Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte

Die Führung von Akten ist ein Hauptmerkmal einer Verwaltung. Dies basiert auf der Tatsache, dass Verwaltungen in ihrem Handeln an Recht und Gesetz gebunden sind. Um dieses gesetzmäßige Handeln nachvollziehbar zu halten, werden Akten geführt und nach rechtlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Diese Aufbewahrungsfristen beginnen erst, wenn ein Vorgang abgeschlossen ist und damit die Akte geschlossen wird.

Wichtig ist, dass eine Akte eine Kette von Tätigkeiten ist, die ein oder mehrere Menschen mit dem Ziel verrichten, ein Ergebnis zu erzeugen. Somit hat eine Akte sowohl einen definierten Anfangs- als auch Endpunkt (Beispiel: Beschaffung von Büromaterial). Durch die aktenbezogene Ablage ist jederzeit ersichtlich, in welchem Status sich die Akte befindet.

Bei der elektronischen Aktenführung geschieht das Schließen von Akten über das Setzen eines Attributes (Metadatenfeld), das mit zdA-verfügt ("zu den Akten") benannt ist.

In der Regel dürfen nur Akteneigner*innen eine Akte schließen und damit „zu den Akten verfügen“.

Abschließen von Akten in DMS/eAkte

Wenn Sie eine Akte abschließen möchten, wählen Sie diese zunächst durch einen Doppelklick aus. Nun wechseln Sie oben in der Leiste in den Reiter Eigenschaften.

Dort sehen Sie neben anderen Attributen auch das Feld zdA-verfügt. Dieses steht bei Anlage und Bearbeitung des Vorgangs immer auf nein.
Klicken Sie nun oben rechts neben dem Aktentitel auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften zu bearbeiten.

Dort wird Ihnen neben den anderen Attributen auch das Feld zdA-verfügt angezeigt. Wenn Sie die Akte abschließen wollen, setzen Sie dieses Attribut auf Ja. Abschließend drücken Sie ganz unten auf der Seite auf die Schaltfläche Speichern.

Wichtig ist, dass Sie nach dem Setzen als zdA-verfügt keinerlei Änderungen mehr an dem Vorgang und den darunter liegenden Dokumenten vornehmen können – weder am Inhalt, noch an den Attributen! Deshalb ist es unabdingbar, dass Sie sich sicher sind, dass diese Akte erstens geschlossen werden soll und zweitens alle Attribute und Dokumente vollständig und geordnet sind.

Nach dem Speichern können Sie sich die Attribute der Akte und die darunter liegenden Dokumente weiter ansehen, allerdings können Sie diese nicht mehr bearbeiten. Das Stift-Symbol zum Bearbeiten der Eigenschaften wird nicht mehr angezeigt.

z.d.A-verfügen über den Aktenplan

Sie können eine Akte oder einen Vorgang auch über den Aktenplan abschließen bzw. z.d.A-verfügen.

Schauen Sie dafür in der Anleitung Vorgang anlegen im Kapitel Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen nach.