Workflow-Dashboard in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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{{Seite im Aufbau}}[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Ad-hoc-Workflow]]
{{Anleitung}}[[Kategorie:Basisanleitungen]][[category:Aufgaben und Abläufe]]<!--[[Kategorie:Ad-hoc-Workflow]]-->
==Workflows über das Workflow-Dashboard verwalten==
== Workflows über das Workflow-Dashboard verwalten ==
{{AnleitungAbsatz|Sie können Ihre Workflows über das Widget '''Workflow-Dashboard (P)''' erreichen.}}  
 
{{Hinweis|Sollte sich dieses Widget nicht auf der Startseite befinden, können Sie sie über die Schaltfläche '''Widget hinzufügen''' hinzufügen. Suchen Sie dazu den Eintrag '''Workflow-Dashboard''' und klicken Sie auf '''HINZUFÜGEN'''. Sie finden dann das Widget auf Ihrer Startseite in DMS/eAkte.}}
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{{AnleitungAbsatz|Sie erreichen es auch von jeder anderen Seite in DMS/eAkte über die Schaltfläche '''Andere Anwendungen''' in der oberen rechten Ecke.}}
|Sie können Ihre Workflows über das Widget '''Workflow-Dashboard (P)''' erreichen.
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{{AnleitungAbsatz|Die Übersicht bietet Ihnen zunächst vier Reiter an:}}
{{Hinweis
{|class="text-align:left;" style="width: 60%;"
|Sollte sich dieses Widget nicht auf der Startseite befinden, können Sie es über die Schaltfläche '''Widget hinzufügen''' hinzufügen. Suchen Sie dazu den Eintrag '''Workflow-Dashboard''' und klicken Sie auf '''Hinzufügen'''. Sie finden dann das Widget auf Ihrer Startseite in DMS/eAkte.
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| style="width: 70%"|Hier sehen Sie alle Workflows, die Sie initiiert haben. Dieser Reiter wird immer als Erstes angezeigt.
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|Sie erreichen es auch von jeder anderen Seite in DMS/eAkte über die Schaltfläche '''Andere Anwendungen''' in der oberen rechten Ecke.
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| style="width: 70%"|Es werden alle Workflows gezeigt, an denen Sie persönlich oder über Ihren Gruppenpostkorb beteiligt sind.
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|Ihnen wird nun eine Übersicht aller Workflows, an denen Sie beteiligt sind, angezeigt.
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| style="width: 70%"|Hierbei handelt es sich um alle Workflows, die Sie gestartet haben und bei denen Ihnen eine Aufgabe zugeteilt wurde. Hier finden Sie auch Workflows, bei denen Sie Ihre Aufgabe abgeschlossen haben, und die Ihnen deswegen unter den anderen Reitern nicht mehr angezeigt werden.
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|Die Übersicht bietet Ihnen zunächst vier Reiter an:
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|Hier sehen Sie alle Workflows, die Sie initiiert haben. Dieser Reiter wird immer als Erstes angezeigt.
==Anzeige der Workflows anpassen==
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|Es werden alle Workflows gezeigt, an denen Sie persönlich oder über Ihren Gruppenpostkorb beteiligt sind.
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| style="width: 70%"|Wenn Ihnen in der Tabelle zu wenige oder zu viele Spalten angezeigt werden, können Sie dies mit der Spaltenkonfiguration ändern. Mit Betätigen der Schaltfläche '''Spaltenkonfiguration''' öffnet sich eine neue Maske, in der alle verfügbaren Spalten aufgeführt sind. Die bereits gewählten Spalten sind deutlich markiert. Mittels der Schieberegler können Sie die Spalten an- oder abwählen. Mit '''OK''' wird die Darstellung entsprechend Ihrer Auswahl angepasst.
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|Hierbei handelt es sich um alle Workflows, die Sie gestartet haben und bei denen Ihnen eine Aufgabe zugeteilt wurde. Hier finden Sie auch Workflows, bei denen Sie Ihre Aufgabe abgeschlossen haben, und die Ihnen deswegen unter den anderen Reitern nicht mehr angezeigt werden.
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|Sie finden hier alle Workflows, in denen Sie federführend sind – auch wenn Sie den Workflow gar nicht gestartet haben. In diesem Falle wurde Ihnen die Federführung entweder aufgrund Ihrer Aufgabe oder aufgrund Ihrer Rolle in einem Prozess zugewiesen.
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== Anzeige der Workflows anpassen ==
 
