EKVVTNManagement

Das Teilnahmemanagement im eKVV

Das Teilnahmemanagement für einzelne Veranstaltungen im eKVV ermöglicht es Lehrenden, ihren Sekretariaten und anderen Berechtigten wie den Belegmanager*innen, die Teilnahmelisten ihrer Lehrveranstaltungen insofern zu bearbeiten, als einzelnen Personen auf der Liste die Status "teilnehmend", "nicht teilnehmend", oder "Warteliste" zugewiesen werden können. Das Teilnahmemanagement ist insbesondere wichtig für Platzverteilungsverfahren.

Wie bearbeite ich das Teilnahmemanagement?

Das Teilnahmemanagement ist eine eigene Sicht auf die Teilnahmeliste einer Veranstaltung, die Name, Matrikelnummer, Einschreibungsdaten und Fachsemester anzeigt und zusätzliche Spalten für das Setzen von Teilnahmestatus anbietet. Zum Bearbeiten der Teilnahmestatus klicken Sie den passenden Status in der Liste und speichern anschließend Ihre Auswahl. Wenn das Teilnahmemanagement zum ersten Mal aktiviert wird, erhalten alle Studierenden den Status "undefiniert". Dieser Status bedeutet, dass eine Eingabe erwartet wird. Studierende mit dem Teilnahmestatus "undefiniert" gelten rein technisch gesehen als "nicht teilnehmend".

Wann kann ich als Lehrende*r auf das Teilnahmemanagement zugreifen

Das Teilnahmemanagement steht Ihnen von dem Tag an zur Verfügung, an dem Ihre Veranstaltung zum ersten Mal stattfindet. Vorher hat nur das Belegmanagement Ihrer Fakultät Zugriff. Falls bei Ihrer Veranstaltung keine Terminangaben eingetragen sind, erhalten Sie nie den Zugriff.

In Einzelfällen (z. B. Blockveranstaltungen) kann über die Belegmanager*innen der Fakultät eine vorzeitige Öffnung durchgeführt werden. Bei gemanagten Veranstaltungen haben Lehrende nie Zugriff auf das Teilnahmemanagement.

Wie ändert sich die Teilnahmeliste

Bei aktiviertem Teilnahmemanagement verändert sich auch die Teilnahmeliste: Es werden nach wie vor alle Studierenden angezeigt, aber die Darstellung ändert sich, denn die Liste wird aufgeteilt in einzelne Tabellen mit den Überschriften "Teilnehmend", "Nicht teilnehmend" und "Warteliste"

Angezeigte Einschreibungsdaten

Für die angezeigten Einschreibungsdaten gilt hier die Beschreibung aus der Teilnahmelistenseite. Es werden dabei nur die zu den Fachzuordnungen passenden Einschreibungen gezeigt.

Importieren und Hinzufügen von Teilnehmer*innen - was ist der Unterschied

Wenn Sie eine Liste von Matrikelnummern importieren, überschreiben Sie damit eine ggf. schon bestehende Teilnahmeliste. Beim Hinzufügen von Matrikelnummern ergänzen Sie die Liste. Studierende, die Sie auf diese Weise in die Teilnahmeliste bringen, werden direkt als "teilnehmend" gespeichert (dieser Status kann anschließend wieder geändert werden).

Was bewirkt die Option 'Auch Teilnehmer*innen setzen, welche die Veranstaltung nicht im Stundenplan haben'?

Normalerweise tragen sich die Studierenden selbst in die Teilnahmelisten von Veranstaltungen ein. Im Teilnahmemanagement muss es aber inbesondere für Platzverteilungsverfahren die Möglichkeit geben, Studierenden Plätze in Veranstaltungen zu geben, die sie zunächst nicht gewählt hatten.

Wenn beim Importieren / Hinzufügen von Teilnehmer*innen diese Option gesetzt ist wird daher Studierenden auf der Liste, die die Veranstaltung noch nicht im Stundenplan hatten, diese nun ergänzt. Es hängt dabei vom konkreten Verfahren ab, ob diese Option sinnvoll ist. Achtung: Das Hinzufügen einer Veranstaltung zu einem Studierendenstundenplan lässt sich nicht komplett rückgängig machen:

Warum kann ich Studierende nicht komplett aus meiner Teilnahmeliste streichen?

Studierende kommen auf die Teilnahmeliste, indem sie diese Veranstaltungen in den persönlichen Stundenplan aufgenommen haben. Studierende sollen die Kontrolle über den eigenen Stundenplan behalten, daher wird systemseitig keine Veranstaltung entfernt.

Teilnahmebestätigung per Passwort aktivieren

Sie können Ihren Teilnehmer*innen die Teilnahmebestätigung per Passwort ermöglichen. Teilnehmer*innen, die das richtige Passwort im eKVV eingeben, werden über das Teilnahmemanagenemt automatisch auf 'teilnehmend' gesetzt. Tragen Sie das Passwort in das Eingabefeld ein und speichern Sie es. Sie können das Passwort dann etwa im Rahmen eines Veranstaltungstermins mitteilen und so den anwesenden Studierenden die Registrierung ermöglichen.

Um Schwierigkeiten durch Groß- und Kleinschreibung oder durch unsichtbare Leerzeichen zu vermeiden wird das Passwort entsprechend bereinigt. Beim Setzen, Ändern oder Entfernen des Passworts wird die bestehende Teilnahmeliste nicht verändert. Z. B. verlieren Studierende, die bereits als 'teilnehmend' gesetzt sind, dadurch nicht diesen Status.

Weitere Informationen

Weitergehende Beschreibungen finden Sie in den Seiten

• Teilnahmemanagement für Lehrende

und

• Teilnahmemanagement für Lehrplaner*innen

im Campus Support Portal.

Abschalten des Teilnahmemanagements

Sie können das Teilnahmemanagement auch wieder deaktivieren, wenn Sie keinen Bedarf dafür haben, und sich so ggf. den Aufwand für die Nachpflege von Teilnehmer*innen ersparen. Beim Abschalten 'vergisst' das eKVV die bisherigen Teilnahmestatus aber nicht, wenn Sie das Teilnahmemanagement zu einem später Zeitpunkt wieder aktivieren sollten würden Sie hier wieder den Zustand vorfinden, der bei der Deaktivierung vorlag.

Erweiterte Funktionen für Belegmanager*innen

Wenn Sie für die übergreifende Platzvergabe in Ihrer Fakultät zuständig sind und das Belegmanagementrecht haben können Sie nicht nur das Teilnahmemanagement auf allen Veranstaltungen Ihrer Fakultät ausüben, unabhängig davon, ob die Veranstaltung bereits begonnen hat, es steht Ihnen damit auch der Zugriff auf die erweiterten Einstellungen zur Verfügung.

Wie erreiche ich die Seite

Das Teilnahmemanagement kann nicht nur aus der Teilnahmeliste heraus erreicht werden, sondern auch von vielen anderen Stellen aus. Darunter meine 'Meine Veranstaltungen' oder die Veranstaltungsdetailseite. Der Link findet sich in der Box "Aktionen".