FAQs zur BA/MA Prüfungsverwaltung von Studierenden
Auf dieser Seite werden Fragen von Studierenden zur BA/MA Prüfungsverwaltung gesammelt und beantwortet. Eine strukturierte Einführung bietet das Handbuch zur BA/MA Prüfungsverwaltung für Studierende. Fragen von Lehrenden werden hier beantwortet.
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Was ist die BA/MA-Prüfungsverwaltung? Und was ist mein "Transcript"?
In der BA/MA-Prüfungsverwaltung werden alle Studien- und Prüfungsleistungen erfasst und gespeichert, die Sie im Laufe Ihres Bachelor- oder Master-Studiums erbringen. Sie können über die BA/MA-Prüfungsverwaltung Ihre bereits verbuchten Studien- und Prüfungsleistungen jederzeit einsehen. Diese Einsicht erfolgt über Ihr persönliches "Transcript of Records" oder kurz "Transcript".
Darin werden Ihre Studien- und Prüfungsleistungen nach Semestern oder Modulen geordnet angezeigt. So haben Sie einen Überblick, wie weit Sie in Ihrem Studium fortgeschritten sind und welche Leistungen Ihnen noch fehlen.
Das Transcript ist nicht nur ein Hilfsmittel für Ihren Studienverlauf, sondern gleichzeitig die offizielle Dokumentation der für Sie verbuchten Studien- und Prüfungsleistungen in der zentralen Prüfungsdatenbank. Zum Abschluss Ihres Studiums bildet das endgültige Transcript einen Teil Ihrer Studienabschlussdokumente.
Wozu muss ich mich eigentlich um mein Transcript kümmern? Wann muss ich mich um mein Transcript kümmern?
Sie müssen sich um Ihr Transcript kümmern, da nur Sie selbst genau wissen, welche Veranstaltungen Sie in Ihrem Studium besucht haben und welche Einzelleistungen Sie für welches Modul verwenden möchten. Das wissen weder die Prüfungsämter noch die Lehrenden so genau wie Sie. Durch regelmäßige Einsichtnahme in Ihr Transcript können Sie außerdem leicht erkennen, in welchen Modulen Sie noch Leistungen erbringen müssen oder wo Ihnen erbrachte Leistungen evtl. noch nicht oder nicht korrekt verbucht worden sind.
Spätestens, wenn Sie dann Ihr Bachelor- oder Masterzeugnis bekommen möchten, müssen Sie Ihr Transcript bearbeiten und dafür sorgen, dass es aktuell und vollständig ist und dass alle Veranstaltungen den verschiedenen Modulen so zugeordnet sind, wie Sie sie sich dann letztlich anrechnen lassen möchten. Besser ist es also, wenn Sie von Beginn Ihres Studiums an ab und zu einen Blick in Ihr Transcript werfen und es auf dem aktuellen Stand halten.
Ich bin Erstsemester. Ab wann ist das Transcript für mich relevant?
Ihr Transcript wird automatisch für Sie angelegt und normalerweise von den Prüfungsämtern der Fakultäten gefüllt, bei denen Sie Veranstaltungen besuchen. Ihre ersten Leistungen werden dort gegen Ende Ihres ersten Semesters verbucht werden, also nachdem Sie sie erbracht haben.
In Ausnahmefällen müssen Sie Leistungen selbst in Ihr Transcript eintragen. In solchen Fällen werden Sie vom entsprechenden Prüfungsamt darauf hingewiesen.
In Ihrem semesterweisen Transcript werden Ihnen auch die Veranstaltungen gezeigt, die Sie in Ihrem eKVV-Stundenplan gespeichert haben. Dies dient dazu, dass Sie eine Art 'Checkliste' haben, um zu erkennen, wo Ihnen noch keine Leistung verbucht wurde. Damit diese Liste Sinn macht, sollten Sie Ihren eKVV-Stundenplan so bereinigen, dass er nur die tatsächlich besuchten Veranstaltungen enthält.
