Allgemeines zu den Mailverteilern
Was ist eigentlich ein E-Mailverteiler?
Ein E-Mailverteiler bietet einer bestimmten, festgelegten Gruppe von Menschen die Möglichkeit, Nachrichten per E-Mail auszutauschen. Dieser Nachrichtenaustausch ist innerhalb der Gruppe öffentlich. Die zu versendende E-Mail wird an die Verteiler-E-Mailadresse geschickt und von dort aus automatisch an alle Personen weitergeleitet, die in dem entsprechenden Verteiler mit ihrer E-Mailadresse eingetragen sind.
Welche E-Mailverteiler gibt es denn alle im BIS?
Es gibt inzwischen eine Vielzahl von verschiedenen E-Mailverteilern, die sich grob in 2 Kategorien unterscheiden lassen: Verteiler, die v.a. zur Kommunikation mit Studierenden dienen und Verteiler, die v.a. zur Kommunikation mit Mitarbeiter*innen genutzt werden können. Unter diesen Kategorien finden sich folgende Arten von Verteilern:
- die lehrveranstaltungsbezogenen Mailverteiler,
- Verteiler, mit denen einzelne Studierende erreicht werden können,
- Verteiler, die Gruppen von Mitarbeiter*innen und/oder Studierenden nach verschiedenen Kombinationen aus Status, ihrer Funktion und ihrer Zugehörigkeit zu bestimmten Einrichtungen oder Arbeitsstrukturen
(z.B. Kommissionen oder Arbeitsgruppen) ansprechen.
In der kommentierten Übersicht der BIS-Mailverteiler finden Sie alle Verteiler. Die Vielzahl der angebotenen Mailverteiler ermöglicht es in der Regel, die gewünschte Zielgruppe sehr treffgenau anzusprechen oder mit Informationen zu versorgen. So können Sie durch die gezielte Auswahl des Verteilers dazu beitragen, dass Personen nur mit solchen E-Mails versorgt werden, die für sie auch relevant sind.
Woher kommen die Adressen der Empfänger der E-Mailverteiler und wie werden die Verteiler gepflegt?
Alle Verteiler des BIS werden automatisiert und nicht von Hand gepflegt. Die Mitgliedschaft in den Verteilern wird darüber gesteuert, mit welchen Daten eine Person in den Systemen des BIS eingetragen ist.
Für Studierende gilt: Die Eintragungen im eKVV sind relevant. Die dort eingetragene E-Mailadresse wird von allen Verteilern verwendet. Auch Gastbenutzer können auf diese Weise an den meisten Verteilern für Studierende teilnehmen.
Für Mitarbeiter*innen gilt: Die Eintragungen im BIS Personen- und Einrichtungsverzeichnis sind relevant. Sind bei einer Person mehrere eMailadressen eingetragen, so werden persönliche eMailadressen bevorzugt verwendet. Als persönlich gelten Adressen dann, wenn sich in ihnen Namensbestandteile wiederfinden lassen. Wird keine entsprechende Adresse gefunden, so wird die am höchsten priorisierte (also bei den Kontakten einer Person am höchsten stehende) Adresse verwendet. Es wird pro Person immer nur eine eMailadresse beschickt, selbst wenn mehrere Adressen eingetragen sein sollten. Welche Adresse bei einer konkreten Person aktuell in die Verteiler eingeht kann am einfachsten direkt im PEVZ geprüft werden: Dort findet sich in der Detailseite jeder Person am rechten Rand der Link 'Meine E-Mailverteiler'. In dieser Seite wird ganz am Anfang angezeigt, welche Adresse verwendet wird.
Welches PEVZ Adressen gehen nie in die Verteiler ein
Die hochschulweiten Mailverteiler wie der E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die auf den Adressen der Mitarbeitenden im PEVZ aufbauen, berücksichtigen nur Einrichtungen und Personen, die unterhalb des Universitätseintrags angeordnet sind.
Parallel im Einrichtungsbaum angeordnete Einrichtungen wie etwa das Universitätsklinikum OWL werden hingegen nicht einbezogen. Auf diese Weise ist es möglich nicht zur Hochschule gehörende Personen und Einrichtungen im PEVZ einzutragen und z. B. im eKVV zu verwenden, aber die Personen darin nicht mit E-Mails aus dem Hochschulkontext zu beschicken.
Falls hier in Einzelfällen doch eine Teilnahme an Verteilern notwendig ist kann über das BIS Team eine entsprechende Konfiguration erfolgen.
Wie funktioniert das Versenden einer E-Mail über die Verteiler?
Jede E-Mail, die an einen Verteiler geschickt wird, muss aus Gründen des Spamschutzes einzeln freigegeben werden. Je nach Verteiler kann diese Freigabe teilweise der Sender der E-Mail selber tun. In den anderen Fällen gibt es extra Moderatoren für die Verteiler, die dafür zuständig sind zu prüfen, ob eine Mail über den jeweiligen Verteiler verschickt werden sollte. Eine genaue Beschreibung der Freigabe finden Sie hier.
