DMS/eAkte-Wiki - Letzte Änderungen [de]

Statusberichte

Nkanke — Wed, 15 Apr 2026 10:59:28 GMT

Wie fertige ich einen Statusbericht an?

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 == Wie fertige ich einen Statusbericht an? ==
-{{AnleitungAbsatz|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Projektmanagement|siehe hier]]), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]] orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.
+{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort zunächst '''Neu''' und dann '''Statusbericht einreichen''' aus.
 }}
-{{AnleitungAbsatz|Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei senkrecht stehenden Punkte (Kebab-Menü), um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
+{{AnleitungScreenshot|Statusbericht neu.png|Einen Statusbericht einreichen.
 }}
-{{AnleitungScreenshotGroß|Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|Ein Dokument nach Vorlage erstellen
+{{AnleitungAbsatz|Anschließend öffnet sich das Formcycle-Formular für den Statusbericht. Sobald das Formular vollständig ausgefüllt ist, kann es über den Button '''Statusbericht erstellen''' fertiggestellt werden.
 }}

Datei:Statusbericht neu.png

Nkanke — Wed, 15 Apr 2026 10:53:49 GMT

Nkanke lud Datei:Statusbericht neu.png hoch

Neue Seite

Neue Version eines Dokuments hochladen

Nkanke — Mon, 13 Apr 2026 12:54:57 GMT

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	~~{{Seite im Aufbau}}~~
	{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]][[category:Aufgaben und Abläufe]]<!--[[category:Dokumente]][[category:Löschen]]-->{{AnleitungAbsatz		{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]][[category:Aufgaben und Abläufe]]<!--[[category:Dokumente]][[category:Löschen]]-->{{AnleitungAbsatz
	\|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine neue Version eines Dokuments hochladen können und welche Unterschiede dabei zwischen der '''Allgemeinen Dateiablage''' und den restlichen Bereichen im DMS zu beachten sind.		\|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine neue Version eines Dokuments hochladen können und welche Unterschiede dabei zwischen der '''Allgemeinen Dateiablage''' und den restlichen Bereichen im DMS zu beachten sind.
	}}		}}

	== Neue Version ablegen bzw. ein Dokument ersetzen==		== Neue Version ablegen bzw. ein Dokument ersetzen==
	{{AnleitungAbsatz		{{AnleitungAbsatz
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	*1. Wenn sich die Dateiendung des Dokuments unterscheidet.		*1. Wenn sich die Dateiendung des Dokuments unterscheidet.
	*2. Wenn am Dokument keine Änderungen vorgenommen wurden und eine neue Version somit entbehrlich ist.		*2. Wenn am Dokument keine Änderungen vorgenommen wurden und eine neue Version somit entbehrlich ist.
			}}

			== Einsicht Bearbeitungsstand ==
			{{AnleitungAbsatz
			\|Ein wesentlicher Unterschied besteht derzeit in der Einsicht in den Bearbeitungsstand: Wenn Sie in der Allgemeinen Dateiablage ein Dokument bearbeiten und Ihre Änderungen speichern, können ausschließlich Sie selbst sowie die/der Akteneignerin den aktuellen Stand in der Versionierung einsehen. Erst nach Abschluss der Bearbeitung ist dieser Stand für alle zugriffsberechtigten Kolleginnen sichtbar.

			In den übrigen Bereichen des DMS hingegen kann der jeweilige Bearbeitungsstand auch ohne formale Freigabe des Dokuments von allen zugriffsberechtigten Kolleg*innen eingesehen werden.
	}}		}}