Wie melde ich mich an der BA/MA-Prüfungsverwaltung an, um mein Transcript einzusehen? Und welches Passwort brauche ich dafür?
Die Anmeldung bei der BA/MA-Prüfungsverwaltung funktioniert genauso wie für das eKVV. Sie benötigen dafür Ihre Matrikelnummer und das Passwort des Hochschulrechenzentrums (HRZ). Dieses Passwort finden Sie auf dem EDV-Auszug Ihrer Studienbescheinigungen (Leporello), den Sie jedes Semester nach der Rückmeldung vom Studierendensekretariat zugeschickt bekommen. Dieses Passwort müssen Sie zur Anmeldung bei der BA/MA-Prüfungsverwaltung verwenden.
Das Passwort gilt natürlich nur, wenn Sie es im eKVV oder in der BA/MA-Prüfungsverwaltung nicht in ein anderes persönliches Passwort geändert haben. Falls Sie Ihr Passwort nicht mehr kennen, können Sie es im HRZ zurücksetzen lassen. Wenden Sie sich dafür bitte an die HRZ-Benutzerberatung.
Wie gelangen Veranstaltungen und Leistungen in mein Transcript?
Dafür gibt es unterschiedliche Wege. Erstens werden automatisch alle Veranstaltungen in Ihrem semesterweisen Transcript angezeigt, die Sie in Ihren eKVV-Stundenplan aufgenommen haben. Dies sehen allerdings nur Sie als Studierende/-r, nicht aber das Prüfungsamt, das in seiner Ansicht Ihres Transcripts nur alle offiziell verbuchten Leistungen sieht.
Zweitens werden alle Studien- und Prüfungsleistungen, die Sie in Ihren Veranstaltungen erbracht haben, von den jeweiligen Veranstalter/-innen an das Prüfungsamt weitergeleitet und dort in die Prüfungsverwaltung eingetragen. Dieser zweite Weg ist der maßgebliche und offizielle Weg der Studien- und Prüfungsleistungsverbuchung. Nur die so vom Prüfungsamt verbuchten Leistungen sind direkt gültig.
Drittens ist in Sonderfällen die Selbsteingabe durch Sie anhand Ihrer Scheine möglich. Diese Selbsteingabe ist nur dann nötig, wenn Ihr Prüfungsamt Sie dazu auffordert. Alle selbst eingegebenen Studien- und Prüfungsleistungen müssen Sie allerdings durch Vorlage der zugehörigen Scheine vom Prüfungsamt noch "verifizieren" lassen. Erst dann tauchen sie als offiziell verbuchte Leistungen in Ihrem Transcript auf.
Eine Beschreibung der Eingabe von Leistungen finden Sie im Handbuch.
Wie merke ich, dass die Dokumentation meiner Teilnahme oder Studien- und Prüfungsleistung bei einer Veranstaltung vergessen worden sind?
Die Prüfungsämter verschicken häufig zur Benachrichtigung der Studierenden E-Mails über die Veranstaltungsmailverteiler, wenn die Studien- und Prüfungsleistungen für die jeweilige Veranstaltung verbucht worden sind.
Diese Benachrichtigung landet auch dann in Ihrem Postfach, wenn Sie die Veranstaltung im Stundenplan haben, aber keine Leistung für Sie verbucht wurde. Voraussetzung ist die Eingabe einer gültigen E-Mailadresse im eKVV. Wenn Sie in Ihrem Transcript dann keine verbuchte Leistung finden, sprechen Sie Ihr Prüfungsamt an.
Was mache ich, wenn Leistungen in meinem Transcript fehlen?
Wenn Ihnen nicht alle Leistungen, die Sie erbracht haben, angezeigt werden: Nur keine Panik!
Gründe für das Fehlen von Leistungen können darin liegen, dass die Erfassung der Studien- und Prüfungsleistungen für das betreffende Semester noch nicht abgeschlossen ist. Bei fehlenden Leistungen sollten Sie bei Ihren Lehrenden oder im Prüfungsamt nachfragen. Die Lehrenden sind dafür verantwortlich, dass Ihre Leistungen an das zuständige Prüfungsamt geliefert werden, welches sie dann in die Datenbank einträgt.
