DMS/eAkte-Wiki - Benutzerbeiträge [de]

MediaWiki:Common.css

2026-05-12T13:01:28Z

Jdamian:

/* Das folgende CSS wird für alle Benutzeroberflächen geladen. */
/* Die Definitionen werden immer durch den nächsten Kommentar unterhalb erläutert. Ein Kommentar kann sich so auch auf mehrere Definitionen darüber beziehen. */

@media (prefers-color-scheme: light) {
:root {
/* Boxschatten */
--box-shadow-color: Silver;
--kachel-shadow-highlight: #a7d7f9;

/* Unigrün */
--unigruen: #008965;

/* Screenshotrahmen */
--screenshotrahmen-bg: whitesmoke;
--screenshotrahmen-border: lightgray;

/* Tabellen (Anleitungen) */
--tanleitung-th-color: white;

/* Tabellenzeilen-Hover */
--table-row-bg-highlight: lavender;

/* Kacheln (Grundzustand) */
--kachel-border-dark: darkgray;
--kachel-border-light: gray;
--kachel-bg: gainsboro;

/* Kacheln (Hervorgehoben) */
--kachel-border-dark-highlight: LightSteelBlue;
--kachel-border-light-highlight: SteelBlue;
--kachel-bg-highlight: lightgray;

/* Hinweis „Vergrößerbar“ an großen Screenshots */
--screenshot-hint-color: red;

/* Tooltip */
--tooltip-text-color: #000;
--tooltip-bg: #d8edfc;
--tooltip-border-color: SteelBlue;

/* Filter */
--filter-img-hinweisbox: none;

/* Arbeit im Wiki */
--aufbau-bc: Moccasin;
--aufbau-blc: orange;
--löschen-bc: Pink;
--löschen-blc: red;
--überarbeit-bc: LightCyan;
--überarbeit-blc: SteelBlue;
--testa-bc: Moccasin;
--testa-blc: OrangeRed;
--adminr-bc: Lavender;
--adminr-blc: Indigo;
}
}

@media (prefers-color-scheme: dark) {
:root {
/* Boxschatten */
--box-shadow-color: DarkSlateGray;
--kachel-shadow-highlight: Indigo;

/* Unigrün */
--unigruen: #008965;

/* Screenshotrahmen */
--screenshotrahmen-bg: whitesmoke;
--screenshotrahmen-border: lightgray;

/* Tabellen (Anleitungen) */
--tanleitung-th-color: white;

/* Tabellenzeilen-Hover */
--table-row-bg-highlight: lavender;

/* Kacheln (Grundzustand) */
--kachel-border-dark: LightSlateGray;
--kachel-border-light: SlateGray;
--kachel-bg: #303030;

/* Kacheln (Hervorgehoben) */
--kachel-border-dark-highlight: SlateBlue;
--kachel-border-light-highlight: DarkSlateBlue;
--kachel-bg-highlight: RebeccaPurple;

/* Hinweis „Vergrößerbar“ an großen Screenshots */
--screenshot-hint-color: red;

/* Tooltip */
--tooltip-text-color: #000;
--tooltip-bg: #d8edfc;
--tooltip-border-color: SteelBlue;

/* Filter */
--filter-img-hinweisbox: invert(1);

/* Arbeit im Wiki */
--aufbau-bc: Chocolate;
--aufbau-blc: Yellow;
--löschen-bc: DarkRed;
--löschen-blc: LightCoral;
--überarbeit-bc: DarkCyan;
--überarbeit-blc: LightBlue;
--testa-bc: Chocolate;
--testa-blc: Orange;
--adminr-bc: RebeccaPurple;
--adminr-blc: Violet;
}
}

html.skin-theme-clientpref-night {
/* Boxschatten */
--box-shadow-color: DarkSlateGray;
--kachel-shadow-highlight: Indigo;

/* Unigrün */
--unigruen: #008965;

/* Screenshotrahmen */
--screenshotrahmen-bg: whitesmoke;
--screenshotrahmen-border: lightgray;

/* Tabellen (Anleitungen) */
--tanleitung-th-color: white;

/* Tabellenzeilen-Hover */
--table-row-bg-highlight: lavender;

/* Kacheln (Grundzustand) */
--kachel-border-dark: LightSlateGray;
--kachel-border-light: SlateGray;
--kachel-bg: #303030;

/* Kacheln (Hervorgehoben) */
--kachel-border-dark-highlight: SlateBlue;
--kachel-border-light-highlight: DarkSlateBlue;
--kachel-bg-highlight: RebeccaPurple;

/* Hinweis „Vergrößerbar“ an großen Screenshots */
--screenshot-hint-color: red;

/* Tooltip */
--tooltip-text-color: #000;
--tooltip-bg: #d8edfc;
--tooltip-border-color: SteelBlue;

/* Filter */
--filter-img-hinweisbox: invert(1);

/* Arbeit im Wiki */
--aufbau-bc: Chocolate;
--aufbau-blc: Yellow;
--löschen-bc: DarkRed;
--löschen-blc: LightCoral;
--überarbeit-bc: DarkCyan;
--überarbeit-blc: LightBlue;
--testa-bc: Chocolate;
--testa-blc: Orange;
--adminr-bc: RebeccaPurple;
--adminr-blc: Violet;
}

html.skin-theme-clientpref-day {
/* Boxschatten */
--box-shadow-color: Silver;
--kachel-shadow-highlight: #a7d7f9;

/* Unigrün */
--unigruen: #008965;

/* Screenshotrahmen */
--screenshotrahmen-bg: whitesmoke;
--screenshotrahmen-border: lightgray;

/* Tabellen (Anleitungen) */
--tanleitung-th-color: white;

/* Tabellenzeilen-Hover */
--table-row-bg-highlight: lavender;

/* Kacheln (Grundzustand) */
--kachel-border-dark: darkgray;
--kachel-border-light: gray;
--kachel-bg: gainsboro;

/* Kacheln (Hervorgehoben) */
--kachel-border-dark-highlight: LightSteelBlue;
--kachel-border-light-highlight: SteelBlue;
--kachel-bg-highlight: lightgray;

/* Hinweis „Vergrößerbar“ an großen Screenshots */
--screenshot-hint-color: red;

/* Tooltip */
--tooltip-text-color: #000;
--tooltip-bg: #d8edfc;
--tooltip-border-color: SteelBlue;

/* Filter */
--filter-img-hinweisbox: none;

/* Arbeit im Wiki */
--aufbau-bc: Moccasin;
--aufbau-blc: orange;
--löschen-bc: Pink;
--löschen-blc: red;
--überarbeit-bc: LightCyan;
--überarbeit-blc: SteelBlue;
--testa-bc: Moccasin;
--testa-blc: OrangeRed;
--adminr-bc: Lavender;
--adminr-blc: Indigo;
}

html.skin-theme-clientpref-night {
/* Boxschatten */
--box-shadow-color: DarkSlateGray;
--kachel-shadow-highlight: Indigo;

/* Unigrün */
--unigruen: #008965;

/* Screenshotrahmen */
--screenshotrahmen-bg: whitesmoke;
--screenshotrahmen-border: lightgray;

/* Tabellen (Anleitungen) */
--tanleitung-th-color: white;

/* Tabellenzeilen-Hover */
--table-row-bg-highlight: lavender;

/* Kacheln (Grundzustand) */
--kachel-border-dark: LightSlateGray;
--kachel-border-light: SlateGray;
--kachel-bg: #303030;

/* Kacheln (Hervorgehoben) */
--kachel-border-dark-highlight: SlateBlue;
--kachel-border-light-highlight: DarkSlateBlue;
--kachel-bg-highlight: RebeccaPurple;

/* Hinweis „Vergrößerbar“ an großen Screenshots */
--screenshot-hint-color: red;

/* Tooltip */
--tooltip-text-color: #000;
--tooltip-bg: #d8edfc;
--tooltip-border-color: SteelBlue;

/* Filter */
--filter-img-hinweisbox: invert(1);
}
/* Farbangaben für helles bzw. dunkles Design.*/

