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Statusberichte

2026-04-15T10:59:28Z

Nkanke: /* Wie fertige ich einen Statusbericht an? */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Projektakte]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
{{AnleitungAbsatz
|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.
}}
{{Information
|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Zwei Wochen vor Quartalsende wird die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Aufgabe an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung versandt; für jedes Projekt separat. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Benachrichtigung.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|DMS-Email für Statusbericht.PNG|Statusbericht anfertigen
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Wie Sie die Aufgabe im System bearbeiten können, können Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte|Aufgaben erledigen]] nachlesen.}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März bezieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni bezieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September bezieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember bezieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==

{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort zunächst '''Neu''' und dann '''Statusbericht einreichen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshot|Statusbericht neu.png|Einen Statusbericht einreichen.
}}
{{AnleitungAbsatz|Anschließend öffnet sich das Formcycle-Formular für den Statusbericht. Sobald das Formular vollständig ausgefüllt ist, kann es über den Button '''Statusbericht erstellen''' fertiggestellt werden.
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''
* Erreichte Meilensteine / Erfolgsmeldungen (Pflichtfeld!): Teilen Sie uns, was Sie im Berichtszeitraum im Projekt erreicht haben. Neben erreichten Meilensteine können Sie auch weitere Erfolge benennen. Sie können zum Beispiel angeben, wenn Meilensteine früher erreicht wurden, positive Nebeneffekte beobachtet werden können, ein Dienstleister besonders gut arbeitet, die Gremien Ihrem Vorgehen zugestimmt haben etc.
* Berichtsbedarf: Hierunter verstehen wir beispielsweise. Gründe, die dazu führen, dass ein Projekt in Verzug gerät, mehr Projektbudget benötigt oder den beauftragten Leistungsumfang kürzen muss. Beispiele: eine Personalressource fällt weg, eine Beschaffung verzögert sich, ein externer Dienstleister hält die vereinbarten Termine nicht, die Anforderungen sind in der beschriebenen Form nicht umsetzbar.
** Geben Sie an, dass in Ihrem Projekt derartige Probleme bestehen, werden von Ihnen Angaben auf den Reitern 2 und 3 der Vorlage erwartet. Auf Reiter 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Reiter 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier in der Regel ausreichend. Andernfalls können Sie hier auch auf ein separates Dokument verweisen.
* Abschließend müssen Sie auf Reiter 2 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Falls ja, werden Angaben auf Reiter 3 erwartet. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' als bearbeitbares Word-Dokument abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] werden mehrere Statusberichte entstehen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte - für Sie und für das Projektbüro - können Sie Ihren Statusberichten "sprechende Namen" geben, bspw. "Q1 2024".}}
{{Verweis|Möchten Sie im Nachgang noch Anpassungen vornehmen, können Sie den Statusbericht bearbeiten. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Statusberichte

2026-04-15T10:59:01Z

Nkanke: /* Wie fertige ich einen Statusbericht an? */

{{Anleitung}}[[Kategorie:Projektakte]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
{{AnleitungAbsatz
|Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem [[Projektbüro]] und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.
}}
{{Information
|Für jedes Projekt, das in der [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Übersicht der laufenden Projekte] enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!
}}
{{AnleitungAbsatz
|Zwei Wochen vor Quartalsende wird die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Aufgabe an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung versandt; für jedes Projekt separat. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Benachrichtigung.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|DMS-Email für Statusbericht.PNG|Statusbericht anfertigen
}}
{{AnleitungAbsatz|'''Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!'''}}
 
{{AnleitungAbsatz|Wie Sie die Aufgabe im System bearbeiten können, können Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte|Aufgaben erledigen]] nachlesen.}}
 
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht ist jeweils '''rückwirkend''' auf das verstreichende Quartal anzufertigen:
* Die Email-Aufforderung im März bezieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
* Die Email-Aufforderung im Juni bezieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
* Die Email-Aufforderung im September bezieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
* Die Email-Aufforderung im Dezember bezieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).
}}

== Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==

{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort zunächst '''Neu''' und dann '''Statusbericht einreichen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Statusbericht neu.png|Einen Statusbericht einreichen.
}}
{{AnleitungAbsatz|Anschließend öffnet sich das Formcycle-Formular für den Statusbericht. Sobald das Formular vollständig ausgefüllt ist, kann es über den Button '''Statusbericht erstellen''' fertiggestellt werden.
}}

== Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an? ==
{{AnleitungAbsatz|Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: '''Halten Sie sich kurz!'''
* Erreichte Meilensteine / Erfolgsmeldungen (Pflichtfeld!): Teilen Sie uns, was Sie im Berichtszeitraum im Projekt erreicht haben. Neben erreichten Meilensteine können Sie auch weitere Erfolge benennen. Sie können zum Beispiel angeben, wenn Meilensteine früher erreicht wurden, positive Nebeneffekte beobachtet werden können, ein Dienstleister besonders gut arbeitet, die Gremien Ihrem Vorgehen zugestimmt haben etc.
* Berichtsbedarf: Hierunter verstehen wir beispielsweise. Gründe, die dazu führen, dass ein Projekt in Verzug gerät, mehr Projektbudget benötigt oder den beauftragten Leistungsumfang kürzen muss. Beispiele: eine Personalressource fällt weg, eine Beschaffung verzögert sich, ein externer Dienstleister hält die vereinbarten Termine nicht, die Anforderungen sind in der beschriebenen Form nicht umsetzbar.
** Geben Sie an, dass in Ihrem Projekt derartige Probleme bestehen, werden von Ihnen Angaben auf den Reitern 2 und 3 der Vorlage erwartet. Auf Reiter 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Reiter 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze '''Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen''' angeben. 1-2 Sätze sind hier in der Regel ausreichend. Andernfalls können Sie hier auch auf ein separates Dokument verweisen.
* Abschließend müssen Sie auf Reiter 2 angeben '''ob der Steckbrief angepasst''' wurde. Falls ja, werden Angaben auf Reiter 3 erwartet. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.
}}
{{AnleitungAbsatz|Abschließend klicken Sie auf '''Erstellen'''. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' als bearbeitbares Word-Dokument abgelegt.}}
{{Tipp|Über einen kompletten [[Initialisierungsphase|Projekt-Lifecycle]] werden mehrere Statusberichte entstehen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte - für Sie und für das Projektbüro - können Sie Ihren Statusberichten "sprechende Namen" geben, bspw. "Q1 2024".}}
{{Verweis|Möchten Sie im Nachgang noch Anpassungen vornehmen, können Sie den Statusbericht bearbeiten. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

Datei:Statusbericht neu.png

2026-04-15T10:53:49Z

Nkanke:

Neue Version eines Dokuments hochladen

2026-04-13T12:54:57Z

Nkanke:

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]][[category:Aufgaben und Abläufe]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine neue Version eines Dokuments hochladen können und welche Unterschiede dabei zwischen der '''Allgemeinen Dateiablage''' und den restlichen Bereichen im DMS zu beachten sind.
}}
== Neue Version ablegen bzw. ein Dokument ersetzen==
{{AnleitungAbsatz
|Grundsätzlich ist es vorgesehen, dass [[Dokumente]], die bereits im Dokumentenmanagementsystem abgelegt wurden, auch aus diesem heraus bearbeitet werden sollen. In manchen Fällen kommt es dennoch dazu, dass eine neue Version eines solchen Dokuments außerhalb des DMS entsteht und im Nachgang als neue Version abgelegt werden muss.
}}

== Ersetzen in der allgemeinen Dateiablage ==
{{AnleitungScreenshot|Allgemeine Dateiablage.png|Auf dem Bild ist der Bereich der allgemeinen Dateiablage im Aktenplan des DMS zu sehen.|Die allgemeine Dateiablage befindet sich im letzten Bereich des [[Aktenplan in DMS/eAkte|Aktenplans]], beginnend mit der Nummer 40.
}}

=== Ersetzen im Dokument ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV1.png|Auf dem Bild ist ein Dokument zu sehen; das Icon für die Bearbeitung ist rot umrandet.|Wenn Sie eine neue Version eines vorhandenen Dokuments ablegen möchten, müssen Sie es zuerst in Bearbeitung nehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV2.png|Auf dem Bild ist ein Dokument zu sehen, das Icon für die neue Version ist rot umrandet.|Sobald sich das Dokument in Bearbeitung befindet, erscheint in der seitlichen Leiste rechts das Ersetzen-Icon in Form eines nach oben gerichteten Pfeils.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie auf das Ersetzen-Icon klicken, öffnet sich der Smart Explorer Ihres Rechners und Sie können die gewünschte Datei auswählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV3.png|Auf dem Bild ist die Ablagemaske des DMS zu sehen.|Im nächsten Schritt öffnet sich die Ablagemaske und Sie können nun das Dokument abspeichern.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV4.png|Auf dem Bild ist das aktualisierte Dokument zu sehen.|Im letzten Schritt müssen Sie die Bearbeitung abschließen, um das Dokument wieder freizugeben.
}}

=== Ersetzen in einer Listenansicht ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht NV1.png|Auf dem Bild ist eine Listenansicht von mehreren Dokumenten zu sehen; eines wurde für die Bearbeitung ausgewählt.|Sie haben die Möglichkeit ein Dokument auch direkt in der Listenansicht zu ersetzen. Dafür müssen Sie über die drei Punkt rechts neben dem Dokument das Kontextmenü aufrufen. Darüber können Sie das Dokument in Bearbeitung nehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht NV2.png|Auf dem Bild ist zu sehen, wie ein Dokument per Drag-and-Drop ersetzt wird.|Sie können nun erneut über die drei Punkte das Kontextmenü öffnen und auf das jetzt angezeigte Ersetzen-Icon klicken. Fahren Sie anschließend wie oben beschrieben fort.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, das gewünschte Dokument per Rechtsklick von seinem Speicherort auf Ihrem Rechner auszuwählen und es per Drag-and-Drop direkt auf das entsprechende Dokument im DMS zu ziehen, um es zu ersetzen.
Bitte beachten Sie, das im zweiten Fall keine Ablagemaske erscheint; das Dokument wird direkt aktualisiert.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht NV3.png|Auf dem Bild ist eine Listenansicht von mehreren Dokumenten zu sehen; eines befindet sich noch im Bearbeitunsstatus.|Zuletzt müssen Sie auch hier die Bearbeitung abschließen, um das Dokument wieder freizugeben. Dafür gehen Sie wieder über die drei Punkte ins Kontextmenü und wählen den entsprechenden Schritt aus.
}}
{{Hinweis
|Solange das Dokument in Bearbeitung ist, kann außer Ihnen niemand das Dokument über die Ersetzen-Funktion aktualisieren. Dies verhindert, dass ein ggf. veralteter Stand einen aktuellen überschreibt.
}}

== Ersetzen in anderen Bereichen des DMS ==
{{AnleitungAbsatz
|In den übrigen Bereichen des DMS kann analog zur allgemeinen Dateiablage verfahren werden. Zusätzlich besteht hier jedoch die Möglichkeit, eine neue Version eines Dokuments abzulegen, ohne dieses zuvor in Bearbeitung zu nehmen.

