Kommunikation mit Studierenden

Auf dieser Seite wird beschrieben, welche verschiedenen Möglichkeiten es für Lehrende gibt, Studierende aus ihren Lehrveranstaltungen per Mail zu erreichen.

Sie möchten direkt ins eKVV einsteigen? Mit diesem Link kommen Sie auf Ihre eKVV-Seite "Meine Veranstaltungen"

Wie kann ich meine Studierenden aus einer bestimmten Veranstaltung per E-Mail erreichen?

Alle Studierenden anschreiben

Für jede Veranstaltung, die Sie anbieten, stellt Ihnen das eKVV automatisch einen E-Mail-Verteiler zur Verfügung. Eine ausführliche Beschreibung dieser Verteiler finden Sie hier: E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen

Die Verteileradresse finden Sie ebenfalls im eKVV: Im öffentlichen eKVV auf der Detailseite Ihrer jeweiligen Veranstaltung als Link unter dem Gliederungspunkt "Automatischer E-Mailverteiler der Veranstaltung" mit der zugehörigen Mailadresse und im passwortgeschützten Bereich "Meine Veranstaltungen" unter dem Punkt "Kommunikation".

Schicken Sie dafür die gewünschte E-Mail an den Verteiler, und Sie erhalten dann kurz darauf eine Freigabemail, mit der Sie dann die Freigabe Ihrer E-Mail autorisieren müssen. Dieser Schritt ist zum Schutz vor Spam-Mails zwischengeschaltet. Nach Ihrer Freigabe wird die E-Mail an die Studierenden weiterverteilt.

Veranstaltungen ohne Teilnehmermanagement

Ist in Ihrer Veranstaltung kein Teilnehmermanagement aktiviert, geht Ihre Nachricht an alle Studierenden, die Ihre Veranstaltung in den Stundenplan aufgenommen haben und die eine persönliche E-Mailadresse im eKVV hinterlegt haben. Welche Studierenden das sind, sehen Sie auf der Teilnahmeliste Ihrer Veranstaltung.

Veranstaltungen mit Teilnehmermanagement

Ist in Ihrer Veranstaltung das Teilnehmermanagement aktiviert, dann stehen Ihnen drei Verteiler zur Verfügung:

Echte TeilnehmerInnen: "Drin": Dieser Verteiler erreicht nur die Studierenden, die über das eKVV Teilnehmermanagement als TeilnehmerInnen gesetzt wurden. Studierende auf der Warteliste, oder nicht-teilnehmende Studierende werden nicht erreicht.
wartende/nicht-teilnehmende Studierende: "Nichtdrin": Dieser Verteiler erreicht nur die Studierenden, die über das eKVV Teilnehmermanagement keinen Platz erhalten haben (dies umfasst auch die Warteliste)
Standard E-Mailverteiler: Dieser Verteiler entspricht dem, der für jede Lehrveranstaltung ohne Teilnehmermanagement zur Verfügung steht: Sie erreichen damit alle Studierenden, die die Veranstaltung im Stundenplan haben oder denen eine Leistung verbucht wurde, unabhängig davon, ob ihnen über das Teilnehmermanagement ein Platz zugeteilt wurde, oder nicht.

Kann ich meinen TutorInnen ebenfalls den Zugang zu den E-Mailverteilern meiner Veranstaltung eröffnen?

Sie können pro Lehrveranstaltung den TutorInnen die Möglichkeit einräumen, ebenfalls an den eKVV Verteiler zu senden, indem sie deren E-Mailadresse als "sendeberechtigt" im eKVV eintragen. Eine genaue Beschreibung dazu finden Sie in der E-Mailverteilerdokumentation.

Wie kann ich einzelnen Studierenden aus meiner Veranstaltung eine E-Mail schicken?