.mw-parser-output > .barrierefrei,
.mw-parser-output > p {
line-height: 150%;
max-width: 50em;
}
/* Klasse wird genutzt in den Anleitungen: In Tabellen und in den Vorlagen der Screenshots, AnleitungAbsatz und HinweisBox. Sie regelt den Zeilenabstand und beschränkt die Absatzbreite auf maximal ca. 80 Zeichen. */

.hinweisbox {
display: table;
vertical-align: middle;
margin-top: 2em;
margin-bottom: 2em;
min-height: 64px;
width: 100%;
}

.hinweisbox > div {
padding: 0 5px;
display: table-cell;
vertical-align: middle;
}
/* Formatierung der Hinweisbox:
Die Darstellung erfolgt als Tabelle;
Über der Hinweisbox wird immer ein Abstand eingefügt; Wenn die Hinweisbox nicht das letzte Element einer Seite ist, erhält sie auch einen Abstand nach unten;
Die Hinweisbox hat eine Mindesthöhe, die der Höhe der Symbolbilder entspricht. So werden auch kleine Boxen ohne Symbolbild passend dargestellt;
Die Kind-Elemente werden als Tabellenelemente auf gleicher Höhe gezeigt.*/

.hinweisbox > div:first-child:not(:only-child) {
height: 60px;
width: 60px;
}
/* Feste Breite für Symbolbilder in Hinweisboxen. */

.hinweisboxrahmen {
border: solid 3px var(--unigruen);
box-shadow: 5px 5px 5px 0px var(--box-shadow-color);
}
/* Rahmen der Hinweisbox wird getrennt abgehandelt. Nur Hinweisboxen mit dieser Klasse erhalten einen Rahmen in Unigrün;
Aktuell sind das: Hinweis, Information, Verpflichtend und Verweis */

.hinweisbox > div:first-child:not(:only-child) img {
filter: var(--filter-img-hinweisbox);
}
/*Invertiert in der dunklen Darstellung das Symbol in der Hinweisbox.*/

.catlinks {
margin-top: 1.6em;
}
/* Zusätzlicher Abstand vor der Auflistung der Kategorien. */

.screenshotrahmen {
background-color: var(--screenshotrahmen-bg);
border: solid 1px var(--screenshotrahmen-border);
padding: 5px;
}
/*Formatierung des Screenshothintergrunds: Der Hintergrund ist leicht abgedunkelt und ein Rahmen wird um das Bild gezogen. Ein kleiner Abstand nach innen wird definiert.*/

.screenshotrahmen img {
height: auto;
max-width: 100%;
}
/* Bilder */

.mw-parser-output > .screenshotgroß {
max-width: 1020px;
}
/* Feste Breite für große Screenshots, wenn nicht die Vorlage Anleitung verwendet wird. */

.hinweisbox > div > .screenshotrahmen {
margin-right: 5px;
}

.hinweisbox > div > .screenshotrahmen:first-child {
margin-top: 5px;
}

.hinweisbox > div > .screenshotrahmen:last-child {
margin-bottom: 10px;
}
/* Abstände für eine Verwendung von Screenshots innerhalb einer Hinweisbox. */

.screenshotImText > div {
float: left;
margin-right: 1em;
margin-bottom: 1em;
}
/* Screenshots bspw. von kleineren Schaltflächen können auch im Textfluss dargestellt werden. */

.übersicht > div,
.screenshotrahmen,
.kachel,
#toc {
box-shadow: 5px 5px 5px 0px var(--box-shadow-color);
}
/*Screenshots, die Kacheln der Startseite und die Seiten-Inhaltsverzeichnisse erhalten einen leichten grauen Schatten. Der Rahmen der Hinweisbox wird separat definiert.*/

table.tanleitung {
width: 100%;
}

.mw-parser-output > .schulung:first-child ~ .tanleitung td:first-child,
.schulung .tanleitung td:first-child,
.wikitable .tanleitung,
.tanleitung th {
background-color: var(--unigruen) !important;
color: var(--tanleitung-th-color);
font-weight: bold;
}

.mw-parser-output > .schulung:first-child ~ .tanleitung td:last-child,
.schulung .tanleitung td:last-child {
width: 100%;
}
/* In Tabellen der Anleitungen wird die Definition genutzt, um der Tabellenkopfzeile eine Uni-grünen Hintergrund und die Schriftfarbe auf weiß zu setzen. */
/* In der Seite Schulung wird jeweils die erste Spalte der Tabelle formatiert. */

tr:hover {
background-color: var(--table-row-bg-highlight) !important;
}
/* Als Lesehilfe wird die mit der Maus berührte Zeile einer Tabelle dezent farblich hervorgehoben. */

#mw-subcategories + #mw-pages > h2,
.mw-parser-output:has(> :last-child) + .mw-category-generated, /* Auf einer Kategorienseite haben die automatisch erzeugten Überschriften (Unterkategorien und Seiten in Kategorie) ebenfalls einen größeren Abstand, wenn es einen entsprechenden Seiteninhalt gibt. */
:is(.screenshot, .absatz, .hinweisbox, p, ul, ol, table) + :is(h2, h3),
.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ h2:first-of-type {
margin-top: 2em !important;
}
/* größerer Zeilenabstand über den Überschriften */

:is(ol, ul, p, .absatz, h4) + .screenshot,
.screenshot + :is(ol, ul, p, .absatz, .seitenindex, h4, .screenshot),
.screenshot + #toc,
#toc + p,
:is(p, .absatz) + #toc,
.absatz + .seitenindex {
margin-top: 1.5em;
}
/* größerer Abstand zwischen zwischen Screenshot, Absatz und Inhaltsverzeichnis */

p + .absatz,
.absatz + p {
margin-top: 0.5em
}
/* Wenn die Vorlage AnleitungAbsatz auf einen normalen Absatz folgt (oder umgekehrt), wird ein Abstand eingefügt, wie er zwischen zwei normalen Absätzen automatisch eingefügt wird. */

.seitenindex {
display: grid;
grid-template-columns: repeat(auto-fill, minmax(13em, 1fr));
grid-auto-flow: dense;
column-gap: 2em;
row-gap: 1.5em;
align-items: start;
}
/* Anzeige der Kacheln im Seitenindex (wird auf der Startseite verwendet): Die Kacheln haben eine minimale Breite. Außerdem wurde der Platz zwischen den Kacheln definiert (c.-gap und r.-gap). Wenn nicht mehr genügend Platz für eine weitere Kachel zur Verfügung steht, wird diese in eine neue Zeile geschoben. So werden die Kacheln auf kleineren Displays untereinander gezeigt.*/

.übersicht > div,
.kachel {
border-top: solid 2px var(--kachel-border-dark);
border-left: solid 2px var(--kachel-border-dark);
border-right: solid 2px var(--kachel-border-light);
border-bottom: solid 2px var(--kachel-border-light);
background-color: var(--kachel-bg);
}
.kachel {
text-align: center;
}
/* Eigenschaften der Kacheln im Seitenindex */

.kachel:focus-within,
.kachel:hover {
background-color: var(--kachel-bg-highlight);
box-shadow: 5px 5px 5px 0px var(--kachel-shadow-highlight);
border-top-color: var(--kachel-border-dark-highlight);
border-left-color: var(--kachel-border-dark-highlight);
border-right-color: var(--kachel-border-light-highlight);
border-bottom-color: var(--kachel-border-light-highlight);
}
/* Eine Kachel im Seitenindex wird hervorgehoben wenn der Mauszeiger sich darüber befindet oder sie mit dem Tabulator ausgewählt wurde. Der Hintergrund wird abgedunkelt. Rahmen und Schatten erhalten eine blaue Färbung, die sich am Design des Wiki des Wikis orientiert. */

/* #p-tb {
display: none;
} */
/* Unterdrückt die Anzeige der Werkzeuge im Seitenmenü komplett */

#p-Admin,
li#t-recentchangeslinked,
li#t-upload,
li#t-specialpages,
li#t-permalink,
li#t-info,
li#t-cite,
.noautonum .tocnumber {
display: none;
}
/* nav#p-Admin: Für normale Benutzer:innen werden die Links für Admins ausgeblendet. Über die spezielle css-Seite für Administrator:innen (MediaWiki:Group-sysop.css) wird diese Ausblendung wieder aufgehoben.
li#t-...: Einzelne Werkzeuge im linken Seitenmenü werden ausgeblendet
.noautonum: Kann genutzt werden, um im Inhaltsverzeichnis die Nummerierung zu unterdrücken. */