Aktendeckel ePersonalakte

Nkanke — Thu, 02 Apr 2026 11:44:21 GMT

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	{{AnleitungScreenshot		{{AnleitungScreenshot
	\|Abbildung 11 Fehlermeldung Berechnung.png\|Auf der Abbildung wird eine Fehlermeldung gezeigt.\|Wenn die zulässige Befristungsdauer nach der jeweiligen gesetzlichen Grundlage überschritten wird, zeigt das System einen entsprechenden Fehlerhinweis an.		\|Abbildung 11 Fehlermeldung Berechnung.png\|Auf der Abbildung wird eine Fehlermeldung gezeigt.\|Wenn die zulässige Befristungsdauer nach der jeweiligen gesetzlichen Grundlage überschritten wird, zeigt das System einen entsprechenden Fehlerhinweis an.
			}}

			== Besonderheit Metadatenfeld Vorakte/Kommentar ==

			{{AnleitungScreenshotGroß
			\|Besonderheit Kommentar ePA.png\|Auf der Abbildung werden die rot umrandeten Besonderheiten gezeigt sowie das Kommentarfeld des Aktendeckels\|In bestimmten Fällen besteht die Notwendigkeit, Daten besonders hervorzuheben, um mittels eines visuellen Hinweises auf spezifische Besonderheiten innerhalb der jeweiligen Personalakte aufmerksam zu machen. Dies kann beispielsweise den Grad der Behinderung einer mitarbeitenden Person oder eine Förderung durch die Agentur für Arbeit betreffen.

			Sobald im Aktendeckel das Feld '''Vorakte / Kommentar (1)''' ausgefüllt und gespeichert wurde, erscheint nach einer Aktualisierung ein entsprechender Hinweis im Titelfeld (2a) der Akte. Zudem erhalten die 14 zugehörigen Vorgänge eine rote Farbmarkierung (2b), um die Kennzeichnung deutlich sichtbar zu machen.
	}}		}}

Datei:Besonderheit Kommentar ePA.png

Nkanke — Thu, 02 Apr 2026 08:07:34 GMT

Nkanke lud Datei:Besonderheit Kommentar ePA.png hoch

Neue Seite

Leitfaden Projektmanagement

Cbuechter — Wed, 25 Mar 2026 13:46:48 GMT

textliche Anpassung bzgl. Geltungsbereich des Leitfadens

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	{{AnleitungAbsatz		{{AnleitungAbsatz
	\|Dieser Leitfaden ~~richtet sich an alle Mitarbeiter*innen~~ der Universität Bielefeld, die an Projekten beteiligt sind, also Projekte leiten, in Projekten mitarbeiten oder auch Projekte beauftragen und steuern. ~~Er vermittelt die Grundlagen~~ des ~~Projektmanagements, das entwickelt wurde~~, ~~um Projekte transparenter und erfolgreicher vorbereiten~~, ~~durchführen~~ und ~~abschließen zu können~~. ~~Zudem steht dieser Leitfaden~~ in ~~enger Verbindung zu~~		\|Dieser Leitfaden vermittelt die Grundlagen des Projektmanagements, das entwickelt wurde, um Projekte transparenter und erfolgreicher vorbereiten, durchführen und abschließen zu können. Er kann von allen Mitarbeitenden der Universität Bielefeld genutzt werden, die an Projekten beteiligt sind, also Projekte leiten, in Projekten mitarbeiten oder auch Projekte beauftragen und steuern.
	* den [[Projektübersichten\|Übersichten über geplante und laufende Projekte]]
	* dem [[Projektmanagementprozesse\|Genehmigungsprozess für Projekte]] ~~und~~		Einige entsprechend gekennzeichneten Inhalte des Leitfadens (Steckbrief, Genehmigung, Statusberichte und Abschlussbericht) sind für uniinterne Projekte der zentralen Unterstützungsbereiche verpflichtend. Die aktuellen uniinternen Projekte der zentralen Unterstützungsbereiche finden Sie in den den [[Projektübersichten\|Übersichten über geplante und laufende Projekte]]. Für diese Projekt gilt der [[Projektmanagementprozesse\|Genehmigungsprozess für Projekte]]. Außerdem ist für diese Projekte die elektronischen Projektakte im Dokumentenmanagementsystem (DMS/eAkte) zu nutzen.
	* der elektronischen Projektakte im Dokumentenmanagementsystem (DMS/eAkte).