Dies birgt zwei Risiken: Zum einen kann es durch unkoordinierte Ablage zwischen Kolleg*innen zu konkurrierenden oder veralteten Versionsständen kommen. Zum anderen besteht die Gefahr, dass ein Dokument versehentlich einem falschen Eintrag zugeordnet und dadurch überschrieben wird. Dieses Risiko ist insbesondere in der Listenansicht erhöht.
}}
{{Hinweis
|Das DMS verhindert die Erstellung einer neuen Version nur in zwei Fällen:
*1. Wenn sich die Dateiendung des Dokuments unterscheidet.
*2. Wenn am Dokument keine Änderungen vorgenommen wurden und eine neue Version somit entbehrlich ist.
}}

== Einsicht Bearbeitungsstand ==
{{AnleitungAbsatz
|Ein wesentlicher Unterschied besteht derzeit in der Einsicht in den Bearbeitungsstand: Wenn Sie in der Allgemeinen Dateiablage ein Dokument bearbeiten und Ihre Änderungen speichern, können ausschließlich Sie selbst sowie die/der Akteneigner*in den aktuellen Stand in der Versionierung einsehen. Erst nach Abschluss der Bearbeitung ist dieser Stand für alle zugriffsberechtigten Kolleg*innen sichtbar.

In den übrigen Bereichen des DMS hingegen kann der jeweilige Bearbeitungsstand auch ohne formale Freigabe des Dokuments von allen zugriffsberechtigten Kolleg*innen eingesehen werden.
}}

Neue Version eines Dokuments hochladen

2026-04-13T12:54:23Z

Nkanke:

{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]][[category:Aufgaben und Abläufe]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine neue Version eines Dokuments hochladen können und welche Unterschiede dabei zwischen der '''Allgemeinen Dateiablage''' und den restlichen Bereichen im DMS zu beachten sind.
}}

== Neue Version ablegen bzw. ein Dokument ersetzen==
{{AnleitungAbsatz
|Grundsätzlich ist es vorgesehen, dass [[Dokumente]], die bereits im Dokumentenmanagementsystem abgelegt wurden, auch aus diesem heraus bearbeitet werden sollen. In manchen Fällen kommt es dennoch dazu, dass eine neue Version eines solchen Dokuments außerhalb des DMS entsteht und im Nachgang als neue Version abgelegt werden muss.
}}

== Ersetzen in der allgemeinen Dateiablage ==
{{AnleitungScreenshot|Allgemeine Dateiablage.png|Auf dem Bild ist der Bereich der allgemeinen Dateiablage im Aktenplan des DMS zu sehen.|Die allgemeine Dateiablage befindet sich im letzten Bereich des [[Aktenplan in DMS/eAkte|Aktenplans]], beginnend mit der Nummer 40.
}}

=== Ersetzen im Dokument ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV1.png|Auf dem Bild ist ein Dokument zu sehen; das Icon für die Bearbeitung ist rot umrandet.|Wenn Sie eine neue Version eines vorhandenen Dokuments ablegen möchten, müssen Sie es zuerst in Bearbeitung nehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV2.png|Auf dem Bild ist ein Dokument zu sehen, das Icon für die neue Version ist rot umrandet.|Sobald sich das Dokument in Bearbeitung befindet, erscheint in der seitlichen Leiste rechts das Ersetzen-Icon in Form eines nach oben gerichteten Pfeils.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie auf das Ersetzen-Icon klicken, öffnet sich der Smart Explorer Ihres Rechners und Sie können die gewünschte Datei auswählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV3.png|Auf dem Bild ist die Ablagemaske des DMS zu sehen.|Im nächsten Schritt öffnet sich die Ablagemaske und Sie können nun das Dokument abspeichern.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV4.png|Auf dem Bild ist das aktualisierte Dokument zu sehen.|Im letzten Schritt müssen Sie die Bearbeitung abschließen, um das Dokument wieder freizugeben.
}}

=== Ersetzen in einer Listenansicht ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht NV1.png|Auf dem Bild ist eine Listenansicht von mehreren Dokumenten zu sehen; eines wurde für die Bearbeitung ausgewählt.|Sie haben die Möglichkeit ein Dokument auch direkt in der Listenansicht zu ersetzen. Dafür müssen Sie über die drei Punkt rechts neben dem Dokument das Kontextmenü aufrufen. Darüber können Sie das Dokument in Bearbeitung nehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht NV2.png|Auf dem Bild ist zu sehen, wie ein Dokument per Drag-and-Drop ersetzt wird.|Sie können nun erneut über die drei Punkte das Kontextmenü öffnen und auf das jetzt angezeigte Ersetzen-Icon klicken. Fahren Sie anschließend wie oben beschrieben fort.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, das gewünschte Dokument per Rechtsklick von seinem Speicherort auf Ihrem Rechner auszuwählen und es per Drag-and-Drop direkt auf das entsprechende Dokument im DMS zu ziehen, um es zu ersetzen.
Bitte beachten Sie, das im zweiten Fall keine Ablagemaske erscheint; das Dokument wird direkt aktualisiert.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht NV3.png|Auf dem Bild ist eine Listenansicht von mehreren Dokumenten zu sehen; eines befindet sich noch im Bearbeitunsstatus.|Zuletzt müssen Sie auch hier die Bearbeitung abschließen, um das Dokument wieder freizugeben. Dafür gehen Sie wieder über die drei Punkte ins Kontextmenü und wählen den entsprechenden Schritt aus.
}}
{{Hinweis
|Solange das Dokument in Bearbeitung ist, kann außer Ihnen niemand das Dokument über die Ersetzen-Funktion aktualisieren. Dies verhindert, dass ein ggf. veralteter Stand einen aktuellen überschreibt.
}}

== Ersetzen in anderen Bereichen des DMS ==
{{AnleitungAbsatz
|In den übrigen Bereichen des DMS kann analog zur allgemeinen Dateiablage verfahren werden. Zusätzlich besteht hier jedoch die Möglichkeit, eine neue Version eines Dokuments abzulegen, ohne dieses zuvor in Bearbeitung zu nehmen.

Dies birgt zwei Risiken: Zum einen kann es durch unkoordinierte Ablage zwischen Kolleg*innen zu konkurrierenden oder veralteten Versionsständen kommen. Zum anderen besteht die Gefahr, dass ein Dokument versehentlich einem falschen Eintrag zugeordnet und dadurch überschrieben wird. Dieses Risiko ist insbesondere in der Listenansicht erhöht.
}}
{{Hinweis
|Das DMS verhindert die Erstellung einer neuen Version nur in zwei Fällen:
*1. Wenn sich die Dateiendung des Dokuments unterscheidet.
*2. Wenn am Dokument keine Änderungen vorgenommen wurden und eine neue Version somit entbehrlich ist.
}}

== Einsicht Bearbeitungsstand ==
{{AnleitungAbsatz
|Ein wesentlicher Unterschied besteht derzeit in der Einsicht in den Bearbeitungsstand: Wenn Sie in der Allgemeinen Dateiablage ein Dokument bearbeiten und Ihre Änderungen speichern, können ausschließlich Sie selbst sowie die/der Akteneigner*in den aktuellen Stand in der Versionierung einsehen. Erst nach Abschluss der Bearbeitung ist dieser Stand für alle zugriffsberechtigten Kolleg*innen sichtbar.

In den übrigen Bereichen des DMS hingegen kann der jeweilige Bearbeitungsstand auch ohne formale Freigabe des Dokuments von allen zugriffsberechtigten Kolleg*innen eingesehen werden.
}}

Neue Version eines Dokuments hochladen

2026-04-13T12:53:53Z

Nkanke:

{{Seite im Aufbau}}
{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]][[category:Aufgaben und Abläufe]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine neue Version eines Dokuments hochladen können und welche Unterschiede dabei zwischen der '''Allgemeinen Dateiablage''' und den restlichen Bereichen im DMS zu beachten sind.
}}

== Neue Version ablegen bzw. ein Dokument ersetzen==
{{AnleitungAbsatz
|Grundsätzlich ist es vorgesehen, dass [[Dokumente]], die bereits im Dokumentenmanagementsystem abgelegt wurden, auch aus diesem heraus bearbeitet werden sollen. In manchen Fällen kommt es dennoch dazu, dass eine neue Version eines solchen Dokuments außerhalb des DMS entsteht und im Nachgang als neue Version abgelegt werden muss.
}}

== Ersetzen in der allgemeinen Dateiablage ==
{{AnleitungScreenshot|Allgemeine Dateiablage.png|Auf dem Bild ist der Bereich der allgemeinen Dateiablage im Aktenplan des DMS zu sehen.|Die allgemeine Dateiablage befindet sich im letzten Bereich des [[Aktenplan in DMS/eAkte|Aktenplans]], beginnend mit der Nummer 40.
}}

=== Ersetzen im Dokument ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV1.png|Auf dem Bild ist ein Dokument zu sehen; das Icon für die Bearbeitung ist rot umrandet.|Wenn Sie eine neue Version eines vorhandenen Dokuments ablegen möchten, müssen Sie es zuerst in Bearbeitung nehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV2.png|Auf dem Bild ist ein Dokument zu sehen, das Icon für die neue Version ist rot umrandet.|Sobald sich das Dokument in Bearbeitung befindet, erscheint in der seitlichen Leiste rechts das Ersetzen-Icon in Form eines nach oben gerichteten Pfeils.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie auf das Ersetzen-Icon klicken, öffnet sich der Smart Explorer Ihres Rechners und Sie können die gewünschte Datei auswählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV3.png|Auf dem Bild ist die Ablagemaske des DMS zu sehen.|Im nächsten Schritt öffnet sich die Ablagemaske und Sie können nun das Dokument abspeichern.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV4.png|Auf dem Bild ist das aktualisierte Dokument zu sehen.|Im letzten Schritt müssen Sie die Bearbeitung abschließen, um das Dokument wieder freizugeben.
}}

=== Ersetzen in einer Listenansicht ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht NV1.png|Auf dem Bild ist eine Listenansicht von mehreren Dokumenten zu sehen; eines wurde für die Bearbeitung ausgewählt.|Sie haben die Möglichkeit ein Dokument auch direkt in der Listenansicht zu ersetzen. Dafür müssen Sie über die drei Punkt rechts neben dem Dokument das Kontextmenü aufrufen. Darüber können Sie das Dokument in Bearbeitung nehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht NV2.png|Auf dem Bild ist zu sehen, wie ein Dokument per Drag-and-Drop ersetzt wird.|Sie können nun erneut über die drei Punkte das Kontextmenü öffnen und auf das jetzt angezeigte Ersetzen-Icon klicken. Fahren Sie anschließend wie oben beschrieben fort.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, das gewünschte Dokument per Rechtsklick von seinem Speicherort auf Ihrem Rechner auszuwählen und es per Drag-and-Drop direkt auf das entsprechende Dokument im DMS zu ziehen, um es zu ersetzen.
Bitte beachten Sie, das im zweiten Fall keine Ablagemaske erscheint; das Dokument wird direkt aktualisiert.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht NV3.png|Auf dem Bild ist eine Listenansicht von mehreren Dokumenten zu sehen; eines befindet sich noch im Bearbeitunsstatus.|Zuletzt müssen Sie auch hier die Bearbeitung abschließen, um das Dokument wieder freizugeben. Dafür gehen Sie wieder über die drei Punkte ins Kontextmenü und wählen den entsprechenden Schritt aus.
}}
{{Hinweis
|Solange das Dokument in Bearbeitung ist, kann außer Ihnen niemand das Dokument über die Ersetzen-Funktion aktualisieren. Dies verhindert, dass ein ggf. veralteter Stand einen aktuellen überschreibt.
}}

== Ersetzen in anderen Bereichen des DMS ==
{{AnleitungAbsatz
|In den übrigen Bereichen des DMS kann analog zur allgemeinen Dateiablage verfahren werden. Zusätzlich besteht hier jedoch die Möglichkeit, eine neue Version eines Dokuments abzulegen, ohne dieses zuvor in Bearbeitung zu nehmen.