.ArbeitWiki {
border-left: solid thick;
padding: 8px 20px 8px;
}

.Aufbau {
background-color: var(--aufbau-bc);
border-left-color: var(--aufbau-blc);
}

.Löschung {
background-color: var(--löschen-bc);
border-left-color: var(--löschen-blc);
}

.Überarbeitung {
background-color: var(--überarbeit-bc);
border-left-color: var(--überarbeit-blc);
}

.TestAusstehend {
background-color: var(--testa-bc);
border-left-color: var(--testa-blc);
}

.AdminRechte {
background-color: var(--adminr-bc);
border-left-color: var(--adminr-blc);
}
/* Konfiguration der Banner in den Vorlagen zur Arbeit mit dem Wiki */

.kachel,
#mw-panel .vector-menu-content a {
transition-property: box-shadow, border-color, background-color;
transition-duration: 1s;
}
/* Der Farbübergang des Seitenmenü und der Kacheln im Seitenindex wird nicht sofort durchgeführt, sondern braucht eine Sekunde. */

#mw-panel .vector-menu-content a:focus,
#mw-panel .vector-menu-content a:hover {
box-shadow: 0px 5px 5px -2px var(--box-shadow-color);
}
/* Hervorhebung im linken Seitenmenü der ausgewählten Menüzeile */

.definitionsliste {
display: grid;
grid-auto-columns: fit-content( 18ch ) 1fr;
column-gap: 1em;
row-gap: 0.5em;
}
/* Ermöglicht mit der Vorlage Definitionsliste eine Aufzählung, in der das(die) Schlagwort(e) fett hervorgehoben werden und der Definitionstext als eingerückter Textblock dargestellt wird.*/

.defPunkt {
grid-column: 1;
font-weight: bold;
}
/* Formatiert die Schlagworte einer Definitionsliste fett und stellt sie vor den Textblock. */

.defErläuterung {
grid-column: 2;
}
/* Stellt den Textblock in einer Definitionsliste in eine zweite Spalte. */

.definitionsliste p:last-child {
margin-bottom: 0;
}
/* Verhindert, dass der letzte zusätzliche Absatz einer Definitionsliste einen größeren Zeilenabstand hat als die übrigen Textblöcke. */

.absatz:after {
content: "";
display: block;
clear: both;
}
/* Verhindert ein einfließen des Textes bei sehr kleinen Screenshots. */

.mw-parser-output {
container-type: inline-size;
}
/* Weißt dem Seiteninhalt einen Container zu. Kindelemente dieses Containers können sich auf die zur Verfügung stehende Breite beziehen. So werden Abfragen nach der Bildschirmbreite überflüssig. */

@container (min-width: 53em) {
/* Alle hier definierten Eigenschaften kommen nur zum Tragen, wenn mindestens 65em Seiteninhalt zur Verfügung stehen. */
.anleitung {
/* display: grid;
grid-template-columns: 50em minmax(5em, 20em) auto;
grid-auto-flow: row dense; */
}
/* Aktuell nicht verwendet. Das Anleitungsdesign war zunächst als Grid geplant. */

.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ * {
max-width: 50em;
line-height: 150%;
}
/* Alle Kindelemente der Anleitung erhalten eine maximale Breite und eine passende Zeilenhöhe zur Wahrung der Barrierefreiheit. */

.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .screenshotgroß {
transition: all 1s;
width: max-content;
}
/* Die Vergrößerung und auch das zurückfallen auf normale Größe der großen Screenshots wird mit einer Sekunde Verzögerung ausgeführt. So wird daraus eine fließende Bewegung. */

.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .screenshotgroß:focus-within,
.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .screenshotgroß:hover {
max-width: 100%;
z-index: 100;
}
/* Große Screenshots werden nur noch größer dargestellt, wenn sie mit der Maus oder dem Tabulator ausgewählt werden. */

.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .toc,
.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .screenshotgroß {
justify-self: start;
}
/* Ausrichtung von Inhaltsverzeichnis und großen Screenshots. Es wird nur der tatsächlich benötigte Platz eingenommen. Nicht die volle zur Verfügung stehende Breite. */

.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .screenshotgroß {
position: relative;
}

.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ .screenshotgroß:not(:hover)::after {
content: 'Vergrößerbar';
position: absolute;
bottom: 0;
left: 0.2em;
color: var(--screenshot-hint-color);
font-size: 2em;
z-index: 10;
}
/* Große Screenshots erhalten eine Markierung 'Vergrößerbar' solange sie nicht ausgewählt wurden. Dazu muss die Position des Screenshots als relativ sein und der Schriftzug dazu absolut gesetzt werden. */
}

@container (width < 53em) {
.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ * {
max-width: 50em;
}
.übersicht {
display: none;
}
.mw-parser-output > .anleitung:first-child ~ * {
line-height: 150%;
}
}
/* Bei wenig zur Verfügung stehendem Platz wird nur noch die maximale Breite und die Zeilenhöhe definiert. Falls das Menü 'Übersicht' verwendet wird, wird es jetzt ausgeblendet. */

.übersicht {
position: sticky;
height: 2em;
top: 4em;
max-width: 50em;
z-index: 1000;
}
/* Menü für Anleitungen. (ToDo) Das Menü soll im rechts verfügbaren Platz angezeigt werden. Das Menü wandert beim Scrollen mit. */

.übersicht > div {
padding: 0 0.5em;
height: fit-content;
}

/* .tooltip {
color: #c32e04;
text-decoration: underline;
cursor: help;
} */

[data-tooltip] {
position: relative;
}

[data-tooltip]::after {
content: attr(data-tooltip);
pointer-events: none;
opacity: 0;
transition: opacity 0.5s;
display: block;
position: absolute;
bottom: 1em;
left: -4em;
max-width: 30em;
width: max-content;
padding: 0.5em;
z-index: 1000;
color: var(--tooltip-text-color);
background-color: var(--tooltip-bg);
border: solid 1px var(--tooltip-border-color);
border-radius: 0.5em;
}

[data-tooltip]:hover::after {
opacity: 1;
}
/* Tooltip kann in Verbindung mit der Vorlage Tooltip|Anzeigetext|Glossareintrag eingebunden werden.
Anzeigetext = Dieser Text erscheint im Fließtext der Anleitung unterstrichen.
Glossareintrag = Der Text dieses Eintrags wird beim Bewegen des Cursers über den Anzeigetext über diesem als kleine Box eingeblendet. Es darf sich dabei nur um einen einzelnen Absatz handeln. Der Absatz muss in der Seite im Glossar mit "onlyinclude" geklammert werden und darf keine HTML-Tags enthalten. */

.definitionsliste .hinweisbox {
grid-column: 1 / 3;
}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-05-12T12:55:48Z

Jdamian:

== Aktenplan ==

Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die Betreffseinheiten befinden sich alle im Bereich 40 des Aktenplans. Die zweite Ebene des Aktenplans bezieht sich auf die Organisationseinheit für dieser Bereich bestimmt ist.

{{Verweis|Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: [[Aktenplan in DMS/eAkte]].}}

== Akten anlegen ==

Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.

{{Verweis|[[Akte anlegen in DMS/eAkte]]}}

== Berechtigungen einrichten ==

{{Verweis|Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]] beschrieben.}}

=== Eigenschaftsfeld: Untereinheit ===

In Abhängigkeit von der Federführenden Organisationseinheit kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team.

Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

Diese Akte oder dieser Vorgang sind dann in der Verantwortung dieser Untereinheit.

=== Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene ===

Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie und auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
* Bereichsleitung
* Abteilungsleitung
* Teamleitung
* alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
* alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
* keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist '''keine Einschränkungen'''. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Kombination der Eigenschaftsfelder ===

Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind additiv. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.

{{Information|Beispiel:<br>
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.}}

=== Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen ===

Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder '''Beteiligte schreiben und lesen''' oder '''Beteiligte nur lesen''' auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.

