Workflow-Dashboard in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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{{Seite im Aufbau}}[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ad-hoc-Workflow]]
{{Anleitung}}[[Kategorie:Basisanleitungen]][[category:Aufgaben und Abläufe]]<!--[[Kategorie:Ad-hoc-Workflow]]-->
==Workflows über das Workflow-Dashboard verwalten==
== Workflows über das Workflow-Dashboard verwalten ==
{{AnleitungAbsatz|Sie können Ihre Workflows über das Widget '''Workflow-Dashboard (P)''' erreichen.}}  
 
{{Hinweis|Sollte sich dieses Widget nicht auf der Startseite befinden, können Sie sie über die Schaltfläche '''Widget hinzufügen''' hinzufügen. Suchen Sie dazu den Eintrag '''Workflow-Dashboard''' und klicken Sie auf '''HINZUFÜGEN'''. Sie finden dann das Widget auf Ihrer Startseite in DMS/eAkte.}}
{{AnleitungAbsatz
{{AnleitungAbsatz|Sie erreichen es auch von jeder anderen Seite in DMS/eAkte über die Schaltfläche '''Andere Anwendungen''' in der oberen rechten Ecke.}}
|Sie können Ihre Workflows über das Widget '''Workflow-Dashboard (P)''' erreichen.
{{AnleitungAbsatz|Ihnen wird nun eine Übersicht aller Workflows, an denen Sie beteiligt sind, angezeigt.}}
}}  
{{AnleitungAbsatz|Die Übersicht bietet Ihnen zunächst vier Reiter an:}}
{{Hinweis
{|
|Sollte sich dieses Widget nicht auf der Startseite befinden, können Sie es über die Schaltfläche '''Widget hinzufügen''' hinzufügen. Suchen Sie dazu den Eintrag '''Workflow-Dashboard''' und klicken Sie auf '''Hinzufügen'''. Sie finden dann das Widget auf Ihrer Startseite in DMS/eAkte.
|Reiter
}}
|Bedeutung
{{AnleitungAbsatz
|-
|Sie erreichen es auch von jeder anderen Seite in DMS/eAkte über die Schaltfläche '''Andere Anwendungen''' in der oberen rechten Ecke.
|Initiierte Workflows
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Übersicht_der_Workflows.png|Es wird eine Übersicht Ihrer Workflows angezeigt
|Ihnen wird nun eine Übersicht aller Workflows, an denen Sie beteiligt sind, angezeigt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Die Übersicht bietet Ihnen zunächst vier Reiter an:
}}
{{Definitionsliste|
{{DefPunkt|Initiierte Workflows
|Hier sehen Sie alle Workflows, die Sie initiiert haben. Dieser Reiter wird immer als Erstes angezeigt.
|Hier sehen Sie alle Workflows, die Sie initiiert haben. Dieser Reiter wird immer als Erstes angezeigt.
|-
}}
|Aktuelle Workflows
{{DefPunkt|Aktuelle Workflows
|Es werden alle Workflows gezeigt, an denen Sie persönlich oder über Ihren Gruppenpostkorb beteiligt sind.
|Es werden alle Workflows gezeigt, an denen Sie persönlich oder über Ihren Gruppenpostkorb beteiligt sind.
|-
}}
|Beteiligte Workflows
{{DefPunkt|Beteiligte Workflows
|Hierbei handelt es sich um alle Workflows, die Sie gestartet haben und bei denen Ihnen eine Aufgabe zugeteilt wurde. Hier finden Sie auch Workflows, bei denen Sie Ihre Aufgabe abgeschlossen haben, und die Ihnen deswegen unter den anderen Reitern nicht mehr angezeigt werden.
|Hierbei handelt es sich um alle Workflows, die Sie gestartet haben und bei denen Ihnen eine Aufgabe zugeteilt wurde. Hier finden Sie auch Workflows, bei denen Sie Ihre Aufgabe abgeschlossen haben, und die Ihnen deswegen unter den anderen Reitern nicht mehr angezeigt werden.
|-
}}
|Federführend
{{DefPunkt|Federführend
|ie finden hier alle Workflows, in denen Sie federführend sind – auch wenn Sie den Workflow gar nicht gestartet haben. In diesem Falle wurde Ihnen die Federführung entweder aufgrund Ihrer Aufgabe oder aufgrund Ihrer Rolle in einem Prozess zugewiesen.
|Sie finden hier alle Workflows, in denen Sie federführend sind – auch wenn Sie den Workflow gar nicht gestartet haben. In diesem Falle wurde Ihnen die Federführung entweder aufgrund Ihrer Aufgabe oder aufgrund Ihrer Rolle in einem Prozess zugewiesen.
|-
}}
|}
}}
Des Weiteren können Sie die Anzeige der Workflows Ihren Bedürfnissen entsprechend sortieren. Hierzu stehen Ihnen vier Schaltflächen zur Verfügung:
 