Dies birgt zwei Risiken: Zum einen kann es durch unkoordinierte Ablage zwischen Kolleg*innen zu konkurrierenden oder veralteten Versionsständen kommen. Zum anderen besteht die Gefahr, dass ein Dokument versehentlich einem falschen Eintrag zugeordnet und dadurch überschrieben wird. Dieses Risiko ist insbesondere in der Listenansicht erhöht.
}}
{{Hinweis
|Das DMS verhindert die Erstellung einer neuen Version nur in zwei Fällen:
*1. Wenn sich die Dateiendung des Dokuments unterscheidet.
*2. Wenn am Dokument keine Änderungen vorgenommen wurden und eine neue Version somit entbehrlich ist.
}}

== Einsicht Bearbeitungsstand ==
{{AnleitungAbsatz
|Ein wesentlicher Unterschied besteht derzeit in der Einsicht in den Bearbeitungsstand: Wenn Sie in der Allgemeinen Dateiablage ein Dokument bearbeiten und Ihre Änderungen speichern, können ausschließlich Sie selbst sowie die/der Akteneigner*in den aktuellen Stand in der Versionierung einsehen. Erst nach Abschluss der Bearbeitung ist dieser Stand für alle zugriffsberechtigten Kolleg*innen sichtbar.

In den übrigen Bereichen des DMS hingegen kann der jeweilige Bearbeitungsstand auch ohne formale Freigabe des Dokuments von allen zugriffsberechtigten Kolleg*innen eingesehen werden.
}}

Aktendeckel ePersonalakte

2026-04-02T11:44:21Z

Nkanke:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt die Funktionen des Aktendeckels der ePersonalakte im Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte). Sie erfahren, wie Sie den Aktendeckel aufrufen und die Informationen darin bearbeiten können.

== Der Aktendeckel ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|Abbildung 1 Klick zum öffenen des Deckels.png|Sie sehen die Akte und die genaue Position mit einem Punkt zum Öffnen des Aktendeckels.|Um die Eigenschaften einer Akte direkt einsehen zu können, öffnen Sie bitte den Aktendeckel. Klicken Sie dafür auf das Symbol neben dem Namen des Mitarbeitenden. Achten Sie darauf, nicht direkt auf den Namen zu klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Abbildung 2 Aktendeckel .png|Sie sehen den Aktendeckel der ausgewählten Akte.|Sobald Sie geklickt haben, teilt sich das Fenster in eine 50/50-Ansicht. Auf der rechten Seite werden Ihnen nun ausgewählte Personendaten auf einem Blick angezeigt.
}}

== Bearbeiten der Metadatenfelder ==

{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 3 zuständige Sachbearbeitung.png|Die Abbildung zeigt die Spalte der zuständigen Sachbearbeitung mit einem roten Umriss sowie das Drop-Down-Menü mit einem roten Kreis.|Als Datenfeld wird Ihnen auch die zuständige Sachbearbeitung angezeigt. Über dieses Feld können Sie die Zuständigkeit bei Bedarf einer anderen Person zuweisen oder anpassen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 4 zda-verfügt.png|Die Abbildung zeigt das Datenfeld unter z.d.A.-verfügt mit einem roten Umkreis.|Im Aktendeckel wird zusätzlich unter der Abkürzung „z.d.A.-verfügt“ ein weiteres Datenfeld angezeigt, das über ein Drop-down-Menü angepasst werden kann.
}}
{{Verweis
|Die Verwendung dieses Metadatenfeldes wird in den [[FAQs ePersonalakte]] näher beschrieben.
}}

== Stammdaten ==

{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 6 Stammdaten Kategorien.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten mit den jeweiligen Kategorien mit einer roten Umrandung gezeigt.|Im unteren Teil des Aktendeckels befinden sich die Stammdaten zur Person. Diese sind in vier Kategorien aufgeteilt: Personendaten, Vertragsdaten, Maßnahmen und Befristungen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 7 Stammdaten Personendaten.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten angezeigt.|Im Aktendeckel können Sie die Personendaten (z. B. Geburtsdatum oder Adresse) aus dem SAP-System der jeweiligen Person einsehen. Eine Bearbeitung ist hier nicht möglich, da Änderungen ausschließlich im SAP-System erfolgen. Aus diesem Grund sind die Felder ausgegraut dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 8 Stammdaten Vertragsdaten.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten aus der Kategorie Vertragsdaten angezeigt.|Als zweite Kategorie werden die Vertragsdaten aus dem SAP-System angezeigt. Dazu gehören unter anderem die Personalnummer, die Einrichtung sowie die Mitarbeitergruppe.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 9 Stammdaten Maßnahmen.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten aus der Kategorie Vertragsdaten angezeigt.|Die dritte Kategorie in den Stammdaten ist die Maßnahmenübersicht. Diese befindet sich derzeit allerdings noch im Aufbau.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 10 Stammdaten Befristungen.png|Auf der Abbildung wird die Kategorie „Befristungen“ gezeigt.|Als letzte Funktion steht eine Rechenhilfe für vertragliche Befristungen zur Verfügung. Sie unterstützt dabei, die Befristungsdauer entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu bestimmen. Derzeit können Berechnungen nach § 2 und § 6 WissZeitVG sowie nach § 14 Abs. 2 TzBfG durchgeführt werden; das Ergebnis wird jeweils in Monaten ausgegeben.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 11 Fehlermeldung Berechnung.png|Auf der Abbildung wird eine Fehlermeldung gezeigt.|Wenn die zulässige Befristungsdauer nach der jeweiligen gesetzlichen Grundlage überschritten wird, zeigt das System einen entsprechenden Fehlerhinweis an.
}}

== Besonderheit Metadatenfeld Vorakte/Kommentar ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|Besonderheit Kommentar ePA.png|Auf der Abbildung werden die rot umrandeten Besonderheiten gezeigt sowie das Kommentarfeld des Aktendeckels|In bestimmten Fällen besteht die Notwendigkeit, Daten besonders hervorzuheben, um mittels eines visuellen Hinweises auf spezifische Besonderheiten innerhalb der jeweiligen Personalakte aufmerksam zu machen. Dies kann beispielsweise den Grad der Behinderung einer mitarbeitenden Person oder eine Förderung durch die Agentur für Arbeit betreffen.

Sobald im Aktendeckel das Feld '''Vorakte / Kommentar (1)''' ausgefüllt und gespeichert wurde, erscheint nach einer Aktualisierung ein entsprechender Hinweis im Titelfeld (2a) der Akte. Zudem erhalten die 14 zugehörigen Vorgänge eine rote Farbmarkierung (2b), um die Kennzeichnung deutlich sichtbar zu machen.
}}

Aktendeckel ePersonalakte

2026-04-02T08:20:49Z

Nkanke:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt die Funktionen des Aktendeckels der ePersonalakte im Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte). Sie erfahren, wie Sie den Aktendeckel aufrufen und die Informationen darin bearbeiten können.

== Der Aktendeckel ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|Abbildung 1 Klick zum öffenen des Deckels.png|Sie sehen die Akte und die genaue Position mit einem Punkt zum Öffnen des Aktendeckels.|Um die Eigenschaften einer Akte direkt einsehen zu können, öffnen Sie bitte den Aktendeckel. Klicken Sie dafür auf das Symbol neben dem Namen des Mitarbeitenden. Achten Sie darauf, nicht direkt auf den Namen zu klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Abbildung 2 Aktendeckel .png|Sie sehen den Aktendeckel der ausgewählten Akte.|Sobald Sie geklickt haben, teilt sich das Fenster in eine 50/50-Ansicht. Auf der rechten Seite werden Ihnen nun ausgewählte Personendaten auf einem Blick angezeigt.
}}

== Bearbeiten der Metadatenfelder ==

{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 3 zuständige Sachbearbeitung.png|Die Abbildung zeigt die Spalte der zuständigen Sachbearbeitung mit einem roten Umriss sowie das Drop-Down-Menü mit einem roten Kreis.|Als Datenfeld wird Ihnen auch die zuständige Sachbearbeitung angezeigt. Über dieses Feld können Sie die Zuständigkeit bei Bedarf einer anderen Person zuweisen oder anpassen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 4 zda-verfügt.png|Die Abbildung zeigt das Datenfeld unter z.d.A.-verfügt mit einem roten Umkreis.|Im Aktendeckel wird zusätzlich unter der Abkürzung „z.d.A.-verfügt“ ein weiteres Datenfeld angezeigt, das über ein Drop-down-Menü angepasst werden kann.
}}
{{Verweis
|Die Verwendung dieses Metadatenfeldes wird in den [[FAQs ePersonalakte]] näher beschrieben.
}}

== Stammdaten ==

{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 6 Stammdaten Kategorien.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten mit den jeweiligen Kategorien mit einer roten Umrandung gezeigt.|Im unteren Teil des Aktendeckels befinden sich die Stammdaten zur Person. Diese sind in vier Kategorien aufgeteilt: Personendaten, Vertragsdaten, Maßnahmen und Befristungen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 7 Stammdaten Personendaten.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten angezeigt.|Im Aktendeckel können Sie die Personendaten (z. B. Geburtsdatum oder Adresse) aus dem SAP-System der jeweiligen Person einsehen. Eine Bearbeitung ist hier nicht möglich, da Änderungen ausschließlich im SAP-System erfolgen. Aus diesem Grund sind die Felder ausgegraut dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 8 Stammdaten Vertragsdaten.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten aus der Kategorie Vertragsdaten angezeigt.|Als zweite Kategorie werden die Vertragsdaten aus dem SAP-System angezeigt. Dazu gehören unter anderem die Personalnummer, die Einrichtung sowie die Mitarbeitergruppe.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 9 Stammdaten Maßnahmen.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten aus der Kategorie Vertragsdaten angezeigt.|Die dritte Kategorie in den Stammdaten ist die Maßnahmenübersicht. Diese befindet sich derzeit allerdings noch im Aufbau.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 10 Stammdaten Befristungen.png|Auf der Abbildung wird die Kategorie „Befristungen“ gezeigt.|Als letzte Funktion steht eine Rechenhilfe für vertragliche Befristungen zur Verfügung. Sie unterstützt dabei, die Befristungsdauer entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu bestimmen. Derzeit können Berechnungen nach § 2 und § 6 WissZeitVG sowie nach § 14 Abs. 2 TzBfG durchgeführt werden; das Ergebnis wird jeweils in Monaten ausgegeben.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 11 Fehlermeldung Berechnung.png|Auf der Abbildung wird eine Fehlermeldung gezeigt.|Wenn die zulässige Befristungsdauer nach der jeweiligen gesetzlichen Grundlage überschritten wird, zeigt das System einen entsprechenden Fehlerhinweis an.
}}