Mailversand über die Alias-Adresse in der Teilnahmeliste

In der Teilnahmeliste Ihrer Veranstaltungen finden Sie bei den Studierenden, die eine eMailadresse im eKVV freigeschaltet haben, ein eMailsymbol. Wenn Sie darauf klicken öffnet sich Ihr eMailprogramm und Sie können die Studierende / den Studierenden anschreiben. Die dabei verwendete Adresse ist eine sogn. Aliasadresse, die vom System in die tatsächlich eingetragene Adresse umgesetzt wird.

Wird eine Mail an die Alias-Adresse geschickt, so ist keine separate Freigabe nötig, auch kann von einer beliebigen Absenderadresse aus geschickt werden. Sie finden die Alias-Adresse zu einer Matrikelnummer auch über die Studierendendetailseite, die Sie über die Schnellsuche erreichen können.

Auch Gastbenutzer können Sie auf diese Weise erreichen, sofern diese eine eMailadresse im eKVV eingetragen haben.

Mailversand über die Matrikelnummer

Neben der Nutzung der Aliasadressen gibt es einen älteren Weg, der über die Matrikelnummer funktioniert. Sie können Studierende auch über eine Adresse nach dem Muster Matrikelnummer@ekvv.uni-bielefeld.de. Mails, die an die Matrikelnummer geschickt werden, können nur von Adressen aus angeschrieben werden, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind und müssen vom Absender jeweils freigegeben werden. Eine genaue Beschreibung finden Sie hier.

Eine Gruppe von Studierenden anschreiben

Wenn Sie eine Gruppe von Studierenden innerhalb Ihrer Veranstaltung anschreiben wollen, haben Sie mehrere Möglichkeiten, je nachdem was Sie erreichen wollen:

Geht es Ihnen darum, aus der Teilnahmeliste nur diejenigen Studierenden auszuwählen und anzuschreiben, die tatsächlich an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, dann empfiehlt es sich, dass Teilnehmermanagement zu aktivieren und die Studierenden dort als „teilnehmend“ zu markieren. Diese Auswahl können Sie dann sowohl für den Mailversand (s. den früheren Absatz dazu) als auch für die spätere Leistungsbuchung verwenden.

Um innerhalb Ihrer Veranstaltung mehrere Studierende auf einmal anzuschreiben gibt es eine eigene Funktion "E-Mail an Studierendengruppe": Sie finden diese Funktion in der Teilnahmeliste Ihrer Veranstaltung und gelangen darüber in eine speziellen Ansicht Ihrer TeilnehmerInnen. Hier markieren Sie auf der Teilnahmeliste die Studierenden, die Sie mit einer gemeinsamen Mail erreichen wollen. Das System bietet Ihnen dann einen Schalter an, der die Aliasadressen dieser Studierenden in Ihrem Mailprogramm öffnet. Bitte beachten Sie, dass Sie nur ca. 25 Studierende auf einmal auf diese Weise adressieren können. Sollte die angeschriebene Gruppe größer sein, müssen Sie mehrere Mails verschicken.

Export aller Aliasadressen Ihrer TeilnehmerInnen

Am Ende der Darstellung Ihrer Teilnahmerliste, in der Sie Gruppen von Studierenden auswählen können, finden Sie auch eine Liste aller Aliasadressen der TeilnehmerInnen Ihrer Veranstaltung, die eine eMailadresse im eKVV eingetragen haben. Diese Liste lässt sich einfach kopieren und kann z. B. in externen Evaluationsplattformen verwendet werden um die Zugangscodes zu einem Fragebogen zu Ihrer Veranstaltung zu verschicken. Wenn Sie in Ihrer Veranstaltung das Teilnehmermanagement aktiviert haben, so können Sie wählen ob Sie nur die von Ihnen als teilnehmend gekennzeichneten Studierenden sehen wollen, oder alle.

Sie sollten diese Liste nicht verwenden um alle Studierenden Ihrer Veranstaltung anzuschreiben, dazu sind die oben beschriebenen automatischen Verteiler viel besser geeignet.

Lesen Sie weiter über Ergebnislisten für die Prüfungsverwaltung oder gehen Sie zurück zur Übersicht eKVV.