{{Verweis|Die Funktion der [[Aktenplan in DMS/eAkte#Lese-/Schreibrechte für die Akte über Metadaten vergeben|beteiligten Felder]].}}

== Zeichnungsweg starten ==

{{Verweis|[[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]]}}

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-05-12T12:31:52Z

Jdamian: /* Eigenschaftsfeld: Untereinheit */

Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage

2026-05-12T12:31:10Z

Jdamian: /* Berechtigungen einrichten */

2025-01-24T08:36:36Z

Jdamian:

Vorlage:Seitenindex

2025-01-24T08:34:34Z

Jdamian:

<noinclude>
[[category:Vorlage]][[category:Seitenindex]]
</noinclude><div class="barrierefrei seitenindex">
{{KachelSeitenindex|Text=[[:category:Glossar|Glossar]]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[[:category:Anleitung|Anleitungen]]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[https://uni-bielefeld.cloud.panopto.eu/Panopto/Pages/Viewer.aspx?pid=87de8084-124f-4c71-ac3e-b11000c9ecec Video-Anleitungen]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[https://www.uni-bielefeld.de/intern/dms/ Kontakt und weitere Infos]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[https://eakte.uni-bielefeld.de/ Startseite DMS/eAkte]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[[Leitfaden Projektmanagement]]}}
{{KachelSeitenindex|Text=[https://matrix.to/#/#eAkte:uni-bielefeld.de Element: eAkte Info]}}
</div>

Kategorie:Anleitung

2024-09-19T10:57:09Z

Jdamian:

{{AnleitungAbsatz
|Auf dieser Seite finden Sie Anleitungen zum Arbeiten mit bzw. in DMS/eAkte.

Für einige dieser Anleitungen wurden zusätzlich Video-Anleitungen produziert. Diese sind jeweils bei der betreffenden Anleitung verlinkt. Eine Übersicht der Videoanleitungen finden Sie auf der [https://uni-bielefeld.cloud.panopto.eu/Panopto/Pages/Viewer.aspx?pid=ae5ba324-5bac-45f6-8ce7-af010062432d Videoplattform Panopto].
}}

Datei:Hausrundschreiben Eigenschaften.png

2024-09-19T07:36:55Z

Jdamian: Jdamian setzte Datei:Hausrundschreiben Eigenschaften.png auf eine alte Version zurück

2024-08-19T09:10:11Z

Jdamian:

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Einstieg]]{{AnleitungAbsatz
|Im Kapitel Schnelleinstieg werden Ihnen die grundlegenden Funktionen des Dokumentenmanagementsystems DMS/eAkte näher gebracht, wie Anmeldung am System, der Startseite und persönlichen Einstellungen. Außerdem finden Sie jeweils Verweise auf ausführlichere Anleitungen zu den jeweils angeschnittenen Funktionen oder Themenbereichen.
}}

{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zu Anmeldung im Dokumentenmanagementsystem und Dashboard finden Sie auf der [[panopto: d6639ffe-16ad-4ee7-9b00-b10e00775ad7 | Videoplattform Panopto]].
}}

== Anmeldung in DMS/eAkte ==

{{AnleitungScreenshot|Anmeldemaske.png|Anmeldemaske des Dokumentenmanagementsystems
|Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte ist unter der Adresse https://eakte.uni-bielefeld.de erreichbar. Innerhalb der Uni können Sie das Dokumentenmanagementsystem über Eduroam aufrufen; außerhalb nur per VPN-Verbindung. Beim Aufrufen der Webseite erscheint eine Authentifizierungsmaske. Alle Beschäftigten der Universität Bielefeld können sich mit den entsprechenden AD-Zugangsdaten dort anmelden.
}}
{{AnleitungAbsatz
|'''Hinweise zur Anmeldung:'''

Zur Anmeldung verwenden Sie Ihre eMail-Adresse oder Ihren Windows-Benutzer*innennamen mit dem Zusatz ad\ (Beispiel: ad\mmusterfrau) und Ihr Windowskennwort. Im Passwortdienst PRISMA läuft die Passwortkategorie unter '''Anmelden an PCs, E-Mail-Postfächern und weiteren Windows- und Active Directory-Diensten'''.
}}
{{Hinweis
|Wenn Sie einen Dienstrechner verwenden, der vom Hochschulrechenzentrum BITS gemanagt wird, können Sie sich ganz einfach über einen Klick auf den Button '''Mit Kerberos anmelden''' im Dokumentenmanagementsystem authentifizieren.
}}

== Abmeldung aus DMS/eAkte ==

{{AnleitungScreenshot|Schnelleinstieg Abmelden.png|In der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte ist das persönliche Menü geöffnet. Es enthält die Punkte Ihr Profil, Abwesenheitsstatus und Abmelden. Abmelden ist durch einen roten Kasten hervorgehoben. Die restliche Ansicht des DMS/eAkte ist abgedunkelt.
|Um eine Anmeldung in DMS/eAkte aktiv zu beenden, klicken Sie auf die farbig angedeutete Figur in der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte. Es öffnet sich ein Menü. Klicken Sie dort auf '''Abmelden''' um Ihre Sitzung zu beenden.
}}
{{Information
|Eine Anmeldung in DMS/eAkte wird auch nach 8 Stunden Inaktivität oder beim Schließen des Browsers beendet.
}}

== Startseite ==

{{AnleitungAbsatz
|Das Dashboard ist die Startseite in DMS/eAkte, die Sie nach der Anmeldung erreichen. Alternativ können Sie auch die klassischen Kachel-Ansicht als Startseite nutzen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Sowohl bei der Dashboard-Ansicht als auch bei der klassischen Kachel-Ansicht, können Sie sich zwei Menüzeilen und mehrere Kacheln anzeigen lassen.
In beiden Ansichten sind die Bezeichnungen der Funktionen identisch. Ein wesentlicher Unterschied besteht zum einen in den Anordnungsmöglichkeiten der Funktionen und zum anderen beinhaltet das Dashboard zusätzliche Funktionen wie '''Zuletzt bearbeitet''', '''Favorisiert''' und '''Direktsuche'''. Ein weiterer Unterschied ist die Bezeichnung der dargestellten Funktionen. Im Dashboard heißen die Funktionen Widgets und in der klassischen Ansicht Kacheln.
}}
{{Information
|Möglicherweise unterscheidet sich Ihre Anzeige hinsichtlich der Anzahl der Widgets bzw. Kacheln von dieser Beschreibung. Das hängt dann entweder von Ihren Rechten oder ihrer Konfigurationen in DMS/eAkte ab.
}}

=== Dashboard ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dashboard.png|Dashboard des Dokumentenmanagementsystems. Unter zwei Menüzeilen befinden sich die Widgets, die verschiedene Funktionen von DMS/eAkte aufrufen. In dieser Abbildung befinden sich folgende Widgets in der ersten Zeile: Aufgaben und Nachrichten, Prozesse, Konfiguration, Suche, Persönliche Aktivitäten, in der zweiten Zeile: Aktenplan, Konfiguration, Workflow-Dashboard, Aufgaben und Nachrichten, in der dritten Zeile: Office-Vorlagen, Prozesse, Aufgaben.
|Nach der Anmeldung gelangen Sie auf das Dashboard in DMS/eAkte. Durch Anklicken der Widgets gelangen Sie zu den einzelnen Funktionen des Dokumentenmanagementsystems.
}}
{{Verweis
|Widgets mit tiefergehenden Funktionen werden hier erläutert:
* [[Suche in DMS/eAkte#Widget Suche mit Suchschlitz|Widget Suche mit Suchschlitz]],
* [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte#Widget Favorisiert|Widget Favorisiert]],
* [[Widget Zuletzt bearbeitet in DMS/eAkte|Widget Zuletzt bearbeitet]] und
* [[Widget Beobachtet in DMS/eAkte|Widget Beobachtet]].
}}
{{AnleitungAbsatz
|Oberhalb der Widgets befinden sich auf der Startseite zwei Menüzeilen mit jeweils mehreren Schaltflächen. Die Funktionen der einzelnen Schaltflächen sind im Folgenden beschrieben.
# '''Andere Anwendungen'''
#:Die Schaltfläche befindet sich oben rechts auf der Startseite und wird in Form von sechs kleinen Vierecken dargestellt. Hierüber können Sie zusätzlich einzelne Funktionen aufrufen, unabhängig davon, wo Sie sich im DMs befinden. Somit haben Sie einen sogenannten Schnellzugriff auf einzelne Funktionen, ohne dafür auf die Startseite zu wechseln.
# '''Hilfe'''
#: Die Hilfe befindet sich oben rechts neben der Schaltfläche '''Andere Anwendung'''. Sie wird in Form eines Fragezeichens dargestellt. Die Funktion wird derzeit an der Uni Bielefeld nicht genutzt!
# '''Abmelden'''
#: Die Schaltfläche '''Abmelden''' befindet sich ebenfalls oben rechts und wird in Form eines User-Icons dargestellt. Hier können Sie sich abmelden, aber auch eine Abwesenheit festlegen und User-Infos einsehen.
# '''Weitere Informationen'''
#: Über die drei Punkte oben rechts können Sie ein weiteres DMS-Fenster öffnen.
# '''Klassische Ansicht anzeigen'''
#: Die Schaltfläche '''klassische Ansicht''' befindet sich unterhalb der zuvor genannten Funktionen. Hiermit können Sie zur klassischen Ansicht wechseln.
# '''Widgets hinzufügen'''
#: Die Schaltfläche '''Widgets''' befindet sich oben rechts neben dem Button klassische Ansicht. Hierüber können Sie sich weitere oder ausgeblendete Widgets anzeigen lassen.
}}