== Besonderheit Metadatenfeld Vorakte/Kommentar ==

{{AnleitungScreenshot
|Besonderheit Kommentar ePA.png|Auf der Abbildung werden die rot umrandeten Besonderheiten gezeigt sowie das Kommentarfeld des Aktendeckels|In bestimmten Fällen besteht die Notwendigkeit Daten hervorzuheben, um durch einen visuellen Hinweis auf ein spezifisches Detail der jeweiligen Personalakte hinzuweisen. Das kann z.Bsp. den Grad der Behinderung der mitarbeitenden Person betreffen oder eine Förderung durch die Agentur für Arbeit.
Sobald Sie
}}

Datei:Besonderheit Kommentar ePA.png

2026-04-02T08:07:34Z

Nkanke:

Neue Version eines Dokuments hochladen

2026-03-02T14:32:39Z

Nkanke:

Neue Version eines Dokuments hochladen

2026-03-02T10:48:26Z

Nkanke:

{{Seite im Aufbau}}
{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]][[category:Aufgaben und Abläufe]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine neue Version eines Dokuments hochladen können und welche Unterschiede dabei zwischen der '''Allgemeinen Dateiablage''' und den restlichen Bereichen im DMS zu beachten sind.
}}

== Neue Version ablegen bzw. ein Dokument ersetzen==
{{AnleitungAbsatz
|Grundsätzlich ist es vorgesehen, dass [[Dokumente]], die bereits im Dokumentenmanagementsystem abgelegt wurden, auch aus diesem heraus bearbeitet werden sollen. In manchen Fällen kommt es dennoch dazu, dass eine neue Version eines solchen Dokuments außerhalb des DMS entsteht und im Nachgang als neue Version abgelegt werden muss.
}}

== Allgemeine Dateiablage ==
{{AnleitungScreenshot|Allgemeine Dateiablage.png|Auf dem Bild ist der Bereich der allgemeinen Dateiablage im Aktenplan des DMS zu sehen.|Die allgemeine Dateiablage befindet sich im letzten Bereich des [[Aktenplan in DMS/eAkte|Aktenplans]], beginnend mit der Nummer 40.
}}

=== Ersetzen im Dokument ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV1.png|Auf dem Bild ist ein Dokument zu sehen; das Icon für die Bearbeitung ist rot umrandet.|Wenn Sie eine neue Version eines vorhandenen Dokuments ablegen möchten, müssen Sie es zuerst in Bearbeitung nehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV2.png|Auf dem Bild ist ein Dokument zu sehen, das Icon für die neue Version ist rot umrandet.|Sobald sich das Dokument in Bearbeitung befindet, erscheint in der seitlichen Leiste rechts das Ersetzen-Icon in Form eines nach oben gerichteten Pfeils.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie auf das Ersetzen-Icon klicken, öffnet sich der Smart Explorer Ihres Rechners und Sie können die gewünschte Datei auswählen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV3.png|Auf dem Bild ist die Ablagemaske des DMS zu sehen.|Im nächsten Schritt öffnet sich die Ablagemaske und Sie können nun das Dokument abspeichern.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Bearbeitung NV4.png|Auf dem Bild ist das aktualisierte Dokument zu sehen.|Im letzten Schritt müssen Sie die Bearbeitung abschließen, um das Dokument wieder freizugeben.
}}

=== Ersetzen in einer Listenansicht ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht NV1.png|Auf dem Bild ist eine Listenansicht von mehreren Dokumenten zu sehen; eines wurde für die Bearbeitung ausgewählt.|Sie haben die Möglichkeit ein Dokument auch direkt in der Listenansicht zu ersetzen. Dafür müssen Sie über die drei Punkt rechts neben dem Dokument das Kontextmenü aufrufen. Darüber können Sie das Dokument in Bearbeitung nehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht NV2.png|Auf dem Bild ist zu sehen, wie ein Dokument per Drag-and-Drop ersetzt wird.|Sie können nun erneut über die drei Punkte das Kontextmenü öffnen und auf das jetzt angezeigte Ersetzen-Icon klicken. Fahren Sie anschließend wie oben beschrieben fort.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, das gewünschte Dokument per Rechtsklick von seinem Speicherort auf Ihrem Rechner auszuwählen und es per Drag-and-Drop direkt auf das entsprechende Dokument im DMS zu ziehen, um es zu ersetzen.
Bitte beachten Sie, das im zweiten Fall keine Ablagemaske erscheint; das Dokument wird direkt aktualisiert.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Listenansicht NV3.png|Auf dem Bild ist eine Listenansicht von mehreren Dokumenten zu sehen; eines befindet sich noch im Bearbeitunsstatus.|Zuletzt müssen Sie auch hier die Bearbeitung abschließen, um das Dokument wieder freizugeben. Dafür gehen Sie wieder über die drei Punkte ins Kontextmenü und wählen den entsprechenden Schritt aus.
}}
{{Hinweis
|Solange das Dokument in Bearbeitung ist, kann außer Ihnen niemand das Dokument über die Ersetzen-Funktion aktualisieren. Dies verhindert, dass ein ggf. veralteter Stand einen aktuellen überschreibt.
}}

Neue Version eines Dokuments hochladen

2026-02-27T14:27:55Z

Nkanke:

Datei:Listenansicht NV3.png

2026-02-27T14:24:33Z

Nkanke:

Datei:Listenansicht NV2.png

2026-02-27T14:12:11Z

Nkanke:

Datei:Listenansicht NV1.png

2026-02-27T14:06:26Z

Nkanke:

Neue Version eines Dokuments hochladen

2026-02-27T13:52:25Z

Nkanke:

Neue Version eines Dokuments hochladen

2026-02-27T13:50:45Z

Nkanke:

Neue Version eines Dokuments hochladen

2026-02-27T13:47:19Z

Nkanke: /* Allgemeine Dateiablage */

Datei:Bearbeitung NV4.png

2026-02-27T13:39:20Z

Nkanke:

Datei:Bearbeitung NV3.png

2026-02-27T13:33:10Z

Nkanke:

Datei:Bearbeitung NV2.png

2026-02-27T13:26:13Z

Nkanke:

Neue Version eines Dokuments hochladen

2026-02-27T13:25:23Z

Nkanke:

Datei:Bearbeitung NV1.png

2026-02-27T13:24:29Z

Nkanke: Nkanke lud eine neue Version von Datei:Bearbeitung NV1.png hoch

Datei:Bearbeitung NV1.png

2026-02-27T13:02:23Z

Nkanke:

Neue Version eines Dokuments hochladen

2026-02-27T12:17:22Z

Nkanke:

Neue Version eines Dokuments hochladen

2026-02-26T10:42:48Z

Nkanke: Die Seite wurde neu angelegt: „{{Seite im Aufbau|Optional:Hinweistext}} {{Anleitung}}category:Basisanleitungencategory:Bearbeitencategory:Aufgaben und Abläufe{{AnleitungAbsatz |In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine neue Version eines Dokuments im DMS hochladen können und welche Unterschiede dabei zwischen der Allgemeinen Dateiablage und den restlichen Bereichen zu Beachten sind. bestehen. }} == Neue Version able…“

{{Seite im Aufbau|Optional:Hinweistext}}
{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]][[category:Aufgaben und Abläufe]]{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine neue Version eines Dokuments im DMS hochladen können und welche Unterschiede dabei zwischen der Allgemeinen Dateiablage und den restlichen Bereichen zu Beachten sind. bestehen.
}}

== Neue Version ablegen ==
{{AnleitungAbsatz
|Grundsätzlich ist es vorgesehen, dass [[Dokumente]], die bereits im Dokumentenmanagementsystem abgelegt wurden, auch dort bearbeitet werden sollen. In manchen Fällen kommt es dennoch dazu, dass eine neue Version eines solchen Dokuments außerhalb des DMS entsteht und im Nachgang als neue Version abgelegt werden muss.
}}

=== Allgemeine Dateiablage ===
{{AnleitungScreenshotGroß|Allgemeine Dateiablage.png|Auf dem Bild ist der Bereich der allgemeinen Dateiablage im Aktenplan des DMS zu sehen.|
}}

Datei:Allgemeine Dateiablage.png

2026-02-26T10:39:17Z

Nkanke:

FAQ

2025-11-26T14:22:07Z

Nkanke: /* Vorgehen bei Anliegen zum DMS */

== Vorgehen bei Anliegen zum DMS ==

{{FAQ|Was kann ich tun, um mein Problem ggf. selbst zu lösen?|Bitte kontrollieren Sie folgenden Punkte:
*Nutzen Sie die korrekten Anmeldedaten? Der Shibboleth-Login ermöglicht den Zugang auch mit einer sekundären E-Mail-Adresse. Näheres dazu können Sie in den FAQs im Abschnitt 'Zugriff und Berechtigungen' nachlesen.
*Sind Sie mit dem VPN der Universität Bielefeld verbunden? Ohne die Verbindung ist ein Zugang zum DMS nicht möglich.
*Pop-Ups für das DMS im genutzten Browser müssen erlaubt sein. Ansonsten können manche Funktionen im DMS nicht genutzt werden.
*Updates des BITs regelmäßig wahrnehmen.
*Hin und wieder sollte der Cache des Browsers geleert werden.
}}
{{FAQ|Wie und bei wem platziere ich eine Fehlermeldung?| Wenn Ihnen unsere Anleitungen nicht weiterhelfen konnten und Sie auch in den FAQs keine passende Antwort gefunden haben, wenden Sie sich bei Fragen und Problemen, die das DMS betreffen, bitte via E-Mail an den [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dms/kontakt-support/ Support].
}}
{{FAQ|Was muss eine Supportanfrage beinhalten?|Je detaillierter Sie uns Ihr Anliegen schildern können, um so schneller und zielsicherer können wir Ihnen helfen.

Bitte nennen bzw. beschreiben Sie uns je nach Fall folgende Punkte:
*Was wollten Sie im DMS machen und wie genau sind Sie dabei vorgegangen?
*Bei welchem Arbeitsschritt ist der Fehler aufgetreten?
*Wurde ein Fehlercode angezeigt? Wenn ja, welcher bzw. was genau stand in der Beschreibung?
*Fügen Sie nach Möglichkeit bitte einen Screenshot an.
}}
{{FAQ|Was ist zu tun, wenn der Aktenplan nicht lädt?|Leider hat der Aktenplan manchmal Probleme mit dem Browsercache.

Die einfachste Möglichkeit, das Problem zu beheben, ist den Cache für eakte.uni-bielefeld.de zu leeren. Dies ist je nach Browser leicht unterschiedlich.

*Google Chrome:

Navigieren Sie auf die Seite des Aktenplans. In der Adresszeile finden Sie links neben der URL einen Button mit einem Punkt links und darunter einem Punkt rechts.
Wenn Sie diesen Button klicken und dann auf "Cookies und Websitedaten" klicken, kommen Sie in ein weiteres Menü. Dort klicken Sie bitte auf "Websitedaten auf dem Gerät verwalten".
Nun werden Ihnen die Websites angezeigt, zu denen Ihr Browser Daten und Cookies speichert. Suchen Sie in der Liste nach dem Eintrag "eakte.uni-bielefeld.de" und löschen Sie diese über das Papierkorb-Symbol.
Wenn Sie nun die Seite mit dem Aktenplan einmal neu laden, sollte er vernünftig aufgebaut werden.

