BIS Support: Verteileradministration (Warteschlangenanzeige)

Die Warteschlangenseite der BIS Mailverteiler soll die Bearbeitung von Supportfällen gut unterstützen und das aktuelle Geschehen im Mailverteilersystem leicht prüfbar zu machen. Die Seite zeigt zum einen die Liste der in der Warteschlagen befindlichen E-Mails und bietet zusätzlich eine Detailsicht auf einzelne E-Mails.

Warteschlange - Was ist darin enthalten

In der Warteschlange werden E-Mails, bei denen ein Freigabeschritt notwendig ist, für 72 Stunden angezeigt. Es werden auf Freigabe wartende, abgelehnte, abgebrochene und bereits verschickte E-Mails angezeigt. Es ist also keine reine Warteschlange von noch freizugebenden E-Mails.

E-Mails ohne Freigabeschritt - heute faktisch nur die Aliasadressen - werden nach dem Versand wieder gelöscht, damit sie auf Grund ihrer potentiell großen Menge die Warteschlange nicht verstopfen. Wenn sie in großer Zahl eintreffen kann die Bearbeitung aber einen Moment dauern und sie während dieser Zeit in der Liste im Status NEU zu sehen sein. Im Normalfall bleiben E-Mails an diese Verteilerart nur mi Fall einer Ablehnung länger sichtbar, z. B. weil keine Empfangsadresse (mehr) bekannt ist.

Die Warteschlange lässt sich über das Suchfeld am Anfang schnell auf bestimmte Einträge reduzieren und nach den verschiedenen Spalten sortieren.

Welche Status können E-Mails haben

Der aktuelle Status jeder E-Mail ist direkt erkennbar und hier können diese Angaben vorkommen:

NEU

Diese E-Mails wurden von uns angenommen, müssen aber noch weiterverarbeitet werden, hier ist z. B. noch keine Freigabemail verschickt worden. E-Mails im Status NEU sollten bei normaler Funktion des Systems nur in geringem Umfang vorhanden sein und schnell in den nächsten Status wechseln.

WARTEND

Dies sind E-Mails, bei denen die Freigabeaufforderung verschickt, aber die Freigabe noch nicht durchgeführt wurde.

IM_VERSAND

Diese E-Mail wurde freigegeben und sie wird gerade paketweise an die Empfänger*innen verschickt. Der Mailversand erfolgt nicht auf einen Schlag, da dies bei großen Verteilern auf technischer Ebene nicht möglich ist. In der Detailseite einer E-Mail lässt sich nachvollziehen, wie viele Pakete noch verschickt werden müssen.

Auch bei großen Verteilern sollte dieser Status aber nur für kurze Zeit bestehen bleiben.

ABGESCHLOSSEN

E-Mails in diesem Zustand wurden freigegeben und an die Empfänger*innen verschickt. Sie werden hier trotzdem noch für die Vorhaltezeit von 72 Stunden gehalten, damit wir sie bei Supportanfragen verfügbar haben und damit die Freigabelinks noch eine Zeit lang funktionieren und die Absender*innen bzw. Moderator*innen sich auch nach der Freigabe noch einmal den Status anzeigen lassen können.

E-Mails ohne Freigabeschritt - also die Aliasverteiler - werden hingegen nach dem Versand direkt aus der Warteschlange gelöscht, da sie zu zahlreich sind um hier sinnvollerweise dargestellt zu werden. Sie lassen sich ggf. in den Protokollierungen nachvollziehen.

ABGELEHNT

In diesem Status befinden sich alle E-Mails, die wir zwar zunächst angenommen, aber nicht weiterverarbeitet haben. Die Gründe dafür werden in der letzten Spalte gezeigt und hier sind z. B. diese Angaben möglich:

'Die Verteileradresse ist unbekannt': Die Adresse des Verteilers ist nicht (mehr) gültig

'Der Verteiler existiert nicht oder besitzt keine Empfänger*innen': Im Gegensatz zu dem vorherigen Fall hat hier die Adresse zwar formal eine gültige Struktur, es sind aber keine Empfangsadressen enthalten. Das kann z. B. bei veralteten Aliasadressen vorkommen oder auch bei PEVZ Verteilern für Einrichtungs-IDs, die nicht existieren. Diese etwas andere Meldung ist der Art der Prüfung der Adressen geschuldet, da die ggf. aufwändige Ermittlung der konkreten Empfangsadressen erst in einem zweiten Verarbeitungsschritt erfolgt, und nicht schon bei der ersten Annahme der E-Mail

'Die Adresse mustermann@beispiel.de ist für den Verteiler nicht sendeberechtigt': Sowohl die Information, ob die Absenderadresse im BIS irgendwo bekannt ist wie auch die Regelungen des Verteilers, wer sie beschicken darf, lassen sich über die in der Detailseite verknüpften Auswertungsmöglichkeiten schnell ermitteln

'Wurde als Spam klassifiziert': Die E-Mail wurde als Spam-Mail eingestuft. In der Systemadministration wird dabei das Muster eingestellt, welches für die entsprechende Klassifizierung sorgt. So gelten zum Start der neuen Verteiler alle E-Mails als Spam, deren Betreff den Text '[SPAM]' enthält

'Wurde als automatische Antwort klassifiziert': Die E-Mail wurde als automatisch generiert eingestuft, z. B. durch eine falsch konfigurierte Abwesenheitsbenachrichtigung. In der Systemadministration wird dabei das Muster eingestellt, welches für die entsprechende Klassifizierung sorgt

'Die E-Mail hat eine Größe von X Megabyte und überschreitet die maximal mögliche Größe von Y Megabyte': Überschreitung des Größenlimits, welches in der Systemadministration gesetzt ust

