Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte

Die Führung von Akten ist ein Hauptmerkmal einer Verwaltung. Dies basiert auf der Tatsache, dass Verwaltungen in ihrem Handeln an Recht und Gesetz gebunden sind. Um dieses gesetzmäßige Handeln nachvollziehbar zu halten, werden Akten geführt und nach rechtlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Diese Aufbewahrungsfristen beginnen erst, wenn ein Vorgang abgeschlossen ist und damit die Akte geschlossen wird.

Wichtig ist, dass ein Vorgang eine Kette von Tätigkeiten ist, die ein oder mehrere Menschen mit dem Ziel verrichten, ein Ergebnis zu erzeugen. Somit hat ein Vorgang sowohl einen definierten Anfangs- als auch Endpunkt (Beispiel: Beschaffung von Büromaterial). Durch die vorgangsbezogene Ablage ist jederzeit ersichtlich, in welchem Status sich der Vorgang befindet.

Bei der elektronischen Aktenführung geschieht das Schließen von Vorgängen über das Setzen eines Attributes (Metadatenfeld), das mit zdA-verfügt ("zu den Akten") benannt ist.

In der Regel dürfen nur Vorgangseigner*innen einen Vorgang schließen und damit „zu den Akten verfügen“.

Abschließen von Vorgängen in DMS/eAkte

Wenn Sie einen Vorgang abschließen möchten, wählen Sie diesen zunächst durch einen Doppelklick aus. Nun wechseln Sie oben in der Leiste in den Reiter Eigenschaften.

Dort sehen Sie neben anderen Attributen auch das Feld zdA-verfügt. Dieses steht bei Anlage und Bearbeitung des Vorgangs immer auf nein.
Klicken Sie nun oben rechts neben dem Vorgangstitel auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften zu bearbeiten.

Dort wird Ihnen neben den anderen Attributen auch das Feld zdA-verfügt angezeigt. Wenn Sie den Vorgang abschließen wollen, setzen Sie dieses Attribut auf Ja. Abschließend drücken Sie ganz unten auf der Seite auf die Schaltfläche Speichern.

Wichtig ist, dass Sie nach dem Setzen als zdA-verfügt keinerlei Änderungen mehr an dem Vorgang und den darunter liegenden Dokumenten vornehmen können – weder am Inhalt, noch an den Attributen! Deshalb ist es unabdingbar, dass Sie sich sicher sind, dass dieser Vorgang erstens geschlossen werden soll und zweitens alle Attribute und Dokumente vollständig und geordnet sind.

Nach dem Speichern können Sie sich die Attribute des Vorgangs und die darunter liegenden Dokumente weiter ansehen, allerdings können Sie diese nicht mehr bearbeiten. Das Stift-Symbol zum Bearbeiten der Eigenschaften wird nicht mehr angezeigt.

z.d.A-verfügen über den Aktenplan

Sie können einen Vorgang oder Teilvorgang auch über den Aktenplan abschließen bzw. z.d.A-verfügen.

Schauen Sie dafür in der Anleitung Vorgang anlegen im Kapitel Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen nach.