*Mozilla Firefox:

Navigieren Sie auf die Seite des Aktenplans. In der Adresszeile finden Sie links neben der URL einen Button mit einem Schloss.
Wenn Sie diesen Button klicken und dann auf "Cookies und Website-Daten löschen" klicken, erscheint ein Pop-Up. In diesem wird gewarnt, dass Sie gerade Cookies und Daten für die URL "uni-bielefeld.de" löschen. Drücken Sie auf "Entfernen", wenn Sie die Daten löschen wollen.
Wenn Sie nun die Seite mit dem Aktenplan einmal neu laden, sollte er vernünftig aufgebaut werden.
}}

== Zugriff und Berechtigungen ==

{{FAQ|Muss ich eine Berechtigung beantragen?|Alle Beschäftigten der Universität Bielefeld können auf DMS/eAkte zugreifen und viele Uni-öffentliche Informationen einsehen. Eine Registrierung ist hierfür nicht nötig.

Für Inhalte, die an einen eingeschränkten Personenkreis gerichtet sind, werden Berechtigungen vergeben. Die jeweils zuständige (prozessverantwortliche) Person richtet Zugriffsrechte für die berechtigten Kolleg*innen ein. Sie finden die zuständigen Ansprechpersonen auf der Seite [https://www.https://www.uni-bielefeld.de/intern/dms/stand-umsetzungen/ Stand der Umsetzungen] im jeweiligen Themenbereich.
}}
{{FAQ|Wie kann ich mich einloggen?|Jede*r Beschäftigte der Universität Bielefeld kann sich im DMS anmelden. Der direkte Zugang zum DMS erfolgt über: https://eakte.uni-bielefeld.de.

Das Login erfolgt entweder über Ihren AD-Benutzernamen oder die Web-Authentifizierung der Universität Bielefeld (Shibboleth).
Wollen Sie sich über Ihren AD-Benutzernahmen authentifizieren, geben Sie in der Anmeldemaske diesen (mit dem Präfix ad\) ein und verwenden das zugehörige Passwort.
Für die Web-Authentifizierung klicken Sie auf "mit Shibboleth anmelden" und verwenden Sie in dem Pop-Up-Fenster Ihren BITS-Loginnamen und Ihr Web-Passwort zur Anmeldung.

Wichtig: Außerhalb der Universität ist DMS/eAkte nur über eine [https://www.https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/infra/vpn/ VPN-Verbindung] erreichbar.

Info: Ihre Passwörter können Sie im Dienst [https://www.https://www.uni-bielefeld.de/IDM_SELFSRV-DE/page.axd PRISMA] anpassen. Das Shibboleth-Passwort finden Sie im Bereich "weitere angeschlossene Systeme" unter "Web (Shibboleth)" und das an AD-Passwort unter der Gruppe "Anmelden an PCs, E-Mail-Postfächern und weiteren Windows- und Active Directory-Diensten".
}}
{{FAQ|Was mache ich, wenn das DMS nicht erwartungsgemäß reagiert?|Stellen Sie im ersten Schritt bitte sicher, dass Sie mit den richtigen Daten angemeldet sind.

Wenn die Anmeldung über den Shibboleth-Login erfolgreich ist, Sie allerdings nicht auf die Unterlagen zugreifen können auf die Sie Zugriff haben sollten, dann kann es sein, dass Sie sich mit der falschen E-Mail-Adresse anmelden.
Einige Universitätsangehörige verfügen über mehrere E-Mail-Adressen und haben in Ihrem Shibboleth-Login eine bestimmte Adresse hinterlegt, die zwar bei anderen Diensten funktioniert, jedoch nicht die primäre Adresse für das DMS ist. Dies bedeutet, dass Sie dank des Shiboboleth-Logins im DMS authentifiziert werden, allerdings nicht autorisiert.
Um nachvollziehen zu können, welche E-Mail-Adresse ihr Shibboleth-Login nutzt, navigieren Sie zu Ihrem Profil-Icon und klicken auf 'Ihr Profil'. Sie werden auf Ihre Profil-Seite weitergeleitet, die Ihnen unter anderem anzeigt, welche E-Mail-Adresse Sie nutzen.

In der Login-Maske können Sie sich neben dem Shibboleth-Login ebenso mit Ihrem AD-Benutzernamen (Präfix ad\ setzen nicht vergessen) und Ihrem dazugehörigen Passwort anmelden. Anstelle des Ad-Benutzernamens können Sie an dieser Stelle auch den Zugang mit Ihrer primären E-Mail-Adresse nutzen. Meist endet die primäre E-Mail-Adresse auf @uni-bielefeld.de.

Wenn Sie mit dem richtigen Login im System sind, allerdings nicht auf die gewünschten Unterlagen zugreifen können, kann es an einem Berechtigungsfehler liegen. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an den [https://www.https://www.uni-bielefeld.de/intern/dms/kontakt-support/ Support]
}}
{{FAQ|Wie kann ich eine erneute Anmeldung via Shibboleth in einem neuen Tab vermeiden?|Als Lesezeichen für das DMS muss der direkte Link hinterlegt werden: https://eakte.uni-bielefeld.de.
Beim Öffnen eines weiteren Tabs ist dann keine weitere Anmeldung nötig. Wenn Ihr Lesezeichen hingegen auf die Login-Seite verweisen sollte, müssen Sie sich bei jedem Aufruf erneut anmelden.
}}
{{FAQ|Wenn ich die Website vom DMS aufrufe, bekomme ich eine Fehlermeldung.|Wenn Sie versuchen die URL https://eakte.uni-bielefeld.de ohne eine bestehende VPN-Verbindung aufzurufen bzw. ohne sich im Universitätsnetz zu befinden, bekommen Sie eine Fehlermeldung, dass die Website nicht erreichbar ist.

Schalten Sie zum Aufruf der Website Ihre [https://www.https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/infra/vpn/ VPN-Verbindung] ein. Dann werden Sie auf die Anmeldeseite geleitet.
}}
{{FAQ|Welche technischen Voraussetzungen gibt es?|Das DMS ist browserbasiert - das bedeutet, dass es grundsätzlich unabhängig vom Betriebssystem betrieben werden kann.

Für die Arbeit mit Dokumenten (z.B. ein Word-Dokument .docx) wird eine lokale Anwendung benötigt, die das Dokument verarbeiten kann.
}}
{{FAQ|Welche Inhalte kann ich sehen?|Im DMS sind viele Uni-öffentliche Informationen abgelegt, die Sie ohne besondere Berechtigungen einsehen können. Dazu gehören z.B. Dienstvereinbarungen oder Hausrundschreiben.

Darüber hinaus arbeitet das DMS mit verschiedenen Zugriffsrechten, die von Ihrer Rolle in den Prozessen der Universität Bielefeld bzw. von Ihrer organisatorischen Einbindung abhängig sind. Zum Beispiel hat eine Haushaltssachbearbeitung aus der Fakultät für Biologie ganz andere Zugriffsrechte im System als eine Finanzsachbearbeitung aus Dezernat F und kann daher andere Inhalte einsehen.
}}
{{FAQ|Kann ich alle über eine Suche gefundenen Dokumente einsehen?|Alle Dokumente, die Sie über eine Suche finden, dürfen Sie auch einsehen.

Beim Ausführen der Suche wird automatisch eine Berechtigungsprüfung ausgeführt, sodass Sie nur die Dokumente als Suchergebnisse gezeigt bekommen, auf die Sie mindestens Leserechte haben.
}}

== Funktionalitäten ==

{{FAQ|Wie finde ich meine Dokumente wieder?|Sie können Ihre Dokumente beispielsweise über eine Suche im DMS finden. Dort haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Bestimmung der Suchparameter:

*Sie können über ein Dropdown-Menü die "Kategorie" des Dokuments benennen, wenn Sie diese kennen (z.B. Projektdokument oder Verkündungsblatt) oder auch "alle Dokumente" auswählen.
*Sie können über den Suchschlitz eine Volltextsuche über alle Meta- und Inhaltsdaten des Dokuments ausführen. Bitte achten Sie bei der Eingabe von Suchbegriffen auf die korrekte Rechtschreibung.
*Sie können das Suchergebnis durch Präzisierung der Metadaten einschränken (z.B. Änderungsdatum, Vorgangstitel, Dokumenttyp).
Detaillierte Infos finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].

Haben Sie das Dokument als Favorit markiert (über das Stern-Symbol), finden Sie das Dokument auch in Ihrem persönlichen Bereich. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte]].
}}
{{FAQ|Wie lege ich ein Dokument im DMS ab?|Wenn Sie ein Dokument im DMS hochladen möchten, müssen Sie zuerst wissen, in welchem Vorgang Sie das Dokument ablegen wollen. Navigieren Sie an die richtige Stelle, sodass Sie ggf. bereits abgelegte Dokumente in dem entsprechenden Vorgang sehen können.

Nehmen Sie die Datei, die hochgeladen werden soll, aus Ihrem File-Verzeichnis und schieben Sie diese bei gedrückter Maustaste (Drag & Drop) auf den Namen des Vorgangs. Dort lassen Sie die Maustaste los, wodurch sich ein Importdialog öffnet.
Geben Sie dort die benötigten/gewünschten Metadaten ein und drücken Sie auf den Button "Speichern". Nach einer Bestätigung ist das Dokument abgelegt.

Weiterhin können Sie Dokumente auch direkt über den Aktenplan ablegen. Hierfür navigieren Sie in den Vorgang, in dem das Dokument abgelegt werden soll. Dann müssen Sie links oben im Menüband auf das Icon + Dokumente hinzufügen klicken. Es erscheint erneut der Importdialog.
Geben Sie dort die benötigten/gewünschten Metadaten ein und drücken Sie auf den Button "Speichern". Nach einer Bestätigung ist das Dokument abgelegt.

Detaillierte Infos finden Sie in der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{FAQ|Wie kann ich ein Dokument bearbeiten?|Wenn Sie sich im Dokument befinden, das Sie in Bearbeitung nehmen wollen (und an dem Sie Schreibrechte besitzen), klicken Sie auf den Button Bearbeitung beginnen in der Menüleiste über der Dokumentenansicht. Im rechten Menüband erscheint nun das d.velop local edit-Symbol. Sobald sie darauf klicken, startet das Programm für die Bearbeitung. Sie müssen local edit den Zugriff erlauben, sich erneut authentifizieren und ein Datei-Format auswählen. Danach öffnet sich das zu bearbeitende Dokument in einer lokalen Anwendung.

Speichern Sie nach Abschluss der Bearbeitung Ihre Änderungen ab und schließen Sie das Dokument. Zurück im DMS wird die Dokumentenvorschau aktualisiert. Danach können Sie das Dokument über den Button Bearbeitung abschliessen wieder freigeben.

Detaillierte Infos finden Sie in der Anleitung [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}
{{FAQ|Warum startet d.velop local edit nicht?|Wenn Sie das Dokument in Bearbeitung genommen und auf das local edit-Symbol geklickt haben, daraufhin allerdings nichts weiter geschieht, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass auf Ihrem Rechner die d.velop local edit-Software noch nicht installiert wurde. Sie können dies auch in der Liste Ihrer installierten Apps auf dem Rechner nachvollziehen.