{{AnleitungScreenshot|Widget_Persönlicher_Bereich.png|Es wird das Widget Persönlicher Bereich angezeigt. Es handelt sich um eine rechteckige Schaltfläche mit der Bezeichnung Persönlicher Bereich. An der linken Seite befindet sich ein Symbol, bestehend aus insgesamt sechs Punkten, angeordnet in zwei Spalten zu je drei. Am rechten Rand befindet sich ein weiteres Symbol, drei Punkte vertikal ausgerichtet. Umten rechts in der Ecke sind zwei Striche, die ein Dreieck andeuten.
|'''Widgets individuell anpassen'''
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie Ihren Mauszeiger auf das Symbol mit den sechs Punkten neben dem Widget positionieren und dann die Maustaste gedrückt halten, können Sie das Widget auf dem Dashboard verschieben.
Mit den beiden Strichen an der rechten unteren Ecke eines Widgets, lässt sich auf die selbe Weise die Breite ein Widget verändern.
Über die drei Punkte rechts neben einem Widget, wird Ihnen '''Entfernen''' und - bei einigen Widgets - '''Aktualisieren''' angeboten.

Mit '''Entfernen''' entfernen Sie das Widget vom Dashboard. Sie können es aber jederzeit unter '''+ Widget hinzufügen''' einblenden.
'''Aktualisieren''' wird Ihnen nur bei Widgets präsentiert, die über eine Anzeigefunktion verfügen, um diese auf den nächsten Stand zu bringen.
}}

=== Klassische Ansicht ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Schnelleinstieg Startseite.png|Startseite des Dokumentenmanagementsystems. Unter zwei Menüzeilen befinden sich als Kacheln designt die verschiedenen Funktionen von DMS/eAkte. In dieser Ansicht gibt es die Kacheln 1. Zeile: Aufgaben und Nachrichten, Prozesse, Konfiguration, 2. Zeile: Office-Vorlagen, Arbeiten mit DMS/eAkte, Persönlicher Bereich, 3. Zeile: Suche, Aktenplan und Workflow-Dashboard und in der 4. Zeile Wiki DMS/eAkte.
|Alternativ zum Dashboard können Sie die klassische Ansicht als Startseite in DMS/eAkte festlegen. Die Kacheln enthalten verschiedene Einstiegsmöglichkeiten in das Dokumentenmanagementsystem.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Oberhalb der Kacheln befinden sich auf der Startseite zwei Menüzeilen mit jeweils vier Schaltflächen. Die Funktionen der einzelnen Schaltflächen sind im vorherigen Abschnitt '''Dashboard''' beschrieben. Alle weiteren Funktionen der einzelnen Schaltflächen, die sich rechts oben befinden werden nachfolgend beschrieben.
# '''Dashboard-Ansicht anzeigen'''
#: Hiermit wechseln Sie zur Dashboard-Ansicht.
# '''Favoriten anzeigen'''
#: Hier können Sie die Ansicht auf Kacheln beschränken, die Sie zuvor über das Sternsymbol als Favorit markiert haben, um eine individuelle Ansicht mit den für Sie relevanten Kacheln zu erstellen.
# '''Features Filtern'''
#: Über das Lupen-Symbol können Sie nach Kacheln auf der Startseite filtern.
# '''Features neu laden'''
#: Hier können Sie die angezeigten Kacheln (Features) auf der Startseite laden.
# '''Gruppierung verwalten'''
#: Über diese Funktion können Sie Gruppierungen der Features (Kacheln) vornehmen

}}

{{AnleitungScreenshot|Startseite_Persönlicher_Bereich.png|Es wird das Feature Persönlicher Bereich angezeigt. Es handelt sich um eine rechteckige Schaltfläche mit der Bezeichnung Persönlicher Bereich. Am unteren rechten Rand befindet sich ein fünfzackiger Stern sowie ein i in einem Kreis.
|'''Kacheln in DMS/eAkte anpassen
'''}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie auf das '''i''' in einer Kachel klicken, erhalten Sie eine nähere Beschreibung zu der Funktion, die mit diesem Feature aufgerufen wird.
Klicken Sie auf den Stern, '''Zu Favoriten hinzufügen''', markieren Sie diese Kachel bzw. Funktion als Favoriten. Die Startseite erhält dadurch im oberen Teil einen Bereich für Ihre favorisierten Features. Da sich die Features der Startseite - anders als die Widgets der Startseite - nicht löschen lassen, ist diese Funktion hilfreich, wenn Sie nur wenige Features nutzen.
}}

=== Aufgaben ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Aufgaben_Postkorb.png|Übersicht der Maske Aufgaben und Nachrichten mit einer Nachricht und einer Aufgabe als Beispiel.
|Mit einem Klick auf die Kachel '''Aufgaben''' gelangen Sie in Ihren Postkorb. Der Postkorb enthält Nachrichten, die das DMS automatisiert versendet oder die von Nutzer*innen verschickt wurden. Sie können den Postkorb z.B. auch als persönliche Gedächtnisstütze nutzen oder andere User*innen um die Bearbeitung oder Mitzeichnung eines Dokuments bitten. Wird ein Dokument zwischen zwei User*innen hin- und hergeschickt, wird jeder Posteingang protokolliert.
}}
{{AnleitungAbsatz|Neue Nachrichten werden in Ihrem Postkorb '''fett''' markiert. Es wird unterschieden zwischen Aufgaben und Verfügungsworkflow/eLaufmappe. Aufgaben kann jede*r User*in individuell gestalten und sich selbst oder anderen über den Postkorb zustellen. Der wesentliche Unterschied zwischen Aufgaben und Verfügungsworkflow/eLaufmappe liegt darin, dass Aufgaben nicht am Dokument protokolliert werden. Der Verfügungsworkflow/eLaufmappe hingegen schon.
Sie können die Aufgaben, Verfügungsworkflow/eLaufmappe bearbeiten, in dem Sie auf die Aufgabe oder den Verfügungsworkflow/eLaufmappe klicken und dann entsprechend bearbeiten.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Bearbeitung und Erstellung von '''Aufgaben''' finden Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum '''Verfügungsworkflow''' finden Sie in der Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
Informationen zur '''eLaufmappe''' finden Sie in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte]].
}}

=== Prozesse ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Prozessübersicht.png|Übersicht der weiterer Kacheln beziehungsweise Funktionen unterhalb der Kachel Prozesse.
|Das Prozessportal ist vor allem für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gedacht. Es gibt an dieser Stelle die Möglichkeit, verschiedenste Formulare zum Ausfüllen bereitzustellen, Vorgänge zu erstellen oder auf weitere Funktionalitäten des Systems zuzugreifen. Die Ansicht kann je nach den erteilten Berechtigungen unterschiedlich aussehen. Für die spezifischen Inhalte der einzelnen Kacheln finden Sie in der Regel eigenständige Anleitungen.
}}