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|Sie können die Anzeige der Workflows Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Hierzu stehen Ihnen vier Schaltflächen zur Verfügung:
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|Wenn Ihnen in der Tabelle zu wenige oder zu viele Spalten angezeigt werden, können Sie dies mit der Spaltenkonfiguration ändern. Mit Betätigen der Schaltfläche '''Spaltenkonfiguration''' öffnet sich eine neue Maske, in der alle verfügbaren Spalten aufgeführt sind. Die bereits gewählten Spalten sind deutlich markiert. Mittels der Schieberegler können Sie die Spalten an- oder abwählen. Mit '''OK''' wird die Darstellung entsprechend Ihrer Auswahl angepasst.
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{{DefPunkt|Filter
|Hiermit können Sie die Regeln definieren, nach denen innerhalb der Spalten sortiert wird. Dazu sind auch Wortbestandteile ausreichend. Betätigen Sie dazu '''Filter'''. Hiernach öffnet sich ein weiteres Fenster. Wenn Sie '''+ Spalte hinzufügen''' betätigen, wird Ihnen eine Liste mit allen verfügbaren Spalten angezeigt. Es werden Ihnen auch Spalten angeboten, die in Ihrer gegenwärtigen Tabelle nicht aktiv angezeigt sind. Sollten Sie eine hiervon auswählen, wird sie automatisch durch '''OK''' eingefügt. Nun ist noch ein Suchfilter auszuwählen, beispielsweise '''Enthält''' oder '''Enthält nicht'''.  
Danach tragen Sie den Wert ein, nach dem filtern wollen.
Danach tragen Sie den Wert ein, nach dem filtern wollen.
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| style="width: 30%"|'''Aktualisieren'''
{{DefPunkt|Aktualisieren
| style="width: 70%"|Sollte sich die Anzeige nicht von selbst aktualisieren, können Sie diese Schaltfläche betätigen.
|Sollte sich die Anzeige nicht von selbst aktualisieren, können Sie diese Schaltfläche betätigen.
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| style="width: 30%"|'''Abgeschlossene Workflows anzeigen'''
{{DefPunkt|Abgeschlossene Workflows anzeigen
| style="width: 70%"|In der Übersicht werden normalerweise nur aktive Workflows angezeigt. Wenn Sie diesen Schieberegler betätigen, werden Ihnen zusätzlich bereits abgeschlossenen Workflows angezeigt. Diese enthalten in der Spalte „Empfänger:in“ den Hinweis „(Beendet)“.
|In der Übersicht werden normalerweise nur aktive Workflows angezeigt. Wenn Sie diesen Schieberegler betätigen, werden Ihnen zusätzlich bereits abgeschlossenen Workflows angezeigt. Diese enthalten in der Spalte '''Empfänger:in''' den Hinweis „(Beendet)“.
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|}
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{{AnleitungAbsatz|Zum Sortieren innerhalb der Spalten können Sie außerdem den Mauszeiger auf einen Spaltennamen platzieren. Es erscheint ein nach oben weisender '''Pfeil'''. Wenn Sie diesen betätigen, wird der Spalteninhalt aufsteigend sortiert. Betätigen Sie den Pfeil noch einmal, dreht sich die Pfeilrichtung und der Spalteninhalt wird absteigend sortiert.}}
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==Workflow-Status==
|Zum Sortieren innerhalb der Spalten können Sie außerdem den Mauszeiger auf einen Spaltennamen platzieren. Es erscheint ein nach oben weisender '''Pfeil'''. Wenn Sie diesen betätigen, wird der Spalteninhalt aufsteigend sortiert. Betätigen Sie den Pfeil noch einmal, dreht sich die Pfeilrichtung und der Spalteninhalt wird absteigend sortiert.
{{AnleitungAbsatz|Wenn Sie sich einen Überblick über den aktuellen Status Ihres Workflows verschaffen wollen, wählen Sie das Symbol unterhalb von „Schritte“.}}
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{{AnleitungAbsatz|Ihnen wird der Laufweg des ausgewählten Workflows angezeigt nebst Informationen über die Bearbeitung. Sind Felder in dieser Übersicht leer, sind die jeweiligen Aufgaben im Workflow noch nicht abgeschlossen.}}
 
