Quelltext der Seite E-Mailverteiler der Funktionsträger und -trägerinnen

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Für jede der [http://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Funktionssuche.jsp Funktionsträgergruppen] im Personen- und Einrichtungsverzeichnis gibt es einen automatischen E-Mailverteiler, der alle Personen erreichen kann, die aktuell der jeweiligen Funktion zugeordnet sind.

So können Sie über einen der Verteiler alle Dekan*innen erreichen, über einen anderen alle Studiendekan*innen und so weiter.

Wenn Sie eine Mail an mehrere Verteiler schicken, aber dabei separate E-Mails verwenden, dann empfehlen wir, diesen E-Mails einen entsprechenden Hinweistext voranzustellen, damit die Adressat*innen voneinander wissen und E-Mails nicht unnötig weitergeleitet werden.

Ein Beispiel: "Diese Mail geht an die Verteiler '''Alle Studiendekane''' und '''Alle Verwaltungsleitungen'''"

Eine genaue Beschreibung, welche E-Mailadressen in die Verteiler eingehen, findet sich am Ende der Seite.

|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|wo=Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis. Gehen Sie in Seite mit der [http://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Funktionssuche.jsp Übersicht der Funktionsträger] und wählen Sie gewünschte Kategorie. In der dann folgenden Detailseite finden Sie am Ende den jeweiligen Verteiler. Falls Ihnen veraltete oder fehlende Einträge auffallen, schicken Sie {{BISKontakt|uns}} bitte einen entsprechenden Hinweis.
|archivierung={{MailverteilerArchivierung}}}}
== Welche Adressen gehen genau in den Verteiler ein? ==

Dieser Verteiler unterscheidet sich in seiner Funktionsweise etwas von den anderen Verteilern, über die für eine oder mehrere Einrichtungen Mitarbeiter*innen erreicht werden können. Bei den Funktionsträgerverteilern wird angestrebt primär eventuell vorhandene Funktions-E-Mailadressen zu beschicken. Funktions-E-Mailadressen wie ''dekanin@fakultaet_xy.uni-bielefeld.de'' werden in vielen Bereichen schon länger verwendet.

In der folgenden Beschreibung wird als Fallbeispiel der Verteiler verwendet, der alle Dekaninnen und Dekane erreicht. Der Verteiler wird hier in drei Schritten vom System zusammengesetzt:

=== Schritt 1: Finden der Funktionsträgereinrichtungen ===

Zuerst werden alle Einrichtungen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis gesucht, die ''Dekaninnen und Dekane'' enthalten. Welche dies sind, kann in der entsprechenden Seite [http://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/funktionssucheAnzeigeAct?einrArtId=6604880  Dekaninnen und Dekane] im Verzeichnis überprüft werden.

=== Schritt 2: E-Mailadressen in den Funktionsträgereinrichtungen ===

Bei den in Schritt 1 gefundenen Einrichtungen wird überprüft, ob bei ihnen Funktions-E-Mailadressen eingetragen sind (z. B. ''dekanin@fakultaet_xy.uni-bielefeld.de''). Wenn bei einer Einrichtung eine E-Mailadresse gefunden wird, geht sie in die Adressatenliste des Verteilers ein. Für diese Einrichtungen werden die folgenden Schritte '''nicht mehr durchlaufen'''. 

Der Grund ist, dass in solchen Fällen die Funktionsträger*innen nicht durch eine mehrfache Zustellung der E-Mails belästigt werden sollen.

=== Schritt 3: E-Mailadressen bei den Funktionsträger*innen ===

Zu den ''Dekane''-Einrichtungen, bei denen in Schritt 2 keine E-Mailadresse gefunden wurde, werden die zugeordneten Personen (hier die Dekaninnen und Dekane) gesucht, um auf diese Weise die E-Mailadressen zu ermitteln. Auch hier wird etwas anders vorgegangen als bei den sonstigen Verteilern für MitarbeiterInnen:

Falls bei einer der Dekan*innen mehrere Kontaktdatensätze mit E-Mailadressen gefunden werden, wird zuerst die E-Mailadresse berücksichtigt, die in ''Dekanin''-Kontaktdatensätzen eingetragen ist. Nur wenn hier keine Adresse vorhanden ist, wird bei den weiteren Kontakten gesucht und dann die zuerst gefundene Adresse verwendet.

