E-Mailverteiler der Funktionsträger und -trägerinnen

Für jede der Funktionsträgergruppen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis gibt es einen automatischen E-Mailverteiler, der alle Personen erreichen kann, die aktuell der jeweiligen Funktion zugeordnet sind.

So können Sie über einen der Verteiler alle Dekan*innen erreichen, über einen anderen alle Studiendekan*innen und so weiter.

Wenn Sie eine Mail an mehrere Verteiler schicken, aber dabei separate E-Mails verwenden, dann empfehlen wir, diesen E-Mails einen entsprechenden Hinweistext voranzustellen, damit die Adressat*innen voneinander wissen und E-Mails nicht unnötig weitergeleitet werden.

Ein Beispiel: "Diese Mail geht an die Verteiler Alle Studiendekane und Alle Verwaltungsleitungen"

Eine genaue Beschreibung, welche E-Mailadressen in die Verteiler eingehen, findet sich am Ende der Seite.

Wer kann den/die Verteiler benutzen

Alle Mitarbeiter*innen der Universität. Genauer gesagt können die Verteiler von allen E-Mailadressen beschickt werden, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind.

Wer kann die geschickten E-Mails freigeben/moderieren

Bitte beachten Sie, dass alle an BIS E-Mailverteiler geschickten E-Mails jeweils freigeschaltet werden müssen.

Bei diesem Verteiler wird die Freigabe-E-Mail direkt an den Absender/die Absenderin der zu verteilenden E-Mail zurück geschickt.

Weitere allgemeine Hinweise zur Freigabe finden Sie in dieser Seite.

Wo finde ich den/die Verteiler?

Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis. Gehen Sie in Seite mit der Übersicht der Funktionsträger und wählen Sie gewünschte Kategorie. In der dann folgenden Detailseite finden Sie am Ende den jeweiligen Verteiler. Falls Ihnen veraltete oder fehlende Einträge auffallen, schicken Sie uns bitte einen entsprechenden Hinweis.

Spielt die Archivierungsoption eine Rolle

Die Archivierungsoption kann bei diesem Verteiler genutzt werden. Sie sorgt dafür, dass der Inhalt der E-Mail im Nachrichtenbereich des 'Meine Uni' Portals für eine Woche für die Empfänger*innen sichtbar bleibt.

Welche Adressen gehen genau in den Verteiler ein?

Dieser Verteiler unterscheidet sich in seiner Funktionsweise etwas von den anderen Verteilern, über die für eine oder mehrere Einrichtungen Mitarbeiter*innen erreicht werden können. Bei den Funktionsträgerverteilern wird angestrebt primär eventuell vorhandene Funktions-E-Mailadressen zu beschicken. Funktions-E-Mailadressen wie dekanin@fakultaet_xy.uni-bielefeld.de werden in vielen Bereichen schon länger verwendet.

In der folgenden Beschreibung wird als Fallbeispiel der Verteiler verwendet, der alle Dekaninnen und Dekane erreicht. Der Verteiler wird hier in drei Schritten vom System zusammengesetzt:

Schritt 1: Finden der Funktionsträgereinrichtungen

Zuerst werden alle Einrichtungen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis gesucht, die Dekaninnen und Dekane enthalten. Welche dies sind, kann in der entsprechenden Seite Dekaninnen und Dekane im Verzeichnis überprüft werden.

Schritt 2: E-Mailadressen in den Funktionsträgereinrichtungen

Bei den in Schritt 1 gefundenen Einrichtungen wird überprüft, ob bei ihnen Funktions-E-Mailadressen eingetragen sind (z. B. dekanin@fakultaet_xy.uni-bielefeld.de). Wenn bei einer Einrichtung eine E-Mailadresse gefunden wird, geht sie in die Adressatenliste des Verteilers ein. Für diese Einrichtungen werden die folgenden Schritte nicht mehr durchlaufen.

Der Grund ist, dass in solchen Fällen die Funktionsträger*innen nicht durch eine mehrfache Zustellung der E-Mails belästigt werden sollen.

Schritt 3: E-Mailadressen bei den Funktionsträger*innen

Zu den Dekane-Einrichtungen, bei denen in Schritt 2 keine E-Mailadresse gefunden wurde, werden die zugeordneten Personen (hier die Dekaninnen und Dekane) gesucht, um auf diese Weise die E-Mailadressen zu ermitteln. Auch hier wird etwas anders vorgegangen als bei den sonstigen Verteilern für MitarbeiterInnen:

Falls bei einer der Dekan*innen mehrere Kontaktdatensätze mit E-Mailadressen gefunden werden, wird zuerst die E-Mailadresse berücksichtigt, die in Dekanin-Kontaktdatensätzen eingetragen ist. Nur wenn hier keine Adresse vorhanden ist, wird bei den weiteren Kontakten gesucht und dann die zuerst gefundene Adresse verwendet.

