Einen TOP vorbereiten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung: Unterschied zwischen den Versionen

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Die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) im Sitzungsmanagement mit Prozessunterstützung werden von einer oder mehreren Personen verantwortet (Verantwortliche). Die Verantwortlichen eines TOPs bearbeiten dessen Dokumente direkt im {{Tooltip|DMS}}.
Die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) im Sitzungsmanagement mit Prozessunterstützung werden von einer oder mehreren Personen verantwortet (Verantwortliche). Die Verantwortlichen eines TOPs bearbeiten dessen Dokumente direkt im {{Tooltip|DMS}}.
{{Verweis
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|Verantwortliche eines TOPs werden von den Gremienbetreuer*innen bei Anlage des TOPs benannt. Eine Anleitung zur Bereitstellung von TOPs finden Sie in der unter [[Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung]]}}
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==Das Formular eines TOPs ==
== Das Formular eines TOPs ==


Der Prozess einer Sitzung und ihrer jeweiligen TOPs werden über die {{Tooltip|Dokumentart}} Vorgang abgebildet.
Der Prozess einer Sitzung und ihrer jeweiligen TOPs werden über die {{Tooltip|Dokumentart}} '''Vorgang''' abgebildet. Diese Dokumentart (präziser wäre es hier von Vorgangsart zu sprechen) hat eine eigene Oberfläche und ein eigenes Menü, über das auf der Oberfläche navigiert werden kann.


=== Stammdaten ===
=== Stammdaten ===
Ein Teil der Metadaten des Vorgangs wurde in dessen Formular integriert. Diese Teilen sich in die Stammdaten und die erweiterten Stammdaten.
{{Definitionsliste|
  {{DefPunkt|Vorgangsbezeichnung|Mit diesem Feld soll der Vorgang möglichst treffend inhaltlich beschrieben werden. Es ist Teil des Titels mit dem der Vorgang in der Sitzung oder Suchergebnissen angezeigt wird.}}
  {{DefPunkt|Vorgangsnummer (intern)|Diese Nummer stellt den Zusammenhang mit den Dokumenten des Vorgangs her.}}
  {{DefPunkt|Vorgangstyp|Mit diesem Feld wird identifiziert, ob es sich um einen TOP oder den Vorgang zur Sitzung handelt.}}
  {{DefPunkt|Vorgangsstatus|Dieses zentrale Feld zeigt den Fortschritt des mit dem Vorgang verbundenen Prozesses. Seine Funktion wird unter [[#Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs|Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs]] näher beschrieben.}}
  {{DefPunkt|Verantwortlich|In diesem Feld werden die für den Vorgang verantwortlichen Personen hinterlegt.}}
  {{DefPunkt|federführende Organisationseinheit|Welche Organisationseinheit steht inhaltlich für diesen Vorgang. Deren Mitglieder sind ggf. berechtigt abgestimmte TOPs zu sehen.}}
  {{DefPunkt|Rolle|Zu TOPs können Gäste eingeladen werden. Ihre Rolle kann hier eingetragen werden.}}
  {{DefPunkt|Externe Ansprechpartner|Sollen Gäste zu einem TOP eingeladen werden, können diese hier eingetragen werden. Es ist auch möglich Gruppen zu benennen.}}
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=== erweiterte Stammdaten ===
=== erweiterte Stammdaten ===
Während die Stammdaten an jedem Vorgang angezeigt werden, sind die erweiterten Stammdaten abhängig vom '''Vorgangstyp''' der TOP einer Sitzung


=== zusätzliche Erläuterungen ===
=== zusätzliche Erläuterungen ===
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== Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs==
== Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs ==


Die zentrale Information eines TOPs ist das Metadatenfeld '''Vorgangsstatus'''. Über dieses Feld wird gesteuert und angezeigt, in wie weit die Vorbereitung für die Sitzung vorangeschritten ist. Ein TOP durchläuft dabei fünf Status.
Die zentrale Information eines TOPs ist das Metadatenfeld '''Vorgangsstatus'''. Über dieses Feld wird gesteuert und angezeigt, in wie weit die Vorbereitung für die Sitzung vorangeschritten ist. Ein TOP durchläuft dabei fünf Status.

Version vom 18. April 2024, 11:39 Uhr

Diese Seite befindet sich im Aufbau. Die Seite wurde zuletzt bearbeitet am 18.04.2024.

