E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen

Für jede Veranstaltung im eKVV wird automatisch ein E-Mailverteiler zur Verfügung gestellt. Dieser Verteiler erreicht alle Studierenden (auch Gastbenutzer), welche die Veranstaltung im eigenen eKVV Stundenplan gespeichert haben oder denen in der BA/MA Prüfungsverwaltung eine Leistung bei der Veranstaltung verbucht wurde. Zusätzlich werden immer auch die Lehrenden der Veranstaltung in die Empfängerliste einbezogen.

Wenn das eKVV-Teilnehmermanagement bei einer Veranstaltung verwendet wird gibt es zwei weitere Verteiler, über welche ausschließlich die zugelassenen TeilnehmerInnen erreicht werden bzw. die nicht-zugelassenen/auf der Warteliste stehenden.

Wer kann den/die Verteiler benutzen

Die Verteiler einer Veranstaltung können zunächst von den Lehrenden und ihren Sekretariaten beschickt werden. Die Verbindung zu den Lehrenden erfolgt automatisch über die Zuordnung im eKVV.

Die Verteiler sollen allerdings den kompletten Lebenszyklus einer Lehrveranstaltung von der Planung bis zur Prüfungsdokumentation unterstützten und können daher auch von den eKVV Verantwortlichen der jeweiligen Fakultät, von Verantwortlichen für Platzvergabeverfahren sowie von den zuständigen Prüfungsämtern genutzt werden.

Lehrende, Sekretariate und die zuvor genannten Verantwortlichen können die Verteiler unter ihren im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragenen E-Mailadressen beschicken.

Lehrende haben außerdem die Möglichkeit die Verteiler für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbst zu öffnen, um so die Nutzung durch die Studierenden zu ermöglichen. Auch können die Lehrenden einzelne E-Mailadressen zusätzlich als absendeberechtigt eintragen. Auf diese Weise kann Tutorinnen und Tutoren die Nutzung ermöglicht werden (Hinweise dazu siehe unten).

Sie brauchen dazu allerdings einen eKVV Zugang. In der Seite "Meine Veranstaltungen" finden Sie dann bei jeder Veranstaltung entsprechende Links.

Wer kann die geschickten E-Mails freigeben/moderieren

Bitte beachten Sie, dass alle an BIS E-Mailverteiler geschickten E-Mails jeweils freigeschaltet werden müssen.

Bei diesem Verteiler wird die Freigabe-E-Mail direkt an den Absender/die Absenderin der zu verteilenden E-Mail zurück geschickt.

Weitere allgemeine Hinweise zur Freigabe finden Sie in dieser Seite.

Wo finde ich den/die Verteiler?

Die Adressen der E-Mailverteiler finden Sie am einfachsten im eKVV. Suchen Sie dort die gewünschte Veranstaltung heraus, öffnen Sie die Detailansicht und gehen Sie zum entsprechenden Abschnitt in der Seite.

Die beiden zusätzlichen Verteiler, die durch eine Nutzung des Teilnehmermanagements verfügbar werden, finden Sie nicht im öffentlichen eKVV, sondern nur in den geschützten eKVV Eingabeseiten. Sie brauchen daher einen eKVV Zugang. In der Seite "Meine Veranstaltungen" sehen Sie dann bei jeder Veranstaltung einen Link zu den E-Mailverteilern.

Spielt die Archivierungsoption eine Rolle

Die Archivierung ist gerade bei diesen Verteilern sehr wichtig. Wenn Sie eine E-Mail mit der Archivierungsoption freigeben geschieht folgendes:

1. Der E-Mailtext wird in das jeweilige Veranstaltungsforum kopiert und ist dort für alle eKVV Nutzerinnen und Nutzer sichtbar.
2. Wenn die E-Mail einen Dateianhang hatte, so wird dieser in die Dokumentenablage verschoben. In der Dokumentenablage wird dazu ein eigener Ordner an einer bestimmten Stelle angelegt, in dessen Beschreibung der E-Mailtext ebenfalls eingeht. Falls die Dokumentenablage vorher noch nicht genutzt wurde, wird sie nun auf einer Standardstufe freigeschaltet.

Mit Hilfe der Archivierung kann also auch die Dokumentenablage bedient werden.

Grundsätzlich wird die Nutzung der Archivierungsoption empfohlen, damit auch Studierende ohne eingetragene E-Mailadresse eine Chance haben Informationen zu erhalten.

Wie erhalten TutorInnen einen Zugang zu den E-Mailverteilern

Als Lehrende können Sie Ihren TutorInnen die Nutzung der E-Mailverteiler bei einzelnen Veranstaltungen eröffnen. Dazu benötigen Sie einen Zugang zum eKVV. Wenn Sie diesen haben gehen Sie so vor:

• Gehen Sie sich im eKVV auf die Seite "Meine Veranstaltungen"
• Suchen Sie dort die Veranstaltung heraus, für die Sie TutorInnen freischalten wollen
• Klicken Sie bei der Veranstaltung auf den 'bearbeiten' Link unter Kommunikation / E-Mailverteiler
• Auf dem folgenden Formular können Sie E-Mailadressen der TutorInnen eintragen, die dann sofort sendeberechtigt für den Verteiler sind. Sie können auf dem gleichen Wege diese Sendeberechtigungen auch wieder entfernen

Was passiert, wenn eine Belegnummer bei mehreren Veranstaltungen verwendet wird

Die Adressen der E-Mailverteiler der Veranstaltungen enthalten als wesentliches Merkmal zur Identifizierung der Veranstaltung die Belegnummer. Falls eine Belegnummer in einem Semester bei mehreren Veranstaltungen verwendet wird so haben diese Veranstaltungen einen gemeinsamen Verteiler.

Das eKVV bietet für diesen Fall alternative Verteileradressen an, welche die immer eindeutige Veranstaltungs-Id enthalten. Da die Id einfach eine lange Zahlenkette ist sind diese Verteileradressen nicht gut merkbar und für die EmpfängerInnen auch nicht direkt mit einer bestimmten Veranstaltung in Beziehung zu setzen. Sie sollten daher wirklich nur verwendet werden, wenn genau eine bestimmte Veranstaltung von mehreren Veranstaltungen mit identischer Belegnummer adressiert werden muss. Fallbeispiele sind hier Übungsgruppen oder Klausuranmeldeveranstaltungen. Sie finden diese alternativen Verteileradressen im eKVV in der Nähe der 'normalen' Verteileradressen.