'Die E-Mail hat keinen Betreff': E-Mails ohne Betreff werden nicht verarbeitet

'Moderation hat den E-Mailversand abgebrochen': Im Gegensatz zu den vorherigen Fällen wurde so eine E-Mail nicht vom System abgelehnt, sondern manuell im Zuge des Freigabeprozesses von einer der Personen, die den Freigabelink erhalten hat

Detailanzeige einer E-Mail

Über den Zeitstempel bei den E-Mails wird die Detailansicht aufgerufen. Diese bietet zum einen verschiedene Auswertungsmöglichkeiten:

Durch Anklicken der Absendeadresse wird die Suche nach einer E-Mailadresse im BIS ausgelöst. Darüber lässt sich schnell die Person finden, zu der eine Adresse gehört
Auch die Verteileradresse ist ein anklickbarer Link, der in die Verteileranalyse führt
Weitere Informationen zur E-Mail, insbesondere der E-Mailheader, der für weitere Problemanalysen wertvoll sein kann
Der Mailinhalt ist bei automatisch abgelehnten E-Mails nicht vorhanden, da hier z. B. im Fall von Spam schädliche Inhalten enthalten sein können, die wir nicht im System haben wollen. In anderen Fällen kann der E-Mailinhalt in Form einer eml-Datei in der Seite abgerufen werden, was für weitergehende Fehleranalysen hilfreich sein kann. Nur in diesem Format lassen sich z. B. Anhänge betrachten. Siehe dazu auch den folgenden Abschnitt
Bei einer im Versand befindlichen E-Mail wird am Seitenanfang angezeigt, wie viele der Mailpakete / Aufträge noch zu bearbeiten sind insgesamt. Und wie viele davon sich gerade in Bearbeitung befinden. Es kann hier der Fall vorkommen, dass noch Pakete offen sind, keines davon aber gerade bearbeitet wird. Das ist so weit normal, da bei der Bearbeitung dieser Aufträge höher priorisierte Aufträge dazwischen kommen können. Wenn dann wieder Kapazität in der Auftragsbearbeitung vorhanden ist geht die Bearbeitung weiter. Der allerletzte Mailauftrag, der die E-Mail an die Absendeadresse schickt, wird auch um eine Minute verzögert, damit die Absender*innen die E-Mail selbst definitiv dann erst erhalten, wenn alle anderen Pakete bereits verschickt sind. Daher kann es hier so wirken, als ob für ca. eine Minute nichts passiere

Abruf des Mailinhalts

Am Seitenanfang werden bei E-Mails, die nicht schon bei der Annahme abgelehnt wurden, zwei Links zum Abruf des Mailinhalts angeboten:

'Eingegangene E-Mail herunterladen': Hier wird die E-Mail in der Form zum Abruf verfügbar gemacht, wie sie im System eingegangen ist. Die soll insbesondere Fehlerdiagnosen ermöglichen, in dem diese Inhalte für Tests verfügbar gemacht werden
'Verarbeitete E-Mail herunterladen': Hier wird die E-Mail in der gleichen Form zum Download angeboten, in der sie für einen Versand aufbereitet würde. Auch dies soll Fehlerdiagnosen erleichtern, z. B. bei Problemen mit durch unsere Verarbeitung veränderten Mailinhalten

Bearbeitungen des Status einer E-Mail

E-Mails lassen sich in der Detailseite in andere Status bringen. Diese Aktionsmöglichkeiten sind aber nicht für die reguläre Verwendung gedacht, sie sind nur in besonderen Supportsituationen und normalerweise in Rücksprache mit den E-Mailversendern zu verwenden. Die verfügbaren Aktionsmöglichkeiten hängen teilweise vom Status einer E-Mail ab:

E-Mail löschen

Entfernt eine E-Mail komplett aus der Warteschlange. Sollte nur in Ausnahmefällen verwendet werden, z. B. wenn der Versand einer fehlerhaften E-Mail sicher verhindert werden soll. Da Absender*innen bzw. Moderator*innen aber in der Freigabeseite selbst die Option haben eine E-Mail abzubrechen sollte das nur selten für uns notwendig sein.

E-Mail freigeben!

E-Mails im Status 'WARTEND' können freigegeben werden, ohne das die Freigabemail für uns verfügbar ist. Auch dies ist eine Option, die nur sehr selten relevant sein wird, sie kann aber in besonderen Fälle, z. B. wenn die eigentliche Moderation nicht erreichbar ist und wir uns überzeugt haben, dass eine E-Mail trotzdem verschickt werden muss, einen Lösungsweg bieten.

Hinweis: Die Mails werden hier immer ohne Archivierung freigeben, auch wenn der entsprechende Verteiler diese Option hat.

Jetzt weiterverarbeiten

Kann eine E-Mail im Status 'NEU' in die Weiterverarbeitung bringen. Dies sollte bei normaler Funktion des Systems niemals notwendig bzw. auch nur möglich sein, da E-Mails nur sehr kurz in diesem Status sind.

E-Mailversand unwiderruflich abbrechen

Eine E-Mail, die freigegeben wurde, aber bei der noch nicht alle der einzelnen Pakete verschickt wurden, kann über diesen Schalter abgebrochen werden. Auch dies ist eine Option, die in einem normal funktionierenden System nur sehr kurz zur Verfügung stehen sollte, und die nur sehr selten relevant sein wird. Ein Szenario kann dabei sein, dass der Mailversand grundsätzlich gestört ist und für den Wiederanlauf die Menge der zu verschickenden E-Mails reduziert werden soll, in dem bereits im Versand befindliche E-Mails so gestoppt werden.

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