Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion
Einleitung
Das BIS (Bielefelder Informationssystem) wurde als internetbasiertes Informationssystem für die Universität Bielefeld entwickelt und im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Die BIS Anwendungen unterstützten inzwischen bei der Koordination der Promotion. Neben umfassenden Informationen zu Lehrveranstaltungen, Studiengängen, Lehrenden und Prüfungen, sind hilfreiche Funktionen, wie die BIS-Prüfungsverwaltung oder die Kommunikation über E-Mailverteiler integriert.
Studieninfo
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Unter Studiengangsmodellierung wird die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen in einem technischen System verstanden, die so weitgehend ist, dass das System danach in der Lage ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Die Seiten der Studieninformation stellen die grafisch aufbereitete und durch weitere Informationen ergänzte Sicht auf die Studiengangsmodellierung im BIS dar. Ein großer Vorteil der Abbildung von Promotionsstudiengängen auf den Seiten der Studieninfo ist die zentrale Vorhaltung aller relevanter Studiengangsdokumente und Ordnungen.
Neben einer Kurzbeschreibung zum Fach, finden sich in der Studieninfo Angaben zur Bewerbung und zu den Zugangsvoraussetzungen sowie die Dauer, Umfang und Studienbeginn eines Promotionsprogramms. Die rechte Navigation führt einerseits zu der Promotions- und Studienordnung für den gewählten Promotionsstudiengang und andererseits zur Promotionsrahmenordnung der Universität Bielefeld. Gleichfalls besteht eine Verlinkung zu dem Lehrveranstaltungsangebot im eKVV und zu den Kontaktdaten im Personenverzeichnis der zuständigen Ansprechpersonen für den angezeigten Promotionsstudiengang. Um an dieser Stelle genannte zu werden, ist im Personenverzeichnis die Funktion "Koordination Promotion" zu ergänzen (siehe nächster Abschnitt Personenverzeichnis).
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Diese Übersichtsseite zeigt die Promotionsordnungen der Universität Bielefeld seit 2010.
Personenverzeichnis
Das Personenverzeichnis (PEVZ) als Basisteil der BIS-Anwendungen, enthält die dienstlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld sowie die Informationen zu ihren Einrichtungen. Von der Startseite der Universität Bielefeld ausgehend, ist das PEVZ öffentlich erreichbar. Der Ersteintrag im PEVZ wird von der zuständigen Einrichtung erstellt, anschließend können verschiedene Angaben, wie zu Erreichbarkeit, den Link zur eigenen Homepage, CV, Forschungsschwerpunkte (nur für Forschende) selbstständig eingetragen und gepflegt sowie ein Foto hochgeladen werden.
Um als Koordinator*in über die Suche gefunden und an den verschiedenen Stellen im BIS angezeigt zu werden, ist im PEVZ die Funktion "Koordination Promotion" als Registerkarte dem Personeneintrag hinzuzufügen. Wer in Ihrer Fakultät Ansprechpartner für diese Änderung ist, zeigt das Personenverzeichnis auf der eigenen Seite in der rechten Seite unter "Kontaktperson für Korrekturwünsche" an.
eKVV
Das eKVV ist das universitätsweite elektronische, kommentierte Vorlesungsverzeichnis, in dem alle Veranstaltungen in allen Studiengängen strukturiert erfasst sind. Das Vorlesungsverzeichnis lässt sich nicht nur nach Studiengängen, sondern auch nach Fakultäten, Lehrenden, Modulen und mehr durchsuchen und darstellen.
Die Promotionsstudiengänge zeigen die zugehörigen Veranstaltungen, je nachdem wie tief die Modellierung geht, auf einer Ebene mit "Allen Veranstaltungen" oder mehreren Ebenen an. Die eKVV-Beauftragte(n) Ihrer Fakultät besitzen das entsprechend Bearbeitungsrecht, um Veranstaltungen im eKVV sichtbar zu machen und dem Promotionsstudiengang zuzuordnen. Darüber hinaus findet sich im rechten Menü ein Navigationskasten, der einen Link in die Studiengangsseite in der Studieninformation anbietet. Diese Verknüpfung beruht auf den Informationen, die über die Studiengangsmodellierung jeder Anwendung zur Verfügung stehen.
Für die Meldung von Ergebnissen am Ende des Semesters stehen den Lehrenden im eKVV Webformulare zur Verbuchung der Leistungen für die BIS-Prüfungsverwaltung zur Verfügung.
An die Lehrveranstaltungen im eKVV können Lernräume angebunden werden, die der Bereitstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Arbeit an elektronischen Lehrmaterialien dient. Die Teilnahmeliste im eKVV steuert den Zugriff auf diese Lernplattformen.
Mail-Verteiler
Mit der Anlage des Promotionsstudiengangs ist es möglich, einen Mailverteiler zu nutzen.