=== Suche ===

{{AnleitungAbsatz
|Sie können in der Suche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte|Suche in DMS/eAkte]].
}}

== Navigation im Dokumentenmanagementsystem ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Navigation.png|Adresszeile des Dokumentenmanagementsystems anhand eines Beispiels.
|Wenn Sie innerhalb des Dokumentenmanagementsystem zurück navigieren wollen, dürfen Sie nicht den Zurück-Button des Browsers verwenden, sondern müssen zwingend über die Adresszeile oberhalb des Dokumentenmanagementsystems navigieren. Bei einem Klick auf das Haus-Symbol gelangen Sie immer wieder zur Startseite.
}}

== Favoriten speichern ==

{{AnleitungScreenshotGroß|Favoriten speichern.png|Geöffnetes Kontextmenü anhand des Beispiels eines Dokumenten.
|Dateien, Vorgänge oder Akten, auf die Sie häufiger zugreifen, können als Favoriten abgespeichert werden. Dafür klicken Sie rechts neben der Datei, dem Vorgang oder der Akte auf die drei Punkte und wählen im Kontextmenü '''Zur Liste hinzufügen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshot|Favoriten speichern in Liste.png|Darstellung der Liste für die Favoriten.
|Anschließend wählen Sie die Liste aus, in der das Element hinzugefügt werden soll. Neben der Standardliste '''Favoriten''' können sie durch einen Klick auf '''+ Neue Liste erstellen''' eine eigene Liste erzeugen. Drücken Sie auf '''Speichern''', um die Auswahl zu bestätigen.
}}

== Export Trefferliste ==

{{AnleitungAbsatz|Sie können eine Trefferliste beziehungsweise Ergebnisliste, z.B. einer Suche, als CSV oder Excel exportieren.
}}
{{Verweis| Informationen zum Export der Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Export Trefferliste in DMS/eAkte|Export Trefferliste]].
}}

== Datei-Status und Dateisymbol ==

=== Datei-Status ===

{{AnleitungAbsatz
|Der farbige Punkt (je nach Ansicht) in der Tabellenansicht in der Spalte '''Status''', zeigt den jeweiligen Status eines Dokumentes oder einer Akte an:

'''Bearbeitung (roter Statusbalken)''':
:Im Status '''Bearbeitung''' werden Dokumente von eine(m*r) User*in oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht. Fertig gestellte Dokumente können in den Status '''Prüfung''' weitergeleitet. Diese sind dann aber zunächst noch ungeprüft.

'''Prüfung (gelber Statusbalken):'''
:Ein Dokument kann von einem berechtigten User*in, nach dem die Prüfung durch ihn erfolgt ist, in den Status Freigabe transferiert werden

'''Freigabe (grüner Statusbalken):'''
:Dokumente im Status '''Freigabe''' können auf Sekundärspeichern ausgelagert werden. Zudem können Dokumente jederzeit, beispielsweise auf Grund eines inhaltlichen Fehlers, gesperrt werden. Dabei wird in der Ergebnisliste das Dokumentsymbol mit einem Einbahnstraßensymbol versehen.

:Gesperrte Dokumente können jederzeit auch wieder freigegeben werden. Von der Freigabe werden Dokumente implizit in einen neuen Status oder explizit von eine(m*r) User*in in den Status '''Archiv''' weitergeleitet.

'''Archiv (blauer Statusbalken):'''
:Dokumente im Status '''Archiv''' können weder inhaltlich noch im Status geändert. Es können mehrere Versionen eines Dokuments in diesem Status existieren. Dokumente in diesem Status können auf einem Sekundärspeicher ausgelagert werden.
}}
{{Hinweis
|Wenn Sie ein Dokument, das in einer '''freigegebenen''' Version existiert, in Bearbeitung nehmen, wird eine neue Version im Status '''Bearbeitung''' erzeugt. Diese Version kann nur die/der Bearbeitende einsehen und verändern - andere User*innen sehen lediglich, dass das Dokument aktuell in Bearbeitung ist. Wenn Sie die Bearbeitung abschließen bzw. das Dokument wieder freigeben, ist das Dokument für Personen, die berechtigt sind dies zu sehen, wieder sichtbar.
Der Status '''Prüfung''' spielt an der Universität Bielefeld eine untergeordnete Rolle und wird nur in wenigen Prozessen benötigt.
}}
{{Information
|Wenn Sie mit der Maus über die farbigen Punkte fahren, wird Ihnen der Name des jeweiligen Status in Schrift angezeigt.
}}
{{Verweis
|Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel [[Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

=== Dateisymbol ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Dateisymbol.png|Tabellenansicht im Dokumentenmanagementsystem mit zwei beispielhaften Word-Dokumenten.
|Am Dokument ist ebenfalls ein Dateisymbol zu sehen, das den Dateityp visualisiert. Sie können somit auf einen Blick erkennen, ob es sich bei dem Dokument z.B. um Word, Excel, Powerpoint, eine E-Mail oder ein Foto/eine Grafik handelt.
}}

== Notizen, Workflow und Kommentare ==

{{AnleitungAbsatz
|Sie können in der Trefferliste weitere Informationen zu einzelnen Elementen (Akten, Vorgänge oder Dokumenten) auf einem Blick sehen. Die weiteren Informationen können Sie in der Tabellenansicht der Spalte '''weiter Infos''' einsehen. Über das Symbol eines Notizblockes erkennen Sie, ob zu dem jeweiligen Element Notizen hinterlegt wurden. Diese werden direkt an das Element geschrieben. Über den Kreis erkennen Sie, ob sich das Dokument momentan in einem Workflow ({{Tooltip|eLaufmappe}}) befindet. An dem Sprechblasen-Symbol erkennen Sie, ob an einem Dokument Kommentare oder grafische Markierungen (Redlining) gespeichert wurden.
}}
{{Verweis
|Informationen zur eLaufmappe finden Sie in der Anleitung zur [[ELaufmappe in DMS/eAkte|eLaufmappe]].
}}

== Kontextmenü ==

{{AnleitungAbsatz
|Das Kontextmenü können Sie in der Trefferliste mit einem Klick auf das Icon mit den drei Punkten rechts neben einem Dokument, Akte oder Vorgang aufrufen. Die Einträge im Kontextmenü sind abhängig von den jeweils installierten Anwendungen und den Eigenschaften des Dokumentes, in dem Sie sich befinden.
}}
{{Verweis
|Informationen zu den Funktionalitäten des Kontextmenüs (erkennbar an den drei Punkten) zu Dokumenten und Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Kontextmenü in DMS/eAkte]].
}}

== Einstellungen der Ansicht ==

{{AnleitungAbsatz
|Über das Zahnrad-Symbol können Sie die Anzahl der Eigenschaften beziehungsweise der Metadaten in Ihrer Trefferliste und somit auch die Ansicht für sich persönlich anpassen. Um diese Einstellung vorzunehmen, müssen Sie in der Listenansicht auf das Zahnrad-Symbol oben rechts kicken. Anschließend können Sie über das Minus-Symbol und Plussymbol die Anzahl der Eigenschaften anpassen. Dieses Einstellung ist nur in der Listenansicht möglich. In der Tabellenansicht ist eine solche Einstellung nicht möglich.
}}

== Persönlicher Bereich ==

{{AnleitungAbsatz
|Über den persönlichen Bereich können Sie Ihre gespeicherten Suchvorgänge, Favoriten, gespeicherten Ablagevorlagen und beobachteten Elemente verwalten. Dieser Bereich soll Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.
}}
{{Verweis
|Eine detaillierte Anleitung zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}

Datei:Anmeldung Shibboleth.png

2024-08-19T09:07:39Z

Jdamian:

Vorlage:AnleitungCasemanager

2024-08-06T12:29:17Z

Jdamian:

<noinclude>{{Dokumentation}}</noinclude>Der Prozess einer Sitzung und ihre jeweiligen TOPs werden über die {{Tooltip|Dokumentart}} '''Vorgang''' abgebildet. Diese Dokumentart (präziser wäre es hier von Vorgangsart zu sprechen) hat eine eigene Oberfläche und ein eigenes Menü, über das auf der Oberfläche navigiert werden kann.

