Einen TOP vorbereiten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung: Unterschied zwischen den Versionen
Keine Bearbeitungszusammenfassung |
Keine Bearbeitungszusammenfassung |
||
| Zeile 1: | Zeile 1: | ||
{{Seite im Aufbau}}{{Anleitung}}[[Kategorie:Gremien managen]]Die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) im Sitzungsmanagement mit Prozessunterstützung werden von einer oder mehreren Personen verantwortet (Verantwortliche). Die Verantwortlichen eines TOPs bearbeiten dessen Dokumente direkt im {{Tooltip|DMS}}. | {{Seite im Aufbau}}<!--{{Anleitung}}--> | ||
[[Kategorie:Gremien managen]] | |||
Die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) im Sitzungsmanagement mit Prozessunterstützung werden von einer oder mehreren Personen verantwortet (Verantwortliche). Die Verantwortlichen eines TOPs bearbeiten dessen Dokumente direkt im {{Tooltip|DMS}}. | |||
{{Verweis | |||
|Verantwortliche eines TOPs werden von den Gremienbetreuer*innen bei Anlage des TOPs benannt. Eine Anleitung zur Bereitstellung von TOPs finden Sie in der unter [[Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung]]}} | |||
==Das Formular eines TOPs == | |||
Der Prozess einer Sitzung und ihrer jeweiligen TOPs werden über die Vorgang abgebildet. | |||
=== Stammdaten === | |||
=== erweiterte Stammdaten === | |||
=== zusätzliche Erläuterungen === | |||
=== Fristen === | |||
=== Aufgabe === | |||
=== Aktennavigation === | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|CM_Ablegen.png|Es wird ein Ausschnitt der Aktennavigation gezeigt. Zwei Flächen zum Ablegen von Dokumenten werden gezeigt. Die Fläche mit der Bezeichnung: Automatisch Speicher Kategorie Vorgangsunterlage ist rot hervorgehoben. Ein Dokument mit dem Titel FsB Physik wurde bereits abgelegt. | |||
}} | |||
{{Verweis | {{Verweis | ||
| | |Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie unter [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]]. | ||
}} | |||
== | == Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs== | ||
Die zentrale Information eines TOPs ist das Metadatenfeld '''Vorgangsstatus'''. Über dieses Feld wird gesteuert und angezeigt, in wie weit die Vorbereitung für die Sitzung vorangeschritten ist. Ein TOP durchläuft dabei fünf Status. | |||
;TOP wird vorbereitet | |||
:In diesem Status sollen die Unterlagen für den TOP hochgeladen werden. Die Verantwortlichen können Dokumente hochladen und diese über den '''Typ Vorgangsunterlage''' entweder als '''Vorlage''' oder als '''Anlage''' zum TOP kennzeichnen. | |||
;Mitzeichnung einholen | |||
;im Zeichnungsweg | |||
;TOP gezeichnet | |||
;Für Sitzung eingeplant | |||
=== Übersicht der Berechtigungen === | ===Übersicht der Berechtigungen=== | ||
{| class="wikitable tanleitung" | {| class="wikitable tanleitung" | ||
|- | |- | ||
! colspan="2" | Vorgangsstatus | ! colspan="2" |Vorgangsstatus | ||
| '''TOP wird vorbereitet''' | | '''TOP wird vorbereitet''' | ||
| '''Mitzeichnung einholen''' | |'''Mitzeichnung einholen''' | ||
| '''im Zeichnungsweg''' | |'''im Zeichnungsweg''' | ||
| '''TOP gezeichnet''' | | '''TOP gezeichnet''' | ||
| '''Für Sitzung eingeplant''' | |'''Für Sitzung eingeplant''' | ||
|- | |- | ||
! rowspan="7" style="writing-mode: vertical-lr;" | Rolle | ! rowspan="7" style="writing-mode: vertical-lr;" |Rolle | ||
| Gremienbetreuer*innen | |Gremienbetreuer*innen | ||
| colspan="5" style="text-align: center; background-color: palegreen;"| schreibend | | colspan="5" style="text-align: center; background-color: palegreen;" |schreibend | ||
|- | |- | ||
| TOP Verantwortliche | |TOP Verantwortliche | ||