Prüfungsverwaltung
Mit der Einschreibung für eine Promotion an der Universität Bielefeld werden den Doktorand*innen „ihre“ laut Einschreibung gültige Promotionsordnung zugewiesen . Auf diese Weise können Koordinator*innen mit Rechten in der BIS-Prüfungsverwaltung die Einschreibungen auf eine bestimmte Ordnungsversion nachvollziehen (zum Weiterlesen). Auch die Promovierenden selbst können sich die für sie gültige Promotionsordnung anzeigen lassen (Hilfeseite).
Transcript
Technisch gesehen besteht die Möglichkeit, Promovierenden zum Abschluss des Studienprogramms ein Transcript auszuhändigen. Die Voraussetzungen hierfür sind ein modellierter Promotionsstudiengang - wie im Absatz oben beschrieben - und die Meldung der Ergebnisse oder der Teilnahme an Promotionsveranstaltungen über das eKVV.
Für die Promovierenden in Promotionsstudiengängen werden dann die gemeldeten Leistungen in der BIS-Prüfungsverwaltung gespeichert und daraus automatisch das persönliche Transcript angelegt, das sich im Studienverlauf sukzessive füllt. Über das Transcript oder die Leistungsübersicht lassen sich Promovierende in ihrer Sicht der BIS-Prüfungsverwaltung bereits verbuchte Studien- und Prüfungsleistungen anzeigen oder erstellen das Transcript als PDF-Dokument.
Statistik / Auswertungen
Die BIS-Anwendungen enthalten eine Anzahl von Auswertungen wie z.B. die Studierendenstatistik im eKVV sowie Auswertungen in der BIS-Prüfungsverwaltung.
Die BIS-Prüfungsverwaltung unterstützt die Anzeige von allen Studierenden einer bestimmten Kohorte der Studienordnung. Diese Kohorte wird in Anlehung an die Bachelor/Master-Studiengänge "FsB-Version" genannt.
Mit dieser Funktion lassen sich beispielweise alle Studierenden einer Ordnung filtern, um diese Gruppe gezielt mit Informationen zu versorgen - eine denkbarer Anwendungsfall ist das Auslaufen eine Ordnung - oder sich rasch einen Überblick über die Größentwicklung der Kohorte in einem bestimmten Fach zu verschaffen. Die "Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen" ermöglicht die Auswahl eines Studiengangs. Die weiteren Auswahl- und Anzeigemöglichkeiten sind auf dieser Hilfeseite beschrieben.
Erstellung der Abschlussstatistik
Die Universitäten sind nach dem Hochschulstatistikgesetz einmal pro Jahr verpflichtet, alle Studienabschlüsse zu melden. Abschlüsse in nicht voll-modellierten Studiengängen wie den Promotionsstudiengängen können nicht automatisch für die Statistik geniert werden, da sie nicht in der Prüfungsverwaltung erstellt werden. Damit diese Abschlüsse dennoch in die Statistik eingehen, werden sie von Mitarbeiter*innen in den Fakultäten manuell zu erfassen (über den Link "alle Statistikmeldungen/neue Anlegen" ausgehend von der Detailseite des/der betreffenden Studierende*n). So erstellte Statistikmeldungen werden Ihnen dann nur unter dem Menüpunkt "Statistikmeldungen" angezeigt. Aus der Anzeige geht hervor, welche Abschlüsse für den gewählten Berichtszeitraum gemeldet oder noch nicht gemeldet sind. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zum Datenexport.
Daten über ehemelige Studierende werden sowohl innerhalb der Fakultät als auch für die Universität insgesamt für die Alumni-Arbeit benötigt. Für Abschluss- und Adressdaten der Studierenden ist die BIS-Prüfungsverwaltung die maßgebliche Quelle, um die Alumni-Daten abzurufen. Für die Promotionsstudiengänge und für die freie Promotion werden die Daten im Rahmen der manuellen Meldung für die Prüfungsstatistik von den Prüfungsämtern erfasst. Auf der Seite "Statistikmeldungen" werden alle für die amtliche Statistik aufbereiteten Abschlüsse angezeigt. Um nur die manuell erfassten Daten abzurufen, wählen Sie die Checkbox "Nur manuelle Meldungen anzeigen" aus.
Formulare
Um die Kommunikation mit den unterschiedlichen Stellen innerhalb der Universität zu erleichtern, werden für verschiedene Fälle vorgefertigte Formulare bereit gestellt.
Für die Kommunikation mit dem Studierendensekretariat:
- Nach der Zulassung der Promovierenden muss dem Studierendensekretariat melden die Fakultäten die Annahme als Doktorand*in und nutzen dieses Formular: Datei:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf
- Der Studienabschluss oder auch die Unterbrechung der Promotionsphase muss dem Studierendensekretariat mitgeteilt werden: Datei:Bescheinigung Promotion Abschluss - Unterbrechung.pdf
- Diese Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der Promotionsurkunde verwendet: Datei:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf
- Die Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der vorläufigen Bescheinigung eingesetzt: Datei:Empfangsbestaetigung Promotionsverfahren.pdf