=== Stammdaten ===

Ein Teil der Metadaten des Vorgangs wurde in dessen Formular integriert. Diese teilen sich in die Stammdaten und die erweiterten Stammdaten.
{{Definitionsliste|
{{DefPunkt|Vorgangsbezeichnung|Mit diesem Feld soll der Vorgang möglichst treffend inhaltlich beschrieben werden. Es ist Teil des Titels mit dem der Vorgang in der Sitzung oder Suchergebnissen angezeigt wird.}}{{AnleitungCasemanagerSeite|{{Information
|Die Vorgangsbezeichnung wird im Sitzungsmanagement bei Beantragung des TOPs mit angegeben und initial bei Anlage des TOPs eingetragen.
}}}}
{{DefPunkt|Vorgangsnummer (intern)|Diese Nummer stellt den Zusammenhang mit den Dokumenten des Vorgangs her.}}
{{DefPunkt|Vorgangstyp|Mit diesem Feld wird identifiziert, ob es sich um einen TOP oder den Vorgang zur Sitzung handelt.}}
{{DefPunkt|Vorgangsstatus|Dieses zentrale Feld zeigt den Fortschritt des mit dem Vorgang verbundenen Prozesses. Seine Funktion wird unter {{#switch: {{PAGENAME}}
| Einen TOP vorbereiten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung = [[#Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs|Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs]]
| Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung = [[#Verwaltung der Sitzung anhand ihres Vorgangsstatus|Verwaltung der Sitzung anhand ihres Vorgangsstatus]]
| Nur definierte Seiten erhalten hier eine Übersicht.
}} näher beschrieben.}}
{{DefPunkt|Verantwortlich|In diesem Feld werden die für den Vorgang verantwortlichen Personen hinterlegt.}}
{{DefPunkt|federführende Organisationseinheit|Welche Organisationseinheit steht inhaltlich für diesen Vorgang. Deren Mitglieder sind ggf. berechtigt, abgestimmte TOPs zu sehen.}}
{{DefPunkt|Rolle|Zu TOPs können Gäste eingeladen werden. Ihre Rolle kann hier eingetragen werden.}}
{{DefPunkt|Externe Ansprechpartner|Sollen Gäste zu einem TOP eingeladen werden, können diese hier eingetragen werden. Es ist auch möglich Gruppen zu benennen.}}
}}
{{Hinweis|Änderungen an den Stammdaten müssen über den Button '''Speichern''' im Formular rechts unten übernommen werden.
}}

=== erweiterte Stammdaten ===

Während die Stammdaten an jedem Vorgang angezeigt werden, sind die erweiterten Stammdaten abhängig vom '''Vorgangstyp'''. Beim Vorgangstyp {{AnleitungCasemanagerSeite|'''TOP eine Sitzung'''|'''Sitzung organisieren'''}} sind das:
{{Definitionsliste|
{{AnleitungCasemanagerSeite|{{AnleitungCasemanagerHinweis}}{{AnleitungCasemanagerNummer}}{{AnleitungCasemanagerMitzeichnen}}{{AnleitungCasemanagerSitzungsstatus}}|{{AnleitungCasemanagerHinweis}}{{AnleitungCasemanagerNummer}}}}
}}
{{Hinweis|Änderungen an den erweiterten Stammdaten müssen über den Button '''Speichern''' im Formular rechts unten übernommen werden.
}}
=== zusätzliche Erläuterungen ===

Hier befindet sich ein Feld, das außerhalb der Metadaten genutzt werden kann, um den Vorgang zu beschreiben oder zusätzliche Hinweise für andere Bearbeiter*innen zu hinterlegen.

=== Fristen ===

Ein Vorgang kann an ein Datum gebunden werden, um Aufgaben und Erinnerungen auszuspielen. Im Sitzungsmanagement ist dies das Datum der Sitzung. Aufgaben und Erinnerungen werden in Abhängigkeit dieses Datums ausgespielt.

Außerdem können hier weitere Fristen händisch eingetragen werden.

=== Aufgabe ===

Ein Großteil der Unterstützung im Sitzungsmanagement geht von der automatischen Erstellung bzw. Bereitstellung von Aufgaben aus.

==== Automatisch ausgespielte Aufgaben ====

Aufgaben, die für jeden TOP oder jede Sitzung erledigt werden müssen, werden automatisch an die passenden verantwortlichen Personen, also entweder die Gremienbetreuer*innen oder die TOP-Verantwortlichen, ausgespielt. Werden diese Aufgaben im System als erledigt markiert, löst dies wiederum das Stellen weiterer Aufgaben aus und aktualisiert ggf. den Status des Vorgangs.
{{AnleitungScreenshotGroß|CM Aufgaben automatisch.png|Die Übersicht der Aufgaben. Eine Tabelle mit den Spalten Typ, Status, Erinnerung, Frist, Betreff, Verantwortlich und Aktionen. Es sind zwei Aufgaben in der Liste: Betreff Dokumente hinterlegen und TOP in die Agenda aufnehmen. Verantwortlich wird dargestellt als Nachname, Vorname. In Aktionen gibt es zwei Schaltflächen. Ein Haken zum Abschließen der Aufgabe und ein Kasten mit Pfeil nach rechts oben, um die Aufgabe zu bearbeiten.
}}
==== Aufgabenvorlagen ====

Diese Vorlagen werden nicht automatisch ausgespielt, aber bei bestimmten Bedingungen zur Verfügung gestellt. Sie sollen das Nachhalten von optionalen Aufgaben im System ermöglichen.
{{AnleitungScreenshotGroß|CM Aufgabenvorlagen.png|Die Übersicht der Aufgabenvorlagen. Eine Tabelle mit den Spalten Typ, Betreff, Verantwortlich und Aktionen. Es ist eine Aufgabe in der Liste Betreff: TOP in die Agenda aufnehmen. Verantwortlich ist noch nicht gefüllt. In Aktionen gibt es eine Schaltfläche. Ein Kasten mit Pfeil nach rechts oben, um die Aufgabe einzuplanen.}}
{{Verweis|
Eine Anleitung zur Arbeit mit Aufgaben finden Sie im Kapitel: [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte|Aufgaben erstellen und bearbeiten]].
}}

=== Aktennavigation ===

In das Formular zum Vorgang wird die normale Ansicht zur Dokumentenübersicht unter dem Punkt Aktennavigation integriert. Hier können auf die gewohnte Weise Dokumente {{AnleitungCasemanagerSeite|zum TOP|zur Sitzung}} abgelegt werden. Welcher Typ Vorgangsunterlage wie zu verwenden ist, entnehmen Sie der untenstehenden Übersicht.
{{AnleitungScreenshotGroß|CM Ablegen.png|Es wird ein Ausschnitt der Aktennavigation gezeigt. Zwei Flächen zum Ablegen von Dokumenten werden gezeigt. Die Fläche mit der Bezeichnung: Automatisch Speicher Kategorie Vorgangsunterlage ist rot hervorgehoben. Ein Dokument mit dem Titel FsB Physik wurde bereits abgelegt.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie unter [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
==== Übersicht Typ Vorgangsunterlage ====

{| class="wikitable tanleitung"
|-
! rowspan="2" | Typ Vorgangsunterlage
! colspan="2" | Vorgangstyp
! rowspan="2" | Anmerkung
|-
| style="text-align: center;" | '''Sitzung organisieren'''
| style="text-align: center;" | '''TOP einer Sitzung'''
|-
| Vorlage
| style="text-align: center;" |
| style="text-align: center; background-color: palegreen;" | ja
|
|-
| Anlage
| style="text-align: center;" |
| style="text-align: center; background-color: palegreen;" | ja
|-
| Protokollbeitrag
| style="text-align: center;" |
| style="text-align: center; background-color: palegreen;" | ja
| Nur sichtbar für Gremienbetreuer*innen und TOP-Verantwortliche
|-
| Einladung
| style="text-align: center; background-color: palegreen;" | ja
| style="text-align: center;" |
| Wird automatisch in den TOP 1 der Sitzung verknüpft
|-
| Mitteilung
| style="text-align: center;" |
| style="text-align: center; background-color: palegreen;" | ja
| Nur für den TOP Mitteilungen und Termine vorgesehen
|-
| Gesamtprotokoll
| style="text-align: center; background-color: palegreen;" | ja
| style="text-align: center;" |
| Muss in den TOP 2 der Sitzung, in der über das Protokoll beraten werden soll verknüpft werden
|-
| Sitzungsunterlagen
| style="text-align: center; background-color: palegreen;" | ja
| style="text-align: center;" |
| Wird aus der Einladung und den Vorlagen der Sitzung erstellt
|}<noinclude>
<templatedata>
{
"params": {},
"description": "Da sich der erste Teil der beiden Anleitungen zum Gremienmanagement mit Prozessunterstützung doppelt, kann dieser bei Änderungen hier in der Vorlage angepasst werden."
}
</templatedata>
</noinclude>