Die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) im Sitzungsmanagement mit Prozessunterstützung werden von einer oder mehreren Personen verantwortet (Verantwortliche). Die Verantwortlichen eines TOPs bearbeiten dessen Dokumente direkt im DMS.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Verantwortliche eines TOPs werden von den Gremienbetreuer*innen bei Anlage des TOPs benannt. Eine Anleitung zur Bereitstellung von TOPs finden Sie in der unter Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung

Das Formular eines TOPs

Der Prozess einer Sitzung und ihrer jeweiligen TOPs werden über die Dokumentart Vorgang abgebildet. Diese Dokumentart (präziser wäre es hier von Vorgangsart zu sprechen) hat eine eigene Oberfläche und ein eigenes Menü, über das auf der Oberfläche navigiert werden kann.

Stammdaten

Ein Teil der Metadaten des Vorgangs wurde in dessen Formular integriert. Diese Teilen sich in die Stammdaten und die erweiterten Stammdaten.


Vorgangsbezeichnung
Mit diesem Feld soll der Vorgang möglichst treffend inhaltlich beschrieben werden. Es ist Teil des Titels mit dem der Vorgang in der Sitzung oder Suchergebnissen angezeigt wird.
Vorgangsnummer (intern)
Diese Nummer stellt den Zusammenhang mit den Dokumenten des Vorgangs her.
Vorgangstyp
Mit diesem Feld wird identifiziert, ob es sich um einen TOP oder den Vorgang zur Sitzung handelt.
Vorgangsstatus
Dieses zentrale Feld zeigt den Fortschritt des mit dem Vorgang verbundenen Prozesses. Seine Funktion wird unter Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs näher beschrieben.
Verantwortlich
In diesem Feld werden die für den Vorgang verantwortlichen Personen hinterlegt.
federführende Organisationseinheit
Welche Organisationseinheit steht inhaltlich für diesen Vorgang. Deren Mitglieder sind ggf. berechtigt abgestimmte TOPs zu sehen.
Rolle
Zu TOPs können Gäste eingeladen werden. Ihre Rolle kann hier eingetragen werden.
Externe Ansprechpartner
Sollen Gäste zu einem TOP eingeladen werden, können diese hier eingetragen werden. Es ist auch möglich Gruppen zu benennen.

erweiterte Stammdaten

Während die Stammdaten an jedem Vorgang angezeigt werden, sind die erweiterten Stammdaten abhängig vom Vorgangstyp der TOP einer Sitzung

zusätzliche Erläuterungen

Fristen

Aufgabe

Aktennavigation

Es wird ein Ausschnitt der Aktennavigation gezeigt. Zwei Flächen zum Ablegen von Dokumenten werden gezeigt. Die Fläche mit der Bezeichnung: Automatisch Speicher Kategorie Vorgangsunterlage ist rot hervorgehoben. Ein Dokument mit dem Titel FsB Physik wurde bereits abgelegt.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie unter Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.

Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs

Die zentrale Information eines TOPs ist das Metadatenfeld Vorgangsstatus. Über dieses Feld wird gesteuert und angezeigt, in wie weit die Vorbereitung für die Sitzung vorangeschritten ist. Ein TOP durchläuft dabei fünf Status.

TOP wird vorbereitet
In diesem Status sollen die Unterlagen für den TOP hochgeladen werden. Die Verantwortlichen können Dokumente hochladen und diese über den Typ Vorgangsunterlage entweder als Vorlage oder als Anlage zum TOP kennzeichnen.
Mitzeichnung einholen
im Zeichnungsweg
TOP gezeichnet
Für Sitzung eingeplant

Übersicht der Berechtigungen

Vorgangsstatus TOP wird vorbereitet Mitzeichnung einholen im Zeichnungsweg TOP gezeichnet Für Sitzung eingeplant
Rolle Gremienbetreuer*innen schreibend
TOP Verantwortliche schreibend
Mitzeichnende schreibend lesend
im Zeichnungsweg schreibend
Gremienmitglieder lesend[1]
Mitglieder OE lesend[1]
Gäste lesend[1]
  1. ↑ 1,0 1,1 1,2 Sitzungsstatus mindestens: "Einladung verschickt"
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