	In seiner aktuellen Fassung beschreibt der Leitfaden die Organisation von und Arbeitsweisen für '''Projekte mit traditionellem Projektmanagement'''. Agile Projekte unterscheiden sich davon nicht nur hinsichtlich ihrer Arbeitsweise, sondern auch hinsichtlich der Rollen im Projekt.}}		In seiner aktuellen Fassung beschreibt der Leitfaden die Organisation von und Arbeitsweisen für '''Projekte mit traditionellem Projektmanagement'''. Agile Projekte unterscheiden sich davon nicht nur hinsichtlich ihrer Arbeitsweise, sondern auch hinsichtlich der Rollen im Projekt.}}
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	{{Definition\|Definitionen}}		{{Definition\|Definitionen}}
	{{Tipp\|Tipps}}		{{Tipp\|Tipps}}
	{{Verpflichtend\|Verpflichtende Bestandteile des Leitfadens für Vorhaben, die in den Projektübersichten geführt sind}}		{{Verpflichtend\|Verpflichtende Bestandteile des Leitfadens für Vorhaben, die in den Projektübersichten geführt sind.}}

Projektbüro

Cbieglerkoenig1 — Mon, 23 Mar 2026 13:46:10 GMT

Hurra, das Projekt ist abgeschlossen

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	Nachfolgend finden Sie Vorlagen zur Absicht, die Ihre Ihr Projekt von der Idee bis zum Abschluss rahmen:		Nachfolgend finden Sie Vorlagen zur Absicht, die Ihre Ihr Projekt von der Idee bis zum Abschluss rahmen:

	* [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/~~P000000718~~ Projektsteckbrief] → vgl. [[Projekt beantragen in DMS/eAkte]]		* [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000230376 Projektsteckbrief] → vgl. [[Projekt beantragen in DMS/eAkte]]
	* [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000000715 Projektkalkulation] → legt das Projektbüro in Ihre eProjektakte		* [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000000715 Projektkalkulation] → legt das Projektbüro in Ihre eProjektakte
	* [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000000717 Statusbericht] → vgl. [[Statusberichte]]		* [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000000717 Statusbericht] → vgl. [[Statusberichte]]
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	# Nutzen Sie gerne die Vorlagen [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000000713 Projektabschlussbericht], die Sie äquivalent zur Vorlage [[Statusberichte]] generieren. Bitte beziehen Sie sich im Abschlussbericht auf die Zielsetzungen in Ihrem Projektsteckbrief.		# Nutzen Sie gerne die Vorlagen [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000000713 Projektabschlussbericht], die Sie äquivalent zur Vorlage [[Statusberichte]] generieren. Bitte beziehen Sie sich im Abschlussbericht auf die Zielsetzungen in Ihrem Projektsteckbrief.
	# Haben Sie Ihre Ergebnisse in einem Gremium präsentiert, können Sie im Abschlussbericht gerne auf dieses Dokument verweisen - so Sie es in die Projektakte abgelegt haben. Markieren Sie ~~derlei~~ Dokument als [[Ergebnisdokumente]] indem Sie ~~deren [[~~Metadaten ~~bearbeiten in DMS/eAkte\|Metadaten]]~~ bearbeiten.		# Haben Sie Ihre Ergebnisse in einem Gremium präsentiert, können Sie im Abschlussbericht gerne auf dieses Dokument verweisen - so Sie es in die Projektakte abgelegt haben. Markieren Sie ein solches Dokument als [[Ergebnisdokumente\|Ergebnisdokument]], indem Sie dessen Metadaten bearbeiten.
	# Hatten Sie ein Projektbudget, setzen Sie sich bitte mit dem Finanzcontrolling ([[finanzcontrolling@uni-bielefeld.de]]) in Verbindung, um übrig gebliebene Mittel zurückzuführen.		# Hatten Sie ein Projektbudget, setzen Sie sich bitte mit dem Finanzcontrolling ([[finanzcontrolling@uni-bielefeld.de]]) in Verbindung, um übrig gebliebene Mittel zurückzuführen.

