E-Mailverteiler der Funktionsträger und -trägerinnen

Vorlage:Unfertige Seite Für jede der Funktionsträgergruppen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis gibt es einen automatischen E-Mailverteiler, der alle Personen erreichen kann, die aktuell der jeweiligen Funktion zugeordnet sind.

So können Sie über einen der Verteiler alle Dekaninnen und Dekane erreichen, über einen anderen alle Studiendekaninnen und -dekane und so weiter.

Eine genaue Beschreibung, welche E-Mailadressen in die Verteiler eingehen, findet sich am Ende der Seite.

Wer kann den/die Verteiler benutzen

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschule. Genauer gesagt können die Verteiler von allen E-Mailadressen beschickt werden, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind.

Wer kann die geschickten E-Mails freigeben/moderieren

Bitte beachten Sie, dass alle an BIS E-Mailverteiler geschickten E-Mails jeweils freigeschaltet werden müssen.

Bei diesem Verteiler wird die Freigabe-E-Mail direkt an den Absender/die Absenderin der zu verteilenden E-Mail zurück geschickt.

Weitere allgemeine Hinweise zur Freigabe finden Sie in dieser Seite.

Wo finde ich den/die Verteiler?

Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis. Link ergänzen.

Spielt die Archivierungsoption eine Rolle

Die Archivierungsoption bei der Freigabe spielt bei diesem Verteiler keine Rolle.

Dieser Verteiler unterscheidet sich in seiner Funktionsweise etwas von den anderen Verteilern, über die für eine oder mehrere Einrichtungen MitarbeiterInnen erreicht werden können. Bei den Funktionsträgerverteilern wird angestrebt primär eventuell vorhandene Funktions-E-Mailadressen zu beschicken. Funktions-E-Mailadressen wie dekanin@fakultaet_xy.uni-bielefeld.de werden in vielen Bereichen schon länger verwendet.

In der folgenden Beschreibung wird als Fallbeispiel der Verteiler verwendet, der alle Dekaninnen und Dekane erreicht:

Schritt 1: Finden der Funktionsträgereinrichtungen

Zuerst werden alle Einrichtungen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis gesucht, die Dekane enthalten. Welche dies sind kann in der entsprechenden Seite (Link) im Verzeichnis überprüft werden.

Schritt 2: E-Mailadressen in den Funktionsträgereinrichtungen

Bei den in Schritte 1 gefundenen Einrichtungen wird überprüft, ob bei Ihnen Funktions-E-Mailadressen eingetragen sind (z. B. dekanin@fakultaet_xy.uni-bielefeld.de). Wenn bei einer Einrichtung eine E-Mailadresse gefunden wird geht sie in die Adressatenliste des Verteilers ein. Für diese Einrichtungen werden die folgenden Schritte nicht mehr durchlaufen.

Der Grund ist, dass in solchen Fällen die FunktionsträgerInnen nicht durch eine mehrfache Zustellung der E-Mails belästigt werden sollen.

Schritt 3: E-Mailadressen bei den FunktionsträgerInnen

Zu den Einrichtungen, bei denen in Schritt 2 keine E-Mailadresse gefunden wurde, werden die zugeordneten Personen (die FunktionsträgerInnen) gesucht um auf diese Weise die E-Mailadressen zu ermitteln. Auch hier wird etwas anders vorgegangen als bei den sonstigen Verteilern für MitarbeiterInnen:

Falls bei einer der DekanInnen mehrere Kontaktdatensätze mit E-Mailadressen gefunden werden wird zuerst die E-Mailadresse berücksichtigt, die im Dekanin-Kontaktdatensatz eingetragen ist. Nur wenn hier keine Adresse vorhanden ist wird bei den weiteren Kontakten gesucht und dann die zuerst gefundene Adresse verwendet.

Auf diese Weise können bei DekanInnen sowohl die persönliche Adresse und die jeweilige Funktionsadresse eingetragen werden und trotzdem im Dekaneverteiler nur die Funktionsadressen angesprochen werden.

Beispiel

Zur Illustration des Verteilerverhaltens soll ein Beispiel dienen:

Es gebe drei DekanInnen mit jeweils unterschiedlichen Kontaktdatensätzen:

Prof. S. Meier

Kontakt 1: Fakultät A > AG Meier

E-Mailadresse: s.meier@fakultaet_a.uni-bielefeld.de

Kontakt 2: Fakultät A > Fakultätsverwaltung > Dekan

E-Mailadresse: dekan@fakultaet_a.uni-bielefeld.de

Prof. A. Müller

Kontakt 1: Fakultät B > AG Müller

E-Mailadresse: a.mueller@fakultaet_b.uni-bielefeld.de

Kontakt 2: Fakultät B > Fakultätsverwaltung > Dekanin

E-Mailadresse: fehlt

Prof. M. Schmitz

Kontakt 1: Fakultät C > Fakultätsverwaltung > Dekan

E-Mailadresse: m.schmitz@fakultaet_c.uni-bielefeld.de

Kontakt 2: Fakultät C > AG Schmitz

E-Mailadresse: m.schmitz@fakultaet_c.uni-bielefeld.de

Für die Dekan-Einrichtungen sind folgende E-Mailadressen eingetragen:

Fakultät A > Fakultätsverwaltung > Dekan: keine E-Mailadresse eingetragen
Fakultät B > Fakultätsverwaltung > Dekanin: keine E-Mailadresse eingetragen
Fakultät C > Fakultätsverwaltung > Dekan: dekan@fakultaet_c.uni-bielefeld.de

In den E-Mailverteiler fliessen folgende Adressen ein:

Fakultät A > Fakultätsverwaltung > Dekan

dekan@fakultaet_a.uni-bielefeld.de

Hier fehlt bei der Einrichtung die E-Mailadresse, dafür hat Prof. Meier in seinem Dekan-Kontakt diese Adresse eingetragen

Fakultät B > Fakultätsverwaltung > Dekanin

a.mueller@fakultaet_b.uni-bielefeld.de

Hier ist weder bei der Dekan-Einrichtung noch beim Dekan-Kontakt von Prof. Müller eine Adresse eingetragen. Daher wird hier die individuelle Adresse verwendet.

Fakultät C > Fakultätsverwaltung > Dekan

dekan@fakultaet_c.uni-bielefeld.de

Hier ist bei der Dekan-Einrichtung eine E-Mailadresse eingetragen. Die Adressen von Prof. Schmitz werden daher nicht einbezogen.