Dateityp

2024-08-05T11:34:33Z

Jdamian:

[[category:Glossar|Dateityp]]
<onlyinclude>Der Dateityp gibt an, in welchem Format die Datei gespeichert ist.</onlyinclude>

'''Beispiel:'''
Word
Excel
Paint
PDF
JPEG

Dateityp

2024-08-05T11:34:22Z

Jdamian:

[[category:Glossar|Dateityp]]
<onlyinclude>Ein Dateityp gibt an, in welchem Format die Datei gespeichert ist.</onlyinclude>

'''Beispiel:'''
Word
Excel
Paint
PDF
JPEG

Einen TOP vorbereiten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung

2024-07-03T12:11:25Z

Jdamian: /* Workflow: Zeichnungsweg */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Gremien managen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
Diese Anleitung richtet sich hauptsächlich an Verantwortliche eines Tagesordnungspunktes (TOP) und Gremienbetreuer*innen. Die einzelnen TOPs im Sitzungsmanagement mit Prozessunterstützung werden von einer oder mehreren Personen verantwortet (TOP-Verantwortliche). Die Verantwortlichen eines TOPs bearbeiten dessen Dokumente direkt im {{Tooltip|DMS}}.
{{Verweis
|Verantwortliche eines TOPs werden von den Gremienbetreuer*innen bei Anlage des TOPs benannt. Eine Anleitung zur Bereitstellung von TOPs finden Sie in der unter [[Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung]]}}
In dieser Anleitung wird das Formular eines TOPs und dessen Prozessunterstützung näher beschrieben.

== Das Formular eines TOPs ==

{{AnleitungCasemanager}}
== Vorbereitung des TOPs anhand seines Vorgangsstatus ==

Die zentrale Information eines TOPs ist das Metadatenfeld '''Vorgangsstatus'''. Über dieses Feld wird gesteuert und angezeigt, in wie weit die Vorbereitung für die Sitzung vorangeschritten ist. Ein TOP durchläuft dabei sechs Status. Der Status wird durch die Erledigung der ausgespielten Aufgaben automatisch fortgeschrieben.
;TOP wird vorbereitet
:Ausführende Person: TOP-Verantwortliche
:In diesem Status sollen die Unterlagen für den TOP hochgeladen werden. Die Verantwortlichen können Dokumente hochladen und diese über den '''Typ Vorgangsunterlage''' entweder als '''Vorlage''' oder als '''Anlage''' zum TOP kennzeichnen.
;Mitzeichnung einholen
:Ausführende Person: TOP-Verantwortliche
:Wird ein TOP von einer anderen Organisationseinheit mitgezeichnet, so werden unter den [[#erweiterte Stammdaten|Erweiterten Stammdaten]] im Feld Mitzeichen die zeichnenden Personen aus dieser Organisationseinheit eingetragen. Sollen hier weitere Personen bspw. vorgesetzte Personen ebenfalls in den Zeichnungsweg aufgenommen werden, so müssen diese hier in passender Reihenfolge ebenfalls eingetragen werden.
:Mitzeichnende haben ab diesem Moment die Möglichkeit die bereits hochgeladenen Dokumente zu bearbeiten.
;im Zeichnungsweg
:Ausführende Person: TOP-Verantwortliche
:In diesem Status steht für den Zeichnungsweg ein Workflow bereit (ggf. muss die Ansicht des TOPs dafür aktualisiert werden). Die TOP-Verantwortliche startet und konfiguriert den Laufweg dieses Workflows anhand des Zeichnungswegs. Es stehen zwei Verfügungen zur Auswahl.
:* Zeichnen: Für Personen im direkten Zeichnungsweg ist diese Verfügung vorgesehen.
:* Mitzeichen: Sind Personen als Mitzeichnende eingetragen, so wird diese Verfügung gewählt. Die Mitzeichnungen werden vor den Zeichnungen abgehandelt.
:Wenn der Workflow abgeschlossen wurde, wird ein Protokoll dazu erstellt. Dieses ist nur von den am Workflow beteiligten Personen einsehbar und der Status des TOPs wird automatisch auf den Wert '''TOP gezeichnet''' gesetzt.
;TOP gezeichnet
:Ausführende Person: Gremienbetreuung
:Mit diesem Status wechselt die Zuständigkeit zu den Gremienbetreuer*innen. Sofern der TOP in dieser Sitzung behandelt werden soll, wird der Status für die Erstellung der Einladung auf weitergesetzt.
;Für Sitzung eingeplant
:Ausführende Person: Gremienbetreuung
:Der TOP wird durch die Gremienbetreuer*innen in die Einladung und die Gesamtunterlagen einer Sitzung aufgenommen.
:Ausführende Person: TOP-Verantwortliche
:Nach dem Ende der Sitzung erstellen die TOP-Verantwortlichen über ein Formular ihren Protokollbeitrag zur Sitzung.

=== Workflow: Zeichnungsweg ===

In der Laufwegsübersicht des Zeichnungswegs stehen der*m Schrittempfänger*in über die Schaltflächen folgende Optionen zur Verfügung:

{{Definitionsliste|{{DefPunkt
|Vorlage (mit-)zeichnen|Die Vorlage wird gezeichnet und die nächste Person (sofern vorgesehen) erhält den Workflow.}}
{{DefPunkt
|Rückgabe|Der Workflow kann an einen früheren Schritt zurückgegeben werden.}}
{{DefPunkt
|Workflow stornieren|Der Workflow wird abgebrochen und ein Protokoll des Workflows abgelegt.}}
{{DefPunkt
|Rücksprache halten|Der Workflow kann einer weiteren Person zur Rücksprache zugestellt werden. Im Anschluss erhält die aktuell aktive Workflowteilnehmer*in den Workflow zurück.}}
{{DefPunkt
|Vermerk hinzufügen|In der Übersicht kann ein kurzer Informationstext für weitere Workflowteilnehmer*innen hinterlassen werden. Falls markiert, wird dieser in die Notizen des TOPs übernommen. Alle Vermerke werden anschließend ins Workflowprotokoll übernommen.}}
}}{{AnleitungScreenshotGroß|TOP Zeichnungsweg.png|Die Laufwegsübersicht einer TOP Genehmigung. Es werden die Schaltflächen Vermerk hinzufügen, Rücksprache halten, Workflow stornieren, Vorlage zeichnen und Rückgabe gezeigt. In der rechten Bildhälfte ist eine Vorschau des zu zeichnenden TOPs zu sehen.
}}{{Verweis|Weitere Informationen zur Arbeit mit Workflows finden Sie in der Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte|Verfügungsworkflow allgemein]]
}}
{{Verweis|Weitere Informationen zur Konfiguration der Schritte eines Workflows finden Sie in der Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte|eLaufmappe]].
}}

===Übersicht der Berechtigungen===

{| class="wikitable tanleitung"
|-
! colspan="2" |Vorgangsstatus
| '''TOP wird vorbereitet'''
|'''Mitzeichnung einholen'''
|'''im Zeichnungsweg'''
| '''TOP gezeichnet'''
|'''Für Sitzung eingeplant'''
|'''Protokollbeitrag liegt vor'''
|-
! rowspan="7" style="writing-mode: vertical-lr;" |Rolle
|Gremienbetreuer*innen
| colspan="6" style="text-align: center; background-color: palegreen;" |schreibend
|-
|TOP Verantwortliche
| colspan="6" style="text-align: center; background-color: palegreen;" |schreibend
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|Mitzeichnende ||
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|Vorgesetzte Personen
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|Gremienmitglieder
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|Mitglieder OE
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|Gäste
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<references />