Planungsphase

Im Laufe der Planungsphase beginnt typischerweise das eigentliche Projekt, und zwar mit einer Kick-Off-Veranstaltung, an der mindestens die Projektleitung und das Projektteam teilnehmen, ggf. auch die Steuerungsebene. In der Planungsphase wird das Projekt soweit durchgeplant, dass alle Projektbeteiligten wissen, was sie wann im Projekt zu tun haben. In großen, komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, nur die nächste konkret anstehende Projektphase zu planen. In diesem Fall muss das Ende dieser Phase und der Übergang in die nächste Projektphase klar definiert werden. Als zielführend hat sich in Projekten die Arbeit mit sogenannten Arbeitspaketen bewährt. Der Projektstrukturplan bildet die Klammer über alle Arbeitspakete und bildet den kompletten Projektumfang ab (vgl. Abschnitt "Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)").

Zusammenarbeit im Projekt

Zusammenarbeit im Projekt schafft Transparenz über die Verantwortlichkeiten für alle operativen Arbeiten, den aktuellen Arbeitsstand und den Fortschritt im Projekt. Entscheidungsbedarfe und Entscheidungen werden nachvollziehbar, Informationen werden gebündelt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten kennen die vereinbarten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele und leisten ihre Beiträge zur Zielerreichung. Darüber hinaus beinhaltet die Zusammenarbeit im Projekt das interne Berichtswesen, die Organisation und Dokumentation der Projektmeetings sowie die Dokumentation der Projektergebnisse. Die Regeln zur Zusammenarbeit im Projekt sind im Projekthandbuch festgehalten.

Zu Projektbeginn (nach Zusammenstellung des Projektteams) sollten Festlegungen zu den formalen Formen der Kommunikation getroffen werden.

Am wichtigsten für den Projekterfolg ist die Zusammenarbeit im Projektteam. Spätestens zu Beginn der Planungsphase tritt das Projektteam zusammen und nimmt seine Arbeit auf.

→ Mitglieder des Projektteams sind Personen, die maßgeblich an der operativen Projektarbeit beteiligt sind. Sie sind verantwortlich für entsprechende Arbeitspakete (AP) und nehmen an den regelmäßigen Teammeetings teil. Zusätzlich kann es Projektbeteiligte geben, die anlassbezogen involviert werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein zwischen Projektkernteam und erweitertem Projektteam zu unterscheiden.

Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass die Atmosphäre kollegial ist und sich das Projektteam untereinander respektiert und lösungsorientiert zusammenarbeitet. Dies ist in Projekten noch bedeutsamer als in der Linienorganisation, da die Abläufe und ToDos in Projekten zumeist nicht vordefiniert und manchmal auch kaum vorhersehbar sind.

Die Projektleitung ist nicht nur dafür verantwortlich, das Projektteam zusammenzustellen, sondern auch dafür, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit zu legen.

Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)

→ Der Projektstrukturplan stellt alle Teilschritte dar, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er umfasst alle Arbeitspakete eines Projektes und stellt die organisatorischen und logischen Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen in grafischer Form dar. Auf dieser Grundlage muss ggf. der Phasen- und Meilensteinplan des Projektes verfeinert und erweitert werden.

Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage, was genau im Projekt zu tun ist. Für die Erstellung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle erforderlichen Aktivitäten erfassen zu können. Für die Aufwands- und Kostenschätzung, aber auch für die Terminierung von Meilensteinen kann es sinnvoll sein, Teile des PSP bereits in der Definitionsphase zu erarbeiten.

In einem ersten Schritt ist festzulegen, welche Arbeitspakete zum Projekt gehören bzw. mit Hilfe welcher Arbeitspakete der Projektauftrag erfüllt werden kann. Anschließend werden die Bezüge und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen betrachtet und im Projektstrukturplan dargestellt.

→ Ein Arbeitspaket beinhaltet eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Ressourcenbedarf und hat genau eine verantwortliche Person. Neben diesen Angaben enthält eine Arbeitspaketbeschreibung auch Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang, zu den Arbeitsschritten und Ergebnissen und zu Terminen sowie zu den Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen.

Wie detailliert eine solche Arbeitspaketbeschreibung sein sollte, hängt von der Komplexität und Neuartigkeit der damit zu erledigenden Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass sich damit für die Beteiligten alle zentralen Fragen (Wer macht was bis wann?) beantworten lassen.

Es gibt Arbeitspakete, die für sehr viele Projekte der Servicebereiche in der Universität Bielefeld relevant sind. Hierzu zählen

1. Projektsteckbrief erstellen
2. Vorprojekt, Projektdefinition
3. Projektleitung
4. Projektmanagement
5. Prozessmanagement
6. Kommunikation
7. IT-Infrastruktur
8. Informationssicherheit
9. Datenschutz
10. Beschaffung und Verträge
11. Qualifizierung
12. Mitbestimmungsverfahren Personalräte
13. Arbeitspaketübergreifende Aufwände und Kosten

Für diese so genannten „Standardarbeitspakete“ stehen teilweise Arbeitspaketbeschreibungen und ergänzende Erläuterungen zur Verfügung (Datei „Hinweise zur Projektplanung und Projektdurchführung“; zu finden auf der Webseite https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/).

Bei Bedarf können diese Standardarbeitspakete erweitert oder angepasst werden.

Das Standardarbeitspaket 1.1 „Projektsteckbrief erstellen“ beinhaltet die typischen Arbeitsschritte der Initialisierungsphase, das Standardarbeitspaket 1.2 „Vorprojekt, Projektdefinition“ diejenigen der darauffolgenden Definitionsphase. In der Planungsphase werden alle weiteren, zur Leistungserbringung benötigten Standard- und projektspezifischen Arbeitspakete beschrieben und abgestimmt.

Die Gesamtheit der Arbeitspaketbeschreibungen bildet zugleich die Grundlage für einen detaillierten Projektzeitplan und eine differenzierte Aufwands- und Kostenschätzung, d.h. sie ist die zentrale Voraussetzung für die Steuerung des Projekts.

Arbeitspakete sollten so zugeschnitten werden, dass sie sich in drei Monaten erledigen lassen. Bei längeren Laufzeiten sollte geprüft werden, ob eine Unterteilung in zwei oder mehrere Arbeitspakete sinnvoll ist. Eine Ausnahme bilden Arbeitspakete wie beispielsweise Projektleitung, Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement, die sich über das gesamte Projekt erstrecken.