Workflow-Dashboard in DMS/eAkte

Diese Seite befindet sich im Aufbau. Die Seite wurde zuletzt bearbeitet am 14.10.2022.

Workflows über das Workflow-Dashboard verwalten

Sie können Ihre Workflows über das Widget Workflow-Dashboard (P) erreichen.

Sollte sich dieses Widget nicht auf der Startseite befinden, können Sie sie über die Schaltfläche Widget hinzufügen hinzufügen. Suchen Sie dazu den Eintrag Workflow-Dashboard und klicken Sie auf HINZUFÜGEN. Sie finden dann das Widget auf Ihrer Startseite in DMS/eAkte.

Sie erreichen es auch von jeder anderen Seite in DMS/eAkte über die Schaltfläche Andere Anwendungen in der oberen rechten Ecke.

Ihnen wird nun eine Übersicht aller Workflows, an denen Sie beteiligt sind, angezeigt.

Die Übersicht bietet Ihnen zunächst vier Reiter an:

Initiierte Workflows – Hier sehen Sie alle Workflows, die Sie initiiert haben.

Aktuelle Workflows – Es werden alle Workflows gezeigt, an denen Sie persönlich oder an denen Sie über Ihren Gruppenpostkorb beteiligt sind und die Sie aufgrund Ihrer Rechte sehen dürfen. Beteiligte Workflows – Hierbei handelt es sich um alle Workflows, die Sie gestartet haben und bei denen Ihnen eine Aufgabe zugeteilt wurde. Hier finden Sie auch Workflows, bei denen Sie Ihre Aufgabe abgeschlossen haben, und die Ihnen unter den anderen Reitern nicht mehr angezeigt werden. Federführend – Sie finden hier alle Workflows, in denen Sie federführend sind – auch wenn Sie den Workflow gar nicht gestartet haben. In diesem Falle wurde Ihnen die Federführung entweder aufgrund Ihrer Aufgabe oder aufgrund Ihrer Rolle in einem Prozess zugewiesen. Tipp: Je nach Prozess kann Ihnen die Federführung obliegen, auch wenn Sie den Prozess selbst nicht initiiert haben. Des Weiteren können Sie die Anzeige der Workflows Ihren Bedürfnissen entsprechend sortieren. Hierzu stehen Ihnen vier Schaltflächen zur Verfügung: Spaltenkonfiguration - Wenn Ihnen in der Tabelle zu wenige oder zu viele Spalten angezeigt werden, können Sie dies mit der Spaltenkonfiguration ändern. Mit Betätigen der Schaltfläche „Spaltenkonfiguration“ öffnet sich eine neue Maske, in der alle verfügbaren Spalten aufgeführt sind. Die bereits gewählten Spalten sind deutlich markiert. Mittels der Schieberegler können Sie die Spalten an- oder abwählen. Mit Betätigen der „OK“-Schaltfläche wird die Darstellung entsprechend Ihrer Auswahl angepasst. Filter - Hiermit können Sie die Regeln definieren, nach denen innerhalb der Spalten sortiert wird. Dazu sind auch Wortbestandteile ausreichend. Betätigen Sie dazu die „Filter“-Schaltfläche.Hiernach öffnet sich ein weiteres Fenster. Wenn Sie „+ Spalte hinzufügen“ betätigen, wird Ihnen eine Liste mit allen verfügbaren Spalten angezeigt. Tipp: Es werden Ihnen auch Spalten angeboten, die in Ihrer gegenwärtigen Tabelle nicht aktiv angezeigt sind. Sollten Sie eine hiervon auswählen, wird sie automatisch nach Betätigen der „OK“ Schaltfläche eingefügt. Nun ist noch ein Suchfilter auszuwählen, beispielsweise „Enthält“ oder „Enthält nicht“. Danach tragen Sie den Wert ein, nach dem filtern wollen. In diesem Beispiel wurde nach Workflows gesucht, die in ihrem Namen den Wert ttm enthalten. Es werden alle Drittmittelanzeigen aufgelistet. Abgeschlossene Workflows anzeigen – In der Übersicht werden normalerweise nur aktive Workflows angezeigt. Wenn Sie diesen Schieberegler betätigen, werden Ihnen zusätzlich bereits abgeschlossenen Workflows angezeigt. Diese enthalten in der Spalte „Empfänger:in“ den Hinweis „(Beendet)“. Es gibt eine weiterte Möglichkeit, die Workflows innerhalb der Spalten zu sortieren. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen Spaltennamen platzieren, erscheint ein nach oben weisender Pfeil. Wenn Sie diesen betätigen, wird der Spalteninhalt aufsteigend (Z  A, älteres Datum  neueres Datum) sortiert. Betätigen Sie den Pfeil noch einmal, dreht sich die Pfeilrichtung und der Spalteninhalt wird absteigend sortiert. Wenn Sie sich einen Überblick über den aktuellen Status Ihres Workflows verschaffen wollen, wählen Sie das Symbol unterhalb von „Schritte“. Ihnen wird der Laufweg des ausgewählten Workflows angezeigt nebst Informationen über die Bearbeitung. Die Felder unter „Status“ und „Bearbeiter:in“ in der Zeile 3 sind leer, was in diesem Falle bedeutet, dass die dort aufgeführte Person – hier dms-qa5 – ihre Aufgabe im Workflow noch nicht abgeschlossen hat. Möchten Sie sich das zu diesem Workflow gehörende Dokument ansehen, aktivieren Sie in der Spalte „Aktionen“ das 3-Punkt-Symbol. Mit Betätigen dieser Schaltfläche, wird Ihnen die Aktion „Dokument öffnen“ vorgeschlagen. Mit Bestätigen dieser Schaltfläche öffnet sich das Dokument.

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