Leitfaden Projektmanagement

Diese Seite befindet sich im Aufbau. Die Seite wurde zuletzt bearbeitet am 27.10.2022.

Inhalte des Leitfadens

Dieser Leitfaden richtet sich an alle Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld, die an Projekten beteiligt sind, also Projekte leiten, in Projekten mitarbeiten oder auch Projekte beauftragen und steuern. Er vermittelt die Grundlagen des Projektmanagements, das entwickelt wurde, um Projekte für alle Beteiligten und Verantwortlichen transparenter und erfolgreicher vorbereiten, durchführen und abschließen zu können. Zudem steht dieser Leitfaden in enger Verbindung zu

• den Übersichten "Geplante Projekte" und „Laufende Projekte“
• dem Genehmigungsprozess für Projekte und
• der elektronischen Projektakte im Dokumentenmanagementsystem d.3ecm.

In seiner aktuellen Fassung beschreibt der Leitfaden die Organisation von und Arbeitsweisen für Projekte mit traditionellem Projektmanagement. Agile Projekte unterscheiden sich davon nicht nur hinsichtlich ihrer Arbeitsweise, sondern auch hinsichtlich der Rollen im Projekt. Ausführungen zu agilen Projekten werden in die kommende Version des Leitfadens aufgenommen.

Über die nachfolgenden Links finden Sie alle Inhalte des Leitfadens Projektmanagement.

Begriffsklärungen

Projektorgansaition

Initialisierungsphase

Definitionsphase

Planungsphase

Steuerungsphase

Abschlussphase

In den einzelnen Abschnitten finden Sie Definitionen und Tipps, die wie folgt gekennzeichnet sind:

→ Definition

Hinweise und Tipps

verpflichtende Bestandteile des Leitfadens für Vorhaben, die in den Projektübersichten geführt sind

Übersichten über geplante und laufende Projekte

Die Übersichten über geplante und laufende Projekte enthalten alle einrichtungsübergreifenden Vorhaben (Projekte, Programme, Maßnahmen) der zentralen Unterstützungsbereiche. In Verbindung mit den dazugehörigen Steckbriefen können sich alle Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld im DMS/eAkte über Inhalt, Ziele und Ablauf der Projekte, Programme und Maßnahmen informieren.

• Die Übersicht Geplante Projekte enthält alle Projekte, die zeitnah begonnen werden sollen, die aber noch nicht genehmigt sind.
• Die Übersicht Laufende Projekte zeigt alle Projekte, die in Realisierung sind.

Für diese Projekte können Sie die Steckbriefe in ihrer jeweils freigegebenen Fassung einsehen. Falls Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie aus dieser Übersicht auch direkt in die elektronische Projektakte abspringen.

Über obige Links gelangen Sie in die Webversion des Dokumentenmanagementsystems d.3. Hinweise zur Anmeldung finden Sie auf den Seiten Arbeiten mit DMS/eAkte im Beschäftigten-portal.

Für andere Projekte handelt es sich bei den folgenden Ausführungen durchgängig um Empfehlungen.

Projektmanagementprozesse der Universität Bielefeld

In den zentralen Verwaltungseinheiten und Services der Universität Bielefeld werden viele Projekte parallel durchgeführt. Sowohl auf der Steuerungsebene als auch in den Projektteams sind Personen gleichzeitig mit mehreren Projekten befasst. Hinzu kommt, dass an den meisten Projekten mehrere Organisationseinheiten beteiligt sind. Vor diesem Hintergrund ist es sinnvoll, die Strukturen und Abläufe von Projekten einheitlich zu benennen und darzustellen und wesentliche Schritte zu standardisieren. Daher wurden die Prozesse Projekt „beantragen und genehmigen“ und „Projekt durchführen und abschließen“ definiert, abgestimmt und modelliert. Diese Prozesse sowie Hinweise zur Bedienung des Prozessportals finden Sie im Prozessportal der Universität Bielefeld.

Zentrales Projektbüro

Das Zentrale Projektbüro ist die erste Anlaufstelle für alle, die Projekte in den zentralen Einrichtungen und Services leiten. Es berät die Projektleitungen bei der Vorbereitung, Planung und Durchführung sowie dem Abschluss von Projekten. Es unterstützt alle Projektleitungen der zentralen Services und Verwaltungseinheiten bei der Beantragung, Genehmigung und Durchführung der Projekte, unter anderem bei der Erstellung von genehmigungsfähigen Steckbriefen, Fragen zu Statusberichten und Abschlussberichten. Im Auftrag des Kanzlers und auf der Grundlage der Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" verwaltet das Zentrale Projektbüro das Projektportfolio der zentralen Services und Verwaltungseinheiten.

Die Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen des Zentralen Projektbüros finden Sie hier.