eKVV: Anlage von Raumblockungsterminen

Auf dieser Seite können einzelne im eKVV verwaltete Räume mit Platzhalterterminen gefüllt und damit für die Raumnutzung nicht verfügar gemacht werden (Blocken). Diese Funktion ist nur für Personen zugänglich, die Berechtigungen in der Raumvergabe besitzen. Das Blocken hat vielfältige Anwendungen: Es kann genutzt werden, um Räume für bestimmte Zeiten komplett aus der Raumvergabe herauszunehmen, ohne gleich den Raum selbst komplett aus dem eKVV löschen zu müssen. Es kann auch ein Weg sein um die Selbstbuchung zu begrenzen: Geblockte Räume sind zu den entsprechenden Zeiten nie selbstbuchbar und Buchungen müssen dann immer über die Raumvergabe bestätigt werde. Die Blockung erfolgt in mehreren Schritten:

Schritt 1: Auswahl der Veranstaltung

Sie wählen zunächst die Veranstaltung, bei der die Blockungstermine angelegt werden sollen. Hier sollten Sie eine Veranstaltung mit einer der Belegnummern verwenden, die im eKVV als Belegungnummern für Blockungsveranstaltungen konfiguriert sind. Welche dies aktuell sind wird in der Startseite der zentralen Raumvergabe angezeigt. Falls Sie noch keine geignete Veranstaltungen haben, so können Sie sie von hier aus erst anlegen. Die Verwendung einer der Blockungsbelegnummern ist wichtig, da solche Veranstaltungen in bestimmten Termindarstellungen herausgefiltert werden, um nicht störend zu wirken.

Sie erhalten eine Liste der zur Belegnummer und dem Semester passenden Veranstaltungen und mit der Auswahl der gewünschten Veranstaltung wechseln Sie zum 2. Schritt. Hier werden Ihnen auch die zuletzt verwendeten Veranstaltungen gezeigt, so dass Sie ggf. gar keine Suche mehr ausführen müssen.

Wenn viele Blockungen angelegt werden kann es sinnvoll sein, sie über unterschiedliche Veranstaltungen zu gruppieren. Dafür kann es mehrere Gründe geben:

Über die Veranstaltungstitel lässt sich beschreiben, warum eine Blockung eingerichtet wurde
Das Aufheben von Blockungen kann nur durch Löschung der entsprechenden Blockungstermine erfolgen. Das Löschen der einzelnen Termine kann durchaus zeitaufwändig sein. Über das Löschen einer Veranstaltung lassen sich aber alle Termine auf einen Schlag löschen. Wenn die Blockungstermine auf diese Weise sinnvoll gruppiert wurden kann dies die Arbeit deutlich einfacher machen

Das Semester, in dem Sie die Blockungsveranstaltungen anlegen, spielt dabei in technischer Hinsicht keine Rolle, da sich die Blockungszeiträume im nächsten Schritt festlegen lassen. Allerdings macht es meist Sinn das gewählte Semester passend zum Blockungszeitraum zu wählen.

Schritt 2: Festlegung der zu generierenden Blockungen

Hier legen Sie nun fest in welchem Umfang und auch in welche Weise Sie die Blockungen anlegen wollen. Zuerst wählen Sie dazu den Raum aus, den Sie blocken sollen. Es kann immer nur ein Raum geblockt werden, wenn Sie mehrere Räume blocken wollen müssen Sie das Verfahren mehrfach durchführen. Es sind diese Einstellung zu treffen:

Datumsbereich: Hier legen Sie fest von wann bis wann die Blockung erfolgen soll. Wenn es um einen Standarddatumsbereich geht können Sie die Datumsauswahlhilfe nutzen; Der Datumsbereich sollte normalerweise an einem Montag beginnen und an einem Sonntag enden, falls auch die Wochenenden geblockt werden soll. Bei allen generierten Terminen wird das gleiche Datum eingetragen!

Uhrzeitbereich: Hier wird per Voreinstellung 8 bis 20 Uhr eingetragen, aber Sie können die anpassen. Der Uhrzeitbereich sollte zumindest mit einer vollen Stunde beginnen. Die Generierung der Termine für einen Tag beginnt mit der Anfangsuhrzeit; Jeder Blockungstermin erhält die Dauer, die im Feld Einzeltermindauer eingetragen ist. Der nächste erzeugte Blockungstermin beginnt dann, wenn der vorherige endet. Es werden so lange Termine erzeugt, bis die Enduhrzeit erreicht ist.

Einzeltermindauer: Legt fest, wie lange die einzelnen generierten Blockungstermine dauern. Siehe dazu das Beispiel im folgenden. Hier wird ein Wert in Stunden eingetragen, voreingestellt ist '1' für eine Stunde. Es sind nur ganze Zahlen wie 1, 2, 3, ... möglich; Die Einzeltermindauer ist wichtig für die Granularität, mit der später Blockungen aufgehoben werden können. Eine kleine Dauer erzeugt viele Termine, eine große Dauer weniger Termine.
Rhythmus der generierten Termine: Ist heute immer 'wöchentlich'
Wochentage: Hier legen Sie fest, an welchen Wochentagen die Blockungen angelegt werden
Termininweis: Über das Feld Terminhinweis kann in das Freitextfeld der erzeugten Termin ein Hinweistext eingefügt werden. Dieser kann z. B. den Zweck haben anderen Benutzer*innen klar zu machen, was diese Blockungstermine bedeuten.

Wichtig: Kontrollieren Sie ihre Einstellungen genau, denn die Generierung wird sofort ausgeführt!

Schritt 3: Abschluss und Ergebnisanzeige

Wenn die Generierung abgeschlossen ist wird Ihnen angezeigt, welche Blockungstermine nun bei der gewählten Veranstaltungen vorhanden sind. Es wird auch angezeigt, wie viele Termine erstellt wurden. Sie können nun weitere Blockungen ausführen, oder in der Terminliste ggf. einzelne Bereinigungen durchführen, falls notwendig.

Wie erreiche ich diese Seite

Über die Startseite der zentralen Raumvergabe oder die Übersicht der im eKVV verwalteten Räume.