Spaltenkonfiguration - Wenn Ihnen in der Tabelle zu wenige oder zu viele Spalten angezeigt werden, können Sie dies mit der Spaltenkonfiguration ändern.  
== Anzeige der Workflows anpassen ==
Mit Betätigen der Schaltfläche „Spaltenkonfiguration“ öffnet sich eine neue Maske, in der alle verfügbaren Spalten aufgeführt sind. Die bereits gewählten Spalten sind deutlich markiert. Mittels der Schieberegler können Sie die Spalten an- oder abwählen. Mit Betätigen der „OK“-Schaltfläche wird die Darstellung entsprechend Ihrer Auswahl angepasst.
 
Filter - Hiermit können Sie die Regeln definieren, nach denen innerhalb der Spalten sortiert wird. Dazu sind auch Wortbestandteile ausreichend. Betätigen Sie dazu die „Filter“-Schaltfläche.Hiernach öffnet sich ein weiteres Fenster.
{{AnleitungAbsatz
Wenn Sie „+ Spalte hinzufügen“ betätigen, wird Ihnen eine Liste mit allen verfügbaren Spalten angezeigt.  
|Sie können die Anzeige der Workflows Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Hierzu stehen Ihnen vier Schaltflächen zur Verfügung:
Tipp: Es werden Ihnen auch Spalten angeboten, die in Ihrer gegenwärtigen Tabelle nicht aktiv angezeigt sind. Sollten Sie eine hiervon auswählen, wird sie automatisch nach Betätigen der „OK“ Schaltfläche eingefügt.  
}}
Nun ist noch ein Suchfilter auszuwählen, beispielsweise „Enthält“ oder „Enthält nicht“.  
{{Definitionsliste|
Danach tragen Sie den Wert ein, nach dem filtern wollen. In diesem Beispiel wurde nach Workflows gesucht, die in ihrem Namen den Wert ttm enthalten. Es werden alle Drittmittelanzeigen aufgelistet.
{{DefPunkt|Spaltenkonfiguration
Abgeschlossene Workflows anzeigen – In der Übersicht werden normalerweise nur aktive Workflows angezeigt. Wenn Sie diesen Schieberegler betätigen, werden Ihnen zusätzlich bereits abgeschlossenen Workflows angezeigt. Diese enthalten in der Spalte „Empfänger:in“ den Hinweis „(Beendet)“.
|Wenn Ihnen in der Tabelle zu wenige oder zu viele Spalten angezeigt werden, können Sie dies mit der Spaltenkonfiguration ändern. Mit Betätigen der Schaltfläche '''Spaltenkonfiguration''' öffnet sich eine neue Maske, in der alle verfügbaren Spalten aufgeführt sind. Die bereits gewählten Spalten sind deutlich markiert. Mittels der Schieberegler können Sie die Spalten an- oder abwählen. Mit '''OK''' wird die Darstellung entsprechend Ihrer Auswahl angepasst.
Es gibt eine weiterte Möglichkeit, die Workflows innerhalb der Spalten zu sortieren. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen Spaltennamen platzieren, erscheint ein nach oben weisender Pfeil.  
}}
Wenn Sie diesen betätigen, wird der Spalteninhalt aufsteigend (Z  A, älteres Datum  neueres Datum) sortiert. Betätigen Sie den Pfeil noch einmal, dreht sich die Pfeilrichtung und der Spalteninhalt wird absteigend sortiert.
{{DefPunkt|Filter
Wenn Sie sich einen Überblick über den aktuellen Status Ihres Workflows verschaffen wollen, wählen Sie das Symbol unterhalb von „Schritte“.
|Hiermit können Sie die Regeln definieren, nach denen innerhalb der Spalten sortiert wird. Dazu sind auch Wortbestandteile ausreichend. Betätigen Sie dazu '''Filter'''. Hiernach öffnet sich ein weiteres Fenster. Wenn Sie '''+ Spalte hinzufügen''' betätigen, wird Ihnen eine Liste mit allen verfügbaren Spalten angezeigt. Es werden Ihnen auch Spalten angeboten, die in Ihrer gegenwärtigen Tabelle nicht aktiv angezeigt sind. Sollten Sie eine hiervon auswählen, wird sie automatisch durch '''OK''' eingefügt. Nun ist noch ein Suchfilter auszuwählen, beispielsweise '''Enthält''' oder '''Enthält nicht'''.  
Ihnen wird der Laufweg des ausgewählten Workflows angezeigt nebst Informationen über die Bearbeitung. Die Felder unter „Status“ und „Bearbeiter:in“ in der Zeile 3 sind leer, was in diesem Falle bedeutet, dass die dort aufgeführte Person – hier dms-qa5 – ihre Aufgabe im Workflow noch nicht abgeschlossen hat.
Danach tragen Sie den Wert ein, nach dem filtern wollen.
Möchten Sie sich das zu diesem Workflow gehörende Dokument ansehen, aktivieren Sie in der Spalte „Aktionen“ das 3-Punkt-Symbol. Mit Betätigen dieser Schaltfläche, wird Ihnen die Aktion „Dokument öffnen“ vorgeschlagen. Mit Bestätigen dieser Schaltfläche öffnet sich das Dokument.
}}
{{Anleitung|Kontaktnummer|Sortierung}}
{{DefPunkt|Aktualisieren
|Sollte sich die Anzeige nicht von selbst aktualisieren, können Sie diese Schaltfläche betätigen.
}}
{{DefPunkt|Abgeschlossene Workflows anzeigen
|In der Übersicht werden normalerweise nur aktive Workflows angezeigt. Wenn Sie diesen Schieberegler betätigen, werden Ihnen zusätzlich bereits abgeschlossenen Workflows angezeigt. Diese enthalten in der Spalte '''Empfänger:in''' den Hinweis „(Beendet)“.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
|Zum Sortieren innerhalb der Spalten können Sie außerdem den Mauszeiger auf einen Spaltennamen platzieren. Es erscheint ein nach oben weisender '''Pfeil'''. Wenn Sie diesen betätigen, wird der Spalteninhalt aufsteigend sortiert. Betätigen Sie den Pfeil noch einmal, dreht sich die Pfeilrichtung und der Spalteninhalt wird absteigend sortiert.
}}
 