Definitionsphase

Cbieglerkoenig1 — Mon, 23 Mar 2026 13:38:33 GMT

Genehmigung des Projekts

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	\|Das Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess und umfasst die Risikoanalyse, die Erarbeitung und ggf. Durchführung von Maßnahmen sowie die regelmäßige Überprüfung des Risikoportfolios und der Maßnahmen.		\|Das Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess und umfasst die Risikoanalyse, die Erarbeitung und ggf. Durchführung von Maßnahmen sowie die regelmäßige Überprüfung des Risikoportfolios und der Maßnahmen.

	Im ersten Schritt des Risikomanagements werden alle projektbezogenen Risiken auf der Grundlage der Umfeld- und Stakeholderanalyse erfasst. Es empfiehlt sich, ergänzend den [https://~~www~~.uni-bielefeld.de/~~intern~~/~~dezernate~~/~~dezernat~~-dt-~~p/projektmanagement~~/~~vorlagen~~/ Fragenkatalog] zu möglichen Projektrisiken hinzuzuziehen. Die Risiken werden mindestens so weit beschrieben, dass sie für alle Beteiligten verständlich sind. Anschließend wird geprüft,		Im ersten Schritt des Risikomanagements werden alle projektbezogenen Risiken auf der Grundlage der Umfeld- und Stakeholderanalyse erfasst. Es empfiehlt sich, ergänzend den [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000000716 Fragenkatalog] zu möglichen Projektrisiken hinzuzuziehen. Die Risiken werden mindestens so weit beschrieben, dass sie für alle Beteiligten verständlich sind. Anschließend wird geprüft,
	*welche Maßnahmen ergriffen werden können bzw. müssen,		*welche Maßnahmen ergriffen werden können bzw. müssen,
	*wie der Status des Risikos bzw. der Maßnahmenumsetzung ist,		*wie der Status des Risikos bzw. der Maßnahmenumsetzung ist,
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	\|Am Ende der Definitionsphase steht die Genehmigung des Projekts durch den Kanzler auf Basis des Projektsteckbriefs und ggf. ergänzender Unterlagen. Zwingend erforderlich für die Genehmigung sind der terminierte Meilensteinplan (Angabe in Monaten) und eine Personalaufwandsschätzung. Wenn davon ausgegangen wird, dass externe Kosten anfallen werden, der Umfang sich aber noch nicht gut einschätzen lässt, so ist dies im Steckbrief zu vermerken und das [[pevzorg:10009\|Finanzcontrolling]] zu informieren. Die Budgetgenehmigung muss dann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.		\|Am Ende der Definitionsphase steht die Genehmigung des Projekts durch den Kanzler auf Basis des Projektsteckbriefs und ggf. ergänzender Unterlagen. Zwingend erforderlich für die Genehmigung sind der terminierte Meilensteinplan (Angabe in Monaten) und eine Personalaufwandsschätzung. Wenn davon ausgegangen wird, dass externe Kosten anfallen werden, der Umfang sich aber noch nicht gut einschätzen lässt, so ist dies im Steckbrief zu vermerken und das [[pevzorg:10009\|Finanzcontrolling]] zu informieren. Die Budgetgenehmigung muss dann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