Wer ist in welchem Verteiler drin?
Wer als Empfänger*in über einen bestimmten Verteiler beschickt wird, hängt
- von der Auswahl des Verteilers und
- von den Personenangaben im BIS ab.
Über die Auswahl des Verteilers kann der Sender steuern, welche Personengruppe grundsätzlich angesprochen wird, z.B. "Studierende der Erziehungswissenschaft im ersten und zweiten Semester" oder "alle Lehrenden der Technischen Fakultät".
Ob eine bestimmte Person auch wirklich über den Verteiler erreicht wird, hängt dann noch davon ab, ob ihre Personenangaben vollständig und aktuell im entsprechenden System eingetragen sind.
Eine genaue Beschreibung der jeweiligen Empfängerlisten finden Sie in der Beschreibung der einzelnen E-Mailverteiler.
Wie werden Datenschutzfragen berücksichtigt?
Durch die Automatisierung der E-Mailverteiler werden die einzelnen E-Mailadressen, an die die jeweilige E-Mail weiterverteilt wird, nicht für die Absender sichtbar. Insbesondere die Mailadressen der Studierenden werden vom BIS nicht weitergegeben.
Dies hat neben Datenschutzgründen den zusätzlichen handfesten Vorteil, dass sich niemand damit befassen muss, die Mailadressen der Verteiler aktuell zu halten.
Jede an einen automatisierten Verteiler geschickte E-Mail muss zum Schutz vor Spam-Mails einzeln freigegeben werden. Erst nach der expliziten Freigabe wird die E-Mail an die Empfänger/-innen weiterverteilt.
Warum kann ich die BIS Verteileradressen nicht im BCC Feld verwenden?
Beim Mailversand ist es möglich Empfängeradressen unsichtbar für andere EmpfängerInnen im BCC Adressfeld einzutragen. Mit den Adressen der BIS Mailverteiler ist dies allerdings aus technischen Gründen nicht möglich, da die Inhalte dieses Feldes durch die Weiterleitungen zwischen den verschiedenen beteiligten Mailservern letztlich im BIS Mailsystem nicht mehr erkennbar sind. Das BIS Mailsystem kann damit nicht mehr erkennen an welche Verteiler die eMail eigentlich gehen sollte. Weitere technische Hintergründe dazu kann man in dieser Wikipedia Seite im Abschnitt zu BCC nachlesen.
Wenn Sie also eine Mail an mehrere Adressaten versenden wollen, ohne dass diese die übrigen Mailadressen sehen können, müssen Sie mehrere Einzelmails versenden.
Kann ich mit den BIS Verteilern das Antwort-An Feld verwenden?
Das Antwort-an / Reply-to Feld in Mailprogrammen, über welches Antwort auf eine E-Mail nicht an die Absenderadresse geschickt werden, sondern an die in diesem Feld angegebene Adresse, kann in den Verteilern verwendet werden.
Dieses Feld spielt keine Rolle bei der Frage ob die Absenderadresse grundsätzlich für einen bestimmten Verteiler sendeberechtigt ist.
Kann ich digital signierte E-Mails über die Verteiler verschicken?
Die digitale Signatur einer E-Mail ermöglicht es den Empfängern zu überprüfen, ob der E-Mailinhalt manipuliert wurde und ob der Absender der E-Mail wirklich die Person war, die sie vorgeblich zu sein scheint.
Die Verwendung digitaler Signaturen nach dem S/MIME Standard ist dabei mit den BIS Verteilern problemlos möglich. Weder die leicht veränderte Betreffzeile noch die eingefügte Fußzeile mit der Verteilerbeschreibung verletzen hier die digital signierten Bereiche und die E-Mail wird den EmpfängerInnen weiterhin als echt und unverfälscht angezeigt.
Das gleiche gilt für die Nutzung von PGP. Wenn Sie digitale Signaturen nutzen wollen, so können Sie entsprechenden Zertifikate über das BITS beantragen.
Warum sind einzelne Sätze meiner eMail in der Freigabemail bzw. nach dem Versand abgeschnitten
Es ist bisher ein Fall bekannt geworden, in dem in einer verschickten eMail ein einzelner Satz in Mitten des Mailtextes abgeschnitten wurde. Das Problem war dabei schon in der Freigabemail erkennbar.
Hintergrund war in diesem Fall, dass der entsprechende Satz zu einem Absatz mit mehr als 1000 Zeichen Länge gehörte und dass das eMailprogramm (Outlook) offenbar an dieser Stelle gegen den eMailversendstandard SMTP (RFC-821) verstieß, der bei der gewählten eMailkodierung keine Zeilenlängen von mehr 1000 Zeichen erlaubt.
Wenn ein derartiges Problem in der Freigabemail erkannt wird muss daher die eMail erneut gesendet werden, wobei vorher der problematische Absatz durch zusätzliche Zeilenumbrüche verkürzt wird.
Erfahren Sie mehr über die Mailverteiler in der Übersicht.
Woher kommen eigentlich die im BIS verwendeten Mailadressen? Lesen Sie hier.