{{AnleitungAbsatz|Möchten Sie sich das zu diesem Workflow gehörende Dokument ansehen, aktivieren Sie in der Spalte „Aktionen“ das 3-Punkt-Symbol.}}{{AnleitungScreenshot|Schnelleinstieg_Weitere_Informationen.png|Es wird die Schaltfläche Aktionen gezeigt}}{{AnleitungAbsatz| Mit Betätigen dieser Schaltfläche, wird Ihnen '''Dokument öffnen''' vorgeschlagen. Mit Bestätigen dieser Schaltfläche öffnet sich das Dokument.}}
== Workflow-Status ==
{{Anleitung|Kontaktnummer|Sortierung}}
 
{{AnleitungScreenshotImText|Schritte.png|Es wird die Schltfläche Schritte gezeigt.
|Wenn Sie sich einen Überblick über den aktuellen Status Ihres Workflows verschaffen wollen, wählen Sie das Symbol unterhalb von „Schritte“.
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{{AnleitungAbsatz
|Ihnen wird der Laufweg des ausgewählten Workflows angezeigt nebst Informationen über die Bearbeitung. Sind Felder in dieser Übersicht leer, sind die jeweiligen Aufgaben im Workflow noch nicht abgeschlossen.
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== Dokumente im Workflow ==
 
{{AnleitungScreenshotImText|Schnelleinstieg_Weitere_Informationen.png|Es wird die Schaltfläche Aktionen gezeigt.
|Möchten Sie sich das zu diesem Workflow gehörende Dokument ansehen, aktivieren Sie in der Spalte „Aktionen“ das 3-Punkt-Symbol.
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{{AnleitungAbsatz
|Mit Betätigen dieser Schaltfläche, wird Ihnen '''Dokument öffnen''' vorgeschlagen. Damit öffnet sich dann das Dokument.
}}
{{Verweis
|Eine Übersicht zur Bearbeitung von Dokumenten finden Sie hier: [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]]
}}

Aktuelle Version vom 28. Juni 2024, 18:32 Uhr

Menü

Workflows über das Workflow-Dashboard verwalten

Sie können Ihre Workflows über das Widget Workflow-Dashboard (P) erreichen.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Sollte sich dieses Widget nicht auf der Startseite befinden, können Sie es über die Schaltfläche Widget hinzufügen hinzufügen. Suchen Sie dazu den Eintrag Workflow-Dashboard und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie finden dann das Widget auf Ihrer Startseite in DMS/eAkte.

Sie erreichen es auch von jeder anderen Seite in DMS/eAkte über die Schaltfläche Andere Anwendungen in der oberen rechten Ecke.

Ihnen wird nun eine Übersicht aller Workflows, an denen Sie beteiligt sind, angezeigt.

