E-Mailverteiler aller Studierenden einer Einrichtung
Um die Studierenden einer Fakultät zu erreichen gibt es zwei Verteiler, die sich für unterschiedliche Zwecke eignen:
Studierende der Studiengänge:
Der erste Verteiler erreicht alle Studierenden, die in einem der Studiengänge der Einrichtung eingeschrieben sind und ihre E-Mailadresse im eKVV eingetragen haben. Bei den Studiengängen werde nur nicht-archivierte Studiengänge berücksichtigt.
Auch Gastbenutzer können erreicht werden, wenn diese sich einen der Studiengänge im eKVV selbst zugeordnet haben.
Es existieren zwei Varianten dieses Verteilers, über die nur die weiblichen oder nur die männlichen Studierenden erreicht werden können. In diesen Verteilern sind Gastbenutzer nicht enthalten.
Auch gibt es die Option diese Verteiler auf bestimmte Fachsemester einzuschränken, siehe dazu den Absatz weiter unten.
Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Veranstaltungen:
Der zweite Verteiler erreicht alle Studierenden, die im gewählten Semester an mindestens einer Veranstaltung der Einrichtung teilnehmen.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der einzelnen Veranstaltungen werden dabei über die Stundenpläne der Studierenden ermittelt, genau wie bei den Verteilern für einzelne Lehrveranstaltungen.
Dieser Verteiler eignet sich daher für die Mitteilung von organisatorischen Hinweisen, die alle von der Einrichtung durchgeführten Veranstaltungen betreffen (ein Beispiel können Hinweise zur Prüfungsorganisation sein oder zu Evaluationsverfahren).
Auch Gastbenutzer werden erreicht, sofern diese eine der Veranstaltungen im Stundenplan haben.
Wer kann den/die Verteiler benutzen
Alle Mitarbeiter*innen der Hochschule. Genauer gesagt können die Verteiler von allen E-Mailadressen beschickt werden, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind.
Wer kann die geschickten E-Mails freigeben/moderieren
Bitte beachten Sie, dass alle an BIS E-Mailverteiler geschickten E-Mails jeweils freigeschaltet werden müssen.
Die Freigabe von an die Verteiler geschickten E-Mails erfolgt immer über eine Moderation und nicht durch die Absender selbst. Angestrebt wird hier, dass jede Fakultät 2 Moderatorinnen/Moderatoren benennt, die dann die einzelnen E-Mails jeweils freigeben. Um die Moderation eines Verteilers zu übernehmen müssen Sie uns einen entsprechenden Antrag schicken.
Sie können im eKVV auf Seite mit den Verteileradressen (siehe den folgenden Abschnitt) erkennen, ob die Moderation in der Fakultät erfolgt oder zentral.
Weitere allgemeine Hinweise zur Freigabe finden Sie in dieser Seite.
Wo finde ich den/die Verteiler?
Die Adressen der Verteiler finden Sie am einfachsten, in dem Sie im eKVV die Übersicht mit allen Einrichtungen öffnen. Sie finden bei jeder Einrichtung einen Link zur Seite mit den E-Mailverteileradressen.
In der Adresse des zweiten Verteilers (Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Veranstaltungen) ist das gerade im eKVV gewählte Semester enthalten. Falls Sie ein anderes Semester erreichen wollen müssen sie dieses zunächst im eKVV wechseln.
Wie kann ich Studierende in bestimmten Fachsemestern adressieren?
Es besteht die Möglichkeit nur Studierende einer Einrichtung zu adressieren, die sich in einem bestimmten Fachsemesterbereich befinden. Hierzu muss das Format des E-Mailverteilers über die Studiengänge der Einrichtung erweitert werden und zwar mit der Angabe eines Mindest- und eines Maximalfachsemesters. Die Verteileradressen folgen dabei diesem Schema, mit der ID-Nummer ist dabei der interne Schlüssel des Studiengangs gemeint, der im eKVV direkt angezeigt wird:
studierende_[ID-Nummer].[Mindestfachsemester].[Maximalfachsemester]@ekvv.uni-bielefeld.de
Sollen beispielsweise nur die Studierenden des 3. Fachsemesters adressiert werden, würde die Adresse des Mailverteilers wie folgt aussehen:
studierende_[ID-Nummer].3.3@ekvv.uni-bielefeld.de
Die Angabe von .0 hat dabei die besondere Bedeutung, dass dadurch keine Beschränkung beim Mindest- bzw. Maximalfachsemester ausgedrückt werden kann. Die Verteileradresse
studierende_[ID-Nummer].5.0@ekvv.uni-bielefeld.de
würde z. B. Studierende erreichen, die im 5. Fachsemester und darüber eingeschrieben sind.
Anonyme Gastbenutzer sind in diesen Verteilern nicht enthalten, da sie keinem Fachsemester zugeordnet werden können. Ein Verteiler, der alle Studierende eines Studiengangs erreicht, aber die Gastbenutzer ausschließt, kann daher so gebildet werden:
studierende_[ID-Nummer].0.0@ekvv.uni-bielefeld.de
Spielt die Archivierungsoption eine Rolle
Die Archivierungsoption bei der Freigabe sollte bei diesen Verteilern genutzt werden, da durch die Archivierung der Inhalt der E-Mail in den eKVV Newsbereichen der Studiengänge dokumentiert wird und dort für einen Monat sichtbar bleibt. Auf diese Weise haben auch Studierende, die die E-Mail z. B. auf Grund einer späteren Einschreibung nicht erhalten haben, noch die Chance sie wahrzunehmen. Auch im Meine Uni Portal erhalten die Studierenden eine personalisierte Anzeige der archivierten E-Mails.