eKVV: Bearbeitung der Veranstaltungstermine

Auf diese Seite bearbeiten Sie die Termine einer Lehrveranstaltung. Die Prüfungstermine werden über eine eigene Seite eingetragen. Weiterführende Hilfen finden Sie im Campus-Support Portal

Format

Die folgenden Veranstaltungsformate stehen pro Termin(serie) zur Verfügung:

"findet vor Ort statt": der Termin oder die Terminserie findet ausschließlich in Präsenz statt. Wird dieses Feld gewählt, müssen im Folgenden weitere Angaben zur Raumvergabe gemacht werden.
"findet Online statt": der Termin oder die Terminserie findet ausschließlich Online statt. Wird dieses Feld gewählt, kann eine Videokonferenz bei der Veranstaltung ergänzt werden.
"findet vor Ort und Online statt": der Termin oder die Terminserie findet vor Ort statt und wird gleichzeitig auch online übertragen (z.B. per Streaming oder Aufzeichnung). Wird dieses Feld gewählt, können Angaben für die Raumvergabe UND zu Videokonferenzen gemacht werden.
Wenn eine Veranstaltung aus Online-Terminen mit einzelnen Präsenzblöcken bestehen soll (genannt "Hybridformat"), wird zunächst eine Terminserie "findet Online statt" angelegt und dann um Termine "findet vor Ort statt" ergänzt.

Terminrhythmus und Tag

Hier legen Sie den Rhythmus (wöchentlich, einmalig, 14täglich, Block, N.N. oder n.V.) und ggf. Wochentag fest. Die Wochentage sind dabei nur beim wöchentlichen und beim 14täglichen Rhythmus wählbar. Beim 'einmaligen' Rhythmus wird der Wochentag nach dem Speichern automatisch aus dem Datum gesetzt.

Bei Terminen, die nur ein einziges Mal stattfinden, muss immer der Rhythmus 'einmalig' gewählt werden.

Bei einem Blocktermin wird kein Wochentag angegeben, da Blöcke täglich stattfindende Termine sind.

Bei 'N.N.' und 'n.V.' wird ebenfalls kein Wochentag angegeben.

Uhrzeit und s.t.

Bei der Uhrzeitangabe können Sie die Zeiten entweder kompakt nur mit der Stunde (z. B. '10' für 10 Uhr) eintragen, oder zusätzlich mit dem Minutenanteil, z. B. '10:30'. Bei der Angabe nur der vollen Stunde wird in der Universität von einem Veranstaltungsbeginn 'c.t.' - also 15 Minuten nach der vollen Stunde - ausgegangen. Beginnt die Veranstaltung hingegen genau zur vollen Stunde muss die 's.t.'-Checkbox angewählt werden. Dadurch wird in den Termindarstellungen der 's.t.'-Hinweis aktiviert.

Terminzeitraum

Hier geben Sie genau an, innerhalb welchen Zeitraums der Termin angeboten wird. Dieser Zeitraum wird dabei automatisch aus den Grunddaten voreingestellt, Sie können die Angaben über die beiden Kalendericons verändern.

Bei wöchentlichen und 14-täglichen Terminen müssen Sie hier keine Daten wählen, deren Wochentag mit dem Wochentag übereinstimmt, den Sie in der Rhythmus- und Wochentagsauswahl eingestellt haben. Sie können hier z. B. bei Terminen, die über das ganze Semester gehen, den Beginn und das Ende der Vorlesungszeit stehen lassen (was normalerweise ein Montag und ein Freitag ist).

Möchten Sie einen einmaligen Termin eingeben, so reicht das Anfangsdatum aus, das Endedatum wird automatisch auf den gleichen Wert gesetzt. Der Wochentag wird hier aus dem Anfangsdatum ermittelt.

Handelt es sich um einen Blocktermin, so legen das Anfangs- und das Endedatum genau fest, von wann bis wann der Termin täglich stattfindet. Eine Besonderheit sind dabei die Wochenenden: Wenn das Anfangsdatum nicht auf einem Samstag oder Sonntag liegt, so werden in der Terminkette die Samstage und Sonntage nie einbezogen. Dies ist normalerweise das gewünschte Verhalten, da Blöcke, die an einem Werktag beginnen, eigentlich nie auch an Wochenenden stattfinden. Falls Sie tatsächlich einen Block haben, der durchgängig stattfindet, dann müssen Sie ggf. 2 Blocktermine anlegen, einen für die Werktage und einen für die Wochenenden.

Das hört sich alles kompliziert an? Sie können sich nach dem Speichern des Termins durch Anklicken des 'Details'-Links in der Terminliste am Ende der Seite genau auflisten lassen, welche einzelnen Termindaten das eKVV aus Ihren Angaben erzeugt. Und sich so überzeugen, dass genau das herausgekommen ist, was Sie sich vorgestellt haben.

Sonstige Anmerkungen zum Termin (Für Studierende sichtbar)

Müssen Sie weitere Angaben zum Termin machen, geben Sie dies bitte in das Freitextfeld Sonstige Anmerkungen zum Termin ein, das auch für die Studierenden im öffentlichen eKVV sichtbar ist. Ansonsten lassen Sie dieses Feld bitte frei.

Raum/Veranstaltungsort

Alle Angaben im Block Raum/Veranstaltungsort werden nur bei Veranstaltungen angezeigt, wenn das Format "vor Ort" oder "vor Ort und Online" gewählt wurde.

Einen konkreten Raum können Sie dann angeben, wenn ein Fakultätsraum genutzt wird, über den Sie verfügen können, oder wenn Sie selbst einen verfügbaren Raum in den im eKVV verwalteten Räumen zur Selbstbuchung gefunden haben.

Vergabe von im eKVV verwalteten Räumen

Den Radiobutton "Ein im eKVV vergebener Raum wird benötigt" wählen Sie dann an, wenn Sie für Ihre Veranstaltung einen Raum aus den im eKVV verwalteten Räumen anzufordern. Das können zentral verwaltete Räume sein, aber auch im eKVV verwaltete Räume von Fakuläten, auf die Sie Zugriff haben. Und auch in dem Fall, dass Sie einen verfügbaren Raum zur Selbstbuchung gefunden haben, verwenden Sie diese Einstellung. Sie können in den eKVV Einstellungen wählen, dass diese Option immer voreingestellt wird.

Raumkategorie

Wählen Sie "Hörsaal oder Seminarraum", wenn es egal ist, welche Art Raum Ihnen zugeteilt wird
Beim "Hörsaal" handelt es sich um einen Raum mit fester Bestuhlung
Beim "Seminarraum" sind bewegliche Tische und Stühle gestellt

Raumgröße

Dieser Punkt wird aus den Grunddaten der Veranstaltung übernommen, kann aber auch überschrieben werden. Das sollte aber nur in Ausnahmefällen gemacht werden. Ein Beispiel sind Übungen mit mehreren Terminen, bei denen die Gruppengröße z. B. normalerweise 10 ist, aber bei einzelnen Terminen zwei Gruppen zusammengefasst werden und daher in diesem Fall dann ein Raum für 20 Personen benötigt wird.

Ausstattung

Alle zentral vergebenen Räume sind mit Lüftungsanlagen und Medientechnik ausgestattet. Wenn Sie darüber hinausgehende Ausstattungswünsche haben, können Sie diese hier angeben. Es kann allerdings nicht garantiert werden, dass diese Wünsche erfüllt werden können.

Eintrag eines im eKVV verwalteten Raums ohne die Angabe der Option 'Ein im eKVV vergebener Raum wird benötigt'

Grundsätzlich können Sie einen Raum, der in der eKVV Raumtabelle eingetragen ist und damit prinzipiell im eKVV verwaltet werden kann, auch ohne die Wahl der Option 'Ein im eKVV vergebener Raum wird benötigt' bei Terminen eintragen. Das eKVV zeigt dann beim Speichern einen Warnhinweis.

Solche Eintragungen sind normalerweise nicht gewollt, da insbesondere bei den zentral verwalteten Räumen dann keinerlei Anspruch auf den Raum für diesen Termin besteht und solche Termine auch nicht in Raumbelegungen auftauchen. Bei von Fakultäten komplett verwalteten Räumen kann es aber innerhalb der jeweiligen Fakultät die Absprache geben, dass nicht bei allen Raumnutzungen die Verwaltung im eKVV verwendet wird. Hier muss dann außerhalb des eKVVs eine entsprechende Terminkoordinierung durchgeführt werden.

Aktionen

"speichern": Die eingegebenen Daten werden gespeichert und unter "Bereits eingegebene Termine der Veranstaltung" angezeigt. Achtung Wenn Sie jetzt erneut in die Eingabemaske schreiben, überschreiben Sie die erste Eingabe.
"speichern/neu": Die eingegebenen Daten werden gespeichert und angezeigt und das Eingabeformular ausgeleert. Sie können jetzt eine neue Terminserie anlegen.
"speichern/zur Veranstaltung": Die eingegebenen Daten werden gespeichert und Sie werden zur Detailseite der Veranstaltung geleitet.
"zurücksetzen": Die Eingabemaske wird ohne Speichern geleert
"löschen": Die eingegebenen Daten werden gelöscht
"Neuen Termin eingeben": Die Eingabemaske wird geleert und es kann ein neuer Termin angelegt werden
"Zur Veranstaltung": Kehrt zur Veranstaltungsdetailseite zurück
"In Prüfung umwandeln": Kann genutzt werden, um einen bereits als normalen Veranstaltungstermin angelegten, einmaligen Termin in einen Prüfungstermin umzuwandeln. Das kann insbesondere dann nützlich sein, wenn bereits Raumbuchungen auf dem Termin vorhanden sind, es sich aber um einen Prüfungstermin handelt, der den Studierenden auch entsprechend angezeigt werden soll. Wird nur angeboten, wenn es sich um einen einmaligen Termin handelt, der sowohl Uhrzeit- wie auch Datumsangaben enthält

Eingeschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten nach der Raumzuteilung

Wenn der Termin eine Zuteilung eines Raums erhalten hat, so können Sie ihn nur noch eingeschränkt bearbeiten:

Format
Uhrzeit
Terminzeitraum
Sonstige Anmerkungen zum Termin

Generelle Regel ist dabei, dass Sie durch die Änderungen keine zusätzlichen Raumbelegungen oder Belegungen außerhalb der bisher belegten Zeiträume verursachen können. So ist zum Beispiel es nicht möglich den zeitlichen Umfang zu vergrößern oder zu verschieben (z. B. einen Termin, der bisher von 10-12 Uhr stattfindet, auf 11-13 Uhr abändern). Wenn Sie weitergehende Änderungen an dem Termin durchführen wollen, so müssen Sie zuerst den Raum zurückgeben bzw. sich an die Raumvergabe wenden, damit diese die Korrektur durchführt. Dazu wird Ihnen ein Maillink angeboten, der gleich eine passende vorformulierte E-Mail in Ihrem Mailprogramm erzeugt.

Einzelne Termindaten/-tage können Sie über die Detailsseite streichen.

Wie erreiche ich diese Seite

Zum Beispiel über die Veranstaltungsdetailseite. Für den Zugriff benötigen Sie die Rechte als eKVV Beauftragte*r der Fakultät, die die Veranstaltung anbietet.