Die BIS-Anwendungen für Promovierende

Einleitung

Das BIS (Bielefelder Informationssystem) wurde als internetbasiertes Informationssystem für die Universität Bielefeld entwickelt und im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Die BIS Anwendungen unterstützen Studierende bei der Organisation ihres Studiums und bieten der Gruppe der Promovierenden eine Reihe von nützlichen Funktionen. Neben umfassenden Informationen zu Lehrveranstaltungen, Studiengängen, Lehrenden und Prüfungen, sind hilfreiche Funktionen, wie die BIS-Prüfungsverwaltung oder die Kommunikation über E-Mailverteiler integriert.

Zugang zu den BIS-Anwendungen

Für den Zugang zu den BIS-Anwendungen benötigen Promovierende ihre Matrikel-Nr. und das BITS-Passwort. Besteht gleichzeitig ein Arbeitsverhältnis an der Universität Bielefeld, wird zusätzlich der Zugang als Mitarbeiter*in benötigt und müssen die verschiedenen Rechte in der jeweiligen Rolle beachtet werden.

Die BIS-Anwendungen im Einzelnen

Das Personen- und Einrichtungsverzeichnis (PEVZ)

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Das PEVZ als Basisteil der BIS-Anwendungen, enthält die dienstlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld sowie die Informationen zu ihren Einrichtungen. Von der Startseite der Universität Bielefeld ausgehend, ist das Personen- und Einrichtungsverzeichnis öffentlich erreichbar. Der Ersteintrag im PEVZ wird von der zuständigen Einrichtung erstellt, anschließend können verschiedene Angaben, wie Erreichbarkeit, Link zur eigenen Homepage, CV, Forschungsschwerpunkte (nur für Forschende) selbstständig eingetragen und gepflegt sowie ein Foto hochgeladen werden.

Das elektronisch kommentierte Veranstaltungsverzeichnis (eKVV)

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Das eKVV gibt detaillierte Auskünfte zum Veranstaltungsangebot der Universität Bielefeld, in dem alle Veranstaltungen in allen Studiengängen strukturiert erfasst sind. Dabei werden - je nach Auswahl - die laufende oder die vergangenen Veranstaltungen angezeigt. Das Vorlesungsverzeichnis lässt sich nicht nur nach Studiengängen, sondern auch nach Fakultäten, Lehrenden, Modulen und mehr durchsuchen. Wie das PEVZ, ist das eKVV von der Startseite der Universität Bielefeld aus öffentlich zugänglich. Das eKVV organisiert das Studienprogramm über die Erstellung des persönlichen Stundenplans. Durch das Aufnehmen der Veranstaltung in den eigenen Stundenplan wird automtisch eine Teilnahmeliste für die Lehrenden erzeugt. Die Teilnahmeliste wiederum ist die Grundlage für die Registrierung von Leistungen, die in den Veranstaltungen erbracht wurden. Leistungen gelangen über die Leistungsmeldung direkt in das Transcript der Promovierenden, sofern das Studienprogramm modelliert ist. An die Lehrveranstaltungen im eKVV können Lernräume angebunden werden, die der Bereitstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Arbeit an elektronischen Lehrmaterialien dient. Die Teilnahmeliste im eKVV steuert den Zugriff auf diese Lernplattformen.

Die Studieninformation

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Der Großteil der Studiengänge der Universität Bielefeld in den BIS-Anwendungen ist modelliert. Unter Studiengangsmodellierung wird die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen in einem technischen System verstanden, die so weitgehend ist, dass das System danach in der Lage ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Mit der Studiengangsmodellierung verstehen BIS-Anwendungen die zugrunde liegenden Prüfungsordnungen. Die Seiten der Studieninformation stellen die grafisch aufbereitete und durch weitere Informationen ergänzte Sicht auf die Studiengangsmodellierung im BIS dar. Nach der Auswahl der Abschlussart Promotion wird die Übersicht über die Promotionsstudiengänge der Universität Bielefeld erzeugt. Neben vielen Informationen rund um die Promotion für Promotionsinteressierte oder bereits gestartete Promovierende, wie zum Beispiel Förderprogramme und Stipendien, werden dort die Promotionsordnungen zugänglich gemacht. Durch die Auswahl eines bestimmten Studienprogramms oder -gangs wird eine Beschreibung und das entsprechende Lehrangebot im eKVV dargestellt.

Die BIS-Prüfungsverwaltung

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In der BIS-Prüfungsverwaltung werden alle erbrachten Leistungen erfasst und gespeichert. Über das Transcript oder die Leistungsübersicht lassen sich bereits verbuchte Studien- und Prüfungsleistungen anzeigen oder ein PDF Dokument erstellen.

Kommunikationsunterstützung: BIS E-Maildienste

Ein E-Mailverteiler ermöglicht einer bestimmten, vorher festgelegten Gruppe den Austausch von E-Mail-Nachrichten. Die E-Mailverteiler im BIS werden nicht von Hand gepflegt, sondern über die Daten einer Person gesteuert, die bereits mit den BIS-Anwendungen arbeitet. Die im eKVV eingetragene E-Mail-Adresse wird verschlüsselt verwendet, so dass die einzelnen Empfängeradressen für den Absender nicht zu erkennen sind. Zum Beispiel können alle Teilnehmer einer Veranstaltung, alle Promovierenden oder alle Mitglieder einer Fakultät erreicht werden. Für Promovierende an der Universität Bielefeld sind neben anderen die veranstaltungs- und studiengangsbezogenen E-Mailverteiler hilfreich.

Das mobile Angebot der wichtigsten Anwendungen: BIS to go

Die Oberflächen der BIS-Anwendungen sind für die Nutzung von Desktop-PCs und Laptops designt. Im Alltag werden von Promovierenden und Studierenden häufig mobile Endgeräte wie Smartphone und Tablet eingesetzt. Damit die BIS-Anwendungen mobil jederzeit an jedem Ort verfügbar sind, wurde einige wichtige Funktionen der BIS-Anwendungen auf die mobilen Geräte angepasst. 'BIS to go' macht Inhalte aus dem Personen- und Einrichtungsverzeichnis, dem eKVV sowie der BIS-Prüfungsverwaltung für mobile Geräte verfügbar, die kleine Bildschirme, eingeschränkte Bedienungsmöglichkeiten (z. B. keine Maus) und langsame Internetverbindungen haben. Die Inhalte besagter BIS-Anwendungen werden so aufbereitet, dass sie auf oben genannten Geräten genutzt werden können.