Quelltext der Seite Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung

{{Anleitung}}[[Kategorie:Gremien managen]][[Kategorie:Aufgaben und Abläufe]]
Diese Anleitung richtet sich hauptsächlich an Gremienbetreuer*innen, deren Sitzung mit der Prozessunterstützung des {{Tooltip|DMS}} vorbereitet und dokumentiert werden. Zum einen werden die beiden Formularunterstützungen - eines zum Prozess der Sitzung und eines zum Management der Tagesordnungspunkte bzw. Zusammenstellen von Sitzungsdokumenten - vorgestellt zum anderen wird die Prozessunterstützung einer Sitzung vorgestellt.

== Das Formular zum Prozess der Sitzung ==

{{AnleitungCasemanager}}
== Das Formular zum TOP Management (Sitzungsformular) ==

Der Aktendeckel einer Sitzung wurde ersetzt durch ein Formular, um die Grunddaten der Sitzung (Akte) und ihre TOPs (Vorgänge) zu administrieren.

=== Grunddaten der Sitzung ===

Die Grunddaten einer Sitzung können auch über das Sitzungsformular, nachdem die Sitzung angelegt wurde, noch verändert werden. Dazu können die Werte:
* '''Name des Gremiums''',
* '''Federführende Organisationseinheit''',
* '''Wahlperiode''',
* '''Sitzungsnummer''' und
* '''Sitzungsdatum'''
angepasst und über den Button '''Sitzungsdaten speichern''' an die Sitzung übernommen werden.
{{AnleitungScreenshotGroß|Sitzung Grunddaten.png|Ein Formular zu den Grunddaten einer Sitzung. Die Felder sind Name des Gremiums (hier Kommission für Studium und Lehre); Federführende Organisationseinheit (hier Dezernat für Studium und Lehre); Wahlperiode (hier nicht ausgefüllt); Sitzungsdatum (hier 24.04.2024) und Sitzungsnummer (hier 2104)
}}

=== Verwaltung der Tagesordnungspunkte ===

Über die Verwaltung der Tagesordnungspunkte werden die Vorgänge für die einzelnen TOPs angelegt und verantwortliche Personen zugewiesen. Das Sitzungsformular zeigt auch die bereits angelegten Tagesordnungspunkte an und markiert sie entsprechend.

{{Hinweis
|Änderungen an den Eigenschaften der TOPs müssen in deren Formular vorgenommen werden.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Sitzung Vorgangsmanagement1.png|Das Formular zum Vorlagenmanagement einer Sitzung wird gezeigt. Es sind fünf TOPs bereits angelegt. TOP 0 Sitzung organisieren, TOP 1 Feststellung der Tagesordnung, TOP 2 Protokollgenehmigung, TOP 3 Mitteilungen und TOP 5 FsB Physik. Als Verantwortliche sind jeweils verschiedene Testuser eingetragen. Eine der Schaltflächen ist sichtbar: Hinzufügen.
}}
Über die Schaltfläche '''Hinzufügen''' werden dem Formular weitere Einträge für Tagesordnungspunkte hinzugefügt. Erst mit der Betätigung der Schaltfläche '''Erstelle TOPs''' werden diese der Sitzung als neue Vorgänge hinzugefügt.

Die Schaltfläche '''Protokollbeträge anzeigen''' führt in einem neuen Tab eine Suche nach allen bisher erstellten Protokollbeiträgen dieser Sitzung aus. Mit der Funktion '''PDF zusammenstellen''' kann dann das Gesamtprotokoll erzeugt werden.

Die Schaltfläche '''Vorgngsunterlagen anzeigen''' führt in einem neuen Tab eine Suche nach allen bisher erstellten Vorlagen und der Einladung dieser Sitzung aus. Mit der Funktion '''PDF zusammenstellen''' kann dann ein PDF der Sitzungsunterlagen erzeugt werden.
{{AnleitungScreenshotGroß|Sitzung Vorgangsmanagement2.png|Der untere Teil des Formulars zum TOP Management einer Sitzung wird gezeigt. Der letzte TOP in der Liste ist TOP 5 FsB Physik. Das Formular hat vier Schaltflächen: Hinzufügen, Erstelle TOPs, Protokollbeiträge anzeigen und Sitzungsunterlagen anzeigen
}}
{{Verweis
|Eine Anleitung zum Zusammenstellen von PDFs finden Sie in der Anleitung: [[PDF zusammenführen in DMS/eAkte|PDF zusammenführen]].
}}

==== Verschieben von Tagesordnungspunkten ====

Aktuell noch nicht möglich!

Soll ein TOP in eine andere Sitzung verschoben werden, geschieht dies in der Ansicht zum TOP. Die Sitzung, in welche der TOP verschoben werden soll, muss dazu bereits angelegt sein. Im Feld Aktenzeichen wird die neue Sitzung ausgewählt und der TOP anschließend gespeichert. Automatisch wird der TOP der anderen Sitzung hinzugefügt und erhält dort die nächsthöhere TOP-Nummer.

== Eine Sitzung verwalten ==

Der Ablauf einer Sitzung wird über verschiedene Einstiegspunkte im DMS verwaltet.