| colspan="5" style="text-align: center; background-color: palegreen;"| schreibend | | colspan="5" style="text-align: center; background-color: palegreen;" |schreibend | ||
|- | |- | ||
| Mitzeichnende || | |Mitzeichnende || | ||
| colspan="2" style="text-align: center; background-color: palegreen;"| schreibend | | colspan="2" style="text-align: center; background-color: palegreen;" |schreibend | ||
| colspan="2" style="text-align: center; background-color: LightYellow;"| lesend | | colspan="2" style="text-align: center; background-color: LightYellow;" |lesend | ||
|- | |- | ||
| im Zeichnungsweg | |im Zeichnungsweg | ||
| | | colspan="2" | | ||
| colspan="3" style="text-align: center; background-color: palegreen;"| schreibend | | colspan="3" style="text-align: center; background-color: palegreen;" |schreibend | ||
|- | |- | ||
| Gremienmitglieder | |Gremienmitglieder | ||
| | | colspan="4" | | ||
| style="text-align: center; background-color: LightYellow;" | lesend<ref name="sitzungsstatus">Sitzungsstatus mindestens: "Einladung verschickt"</ref> | | style="text-align: center; background-color: LightYellow;" |lesend<ref name="sitzungsstatus">Sitzungsstatus mindestens: "Einladung verschickt"</ref> | ||
|- | |- | ||
| Mitglieder OE | |Mitglieder OE | ||
| | | colspan="4" | | ||
| style="text-align: center; background-color: LightYellow;" | lesend<ref name="sitzungsstatus"></ref> | | style="text-align: center; background-color: LightYellow;" |lesend<ref name="sitzungsstatus"></ref> | ||
|- | |- | ||
| Gäste | |Gäste | ||
| | | colspan="4" | | ||
| style="text-align: center; background-color: LightYellow;" | lesend<ref name="sitzungsstatus"></ref> | | style="text-align: center; background-color: LightYellow;" |lesend<ref name="sitzungsstatus"></ref> | ||
|} | |} | ||
<references /> | <references /> | ||
{{Ende}} | {{Ende}} | ||
Version vom 18. April 2024, 10:43 Uhr
Die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) im Sitzungsmanagement mit Prozessunterstützung werden von einer oder mehreren Personen verantwortet (Verantwortliche). Die Verantwortlichen eines TOPs bearbeiten dessen Dokumente direkt im DMS.
Verantwortliche eines TOPs werden von den Gremienbetreuer*innen bei Anlage des TOPs benannt. Eine Anleitung zur Bereitstellung von TOPs finden Sie in der unter Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung
Das Formular eines TOPs
Der Prozess einer Sitzung und ihrer jeweiligen TOPs werden über die Vorgang abgebildet.
Stammdaten
erweiterte Stammdaten
zusätzliche Erläuterungen
Fristen
Aufgabe
Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie unter Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.
Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs
Die zentrale Information eines TOPs ist das Metadatenfeld Vorgangsstatus. Über dieses Feld wird gesteuert und angezeigt, in wie weit die Vorbereitung für die Sitzung vorangeschritten ist. Ein TOP durchläuft dabei fünf Status.
- TOP wird vorbereitet
- In diesem Status sollen die Unterlagen für den TOP hochgeladen werden. Die Verantwortlichen können Dokumente hochladen und diese über den Typ Vorgangsunterlage entweder als Vorlage oder als Anlage zum TOP kennzeichnen.
- Mitzeichnung einholen
- im Zeichnungsweg
- TOP gezeichnet
- Für Sitzung eingeplant
Übersicht der Berechtigungen
| Vorgangsstatus | TOP wird vorbereitet | Mitzeichnung einholen | im Zeichnungsweg | TOP gezeichnet | Für Sitzung eingeplant | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Rolle | Gremienbetreuer*innen | schreibend | ||||
| TOP Verantwortliche | schreibend | |||||
| Mitzeichnende | schreibend | lesend | ||||
| im Zeichnungsweg | schreibend | |||||
| Gremienmitglieder | lesend[1] | |||||
| Mitglieder OE | lesend[1] | |||||
| Gäste | lesend[1] | |||||