Planungsphase

Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene. In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden. Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").

Zusammenarbeit im Projekt

Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

→ Mitglieder des Projektteams sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.

Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.