*Wenn Ihnen die Software fehlt und Sie einen vom BITs gemanagten Rechner haben, sollten Sie diese über den Portal Manager herunterladen können. Wen Ihnen die Software dort nicht angeboten wird und Sie diese auch nicht auf dem Rechner finden können, könnte bei der initialen Installation ein unbemerkter Fehler aufgetreten sein. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/kuz/support/servicedesk/ ServiceDesk] der Universität.
*Wenn Ihr Rechner nicht vom BITs gemanagt wird, wenden Sie sich bitte an Ihre EDV-Betreuer*innen.
}}
{{FAQ|Warum muss ich einen Änderungstext eingeben?|Wenn Sie ein Dokument freigeben (also die Bearbeitung abschließen), werden Sie aufgefordert einen Änderungstext einzugeben (mindestens drei Zeichen).

Der von Ihnen eingegebene Änderungstext ist in dem Reiter "Versionen" an der von Ihnen neu erzeugten Version des Dokumentes zu sehen.
Er kann Kolleg*innen einen ersten Hinweis geben, welche Änderungen Sie an dem jeweiligen Dokument vorgenommen haben (z.B. "Kapitel 3 zugefügt").
}}
{{FAQ|Wie kann ich ein Dokument herunterladen?|Sie können Dokumente herunterladen, indem Sie auf das Download-Symbol (Pfeil nach unten) in der Menüleiste über der Dokumentenansicht klicken. Sie werden gefragt, in welchem Format Sie das Dokument herunterladen wollen (im Originalformat oder als Adobe PDF). Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, fragt Ihr Browser Sie ggf., wo das Dokument gespeichert werden soll. Damit haben Sie das gewünschte Dokument lokal gespeichert.

Wichtig: Durch den Download erzeugen Sie eine lokale Kopie des Dokuments, die keiner Versionierung mehr unterliegt. Änderungen an diesem Dokument werden nicht in DMS/eAkte übertragen. Laden Sie also möglichst nur selten und in begründeten Fällen Dokumente herunter.
}}
{{FAQ|Welche Dateiformate kann ich im DMS ablegen?|Im DMS sollen nicht alle Dateiformate abgelegt werden. Nur bestimmte Dateitypen sind zur Ablage erlaubt. Wenn Sie einen Dateityp ablegen wollen, der nicht erlaubt ist, bekommen Sie eine Fehlermeldung mit der Bezeichnung "10400: Der Dateityp ist nicht erlaubt!".

Folgende Dateitypen sind erlaubt:
AVG /
CFG /
DOC /
DOCX /
EML /
INDD /
INI /
JPG /
MMAP /
MSG /
ODS /
ODT /
PDF /
PNG /
PPSX /
PPT /
PPTM /
PPTX /
PSD /
RTF /
TIFF /
TXT /
VS /
XLS /
XLSM /
XLSX /
XLT /
XLTX /
XML

Wichtig: Nicht alle erlaubten Formate können nachher in PDFs zur Vorschau im Browser umgewandelt werden (Beispiele: MMAP, INDD und VS). Dies hat technische Hintergründe. In diesen Fällen erscheint anstelle der Vorschau eine Meldung des Systems, dass das Format nicht zur Vorschau unterstützt wird.
}}
{{FAQ|Warum wird mein MS Excel-Dokument in der PDF-Vorschau mit Umbrüchen angezeigt?|Beim Hochladen oder beim Freigeben von Dokumenten wird automatisch eine PDF-Vorschau erzeugt. Dabei wird das Dokument mit einem PDF-Printer gedruckt. Bei MS Excel muss man für diesen Druckvorgang den Druckbereich festlegen, da der Standarddruckbereich von Excel häufig zu unpassenden Ergebnissen führt.

Dafür gehen Sie in Excel in den Reiter "Seitenlayout" und wählen dort unter "An Format anpassen" die passenden Einstellungen aus. Wenn Sie sich unsicher sind, was Sie auswählen sollen, wählen Sie als Breite einfach "1 Seite" aus.

Wichtig: Der PDF-Druck unterscheidet nicht zwischen mehreren Tabellenblättern. Diese werden einfach (ohne den Namen des jeweiligen Tabellenblattes) auf einer neuen Seite gedruckt. Dies kann dazu führen, dass die Vorschau bei großen Tabellen mit vielen Tabellenblättern nicht hilfreich ist.
}}
{{FAQ|Besteht die Möglichkeit mit Kolleg*innen im DMS kollaborativ zu arbeiten?|Es gibt verschiedene Möglichkeiten im System kollaborativ mit Kolleg*innen zusammenzuarbeiten. Sie können ...

*... per E-Mail oder Messenger Direktlinks auf konkrete Dokumente, aber auch ganze Vorgänge oder Akten versenden.
:Wichtig: Es ist möglich, dass der*die Empfänger*in des Links keine Rechte auf diese Elemente besitzt. In diesem Fall erscheint ein relativ leeres Fenster mit der Aussage "Das Element ist nicht verfügbar. Das Element konnte nicht gefunden werden oder die Berechtigungen zur Anzeige des Elements sind nicht ausreichend."
*... Kolleg*innen über das System Aufgaben schicken. Diese können entweder mit oder ohne Dokumentenbezug sein. In der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]] finden Sie weitere Hinweise, wie es funktioniert.
:Wichtig: Auch hier kann es sein, dass der*die Empfänger*in der Aufgabe (mit Dokumentenbezug) keine Rechte auf diese Elemente besitzt. In diesem Fall erscheint ebenfalls das Fenster mit der Aussage "Das Element ist nicht verfügbar. Das Element konnte nicht gefunden werden oder die Berechtigungen zur Anzeige des Elements sind nicht ausreichend."
*... über das System Workflows wie die eLaufmappe starten. Hierbei handelt es sich um ein Instrument zur Realisierung von digitalen Abstimmungen und Mitzeichnungen, sodass am Ende zur Ergebnissicherung auch ein Protokoll des Workflows erzeugt wird. Mit der Teilnahme am Workflow können auch temporäre Berechtigungen auf die im Workflow befindlichen Dokumente vergeben werden. Sie finden weitere Informationen zu dem Thema in der Anleitung [[eLaufmappe in DMS/eAkte]].
}}
{{FAQ|Kann ich mein Dashboard individualisieren?|Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich sein persönliches Dashboard zusammenzustellen. Sie können die Widget-Gruppen nach Belieben anordnen und die Größe der einzelnen Widgets einstellen sowie deren konkrete Position innerhalb der jeweiligen Widget-Gruppe wählen. Zu einzelnen Widgets (z.B. Suche) gibt es weitere Widgets, die besondere Funktionalitäten mitliefern (z.B. Suchschlitz der Volltextsuche direkt auf dem Dashboard).
Das Dashboard reagiert dynamisch auf Größenänderungen und bewahrt dank der Gruppierung eine stabile Anordnung. Die Widget-Gruppen werden der Reihe nach angezeigt und brechen je nach verfügbarem Platz zeilenweise um.
Weitere Informationen zum Dashboard finden Sie in der Anleitung [[Dashboard verwalten]].
}}
{{FAQ|Was kann ich tun, wenn ein Widget auf dem Dashboard nicht geladen wird?|In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass bei einer Anmeldung am System nicht alle Widgets auf der Startseite geladen werden. In diesem Fall empfiehlt sich eine Aktualisierung der Seite.
}}
{{FAQ|Ein Widget zeigt den Text "Widget wurde deinstalliert". Was kann ich tun?|Unter Umständen werden Widgets nicht mehr verwendet und/oder durch neue Widgets ersetzt. Wenn ein Widget nicht mehr benötigt wird, ist es in der aktuellen Version von d.velop documents administrativ nicht möglich dieses automatisch vom Dashboard (Startseite) der einzelnen Nutzer*innen zu entfernen. Stattdessen erscheint auf dem Widget der Schriftzug "Widget wurde deinstalliert. Sie können das Widget jetzt aus dem Dashboard entfernen."
Wie Sie ein Widget entfernen können, finden Sie in der Anleitung [[Dashboard verwalten]].
}}
{{FAQ|Gibt es im DMS Vorlagen für Standarddokumente?|Für einige Bereiche im DMS gibt es als Prozessunterstützung Dokumentenvorlagen. Diese sind mit der Software Xential umgesetzt und direkt aus dem DMS aufrufbar (und speichern das fertige Dokument auch dorthin wieder zurück).

Sie können im Kontextmenü eines Vorgangs das Icon "Dokument aus Vorlage erzeugen" anklicken und bekommen die passenden Vorlagen für diesen Bereich angeboten (wenn es dort welche gibt). Außerdem gibt es im Widget "Prozesse" ein Icon namens "Neuen Vorgang starten". Dort sind Vorlagen für Dokumente vorhanden, die einen Prozess in Gang setzen (z.B. Projektvorschlag für die Erzeugung einer Projektakte).
}}
{{FAQ|Es öffnet sich kein neuer Tab bei Dokumenterzeugung aus einer Vorlage.|Wenn Sie ein Dokument aus einer Vorlage erzeugen wollen, müssen Sie zuerst auswählen, welche Dokumentenvorlage Sie verwenden wollen. Außerdem müssen Sie noch eine "Kategorie zur Ablage" auswählen (in der Regel ist dort nur eine vorhanden). Nun klicken Sie auf Erstellen.

Nun erscheint ein Text mit dem Betreff "Dokument wird erstellt" und nach einiger Zeit öffnet sich ein neuer Tab im Browser mit der Eingabemaske des Vorlagentools Xential.

Wenn das nicht passiert, könnte es sein, dass Sie ihrem Browser erlauben müssen, dass die Zielwebseite ein Pop-up-Fenster öffnet. Wenn der Browser das Pop-Up verhindert, erscheint diese Meldung je nach Browser individuell.

*In Mozilla Firefox erscheint unter der Adresszeile eine Meldung, die "Firefox hat diese Webseite gehindert, ein Pop-up-Fenster zu öffnen." Wenn Sie rechts daneben auf "Einstellungen" klicken, können Sie Pop-ups für die eAkte erlauben.
*In Google Chrome erscheint rechts in der Adresszeile ein Icon namens "Pop-up blockiert". Dort können Sie Pop-ups für die eAkte erlauben.
}}
{{FAQ|Wer hilft mir bei Fragen?|Wenden Sie sich bei Fragen und Unklarheiten bitte per E-Mail an das Team der eAkte: eakte@uni-bielefeld.de.
Bei generellen Problemen im Umgang mit dem System empfehlen wir Ihnen den Besuch einer [https://www.https://www.uni-bielefeld.de/intern/dms/schulungen/ Schulung] oder ein Studium unserer Anleitungen.
}}

== Fehler und Fehlermeldungen ==
{{FAQ|Änderungen noch nicht gespeichert. Das Element wird aktuell von Ihnen oder ggf. weiteren Benutzern in einer anderen Anwendung bearbeitet.|Es handelt sich um keine Fehler-, sondern lediglich um eine Warnmeldung.

Vermutlich haben Sie das zurückgespeicherte Dokument noch in der entsprechenden Anwendung (z.B. Microsoft Word) geöffnet. Das System möchte Sie nur darauf hinweisen, um Datenverlust zu verhindern (da mit der Freigabe des Dokumentes die Verbindung der Anwendung zum DMS-Server erlischt).