Oft werden Sie vom Prüfungsamt über den E-Mailverteiler der zugehörigen Veranstaltung informiert, sobald die Prüfungsergebnisse eingelesen worden sind. Dafür müssen Sie allerdings die betreffende Veranstaltung in Ihrem eKVV-Stundenplan abgespeichert und natürlich auch eine aktuelle E-Mailadresse hinterlegt haben.
Sie können Ihre Leistungen auch durch Vorlage Ihrer Scheine beim Prüfungsamt belegen und dort in Ihr Transcript eintragen lassen.
Wichtig ist in jedem Fall, dass das Transcript am Schluss Ihres Studiums alle Ihre Studien- und Prüfungsleistungen enthält, denn erst dann können Sie Ihr Studium abschließen.
Wie bereinige oder ergänze ich mein Transcript?
Erst einmal mit Hilfe Ihres eKVV-Stundenplans. Indem Sie Veranstaltungen, die Sie zwar besucht haben, die Sie aber aus Versehen nicht in Ihren eKVV-Stundenplan aufgenommen haben, nachträglich in den Stundenplan aufnehmen, sorgen Sie dafür, dass sie im Transcript angezeigt werden. Auch sollten Sie Veranstaltungen, die zwar noch in Ihrem Stundenplan stehen, die Sie aber doch nicht besucht haben, wieder aus dem Stundenplan entfernen. Dann verschwinden sie automatisch auch aus Ihrer Ansicht des Transcripts. Diese Koppelung Ihres Stundenplans mit der Prüfungsverwaltung dient dazu, dass Sie jederzeit einen Überblick haben, für welche Veranstaltungen noch Leistungen verbucht werden müssen.
Sie können bis zum Abschluss Ihres Studiums die Modulzuordnungen von eingetragenen Studien- und Prüfungsleistungen im Rahmen der möglichen Zuordnungen laut eKVV selbst im Transcript verändern. Für andere Einzelanerkennungen müssten Sie sich an das Prüfungsamt wenden.
In Sonderfällen können Sie auch per Selbsteingabe Leistungen eingeben und bearbeiten, wenn Sie dazu von Ihrem Prüfungsamt aufgefordert werden. Eine Beschreibung dazu finden Sie im Handbuch.
Kann ich mich darauf verlassen, dass die Benotungen auf meinem Transcript stimmen?
Ja, das Transcript ist genau so zuverlässig wie die "alten" Papierscheine auch.
Falls Sie dennoch Zweifel an einer Note haben sollten, sprechen Sie das Prüfungsamt oder den Lehrenden/die Lehrende an.
Was mache ich, wenn Veranstaltungen falschen Modulen zugeordnet worden sind?
Viele Veranstaltungen können mehreren Modulen zugeordnet werden. Sie selbst können die Zuordnungen überprüfen und sie gegebenenfalls über die BA/MA-Prüfungsverwaltung selbst verändern. In den Fachdetailansichten der Veranstaltungen im eKVV erfahren Sie unter "Fachzuordnungen", für welche Studiengänge und für welche Module die jeweilige Veranstaltung geöffnet ist. Die Beschreibung, wie Sie dann eine Leistung einem anderen Modul zuordnen finden Sie im Handuch.
Wer hat Einsicht in meine Daten aus der Prüfungsverwaltung und in mein Transcript?
Zuerst einmal haben Sie selbst Einsicht in Ihr Transcript. Außer Ihnen haben natürlich die Mitarbeiter/-innen Ihrer zuständigen Prüfungsämter Einsicht in die Prüfungsverwaltung, diese sehen im Transcript aber nur die von ihnen (den Prüfungsämtern!) eingetragenen oder verifizierten Prüfungsleistungen. Lehrende haben keinen Einblick in Ihr Transcript.
Machen Sie sich übrigens keine Sorgen, wenn Sie Änderungen z.B. an der Modulzuordnung einer Prüfungsleistung vornehmen. Die Sicherheitsstruktur der Datenbank hinter der Prüfungsverwaltung sorgt dafür, dass Sie nichts "kaputt machen" können.
Wie kann ich mich informieren, welche Module und welche Veranstaltungen ich in welchem Modul besuchen muss?
Das erfahren Sie, wenn Sie sich die "Fächerspezifischen Bestimmungen" (FSB) Ihres Studiengangs ansehen. Dort können Sie sich informieren, in welchem Semester Sie welche Module studieren müssen. Eine gute Hilfe leisten auch die "Netzpläne" auf den BA/MA-Seiten der Universität Bielefeld. Dort ist zusätzlich aufgeschlüsselt, welche Seminare und Vorlesungen zu den Modulen gehören. Diese Informationen finden Sie auch in den jeweiligen Studiengangsbeschreibungen und Modulhandbüchern für Ihre Studienfächer.
Und so kommen Sie auf den BA/MA-Seiten zu den FSB und Netzplänen:
Klicken Sie, je nachdem, was Sie studieren, auf "Bachelor", "Master of Arts/Science" oder "Master of Education" und wählen Sie dann aus der Liste Ihr Studienfach aus. Links auf der Seite Ihres Studienfachs finden Sie die "Prüfungs- und Studienordnung", die FSB und die Netzpläne. Anhand der Informationen aus den FSB und den Netzplänen können Sie die Veranstaltungen, die Sie besuchen, auswählen und im Transcript entsprechend zuordnen.
Was muss ich machen, wenn ich mein BA-Studium abschließen und mein Zeugnis haben will?
1. Überprüfen Sie bitte als erstes Ihr Transcript auf Vollständigkeit und ergänzen oder bereinigen Sie es gegebenenfalls.
2. Melden Sie sich bei Ihrem Kernfach-Prüfungsamt und lassen Sie sich die Unterlagen zum Abschluss des BA-Studiums zukommen.
3. Reichen Sie bei fehlenden Leistungen - damit sind solche Veranstaltungen gemeint, für die Ihnen noch keine Studien- und Prüfungsleistungen verbucht worden sind - evtl. fehlende Scheine bei den Prüfungsämtern ein oder bitten Sie Ihre Lehrenden um eine schnellstmögliche Weiterleitung der fehlenden Ergebnisse an die zuständigen Prüfungsämter. Diese verbuchen Ihnen dafür Ihre Leistungen.
4. Prüfen Sie gemeinsam mit dem Prüfungsamt noch einmal Ihr Transcript und bestätigen Sie dessen Vollständigkeit und die Richtigkeit der Zuordnungen. Nach Absprache mit dem Kernfach-Prüfungsamt gehen Sie evtl. noch zum Nebenfach-Prüfungsamt und lassen sich dort Ihre Leistungen im Nebenfach bescheinigen.
5. Geben Sie die Unterlagen zum Abschluss des Bachelor-Studiums unterschrieben beim Kernfach-Prüfungsamt ab.
Was muss ich machen, wenn ich mein MA-Zeugnis haben will?
Das Master-Zeugnis beantragen Sie analog zum Bachelor-Zeugnis bei dem Prüfungsamt der zuständigen Fakultät, wenn es sich um einen fachwissenschaftlichen oder interdisziplinären Masterstudiengang handelt.
Das Zeugnis für den Master of Education beantragen Sie beim Zentrum für Lehrerbildung (ZfL). Sie erhalten dort dann die notwendigen Formulare, die Sie sich von den jeweiligen Prüfungsämtern ausfüllen und unterschreiben lassen müssen. Diese reichen Sie wieder beim ZfL ein. Das ZfL leitet Ihr Masterzeugnis an das Staatliche Prüfungsamt für Lehrämter an Schulen weiter, das für die Anerkennung Ihres Abschlusses als erstes Staatsexamen zuständig ist.