== Workflow-Status ==
 
{{AnleitungScreenshotImText|Schritte.png|Es wird die Schltfläche Schritte gezeigt.
|Wenn Sie sich einen Überblick über den aktuellen Status Ihres Workflows verschaffen wollen, wählen Sie das Symbol unterhalb von „Schritte“.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Ihnen wird der Laufweg des ausgewählten Workflows angezeigt nebst Informationen über die Bearbeitung. Sind Felder in dieser Übersicht leer, sind die jeweiligen Aufgaben im Workflow noch nicht abgeschlossen.
}}
 
== Dokumente im Workflow ==
 
{{AnleitungScreenshotImText|Schnelleinstieg_Weitere_Informationen.png|Es wird die Schaltfläche Aktionen gezeigt.
|Möchten Sie sich das zu diesem Workflow gehörende Dokument ansehen, aktivieren Sie in der Spalte „Aktionen“ das 3-Punkt-Symbol.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Mit Betätigen dieser Schaltfläche, wird Ihnen '''Dokument öffnen''' vorgeschlagen. Damit öffnet sich dann das Dokument.
}}
{{Verweis
|Eine Übersicht zur Bearbeitung von Dokumenten finden Sie hier: [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]]
}}

Aktuelle Version vom 28. Juni 2024, 18:32 Uhr

Menü

Workflows über das Workflow-Dashboard verwalten

Sie können Ihre Workflows über das Widget Workflow-Dashboard (P) erreichen.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Sollte sich dieses Widget nicht auf der Startseite befinden, können Sie es über die Schaltfläche Widget hinzufügen hinzufügen. Suchen Sie dazu den Eintrag Workflow-Dashboard und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie finden dann das Widget auf Ihrer Startseite in DMS/eAkte.

Sie erreichen es auch von jeder anderen Seite in DMS/eAkte über die Schaltfläche Andere Anwendungen in der oberen rechten Ecke.

Ihnen wird nun eine Übersicht aller Workflows, an denen Sie beteiligt sind, angezeigt.

