E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen
Für jede Veranstaltung im eKVV wird automatisch ein E-Mailverteiler zur Verfügung gestellt. Dieser Verteiler erreicht alle Studierenden (auch Gastbenutzer), welche die Veranstaltung im eigenen eKVV Stundenplan gespeichert haben oder denen in der BIS Prüfungsverwaltung eine Leistung bei der Veranstaltung verbucht wurde. Zusätzlich werden immer auch die Lehrenden der Veranstaltung in die Empfängerliste einbezogen.
Wenn das eKVV-Teilnehmermanagement bei einer Veranstaltung verwendet wird, gibt es zwei weitere Verteiler, über welche ausschließlich die zugelassenen Teilnehmer*innen erreicht werden bzw. die nicht-zugelassenen/auf der Warteliste stehenden.
Wie sie frei gewählte Gruppen von Teilnehmer*innen adressieren können wird in der Seite 'Kommunikation mit Studierenden' beschrieben.
Wer kann den/die Verteiler benutzen
Die Verteiler einer Veranstaltung können zunächst von den Lehrenden und ihren Sekretariaten beschickt werden. Die Verbindung zu den Lehrenden erfolgt automatisch über die Zuordnung im eKVV.
Die Verteiler sollen allerdings den kompletten Lebenszyklus einer Lehrveranstaltung von der Planung bis zur Prüfungsdokumentation unterstützten und können daher auch von den eKVV Verantwortlichen der jeweiligen Fakultät, von Verantwortlichen für Platzvergabeverfahren (Belegmanagement), den Moderator*innen der fakultätsweiten Mailverteiler, den zuständigen Prüfungsämtern wie auch bei Klinikveranstaltungen von den Lehrkoordinationen genutzt werden. Auch der zentralen Raumvergabe stehen diese Verteiler zur Verfügung.
Lehrende, Sekretariate und die zuvor genannten Verantwortlichen können die Verteiler unter ihren im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragenen E-Mailadressen beschicken.
Lehrende können zusätzlich einzelne E-Mailadressen als absendeberechtigt eintragen. Auf diese Weise kann Tutorinnen und Tutoren die Nutzung ermöglicht werden (Hinweise dazu siehe unten).
Sie brauchen dazu einen BIS Zugang. In der Seite "Meine Veranstaltungen" finden Sie dann bei jeder Veranstaltung entsprechende Links.
Wer kann die geschickten E-Mails freigeben/moderieren
Bitte beachten Sie, dass alle an BIS E-Mailverteiler geschickten E-Mails jeweils freigeschaltet werden müssen.
Bei diesem Verteiler wird die Freigabe-E-Mail direkt an den Absender/die Absenderin der zu verteilenden E-Mail zurück geschickt.
Weitere allgemeine Hinweise zur Freigabe finden Sie in dieser Seite.
Wo finde ich den/die Verteiler?
Die Adressen der E-Mailverteiler finden Sie am einfachsten im eKVV. Suchen Sie dort die gewünschte Veranstaltung heraus, öffnen Sie die Detailansicht und gehen Sie zum entsprechenden Abschnitt in der Seite.
Die beiden zusätzlichen Verteiler, die durch eine Nutzung des Teilnehmermanagements verfügbar werden, finden Sie nicht im öffentlichen eKVV, sondern nur in den geschützten eKVV Eingabeseiten. In der Seite "Meine Veranstaltungen" sehen Sie zum Beispiel bei jeder Veranstaltung einen Link zu den E-Mailverteilern.
Spielt die Archivierungsoption eine Rolle
Wenn Sie eine E-Mail mit der Archivierungsoption freigeben wird sie in das öffentlich einsehbare E-Mailarchiv der Veranstaltung im eKVV kopiert. Grundsätzlich wird die Nutzung der Archivierungsoption empfohlen, damit auch Studierende ohne eingetragene E-Mailadresse eine Chance haben Informationen zu erhalten.
Archivierte E-Mails werden automatisch nach 2 Jahren entfernt. Als Lehrende/r einer Veranstaltung können Sie archivierte E-Mails auch selbst wieder löschen, gehen Sie dazu über die Seite 'Meine Veranstaltungen' in das jeweilige E-Mailarchiv. Wenn Sie Informationen zu Veranstaltungen über einen längeren Zeitraum behalten möchten, sollten Sie die Foren oder den Ankündigungsbereich in den ans eKVV angeschlossenen Lernräume nutzen.
Wie erhalten TutorInnen einen Zugang zu den E-Mailverteilern
Als Lehrende können Sie Ihren TutorInnen die Nutzung der E-Mailverteiler bei einzelnen Veranstaltungen eröffnen. Dazu benötigen Sie einen BIS Zugang. Wenn Sie diesen haben gehen Sie so vor:
- Gehen Sie im eKVV auf die Seite "Meine Veranstaltungen"
- Suchen Sie dort die Veranstaltung heraus, für die Sie TutorInnen freischalten wollen
- Klicken Sie bei der Veranstaltung auf den 'bearbeiten' Link unter Kommunikation / E-Mailverteiler
- Auf dem folgenden Formular können Sie E-Mailadressen der TutorInnen eintragen, die dann sofort sendeberechtigt für den Verteiler sind. Sie können auf dem gleichen Wege diese Sendeberechtigungen auch wieder entfernen
Was passiert, wenn eine Belegnummer bei mehreren Veranstaltungen verwendet wird
Die Adressen der E-Mailverteiler der Veranstaltungen enthalten als wesentliches Merkmal zur Identifizierung der Veranstaltung die Belegnummer. Falls eine Belegnummer in einem Semester bei mehreren Veranstaltungen verwendet wird, so haben diese Veranstaltungen einen gemeinsamen Verteiler. Dies hat in manchen Anwendungsfällen den Vorteil, dass alle Teilnehmer*innen der entsprechenden Veranstaltungen erreicht werden, auch wenn sie nicht jede der betreffenden Veranstaltungen im Stundenplan haben.
Wenn es hingegen wichtig ist, dass nur die Teilnehmer*innen einer ganz bestimmten Veranstaltung erreicht werden, dann bietet das eKVV alternative Verteileradressen an, welche die immer eindeutige Veranstaltungs-ID enthalten. Da die ID einfach eine lange Zahlenkette ist sind diese Verteileradressen nicht gut merkbar und für die EmpfängerInnen auch nicht direkt mit einer bestimmten Veranstaltung in Beziehung zu setzen. Sie sollten daher wirklich nur verwendet werden, wenn genau eine bestimmte Veranstaltung von mehreren Veranstaltungen mit identischer Belegnummer adressiert werden muss. Fallbeispiele sind hier Übungsgruppen oder Klausuranmeldeveranstaltungen.
Sie finden diese alternativen Verteileradressen in der internen eKVV Eingabe. Suche Sie dort die entsprechende Veranstaltung und gehen Sie in die Detailseite der gewünschten Veranstaltung. Am Ende gibt es den Bereich zu den Mailverteilern und dort einen Abschnitt 'Wenn die Belegnummer mehrfach vorkommt'. Hier werden die Adressen der Verteilervarianten mit und ohne Berücksichtigung des Teilnahmemanagements angezeigt.