Dokumentation der Ausgabe von Zeugnisdokumenten

In dieser Seite dokumentieren Sie die Ausgabe der Zeugnisdokumente zu einem bestimmten Studienabschluss. Dieser Vorgang ersetzt das zuvor notwendige Einscannen der unterzeichneten Zeugnisdokumente samt Hochladen in die Prüfungsakte. Im Zuge der Einführung dieses Verfahren am 15.02.2024 wurde auch die Umstellung von der Empfangsbestätigung, die Studierende unterschreiben mussten, auf die Rechtsbehelfsbelehrung durchgeführt, die nur noch ausgehändigt und nicht mehr zu den Akten genommen wird. Schließlich wird diese Meldung im System auch verwendet um dem Studierendensekretariat automatisiert mitzuteilen, dass ein Studienabschluss erfolgt ist. Die zuvor notwendige Weitergabe der Empfangsbestätigung entfällt damit. Das ist dabei der Ablauf:

Alle Zeugnisdokumente müssen vorhanden sein

Wenn Sie die Seite über das Modultranscript für einen Studienabschluss aufrufen wird zunächst geprüft, ob in der Prüfungsakte diese Dokumente vorhanden sind:

Transcript nach Modulen
Diploma Supplement
Zeugnis
Urkunde
Rechtsbehelfsbelehrung

Falls eines dieser Dokumente fehlt - oder in den Papierkorb gelegt wurde - erhalten Sie eine Fehlermeldung. In diesem Fall müssen Sie die Prüfungsakte entsprechend vorbereiten, also entweder fehlende Dokumente generieren oder aus dem Papierkorb wiederherstellen.

Schritt 1: Angaben zu den Zeugnissen

Die digitale Dokumentation der Zeugnisausgabe benötigt alle Angaben, die sich (nur) auf den ausgedruckten und unterschriebenen Zeugnisdokumenten befinden. Erst dadurch kann diese Dokumentation das Einscannen dieser Dokumente plus Ablage in der Prüfungsakte komplett ersetzen. Dazu sind eine Reihe von Angaben notwendig, die aber in den allermeisten Fällen schon automatisch vorausgefüllt sind und nur bestätigt werden müssen:

Unterzeichner*innen

Hier wird die Angabe, die schon beim Einfrieren des Studienabschlusses gemacht wurde, voreingestellt
Im dem Fall, dass eine andere Person letztendlich unterzeichnet hat, muss hier eine Anpassung erfolgen

Ausgebende Person

Hier wird Ihr Name voreingestellt. Falls Sie die Zeugnisausgabe vertretungsweise dokumentieren, so tragen Sie hier den Namen der Person ein, die sie tatsächlich vorgenommen hat

Ausgabedatum

Hier wird der heutige Tag voreingestellt, bitte passen Sie das Datum ggf. an den konkreten Tag der Zeugnisausgabe bzw. des Tages, an dem Sie das Zeugnis in die Post gegeben haben, an
Das Ausgabedatum spielt eine wichtige Rolle bei der Frage, wie lange Studierende im abgeschlossenen Fach eingeschrieben bleiben dürfen

Art der Ausgabe

Hier können Sie zwischen der persönlichen Übergabe und der postalischen Zusendung unterscheiden
Bei der Auswahl der postalischen Zusendung erhalten Sie weitere Eingabefelder um zu dokumentieren, an welche Adresse die Zeugnisse geschickt wurden. Diese Angaben werden dabei aus den Studierendendaten vorausgefüllt

Sonstige Angaben

Hier können Sie weitere Besonderheiten vermerken, z. B. falls es sich um eine erneute Ausgabe von Zeugnissen handelt

Ausgegebene Dokumente - Deutsch

Für die Dokumentation der Zeugnisausgabe müssen wie zuvor beschrieben alle Zeugnisdokumente in der Prüfungsakte vorliegen
Hier müssen Sie keine Auswahl treffen, es wird Ihnen aber angezeigt an welchem Tag die Dokumente erstellt wurden

Ausgegebene Dokumente - Englisch

Falls Sie auch die englischsprachigen Dokumente ausgegeben haben, so dokumentieren Sie dies in dieser Liste durch Anwählen der jeweiligen Checkbox
Das System merkt sich ihre Auswahl und schlägt sie Ihnen beim nächsten Mal genauso wieder vor. Das gilt auch für weitere Einstellungen in diesem Dialog

Schritt 2: Überprüfung der Angaben und Bestätigung

In der folgenden Seite werden Ihnen alle Eingaben und Auswahlen noch einmal gezeigt. Bitte prüfen Sie die Eingaben sorgfältig, sie gehen nach dem endgültigen Abschicken in das automatisch erstellte Dokument zur Dokumentation der Zeugnisausgabe ein und lassen sich dort nicht mehr verändern (außer durch eine Rücknahme der Zeugnisausgabe, die aber die Ausnahme bleiben sollte). Der Studienabschluss ist danach auch nicht mehr in der Seite zur Erstellung von Zeugnisse & Urkunden zur Auswahl verfügbar.

Wenn die Zeugnisdokumente postalisch zugeschickt wurden haben Sie die Option an die Studierende/den Studierenden direkt eine entsprechende Nachricht zu schicken. Sie gelangen dann direkt in die Seite zum Nachrichtenversand an Studierende, die Nachricht wird dabei bereits weitgehend vorausgefüllt und dabei insbesondere die Adresse gezeigt, an die die Dokumente geschickt wurden.

Die Benachrichtigung sollte unbedingt genutzt werden, damit die Studierenden wissen, dass die Dokumente auf dem Weg sind und ggf. frühzeitig eine Rückmeldung geben können, wenn etwas mit der Zustellung nicht funktioniert haben sollte.

Dokumente in der Prüfungsakte

In der Prüfungsakte ist danach ein neues Dokument vorhanden, welches alle Informationen zur Zeugnisausgabe bündelt. Es wird unter der Kategorie der Zeugnisdokumente eingeordnet und trägt den Titelzusatz Dokumentation der Zeugnisausgabe. Es enthält dabei so viele Informationen, dass immer eine zweifelsfreie Rekonstruktion der ausgegebenen Dokumente möglich ist. Daher sind viele technische Detailangaben enthalten wie interne Kennzeichnungen und Hashwerte, die es ermöglichen jederzeit eindeutig nachzuvollziehen, welche Versionen der verschiedenen Dokumente ausgegeben wurden.

Zusätzlich wird in den Verlaufsinformationen der Zeugnisdokumente, die ausgegeben wurden, ein Eintrag in der Form Diese Dokumentenversion war Teil der Zeugnisausgabe vom 16.02.2024 gemacht. Damit ist auch bei diesen Dokumenten direkt erkennbar, dass sie einmal ausgegeben wurden.

Wo sehe ich, bei welchen Abschlüssen noch keine Zeugnisausgabe erfolgt bzw. dokumentiert ist

In der Auflistung der Studienabschlüsse gibt es eine Spalte mit dem Zeugnisausgabedatum, die nur gefüllt ist, wenn die Zeugnisausgabe auf diese Weise dokumentiert wurde. Da diese Funktion am 15.02.2024 verfügbar gemacht wurde sollten mindestens alle danach erstellten Abschlüsse diese Angabe haben.

Wie erreiche ich diese Seite

Sie erreichen diese Seite aus dem Transcript nach Modulen, hier wird bei den Studienabschlüssen die entsprechende Funktion über das Brief-und-grüner-Pfeil-Symbol angeboten.