Es wird eine Übersicht Ihrer Workflows angezeigt

Die Übersicht bietet Ihnen zunächst vier Reiter an:

Initiierte Workflows
Hier sehen Sie alle Workflows, die Sie initiiert haben. Dieser Reiter wird immer als Erstes angezeigt.
Aktuelle Workflows
Es werden alle Workflows gezeigt, an denen Sie persönlich oder über Ihren Gruppenpostkorb beteiligt sind.
Beteiligte Workflows
Hierbei handelt es sich um alle Workflows, die Sie gestartet haben und bei denen Ihnen eine Aufgabe zugeteilt wurde. Hier finden Sie auch Workflows, bei denen Sie Ihre Aufgabe abgeschlossen haben, und die Ihnen deswegen unter den anderen Reitern nicht mehr angezeigt werden.
Federführend
Sie finden hier alle Workflows, in denen Sie federführend sind – auch wenn Sie den Workflow gar nicht gestartet haben. In diesem Falle wurde Ihnen die Federführung entweder aufgrund Ihrer Aufgabe oder aufgrund Ihrer Rolle in einem Prozess zugewiesen.

Anzeige der Workflows anpassen

Sie können die Anzeige der Workflows Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Hierzu stehen Ihnen vier Schaltflächen zur Verfügung:

Spaltenkonfiguration
Wenn Ihnen in der Tabelle zu wenige oder zu viele Spalten angezeigt werden, können Sie dies mit der Spaltenkonfiguration ändern. Mit Betätigen der Schaltfläche Spaltenkonfiguration öffnet sich eine neue Maske, in der alle verfügbaren Spalten aufgeführt sind. Die bereits gewählten Spalten sind deutlich markiert. Mittels der Schieberegler können Sie die Spalten an- oder abwählen. Mit OK wird die Darstellung entsprechend Ihrer Auswahl angepasst.
Filter
Hiermit können Sie die Regeln definieren, nach denen innerhalb der Spalten sortiert wird. Dazu sind auch Wortbestandteile ausreichend. Betätigen Sie dazu Filter. Hiernach öffnet sich ein weiteres Fenster. Wenn Sie + Spalte hinzufügen betätigen, wird Ihnen eine Liste mit allen verfügbaren Spalten angezeigt. Es werden Ihnen auch Spalten angeboten, die in Ihrer gegenwärtigen Tabelle nicht aktiv angezeigt sind. Sollten Sie eine hiervon auswählen, wird sie automatisch durch OK eingefügt. Nun ist noch ein Suchfilter auszuwählen, beispielsweise Enthält oder Enthält nicht.

Danach tragen Sie den Wert ein, nach dem filtern wollen.

Aktualisieren
Sollte sich die Anzeige nicht von selbst aktualisieren, können Sie diese Schaltfläche betätigen.
Abgeschlossene Workflows anzeigen
In der Übersicht werden normalerweise nur aktive Workflows angezeigt. Wenn Sie diesen Schieberegler betätigen, werden Ihnen zusätzlich bereits abgeschlossenen Workflows angezeigt. Diese enthalten in der Spalte Empfänger:in den Hinweis „(Beendet)“.

Zum Sortieren innerhalb der Spalten können Sie außerdem den Mauszeiger auf einen Spaltennamen platzieren. Es erscheint ein nach oben weisender Pfeil. Wenn Sie diesen betätigen, wird der Spalteninhalt aufsteigend sortiert. Betätigen Sie den Pfeil noch einmal, dreht sich die Pfeilrichtung und der Spalteninhalt wird absteigend sortiert.

Workflow-Status

Es wird die Schltfläche Schritte gezeigt.
Wenn Sie sich einen Überblick über den aktuellen Status Ihres Workflows verschaffen wollen, wählen Sie das Symbol unterhalb von „Schritte“.

Ihnen wird der Laufweg des ausgewählten Workflows angezeigt nebst Informationen über die Bearbeitung. Sind Felder in dieser Übersicht leer, sind die jeweiligen Aufgaben im Workflow noch nicht abgeschlossen.

Dokumente im Workflow

Es wird die Schaltfläche Aktionen gezeigt.
Möchten Sie sich das zu diesem Workflow gehörende Dokument ansehen, aktivieren Sie in der Spalte „Aktionen“ das 3-Punkt-Symbol.

Mit Betätigen dieser Schaltfläche, wird Ihnen Dokument öffnen vorgeschlagen. Damit öffnet sich dann das Dokument.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Eine Übersicht zur Bearbeitung von Dokumenten finden Sie hier: Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte

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