=== Sitzung über den Aktenplan anlegen ===

Eine Sitzung wird an der passenden Stelle im Aktenplan angelegt. Der Name der Aktenart ist Sitzung. Bei Anlage der Sitzung müssen nur Sitzungsdatum und Sitzungsnummer als weitere Eigenschaft mit angeben werden. Die Wahlperiode ist eine optionale Angabe. Alle weiteren Metadaten ergeben sich aus dem Aktenplan.
{{Verweis
|Wie Sie eine neue Akte anlegen erfahren Sie in der Anleitung [[Akte anlegen in DMS/eAkte]].
}}
Zusammen mit der Sitzung werden dabei 4 Standardvorgänge mit angelegt:
* '''TOP 0 Sitzung organisieren''' ist der Vorgang, an dem der weitere Prozess der Sitzung und ihre Aufgaben ausgespielt werden.
* '''TOP 1 Festellung der Tagesordnung''' beherbergt die Einladung zur Sitzung.
* '''TOP 2 Genehmigung des Protokolls''' stellt den Protokollentwurf der vorangegangenen Sitzung zur Verfügung und in
* '''TOP 3 Termine und Mitteilungen''' werden Themen behandelt, die keines eigenen TOPs bedürfen.

=== Vorbereitung der TOPs über das Sitzungsformular ===

Nachdem eine Sitzung angelegt wurde, werden weitere TOPs über das Formular der Sitzung erzeugt. Erforderliche Informationen sind der Name der verantwortlichen Person und der Titel des TOPs.

Die '''TOP-Nummer''' wird erzeugt, sobald der TOP über das Formular angelegt wurde.

{{Hinweis
|Soll die TOP-Nummer im Nachgang geändert werden, so können Gremienverantwortliche oder TOP-Verantwortliche über das Formular dieses TOPs vornehmen.
}}

=== Verwaltung der Sitzung anhand ihres Vorgangsstatus ===

Die Status des '''TOP 0 Sitzung verwalten''' unterscheiden sich von denen der übrigen TOPs.
;Sitzung in Vorbereitung
:Solange sich eine Sitzung in diesem Status befindet, können nur die '''Gremienbetreuer*innen''', die '''TOP-Verantwortlichen''' und sobald die Zeichnung gestartet wurde '''Personen im Zeichnungsweg''' auf die Sitzung und ihre TOPs zugreifen.
:Nach Abschluss des Zeichnungswegs liegen genehmigte TOP im Status '''für Sitzung eingeplant''' vor. Aus diesen erstellen die Gremienverantwortlichen die Einladung und die Sitzungsunterlagen. Beides wird in TOP 0 abgelegt. Die Einladung wird automatisch in TOP 1 verknüpft.
{{Verweis|Die Sitzungsunterlagen werden über das [[#Das Formular zum TOP Management (Sitzungsformular)|Sitzungsformular]] zusammengestellt.}}
;Einladung verschickt
:Wird dieser Status gesetzt, ist fortan die Sitzung und alle TOPs, die mindestens im Status '''für Sitzung eingeplant''' vorliegen, für die Gremienmitglieder und weiteren Personen im bearbeitenden Bereich sichtbar.
:Die Sitzung kann durchgeführt werden. Nach dem Abschluss der Sitzung sind alle TOP-Verantwortlichen dafür zuständig, für ihren TOP einen Protokollbetrag zu verfassen und in ihrem TOP abzulegen. Dieser ist nur ihnen und den Gremienbetreuer*innen zugänglich.
:Aus den einzelnen Protokollbeiträgen erzeugen die Gremienbetreuer*innen über das Sitzungsformular das Gesamtprotokoll. Dieses wird in dieser Sitzung abgelegt und in TOP 2 der Sitzung, in der es genehmigt werden soll, verknüpft.
{{Verweis|Das Protokoll wird über das [[#Das Formular zum TOP Management (Sitzungsformular)|Sitzungsformular]] zusammengestellt.}}
;Protokollentwurf liegt vor
:Sobald der Protokollentwurf vorliegt, wird dieser freigegeben, indem der Status abermals wechselt. Er ist jetzt nur für Gremienbetreuer*innen und Mitglieder sichtbar.
;Protokoll genehmigt
:Ist das Protokoll beschlossen und ggf. Änderungen eingearbeitet, wird die Sitzung in den Status '''Protkoll genehmigt''' versetzt. Der Prozess ist damit abgeschlossen und das Protokoll auch für die dafür vorgesehenen Rollen einsehbar.

=== Übersicht der Berechtigungen ===

{| class="wikitable tanleitung"
|-
! colspan="2" |Vorgangsstatus
|'''Sitzung wird vorbereitet'''
|'''Einladung verschickt'''
|'''Protokollentwurf freigegeben'''
|'''Protokoll genehmigt'''
|-
! rowspan="7" style="writing-mode: vertical-lr;" |Rolle
|Gremienbetreuer*innen
| colspan="4" style="text-align: center; background-color: palegreen;" |keine Einschränkungen
|-
|Gremienmitglieder ||
| style="text-align: center; background-color: LightYellow;" |Einladung, Gesamtunterlagen und TOPs
| colspan="2" style="text-align: center; background-color: LightYellow;" |+ Gesamtprotokoll
|-
|Mitglieder OE ||
| colspan="2" style="text-align: center; background-color: LightYellow;" |Einladung, Gesamtunterlagen und TOPs
| style="text-align: center; background-color: LightYellow;" |+ Gesamtprotokoll
|-
|Einladung nachrichtlich ||
| colspan="3" style="text-align: center; background-color: LightYellow;" |Einladung
|-
|Protokoll nachrichtlich
| colspan="3" |
| style="text-align: center; background-color: LightYellow;" |Gesamtprotokoll
|}
<references />