Sie können die Freigabe entweder abbrechen oder diese Warnung ignorieren und das Dokument freigeben.
}}
{{FAQ|Das Dokument wurde mit d.velop local edit bearbeitet, allerdings ist die Änderung nicht angekommen.|Die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, sind noch nicht verloren, sondern können für eine gewisse Zeit über ihr lokales temporäres Verzeichnis nachvollzogen und als neue Version über das bearbeitete Dokument hochgeladen werden. Sie finden das Temp-Verzeichnis unter: C:\Users\USERNAME\AppData\Local\Temp\d.velop\local edit\editing.
}}
{{FAQ|Eine Xentialvorlage öffnet sich nicht.| Wenn eine Xentialvorlage sich nicht öffnet, dann liegt eine hohe Wahrscheinlichkeit vor, dass Ihr Browser Pop-Ups für das DMS nicht zulässt. Sobald Sie diese erlaubt haben, sollte sich die Xentialvorlage normal öffnen.
}}
{{FAQ|24: Die Datei ist 0 Byte groß.|Sie können keine leeren Dateien im DMS ablegen. Das System überprüft die Dateigröße und lehnt den Upload von Dateien ab, die kein Byte an Daten enthalten.
}}
{{FAQ|52: Ungültige Datei-Erweiterung! Das Dokument hat in der letzten Version eine andere Dateierweiterung.|Beim Ersetzen einer Datei durch eine andere (im Regelfall eine neuere Version) überprüft das DMS die Dateierweiterung und lehnt eine Veränderung ab. Sie können also kein Word-Dokument durch ein Excel-Dokument ersetzen.

Wichtig: Es ist ebenfalls nicht möglich, ein Word-Dokument mit der Dateiendung ".doc" durch ein Word-Dokument mit der Dateiendung ".docx" zu ersetzen.
}}
{{FAQ|4675: Der Vorgang enthält noch Dokumente und kann deshalb nicht gelöscht werden. - 4676: Die Akte enthält noch Dokumente und kann deshalb nicht gelöscht werden.|In manchen Bereichen des DMS (u.a. in der Projektakte) ist das Löschen erlaubt. Allerdings ist dies nur "von unten nach oben" möglich.

Das bedeutet, um einen Vorgang löschen zu können, müssen zuvor alle darunter liegenden Dokumente gelöscht werden. Ebenso müssen vor der Löschung einer Akte alle darunter liegenden Vorgänge (inklusive der darunter liegenden Dokumente) gelöscht werden.
}}
{{FAQ|9850: zdA-Verfügung nicht möglich. Es existieren noch Dokumente im Status 'Bearbeitung'.|Um Vorgänge abzuschließen, werden sie zdA-verfügt ("zu den Akten"). Dies ist nur möglich, wenn sich keine darunter liegenden Dokumente noch in Bearbeitung befinden.

Um die zdA-Verfügung vorzunehmen, müssen alle Dokumente in den Status "Freigabe" transferiert werden.
}}
{{FAQ|9867: zdA-Verfügung nicht möglich. Es läuft mindestens noch ein Workflow.|Um Akten abzuschließen, werden sie zdA-verfügt ("zu den Akten"). Dies ist nur möglich, wenn sich kein darunter liegendes Element (Vorgang oder Dokument) in einem Workflow befindet.

Um die zdA-Verfügung vorzunehmen, müssen alle offenen Workflows abgeschlossen werden.
}}
{{FAQ|9872: Die Dokumentart passt nicht zum Aktenzeichen. - 10371: Die Vorgangsart passt nicht zum Aktenzeichen. - 10373: Die Aktenart passt nicht zum Aktenplanzeichen.|Das DMS arbeitet mit Akten-, Vorgangs- und Dokumentarten (in der Suche Kategorien genannt).

Systemseitig sind bestimmte Kategorien (z.B. Projektdokument oder Wissensdokument) nur in bestimmten Bereichen des Aktenplans erlaubt.

Bei den obigen Fehlermeldungen erkennt das System, dass Sie eine für den Aktenplanbereich unpassende Kategorie ausgewählt haben. Am besten überprüfen Sie bei anderen Dokumenten in dem Aktenplanbereich die dort vergebene Kategorie und übernehmen diese für das Dokument, das Sie ablegen wollen.
}}
{{FAQ|10000: Benutzer hat keine Berechtigung bestimmte Eigenschaften zu ändern.|Diese Meldung deutet auf eine Fehlkonfiguration der Berechtigungen hin. Bitte wenden Sie sich an den [https://www.https://www.uni-bielefeld.de/intern/dms/kontakt-support/ Support].
}}
{{FAQ|10019: Für eine Pflicht-Eigenschaft wurde kein Wert vergeben.|Sie haben bei der Ablage von Dokumenten eine Pflicht-Eigenschaft nicht gefüllt. Die Fehlermeldung schreibt am Ende (in den Klammern) auch, welches Feld nicht gefüllt ist. Zusätzlich wird das nicht gefüllte Pflichtfeld im Ablagedialog rot umrandet. Wenn Sie dieses Feld füllen, wird die Ablage erfolgreich gelingen.

Tipp: Pflichtfelder erkennen Sie an dem roten Stern, der hinter dem Namen des Feldes zu sehen ist.
}}
{{FAQ|10364: Ein Vorgang mit diesem Namen existiert bereits.|Es gibt Bereiche im DMS, in denen neue Akten nicht den gleichen Namen wie eine bereits existierende Akte erhalten dürfen. In diesem Fall müssen Sie einen anderen Aktentitel auswählen.
}}
{{FAQ|10400: Der Dateityp ist nicht erlaubt!|Im DMS sollen nicht alle Dateiformate abgelegt werden. Nur bestimmte Dateitypen sind zur Ablage erlaubt. Wenn Sie einen Dateityp ablegen wollen, der nicht erlaubt ist, bekommen Sie diese Fehlermeldung.

Die im DMS erlaubten Dateitypen finden Sie im Bereich Funktionalitäten dieser FAQs.
}}

FAQs ePersonalakte

2025-09-18T12:34:37Z

Nkanke:

[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]]
== Aktenschluss ==

{{FAQ|Können nach Aktenschluss (z.d.A.-verfügt) Dokumente in die ePersonalakte hochgeladen werden?|
Nein, sobald die Akte manuell von der Sachbearbeitung als z.d.A.-verfügt gekennzeichnet wird (das entsprechende Metadatenfeld auf dem virtuellen Aktendeckel wird auf ‚Ja‘ gesetzt), ist lediglich ein lesender Zugriff auf die Akte möglich. Ab diesem Zeitpunkt tritt die festgelegte Aufbewahrungsfrist gemäß den gesetzlichen Vorgaben in Kraft, wobei das Metadatenfeld ‚Aussonderungsdatum‘ an der Akte das Datum für die Überstellung an das Universitätsarchiv anzeigt. Änderungen an den Dokumenten innerhalb der Akte können dann nicht mehr vorgenommen werden.
}}
{{FAQ|Wie gehe ich mit Bescheinigungen nach Aktenschluss um?|
Bescheinigungen, die im Rahmen der Beschäftigungszeit erstellt werden, können nach Aktenschluss nicht mehr in dieser abgelegt werden. In einem solchen Fall ist eine Notiz zur Akte zu erstellen, die dokumentiert, dass die entsprechende Bescheinigung ausgestellt wurde.
}}
{{FAQ|Kann ich die Akte wieder öffnen?|
Sollte es erforderlich sein, ein Schriftstück in die bereits geschlossene Akte abzulegen, oder kehrt die betreffende Person vor der Aussonderung an die Universität zurück, kann die Akte über den virtuellen Aktendeckel wieder geöffnet werden. Hierzu ist das Metadatenfeld ‚z.d.A.‘ auf ‚Nein‘ zu setzen. Nach dem Speichern dieser Änderung wird das festgelegte Aussonderungsdatum entfernt, und die Akte kann wieder bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass, sobald das Metadatenfeld ‚z.d.A.‘ erneut auf ‚Ja‘ gesetzt wird, die Aufbewahrungsfrist erneut von vorne beginnt.
}}

== Widgets Favorisiert, Beobachtet & Zuletzt bearbeitet ==

{{FAQ|Warum sehe ich meine favorisierten, beobachteten oder zuletzt bearbeiteten Elemente nicht in den entsprechenden Widgets auf dem Dashboard?|
Für die ePersonalakte wurde aus Sicherheits- und Datenschutzgründen ein separates Repository (Datenspeicherort) eingerichtet. Daher ist es derzeit nicht möglich, Ihre favorisierten, beobachteten oder zuletzt beobachteten Elemente in diese Widgets zu integrieren, da diese lediglich mit einem Repository verknüpft werden können. Aktuell erfolgt die Verknüpfung über das Standard-Repository des Dokumentenmanagementsystems (DMS).
}}
{{FAQ|Gibt es eine Alternative, um meine markierten Elemente auch in der ePA zu sehen?|
Ja, Sie können über das Widget '''Persönlicher Bereich''' auf Ihre '''Favoritenlisten''' und '''Beobachteten Element''' zugreifen. Dafür springen Sie in das Widget ab und klicken bei '''Persönlicher Bereich in P''' auf den Dropdown-Pfeil und wählen '''Personalakte''' aus. Für '''Zuletzt bearbeitet''' gibt es leider noch keine Alternative.
}}

Aktendeckel ePersonalakte

2025-09-18T12:25:16Z

Nkanke:

Aktendeckel ePersonalakte

2025-09-18T12:24:37Z

Nkanke:

{{Seite im Aufbau}}{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt die Funktionen des Aktendeckels der ePersonalakte im Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte). Sie erfahren, wie Sie den Aktendeckel aufrufen und die Informationen darin bearbeiten können.