Auf diese Weise kann bei Dekan*innen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis sowohl die persönliche Adresse wie auch die jeweilige Funktionsadresse eingetragen werden und trotzdem im Dekaneverteiler nur die Funktionsadresse angesprochen werden.

=== Sonderfall Prüfungsämterverteiler ===
Für die Prüfungsämter existiert auch ein [[E-Mailverteiler für Personen mit bestimmten Zuständigkeiten in den BIS Anwendungen|Verteiler, der sich aus den technischen Zuständigkeiten in der BIS Prüfungsverwaltung]] speist. Dieser Verteiler ist aber mit dem Funktionsträgerverteiler der Prüfungsämter gekoppelt, beide Verteiler erreichen die gleichen Personen.

=== Beispiel ===

Zur Illustration des Verteilerverhaltens soll ein Beispiel dienen:

Es gebe vier Dekan*innen mit jeweils unterschiedlichen Kontaktdatensätzen:

;Prof. S. Meier
:Kontakt 1: Fakultät A > AG Meier 
::E-Mailadresse: s.meier@fakultaet_a.uni-bielefeld.de
:Kontakt 2: Fakultät A > Fakultätsverwaltung > '''Dekan'''
::E-Mailadresse: dekan@fakultaet_a.uni-bielefeld.de

;Prof. A. Müller
:Kontakt 1: Fakultät B > AG Müller
::E-Mailadresse: a.mueller@fakultaet_b.uni-bielefeld.de
:Kontakt 2: Fakultät B > Fakultätsverwaltung > '''Dekanin'''
::E-Mailadresse: fehlt

;Prof. M. Schmitz
:Kontakt 1: Fakultät C > Fakultätsverwaltung > '''Dekan'''
::E-Mailadresse: m.schmitz@fakultaet_c.uni-bielefeld.de
:Kontakt 2: Fakultät C > AG Schmitz
::E-Mailadresse: m.schmitz@fakultaet_c.uni-bielefeld.de

;Prof. S. Schulz
:Kontakt 1: Fakultät D > Fakultätsverwaltung > '''Dekanin'''
::E-Mailadresse: dekanin@fakultaet_d.uni-bielefeld.de
:Kontakt 2: Fakultät D > Fakultätsverwaltung > '''Dekanin'''
::E-Mailadresse: s.schulz@fakultaet_d.uni-bielefeld.de

Für die ''Dekane''-Einrichtungen sind folgende E-Mailadressen eingetragen:

;Fakultät A > Fakultätsverwaltung > Dekan
:keine E-Mailadresse eingetragen 
;Fakultät B > Fakultätsverwaltung > Dekanin
:keine E-Mailadresse eingetragen 
;Fakultät C > Fakultätsverwaltung > Dekan
:dekan@fakultaet_c.uni-bielefeld.de
;Fakultät D > Fakultätsverwaltung > Dekanin
:keine E-Mailadresse eingetragen 

In den E-Mailverteiler fließen folgende Adressen ein:

;Fakultät A > Fakultätsverwaltung > Dekan
:dekan@fakultaet_a.uni-bielefeld.de
::Hier fehlt bei der Einrichtung die E-Mailadresse, dafür hat Prof. Meier in seinem ''Dekan''-Kontakt diese Adresse eingetragen

;Fakultät B > Fakultätsverwaltung > Dekanin
:a.mueller@fakultaet_b.uni-bielefeld.de
::Hier ist weder bei der ''Dekanin''-Einrichtung noch beim ''Dekanin''-Kontakt von Prof. Müller eine Adresse eingetragen. Daher wird hier die individuelle Adresse verwendet.

;Fakultät C > Fakultätsverwaltung > Dekan
:dekan@fakultaet_c.uni-bielefeld.de
::Hier ist bei der ''Dekan''-Einrichtung eine E-Mailadresse eingetragen. Die Adressen von Prof. Schmitz werden daher nicht einbezogen.

;Fakultät D > Fakultätsverwaltung > Dekan
:dekanin@fakultaet_d.uni-bielefeld.de '''und''' s.schulz@fakultaet_d.uni-bielefeld.de
::Dies ist ein ungewöhnlicher Fall, in dem bei der Dekanin zwei Kontakte in der ''Dekanin''-Einrichtung existieren. Beide Kontakte werden verwendet. Diese Art der Eintragung ist die einzige Form, in der eine Dekanin sowohl mit der Funktions- wie auch mit der persönlichen Adresse im Verteiler auftreten kann.