Begriffsklärungen

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In den folgenden Absätzen werden Begriffe erklärt und definiert, die das Projektmanagement an der Universität Bielefeld rahmen. Dabei orientiert sich die Universität Bielefeld am DIN 69901. Entsprechend beziehen sich die Verweise im Leitfaden auf die Informationen des Deutschen Instituts für Normung e.V.

→ Der DIN 69901 ist der Projektmanagementstandard des Deutschen Instituts für Normung e.V. Neben DIN existieren weitere Projektmanagementstandards wie der PMBOK-Guide des Project Management Institute, der PRINCE2 des britischen AXELOS-Anbieters sowie der IPMA ICB 4.0 der International Project Management Association.

Was ist ein Projekt?

Was ist ein Projekt und wie unterscheidet es sich von anderen Aufgaben? Diese Fragen lassen sich nicht immer eindeutig beantworten. Trotzdem oder gerade deshalb sollte die Frage „Handelt es sich um ein Projekt?“ bzw. „Bietet sich für diese Fragestellung eine projektförmige Bearbeitung an?“ ganz am Anfang stehen.

Ein Projekt unterscheidet sich von regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben und Arbeitsabläufen, deren Bearbeitung durch Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen o.ä. definiert ist. Zu solchen Regel- bzw. Daueraufgaben zählen auch periodisch wiederkehrende Aufgaben wie z.B. der Jahresabschluss, der Absolvententag oder die Zulassungsverfahren.

Ein Projekt unterscheidet sich aber auch von Themen und Herausforderungen, die (noch) so wenig strukturiert und schwer greifbar sind, dass sich keine konkreten Ziele und bearbeitbaren Projektaufträge daraus ableiten lassen können. Bei solchen Themen ist zu prüfen, ob damit Ziele verbunden sind, die die Universität in den nächsten Jahren erreichen will oder soll. In diesen Fällen lässt sich in der Regel aus dem Thema ein Programm formen, das mehrere Projekte und Maßnahmen umfasst, die der Erreichung der Programmziele dienen.

Wenn eine Aufgabenstellung neuartig und herausfordernd ist und sich durch eine Person mit einem Aufwand von bis zu 60 Personentagen bearbeiten lässt (inkl. punktuellem Austausch und Abstimmung mit weiteren Personen), handelt es sich nach den Vorgaben dieses Leitfadens nicht um ein Projekt, sondern um eine Maßnahme. Auch für eine Maßnahme lassen sich die Hinweise und Empfehlungen dieses Leitfadens nutzen, sie sind jedoch nicht verpflichtend.

Kennzeichnend für Projekte ist die Einmaligkeit und Neuartigkeit ihrer Bedingungen, ihre zeitliche Begrenzung und ein Grad an Komplexität, der eine Bearbeitung durch mehrere Personen erfordert. Maßnahmen benötigen in der Regel keine Projektstruktur und -organisation und können in der Linienorganisation durchgeführt werden. In der Regel sollte die Laufzeit einer Maßnahme drei Monate nicht überschreiten. Ein Programm besteht aus Projekten und Maßnahmen, die der Verwirklichung der Ziele des Programms dienen.

Zu einem möglichst frühen Zeitpunkt ist zu klären, ob es sich um ein Projekt handelt und welche Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements zum Einsatz kommen sollen.

Projektmanagementphasen und Projektphasen

Projekte durchlaufen ausgehend von einer ersten Projektidee bis hin zum Abschluss eines Projekts unterschiedliche Phasen. Merkmale und Inhalte der einzelnen Projektphasen sind abhängig vom jeweiligen Projektgegenstand und der Projektart.

→Nach DIN 69901-2 zeichnen sich Projektphasen als durch fachliche Zusammenhänge bedingte Phasen im zeitlichen Ablauf des Projekts aus. Im Unterschied zu Projektphasen sind die Projektmanagementphasen über alle Projekte hinweg identisch. Die DIN 69901-2 unterscheidet die fünf in Abbildung 2 dargestellten Projektmanagementphasen.

Abbildung 2 - Projektmanagementphasen nach DIN 69901-2

Am Ende der ersten drei Projektmanagementphasen stehen nach der DIN 69901-2 als zentrale Meilensteine jeweils Freigaben für die nächste Phase, am Ende der Steuerungsphase die Abnahme des Projektergebnisses.

Erläuterungen zu den einzelnen Projektmanagementphasen finden Sie auf folgenden separaten Wiki-Seiten:

Initialisierungsphase	Definitionsphase	Planungsphase	Steuerungsphase	Abschlussphase

Abbildung 3 überträgt die Projektmanagementphasen nach DIN auf die Rahmenbedingungen für Projekte der Universitätsverwaltung Bielefeld. Die Freigabe nach der Initialisierungsphase ist eine Voraussetzung dafür, dass ein Projekt auf der Übersicht der geplanten Projekte erscheint. Zwischen der Definitionsphase und der Planungsphase steht die Genehmigung des Projekts. Mit der Genehmigung verbunden ist die Bewilligung der Personalressourcen und Finanzmittel, die für die Durchführung des Projektes benötigt werden. Nach der Genehmigung beginnt die Planungsphase.

Für alle Projekte gilt, dass nach der Genehmigung zu Beginn der Planungsphase, folgende Schritte durchgeführt werden müssen:

• Projektorganisation festgelegen und im Projekthandbuch hinterlegen,
• Projektstrukturplan erarbeiten (dieser enthält ggf. neben fest vereinbarten auch optionale Arbeitspakete),
• erste Risikoanalyse durchführen und
• Vorgehensweise im Projekt (z.B. rollierende Planung) vereinbaren.

Ähnliches gilt für die Abschlussphase; erst wenn alle Ergebnisse aus allen Teilprojekten abgenommen sind, können folgende Schritte durchgeführt werden:

• Abschlussbericht erstellen,
• Projektorganisation auflösen und
• Projektleitung entlasten.

Abbildung 3: Idealtypischer Projektverlauf mit Projektmanagementphasen und Phasenübergängen

Je nach Größe und Aufgabenstellung des Projekts können Planungs-, Steuerungs- und Abschlussphase sehr eng miteinander verzahnt sein. Es ist z.B. denkbar, dass das Projekt in Teilprojekte gegliedert wird, die zeitversetzt durchgeführt werden.

Die nachfolgende Abbildung zeigt am Beispiel eines Hausbauprojekts das Verhältnis von Projektphasen und Projektmanagementphasen für die Bauherren und das Bauunternehmen.

Abbildung 4: Die Projektmanagementphasen am Beispiel eines Bauprojekts

Beginn und Ende eines Projekts sind abhängig von der jeweiligen Rolle im Projekt: Für die*den Auftraggeber*in beginnt ein Projekt in der Regel früher und endet später als für ein externes Unternehmen, das für bestimmte Arbeitspakete hinzugezogen wird.

So beginnt Projekt „Bau eines Einfamilienhauses“ für das Bauunternehmen erst, wenn für die Bauherren die Planungsphase fast abgeschlossen ist. Ist die Firma mit der Erstellung des Rohbaus beauftragt, so endet das Projekt mit der Abnahme des Rohbaus. Für die Bauherren ist das Projekt jedoch erst abgeschlossen, wenn das Haus bezogen, der Garten gestaltet und bepflanzt ist und alle Baumängel beseitigt sind.