== Der Aktendeckel ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|Abbildung 1 Klick zum öffenen des Deckels.png|Sie sehen die Akte und die genaue Position mit einem Punkt zum Öffnen des Aktendeckels.|Um die Eigenschaften einer Akte direkt einsehen zu können, öffnen Sie bitte den Aktendeckel. Klicken Sie dafür auf das Symbol neben dem Namen des Mitarbeitenden. Achten Sie darauf, nicht direkt auf den Namen zu klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Abbildung 2 Aktendeckel .png|Sie sehen den Aktendeckel der ausgewählten Akte.|Sobald Sie geklickt haben, teilt sich das Fenster in eine 50/50-Ansicht. Auf der rechten Seite werden Ihnen nun ausgewählte Personendaten auf einem Blick angezeigt.
}}

== Bearbeiten der Metadatenfelder ==

{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 3 zuständige Sachbearbeitung.png|Die Abbildung zeigt die Spalte der zuständigen Sachbearbeitung mit einem roten Umriss sowie das Drop-Down-Menü mit einem roten Kreis.|Als Datenfeld wird Ihnen auch die zuständige Sachbearbeitung angezeigt. Über dieses Feld können Sie die Zuständigkeit bei Bedarf einer anderen Person zuweisen oder anpassen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 4 zda-verfügt.png|Die Abbildung zeigt das Datenfeld unter z.d.A.-verfügt mit einem roten Umkreis.|Im Aktendeckel wird zusätzlich unter der Abkürzung „z.d.A.-verfügt“ ein weiteres Datenfeld angezeigt, das über ein Drop-down-Menü angepasst werden kann.
}}
{{Verweis
|Die Verwendung dieses Metadatenfeldes wird in den [[FAQs ePersonalakte]] näher beschrieben.
}}

== Stammdaten ==

{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 6 Stammdaten Kategorien.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten mit den jeweiligen Kategorien mit einer roten Umrandung gezeigt.|Im unteren Teil des Aktendeckels befinden sich die Stammdaten zur Person. Diese sind in vier Kategorien aufgeteilt: Personendaten, Vertragsdaten, Maßnahmen und Befristungen.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 7 Stammdaten Personendaten.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten angezeigt.|Im Aktendeckel können Sie die Personendaten (z. B. Geburtsdatum oder Adresse) aus dem SAP-System der jeweiligen Person einsehen. Eine Bearbeitung ist hier nicht möglich, da Änderungen ausschließlich im SAP-System erfolgen. Aus diesem Grund sind die Felder ausgegraut dargestellt.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 8 Stammdaten Vertragsdaten.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten aus der Kategorie Vertragsdaten angezeigt.|Als zweite Kategorie werden die Vertragsdaten aus dem SAP-System angezeigt. Dazu gehören unter anderem die Personalnummer, die Einrichtung sowie die Mitarbeitergruppe.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 9 Stammdaten Maßnahmen.png|Auf der Abbildung werden die Stammdaten aus der Kategorie Vertragsdaten angezeigt.|Die dritte Kategorie in den Stammdaten ist die Maßnahmenübersicht. Diese befindet sich derzeit allerdings noch im Aufbau.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 10 Stammdaten Befristungen.png|Auf der Abbildung wird die Kategorie „Befristungen“ gezeigt.|Als letzte Funktion steht eine Rechenhilfe für vertragliche Befristungen zur Verfügung. Sie unterstützt dabei, die Befristungsdauer entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu bestimmen. Derzeit können Berechnungen nach § 2 und § 6 WissZeitVG sowie nach § 14 Abs. 2 TzBfG durchgeführt werden; das Ergebnis wird jeweils in Monaten ausgegeben.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Abbildung 11 Fehlermeldung Berechnung.png|Auf der Abbildung wird eine Fehlermeldung gezeigt.|Wenn die zulässige Befristungsdauer nach der jeweiligen gesetzlichen Grundlage überschritten wird, zeigt das System einen entsprechenden Fehlerhinweis an.
}}

Datei:Abbildung 11 Fehlermeldung Berechnung.png

2025-09-18T12:22:44Z

Nkanke:

Datei:Abbildung 10 Stammdaten Befristungen.png

2025-09-18T12:04:09Z

Nkanke:

Datei:Abbildung 9 Stammdaten Maßnahmen.png

2025-09-18T12:01:53Z

Nkanke:

Datei:Abbildung 8 Stammdaten Vertragsdaten.png

2025-09-18T11:57:22Z

Nkanke:

Datei:Abbildung 7 Stammdaten Personendaten.png

2025-09-18T11:53:26Z

Nkanke:

Datei:Abbildung 6 Stammdaten Kategorien.png

2025-09-18T11:45:51Z

Nkanke:

Aktendeckel ePersonalakte

2025-09-18T11:44:54Z

Nkanke:

Datei:Abbildung 5 Änderungen speichern.png

2025-09-18T11:40:42Z

Nkanke:

FAQs ePersonalakte

2025-09-18T11:37:12Z

Nkanke: Nkanke verschob die Seite FAQ ePersonalakte nach FAQs ePersonalakte, ohne dabei eine Weiterleitung anzulegen

{{Seite im Aufbau}}
[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]]
== Aktenschluss ==

{{FAQ|Können nach Aktenschluss (z.d.A.-verfügt) Dokumente in die ePersonalakte hochgeladen werden?|
Nein, sobald die Akte manuell von der Sachbearbeitung als z.d.A.-verfügt gekennzeichnet wird (das entsprechende Metadatenfeld auf dem virtuellen Aktendeckel wird auf ‚Ja‘ gesetzt), ist lediglich ein lesender Zugriff auf die Akte möglich. Ab diesem Zeitpunkt tritt die festgelegte Aufbewahrungsfrist gemäß den gesetzlichen Vorgaben in Kraft, wobei das Metadatenfeld ‚Aussonderungsdatum‘ an der Akte das Datum für die Überstellung an das Universitätsarchiv anzeigt. Änderungen an den Dokumenten innerhalb der Akte können dann nicht mehr vorgenommen werden.
}}
{{FAQ|Wie gehe ich mit Bescheinigungen nach Aktenschluss um?|
Bescheinigungen, die im Rahmen der Beschäftigungszeit erstellt werden, können nach Aktenschluss nicht mehr in dieser abgelegt werden. In einem solchen Fall ist eine Notiz zur Akte zu erstellen, die dokumentiert, dass die entsprechende Bescheinigung ausgestellt wurde.
}}
{{FAQ|Kann ich die Akte wieder öffnen?|
Sollte es erforderlich sein, ein Schriftstück in die bereits geschlossene Akte abzulegen, oder kehrt die betreffende Person vor der Aussonderung an die Universität zurück, kann die Akte über den virtuellen Aktendeckel wieder geöffnet werden. Hierzu ist das Metadatenfeld ‚z.d.A.‘ auf ‚Nein‘ zu setzen. Nach dem Speichern dieser Änderung wird das festgelegte Aussonderungsdatum entfernt, und die Akte kann wieder bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass, sobald das Metadatenfeld ‚z.d.A.‘ erneut auf ‚Ja‘ gesetzt wird, die Aufbewahrungsfrist erneut von vorne beginnt.
}}

== Widgets Favorisiert, Beobachtet & Zuletzt bearbeitet ==

{{FAQ|Warum sehe ich meine favorisierten, beobachteten oder zuletzt bearbeiteten Elemente nicht in den entsprechenden Widgets auf dem Dashboard?|
Für die ePersonalakte wurde aus Sicherheits- und Datenschutzgründen ein separates Repository (Datenspeicherort) eingerichtet. Daher ist es derzeit nicht möglich, Ihre favorisierten, beobachteten oder zuletzt beobachteten Elemente in diese Widgets zu integrieren, da diese lediglich mit einem Repository verknüpft werden können. Aktuell erfolgt die Verknüpfung über das Standard-Repository des Dokumentenmanagementsystems (DMS).
}}
{{FAQ|Gibt es eine Alternative, um meine markierten Elemente auch in der ePA zu sehen?|
Ja, Sie können über das Widget '''Persönlicher Bereich''' auf Ihre '''Favoritenlisten''' und '''Beobachteten Element''' zugreifen. Dafür springen Sie in das Widget ab und klicken bei '''Persönlicher Bereich in P''' auf den Dropdown-Pfeil und wählen '''Personalakte''' aus. Für '''Zuletzt bearbeitet''' gibt es leider noch keine Alternative.
}}

Aktendeckel ePersonalakte

2025-09-17T13:16:39Z

Nkanke:

Datei:Abbildung 4 zda-verfügt.png

2025-09-17T12:34:47Z

Nkanke:

Datei:Abbildung 3 zuständige Sachbearbeitung.png

2025-09-17T12:32:58Z

Nkanke:

Datei:Abbildung 2 Aktendeckel .png

2025-09-17T12:04:28Z

Nkanke:

Aktendeckel ePersonalakte

2025-09-17T11:54:37Z

Nkanke:

Aktendeckel ePersonalakte

2025-09-17T11:54:10Z

Nkanke:

Datei:Abbildung 1 Klick zum öffenen des Deckels.png

2025-09-17T11:49:40Z

Nkanke:

Aktendeckel ePersonalakte

2025-09-17T07:23:24Z

Nkanke: Die Seite wurde neu angelegt: „{{Seite im Aufbau}}{{Anleitung}}Kategorie:Anleitungcategory:ePersonalakte Diese Anleitung beschreibt die Funktionen des Aktendeckels der ePersonalakte im Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte). Sie erfahren, wie Sie den Aktendeckel aufrufen und die Informationen darin bearbeiten können. == Der Aktendeckel ==“

Löschen in der ePersonalakte

2025-08-22T12:59:48Z

Nkanke:

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt den Löschworkflow in der ePersonalakte des Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte). Sie erfahren, wie Sie mithilfe der Löschanfrage Dokumente wieder aus dem DMS entfernen können.

{{Hinweis|Löschberechtigungen werden stark eingeschränkt und kontrolliert vergeben. Bitte berücksichtigen Sie dies beim Upload und der Bearbeitung von Dokumenten.}}

== Löschanfrage stellen ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|1 Löschen.png|Sie sehen die Dokumente innerhalb eines Vorgangs.|Um ein Dokument aus der Akte zu löschen, müssen Sie als erstes den Betreff des Dokumentes anpassen. Bennen Sie das Dokument in '''LÖSCHEN''' um. Wenn Sie sich innerhalb eines Vorgangs befinden, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem ausgewählten Dokument. Navigieren Sie nun im Kontextmenü unter '''Weitere Aktionen''' zur '''Löschanfrage'''.
}}
{{AnleitungScreenshot
|2 Löschen.png|Sie sehen die Maske der Löschanfrage.|Im nächsten Schritt öffnet sich das Fenster und auf der rechten Seite wird Ihnen die Maske für die Löschanfrage bereitgestellt. Sie müssen den Grund für den Löschantrag angeben und die zu genehmigende vorgesetzte Person in direkter Linie auswählen. Klicken Sie anschließend auf '''Löschung des Dokuments beantragen'''.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|3 Löschen.png|Sie sehen den Aufgabenbereich des Users.|Sobald der*die Genehmiger*in die Anfrage bearbeitet hat, werden Sie per E-Mail sowie auch in Ihrem Aufgabenbereich im DMS darüber informiert, ob die Löschanfrage bestätigt oder abgelehnt wurde.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|4 Löschen.png|Sie sehen die geöffnete Aufgabe.|Öffnen Sie die Aufgabe, um die Begründung für die Entscheidung zu sehen und die Aufgabe über den Button '''Erledigen''' abzuschließen.
}}

== Löschanfrage bearbeiten ==

{{AnleitungScreenshotGroß
|1 Löschaktion.png|Sie sehen den Aufgabenbereich der genehmigenden Person.|Sämtliche Löschanfragen landen in '''Aufgaben''' bei der genehmigenden Person. Zusätzliche wird eine E-Mail zugestellt. Um die Löschanfrage zu bearbeiten, müssen Sie auf diese klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|2 Löschaktion.png|Sie sehen die Löschanfrage.|Im nächsten Schritt öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Löschanfrage bearbeiten können. Bevor Sie die Löschung bestätigen oder ablehnen können, müssen Sie das Feld mit der Rückmeldung für die*den Antragsteller*in ausfüllen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|3 Löschaktion.png|Sie sehen die Löschanfrage.|Sobald Sie die Rückmeldung ausgefüllt haben, müssen Sie auf '''Dokument behalten ''' oder '''Dokument löschen ''' klicken. Damit ist die Aufgabe abgeschlossen.
}}
Der*Die Antragsteller*in wird im Anschluss über die Entscheidung informiert.

{{Hinweis|Sowohl Akten wie auch Vorgänge können nicht per Löschanfrage entfernt werden.}}

Datei:3 Löschaktion.png

2025-08-22T12:51:23Z

Nkanke: