten. Sie fügt der Anleitung das Menü hinzu und hilft bei der Kategorisierung.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Vorlage:Anleitung

2026-06-29T08:24:49Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional
Wird der Vorlage im ersten Teil der Zusatz ''Entwurf=Ja'' hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
| Ablage = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ablage]]
| Aufgaben und Abläufe = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
| Bearbeiten = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Bearbeiten]]
| Berechtigungen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Berechtigungen]]
| Suche = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Suche]]
| #default =
}}}}</includeonly><noinclude>
<templatedata>
{
"params": {
"Entwurf": {
"type": "content",
"suggestedvalues": [
"Nein",
"Ja"
],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung hinzugefügt.",
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"Entwurfsfassung"
],
"default": "Nein",
"autovalue": "Nein"
},
"Kategorie": {
"aliases": [
"Basiskategorie"
],
"type": "line",
"suggestedvalues": [
"Einstieg",
"Ablage",
"Aufgaben und Abläufe",
"Bearbeiten",
"Berechtigungen",
"Suche"
],
"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Vorlage:Anleitung

2026-06-29T08:24:01Z

Jdamian:

<noinclude>[[Kategorie: Vorlage]] [[Kategorie: Vorlage für Anleitungen]] [[Kategorie: Anleitung Allgemein]]
Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.

<code><nowiki>{{Anleitung}}</nowiki></code> steht am Beginn der Anleitung

;Optional
Wird der Vorlage im ersten Teil der Zusatz ''Entwurf=Ja'' hinzugefügt, entfällt die Kategorisierung als Anleitung. Stattdessen wird die Seite als ''im Aufbau'' markiert.

{{PfeilR}} <code><nowiki>{{Anleitung|Entwurf=Ja}}</nowiki></code>
</noinclude>
<div class="übersicht anleitung {{#switch: {{PAGENAME}}
| Schulung = schulung
| #default =
}}"><categorytree mode="pages" depth="0">Menü</categorytree>
</div><includeonly>{{#ifeq: {{{Entwurf|Nein}}} | Ja | {{Seite im Aufbau|Diese Anleitung befindet sich im Aufbau.}} | [[Kategorie: Anleitung]]{{#switch: {{{Kategorie|}}}
| Einstieg = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Einstieg]]
| Ablage = [[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ablage]]
| Aufgaben und Abläufe = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
| Bearbeiten = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Bearbeiten]]
| Berechtigungen = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Berechtigungen]]
| Suche = [[Kategorie: Basisanleitungen]][[Kategorie:Suche]]
| #default =
}}}}</includeonly><noinclude>
<templatedata>
{
"params": {
"Entwurf": {
"type": "content",
"suggestedvalues": [
"Nein",
"Ja"
],
"description": "Fügt der Anleitung den Hinweis hinzu, dass sie sich noch im Aufbau befindet. Außerdem wird die Anleitung noch nicht der Kategorie Anleitung hinzugefügt."
},
"Kategorie": {
"aliases": [
"Basiskategorie"
],
"type": "line",
"suggestedvalues": [
"Einstieg",
"Ablage",
"Aufgaben und Abläufe",
"Bearbeiten",
"Berechtigungen",
"Suche"
],
"description": "Soll die Anleitung in den Kanon der Basisanleitungen aufgenommen werden, kann hier eine der Basiskategorien ausgewählt werden. Die Anleitung wird in das Menü einsortiert. Wird eine Freie Kategorie gewählt, wird die Anleitung dieser Kategorie hinzugefügt. Die Kategorieseite muss ggf. erstellt werden.",
"example": "Hausrundschreiben"
}
},
"description": "Die Vorlage bietet einen Rahmen für Anleitungen, um Barrierefreiheit in den Anleitungen zu gewährleisten.",
"format": "inline"
}
</templatedata>
</noinclude>

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-06-29T08:20:10Z

Jdamian:

{{Anleitung|Entwurf=Ja|Kategorie=}}

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die Betreffseinheiten befinden sich alle im Bereich 40 des Aktenplans. Die zweite Ebene des Aktenplans bezieht sich auf die Organisationseinheit für dieser Bereich bestimmt ist.

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].}}

== Akten anlegen ==

Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|[[Akte anlegen in DMS/eAkte]]}}

== Berechtigungen einrichten ==

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der Federführenden Organisationseinheit kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

Diese Akte oder dieser Vorgang sind dann in der Verantwortung dieser Untereinheit.

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie und auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind additiv. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion der [[Aktenplan in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|beteiligten Felder]].}}

== Zeichnungsweg starten ==

{{Verweis|[[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]]}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-06-29T08:19:42Z

Jdamian:

{{Anleitung|Entwurf=Nein|Kategorie=Suche}}

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die Betreffseinheiten befinden sich alle im Bereich 40 des Aktenplans. Die zweite Ebene des Aktenplans bezieht sich auf die Organisationseinheit für dieser Bereich bestimmt ist.

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].}}

== Akten anlegen ==

Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|[[Akte anlegen in DMS/eAkte]]}}

== Berechtigungen einrichten ==

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der Federführenden Organisationseinheit kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

Diese Akte oder dieser Vorgang sind dann in der Verantwortung dieser Untereinheit.

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie und auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind additiv. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion der [[Aktenplan in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|beteiligten Felder]].}}

== Zeichnungsweg starten ==

{{Verweis|[[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]]}}

Vorlage:Anleitung

2026-06-29T08:18:20Z

Jdamian: