Suche nach veralteten Einträgen

Auf dieser Seite können PEVZ Beauftragte nach veralteten Personen- und Kontakteinträgen für ihre Einrichtung(en) suchen.

Erstmaliges Laden der Vergleichsdaten aus dem IDM

Basis ist der Abgleich der UniID und der ggf. hinterlegten BITS E-Mail-Adressen für Kontakte mit dem Datenbestand im Identity Management System (IDM). Das IDM enthält alle Personen, die als aktiv in den IT-Systemen der Universität gelten.

Oder anders gesagt: Eine Person, die nicht im IDM zu finden ist, hat keine aktive Rolle (Mitarbeiter*in, Studierende*r, ...) mehr und kann sich damit auch nicht an IT-Systemen wie dem BIS anmelden. In den allermeisten Fällen bedeutet die, dass die Person die Universität verlassen hat und damit auch nicht mehr im PEVZ eingetragen sein sollte.

Personen werden im IDM durch ihre UniID identifiziert. Das PEVZ ordnet UniIDs selbstständig auf Basis der Personendaten zu und nutzt sie nun für den Vergleich.

Die Abfrage der IDM Daten ist dabei sehr zeitaufwändig und erfolgt nur beim ersten Aufruf der Seite nach aktiver Bestätigung durch Sie. Nach dem Klick auf "Abrufen der IDM Daten starten" kann es bis zu einer Minute dauern, bis die Seite aktualisiert wird und die Auswahl der Einrichtung(en) möglich ist!

Auswahl der zu analysierenden Einrichtung

Es werden nur Einrichtungen und Untereinrichtungen zur Auswahl gestellt, für die der angemeldete Benutzer das Recht hat, die Personeneinträge zu bearbeiten. Über eine Checkbox kann eingestellt werden, ob nur Kontakteinträge für die gewählte Einrichtung angezeigt werden sollen oder alle Untereinrichtungen mit durchsucht werden sollen.

In der folgenden Tabelle werden ausschließlich Personen und Kontakte angezeigt, bei denen es Probleme mit dem Abgleich der IDM Daten gibt.

Problemhinweise

Konkret werden hier diese Problemfälle aufgezeigt:

Personen, bei denen keine UniID gesetzt ist: Hier hat die automatische Zuordnung der UniId nicht funktioniert. Dies liegt oft an falsch eingetragenen Geburtsdaten oder abweichenden Namensschreibweisen
Personen, für die eine im IDM unbekannte UniID gesetzt ist: Dies sind in den allermeisten Fällen Personen, die die Universität verlassen haben und die dementsprechend aus dem PEVZ gestrichen werden sollten. Denkbar sind hier aber auch Fälle, in denen eine sehr kurzzeitige Beschäftigungsunterbrechung vorliegt, zum Beispiel zum Monatsbeginn
Kontakteinträge, für die eine unbekannte BITS E-Mail-Adresse eingetragen ist: Der BITS Mailserver verwaltet heute die Domänen @uni-bielefeld.de, @iwt.uni-bielefeld.de, @philosophie.uni-bielefeld.de und @wiwi.uni-bielefeld.de. Alle E-Mailadressen, die zu diesen Domänen gehören, aber nicht (mehr) im IDM eingetragen sind, werden hier gezeigt. Hinweis: Wenn schon die UniID der Person nicht mehr bekannt ist - siehe den vorherigen Punkt - wird nicht noch separat auf die dann ebenfalls nicht mehr funktionierende E-Mailadresse hingewiesen

Bei Personen mit fehlender/unbekannter UniID wird ein verkürzter Tabelleneintrag angezeigt. Diese Personen werden jeweils nur ein einziges Mal aufgeführt, auch wenn es mehrere Kontakteinträge geben sollte. Die Felder Einrichtung/Aufgabenbeschreibung/E-Mail bleiben dann leer. Über einen Klick auf den Namen der Person wird man direkt zur Bearbeitungsseite des Personeneintrags geführt.

Bei Kontakteinträgen mit unbekannten BITS-Mail-Adressen werden alle entsprechenden Kontakteinträge einer Person aufgeführt inkl. Aufgabenbeschreibung und der E-Mail-Adresse. Über die Spalte Aktion kann man direkt den betreffenden Kontakteintrag bearbeiten.

Die Tabelle bietet eine Volltextsuche, sortierbare Spalten und Exportfunktionen in CSV und Excel.

Wie erreiche ich diese Seite

In der Startseite wird Benutzern, die Bearbeitungsrechte für Einrichtungen haben, im rechten Menü ein Link in auf diese Seite angeboten.