Auf diese Weise kann bei Dekan*innen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis sowohl die persönliche Adresse wie auch die jeweilige Funktionsadresse eingetragen werden und trotzdem im Dekaneverteiler nur die Funktionsadresse angesprochen werden.

Sonderfall Prüfungsämterverteiler

Für die Prüfungsämter existiert auch ein Verteiler, der sich aus den technischen Zuständigkeiten in der BIS Prüfungsverwaltung speist. Dieser Verteiler ist aber mit dem Funktionsträgerverteiler der Prüfungsämter gekoppelt, beide Verteiler erreichen die gleichen Personen.

Beispiel

Zur Illustration des Verteilerverhaltens soll ein Beispiel dienen:

Es gebe vier Dekan*innen mit jeweils unterschiedlichen Kontaktdatensätzen:

Prof. S. Meier

Kontakt 1: Fakultät A > AG Meier

E-Mailadresse: s.meier@fakultaet_a.uni-bielefeld.de

Kontakt 2: Fakultät A > Fakultätsverwaltung > Dekan

E-Mailadresse: dekan@fakultaet_a.uni-bielefeld.de

Prof. A. Müller

Kontakt 1: Fakultät B > AG Müller

E-Mailadresse: a.mueller@fakultaet_b.uni-bielefeld.de

Kontakt 2: Fakultät B > Fakultätsverwaltung > Dekanin

E-Mailadresse: fehlt

Prof. M. Schmitz

Kontakt 1: Fakultät C > Fakultätsverwaltung > Dekan

E-Mailadresse: m.schmitz@fakultaet_c.uni-bielefeld.de

Kontakt 2: Fakultät C > AG Schmitz

E-Mailadresse: m.schmitz@fakultaet_c.uni-bielefeld.de

Prof. S. Schulz

Kontakt 1: Fakultät D > Fakultätsverwaltung > Dekanin

E-Mailadresse: dekanin@fakultaet_d.uni-bielefeld.de

Kontakt 2: Fakultät D > Fakultätsverwaltung > Dekanin

E-Mailadresse: s.schulz@fakultaet_d.uni-bielefeld.de

Für die Dekane-Einrichtungen sind folgende E-Mailadressen eingetragen:

Fakultät A > Fakultätsverwaltung > Dekan: keine E-Mailadresse eingetragen
Fakultät B > Fakultätsverwaltung > Dekanin: keine E-Mailadresse eingetragen
Fakultät C > Fakultätsverwaltung > Dekan: dekan@fakultaet_c.uni-bielefeld.de
Fakultät D > Fakultätsverwaltung > Dekanin: keine E-Mailadresse eingetragen

In den E-Mailverteiler fließen folgende Adressen ein:

Fakultät A > Fakultätsverwaltung > Dekan

dekan@fakultaet_a.uni-bielefeld.de

Hier fehlt bei der Einrichtung die E-Mailadresse, dafür hat Prof. Meier in seinem Dekan-Kontakt diese Adresse eingetragen

Fakultät B > Fakultätsverwaltung > Dekanin

a.mueller@fakultaet_b.uni-bielefeld.de

Hier ist weder bei der Dekanin-Einrichtung noch beim Dekanin-Kontakt von Prof. Müller eine Adresse eingetragen. Daher wird hier die individuelle Adresse verwendet.

Fakultät C > Fakultätsverwaltung > Dekan

dekan@fakultaet_c.uni-bielefeld.de

Hier ist bei der Dekan-Einrichtung eine E-Mailadresse eingetragen. Die Adressen von Prof. Schmitz werden daher nicht einbezogen.

Fakultät D > Fakultätsverwaltung > Dekan

dekanin@fakultaet_d.uni-bielefeld.de und s.schulz@fakultaet_d.uni-bielefeld.de

Dies ist ein ungewöhnlicher Fall, in dem bei der Dekanin zwei Kontakte in der Dekanin-Einrichtung existieren. Beide Kontakte werden verwendet. Diese Art der Eintragung ist die einzige Form, in der eine Dekanin sowohl mit der Funktions- wie auch mit der persönlichen Adresse im Verteiler auftreten kann.