Es wird eine Übersicht Ihrer Workflows angezeigt

Die Übersicht bietet Ihnen zunächst vier Reiter an:

Initiierte Workflows
Hier sehen Sie alle Workflows, die Sie initiiert haben. Dieser Reiter wird immer als Erstes angezeigt.
Aktuelle Workflows
Es werden alle Workflows gezeigt, an denen Sie persönlich oder über Ihren Gruppenpostkorb beteiligt sind.
Beteiligte Workflows
Hierbei handelt es sich um alle Workflows, die Sie gestartet haben und bei denen Ihnen eine Aufgabe zugeteilt wurde. Hier finden Sie auch Workflows, bei denen Sie Ihre Aufgabe abgeschlossen haben, und die Ihnen deswegen unter den anderen Reitern nicht mehr angezeigt werden.
Federführend
Sie finden hier alle Workflows, in denen Sie federführend sind – auch wenn Sie den Workflow gar nicht gestartet haben. In diesem Falle wurde Ihnen die Federführung entweder aufgrund Ihrer Aufgabe oder aufgrund Ihrer Rolle in einem Prozess zugewiesen.

Anzeige der Workflows anpassen

Sie können die Anzeige der Workflows Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Hierzu stehen Ihnen vier Schaltflächen zur Verfügung:

Spaltenkonfiguration
Wenn Ihnen in der Tabelle zu wenige oder zu viele Spalten angezeigt werden, können Sie dies mit der Spaltenkonfiguration ändern. Mit Betätigen der Schaltfläche Spaltenkonfiguration öffnet sich eine neue Maske, in der alle verfügbaren Spalten aufgeführt sind. Die bereits gewählten Spalten sind deutlich markiert. Mittels der Schieberegler können Sie die Spalten an- oder abwählen. Mit OK wird die Darstellung entsprechend Ihrer Auswahl angepasst.
Filter
Hiermit können Sie die Regeln definieren, nach denen innerhalb der Spalten sortiert wird. Dazu sind auch Wortbestandteile ausreichend. Betätigen Sie dazu Filter. Hiernach öffnet sich ein weiteres Fenster. Wenn Sie + Spalte hinzufügen betätigen, wird Ihnen eine Liste mit allen verfügbaren Spalten angezeigt. Es werden Ihnen auch Spalten angeboten, die in Ihrer gegenwärtigen Tabelle nicht aktiv angezeigt sind. Sollten Sie eine hiervon auswählen, wird sie automatisch durch OK eingefügt. Nun ist noch ein Suchfilter auszuwählen, beispielsweise Enthält oder Enthält nicht.

Danach tragen Sie den Wert ein, nach dem filtern wollen.

Aktualisieren
Sollte sich die Anzeige nicht von selbst aktualisieren, können Sie diese Schaltfläche betätigen.
Abgeschlossene Workflows anzeigen
In der Übersicht werden normalerweise nur aktive Workflows angezeigt. Wenn Sie diesen Schieberegler betätigen, werden Ihnen zusätzlich bereits abgeschlossenen Workflows angezeigt. Diese enthalten in der Spalte Empfänger:in den Hinweis „(Beendet)“.

Zum Sortieren innerhalb der Spalten können Sie außerdem den Mauszeiger auf einen Spaltennamen platzieren. Es erscheint ein nach oben weisender Pfeil. Wenn Sie diesen betätigen, wird der Spalteninhalt aufsteigend sortiert. Betätigen Sie den Pfeil noch einmal, dreht sich die Pfeilrichtung und der Spalteninhalt wird absteigend sortiert.

Workflow-Status

Es wird die Schltfläche Schritte gezeigt.
Wenn Sie sich einen Überblick über den aktuellen Status Ihres Workflows verschaffen wollen, wählen Sie das Symbol unterhalb von „Schritte“.

Ihnen wird der Laufweg des ausgewählten Workflows angezeigt nebst Informationen über die Bearbeitung. Sind Felder in dieser Übersicht leer, sind die jeweiligen Aufgaben im Workflow noch nicht abgeschlossen.

Dokumente im Workflow

Es wird die Schaltfläche Aktionen gezeigt.
Möchten Sie sich das zu diesem Workflow gehörende Dokument ansehen, aktivieren Sie in der Spalte „Aktionen“ das 3-Punkt-Symbol.

Mit Betätigen dieser Schaltfläche, wird Ihnen Dokument öffnen vorgeschlagen. Damit öffnet sich dann das Dokument.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Eine Übersicht zur Bearbeitung von Dokumenten finden Sie hier: Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte

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