Gremien managen mit Bordmitteln: Unterschied zwischen den Versionen
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Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Gremienakte in einer Betreffseinheit anzulegen. Die Betreffseinheit ist die Bezeichnung Ihres Gremiums, z.B. "Sitzung des Senats managen". Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''Neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf "Gremienakte anlegen". | Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Gremienakte in einer Betreffseinheit anzulegen. Die Betreffseinheit ist die Bezeichnung Ihres Gremiums, z.B. "Sitzung des Senats managen". Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''Neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf "Gremienakte anlegen". | ||
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Betreffseinheit "Sitzung des Hochschulrats managen" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienakte" und "Akte" angezeigt.}} | {{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Betreffseinheit "Sitzung des Hochschulrats managen" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienakte anlegen" und "Akte anlegen" angezeigt.}} | ||
Füllen Sie anschließend mindestens die mit roten Sternchen markierten Felder der neuen Gremienakte aus und klicken Sie auf '''Speichern'''. | Füllen Sie anschließend mindestens die mit roten Sternchen markierten Felder der neuen Gremienakte aus und klicken Sie auf '''Speichern'''. | ||
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Nun ist die Gremienkte angelegt und Sie können diese über die Schaltfläche '''Element anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren. | Nun ist die Gremienkte angelegt und Sie können diese über die Schaltfläche '''Element anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren. | ||
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Eingabemaske.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet. | {{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienakte anlegen Eingabemaske.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.}} | ||
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=Gremienvorgang anlegen= | =Gremienvorgang anlegen= | ||
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Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte. | Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte. | ||
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Gremienvorgang anlegen Aktenplan.png|Der Aktenplan ist zu sehen. Die Akte "216. Sitzung" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienvorgang anlegen" angezeigt. | |||
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=Dokumente ablegen= | |||
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Version vom 26. April 2023, 13:33 Uhr
In dieser Anleitung wird erklärt, wie sich mit Hilfe der Bordmittel des DMS Sitzungen von Gremien verwalten lassen.
Aktuell stehen zwei verschiedene Ablagestrukturen zur Verfügung:
- Wahlperiode - Sitzung - Dokument
- Sitzung - TOP - Dokument (Struktur des zukünftigen Sitzungsmanagement-Tools)
Die beiden Strukturen unterscheiden sich hauptsächlich in der Betitelung der Ablageebene:
| Ebene | Wahlperiode - Sitzung - Dokument | Sitzung - TOP - Dokument |
|---|---|---|
| Grenmienakte | Wahlperiode | Sitzung |
| Gremienvorgang | Sitzung | TOP |
| Gremiendokument | Dokument | Dokument |
Im weiteren Verlauf der Anleitung werden sich die Erklärungen auf die Bezeichnungen der Ebene beziehen. Je nach gewählter Struktur müssen Sie darauf achten, wie Sie die Gremienakte bzw. den Gremienvorgang beim anlegen betiteln. Bei der Wahlperiodenstruktur würden Sie z.B. die Gremienakte "Wahlperiode 2022-2024" benennen. Im Gegensatz dazu würde die Gremienakte bei der Sitzungsstruktur z.B. "52. Sitzung" heißen. Ebenso verhält sich das auf der Ebene des Gremienvorgangs: In der Wahlperiodenstruktur wäre dies die einzelne Sitzung, in der Sitzungsstruktur ein einzelner TOP, z.B. "TOP 1 Feststellung der Tagesordnung".
Für die Verwaltung der Gremien bzw. Anlage neuer Wahlperioden/Sitzungen und Ablage von Dokumenten werden Schreibrechte benötigt.
Gremienakte anlegen
Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Gremienakte in einer Betreffseinheit anzulegen. Die Betreffseinheit ist die Bezeichnung Ihres Gremiums, z.B. "Sitzung des Senats managen". Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das Plussymbol bzw. die Schaltfläche Neu. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf "Gremienakte anlegen".
Füllen Sie anschließend mindestens die mit roten Sternchen markierten Felder der neuen Gremienakte aus und klicken Sie auf Speichern.
Nun ist die Gremienkte angelegt und Sie können diese über die Schaltfläche Element anzeigen aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
Gremienvorgang anlegen
Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.
