eKVV: Serienmail generieren aus der Teilnahmeliste der Veranstaltung

Hier finden Sie die Dokumentation der Serienmailfunktion in der Teilnahmelistenseite im eKVV. Über die Serienmailfunktion können Sie an die Studierenden individualisierte E-Mails direkt aus dem eKVV heraus versenden. Aktuell ist dafür die Berechtigung als Prüfungsamt für diese Veranstaltung notwendig. Die so generierten E-Mails können zusätzlich in die Prüfungsakte eingehen. Diese Funktion wurde ursprünglich für die Verwendung in Zulassungsverfahren entwickelt. Der Serienmailversand erfolgt in mehreren Schritten:

Schritt 1: Festlegung der Mailvorlage

Zuerst legen Sie die Mailvorlage fest, hier geben Sie den Betreff und den Mailinhalt ein. In beiden Texten können Sie Platzhalter verwenden, um zum einen die konkreten Daten der einzelnen Studierenden liefern, zum anderen aber auch Daten der Lehrveranstaltung. Damit soll es ermöglicht werden für unterschiedliche Veranstaltungen - insbesondere bei Klausuranmeldungen - identische Vorlagen zu verwenden. Die E-Mails bestehen dabei nur aus Text, es ist nicht möglich HTML / Formatierungen zu verwenden oder Anhänge zu verschicken. Das sind die verfügbaren Platzhalter, bitte beachten Sie, dass die '${}' Zeichen Teil der Platzhalter sind und diese genauso so in den Mailtext eingetragen werden müssen, wie sie hier zu sehen sind:

Attribute der einzelnen Personen:

${person_matrikelnummer}

Die Matrikelnummer der Person

${person_ansprache}

Liefert eine komplette Ansprache für die Person, die auch das Geschlecht bzw. das Fehler einer Geschlechtsangabe berücksichtigt. Hier sind diese drei Varianten je nach Geschlechtsangabe möglich:
'Sehr geehrte Frau Müller' / 'Sehr geehrter Herr Meier' / 'Hallo Eike Schmidt'

${person_nachname}

Der Nachname der Person

Attribute der Veranstaltung:

${vst_belegnummer}

Die Belegnummer der Veranstaltung

${vst_thema}

Thema / Titel der Veranstaltung

${vst_art}

Die Art / Arten der Veranstaltung (z. B. 'Kl')

${vst_semester}

Das Semester der Veranstaltung (z. B. 'SoSe 2024')

${vst_fakultaet}

Die Einrichtung der Veranstaltung (z. B. 'Fakultät für Rechtswissenschaft')

Bei den Terminen werden heute nur Auswertungen von Klausurterminen angeboten, da sich diese zuverlässiger auswerten lassen und die ersten Anwendungen aus diesem Bereich kamen. Es wird dabei davon ausgegangen, dann bei der Veranstaltung nur ein Klausurtermin eingetragen ist und dessen Daten werden geliefert. Falls es mehr als einen Klausurtermin geben sollte, so werden die Daten des am weitesten in der Zukunft liegenden Termins geliefert. Falls kein Klausurtermin vorhanden ist, so bleiben die Platzhalter leer:

${klausur_tag}

Der Wochentag des Klausurtermins (z. B. 'Montag')

${klausur_tag_kurz}

Der Wochentag des Klausurtermins in Kurzform (z. B. 'Mo')

${klausur_datum}

Das Datum des Klausurtermins

${klausur_beginn}

Die Uhrzeit, an dem der Klausurtermin beginnt (z. B. '10')

${klausur_ende}

Die Uhrzeit, an dem der Klausurtermin endet (z. B. '11:30')

${klausur_raum}

Die Raumangabe des Klausurtermins. Falls mehrere Räume eingetragen wurden, so werden hier alle geliefert

${klausur_gebaeude}

Das Kürzel des Gebäudes, in dem sich der Raum des Klausurtermins befindet (z. B. 'UHG' oder 'Gebäude Y'). Falls mehrere Räume mit unterschiedlichen Gebäuden eingetragen wurden, so werden hier alle geliefert. Nur wenn bei dem Klausurtermin eine zentrale Raumvergabe erfolgt ist kann hier ein Ergebnis geliefert werden

${klausur_kommentar}

Der Kommentar bzw. die sonstige Anmerkungen des Klausurtermins

Die konkreten Werte aus der Veranstaltung werden Ihnen im rechten Bereich der Seite angezeigt, dabei sind die Personenattribute nur Demoeinträge.

Beim ersten Aufruf der Seite in einer Sitzung werden in den Eingabefeldern für 'Betreff' und 'Inhalt' beispielhafte Einträge angezeigt, die Ihnen die möglichen Platzhalter direkt zur Verwendung anzeigen. Wenn Sie sich einmal eine Vorlage für ihren Zweck daraus erstellt haben, so können Sie sie ggf. auf ihrem PC z. B. in einer Word Datei kopieren, um sie in Zukunft wieder zu verwenden. Das eKVV merkt sich heute die eingetragenen Vorlagen nicht dauerhaft.

Sie sollten die Vorlage unbedingt testen, bevor Sie die nächsten Schritte machen, dazu können Sie den Schalter zum Aktualisieren der Vorschau verwenden und erhalten dann im rechten Bereich eine Vorschau auf die generierten Mails.

Schritt 2: Empfänger*innen wählen

Hier sehen Sie alle Studierenden, die in der Teilnahmeliste stehen. Auch wenn das Teilnahmemanagement aktiviert ist werden hier zunächst alle Personen gezeigt. Gefiltert werden nur eventuelle Gastlogins. Bei jeder Person ist eine Checkbox zu finden, über die Sie die Auswahl der Personen steuern können, die die Mail erhalten sollen.

Wenn das Teilnahmemanagement aktiviert ist, dann werden nur die als teilnehmend gesetzten Studierenden vorausgewählt. Diese Studierenden sind auch über ein Häkchen erkennbar. Wenn kein Teilnahmemanagement verwendet wird, so werden alle Studierenden vorausgewählt.

Schritt 3: Versandauftrag prüfen und bestätigen

In diesem Schritt liegen alle für den Serienmailversand notwendigen Informationen vor. Es wird noch einmal die Mailvorlage mit den eingefügten Daten angezeigt, sowie die Liste der Studierenden, die Sie ausgewählt haben. Bitte prüfen Sie noch einmal sorgfältig, ob hier alles richtig ist!

Bevor Sie den Serienmailversand starten stellen Sie hier noch ein, ob die E-Mails in der Prüfungsakte archiviert werden sollen. Wenn das der Fall sein soll, so wählen Sie in der Auswahlliste die Kategorie der Prüfungsakte aus, in der die Dokumente landen sollen. Zusätzlich können Sie entscheiden, ob Sie die Dokumente direkt für die Studierenden sichtbar machen wollen. Diese Option ist per Voreinstellung aktiviert. Falls Sie sie deaktivieren sollten Sie bedenken, dass eine nachträgliche Freischaltung nur einzeln für jedes Dokument möglich ist.

Abschluss: Versand wurde begonnen

Wie erreiche ich diese Seite

Diese Funktion ist Teil der Teilnahmelistenseite.