	Die Projektleitung beantragt ~~im Dokumentenmanagementsystem~~ die ~~[[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte\|~~Genehmigung~~]]. Das Genehmigungsverfahren läuft über das~~ [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] ~~und – bei~~ Projekten mit Budgetbedarf – das Finanzcontrolling, das sich ggf. bei Rückfragen direkt mit der Projektleitung in Verbindung setzt. Die eigentliche Genehmigung erfolgt durch den Kanzler. Sobald das Projekt genehmigt ist, wird die Projektleitung durch das Zentrale Projektbüro informiert.		Die Projektleitung beantragt die Genehmigung beim [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro]. Bei Projekten mit Budgetbedarf muss auch das Finanzcontrolling zustimmen, das sich ggf. bei Rückfragen direkt mit der Projektleitung in Verbindung setzt. Die eigentliche Genehmigung erfolgt durch den Kanzler (mit Budget) oder die jeweilige Steuerungsebene. Sobald das Projekt genehmigt ist, wird die Projektleitung durch das Zentrale Projektbüro informiert.

	Ergeben sich bei laufenden Projekten grundlegende Veränderungen bezüglich der Ziele, des Projektumfangs, des Zeitplans oder des Budgetbedarfs, so muss der Steckbrief angepasst und erneut zur Genehmigung vorgelegt werden.		Ergeben sich bei laufenden Projekten grundlegende Veränderungen bezüglich der Ziele, des Projektumfangs, des Zeitplans oder des Budgetbedarfs, so muss der Steckbrief angepasst und erneut zur Genehmigung vorgelegt werden.

Initialisierungsphase

Cbieglerkoenig1 — Mon, 23 Mar 2026 13:26:29 GMT

Projektsteckbrief

← Nächstältere Version		Version vom 23. März 2026, 15:26 Uhr
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	{{Definition		{{Definition
	\|Im [[Projekt beantragen in DMS/eAkte\|Projektsteckbrief]] werden die wichtigsten Eckdaten des Projekts zusammenfassend dargestellt. Hierzu zählen beispielsweise der Projektname, die Ziele, der angestrebte Nutzen, die Projektleitung und das Projektteam, der Aufwand und das Budget. (hier geht es direkt zum [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/H289JSG3WQ9TTW77TMZR2A6FGYC9V7MA Steckbrief-Formular])'''}}		\|Im [[Projekt beantragen in DMS/eAkte\|Projektsteckbrief]] werden die wichtigsten Eckdaten des Projekts zusammenfassend dargestellt. Hierzu zählen beispielsweise der Projektname, die Ziele, der angestrebte Nutzen, die Projektleitung und das Projektteam, der Aufwand und das Budget. (hier geht es direkt zum [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/H289JSG3WQ9TTW77TMZR2A6FGYC9V7MA Steckbrief-Formular])'''}}
	{{Tipp\| Das Formular mit dessen Hilfe Sie den Projektsteckbrief erstellen, finden Sie im [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/processes Dokumentenmanagementsystem]. Dazu navigieren Sie über das Widget "Prozesse" auf der DMS-Startseite zur Kachel "Projektantrag stellen". Alle Vorlagen finden Sie auf dieser Webseite mit der [https://~~www~~.uni-bielefeld.de/~~intern~~/~~dezernate~~/~~dezernat~~-dt-~~p/projektmanagement~~/~~vorlagen~~/ Übersicht über alle Vorlagen].		{{Tipp\| Das Formular mit dessen Hilfe Sie den Projektsteckbrief erstellen, finden Sie im [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/processes Dokumentenmanagementsystem]. Dazu navigieren Sie über das Widget "Prozesse" auf der DMS-Startseite zur Kachel "Projektantrag stellen". Alle Vorlagen finden Sie auf dieser Webseite mit der [https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000003857 Übersicht über alle Vorlagen].
	Für Projekte der Übersicht [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Laufende Projekte] ist diese Vorlage verbindlich. Auch für alle anderen Projekte und Vorhaben, aus denen sich Projekte entwickeln können, empfehlen wir, einen Steckbrief zu erstellen.		Für Projekte der Übersicht [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Laufende Projekte] ist diese Vorlage verbindlich. Auch für alle anderen Projekte und Vorhaben, aus denen sich Projekte entwickeln können, empfehlen wir, einen Steckbrief zu erstellen.
	}}		}}